Definitief rapport van het inspectiebezoek 10 september 2019, opgesteld op 13 december 2019 door Toezichthouder WMO gemeente Ede
Het definitieve rapport bestaat uit twee delen. Het eerste deel bevat een beschrijving van de aanleiding, de bevindingen van het inspectiebezoek en de aanwijzing om de overtredingen ongedaan te maken. Deel 2 bevat de zienswijze van de zorgaanbieder, Tree of Life.
Deel 1
Op 10 september 2019 heeft de toezichthouder Wmo een inspectiebezoek uitgevoerd bij Stichting The Tree of Life (Tree of Life) op het Vier-Morgenweg 2, 6721 MS te Bennekom. Het betrof een heronderzoek in navolging van het inspectiebezoek eerder dit jaar. De Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM) heeft eerder dit jaar een inspectiebezoek verricht namens het college in het kader van toezicht op de kwaliteit.
Aanleiding
De VGGM heeft op 24 april 2019 een inspectiebezoek uitgevoerd op de locatie voor de dagbesteding. Op basis van dit onderzoek is destijds geconcludeerd dat bij Tree of Life niet werd voldaan aan de gestelde wettelijke- en gemeentelijke (kwaliteits)eisen. Wij hebben Tree of Life verzocht om de overtreden kwaliteitsnormen te herstellen. Wij verwijzen hiervoor naar onze brief van d.d. 10 juli 2019.
In navolging van het inspectiebezoek heeft onze toezichthouder een heronderzoek verricht op de locatie Vier-Morgenweg 2 te Bennekom. De locatie van Tree of Life in Wageningen is buiten beschouwing gelaten.
Het heronderzoek heeft zich gericht op de geconstateerde overtredingen en eventuele andere bevindingen tijdens het inspectiebezoek. De bevindingen van het inspectiebezoek zijn in deze brief vastgelegd. Tevens zijn de bevindingen met u besproken op 17 september 2019.
Bevindingen
We hebben geconstateerd dat er door u hard gewerkt is om te voldoen aan de gestelde wettelijke- en gemeentelijke (kwaliteits)eisen. Hierin zijn belangrijke stappen gezet. Tijdens het inspectiebezoek is gebleken dat nog niet wordt voldaan aan een deel van de gestelde wettelijke- en gemeentelijke (kwaliteits)eisen.
Tree of Life biedt dagbesteding en individuele begeleiding aan. Tree of Life heeft 2 bestuurders, die tevens werknemer zijn (1 daarvan heeft geen zorggerelateerde opleiding, de ander heeft een zorggerelateerde opleiding Mbo niveau 4 persoonlijk begeleider specifieke doelgroepen). De bestuurder, die geen
zorggerelateerde opleiding heeft genoten, is feitelijk leidinggevende (hierna leidinggevende). Daarnaast is er 1 medewerker die als zelfstandige werkzaam is voor Tree of Life, deze medewerker heeft een
zorggerelateerde opleiding post- hbo SPV. Daarnaast bestaat het team van medewerkers nog uit een stagiair (zorggerelateerde opleiding i.o.) en twee vrijwilligers.
Momenteel zijn er 17 cliënten die een indicatie hebben voor dagbesteding en/of individuele begeleiding.
U voldoet nog niet of niet volledig aan de onderstaande kwaliteitseisen:
1. Het opstellen van een protocol voor het melden van calamiteiten en geweldsincidenten.
Uit het gesprek met een medewerker is gebleken dat er een protocol is opgesteld is voor het melden van calamiteiten en geweldsincidenten, hiervan hebben wij ook een kopie ontvangen. Dit protocol is overgenomen van een andere zorgorganisatie. Hiermee is er een protocol aanwezig, maar het protocol is op sommige punten niet toepasbaar, omdat deze niet toegeschreven is naar de organisatie. Sinds 1 september 2019 is er een nieuwe medewerker in dienst die ervoor zorg zal dragen dat protocollen zullen worden geïmplementeerd en geborgd binnen de organisatie.
2. De cliënt heeft het evaluatieverslag ondertekend.
Bij een eerder inspectiebezoek is vastgesteld dat er geen evaluatieverslagen waren. Nu zijn deze wel aanwezig in het cliëntendossier. Bij het evaluatieverslag van cliënt is ruimte, waar client ook zijn beleving en zienswijze op kan schrijven. Wat nog ontbreekt in de eindevaluatieverslagen is dat deze niet voorzien zijn van datum en handtekening. Ook zijn de evaluatieverslagen niet terug te vinden in het registratiesysteem. Dit blijkt uit inzage in het dossier en het gesprek met bestuurder en
begeleider.
