Concept Evenementenvisie 2018 – 2028:
"Boeiend Lansingerland"
Auteur: Stephan Leewis
Afdeling: Economie, Onderwijs & Sport Versienummer: 1.3
Datum: 9 januari 2018 Corsanummer: T17.13345
T17.13345
2
Samenvatting
Lansingerland kent een grote verscheidenheid aan evenementen, van kleinschalig tot groot en van de meer traditionele evenementen rond feestdagen tot grote sportevenementen en een foodtruckfestival.
Inwoners en bezoekers van jong tot oud vermaken zich hiermee en ondernemers verdienen er soms een boterham mee. Er is een goede basis om het evenementenbeleid verder op te zetten.
De bevolkingsgrootte en -samenstelling van de gemeente Lansingerland is de afgelopen jaren veranderd en zal nog blijven veranderen. Daarnaast verandert de vraag naar evenementen vanuit de verschillende beleidsterreinen zoals economie, cultuur én jeugd. In de cultuurnota concluderen we dat er in
Lansingerland behoefte is aan een uitgebreider aanbod aan evenementen. Dat alles vraagt om een nieuwe rol van de gemeente, een rol niet meer exclusief regulerend is, maar die ook faciliterende en stimulerende elementen bevat. In deze visie beschrijven wij die nieuwe rol.
De rol van de gemeente binnen deze visienota is: zorgen dat organisatoren, verenigingen, bewonersgroepen en inwoners samen zo goed mogelijk vorm kunnen geven aan de wensen met betrekking tot evenementen. Om dit te bereiken heeft deze evenementenvisie drie deeldoelen:
(1) inspelen op de behoefte van onze inwoners, (2) economische spin-off stimuleren en (3) Lansingerland op de kaart zetten.
Op basis van een analyse over wat goed gaat en wat anders kan, stelt deze visie voor om:
1. De informatievoorziening te verbeteren
De informatievoorziening aan evenementenorganisatoren, inwoners en omwonende maken we helder en begrijpelijk. Het doel hiervan is om te zorgen dat het voor organisatoren eenvoudig is om snel een helder beeld te krijgen wat er mogelijk is in Lansingerland en onder welke voorwaarde dat kan. Ook maken we inzichtelijk welke kosten hieraan verbonden zijn voor de organisatoren. Verder zorgen we ervoor dat inwoners voldoende geïnformeerd zijn over welke evenementen er in de gemeente worden georganiseerd én zijn direct omwonende betrokken bij het opstellen van locatieprofielen. Een evenementenwebsite en evenementencoördinator (centraal contactpersoon) helpen bij de verbeterde informatievoorziening.
2. De huidige evenemententerreinen te verbeteren
Met het centraal gelegen Annie M.G. Schmidt terrein en met het Lansingerveld in het Hoge Bergse Bos beschikt de gemeente al over twee evenemententerreinen. Met diverse aanpassingen maken we deze verder geschikt voor evenementen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het deels verstevigen van de onder- grond voor het gebruik van zwaarder materiaal, het aanleggen van elektriciteitspunten en
vuilwatertanks.
3. Een evenementensubsidie beschikbaar te stellen
We stellen een evenementensubsidie in voor evenementen het op de kaart zetten van Lansingerland. Dit zorgt ervoor dat de gemeente makkelijker evenementen kan trekken die een bijdrage leveren aan de naamsbekendheid en uitstraling van de gemeente. Voor organisatoren is het dan helder welke financiële bijdrage zij van de gemeente kunnen vragen én onder welke voorwaarden.
T17.13345
Inhoud
1 Inleiding ... 4
1.1 Aanleiding ... 4
1.2 Doelstelling en opbouw ... 5
1.3 Methode ... 6
2 Wat goed gaat ... 7
2.1 Genoeg lokale evenementen in en rond de kernen ... 7
2.2 Waardering voor Lansingerlandse evenementen ... 9
2.3 Ondersteuning en begeleiding op maat ... 11
3 Wat anders kan ... 12
3.1 Heldere informatie vooraf ... 12
3.2 De inrichting van de huidige evenemententerreinen ... 12
3.2.1 Evenemententerrein Annie M.G. Schmidtpark ... 13
3.2.2 Lansingerveld ... 14
3.2.3 Dorpskernen en overige plekken ... 16
3.3 Evenementenbudget ... 16
4 We zetten in op gerichte verbeteringen van ons evenementenbeleid ... 17
4.1 Verbeteren van de informatievoorziening ... 17
4.1.1 Locatieprofielen ... 17
4.1.2 Evenementenwebsite ... 18
4.1.3 De evenementencoördinator als centrale contactpersoon ... 18
4.2 Verbeteren van de huidige evenemententerreinen ... 18
4.2.1 Annie M.G. Schmidtterrein ... 18
4.2.2 Lansingerveld ... 19
4.3 Evenementensubsidie ... 20
T17.13345
4
1 Inleiding
1.1 Aanleiding
In de commissie ruimte van 14 maart 2017 vroeg de gemeenteraad om nieuw beleid met betrekking tot evenementen. Het college heeft daarbij toegezegd te werken aan een nieuwe visie op evenementen in Lansingerland. Verder stelde de raad op 20 april de cultuurnota Bruisen – binden – boeien (T17.00998) vast. Deze concludeert dat de inwonersamenstelling van Lansingerland vraagt om een uitgebreider aanbod aan evenementen. Daarom spreekt de cultuurnota de wens uit actief op zoek te gaan naar festivals en evenementen die passen bij de schaal van Lansingerland en aansluiten bij ons profiel. Ook binnen het lokale bedrijfsleven zien we een toenemende interesse in evenementen. En ook uit recent onderzoek naar jongeren in Lansingerland blijkt dat zij meer behoefte hebben aan buitenactiviteiten.
Tegelijkertijd dateert het huidige Evenementenbeleid (T11.11535, hierna: de nota) van de gemeente Lansingerland uit 2011. De nota richt zich exclusief op de vergunningverlening en handhaving (reguleren) van evenementen. Hierbij geeft de gemeente met vergunningen en verordeningen aan wat er voor evenementen is toegestaan binnen Lansingerland en handhaaft ze deze afspraken. Hierbij is er pas een rol voor de gemeente op het moment dat een organisator zich meldt voor een vergunning.
Een gemeente kan ervoor kiezen om actief beleid te voeren door het faciliteren en stimuleren van evenementen. Hiermee bedoelen we:
1. Faciliteren
Zorgen voor faciliteiten in de gemeente, waarmee een organisator evenementen kan organiseren.
Denk daarbij aan goede evenemententerreinen en aansluitplekken voor onder andere elektriciteit en drinkwater. Daarnaast hoort bij faciliteren ook het helder en vindbaar aangeven wat evenementen- organisatoren mogen verwachten van de gemeente Lansingerland. Voorbeelden hiervan zijn:
Wat is/zijn de evenemententerrein(en) en accommodaties in Lansingerland?
Wat is hier wel en niet op toegestaan?
Welke faciliteiten (stroom, water, toiletten) zijn hier aanwezig?
Wat kosten deze faciliteiten?
Waar kan er geparkeerd worden in de gemeente?
Brengt de gemeente bebording aan rond een evenement?
Bij welke vormen van communicatie kan de gemeente ondersteunen?
2. Stimuleren
De gemeente neemt maatregelen om aantrekkelijker te worden als evenementenlocatie.
