(Concept) Verslag online ALGEMENE LEDENVERGADERING van Sallandsche Golfclub "de Hoek" gehouden op 28 oktober 2020

(1)

1 - Verslag ALV Sallandsche Golfclub 28-10-2020

(Concept) Verslag online ALGEMENE LEDENVERGADERING van Sallandsche Golfclub "de Hoek" gehouden op 28 oktober 2020

Inleiding

De Algemene Ledenvergadering gehouden op 28 oktober 2020, is in afwijking van de statuten door middel van een lifestream gehouden, waarbij de leden via een inlogcode de vergadering konden bijwonen en op elektronische wijze hun stem konden uitbreiden. E.e.a. conform de Tijdelijke wet Covid-19. Voorafgaand aan deze vergadering zijn leden in de gelegenheid gesteld schriftelijk vragen te stellen. Deze vragen zijn schriftelijk beantwoord voorafgaand aan de vergadering en via de website sallandsche.nl gepubliceerd. Tijdens de vergadering zijn via een chatfunctie vragen gesteld, die deels tijdens en deels na de vergadering door het bestuur zijn beantwoord. Hieronder wordt op zakelijke wijze het besprokene tijdens de vergadering weergegeven. Onderstaand verkorte verslag vormt samen met de voor- tijdens en na de vergadering beantwoorde vragen als geheel de notulen van de Algemene Ledenvergadering.

Aanwezig: Bestuursleden Gerard ten Have (plaatsvervangend voorzitter), Remke Ligtvoet

(secretaris), Alfred Waterink (penningmeester), Bart van Hees en Jan Achtereekte, Ronald van Noot (inkomend penningmeester)

Afwezig: Pieter Visser (voorzitter, neemt deel vanuit huis in verband met quarantaine), Jilles de Bruin (baancommisaris, afwezig wegens ziekte)

Ereleden: Jan Kruyt en Pieter Visser

Leden van verdienste: Gerda Bos-Kersbergen en Jan Diederik Postma Ingelogde leden: 122 en 10 machtigingen

Verslag: Remke Ligtvoet 1. Opening

Voorzitter Pieter Visser opent de vergadering door middel van een opgenomen filmpje. Hij memoreert de leden die ons sinds de laatste ALV in november 2019 zijn ontvallen:

Mevrouw Verburg-te Winkel op 1 februari, mevrouw de Steenhuijsen Piters op 28 februari, de heer Viveen op 21 maart, de heer Evers op 31 maart, mevrouw ter Haar-Bruin op 23 april, onze oud- voorzitter Henk Kloeze op 3 mei, de heer Jan Muntinga op 7 juli, mevrouw Kloeze-Veningen op 20 juli en op 30 september oud bestuurslid de heer Vitringa. Pieter Visser vraagt een moment stilte om hen allen te herdenken.

Pieter Visser leidt de vergadering in, wenst allen een goede vergadering en draagt het

voorzitterschap over aan Gerard ten Have. De inleiding is opgenomen als bijlage bij dit verslag.

Gerard ten Have (hierna voorzitter) heet iedereen welkom in de vreemde situatie van een online vergadering en hoopt op een vergadering waarin voldoende interactie zal zijn via de chat. Hij geeft het woord aan secretaris Remke Ligtvoet voor uitleg van de wijze van vergaderen.

Remke Ligtvoet: De ALV wordt zo opgebouwd dat er een agendapunt wordt afgehandeld, waarna via de chat vragen kunnen worden gesteld en beantwoord. De stemmingen verschijnen in beeld na de onderwerpen. De aanwezige moderator geeft de chats door.

(2)

2 - Verslag ALV Sallandsche Golfclub 28-10-2020 2. Vaststelling notulen Algemene Ledenvergadering 13-11-2019

Er zijn geen opmerkingen. De notulen worden vastgesteld. Notuliste Lamberthe de Jong wordt bedankt voor het maken van de notulen.

3. (Financieel) jaarverslag en verslag kascommissie

Alfred Waterink geeft een toelichting over de cijfers over 2019. De stukken zijn in juli toegestuurd.

