1
Gemeentelijke Openbare Bibliotheek De Pinte
Vergadering Beheersorgaan 19 mei 2021 via zoom.
Vertegenwoordigers van de filosofische en ideologische strekkingen
DE STERCKE Lieve Aanwezig
DE VRIESE Chantal Aanwezig
NAESSENS Guido Afwezig
OTTE Chris Verontschuldigd
PIQUE Guy Verontschuldigd
VANDERBIESEN Greet Verontschuldigd
VANDERMEERSCH Katleen Aanwezig
VAN HAECKE Cecile Aanwezig
VLASSENBROECK Walter Verontschuldigd
Vertegenwoordigers van de politieke partijen
GALLE Walter Aanwezig
GOBBIN Niko Afwezig
GOEMANNE Benoît Aanwezig
GROFFILS Liesbet Aanwezig
PIETERS Rudy Aanwezig
VANDENBUSSCHE Ann Aanwezig
VAN GELDER Els Verontschuldigd
VERSCHRAEGEN Lieve Aanwezig
VLIEGHE Hans Aanwezig
ROMBAUT Willem, Schepen Aanwezig
DE VOS Annelies, Bibliothecaris Aanwezig
De gemeenteraad bekrachtigde het lidmaatschap van Dhr. Benoît Goemanne.
Ondertussen werd ook Mevr. Kathleen Ghyselinck vervangen door Dhr. Walter Galle.
1. Goedkeuring en opvolging vorig verslag 24 feb 2021.
- Opvolging waterlek:
Er is wel een koppeling van telefoonnummers bij brand
Parket – plinten: stavaza zelfde als op vorige vergadering: offertes zijn opgevraagd maar nog niet ontvangen: technische dienst stuurt herinnering
- Op de vorige vergadering werd gevraagd of er kan nagekeken worden welke leeftijdsgroepen afhaakten tijdens corona: volgens de statistieken van het aantal leden per leeftijdsgroep blijkt dat de 12-14-jarigen een sterke daling kenden in 2020. Vorig jaar werden 45% minder uitleningen geteld bij de volwassenen, 35% minder bij de jeugd en 32% minder bij de AVM: zie verder in het jaarverslag.
- Het advies van het beheersorgaan om de boekenafhaaldienst stop te zetten wegens weinig gebruik werd overgemaakt aan het college van burgemeester en schepenen:
het college wenst de boekenafhaaldienst toch verder te zetten aangezien er wel nog leden zijn die ervan gebruik maken. Ter info: tussen 1 februari en 10 mei 2021 ontvingen we nog 73 aanvragen. Het lage gebruik betekent geen extra werklast voor het personeel.
Het vorig verslag wordt goedgekeurd.
2
2. Warmte bibliotheekgebouw.
- Op de vorige vergadering werd afgesproken om dit probleem voor te leggen aan de architect en in afwachting reeds een zomerregeling met het personeel op te maken waarbij de bib telkens in de voormiddag zou open zijn voor het publiek + 1 avondopening.
- De architect stelt volgende oplossing voor: lucht-lucht warmtepomp (split-unit)
Dit is volgens hem de meest uitvoerbare en goedkoopste oplossing. Dit kan bovendien vrij makkelijk geïntegreerd worden en zorgt voor een directe koeling van de lucht. Dit kan ook per zone worden afgeregeld.
Koelen via de vloerverwarming is op zich mogelijk, maar het koelvermogen is vrij beperkt aangezien er condensproblemen ontstaan als de watertemperatuur te laag is. Bovendien is er boven slechts een beperkte oppervlakte aan vloerverwarming en aangezien warmte stijgt zal het moeilijk zijn om het beoogde effect te bekomen.
Koelen via de ventilatie is mogelijk, maar ook daar zijn de mogelijkheden te beperkt. Het ventilatievolume wordt immers berekend op basis van het aantal aanwezige personen, en in een bib is dat vrij laag in verhouding tot de
oppervlakte.