Voorbeelden hiervan zijn:
Een gemeentelijk contactpersoon evenementen (een evenementenmakelaar) waarmee organisatoren alle facetten van evenementen kunnen regelen en die Lansingerland actief onder de aandacht brengt als evenementenlocatie.
Gemeentelijke sponsoring van evenementen. De gemeente heeft budget en beleid om bij evenementen een financiële bijdrage te leveren in ruil voor advertentieruimte, een stand of marktkraam, backstage toegang of toegang tot de Vip-ruimte voor gemeentelijke gasten, enzovoort.
Subsidiëring van evenementen: de gemeente stelt (jaarlijks) een budget beschikbaar om een financiële bijdrage te leveren aan de organisatie van evenementen in de gemeente.
Faciliteren en stimuleren van evenementen is geen onderdeel van het huidige evenementenbeleid. Er zijn diverse redenen om als gemeente wel te faciliteren en te stimuleren en dat in het evenementen- beleid op te nemen. De bevolkingsgrootte en -samenstelling van de gemeente Lansingerland is de
T17.13345
afgelopen jaren veranderd en zal nog blijven veranderen. Daarnaast verandert de vraag naar evenementen vanuit de verschillende beleidsterreinen zoals economie, cultuur én jeugd. In de cultuurnota concluderen we dat er in Lansingerland behoefte is aan een uitgebreider aanbod aan evenementen. Dat alles vraagt om een nieuwe rol van de gemeente, een rol die niet meer exclusief regulerend is, maar die ook faciliterende en stimulerende elementen bevat. In deze visie beschrijven wij die nieuwe rol.
1.2 Doelstelling en opbouw
Deze visie beschrijft de algemene ontwikkelingsrichting van het beleid op evenementen. Daarbij gaat dit document niet over individuele evenementen of over het soort evenementen dat moet worden
georganiseerd. Afhankelijk van veranderingen in vraag en aanbod kan dit immers van jaar tot jaar verschillen. De rol van de gemeente binnen deze visienota is daarom: zorgen dat organisatoren,
verenigingen, bewonersgroepen en inwoners samen zo goed mogelijk vorm kunnen geven aan de wensen met betrekking tot evenementen. Om dit te bereiken heeft deze evenementenvisie drie deeldoelen:
1. Inspelen op de behoefte van onze inwoners
Evenementen spelen een belangrijke rol in het leven van onze inwoners. Sommige evenementen, zoals de Koningsdagviering en de Sinterklaasintocht, horen bij de tradities en identiteit van onze gemeente en haar kernen. Terwijl andere evenementen juist onderdeel zijn van nieuwe trends, zoals de Mudrun en het Foodtruckfestival. De Lansingerlandse bevolking groeit en verandert in samenstelling. Dat betekent ook dat de vraag naar evenementen verandert. Zoals in de
cultuurnota is vastgelegd zetten we daarom in op een groter aanbod in evenementen. Met deze visie scheppen we de ruimte voor organisatoren om dat grotere aanbod te organiseren.
2. Economische spin-off stimuleren
In de huidige samenleving is het voor ondernemers steeds belangrijker om niet alleen een product of een dienst, maar ook een beleving te verkopen aan de consument. Dit wordt ook wel de belevingseconomie genoemd. Evenementen zijn bij uitstek geschikt om dit doel te bereiken.
We zien dan ook dat ondernemers in Lansingerland grote en kleine evenementen organiseren. In sommige gevallen richten deze elementen zich er op om specifieke producten te verkopen, zoals een “Experience Day” waarbij mensen proefritten maken met e-bikes. Soms gaat het om
promotie van een heel winkelgebied, zoals een kerstmarkt. In andere gevallen zijn het evenementen die een belangrijk onderdeel zijn van de bedrijfsactiviteiten, zoals de sport- evenementen in het Hoge Bergse Bos. In een tijd waarin het mogelijk is om producten van over heel de wereld te kopen is het juist de ervaring die de consument kan verleiden om te kiezen voor lokale ondernemers. De mogelijkheid om evenementen te organiseren versterkt dan ook het lokale bedrijfsleven.
3. Lansingerland op de kaart zetten
Vanaf 2018 zetten we vanuit de beleidsterreinen communicatie en cultuur in op profilering van de gemeente en het verbeteren van de regionale positie. Goed lopende evenementen trekken inwoners en ondernemers uit andere gemeentes. Op deze manier maken ze kennis met Lansingerland. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de evenementen zoals de Halve Marathon Oostland, de Mudrun, het foodtruckfestival of Bleiswijk Proeft!. Deze evenementen verleiden niet alleen tot een bezoek aan onze gemeente. Ze laten ook zien dat de gemeente Lansingerland een moderne en bruisende plek is om te wonen en te werken. Daarnaast zorgen succesvolle evenementen voor aandacht in (lokale) media. Deze aandacht zorgt voor een verdere versterking van het profiel van de gemeente.
T17.13345
6
Om de toekomstige rol van de gemeente goed te beschrijven, beschrijven we in hoofdstuk 2 en 3 eerst hoe de ondersteuning van evenementen er nu uit ziet:
1. Wat gaat er op dit moment goed bij de organisatie van evenementen?
2. Wat kan anders bij de organisatie van evenementen?
Op basis van de antwoorden op deze vragen formuleren we in hoofdstuk 4 de nieuwe rol van de gemeente.
1.3 Methode
We onderzochten het huidige evenementenbeleid op de volgende wijzen:
1. We voerden een kwantitatief onderzoek uit naar de evenementen die de afgelopen drie jaar waren in de gemeente. Daarbij is op basis van alle verleende vergunningen een overzicht gemaakt van het aantal evenementen, de bezoekersaantallen van de evenementen, de spreiding van de evenementen en het soort evenementen.
2. Daarnaast geeft een enquête bij het burgerpanel inzicht in wat de behoefte is van inwoners met betrekking tot evenementen.
3. Wij interviewden tien organisatoren van evenementen1 in Lansingerland. Doel van deze interviews was om te achterhalen hoe de evenementen worden georganiseerd. Hoe vinden de organisatoren dat het op dit moment georganiseerd is in Lansingerland. Wat verwachten organisatoren van de gemeente? En wat kan anders?
1 Outdoor Valley (o.a. de Mudrun & Outdoor Madness), Kroko’s (jaarmarkt & rommelmarkten in de drie kernen), organisatie van de Halve Marathon Oostland, Toost events & catering (Foodtruckfestival), de drie Oranjeverenigingen en de winkeliersverenigingen van de drie kernen.
T17.13345
2 Wat goed gaat
Lansingerland kent een goede basis als het gaat om evenementen. Zowel het aantal evenementen als de kwaliteit daarvan wordt door onze inwoners gewaardeerd. Daarnaast waarderen organisatoren van evenementen in algemene zin de dienstverlening van de gemeente Lansingerland. In dit hoofdstuk gaan we verder in op deze goedlopende elementen van het evenementenbeleid.
2.1 Genoeg lokale evenementen in en rond de kernen
In de jaren 2014, 2015 en 2016 waren er exact 450 evenementen in Lansingerland. Deze 450 evenementen zijn vrijwel gelijk verdeeld over de drie jaren. De grote meerderheid (65%) van deze evenement bestond uit evenementen van minder dan 250 bezoekers. Het gaat hierbij vooral om (buurt)feesten, sportactiviteiten (veelal wieler- en hardlooprondes) en promotieactiviteiten van bedrijven en winkeliers(verenigingen), zoals een autopromotie dag of Moederdagfestiviteiten in de dorpscentra.
