Sinds april 2019 accepteert de Universiteit Utrecht ook E-facturen en wij streven ernaar alle facturen als E-factuur te ontvangen. Om hier invulling aan te geven zijn we aangesloten bij het PEPPOL Acces Point. Via het PEPPOL netwerk kunnen aangesloten organisaties zakelijke
documenten uitwisselen, zoals verschillende elektronische formats. Een voorbeeld van zo’n format is de XML factuur. Dit zal zowel voor ons als voor u als leverancier een efficiëntere werkwijze tot gevolg hebben.
Oftewel: Via PEPPOL kun je veilig E-facturen sturen naar de Universiteit Utrecht.
Wat is een E-factuur?
Een E-factuur is een gestructureerd digitaal bestand dat elektronisch wordt aangeleverd. Een E- factuur wordt automatisch verwerkt. De handmatige invoer van de factuur in de administratie is dus niet nodig. PDF-facturen die per e-mail gestuurd worden moeten wel handmatig verwerkt worden; dit zijn geen E-facturen.
Waarom E-factureren?
Gemakkelijker: de verwerking verloopt geautomatiseerd.
Sneller: de handmatige invoer blijft achterwege.
Nauwkeuriger: geen fouten door digitale verwerking.
Goedkoper: geen print- en portokosten.
Milieuvriendelijker: minder papierverbruik en een lagere CO2-uitstoot Eisen aan een E-factuur
Een geldig referentienummer is een vereiste. Zonder een juist referentienummer kunnen facturen niet worden verwerkt en zullen worden teruggestuurd naar de inzender. Geldige
referentienummers zijn:
1. Een 10-Cijferig bestelnummer OF
2. Een WBS element
Het referentienummer krijgt u van uw opdrachtgever.
Per E-factuur kan slechts één bestelnummer of WBS-element worden meegegeven.
WBS element plaatsen in het veld ‘Referentie afnemer’ (veld B-10 in de factuurstandaard) PO nummer plaatsen in het veld ‘Inkoopordernummer’ (veld B-13 in de factuurstandaard)
U kunt uw E-facturen (inclusief bijlagen) aanleveren via:
1 Een willekeurig factuurportaal zoals e-Verbinding.
Daar kunt u gratis een account aanmaken om eenvoudig een elektronische factuur te genereren en te verzenden via PEPPOL.
2 Simplerinvoicing / PEPPOL:
Via dit beveiligde Europese netwerk kunt u E-factureren met alle andere organisaties die zijn aangesloten op dit netwerk. Indien u bent aangesloten op Simplerinvoicing / PEPPOL, dan kunt u de Universiteit Utrecht traceren op basis van ons KvK-nummer: 30275924.
Als u toch nog facturen in PDF formaat wilt sturen dan kunt u deze sturen naar asc.factuur@uu.nl.
Elke factuur dient afzonderlijk in één PDF-document te worden aangeleverd, dus factuur inclusief bijlagen in 1 pdf-bestand.
Papieren facturen kunnen wij niet meer in behandeling nemen.
Neem gerust contact op
Als u naar aanleiding van het bovenstaande vragen heeft, dan kunt u contact opnemen. Op maandag t/m vrijdag zijn wij tussen 8.30 en 16.30 bereikbaar op tel. (030) 253 38 89 of via e- mail infocrediteuren@uu.nl
