Ouderraad de Neerakker
Notulen vergadering
Datum: maandag 7 september 2020 Tijd: 19.30 – 21.00 uur
Locatie: De Regenboog BMV De Neerakker
Aanwezig: Nancy, Yvonne, Chantal R., Lilian L., Judith, Deborah (MR), Lieke, Annemieke, Jeanine, Lilian E. en Lisanne
Afwezig (MK): Erna, Olga, Chantal P.
Agenda:
1. Opening
Annemieke opent de vergadering om 19.30 uur en heet iedereen van harte welkom.
Vergadering vindt op locatie plaats, gezien de vele onderwerpen leek dat handiger. Wel is gezorgd voor ruim voldoende afstand van elkaar. We starten met een nieuw bestuur.
Annemieke als voorzitter, Lieke als penningmeester en Lisanne als secretaris.
2. Toelichten werkwijze (agenda, notulen, e-mail, WhatsApp-groep) We spreken het volgende af:
- Notulen worden uiterlijk 1 week na afloop van de vergadering rond gemaild o Opmerkingen svp per mail doorgeven zodat ze verwerkt kunnen worden o Als notulen akkoord zijn verstuurt secretaris deze naar Hetty om op de website
te plaatsen
- Agenda ontvangt iedereen per mail, tenminste 1 week voorafgaand aan vergadering o Agenda-punten kunnen per mail worden aangedragen en worden dan
toegevoegd
o Kopie agenda naar OMR
- E-mail: het bestuur heeft toegang tot e-mailadres van Ouderrraad en beheert in- en uitgaande mail. Vanzelfsprekend zal info met rest gedeeld worden indien wenselijk - WhatsApp
o Gebruiken voor afmeldingen vergaderingen o Voor commissies aparte groepsapps aanmaken
3. Nieuwe start OR
We starten met een korte evaluatie van het afgelopen jaar en kijken vervolgens graag vooruit naar hoe we het samen gaan oppakken komend jaar. Iedereen krijgt de kans zijn tips / tops te delen op de whiteboards.
o Waar werd je blij van (Tops)
o Verdeling activiteiten dmv commissies o Grote groep, veel hulp
o Leuke activiteiten
o Vergaderstructuur: kort, rondje wat speelt, stemmen per voorstel o Samenwerking leraren en ouderraad
o Gezellige afsluiting om binding OR te bevorderen o Wat zou anders kunnen (Tips)
o Commissies
▪ Vast aanspreekpunt vanuit de OR per activiteit voor coördinator van school
▪ Alle leden van commissie bij besluiten / plannen commissie betrekken.
▪ Tijdslijnen per activiteit vooraf communiceren
▪ Draaiboek per commissie. Voor dit jaar compleet maken. Structuur is belangrijk. (Koningsspelen: draaiboek onderbouw via juffrouw Thea, bovenbouw via meester Lars. Rest van de draaiboeken inventariseren, door overdracht mist veel informatie)
▪ Evaluatie na activiteiten verzorgt commissie op navolgende vergadering o Ouderbijdrage
▪ Fysieke brief ipv bericht via ouderportaal
▪ Combinatie met Stichting Leergeld o Vergaderingen
▪ Eenmaal iets besloten in vergadering, blijft besloten
▪ Afspraak is afspraak
▪ Geen punten ophalen die al geweest zijn o MR
▪ Betere samenwerking met MR
▪ Precieze rol Ouderraad niet helemaal duidelijk. Ook in relatie met de MR.
Samenwerking MR en OR kan beter. We doen het samen voor de leerlingen. Waar moeten ouders zijn. Wie heeft welke rol?
▪ MR: wat zijn overlappende thema’s MR en OR. Wellicht goed om eens met z’n allen bij elkaar te zitten om overlappende thema’s te bespreken.
▪ Bijwonen MR-vergadering, als activiteit? Hoe binding borgen?
o Activiteiten
▪ Teveel activiteiten, met name door aanbod van school (bijv.
Muziekoptredens). Ouders kunnen niet altijd overal aanwezig zijn. Input van kinderen nodig, waar hebben zij behoefte aan.
▪ Meer diversiteit in activiteiten / variatie
▪ Hippere activiteiten
▪ Activiteiten bovenbouw out-of-the-box denken
▪ Leerlingenraad vragen om mee te denken
▪ Andere invulling van activiteiten (ook door Corona)
▪ Budget gebruiken
▪ Afsluiting van het schooljaar voor de kinderen meenemen bij activiteiten
▪ Wafels: opnieuw bekijken of er behoefte is en hoe het ingevuld wordt
▪ Zijn er activiteiten die we willen “ inleveren”? En zijn er activiteiten die we missen?
o Communicatie
▪ Andere ouders (naast de bekende gezichten) proberen te bereiken
▪ Communicatie aanpassen om deze ouders te bereiken
▪ Uitvragen ouders niet aan begin van het jaar maar pas bij aanvang voor activiteit
▪ Communicatie naar ouders via nieuwsbrief. Opnemen als vaste rubriek in school-nieuwsbrief
▪ Ledenwerving blijven noemen
▪ Bekendheid leden OR. Meenemen in nieuwsbrief, evt met groepsfoto. Later in de vergadering besloten om losse foto’s te gebruiken en link naar kinderen te maken.