Verder waren er tussen 2014 en 2016 twaalf evenementen met 5.000 bezoekers of meer. Voorbeelden van dit soort evenementen zijn: het foodtruckfestival, de Halve Marathon Oostland en een aantal Koningsdagfestiviteiten. Van de overige evenementen vielen er 93 (21%) in de categorie meer dan 250 en minder dan 1.000 bezoekers. 54 evenementen (12%) vielen in de categorie: meer dan 1.000 en minder dan 5.000 bezoekers. In deze laatste twee categorieën vinden we een groot aantal snuffel-, rommel- of vlooienmarkten, sportactiviteiten (veelal in het recreatiegebied de Rottemeren) en de grotere feesten van (sport)verenigingen en lokale stichtingen.
Figuur 1: Het aantal evenementen in periode 2014-2016 verdeeld over vier categorieën van bezoekersaantallen.
Veel evenementen in Lansingerland worden al jaren op min of meer dezelfde manier door dezelfde organisator georganiseerd. Denk hierbij aan de Koningsdagfestiviteiten, de avondvierdaagse, kerst-
291
93
54
12 0
50 100 150 200 250 300 350
<250 >250 - <1000 >1000 - <5000 >5000
Aantal evenementen
Bezoekers aantallen
Evenementen naar aantal bezoekers
T17.13345
8
markten, de kermis, de jaarmarkten en de Sinterklaasintochten. Veel van deze organisatoren zijn ook afkomstig uit de gemeente zelf. Het foodtruckfestival en de snuffel-, rommel- of vlooienmarkten zijn hier een uitzondering op. Deze worden georganiseerd door bureaus die deze evenementen in
regiocontext organiseren.
De meerderheid van onze inwoners waardeert de hoeveelheid evenementen in de gemeente. In de uitgevoerde enquête geeft 57% van de respondenten aan dat de hoeveelheid evenementen in
Lansingerland nu goed is. Bijna een kwart (23%) van de respondenten wenst meer evenementen en 7% wil juist minder evenementen.
Figuur 2: Wat vindt u van de hoeveelheid evenementen in Lansingerland?
De spreiding van de evenementen over de gemeente volgt de omvang van de drie kernen. In Berkel en Rodenrijs wordt het grootste aantal evenementen georganiseerd en in Bleiswijk het minste aantal. Het relatief hoge aantal evenementen in Bergschenhoek valt hierbij op. Hoewel deze kern bijna tweemaal kleiner is dan Berkel en Rodenrijs, benadert het aantal evenementen dat van Berkel en Rodenrijs. Dit komt vooral doordat evenementen in het recreatieschap Rottemeren statistisch vallen binnen de ‘kern’
Bergschenhoek.
Figuur 3: Het aantal evenementen in de periode 2014-2016 per kern.
Uit deze gegevens concluderen we dat er in Lansingerland een evenementenaanbod is dat past bij de wensen van de meerderheid van onze inwoners. Deze inwoners geven aan tevreden te zijn met het aantal
0 50 100 150 200 250
Berkel & Rodenrijs Bergschenhoek Bleiswijk
Aantal evenemnten
Kernen
Spreiding over de kernen
T17.13345
evenementen. Tegelijkertijd geeft iets minder dan een kwart van onze inwoners aan dat ze meer evenementen wensen. Deze groep inwoners bestaat voornamelijk uit mensen jonger dan 45 jaar. Dit is een categorie inwoners die de komende tien jaar nog met circa 3.000 inwoners groeit. Het ligt daarmee in de lijn der verwachtingen dat ook de behoefte naar meer evenementen groeit.
Verder past het constant blijvende aantal evenementen (circa 150 per jaar) niet in het landelijk beeld.
Alleen al het totaal aantal festivals in Nederland is tussen 2012 en 2016 gestegen met ruim 30% (zie figuur 4). Het aantal bezoekers van festivals steeg zelfs nog sneller met ruim 35% in dezelfde periode. En ook het aantal sportevenementen stijgt al jaren in Nederland. Dit toont aan dat de nationale interesse in evenementen de afgelopen jaren snel stijgt. Het is dan ook opvallend dat het aantal evenementen in Lansingerland niet stijgt.
Figuur 4: Ontwikkeling aantal festivals en aantal festivalbezoekers in Nederland (bron: Centrum voor Live Communication)
2.2 Waardering voor Lansingerlandse evenementen
Uit het onderzoek “Lang Leve Lansingerland: Over Laveren Leven en Liefde” blijkt dat de Lansingerlandse identiteit bestaat uit het samengaan van tegenstellingen. Het gaat dan vooral om de tegenstelling tussen de “stadslucht” en de “dorpse geborgenheid”. Die tegenstellingen vinden we bijvoorbeeld als we kijken naar bezoek en waardering van Lansingerlandse evenementen (zie figuur 5). Zo zien we dat de
traditionele evenementen zoals de koningsdagviering en de jaarmarkten, streekmarkten, rommelmarkten en braderie het best worden bezocht. Van alle respondenten bezocht 48% tot 50% deze evenementen. Dit zijn evenementen die onderdeel zijn van de traditionele dorpsidentiteit. We zien ook dat het
Foodtruckfestival in het Annie M.G. Schmidtpark het hoogst gewaardeerde evenement (gemiddelde waardering 7,7) is, en ook goed bezocht wordt (40% van alle respondenten bezochten dit evenement). Dit is een relatief nieuw en groot evenement met een meer stedelijke uitstraling. De conclusie die we hieruit trekken is dat Lansingerlanders waardering hebben voor de bestaande mix aan verschillende soorten evenementen. Tegelijkertijd moeten we ook concluderen dat het aantal grotere evenementen met een meer stedelijke uitstraling nog heel beperkt is.
T17.13345
10
Figuur 5: Bezoek en waardering evenementen in Lansingerland (evenementen die door minstens 10% van de respondenten zijn bezocht) Meerdere antwoorden mogelijk.
We zien een verglijkbaar beeld als we kijken naar het type evenementen waar onze inwoners interesse in hebben. Het overgrote deel (67%) van onze inwoners toont interesse in evenementen rond feestdagen. In Lansingerland zijn dit de meer traditionele evenementen, zoals koningsdagviering, de sinterklaasintocht, kerstmarkten en de 5 mei viering (zie figuur 6). Juist omdat dit soort evenementen aan feestdagen zijn gekoppeld, is een verdere groei in dit type evenementen niet mogelijk. Tegelijkertijd zien we ook een grote interesse in evenementen gericht op “eten en drinken” en op “muziek”. Nieuwe evenementen zoals het Foodtruckfestival, de Funky Market en Bleiswijk Proeft! spelen sinds een aantal jaar in op deze interesse. Mede op basis van de 23% inwoners die meer evenementen wensen én de verwachting van organisatoren, én de eerdergenoemde landelijke trend, verwachten we dat er momenteel meer vraag dan aanbod is voor dit type evenementen.