- Het principe van zomerregeling en oplossing lucht-lucht warmtepomp werd voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen:
de zomerregeling werd niet goedgekeurd wegens verminderde dienstverlening naar publiek + de rest van het gemeentepersoneel dient ook in de namiddag te werken, waarvan sommigen ook in warme omstandigheden
Piste van lucht-lucht warmtepomp dient verder onderzocht te worden
- Ondertussen werden 3 vochtigheidsmeters opgehangen, het personeel zal bij warme dagen, de gegevens (luchtvochtigheid en temperatuur) nauwkeurig bijhouden. Ook zal er folie op de lichtstraten geplakt worden.
- In het hitteplan opgesteld door Securex dienen bij het overschrijden van bepaalde waarden maatregelen genomen te worden zoals voorzien van koeling, voldoende gekoeld water, aangepaste werktijden, thuiswerk,…
- Opmerkingen tijdens de vergadering:
Kan de architect aansprakelijk gesteld worden ?
Het is niet de bedoeling om op deze vergadering de aansprakelijkheid te
bespreken: het was toen een keuze van het bestuur om geen airco te installeren.
Het ventilatiesysteem zou wel voor koeling zorgen, maar dit werkt niet voldoende.
Het beheersorgaan dient problemen voor de bezoekers te behandelen. Voor
problemen rond personeel (bureauruimtes) zijn andere kanalen mogelijk. De vraag is dan of het de moeite is om koeling aan te brengen in de bib voor bezoekers die maximum een half uur in de bib verblijven:
o Niet alleen bezoekers komen in de bib, ook het personeel zit een groot deel van de tijd aan de balie in de bib
o Het bibgebouw kan functioneren als ‘koele haven’ voor mensen die thuis geen koeling vinden, zij kunnen in een koel openbaar gebouw komen lezen
3
o Ook de materialen ondervinden last van de warmte: plastificieerpapier plakt minder makkelijk, etiketten komen los
o Als het te warm is in de bib, komen de bezoekers ook niet - Advies van het beheersorgaan:
Het dossier van lucht-lucht warmtepomp dient met spoed opgestart te worden
De metingen van de temperatuur en vochtigheid moeten grondig opgevolgd worden en geanalyseerd worden door de technische dienst en/of externen Dit advies wordt overgemaakt aan het college van burgemeester en schepenen.
3. Jaarverslag 2020.
- Het jaarverslag wordt overlopen:
De impact van de coronacrisis is ook in het cijfermateriaal van het jaarverslag te zien
In totaal telde de collectie eind 2020 35.984 materialen, dit zijn er 1.538 meer dan in 2019.
57.211 uitleningen en verleningen werden geteld, een daling van 40% t.o.v. 2019
Online verrichtingen stegen, ook de digitale diensten werden meer gebruikt
Er zijn 2.598 actieve leners, 18% minder dan het voorgaande jaar
Het bereik bedraagt 33%, het bereik van inwoners is 17,7%
Begin 2020 hebben er nog een beperkt aantal live activiteiten kunnen plaatsvinden (Gedichtendag, Jeugdboekenmaand)
3.3790,21 euro ontvangsten werden geboekt waarvan 2.228,12 euro van de leners afkomstig was
Er werd 64.579,57 euro uitgegeven aan werkingskosten en 1.905,45 euro aan investeringen
- Volgende vragen/opmerkingen komen aan bod:
Wat is de oorzaak van de uitgesproken daling bij de 12-14-jarigen: misschien een gevolg van het online lesgeven waarbij er minder leesopdrachten zaten ?
De bibliothecaris gaat na in de regio of dit ook opvalt in andere bibliotheken.
Er is een algemene trend in alle bibliotheken van gemiddeld 30% minder
uitleningen. Is dit enkel in bibliotheken dat er minder gelezen wordt, of is dit een algemeen verschijnsel binnen de maatschappij.
De bibliothecaris gaat na bij de boekhandel of daar ook een daling in verkoop van boeken te zien is.
Het aandeel van uitleningen binnen de Nederlandstalige fictie voor volwassenen van e-boeken is vrij hoog (12,6% van september t.e.m. december).