2019 was een schitterend jaar met het aantrekken van veel proefleden. Dat was overweldigend en het grootste deel van de proefleden is lid geworden. Ook een goed jaar vanwege de gunstige

verlenging van het contract met de Enk zonder in te boeten op de kwaliteit van de baan. De mindere zaken in de cijfers zijn de toenemende kosten voor onderhoud. De effecten van de BOSA

subsidieregeling hebben er toe geleid dat er baten zijn gerealiseerd van 30-35 K. Dit zal in ieder geval de komende jaren zo blijven. Ten laste resultaat is een dotatie gedaan ten laste van groot

onderhoud. Toekomsti g groot onderhoud moet gepleegd worden. Hierdoor is er een hoger resultaat dan in 2018. Alfred hoopt dat de ingezette lijn kan worden doorgezet. VPB plicht is niet aan de orde door een gunsitge ruling van de belastinginspecteur. Het verslag van de kKascommissie is toegevoegd aan de jaarrekening. Leden van de kascommissie de heren R. Meulenbrug en H. Rutgers kunnen instemmen met de cijfers en hebben een aantal adviezen meegegeven, die worden behandeld door inkomend penningmeester de heer Ronald van Noot.

Er wordt een moment ingelast om vragen te beantwoorden. De beantwoording van deze vragen zijn terug te lezen in de vragen en antwoorden behorend bij deze ALV.

4. Gevraagde besluiten naar aanleiding jaarverslag, jaarrekening en verslag kascommissie

De voorzitter vraagt goedkeuring voor het volgende besluit:

Goedkeuring van het jaarverslag en de jaarrekening over het jaar 2019 en het verlenen van decharge van het bestuur voor het gevoerde beleid en beheer zoals bedoeld in art. 12 lid 3 en art.

13 lid 2 van de Statuten, waarbij de termijn van 6 maanden zoals vermeld in art. 12 lid 3 en art. 13 lid 2 op grond van art. 7 Tijdelijke Wet Covid-19, is verlengd met 4 maanden.

Het besluit wordt aangenomen door de vergadering met 98 stemmen voor en 1 stem tegen.

De voorzitter bedankt de kascommissie en vraagt goedkeuring tot benoeming van de nieuwe kascommissie voor 2020. Gevraagd besluit:

Benoeming van de Kascommissieleden de heer R.P. Meulenbrug en de heer G. van der Leest als bedoeld in art. 12 lid 4 van de Statuten.

Het besluit wordt aangenomen met 104 stemmen voor en 0 tegen.

De voorzitter neemt afscheid van penningmeester Alfred Waterink en bedankt hem voor zijn inzet en wijdt enige woorden aan zijn bijdrage in de afgelopen periode. Alfred Waterink richt nog enkele woorden tot het bestuur en de leden.

(3)

3 - Verslag ALV Sallandsche Golfclub 28-10-2020 5. Benoeming nieuwe penningmeester de heer R. van Noot

De voorzitter introduceert de heer Ronald van Noot als opvolgend penningmeester en vraagt de vergadering tot goedkeuring van het volgende besluit:

Benoeming van de heer R. van Noot tot penningmeester zoals bedoeld in art. 9 van de Statuten. Dit in verband met het uittreden - na het verlenen van decharge aan het bestuur - van de heer A.

Waterink als penningmeester als bedoeld in art. 10 van de Statuten.

Het besluit wordt aangenomen met 109 stemmen voor en 0 stemmen tegen.

De voorzitter heet Ronald van Noot welkom binnen het bestuur.

6. Mededelingen over de diverse portefeuilles

De voorzitter geeft het woord aan de bestuursleden over hun portefeuilles.

Bart van Hees

Bart van Hees is verantwoordelijk voor onderhoud en geeft een toelichting wat er zoal aan onderhoud en klussen voorbij komt. Gemiddeld 2 klussen per week. Daarnaast zijn er diverse projecten gerealiseerd zoals de nieuwe afspuitplek, een nieuwe afslagplaats voor de 2^de pro, een gerenoveerde shop en een verbeterde verlichting op de oprijlaan.en de verlichting. In het afgelopen jaar is veel tijd gestoken in het project mogelijke verbouwing waarover 6 presentaties gegeven zijn.

Detailtekeningen worden op dit moment gemaakt. Als deze in lijn zijn met de ramingen komen er definitieve voorstellen voor de volgende ALV. Corona heeft er voor gezorgd dat er een project bij kwam, namelijk het realiseren van ventilatie in het clubhuis. Dit is een ingrijpende klus

Jan Achtereekte

De pro’s hebben een goede samenwerking. Arnoud is een aanwinst voor de club. Ook bij de pro’s heeft corona zijn weerslag gehad. Gelukkig kon de jeugd nog wel doordraaien en zijn een aantal jeugdclinics verzorgd. De shop heeft een lastig jaar gehad door corona.

