1
Datum : Donderdag 20 mei 2021 van 16.00 tot 19.20 uur Notulisten : Jasmijn Meurs/ Laura Martin
Locatie : Studio/ digitaal via Teams Aanwezig :
1. Peter Roest (PR) (waarnemend voorzitter en penningmeester zittend bestuur) 2. Jacco Smit (JS) (secretaris zittend bestuur / kandidaat secretaris)
3. Boelo Tigchelaar (BT) - (kandidaat voorzitter) 4. Femmy de Rijk (FdR) - (kandidaat vice-voorzitter) 5. Richard Geerts (RG) - (bestuurslid zittend bestuur) 6. Marcel Lemmens (ML) - (kandidaat penningmeester)
7. Piet Tak (PT) – B&R Industriële Automatisering BV (kascontrole commissie) 8. Eric MacLean (EM) – MacLean (kascontrole commissie)
9. Wijnand Tigchelaar Tigchelaar Onroerende Zaken BV
10. Pim van Hooijdonk – Loodgieters- en Servicebedrijf Zandberg BV 11. Theo Valkenbrug (TV) Melleson Optics
12. Jeppe Koertshuis (JK) – Rideo BV 13. Eric Boon (EB) - Nassaufarma
14. Mirjam Wetzels (MW) – Polyfluor Plastics BV 15. Dhr. JFW Oudt – Labori International BV 16. Rik Tjonk – Van den Berk / Tjonk Architects BV 17. Pim Reichardt – R&R deurwaarders
18. Bas Franken – MVM Administratie- en belastingkantoor 19. Maarten Dop – DOP Holding BV
20. Paul Nipius – Bureau Peen / evenementen die bijblijven 21. Edwin Wubbolts – W. van den Broek Agenturen BV 22. Lucas Clarijs – Leventheater.com
23. Ageeth Boermans – Stichting cultureel locatiebeheer in Breda 24. Isabel Geskus – GCC Special Products
25. Thony den Braber – Alfa Laval Benelux BV 26. Carolien Aalbers – Gemeente Breda 27. Monique Bax – Gemeente Breda 28. Jeffrey Bouwman – BDO
29. Walter Bongers - BDO
________________________________________________________________________________
1. Opening (16.05 uur) en vaststelling agenda
De waarnemend voorzitter / penningmeester Peter Roest opent om 16.05 uur de vergadering en heet iedereen welkom op deze Algemene Ledenvergadering van BIZ 3B-O. Er volgt een kort voorstelrondje van de gasten aan tafel: Jacco Smit (secretaris), Boelo Tigchelaar (kandidaat voorzitter), Femmy de Rijk (kandidaat vice-voorzitter), Richard Geerts (bestuurslid) en Marcel Lemmens (kandidaat penningmeester).
Er zijn geen ingekomen stukken ontvangen en de agenda wordt vastgesteld.
Huishoudelijke mededeling:
Vragen graag stellen via de chat.
Lange vragen graag via de rondvraag.
Chatmoderator Laura Martin stemt vragen af met bestuur.
2. Vaststellen notulen vorige vergaderingen
• Notulen ALV 12 maart 2019, deze zijn door u ontvangen op 12-03-2019.
Deze notulen worden zonder wijzigingen geaccordeerd.
Notulen Jaarvergadering 3B-O
• ALV nieuwsbrief 07-12-2020.
De nieuwsbrief wordt zonder wijziging goedgekeurd.
• Notulen ALV kascommissie 12 maart 2021.
Deze notulen worden zonder wijzigingen geaccordeerd.
3. Financiën: goedkeuring financieel beleid
a) Jaarrekening 2018, concept jaarrekening 2019 en 2020
PR neemt de cijfers van 2018 door. In de presentatie zijn de financiële gegevens opgenomen.
Jeppe Koertshuis (JK) meldt dat hij een ingekomen stuk heeft ingebracht en dat deze niet terugkomt op de agenda en bij de ingekomen stukken. Het bestuur (PR) heeft JK een persoonlijke schriftelijke reactie gegeven dat tijdens deze ALV de financiën en de verkiezing van het nieuwe bestuur op de agenda staan en gaat verder met toelichting financieel beleid.
In het jaarverslag 2018-2020, dat is meegestuurd met de uitnodiging van de ALV, wordt een uitgebreide toelichting gegeven op de verschillen in begroting en realisatie en de activiteiten van de jaren 2018 tot en met 2020. PR benoemt kort een aantal onderwerpen.