Er wordt ook gevraagd om dit te bekijken in de regio. Er kan ook voorgesteld worden aan Cultuurconnect om meer e-boeken voor jongeren te voorzien.
Het jaarverslag 2020 wordt goedgekeurd en wordt ter kennisgeving gebracht op het college van burgemeester en schepenen.
4
4. Definitief reglement boekvoorstelling.
Op vorige vergadering was dit reglement reeds aangepast maar nog niet gestemd.
In deze vergadering wordt het definitieve reglement unaniem goedgekeurd.
Dit reglement zal dan opgenomen worden in het gebruikersreglement, dat ter goedkeuring zal worden voorgelegd aan de gemeenteraad.
5. Overeenkomst Muziekschool VZW project ‘Piano in de bib’.
Op een van de vorige vergaderingen werd dit project reeds enthousiast onthaald.
Er werd een ontwerp van afsprakennota doorgestuurd met de vraag naar opmerkingen.
Ondertussen heeft er nog een overleg met Muziekschool vzw plaatsgevonden waardoor er nog zaken gewijzigd zijn: zie afsprakennota in bijlage.
Tevens is het al een eerste keer bekeken door de gemeentelijke juriste.
Wat zijn de wijzigingen t.o.v. de doorgestuurde overeenkomst:
- I.p.v. verzekering ‘alle risico’s’: brandverzekering: 23,94 euro
- Onderhoudscontract: 1 groot onderhoud + 2 stembeurten – geen herstel krassen in regie
- Onderhoudscontract: via Muziekschool, gemeente betaalt premie aan Muziekschool ter waarde van onderhoudscontract
- Geen naam onderhoud en stemmer
- Muziekschool: beschermcoating op bovenblad piano - Gebruik door leden bib: kosteloos
- Aanvragen van de stembeurten = extra stembeurten
- Vaststellen van schade: begroot door firma van onderhouds-contract
- Stopzetting i.p.v. einde schooljaar: 2 maanden na versturen aangetekend schrijven - Bedragen huur en stembeurt zijn toegevoegd
Algemeen principe:
- Muziekschool koopt piano + silent systeem aan met een deel financiering uit sponsoring
- Piano krijgt vaste plaats in de bib en kan gebruikt worden door:
Leden van de bib (of leden van muziekschool die zich ook lid van de bib dienen te maken) tijdens openingsuren = gratis
Gemeente voor gemeentelijke activiteiten = gratis
Verenigingen of privépersonen buiten openingsuren = betalend
o Huur bib: aan gemeente volgens retributiereglement: 8 euro/piekuur o Huur piano: aan muziekschool: 65 euro
o Stemmen piano: aan gemeente: 110 euro
Muziekschool: 10 x gratis huren van bib per semester voor gratis toegankelijke activiteiten, zo niet volgens afspraken verenigingen
- Kosten voor gemeente
brandverzekering: 23,94 euro
Onderhoudscontract: 705,43 euro (1 groot onderhoud + 2 stembeurten): helft te betalen door bib (budget lezingen) en helft door cultuur
Aangevraagde stembeurten: 110 euro per stembeurt
Aankoop koptelefoon: 50-60 euro Volgende opmerkingen/vragen komen aan bod:
- Is de piano onderhevig aan warmte: nee, eerder aan luchtvochtigheid: hoe droger hoe slechter
- Er is de vrees voor beschadiging door kinderen:
op de klep zit een slot, de piano kan dus niet zomaar bespeeld worden
over de vleugel komt een dikke stevige hoes die vastzit
5
misschien is het eerder de koptelefoon die zal beschadigd worden
- i.p.v. een koptelefoon met draad kan er geopteerd worden om een draadloze koptelefoon aan te kopen. Indien er meerdere aangekocht worden, kan er een ‘stil concert’ georganiseerd worden.
- Het is een goed idee om het onderhoudscontract via de muziekschool te laten lopen, zij hebben hier meer expertise in.