Figuur 6: In welke soorten evenementen bent u geïnteresseerd als deze Lansingerland worden georganiseerd? Meerdere antwoorden mogelijk
T17.13345
2.3 Ondersteuning en begeleiding op maat
In aanloop naar deze visie voerden we gesprekken met een tiental organisatoren van evenementen in Lansingerland. Hieruit blijkt bij evenementenorganisatoren een algemene tevredenheid over de communicatie en ondersteuning die ze van de gemeente ontvangen. Veel van deze ondersteuning zit in de procedure van de evenementenvergunning. Tijdens zo´n vergunningstraject dient, zeker bij grotere evenementen, afgestemd te worden met een breed aantal partijen: waaronder de veiligheidsregio, politie, justitie, verkeer, brandweer en eventuele andere gemeentes.
De gemeente Lansingerland vervult gedurende dit traject een adviserende en begeleidende rol. Het is maatwerk om te bepalen hoe intensief deze begeleiding is. Hoe meer ervaren en professioneler de organiserende partij is, hoe minder begeleiding nodig is en vice versa. Daarbij is de insteek van het team Vergunningverlening om organisatoren, binnen de grenzen van het redelijke, te helpen bij het verwezen- lijken van het evenement. Organisatoren geven daarbij aan het meewerken en meedenken van de medewerkers uit dit team te waarderen.
De buitendienst van de gemeente assisteert regelmatig bij de uitvoering van evenementen. Zij leveren hekken, openen en sluiten elektriciteitskasten en plaatsen bijvoorbeeld (verkeers)borden. Ook zijn medewerkers van de buitendienst aanwezig tijdens evenementen om te assisteren. Ook deze inzet wordt gewaardeerd door de organisatoren.
Organisatoren waarderen eveneens de communicatie met de gemeente. Alle gesproken evenementen- organisatoren organiseren al meerdere jaren evenementen in Lansingerland. Ze zijn bekend met de verschillende medewerkers en hebben daar vaak direct contact mee. Dit zorgt ervoor dat zaken snel en efficiënt geregeld worden.
T17.13345
12
3 Wat anders kan
Uit onze inventarisatie en de gesprekken met organisatoren blijkt dat er vier knelpunten zijn die het organiseren (van nieuwe) evenementen bemoeilijken. In dit hoofdstuk bespreken we deze knelpunten.
3.1 Heldere informatie vooraf
Zoals we onder 2.3 constateerden, zijn de huidige organisatoren van evenementen in Lansingerland tevreden over de ondersteuning die ze van de gemeente ontvangt. Vooral voor nieuwe organisatoren blijkt het echter lastig vooraf uit te zoeken wat er mogelijk is in Lansingerland. Voor bestaande
evenementen is dit geen belemmering. Deze organisatoren weten immers al (grotendeels) wat ze willen en weten hoe ze dit moeten aanvragen. Voor nieuwe evenementen en organisatoren die niet eerder iets in Lansingerland organiseerden, is dit wel een belemmering. Deze belemmering zorgt ervoor dat het lastiger is om een beeld te krijgen over wat voor soort evenementen georganiseerd kunnen worden in de gemeente en waar dit kan. Organisatoren wensen antwoord op een drietal vragen:
1. Op welke locaties in de gemeente kunnen evenementen worden georganiseerd en wat is daar aanwezig? Op dit moment is het voor nieuwe organisatoren onduidelijk op welke locaties binnen de gemeente evenementen zijn toegestaan en welk soort evenementen hier is
toegestaan. Ook is het onduidelijk welke evenementeninfrastructuur op de verschillende plekken aanwezig is. Zijn er bijvoorbeeld aansluitpunten voor drinkwater en elektriciteit? Is er afvoer van vuilwater? Is er verlichting? Hoeveel parkeergelegenheid is er rond het terrein?
2. Welke ondersteuning krijgt een organisator van de gemeente Lansingerland? Het is nieuwe organisatoren vooraf vaak onduidelijk wat ze van de gemeentelijke organisatie mogen
verwachten. Levert de gemeente (drang)hekken? Kunnen er tijdelijke verkeersboorden worden geplaatst? Maakt de gemeente een terrein na het evenement schoon of moet de organisator dit regelen?
3. Welke voorwaarden stelt de gemeente en andere partners? Welke (veiligheids)voorwaarden stellen de gemeente en gemeentelijke partners vooraf aan een evenement?2
Deze informatie is weldegelijk beschikbaar binnen de gemeentelijke organisatie. Ze is op dit moment echter verdeeld over verschillende afdelingen, waardoor organisatoren verschillende medewerkers van verschillende teams moeten spreken om een compleet beeld te krijgen. Daarnaast is de informatie niet digitaal beschikbaar via de website of een ander digitaal medium. Zeker voor de nieuwe generatie evenementenorganisatoren, die gewend zijn alles digitaal te doen, vormt dit een flinke drempel om alle informatie die vooraf nodig is bij elkaar te krijgen.
Organisatoren, die binnen verschillende gemeentes zoeken naar een plek voor hun evenementen, willen snel helderheid. Als deze niet kan worden geboden, dan valt Lansingerland snel af als geschikte locatie.
Ook belemmert het gebrek aan simpel inzichtelijke informatie de creativiteit van (lokale) stichtingen, verenigingen en andere organisatoren als gaat om evenementen. Als de benodigde informatie niet eenvoudig te vinden is, dan stimuleert dat niet om een nieuw evenement te organiseren of een bestaand evenement anders te organiseren.
3.2 De inrichting van de huidige evenemententerreinen
Op dit moment kent de gemeente twee als zodanig aangewezen evenemententerreinen: het
evenemententerrein Annie M.G. Schmidtpark en het Lansingerveld. Deze twee terreinen zijn in potentie
2 Omdat elke evenement weer anders is, is het vooraf niet mogelijk een volledig sluitend beeld te schetsen van alle voorwaarden die er
mogelijk zijn. Het is wel mogelijk om organisatoren te schetsen wat zij op welke locatie bij verschillende bezoekersaantallen minimaal kunnen verwachten.
T17.13345
geschikt om grotere evenementen met meer dan 2.000 bezoekers op te organiseren. Beide terreinen kennen echter een aantal structurele problemen die het gebruik ingewikkelder maakt. Het effect hiervan is dat deze twee terreinen niet of nauwelijks worden gebruikt. In deze paragraaf gaan we in op de potentie van beide terreinen en de problemen die er op dit moment zijn met het gebruik.
3.2.1 Evenemententerrein Annie M.G. Schmidtpark
Potentie
Ligging: Dit evenemententerrein ligt in het Annie M.G. Schmidtpark tussen zwembad de Windas, het Lionsbos en de Berkelseweg. Hiermee ligt het veld centraal in de gemeente tussen de wijken Berkel centrum en Boterdorp. Bezoekers van dit terrein bevinden zich dan ook in een omgeving die representatief is voor de gemeente. Hierdoor zijn evenementen op dit terrein een goede reclame voor nieuwe inwoners en nieuwe bedrijven. Daarnaast ligt het centrum van Berkel en Rodenrijs op loopafstand van het terrein. Hierdoor kan een positieve wisselwerking ontstaan tussen de evenementen op dit terrein en de horeca en winkeliers in het centrum. Mogelijkheden zijn er bijvoorbeeld om bezoekers van een evenement te verleiden om voorafgaand of na afloop nog wat te eten, te drinken of te winkelen in het centrum.