Wedstrijdcie draait goed onder Eline Toet. Veel aanpassingen geweest in wedstrijden, maar daar is goed en flexibel op ingespeeld.

Er is weer een jeugdcommissie bestaande uit Robin Westerbeek, Pieter Engels en Lucas van Vemde.

Zij maken goede plannen voor de toekomst.

De HRC o.l.v. Ellen de Bruin verzint goede oplossingen voor lastige regelproblemen en organiseert goed bezochte leuke regeldagen.

Op dit moment is er nog geen Technische Commissie. De lijst van Players 1st met leden die vrijwilligerswerk willen doen wordt ingezet om in 2020 tot een TC te komen en een potentiële voorzitter is gevraagd.

Remke Ligtvoet

Het was een waanzinnig intensief jaar, interessant maar met een negatieve kant. Negatief door Covid-19 wat veel van ons heeft gevraagd. Positief is dat Miranda als officemanager is aangesteld. Zij is heel waardevol voor de club. Ondersteunend aan het bestuur en een goed team vormend met Judith. 2 wekelijks is er werkoverleg. Miranda is pro-actief en komt verbetervoorstellen. Na een zeer lang dienstverband heeft de club afscheid genomen van Joke. Dit is niet helemaal een afscheid geweest zoals ze verdiend zou hebben. Corona heeft ook hier roet in het eten gegooid. Zij heeft van alle leden gelukkig wel een mooi cadeau en een mooi boek gekregen met fijne herinneringen. Covid- 19 betekende dit jaar heel veel werk, door het invoeren van maatregelen, overleg met de

veiligheidsregio en het verzorgen van de communicatie.

(4)

4 - Verslag ALV Sallandsche Golfclub 28-10-2020 Gerard ten Have

Sallandsche is een ledenvereniging, geen commerciële club. Wij stellen samen kapitaal beschikbaar om een mooie golfclub te kunnen zijn. Ledencommissie richt zicht op werving, introductie en behoud van leden. De activiteiten van de ledencommissie voor nieuwe leden en werving in 2021 zullen zijn:

open dagen, kennismakingsbijeenkomsten, welkomstpakketten maken, wedstrijd nieuwe leden, HCP-begeleiding. Ook voor het verenigingsgevoel staan diverse activiteiten gepland: Koningsdag, olliebollenwedstrijden, gereduceerde stokkenwedstrijden en clubweekend met fun, feest en een serieuze wedstrijd. Dit alles natuurlijk afhankelijk van hoe corona zich ontwikkelt.

7. Bespreking van de exploitatiebegroting, investeringsbegroting, meerjarenbegroting en de bijbehorende toelichtingen voor 2021

De voorzitter geeft de heer Ronald van Noot het woord voor de toelichting op de financiële zaken voor 2021. Ronald van Noot heeft de roep om een meerjarenbegroting zoals door de leden werd opgebracht in de vorige Algemene Ledenvergadering ter harte genomen en heeft deze opgesteld na een aantal bijeenkomsten met leden met financiële kennis. De meerjarenbegroting is toegevoegd aan de financiële stukken. Ronald geeft een uitgebreide toelichting op de financiële stukken en de aanbevelingen van de kascommissie, hieronder weergegeven:

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

Ronald van Noot geeft bij afwezigheid van Jilles de Bruin een korte toelichting op de plannen voor de baan voor 2021 naar aanleiding van de een rapport dat is opgesteld door baanarchitect Städler. De door Städler aangegeven zaken met high priority zijn naar voren gehaald. Het reeds genomen besluit in het bestuur voor vervanging van de teeborden maakt dat er weinig aanvullende ruimte is om in 2021 verder te investeren. Er staan voor 2021 geen controversiële veranderingen in de baan op het programma. Jaarlijks zullen aan de hand van het rapport van Städler besluiten worden genomen voor investeringen in de baan.

Via de chat wordt door de heer W. Morkin voorgesteld een aanvullend besluit aan te nemen in verband met de mogelijk hogere kosten voor een luchtbehandelingssyteem. Hij stelt voor het bestuur een mandaat te geven om de begrote 35K op te hogen naar 50K.

Goedkeuring voor luchtbehandelingssysteem van 35 duizend maximaal wordt verhoogd tot 50.000 euro

Het besluit wordt aangenome met 82 stemmen voor en 13 stemmen tegen.