- Het dienstreglement dient ook aangepast te worden: gebruik, beschadigingen,… deze aanpassingen worden binnen het dienstreglement opgenomen en zullen ook nog eens apart meegegeven worden aan de gebruikers. Bij de start zal er ook voldoende communicatie moeten gebeuren.
Advies:
- Er wordt afgesproken zodra het definitieve reglement klaar is, dit door te sturen via mail naar de leden van het beheersorgaan ter goedkeuring
- Ook de aanpassingen aan het dienstreglement zullen via mail ter goedkeuring worden doorgestuurd
- Dit reglement zal dan samen met het advies van het beheersorgaan en de cultuurraad op de gemeenteraad gebracht worden.
6. Activiteiten.
Jeugdboekenmaand:
Vanaf mei kunnen er terug auteurslezingen in de bib georganiseerd worden voor de scholen (advies VVBAD): maatregelen moeten nagevolgd worden: per klasbubbel, verschillende klassen op afstand, voldoende verluchten en ontsmetten,…
De scholen waren blij dat er terug lezingen kunnen doorgaan.
1 auteur is ondertussen weggevallen (Sassafras de Bruyn, zij is terug geboekt voor 2022).
10/5 en 11/5: Reina Ollivier 17/5: Siska Goeminne 31/5 en 7/6: Veerle Derave 14/6: Kim Crabeels
1/6 en 8/6: Danny De Vos Lezingen najaar:
De bibmedewerkers hadden een top 5 opgemaakt van mogelijke sprekers: hieruit stuurden 11 leden hun top 3 door, deze sprekers plannen we nu in voor lezingen in het najaar en voorjaar 2022.
Fictie:
1) Lize Spit: 16 punten
2) Saskia De Coster: 16 punten 3) Chris De Stoop: 15 punten Non-fictie:
1) David Van Reybrouck: 20 punten 2) Paul Verhaege: 17 punten 3) Alain Remue: 12 punten
Bedoeling is dat we 1 fictie en 1 non-fictie lezing plannen in het najaar.
6
7. Cultuurregio Leie Schelde.
Publieksonderzoek Bib21 i.s.m. VVBAD, OP/TIL, Universiteit Antwerpen en LMR.
- dankzij de steun van Cultuurregio kunnen we hier gratis aan deelnemen (normaal bedraagt de kostprijs 1.089 euro)
- om beter ondersteunend beleid te kunnen voeren gebaseerd op data, kennis en inzichten.
- Ook over de culturele mobiliteit in de regio
- Ook de cultuur- en gemeenschapscentra in de regio zullen deelnemen
- Het onderzoek bestaat uit 2 luiken: een brede publieksbevraging na de coronapandemie (exacte timing wordt nog bepaald afhankelijk van de evolutie van corona), en een coronaluik op korte termijn in de maand mei:
o Dit "coronaluik" zal concrete inzichten geven in de gedragingen, verwachtingen, bezorgdheden, ervaringen, ... van onze leden op dit moment.
Dit zowel voor leden die (tijdelijk) afhaakten, als voor leden die ook tijdens de crisis zijn blijven komen.
o Het doel van dit luik is om op korte termijn enkele extra inzichten en handvaten te geven voor het verdere verloop van de coronapandemie.
Stuurgroep:
Ondertussen werd het nieuwe logo gelanceerd:
Werkgroep bibliotheken Activiteiten 2021
o Workshop ‘Drones voor beginners’: za 19/6, was direct volzet: we gaan nu zelf extra workshops organiseren ofwel nog extra via de cultuurregio
o Verhalenproject: project rond verhalen vertellen – erfgoed – verhalenwandeling met workshops leren vertellen door Frank de Gruyter
Regiobib
Visievormingstraject begeleid door Jan van Hee voor onze toekomstige bovenlokale samenwerking
8. Varia
Er zijn geen variapunten.
De volgende vergadering vindt plaats op woensdag 29 september om 20 uur in de bibliotheek of via zoom.
Met vriendelijke groeten,
Annelies De Vos Katleen Vandermeersch
Bibliothecaris Voorzitter