Bereikbaarheid: Het terrein is voor de meeste inwoners van Bergschenhoek en Berkel en
Rodenrijs zowel te voet als met de fiets bereikbaar. Ook voor inwoners van de kern Bleiswijk ligt het terrein op fietsafstand. Verder is dit terrein voor inwoners van Bleiswijk te bereiken via een directe busverbinding via lijn 170. Ook is het terrein goed bereikbaar voor bezoekers van buiten de gemeente. Voor inwoners van Pijnacker en de Rotterdamse wijken Hillegersberg, Ommoord, Zevenkamp en Overschie ligt het terrein op fietsafstand. Daarmee heeft het terrein in potentie een bedieningsgebied van circa 130.000 mensen. Verder is het goed te bereiken via halte Rodenrijs van de Randstadrail met een overstap naar buslijnen 170 en 174. Door haar ligging direct aan de Berkelseweg is het ook goed bereikbaar voor de auto en het vrachtverkeer. Handig voor de opbouw, afbouw en bevoorrading, alsmede voor bezoekers van het evenement.
Beperkingen
Ligging: Omdat het terrein centraal in de gemeente ligt, grenst het direct aan woningen van de Oranjebuurt. Het terrein kent daarom beperkingen met betrekkingen tot geluid, openingstijden en licht. In de vergunningverlening voor evenementen op dit terrein moet met deze (wettelijke) beperkingen rekening worden gehouden.
Parkeergelegenheid: Op dit moment kunnen er maximaal 150 auto’s geparkeerd worden op het parkeerterrein bij het zwembad. Dit is onvoldoende parkeergelegenheid voor alle bezoekers bij grotere evenementen. Tegelijkertijd is in de nabijheid van het park geen mogelijkheid om (veel) meer parkeergelegenheid te organiseren. Dit kan ondervangen worden door bezoekers te vragen vooral met OV en fiets te komen én door de inzet van pendelbussen van en naar andere parkeer- terreinen zoals het parkeerterrein van het gemeentehuis. Vanwege de goede bereikbaarheid van
T17.13345
14
het terrein met fiets en ov, maar ook op basis van eerdere ervaringen, zien we dit echter niet als een probleem.
Problemen
Ondergrond: De ondergrond van het terrein is onvoldoende stevig om het terrein te belasten met zwaar materieel, zoals een groter podium, kermisattracties of andere vormen van opbouw. Dit betekent dat een aantal evenementen nu niet kan plaatsvinden op het terrein.
Evenementeninfrastructuur: Op dit moment kent het terrein alleen een aansluiting voor drinkwater. Er zijn geen aansluitpunten voor elektriciteit en er is geen afvoer voor vuilwater voor bijvoorbeeld toiletunits en keukens. Daar zijn wel mobiele oplossingen voor. Stroom kan worden opgelost met een generator en vuilwater kan worden opgeslagen in tijdelijk tanks of chemische toiletten. Echter dit maakt het organiseren van evenementen duurder, zorgt voor meer overlast (geluid en geur) en doet af aan het kwaliteit van een evenement. Zo is de kwaliteit van een verrijdbaar toiletblok veel hoger dan dat van chemische toiletten. Ook is het, doordat het terrein lager ligt dan de Berkelseweg, op dit moment bijzonder lastig om met vrachtvervoer het terrein op te rijden.
3.2.2 Lansingerveld
Potentie
Ligging: Dit terrein ligt in het Hoge Bergsche Bos, achter Ski en Skate Centrum Bergschenhoek.
Het terrein is hierdoor een natuurlijk onderdeel van de outdoor / sportuitstraling die dit
gedeelte van de Rottemeren kenmerkt. Daarom zien de ondernemers in dit gebied het terrein als kansrijk om evenementen in deze categorie op te organiseren of om bestaande evenementen naar dit terrein te verplaatsen.
Beperkte overlast: In de directe nabijheid van dit terrein staan zeer weinig woningen. Er zijn dus weinig bewoners die overlast kunnen ervaren van evenementen op dit terrein. Eventuele overlast kan zoveel mogelijk worden beperkt door een goede inrichting van het terrein, waardoor geluid zoveel mogelijk van de woningen afdraait. Dit maakt deze locatie ook geschikt voor
evenementen die later op de avond plaatsvinden en gebruik maken van versterkt geluid. Denk daarbij aan concerten, een openlucht bioscoop of een theater/musical opvoering.
T17.13345
Grootte: Dit is een ruim terrein van 28.000 m2. Hierdoor is het terrein geschikt voor een breed scala aan inrichtingen, bijvoorbeeld een start/finish van wedstrijden en tochten, een piste met tribune, een circusopstelling of een meer traditionele podiumopstelling.
Economische spin-off: De in het Hoge Bergse Bos aanwezige ondernemers organiseren met regelmaat evenementen. Door de huidige problemen maken zij daarbij nog maar beperkt gebruik van het Lansingerveld. Maar de ondernemers zien in de ontwikkeling van dit terrein een grote kans voor het Hoge Bergse Bos en het gehele Rottemeren gebied. Het organiseren van een aantal grotere evenementen per jaar past binnen de plannen en ambities die deze ondernemers
hebben. Met dit terrein verwachten we dat het Hoge Bergse Bos zich verder kan ontwikkelen tot een sport en outdoor recreatiegebied met regionale uitstraling.
Beperking
Bereikbaarheid: Het terrein is slecht bereikbaar met openbaar vervoer. Om de bereikbaarheid te verbeteren is een shuttledienst nodig. Dit is voor organisatoren een relatief dure oplossing.
Verder ligt het terrein aan de rand van de gemeente op redelijk grote afstand van de drie kernen. De loop- en fietsroutes naar het terrein zijn grotendeels onverlicht. Hierdoor is het terrein zowel te voet als per fiets beperkt bereikbaar voor onze inwoners.
Uitstraling: Het terrein ligt aan de rand van de gemeente op de grens met Rotterdam en Zuidsplas. Daarnaast ligt het terrein in het recreatieschap Rottemeren. Hierdoor komen
bezoekers niet snel in aanraking met andere delen van Lansingerland. Ook ervaren bezoekers van evenementen niet snel dat ze in Lansingerland zijn. Dit wordt versterkt doordat het voor
organisatoren in de praktijk vaak verwijzen naar Rotterdam of Rottemeren als het gaat om de locatie van het evenementen. Hierover zijn afspraken te maken met organisatoren.
Prijs: Organisatoren betalen voor het gebruik van dit veld een gebruiksvergoeding van 1 euro per bezoeker aan het recreatieschap Rottemeren. Dit is een beperkte extra kostenpost voor
organisatoren ten opzichte van locaties in de openbare ruimte.
Problemen
Evenementeninfrastructuur: Op dit moment kent het terrein geen aansluitingen voor drinkwater en elektriciteit en geen afvoer voor bijvoorbeeld toiletunits en keukens. Daarnaast zijn het terrein en de looproutes er naartoe niet verlicht. Daar zijn wel mobiele oplossingen voor. Dit maakt het organiseren van evenementen echter duurder, zorgt voor meer overlast (geluid en geur) en doet af aan het kwaliteit van een evenement. Zo is de kwaliteit van een verrijdbaar toiletblok veel hoger dan dat van chemische toiletten.