4. Verwachtingen vanuit school
Overleg gehad met Lilian en Ron. Belangrijk om, zeker in deze tijd, de ouders te betrekken bij school. Mocht OR vragen / opmerkingen van ouders horen, neem die ouders dan mee de school in. Zij gaan graag met hen in gesprek. OR fungeert vaak als de “ voelsprieten” naar buiten toe. Hoe kunnen wij de ouders helpen dat ze het gesprek met school aangaan? Lilian benadrukt dat de OR niet als “ klachtenbureau” hoeft te fungeren. Rechtstreekse
communicatie met de ouders werkt veel beter. Spreek hiervoor Ron en Lilian direct aan op het schoolplein. Eerste contact loopt natuurlijk altijd via leerkracht, maar volgende stap zou naar hen zijn.
Deborah vult dat we ook niet moeten vergeten om sommige zaken naar MR te communiceren. Zodat ouders zich gehoord voelen.
Tip voor MR / school: Bij zaken die niet aangepakt / veranderd kunnen worden moet evengoed gecommuniceerd blijven worden, dat het wel is binnen gekomen maar waarom een bepaalde / andere keuze is gemaakt.
Lilian geeft nog aan dat we er SAMEN voor de kinderen zijn. Zowel leerkrachten, MR als OR.
5. MR
Streven naar een nauwere / betere samenwerking tussen OR en (O)MR. We doen het SAMEN. Bij iedere vergadering van MR zal iemand van OR aanwezig zijn en andersom. Ook agenda delen vantevoren zodat degene die aanwezig zal zijn op de hoogte is van punten die besproken gaan worden.
Vanavond is Deborah aanwezig namens de MR en Annemieke is vorige week bij de vergadering van de MR geweest.
Deborah belicht de punten uit de laatste MR-vergadering:
- er is een uitvraag gedaan bij de ouders over hoe zij de communicatie in Corona-periode hebben ervaren. Resultaten hiervan volgen nog.
- Startgesprekken: hoe wordt e.e.a. geregeld zonder dat er teveel personen in school aanwezig zijn
- Annemieke zal volgende keer ook aanwezig zijn bij de MR-vergadering. Daarna bekijken of we het als activiteit kunnen indelen.
Deborah verlaat de vergadering.
6. Communicatie via algemene nieuwsbrief
Om de communicatie beter te laten verlopen is besproken dat de OR een vaste rubriek binnen de algemene nieuwsbrief van school zal krijgen.
Omdat we heel veel informatie hebben die we willen delen en er net een nieuwsbrief van school is uitgegaan spreken we het volgende af:
o Eerst een uitgebreide nieuwsbrief vanuit de Ouderraad. Voorstellen, wie we zijn, wat we doen. Activiteiten, waar wordt het geld aan besteed etc. Uitnodiging voor
jaarvergadering. Digitaal rondsturen.
o Vervolgens krijgt OR een vaste rubriek in de school-nieuwsbrief. Hierin vertellen we wat op korte termijn georganiseerd zal worden, waar het geld aan wordt besteed.
Uitvraag van hulp ouders bij komende activiteit en korte terugblik van vorige activiteit.
o Ouderbijdrage wordt in aparte, fysieke brief benoemd.
o Lisanne maakt opzet van nieuwsbrief.
o Behoefte aan voorstellen van leden van OR. Omdat een
groepsfoto nu lastig is besluiten we losse foto’s te plaatsen, met link naar de kinderen. Iedereen ontvangt een mail waarin wordt gevraagd om een foto aan te leveren plus de vermelding van de kinderen en groep waar ze in zitten.
Doel van dit jaar: zichtbaarder worden als Ouderraad.