Veiligheid: opleveren en plaatsen van de camera’s heeft lang geduurd. Dit had te maken met vertraging vergunningverlening Enexis en KPN. Dit betekent dat in 2018 minder is uitgegeven aan veiligheid dan begroot.
Groen en grijs: het basisonderhoud is uitgevoerd door de gemeente. Afspraken voor extra onderhoud moest nog verder uitgewerkt worden. Ook hier minder uitgegeven dan begroot.
Duurzaamheid: er is een onderzoek gestart naar windmolens en er zijn door de gemeente led lantaarnpalen geplaatst. Ook hier minder uitgegeven dan begroot
Bewegwijzering is uitgebreid op Minervum en Moleneind en is betaald door de gemeente. Daarom zijn er geen kosten gemaakt, terwijl deze wel waren begroot.
Piet Tak (PT) en Eric MacLean (EM) vormen de kascontrole commissie voor de jaren 2018 t/m 2020.
De commissie heeft de controle gedaan over 2020. Aangezien er géén controle over 2019 had plaatsgevonden en 2018 niet juist was afgesloten heeft de commissie in overleg met de penningmeester dit alsnog gedaan.
PT neemt alle bevindingen door. Deze zijn terug te vinden in bijgevoegde presentatie. Saldi bankafschriften 2018 komen overeen met de boekhouding. Facturen zijn steekproefsgewijs
gecontroleerd en de balans is ook correct. Alle vragen en documenten zijn wel overlegd, er zijn ook geen onjuistheden bevonden. De kascontrole commissie vraagt om de jaarrekening 2018 vast te stellen in deze ALV.
Er worden vanuit de leden vragen gesteld over de niet uitgegeven kosten. Eric Boon (EB) geeft meerdere keren aan dat hij het niet eens is met het feit dat er kosten zijn begroot, maar deze niet zijn uitgegeven. PT geeft een heldere uitleg.
Na een korte discussie vervolgt PR de financiën over 2019.
In 2019 lag de focus op zichtbaarheid en veiligheid. Het camerasysteem is gefaseerd uitgerold en in 2019 volledig geïnstalleerd. Ook voor groen en grijs is medio 2019 gestart met het extra (maai) onderhoud op het bedrijventerrein. Voor uitstraling zijn de kosten hoger uitgevallen. Dit is uitgegeven aan een interactieve website, webapp en enkele marketingacties. In 2019 is een groot positief resultaat omdat niet alles is uitgegeven zoals begroot.
De kascontrole commissie geeft een toelichting over haar bevindingen over 2019. Ook deze zijn uitgebreid terug te vinden in de presentatie. Over 2019 zijn géén onjuistheden geconstateerd door de kascontrole commissie. Er is wel een verschil in begroting en realisatie. De kascontrole commissie adviseert om activiteiten beter te begroten.
De kascontrole commissie vraagt op basis van de uitgevoerde werkzaamheden décharge te verlenen voor het gevoerde beleid over 2018-2019.
Vanuit de leden worden vragen gesteld over het verschil in de begroting ten opzichte van de realisatie.
Er zijn, door verschillende omstandigheden, veel gelden niet uitgegeven.
3 Er volgt een discussie over eventueel te verwachten claims, het opgebouwde vermogen omdat gelden niet zijn uitgegeven en de consequenties en risico’s hiervan. Deze worden toegelicht door het bestuur en de kascontrole commissie. Het bestuur heeft naar eer en geweten gehandeld. Er wordt aan het begin van een BIZ een begroting gemaakt om geld te reserveren aan de hand van de onderwerpen.
Er kunnen altijd onvoorziene zaken spelen waardoor gelden niet direct worden uitgegeven of vergoed worden. Er is een batig saldo in kas. Als de BIZ stopt zal de bestemming ten gunste van de leden of het bedrijventerrein komen. Dit is aan het bestuur en/of leden. Het bestuur vraagt aan de leden om over 2018 en 2019 decharge te verlenen.
Er wordt gestemd: leden die tegen het verlenen van decharge zijn, moeten hun hand opsteken.
Uitkomst: Er worden 2 handjes opgestoken van de nog 16 aanwezige leden.