Verdeelde zeggenschap: Doordat dit terrein in het recreatieschap Rottemeren ligt, is er sprake van gedeelde verantwoordelijkheid. Organisatoren moeten een evenementenvergunning aanvragen bij de gemeente Lansingerland én een privaatrechtelijke toestemming bij het Recreatieschap. Veiligheidsafspraken maakt men met onder andere de gemeente en de veiligheidsregio. Maar afspraken over herstel van het terrein en de gebruiksvergoeding moeten gemaakt worden met het Recreatieschap. De verdeling van de verantwoordelijkheden is niet altijd duidelijk voor organisatoren en daarnaast is afstemming tussen alle partijen tijdrovend en niet altijd eenvoudig.
Parkeergelegenheid: Rond het terrein is een redelijke hoeveelheid parkeergelegenheid aanwezig. Deze parkeergelegenheid is echter verspreid over het hele gebied van Het Hoge Bergse Bos. Daarnaast wordt deze parkeergelegenheid ook gebruikt door andere voorzieningen, zoals Outdoor Valley en het ski- en skatecentrum. Mede doordat het terrein met het openbaar vervoer slecht bereikbaar is, zorgt dit er voor dat bij grotere evenementen er onvoldoende parkeerplaatsen zijn voor alle bezoekers. Tegelijkertijd moet ook opgemerkt worden dat dit bij eerdere evenementen niet tot grote problemen heeft geleid. Echter bij de ondernemers en potentiele organisatoren is een sterke wens om te zorgen voor meer (tijdelijke) parkeer- gelegenheid in de directe nabijheid van het terrein.
Bezoekersaantallen: Het is terrein is in potentie geschikt voor evenementen van circa 15.000 bezoekers. Door veiligheidsaspecten is dit aantal in de praktijk beperkt tot circa 5.000
T17.13345
16
bezoekers. Hierin in vormt de padenstructuur naar het Lansingerlveld en in het bijzonder het Ridderzwampad de bottleneck. Deze weg is zowel de belangrijkste vluchtroute als de aanrij route voor de hulpdiensten. Ondanks de grootte van het terrein en de vele
vluchtmogelijkheden beperkt dit binnen formele noodscenarioberekeningen de maximale bezoekerscapaciteit van het veld. Zowel het recreatieschap als de gemeente Lansingerland is voorstander van het benutten van de volledige potentie van het terrein. De
verantwoordelijkheid hiervoor ligt echter primair bij het Recreatieschap.
3.2.3 Dorpskernen en overige plekken
De meeste evenementen in Lansingerland worden dwars door de hele gemeente heen gehouden. Vooral in de centra van de kernen, in het park de Leeuwenkuil in Bergschenhoek en in de verschillende maatschappelijke accommodaties organiseert men regelmatig evenementen. In de dorpskernen is elektriciteit en drinkwater beschikbaar. Daarnaast hebben de kernen Berkel en Rodenrijs en Bleiswijk in het centrum ankerpunten voor het opzetten van tenten of andere opstellingen. Hiermee zijn de kernen voldoende uitgerust om aan de vraag te kunnen voldoen.
3.3 Evenementenbudget
De gemeente Lansingerland draagt ad hoc wel eens bij aan evenementen, maar heeft geen structureel budget gereserveerd voor evenementen. Toch zijn er regelmatig momenten en evenementen die de potentie hebben om bij te dragen aan de regionale of landelijke uitstraling van Lansingerland. Denk daarbij aan:
Festivals of optredens met een regionaal of landelijke uitstraling.
Sportevenementen met een landelijke uitstraling, zoals een Nederlands Kampioenschap of een interland.
De huldiging van inwoners die een exceptionele prestatie leverden of prijzen wonnen zoals sporters, wetenschappers, schrijvers of kunstenaars.
Dit type evenementen zorgt ervoor dat veel mensen naar de gemeente toekomen en kennis maken met Lansingerland. Daarnaast zorgt dit soort evenementen voor media-aandacht. Dit type evenementen is dan ook bij uitstek geschikt om doelstelling 2 ‘Lansingerland op de kaart’ te behalen.
In de praktijk blijkt dat de gemeente soms financieel bijdraagt aan dit type evenementen en in andere gevallen niet. Wanneer de gemeente bijdraagt, dan gebeurt dit uit verschillende budgetten met verschillende onderbouwingen. Deze evenementen, zoals de interland bij Hockeyvereniging Berkel en Rodenrijs, de Mud Run XL in het Hoge Bergse Bos of Food Truck Festival, hebben allemaal geleid tot goede en mooie evenementen die grote hoeveelheden mensen en aandacht naar de gemeente trokken.
De bijdrages leverden daarmee, vanuit een promotioneel perspectief, een wezenlijke bijdrage aan de bekendheid van de gemeente.
Tegelijkertijd is er geen vooraf opgesteld helder besluitvormingstraject waarbinnen de gemeente besluit over financiële bijdragen aan evenementen. Ook betekent dit dat de gemeenteraad geen kaders kan stellen voor deze bijdragen en dat voor de raad lastig is om toezicht te houden op het budget.
T17.13345
4 We zetten in op gerichte verbeteringen
Het huidige evenementenbeleid functioneert op dit moment redelijk goed. Het merendeel van de inwoners van Lansingerland is tevreden met het aantal en de kwaliteit van de Lansingerlandse
evenementen. Ook zijn de organisatoren tevreden met de kwaliteit van de dienstverlening die ze van de gemeente ontvangen.
Tegelijkertijd zijn er een aantal verbeteringen mogelijk. 23% van onze inwoners geeft aan behoefte te hebben aan meer evenementen. Gezien de steeds groter wordende groep jongeren verwachten wij dat dit percentage eerder stijgt dan daalt. Ook uit het jongerenonderzoek komt naar voren dat er behoefte is aan meer activiteiten buiten. Ook spraken we organisatoren en ondernemers die aangeven veel potentie te zien in Lansingerland voor nieuwe evenementen en bereid zijn evenementen te organiseren.
Om tegemoet te komen aan deze wensen is het in onze beleving nodig om het bestaande evenementen- beleid uit te breiden. De voorwaarden en voorschriften, zoals die nu zijn neergezet in het huidige evenementenbeleid, functioneren goed. Wel stellen we een drietal wijzigingen voor. Het effect van deze wijzigingen is dat het voor nieuwe organisatoren makkelijker wordt om nieuwe evenementen te
organiseren in Lansingerland. Het is onze verwachting dat dit voor een lichte stijging zorgt van het aantal evenementen in Lansingerland.
Bij een toename van het aantal evenementen is het belangrijk draagvlak te behouden. Evenementen hebben immers niet alleen positieve effecten, ze veroorzaken ook (beperkte) overlast. Sommige vormen van overlast, zoals die van versterkt geluid en extra verkeer zijn, zeker bij grotere evenementen onontkoombaar. Daarom is het belangrijk dat de belangen van omwonende goed worden meegewogen.
Dat betekent dat omwonenden worden betrokken bij het gebruik van een evenementenlocatie. Dat er tijdig wordt gecommuniceerd over vergunningen en dat de gemeente zich opstelt als een betrokken en oplossingsgerichte partner.
4.1 Verbeteren van de informatievoorziening
De informatievoorziening aan evenementenorganisatoren, inwoners en omwonenden is helder en
begrijpelijk. Het doel hiervan is om te zorgen dat het voor organisatoren eenvoudig is om snel een helder beeld te krijgen wat er mogelijk is in Lansingerland en onder welke voorwaarde dat kan. Ook maken we inzichtelijk welke kosten hieraan verbonden zijn voor de organisatoren. Verder zorgen we ervoor dat inwoners voldoende geïnformeerd zijn over welke evenementen er in de gemeente worden georganiseerd én zijn direct omwonende betrokken bij het opstellen van locatieprofielen.