3. De aanbieder heeft actuele werkinstructies en handelingsprotocollen.
Geconstateerd is dat er protocollen en werkinstructies zijn opgemaakt. Deze zijn overgenomen van andere organisaties. Gelet op het aantal werkinstructies en protocollen die zijn opgemaakt is dit weliswaar begrijpelijk, maar een werkinstructie en protocollen moeten recht doen aan de situatie van de eigen organisatie. Dit is nu onvoldoende geborgd. Een voorbeeld uit het calamiteitenprotocol is
dat indien zich een incident voor doet, er functies genoemd worden in het protocol, die niet
overeenkomen met de feitelijke situatie (zoals de baliemedewerker, de beveiliger en de leerkracht).
4. Het personeel is geschoold in het omgaan met agressie.
Tijdens het inspectiebezoek is geconstateerd dat het personeel nog niet geschoold is in het omgaan met agressie. De leidinggevende heeft aangegeven dat alle drie (leidinggevende en 2 medewerkers) een scholing omgaan met agressie zullen gaan volgen op 11 oktober 2019. Wat nog geregeld moet worden is de implementatie en de borging van de agressietrainingen. Dit zal opgepakt worden door de nieuwe medewerker.
5. De risico-inventarisatie leidt tot concrete begeleidingsafspraken ter preventie van genoemde risico’s;
Risico-inventarisatie van cliënten is aanwezig en per client overzichtelijk ingevuld. Een risico-
inventarisatie dient concrete begeleidingsafspraken te bevatten. Uit de getoonde risico-inventarisatie is er aandacht voor het genoemd risico, echter er zijn geen concrete begeleidingsafspraken of stappen opgenomen. Tijdens de inspectie blijkt dat de risico-inventarisatie documenten niet voorzien zijn van datum, handtekening client en naam van de begeleider
6. De aanbieder heeft beleid ten aanzien van veilige gebruik van materialen en gereedschappen.
Wij hebben kopieën mogen ontvangen van het beleid en de veiligheidsvoorschriften. Geconstateerd is dat de veiligheidsvoorschriften zichtbaar zijn voor cliënten, die gebruik willen maken van de materialen en gereedschappen in de houtbewerkingsplaats. Tevens zijn er mappen, waarin de veiligheidsvoorschriften bewaard worden. In het gesprek met de leidinggevende is aangegeven dat de leidinggevende de veiligheidsvoorschriften zal implementeren en borgen binnen de organisatie. In het beleid is opgenomen dat er te allen tijde een begeleider aanwezig dient te zijn als cliënten gebruik maken van de houtbewerkingsplaats. Tijdens het inspectiebezoek was dit niet het geval. Er zijn geen roosters, waardoor niet vast te stellen is of de aanwezigheid van een medewerker
gewaarborgd is op de houtbewerkingsplaats. In ieder geval moet uit het rooster blijken welke cliënten wanneer aanwezig zijn en waar, en hier moet het personele inzet ook op worden afgestemd zoals in het beleid opgenomen is.
7. Er is een goede verhouding tussen het aantal medewerkers en cliënten.
Tree of Life werkt sinds 1 september 2019 met een aanwezigheidslijst. De ingekeken
aanwezigheidslijsten laten zien dat er maximaal 11 cliënten per dag aanwezig zijn. Tijdens het inspectiebezoek is gekeken naar de personele bezetting in de maanden juli en augustus 2019.
Geconstateerd is dat er in deze periode geen werkrooster aanwezig was of een aanwezigheidslijst.
De aanwezigheid van de cliënten werd bijgehouden in het persoonlijk dossier van de client. Uit het gesprek met de leidinggevende en medewerker is aangegeven, dat zij in juli en augustus het dienstrooster opgevuld hebben. Dit betreft zowel de dagbesteding als individuele begeleiding. De leidinggevende is niet opgeleid tot en deskundig voor wat betreft het ondersteunen van deze cliënten. Hiermee is geen sprake van een goede verhouding tussen het aantal medewerkers en cliënten. Wij verwachten van Tree of Life dat zij alle inspanningen verrichten om de
personeelsbezetting in overeenstemming te brengen met de ingezette indicaties. Hieronder verstaan wij dat er geïnvesteerd zal worden in het aantrekken van gekwalificeerd personeel.