Hiermee is door de ALV décharge verleend over de jaren 2018-2019
De financiën over 2020 worden toegelicht. In maart 2020 zou de ALV plaatsvinden, door COVID-19 werd de fysieke ALV verplaatst naar november. In november 2020 zou de ALV plaatsvinden maar uiteindelijk heeft het bestuur gekozen voor een ALV nieuwsbrief Die is verstuurd op 07-12-2020. Op dit moment is het voor het bestuur ook duidelijk geworden dat een aantal financiële zaken beter geregeld hadden moeten worden zoals het aanstellen van een kascontrole commissie. Deze ALV is gehouden op 12 maart 2021 en is de commissie aangesteld. Het huidige bestuur is zich ervan bewust dat zaken anders en beter geregeld hadden moeten worden en trekt het boetekleed aan. Echter is afgelopen weken hard gewerkt om alles te onderzoeken en de leden te informeren.
In 2020 is niet alles gerealiseerd vanwege Covid-19 en is 2020 opnieuw afgesloten met een positief resultaat.
b) Bestuursvergoeding
Het bestuur heeft gekeken naar de mogelijkheden voor een bestuursvergoeding. Er is een
bestuursvergoeding betaald aan het bestuur van € 1500,- per bestuurslid. Uiteindelijk bleek dat dit eerst voorgelegd had moeten worden aan de leden. Daarom wordt in deze ALV alsnog goedkeuring gevraagd aan de leden voor de bestuursvergoeding over 2020. Er wordt hierover gestemd. Leden die tegen zijn graag hand opsteken.
Uitkomst: Er zijn 6 tegenstemmers van de nog 16 aanwezige leden. De bestuursvergoeding voor 2020 is hiermee goedgekeurd.
Vanuit de leden wordt gevraagd of de vergoeding mogelijk dan ook gaat gelden voor
commissieleden? Na een korte discussie meldt het bestuur dat hier nu niet over gestemd gaat worden. Dit zal, indien van toepassing, in een volgende ALV worden voorgelegd.
Ook de bestuursvergoeding over 2021 zal opnieuw voorgelegd worden aan de leden.
c) Toelichting kascontrole commissie 2020
Over 2020 zijn geen bijzonderheden te noemen. Er is vastgesteld dat de contracten en opzegtermijnen niet tot problemen leiden bij een eventueel einde van de BIZ. De kascontrole commissie geeft nog een aantal adviezen aan het bestuur.
Er zijn verbindingsproblemen met teams vanuit de studio, waarbij er geen contact is met de leden en het bestuur. Tussen 18.08-18.14 uur is er een pauze ingelast.
d) Decharge bestuur over 2020
Het bestuur vraagt of er decharge verleend kan worden over 2020.
Graag weer hand opsteken indien tegen.
Uitkomst: 2 handjes van de nog 14 aanwezige leden.
Hiermee is door de ALV décharge verleend over het jaar 2020
Het bestuur bedankt de leden hiervoor. Ook de kascontrole commissie wordt hartelijk bedankt voor haar bevindingen en controle over de jaren 2018-2020. Er is veel werk verzet en de penningmeester zal persoonlijk een fles wijn afgeven.
e) Aanstelling nieuwe kascontrole commissie.
Over 2021 zal opnieuw een kascontrole commissie moeten worden aangesteld. Piet Tak heeft aangegeven dit te willen doen. Er wordt gezocht naar een 2e kascommissie lid. Onder de aanwezige leden is er geen interesse om zitting te nemen in de commissie. Het is wel belangrijk dat er snel een tweede lid wordt aangesteld. Er komt een oproep aan de leden.
4. Verkiezing nieuw bestuur
a) Rooster van aftreden
Jacco Smit (JS) neemt het woord en geeft een toelichting op het rooster van aftreden. De voormalige voorzitter Miel Nobelen is in december 2020 opgestapt. Hij kon vandaag niet aanwezig zijn en heeft een videoboodschap opgenomen. Deze wordt afgespeeld.
Het rooster ziet er als volgt uit:
- Miel Nobelen afgetreden december 2020 - Peter Roest niet herkiesbaar
- Richard Geerts niet herkiesbaar - Jacco Smit herkiesbaar
b) Voordracht nieuw bestuur
Er vindt een wisseling van de tafelindeling plaats en kandidaat voorzitter Boelo Tigchelaar neemt het woord. Alle kandidaat bestuursleden stellen zich kort voor.
- Boelo Tigchelaar voorzitter - Femmy de Rijk vice-voorzitter - Marcel Lemmens penningmeester
- Jacco Smit secretaris
Het bestuur zoekt nog een vijfde bestuurslid en doet een oproep. Er is veel werk aan de winkel, zeker ook om een BIZ-2 te realiseren. Commissies zullen nieuw leven worden ingeblazen en het bestuur zoekt dan ook nieuwe commissieleden.