4.1.1 Locatieprofielen
Locatieprofielen zijn beschrijvingen van de voorkeurslocaties voor evenementen in de gemeente. Dit betekent niet dat evenementen alleen kunnen plaatsvinden op locaties die een locatieprofiel hebben.
Het betekent wel dat deze locaties duidelijk zijn omschreven én dat hierin faciliteiten voor evenementen aanwezig zijn. Doel van deze profielen is dat zowel organisatoren als omwonende weten wat ze mogen verwachten bij een evenementenlocatie. In een locatieprofiel omschrijven we welke faciliteiten aanwezig zijn op een locatie.
Denk daarbij aan:
Welke infrastructuur (elektriciteit, schoonwater aanvoer en vuilwaterafvoer, grondsoort) hier aanwezig is.
Welke kosten er verbonden zijn aan het gebruik van deze locatie.
Welke parkeergelegenheid er in de nabijheid van de locatie is.
Hoe de locatie bereikbaar is.
T17.13345
18
Daarnaast leggen we in deze locatieprofielen vast wat organisatoren aan facilitaire ondersteuning mogen verwachten. Maar ook wat omwonende van de locatie mogen verwachten. Bijvoorbeeld:
Hoeveel bezoekersaantallen zijn toegestaan per evenement?
Hoe vaak per jaar mag er versterkte muziek worden gebruikt?
Tot welke decibels aan versterkt geluid is er toegestaan op een locatie?
Tot hoe laat mogen evenementen duren op deze locatie?
Deze locatieprofielen worden met inspraak van organisatoren en direct omwonende opgesteld en vastgesteld door de gemeenteraad.
4.1.2 Evenementenwebsite
Binnen de nieuwe website van de gemeente Lansingerland komt er een overzichtelijk deel met
informatie voor evenementenorganisatoren. Op deze pagina kunnen we ten minsten de volgende zaken vinden:
1. Locatieprofielen
2. Ondersteuningsaanbod: Welke ondersteuning mogen evenementenorganisatoren wel en niet verwachten van de gemeente?
3. De evenementenvergunning: Hoe werkt het aanvragen van een evenementenvergunning? Wat kost een evenementenvergunning? De evenementenscan waarmee simpel te achterhalen is wat voor soort vergunning of melding nodig is.
4. Voorwaarden: Wat zijn de algemene voorwaarden voor het organiseren van een evenement?
5. Een evenementenkalender: Op deze kalender staan vergunde evenementen. Verder kunnen organisatoren zien welke data al zijn gereserveerd of niet meer zijn toegestaan door beperking (uit bijvoorbeeld het locatieprofiel).
4.1.3 De evenementencoördinator als centrale contactpersoon
Op dit moment is informatie over evenementen verdeeld over de verschillende onderdelen van de gemeentelijke organisatie. Hierdoor komt het voor dat organisatoren verschillende medewerkers moeten spreken. Door het aanstellen van één evenementencoördinator creëren we een duidelijk aanspreekpunt voor personen die de gemeente benaderen voor het organiseren van een evenement. Zij kunnen bij de coördinator terecht met vragen over vergunningprocedures, gemeentelijke subsidiemogelijkheden, inzet van verkeersregelaars en faciliteiten zoals hekken, stroom, opruimacties en dergelijke. Het gaat om een aanpassing in de interne organisatie, hierbij is (vooralsnog) geen uitbreiding van de formatie nodig.
Daarnaast denkt de evenementencoördinator vanuit een proactieve houding mee met de organisatoren van (nieuwe) evenementen. Ook kan de evenementencoördinator sturen op een goede spreiding van evenementen over het jaar en over de gemeente. De evenementencoördinator tracht activiteiten in de gemeente op elkaar af te stemmen om zo de meerwaarde van het geheel te vergroten.
Taken van de evenementencoördinator
1. Het evenementenbeleid uitvoeren, waarbij de nadruk ligt op het bevorderen van een interessant evenementenprogramma dat is verspreid over het jaar en de gemeente.
2. Aanspreekpunt voor organisatoren, waarbij de nadruk ligt op het vergemakkelijken van het aanvragen van een vergunning en het regelen van bijkomende zaken.
4.2 Verbeteren van de huidige evenemententerreinen
4.2.1 Annie M.G. Schmidtterrein
Dit is voor de nabije toekomst de belangrijkste evenementenlocatie in Lansingerland. Door de ligging en bereikbaarheid is dit terrein geschikt om bij te dragen aan de drie doelen van deze visie. Ten eerste is het terrein goed bereikbaar voor de inwoners van onze drie kernen. Hierdoor kunnen alle inwoners eenvoudig bij de evenementen op het terrein komen. Ten tweede zorgt de centrale ligging nabij Berkel
T17.13345
Centrum ervoor dat er verbindingen te maken zijn met de winkeliers en horeca van dit gebied. Ten derde draagt de ligging bij aan het op de kaart zetten van de gemeente. Dit doordat bezoekers van buiten Lansingerland naar een evenement komen in het hart van de gemeente. Om het potentieel van dit terrein te benutten voeren we de volgende aanpassing uit:
Aanpassingen:
Deels verstevigen van ondergrond van het terrein. We verstevigen delen van de ondergrond van het terrein zodat hier zwaar materiaal opgezet kan worden. Hierdoor kunnen tenten, podia, attracties en andere constructies voortaan wel op dit terrein worden geplaatst.
Aanleggen van een elektriciteitspunt: Er wordt een elektriciteitskast geplaats. Hierdoor kunnen evenementen op dit terrein tegen betaling gebruik maken van elektriciteit van het reguliere elektriciteitsnet.
Aanleggen van een vuilwatertank: Er wordt een vuilwatertank in de grond geplaatst. Hierop kan de organisator vuilwater lozen. Op kosten van de organisator wordt de tank na het einde van het evenement, of als de tank vol is, geleegd door middel van een tankwagen.
Aanleggen van een oprit voor het terrein. Er komt een oprit waardoor auto’s en vrachtwagen eenvoudig het terrein op kunnen rijden tijdens de op- en afbouw van evenementen.
4.2.2 Lansingerveld
Dit terrein biedt mogelijkheden voor economische spin-off binnen het Hoge Bergse Bos. De aanwezige ondernemers zien een verbeterd terrein als een grote kans om een groter en interessanter evenementen- aanbod neer te zetten in dit gebied. Hiermee wordt het Hoge Bergse Bos, nog meer dan nu al, een recreatiegebied met regionale aantrekkingskracht. Doel hiervan is om meer bezoekers te trekken, ook buiten de evenementen om.
Het terrein is daarbij geschikt voor evenementen die aansluiten bij sport en outdoor activiteiten die nu al plaatsvinden in het gebied. Maar het terrein biedt door haar ligging ook de mogelijkheid om, een beperkt aantal keer per jaar, evenementen te organiseren die vooral gebruik maken van versterkt geluid. Daarbij denken we bijvoorbeeld aan muziekfestivals. Met dít terrein en het Annie M.G. Schmidtterrein heeft de gemeente de faciliteiten om een breed scala aan evenementen te trekken.