De voorzitter vraagt de vergadering tot het volgende te besluiten:

Goedkeuring van de exploitatiebegroting, de investeringsbegroting, meerjarenbegroting en de bijbehorende toelichtingen voor het jaar 2021 zoals bedoeld in art. 13 lid 3 van de Statuten. De

(11)

financiële aspecten die betrekking hebben op de verbouwingsvoorstellen die in een nadere Ledenvergadering ter goedkeuring zullen worden voorgelegd zijn niet meegenomen in deze stukken.

Tenslotte wordt het volgende besluit gevraagd:

Goedkeuring van de contributievoorstellen en andere financiële aangelegenheden zoals bedoeld in art. 13 lid 3 van de Statuten.

Na beantwoording van de laatste vragen geeft Jan Kruyt een woord van dank voor de bijzondere vergadering en succes voor het komende jaar. De voorzitter sluit na het bedanken van de techniek de vergadering en wenst iedereen een fijne avond.

(12)

12 - Verslag ALV Sallandsche Golfclub 28-10-2020 Bijlage: Inleiding door voorzitter Pieter Visser

Beste leden van de Sallandsche Golfclub,

U zult zich misschien afvragen waarom ik u toespreek via een filmopname, welnu, door een buitenlandse reis, waarvan ik afgelopen donderdag ben teruggekomen, moest ik in quarantaine en 10 dagen quarantaine betekende dat ik nu niet aanwezig mag zijn in de studio om deze vergadering te kunnen leiden.

Het is inmiddels bijna een jaar geleden dat wij de laatste ALV hebben kunnen organiseren. De afgelopen 8 maanden zijn door covid 19 totaal op z’n kop gezet. Op de nieuwjaarsreceptie zei ik U nog te hopen dat wij ook dit jaar erin zouden slagen een sfeer te creëren binnen onze vereniging die iedereen, leden, proefleden en gasten zich thuis zouden laten voelen en zich zouden voelen als in een warm bad. Wie had toen kunnen vermoeden wat er alles op ons af zou komen.

Uw bestuur heeft er alles aan gedaan wat binnen de mogelijkheden lag en ligt om mogelijk te maken dat de baan, na een gedwongen sluiting, weer open kon en wij, op voorwaarden, weer

kondenspelen. De kontakten met overheden, maatschappelijke organisaties en het NGF zijn uiterst intensief geweest en zullen dat voorlopig ook zeker blijven. Het heeft ertoe geleid dat er een stroom van informatie naar de leden is gegaan waarin aangegeven werd en wordt hoe we verder kunnen. De regelgeving van gisteren kan vandaag weer totaal anders zijn. De interpretatie van de regels moet voortdurend getoetst worden bij de instanties en de uitleg daarover moet worden uitgedragen aan de leden, die vaak niet begrijpen waarom wij bepaalde maatregelen nemen of juist bepaalde maatregelen afschalen.

U kunt er zeker van zijn dat alles wat mogelijk is en in het belang van de golfclub is, door ons wordt doorgevoerd. Veel van de regelingen roepen vragen op bij verschillende leden of ledengroepen:

Waarom starttijden, waarom starters, waarom beperkte inschrijvingsmogelijkheid, waarom sancties tegen diegenen die zich niet aan de strekking van de regels houden? Welnu, gehoorzaamheid en discipline zijn vaak ver te zoeken, niet bij een meerderheid, maar bij de enkeling, die misbruik maakt van de mazen in de regelgeving. Wij doen dan ook een dringend beroep op U om ervoor te zorgen dat alle leden van onze vereniging de mogelijkheid krijgen om te spelen.

Houd U aan de regels en bedenk geen slimme trucjes om vaker te kunnen spelen da eigenlijk de bedoeling is. Wij doen er alles aan om de verdeelsleutel zo eerlijk mogelijk te handhaven. Dat dat wel eens tot irritatie leidt is evident. Covid 19 maakt ons niet alleen ziek, het maakt bij velen ook het

“lontje” korter dan normaal.

De vergadering van vanavond is een soort proef voor een uitgebreide ALV, hopelijk later dit jaar. De vereiste besluiten en benoemingen, aftreden van penningmeester en goedkeuring van de

jaarstukken is iets wat niet langer op zich kan laten wachten. Daarom zijn wij nu, virtueel, bij elkaar.

Helaas kan ik, zoals gezegd, deze vergadering niet leiden, maar U bent in goede handen bij Gerard ten Have, aan wie ik “het stokje” voor vanavond heb overgedragen.

Ik wens U allen een hele goede vergadering toe.

Pieter Visser