5. Begroting 2021
Er ligt een ambitieuze begroting voor 2021. Volgende commissies zijn er:
• Commissie veiligheid
• Commissie duurzaam
• Commissie onderhoud en uitstraling
• Commissie communicatie en imago
Het bestuur wil projectmatig aan de slag gaan. De diverse kosten bestaan uit o.a. netwerk, internet en platform, vergaderkosten, communicatiekosten, accountants- en advieskosten, bestuurs-
/vrijwilligersvergoeding, perceptiekosten en onvoorziene kosten.
Het bestuur vraagt om akkoord te gaan met de begroting 2021. Omdat er nog veel opgezet moet worden en nieuwe leven ingeblazen wordt besloten om vooralsnog uit te gaan van een nulbegroting.
In de eerstvolgende ledenvergadering zal een nieuwe begroting worden voorgelegd.
Het bestuur vraagt akkoord op de begroting 2021 als deze op nul wordt bijgesteld.
Er wordt gestemd.
Uitkomst: Er zijn geen tegenstemmers, begroting zal op nul worden bijgesteld en is daarmee aangenomen.
6. Verkiezing nieuw bestuur
Het bestuur wil een nieuwe verdiepingsslag maken op de enquête die vorig jaar is uitgestuurd. Er ligt nu een schets. De behoeften van de leden zullen beter geïnventariseerd worden. Er ligt nu een concept plan. Ook zal in de commissies met verschillende (commerciële) partijen gesproken worden.
5 Er zijn 3 opties:
1. De BIZ stopt einde van het jaar 2. De BIZ begint op 1 januari 2022
3. De BIZ wordt een jaar uitgesteld. Dit laatste heeft geen voorkeur want je hebt in dat jaar geen officiële status meer.
Ook de gemeente heeft in eerdere verkennende gesprekken aangegeven de voorkeur te geven aan een BIZ per 1-1-2022. Het bestuur wil daarom ook gaan voor een BIZ-2 per 01-01-2022.
Er wordt gestemd voor het nieuwe bestuur, zodat zij aan de slag kunnen gaan.
Er zijn 48 schriftelijk stemmen ontvangen voor het voorgestelde bestuur en 1 stem tegen. Bij de afmelding kon men op voorhand voor of tegen het bestuur stemmen. Ondanks dat er nog een beperkt aantal leden online is, wordt alsnog gestemd.
Uitkomst: digitaal stemt iedereen voor. Daarmee is het nieuwe bestuur verkozen.
Boelo Tigchelaar neemt, ondanks dat er niet veel leden meer aanwezig zijn, kort de tijd om de plannen van het bestuur te presenteren. In de komende nieuwsbrief zullen de plannen ook gepresenteerd worden.
Planning:
• Eind juni wordt het concept BIZ plan naar de gemeente gestuurd gebaseerd op plan BIZ-1
• Het bestuur gaat met commissies aan de slag en inventariseert de behoeften bij de leden
• In september vindt de ALV plaats waarin het nieuwe BIZ plan wordt gepresenteerd en door de leden moet worden geaccordeerd
• In oktober vindt de draagvlakmeting plaats (voor of tegen de BIZ)
• In november/december volgt de uitslag van de draagvlakmeting Het bestuur gaat invulling geven aan de volgende commissies:
• Commissie veiligheid
• Commissie duurzaam
• Commissie onderhoud en uitstraling
• Commissie communicatie en imago
Het bestuur wil direct contact met leden en alle leden bereiken en informeren. Ook wil het bestuur nieuwe bedrijven op het terrein de kans geven om zich voor te stellen.
Het bestuur wil:
• minimaal 2x per jaar een ALV
• minimaal 6x nieuwsbrief per jaar
• Business to Business stimuleren en elkaar ontmoeten.
SAVE THE DATE: De eerstvolgende ALV staat gepland op donderdag 23 september 2021 van 16.00-17.30 uur.
7. Rondvraag
Piet Tak: Het was een lange zit, ik wens het nieuwe bestuur veel wijsheid en succes toe, we moeten doorgaan met BIZ 2 binnen de vastgestelde grenzen.
Jeppe Koertshuis Er is een boost nodig om meer draagvlak te creëren binnen de leden. Het voorstel van het bestuur stelt hem gerust.
8. Sluiting
Boelo Tigchelaar bedankt iedereen die nog online aanwezig is voor de lange zit en wenst iedereen een fijne avond toe en sluit de vergadering om 19.20 uur.