Tegelijkertijd kent het terrein beperkingen in bereikbaarheid en uitstraling. Ook ligt het terrein in het recreatieschap Rottemeren. Het recreatieschap is dan ook verantwoordelijk voor het beheer en het gebruik van het terrein. Daarnaast zijn de verwachten voordelen van de aanpassingen aan het terrein primair voor de ondernemers in het gebied. Daarom voeren we deze verbeteringen alleen uit in samenwerking met het recreatieschap en de ondernemersvereniging Rottemeren. Daarbij werken wij samen in het uitwerken van de plannen én verdelen wij de kosten.
Aanpassingen:
Aanpassen van de vluchtwegenstructuur van het terrein: De vluchtwegenstructuur wordt zo aangepast dat op het terrein evenementen tot 15.000 bezoekers kunnen plaatsvinden.
Aanleggen van een elektriciteitspunt: We plaatsen een elektriciteitskast. Hierdoor kunnen evenementen op dit terrein tegen betaling gebruik maken van elektriciteit van het reguliere lichtnet.
Aanleggen van een vuilwatertank: We plaatsen een vuilwatertank in de grond. Hierop kan de organisator vuilwater lozen. Op kosten van de organisator wordt de tank na het einde van het evenement, of als de tank vol is, geleegd door middel van een tankwagen.
Aanleggen van een schoonwaterpunt: We plaatsen een aansluiting op het waternet zodat er een constante toevoer is van drinkwater.
Ruimte voor tijdelijke parkeergelegenheid: In overleg met het recreatieschap zoeken we naar een extra plek voor tijdelijk parkeergelegenheid in nabijheid van het terrein. Doel is een parkeergelegenheid waarop een aantal keer per jaar geparkeerd kan worden tijdens grotere
T17.13345
20
evenementen. Daarbij zoeken we naar een oplossing waarbij geen extra bestrating nodig is in het recreatieschap.
Betere afstemming tussen recreatieschap en gemeente: We maken nieuwe afspraken met het recreatieschap over de samenwerkingen. Doel is dat recreatieschap en gemeente elkaar
informeren over elke aanvraag op gezamenlijk grondgebied. Daarnaast behandelen we aanvragen zoveel mogelijk in gezamenlijkheid.
4.3 Evenementensubsidie
De gemeente Lansingerland heeft geen evenementenbudget om financieel bij te dragen aan het
organiseren van evenementen. Veel andere gemeente zoals Rotterdam en Amsterdam, maar ook kleinere gemeentes zoals Amersfoort, Ommen, Hardenberg, Venray en Heerlen kennen een evenementensubsidie.
Tegelijkertijd is het zonder twijfel financieel haalbaar om evenementen te organiseren in Lansingerland zonder bijdragen vanuit de gemeente. Anderzijds blijkt dat een bijdragen vanuit de gemeente in een aantal gevallen toch wenselijk is. Zo’n bijdragen heeft altijd tot doel om de gemeentelijk doelen voor de evenementen visie: inwoners, (2) economische spin-off stimuleren en (3) Lansingerland op de kaart zetten. Voor zo’n bijdragen denken wij aan een drietal scenario’s.
1. De naamsbekendheid van Lansingerland vergroten: Dit kan door een financiële bijdragen te leveren aan een evenement om zo als gemeente onderdeel te zijn van de het evenement. Dit verandert niets wezenlijks aan het evenement maar vergroot wel de exposure voor de gemeente.
Voorbeeld: de Mudrun in het Hoge Bergse Bos
Dit evenement werd al georganiseerd maar door deelname van de gemeente kreeg een gedeelte van het Parcours het thema: Lansingerland. Daarnaast kregen de deelnemers, die vanuit heel Nederland voor de Mudrun kwamen, informatie over de gemeente.
2. Het ondersteunen van een evenement van een maatschappelijke partner. Lansingerland kent een groot aantal maatschappelijke organisatie zoals cultuurverenigingen, sportverenigingen en bewonersinitiatieven. Deze organisaties organiseren activiteiten met een maatschappelijk doel, zonder winstoogmerk en vaak met beperkte of geen financiële reserves. Het organiseren van grotere evenementen is dan ook vaak een groot risico voor deze organisaties. Door tegenvallend weer of andere omstandigheden buiten de invloed van een organisator kan de opbrengst van een evenement uit kaartverkoop of drankomzet flink tegenvallen. Door een bijdrage van de
gemeente wordt de financiële drempel om evenementen te organiseren voor de organisaties een stuk lager. Hierdoor geven we maatschappelijke organisaties de mogelijkheid makkelijker evenementen voor onze inwoners te organiseren.
Voorbeeld: de Hockey Interland georganiseerd door Hockeyclub Berkel en Rodenrijs
Mede door de zekere afname van een aantal VIP plekken door de gemeente was er voldoende zekerheid bij de organisatie om het evenement in deze vorm te organiseren.
3. Het vergroten van het maatschappelijk effect van een evenement:
Een groot aantal evenementen kan in Lansingerland worden georganiseerd zonder ondersteuning van de gemeente. Tegelijkertijd blijft het organiseren risicovol. Om deze risico’s te dekken kan een organisator de inkomsten verhogen (entreeprijzen heffen of verhogen, grotere marges op horeca omzet of een hogere bijdrage voor deelnemende ondernemers). De organisator kan ook de uitgaven beperken door de ambitie te verlagen door te kiezen voor kleinere opzet van het evenement of minder bekende artiesten te boeken. Juist deze maatregelen kunnen de
maatschappelijk impact van een evenement doen afnemen. Kleinere evenementen hebben een kleiner bereik en trekken minder mensen naar de gemeente. Hoge entreeprijzen verhogen ook de drempel voor inwoners om deel te nemen aan het evenement. Hoge deelname prijzen kunnen
T17.13345
drempels zijn voor lokale ondernemers om deel te nemen aan een evenement. Door een bijdrage van de gemeente wordt het risico voor de organisator kleiner waarmee ook de ambitie groter kan worden, met als doel de maatschappelijk impact te vergroten.
Voorbeeld: het Foodtruck Festival.
Dit festival werd al eerder zonder gemeentelijke bijdragen georganiseerd. Maar door de
bijdragen dit jaar van de gemeente werd het mogelijk voor organisator om het festival groter te maken én om geen entreeprijs te rekenen. Waardoor het aantal bezoekers aan het festival dit jaar aanzienlijk groter was.
Omdat de gemeente Lansingerland op dit moment geen structureel evenementenbudget heeft is het op dit moment niet mogelijk om evenementensubsidie te organiseren. Bijdrages aan evenementen zijn hierdoor dus afhankelijk van incidenteel budget of incidentele meevallers. Het is op dit moment niet mogelijk om organisatoren vooraf te informeren over de financiële mogelijkheden en voorwaarden.
Daarnaast dreigt willekeur door het ontbreken van een helder toetsingskader.
Op basis van de ervaringen met eerdere evenementen zoals het Foodtruck festival stellen voor wij een budget van € 70.000,- (1 euro per inwoner). Dit budget stelt ons in staat een aantal maal per jaar een significante bijdrage te leveren aan een evenement dat één of meerdere gemeentelijk doelstellingen ondersteunt.
Voorstel:
Voor de jaren 2019 en 2020 € 70.000,- beschikbaar te stellen voor een evenementensubsidie. In 2020 evalueren we de effectiviteit van de subsidie. Naar aanleiding van deze evaluatie adviseren wij de raad over de toekomst van de subsidie.
