ROZENDAELGROEP
Handleiding Scouts Online
Basis
Inhoudsopgave
1 Inleiding...1
2 Website Scouts Online...2
3 Account aanmaken...3
4 Aanmelden / inloggen...6
5 Gegevens wijzigen...7
6 Inzien gegevens andere jeugdleden...8
7 Instellingen... 10
Versiehistorie:
Versie Wie Aanpassingen
2014-08-05 Martijn Donath Eerste concept 2014-08-07 Martijn Donath Toevoegingen
1 Inleiding
Alle leden van Scouting Nederland staan geregistreerd in een systeem dat via internet te gebruiken is. Dit systeem heet Scouts Online, afgekort ook vaak 'SOL' genoemd. Dit
systeem wordt door alle lagen binnen Scouting gebruikt, dus op groepsniveau, regioniveau, landelijk niveau en ook door de organisaties van grote Scouting activiteiten.
Het is een groot systeem en is niet alleen voor het bijhouden van de ledenadministratie, maar ook voor het inschrijven op cursussen en evenementen, vacatures en het bijhouden van de geleerde competenties van leidinggevenden. Het is dus de centrale spil als het gaat om informatie binnen Scouting.
Ook jeugdleden (en/of hun ouders) kunnen gebruik maken van dit systeem om bijvoorbeeld bepaalde eigen gegevens zelf in te zien en te wijzigen. Denk dan aan bijvoorbeeld adres-, bank-, telefoon- of bankgegevens.
Dit document beschrijft hoe bepaalde veel voorkomende handelingen gedaan kunnen worden.
2 Website Scouts Online
Ga naar https://sol.scouting.nl.
Je ziet dan het startscherm van SOL:
Via dit scherm kun je het volgende doen:
• inloggen – dat gaat via de blauwe knop “Log in”
• nieuw inlog-account aanvragen – als je er nog geen hebt
Bij problemen heb je de volgende opties:
• (op)nieuw een inlog-account aanvragen
• wachtwoord wijziging aanvragen – als je je gebruikersnaam nog wel weet, krijg je een e-mail toegestuurd met een link waarmee je je wachtwoord kan wijzigen
• mogelijkheid om een bericht naar het Account Support van Scouting Nederland te sturen
3 Account aanmaken
Als je kiest voor het (op)nieuw aanmaken van een account dan krijg je het volgende scherm te zien:
Hier moet je wat gegevens van jezelf invullen zodat SOL je terug kan vinden in de database.
Als je niet goed geregistreerd staat in het systeem, dan kan SOL je niet vinden, je krijgt dan het volgende scherm te zien:
Je kan dan contact opnemen met de medewerkers van Account Support van Scouting Nederland. Ook kun je zelf nog even contact opnemen met de ledenadministratie van Scouting Heino om te controleren of de gegevens wel goed staan in SOL. Dat kan door je vraag te mailen naar ledenadministratie@scoutingheino.nl.
Als het systeem je wel kan vinden, dan krijg je het volgende scherm te zien:
Het gebruikte e-mailadres is het adres dat op het inschrijfformulier van Scouting Heino is ingevuld. Op dat adres ontvang je een e-mail met verdere uitleg.
Als je op de link in de e-mail klikt, krijg je het scherm te zien waar je je gebruikersnaam en je wachtwoord kan opgeven. Daarmee kun je straks inloggen in SOL.
LET OP: In je gebruikersnaam mag je geen spatie of een '@' gebruiken. Ook moet je wachtwoord tenminste één cijfer bevatten. Eventuele hoofdletters in de gebruikersnaam worden omgezet naar kleine letters (zoals in het voorbeeld; dit wordt dus
'jeugdlidscoutingheino'.
Als alles klopt, kom je op de inlogserver van Scouting Nederland. Daar kun je je wachtwoord en gebruikersnaam wijzigen. Ook vind je hier een link om je eigen gegevens te wijzigen.
Op dit punt heb je dus een werkend Scouts Online account.
4 Aanmelden / inloggen
Als je een werkend inlog-account hebt, dan kun je inloggen op SOL.
Vul hier je gebruikersnaam en wachtwoord in en druk op de knop Inloggen. Je ziet nu weer het startscherm, maar dan met extra's:
Je ziet nu links boven de naam en het logo van de groep en rechts zie je met welke rol je bent ingelogd. Jeugdleden hebben meestal maar één rol, maar sommige mensen hebben er wat meer. De rol bepaalt ook wat je kan doen en mag zien in SOL. Als jeugdlid kun je je eigen gegevens inzien (“Mijn Scouting”), maar ook bepaalde contactgegevens van je jeugdleden uit je eigen speltak (“Organisatie”).
Als je op de tekst rechts boven in het scherm klikt verschijnt een menu waar van rol kan wisselen (als je meerdere rollen hebt) en kan uitloggen.
5 Gegevens wijzigen
Via het menu 'Mijn Scouting' kun je je eigen gegevens bekijken en wijzigen.
Bij 'Mijn basisgegevens' kun je bijvoorbeeld je naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, contactgegevens van tot twee ouders opgeven. Ook ziektekostenverzekeringsgegevens kun je hier aanpassen. Wat je NIET kan aanpassen is je geboortedatum. Dat is gedaan omdat je anders bij het inschrijven voor activiteiten met een minimum of maximumleeftijd zou kunnen smokkelen... De ledenadministratie kan dit overigens wel wijzigen, mocht dit verkeerd zijn ingevoerd in het systeem.
Na het aanpassen moet je nog op de knop 'Wijzigingen opslaan' drukken, deze knop zit helemaal onderaan het scherm.
Dit scherm is onderverdeeld in meerdere schermen; basis, functies, adressen, etc.
Afhankelijk van je rollen zijn sommige schermen soms niet te zien.
6 Inzien gegevens andere jeugdleden
Via 'Organisatie' » 'Leden' kun je ook zien wie er nog meer bij jou in de speltak zit.
Je krijgt dan het volgende overzicht te zien:
Als je vervolgens op de naam van iemand klikt, krijg je de volgende gegevens te zien (deze gegevens zijn dus voor iedereen binnen de speltak in te zien):
7 Instellingen
Via het menu aan de rechter bovenkant van het scherm kun je zoals gezegd van rol wisselen (als je er meerdere hebt) en uitloggen. In dit menu zijn ook de inloggegevens te wijzigen; dat zijn je gebruikersnaam en je wachtwoord.