8. De verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden is duidelijk voor de medewerkers.
In de gesprekken met de leidinggevende en medewerker komt naar voren dat vooral mondeling met elkaar over de taken en verantwoordelijkheden, bevoegdheden van medewerkers voor de
medewerkers zelf gesproken wordt. Dit is niet terug te vinden in de roosters (wie heeft welke taak/bevoegdheid wanneer) en functiebeschrijvingen.
9. Alle medewerkers en vrijwilligers hebben een verklaring omtrent gedrag overgelegd.
Voor het inspectiebezoek zijn de VOG overgelegd van de leidinggevende, 2 medewerkers en 2 vrijwilligers. Uit het gesprek met de leidinggevende en 1 medewerker is gebleken dat er geen VOG van de stagiair aanwezig is.
10. De beroepskrachten zijn opgeleid tot en deskundig voor wat betreft het ondersteunen van de doelgroep.
Tijdens het inspectiebezoek is gebleken dat de leidinggevende individuele begeleiding en dagbesteding biedt aan cliënten. Daarnaast zijn er 2 medewerkers die een zorggerelateerde opleiding hebben. Hiermee zijn zij opgeleid tot en deskundig voor wat betreft het ondersteunen van deze doelgroep. De leidinggevende is dit niet.
In een aanvullend gesprek met twee medewerkers op 30 september 2019 zijn de volgende bevindingen over de kwaliteit van zorg naar voren gekomen:
11. De geboden begeleiding sluit aan op de reële behoefte en mogelijkheden van de cliënt en zijn/haar sociale netwerk.
Tree of Life zal samen met client kijken in het kader van de zelfredzaamheid en participatie of de geboden begeleiding op de dagbesteding nog passend is en/of er (weer) stappen gezet kunnen worden naar bijvoorbeeld vrijwilligerswerk en/of andere activiteiten, die bijdrage aan grotere mate van maatschappelijke deelname. De zorgvraag van de client staat centraal. Wij verwachten van Tree of Life dat zij hier het initiatief in nemen en het proces faciliteren en monitoren.
12. Dag- of weekrapportages worden gekoppeld aan doelen/activiteiten die staan beschreven in het begeleidingsplan.
Bij het inzien van de dag- of weekrapportages is geconstateerd dat er gerapporteerd wordt op doelen. De doelen zijn overgenomen uit het plan van aanpak en zijn niet allemaal actueel.
Daarnaast is geconstateerd dat cliënten niet komen op dagen en dat dit niet in de dag- of
weekrapportages terug te vinden is. Het is niet inzichtelijk hoe vaak en waarom client afwezig is en afwezigheid is niet gekoppeld aan korte- of lange termijndoelen. Hierdoor wordt de dagbesteding wel heel vrijblijvend en wordt er niet toegewerkt aan een grotere zelfredzaamheid. Uit de dag- of
weekrapportages zal duidelijk moeten blijken aan welke doelen gewerkt wordt. Wij verwachten dat deze doelen actueel zijn en gekoppeld zijn aan meerdere leefgebieden.
13 Continuïteit van zorg is gewaarborgd
Geconstateerd is dat tijdens de dagbesteding, client(en) ook individuele begeleiding ontvangen.
Nu het 2 verschillende indicaties betreffen, dient dit ook zichtbaar te zijn in de ondersteuning die er wordt aangeboden. Dit kan niet samenvallen op hetzelfde tijdstip.
Aanwijzing
Conform ons handhavingsbeleid geven wij u hierbij een aanwijzing om de overtreding(en) ongedaan te maken.
Wij verwachten dat u op alle normen waaraan tijdens het inspectiebezoek niet is voldaan, de noodzakelijke verbetermaatregelen treft.
U krijgt een hersteltermijn van 1 maand voor de overtredingen onder 1, 2, 4, 5, 6, 7, 9, 10 en 13. Voor de overtreding onder 3 en 8 krijgt u een hersteltermijn van 2 maanden. Tenslotte krijgt u voor de overtreding onder 11 en 12 een hersteltermijn van 3 maanden.