7. Activiteiten o Corona
Moeilijk in te schatten wat wel / niet zal gaan dit schooljaar
o Ron en Lilian bespreken mogelijkheid om leden OR toe te voegen aan lijst met “vaste vrijwilligers”
o Activiteiten wellicht anders inkleden. Denk aan kerst: geen eten laten bereiden ivm hygiene, maar uitbesteden?
o Toelichten activiteiten
o Wat deden we / wat willen we: niet aan toegekomen. Doorschuiven naar volgende vergadering
o Veel draaiboeken missen
o Verdeling commissies
Vanwege de tijd hebben we enkel de commissie voor Sinterklaas en kerst ingedeeld Sinterklaas:
o De sinterklaas is benaderd en hij wil het, met 2 Pieten, door laten gaan.
o Vraag ligt bij Ron en Lilian of de leden van de Ouderraad kunnen worden bestempeld als “ vaste vrijwilligers. Dan kunnen wij toch op school komen.
o 3 personen in de commissie. 30 november. Houdt er rekening mee dat je die dag ook aanwezig dient te zijn om Sint te begeleiden.
o Commissielid: Nancy (aanspreekpunt vanuit school), Yvonne en Annemieke o Helpen met inpakken: Lilian, Lieke, Annemieke
o Budget voor cadeau’s bekijken Kerst:
o Wellicht anders inkleden met minder vrijwilligers of het eten uitbesteden aan een cateraar.
o 2 personen in de commissie.
o Commissielid: Laura (aanspreekpunt vanuit school) en Chantal R.
De volgende vergadering zullen we de overige activiteiten nader toelichten en verdelen.
Voor degenen die niet aanwezig zijn en graag mee willen helpen bij een activiteit dan kan dat altijd toegevoegd worden.
8. Ouderbijdrage
De ouderbijdrage dient te worden vastgesteld tijdens de jaarvergadering.
Voorstel is om de ouderbijdrage te continueren op 12 euro. Eenmalig verlagen zou ook kunnen door het niet doorgaan van sommige activiteiten. Maar lastig omdat we nog niet weten wat kan. En moeilijk om een volgend jaar dan weer te verhogen. In vergelijking met andere scholen vragen wij een hele lage bijdrage.
Meenemen in de nieuwsbrief dat activiteiten Corona-proof georganiseerd zullen worden. En dat sommige activiteiten wellicht aangepast zullen worden vanwege Corona.
9. Jaarvergadering
Volgende vergadering, 10 november, willen we de jaarvergadering organiseren. Voor een volgend jaar proberen we op de eerste vergadering de jaarvergadering te plannen. Dan kan de ouderbijdrage direct vastgesteld worden.
Aankondiging moeten we de deur uit doen. Financieel verslag maakt Lieke. Zij regelt ook de kascontrole. Secretarieel verslag maakt Lisanne. Activiteiten als uitgangspunt nemen.
10. Mededelingen vanuit het team
Oproep namens Cor, hij zoekt verkeersbrigadiers. Mocht hier iemand interesse in hebben dan kan deze zich melden. Er zal ook een oproep komen naar de andere ouders.
Laura zal contact opnemen met Cor.
Goed gestart. Aantal leerkrachten zijn getest, ivm verkoudheidsklachten. Wordt lastig ivm vervangingen.
Moeilijk om te bepalen wat een gewone verkoudheid is of niet. Ouders vinden dit ook lastig.
Beslisboom van Hoera is goed ontvangen. Lilian bekijkt of dit ook vanuit school kan worden verspreid.
11. Rondvraag en sluiting
Jeanine: prijs vaststellen voor Sinterklaas cadeaus? Nancy schakelt met Lieke wat budget vorig jaar was. Nancy stemt met Lieke nieuw budget per cadeau af.
Yvonne: nog steeds druk bij poort, met name bij groep 1/2. Met name voor ophalende opa’s en oma’s, die zijn huiverig.
Op eerste schooldag waren veel ouders aanwezig. En over algemeen zien we toch veel drukte. Lilian neemt dit mee.
Yvonne: rondom school ook rookvrij maken? Wat zijn hiervoor de mogelijkheden? Lilian zal dit bekijken.
Chantal: complimenten voor het voorwerk dat bestuur heeft gedaan.
Notulen: worden binnen 1 week rondgemaild. Reacties daarop kunnen binnen 1 week worden verstuurd. Dan worden ze vastgesteld en naar Hetty verstuurd.
Bij veel opmerkingen worden de notulen pas de volgende vergadering vastgesteld.
Einde vergadering
We sluiten rond 21.20 uur af. Een lange maar wel zeer nuttige vergadering. Iedereen bedankt voor de komst!
Volgende vergadering: dinsdag 10 november, 19.30 uur. Tevens jaarvergadering!
Activiteiten:
Wat Wanneer Wie
Sinterklaas Ma 30 november Nancy (CP), Yvonne,
Annemieke
Inpakken: Lilian, Lieke, Annemieke
Kerst Laura (CP), Chantal R.
Carnaval Koningsspelen Goede-doelen-actie Eindfeest groep 8 Lief en Leed potje
Aanwezigheid MR vergadering Wo 2 september Di 3 november Ma 11 januari Wo 10 maart Di 18 mei Ma 21 juni
Annemieke Annemieke
Schoolfotograaf Di 1 juni CP = Contactpersoon