Wij gaan ervan uit dat u de overtredingen binnen de genoemde termijnen ongedaan zult maken. Indien u de overtredingen heeft beëindigd of gaat beëindigen verzoeken wij u ons hier zo spoedig mogelijk over te informeren en ons de benodigde bewijsstukken, voor het verstrijken van de hersteltermijn toe te sturen.
Daarmee voorkomt u dat wij u een (voornemen tot) last onder dwangsom of bestuursdwang opleggen.
Naar aanleiding van de door u doorgevoerde verbeteringen , hebben wij besloten om de indicaties voor de dagbesteding te verlengen. Dit gebeurt door middel van cliëntgebonden overeenkomsten. De indicaties zijn verlengd tot en met 31 december 2019.Voor wat betreft de indicaties voor individuele begeleiding geldt dat wij besloten hebben deze per 1 oktober 2019 te beëindigen, in ieder geval tot de bezetting op orde is.
Wij zullen indien nodig opnieuw een inspectiebezoek inplannen om de (kwaliteits)eisen te beoordelen.
Deel2
De zienswijze van Tree of Life is via een mail kenbaar gemaakt. Hieronder wordt de mail van Tree of Life letterlijk opgenomen als zienswijze.
Van: The Tree of Life Verz
Aan:
Onderwerp: Reactie aanwijzingsbrief Geachte
Naar aanleiding van uw rapport dd 13-11-2019 jl. (zaaknummer 2019102451742) -met een voornemen van een besluit tot het geven van een aanwijzing- hieronder onze reactie cq. zienswijze.
De nummers corresponderen met de kwaliteitseisen zoals opgesteld in uw conceptrapport. Per kwaliteitseis geven we een korte reactie;
1 Het opstellen van een protocol voor het melden van calamiteiten en geweldsincidenten.
Het protocol voor het melden van calamiteiten en geweldsincidenten zijn aangepast naar de feitelijke situatie en toegeschreven naar de organisatie.
volgens ons voldoen wij hiermee aan de gestelde kwaliteitseis.
2. De cliënt heeft het evaluatieverslag ondertekend.
De evaluatie verslagen zijn met terugwerkende kracht ondertekend door de begeleider die de evaluaties heeft uitgevoerd.
De datum van de evaluatie die heeft plaats gevonden.ook de handtekening van de cliënt is aanwezig.
Er is november een nieuwe evaluatie geweest met één van de cliënten. daar is nu al alles zo geformuleerd zoals er word geëist.
Ook is er terug te vinden in die dagrapportage dat de evaluatie heeft plaatsgevonden. De verslagen
zijn ook terug te vinden in ons registratiesysteem.
Volgens ons voldoen wij hiermee aan de gestelde kwaliteitseis.
3. De aanbieder heeft actuele werkinstructies en handelingsprotocol/en.
Het protocol is aangepast naar de feitelijke situatie van de stichting The Tree of Life. De werkinstructie en protocollen doen nu recht aan de situatie van onze eigen organisatie.
Volgens ons voldoen wij hiermee aan de gestelde kwaliteitseis.
4. Het personeel is geschoold in het omgaan met agressie.
Het personeel is geschoold voor agressie training en de certificaten zijn aanwezig.
Dit is opgenomen in het opleidingsplan.
Volgens ons voldoen wij hiermee aan de gestelde kwaliteitseis.
5. De risico-inventarisatie leidt tot concrete begeleidingsafspraken ter preventie van genoemde risico's;
De risico-inventarisatie per cliënt zijn voorzien van datum, handtekening cliënt en naam van de begeleider.
Concrete begeleidingsafspraken zijn daarin opgenomen. Volgens ons voldoen wij hiermee aan de gestelde kwaliteitseis
6. De aanbieder heeft beleid ten aanzien van veilige gebruik van materialen en gereedschappen.
Er zijn roosters opgesteld welke cliënten wanneer en waar aanwezig zijn. Hier is de personele inzet op afgestemd.
Volgens ons voldoen wij hiermee aan de gestelde kwaliteitseis.
7. Er is een goede verhouding tussen het aantal medewerkers en cliënten.
Vanaf 3 december 2019 is er een 2e zorggerelateerde beroepskracht aangenomen.
Dan is er weer een goede verhouding tussen de aantal begeleiders en cliënten.
Volgens ons voldoen wij hiermee aan de gestelde kwaliteitseis.
8. De verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden is duidelijk voor de medewerkers.
Er is een duidelijke taakverdeling voor de begeleiding. die zijn terug te vinden in de functie beschrijving.
Ook in het rooster staat vermeld wat de taak is van de begeleiding. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn duidelijk vastgelegd.
Volgens ons voldoen wij hiermee aan de gestelde kwaliteitseis.
9. Alle medewerkers en vrijwilligers hebben een verklaring omtrent gedrag overgelegd.
De VOG zijn overgelegd van de leidinggevende, 2 medewerkers en 2 vrijwilligers.
Ook is de VOG van de stagiair nu aanwezig.
Volgens ons voldoen wij hiermee aan de gestelde kwaliteitseis.
10. De beroepskrachten zijn opgeleid tot en deskundig voor wat betreft het ondersteunen van de doelgroep.
Inmiddels is de taakverdeling bekend. De leidinggevende heeft een andere ,omschreven, rol binnen de organisatie gekregen.
Volgens ons voldoen wij hiermee aan de gestelde kwaliteitseis.
11. De geboden begeleiding sluit aan op de reële behoefte en mogelijkheden van de cliënt en zijn/haar sociale netwerk.
The Tree of life kijkt samen met de cliënt naar het zelfredzaamheid en participatie. Met de cliënt worden doelen gesteld waarbij centraal staat dat zij zelfredzaamheid en zo stappen gezet kunnen worden naar vrijwilligers werk
of mogelijk een betaalde baan. In het afgelopen half jaar zijn er 2 cliënten doorgestroomd naar vrijwilligers werk. In de tijd van de indicatie hebben ze aan hun doelen gewerkt en die zijn behaald.
Zo waren zij klaar voor de volgende stap.
1 cliënt is volledig vrijwilliger geworden en zijn indicatie is stop gezet. De andere cliënt werkt deels als vrijwilliger en deels als deelnemer op de dagbesteding. The Tree of Life neemt initiatief en is proactief in het zoeken van de samenwerking naar andere evt. betrokken partijen rondom de cliënt.
Indien nodig wordt een overleg gepland of laten we ons uitnodigen voor MDO’s.
Volgens ons voldoen wij hiermee aan de gestelde kwaliteitseis.
12. Dag- of weekrapportages worden gekoppeld aan doelen/activiteiten die staan beschreven in het begeleidingsplan.
De dag rapportage's zijn gekoppeld aan de doelen/ activiteiten die in het plan van aanpak staan. nieuwe doelen worden in het systeem gezet
Er is een rooster aanwezig wanneer cliënten aanwezig horen te zijn. Met een presentie lijst houden wij bij wie er die dag werkelijk aanwezig is. Voor no-show contacten en de declaratie daarvan zal door de gemeente nog worden uitgezocht. Voor nu zetten we zoveel mogelijk in op het inhalen van de gemiste uren door de cliënt op een ander tijdstip.
Volgens ons voldoen wij hiermee aan de gestelde kwaliteitseis.
13 Continuïteit van zorg is gewaarborgd
Geconstateerd is dat tijdens de dagbesteding, cliënt(en) ook individuele begeleiding ontvangen.
Inmiddels geven wij geen persoonlijke begeleiding meer.
Wij hebben ons daar niet voor aanbesteed voor het jaar 2020
Volgens ons voldoen wij hiermee aan de gestelde kwaliteitseis.
Wij gaan er van uit dat wij u naar aanleiding van de aanwijzingen voldoende hebben geïnformeerd.
Ook verwijzen wij u nadrukkelijk naar de doorgestuurde mail aan op 14 augustus 2019 die wij 15 november hebben doorgestuurd naar .
Hierin zijn bewijsstukken ingediend en goedgekeurd.
U vraagt in uw aanwijzingsbrief opnieuw om bewijsstukken in te dienen. Deze zijn terug te vinden in ons kwaliteitssysteem.
Wij willen deze graag bij u laten zien, of we nodigen u van harte uit om dit op onze locatie te komen bekijken.
Mocht u meer informatie nodig hebben dan bent u uiteraard welkom om contact met ons op te nemen!
Uw reactie zien we met belangstelling tegemoet
Met vriendelijke groeten,
Stichting The tree of life tel:0637158416
Viermorgenweg 2 6721 MS Bennekom
