NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING (ALV) - ONLINE 26 OKTOBER 2020
Ingelogd: 18 van de 49 leden. Relatieve meerderheid benodigd voor besluiten: 10 stemmen.
1) Welkom en opening
Om 19:04 uur wordt de ALV geopend door de vice-voorziter, tevens penningmeester, Felix Marttin. Hij deelt mee dat de voorzitter Mies Nuytens helaas verhinderd is.
De voorzitter legt kort uit hoe de vergadering online zal verlopen en vraagt de leden de microfoons alleen te openen wanneer ze het woord hebben en de tools van Zoom te gebruiken om het woord te vragen, boodschappen te schrijven en instemming te betuigen enzovoort.
Daar de erevoorzitter, Ambassadeur Joost Flamand, (nog) niet is ingelogd geeft de voorzitter het woord aan erelid en Vertegenwoordiger van de Vlaamse Regering in Italië, Geert de Proost, die aanstipt dat de Vlaamse Vertegenwoordiging in Italië een twintigtal Nederlandstalige kinderboeken aan de school heeft geschonken, gebaseerd op een selectie van het Vlaams Fonds voor de Letteren. De voorzitter bedankt de Vlaamse Vertegenwoordiging voor haar steun aan de vereniging en herinnert aan de fantastische bijdrage van vorig jaar aan het Sinterklaasfeest als ook aan het beschikbaar stellen van haar lokalen in via Nazionale voor de cursussen ParliamOlandese, Nederlands voor volwassenen.
2) Bevestiging van het huidige bestuur
De ALV bevestigt per acclamatie het zittende bestuur in de huidige samenstelling: Mies Nuytens - voorzitter, Felix Marttin - penningmeester, Annette Donkerlo - secretaris, Maarten Roest en Colinda Koster - bestuurslid.
3) Klachtencommissie en Kascommissie
Namens het bestuur stelt de voorzitter de leden voor om de in het vorige jaar in het leven geroepen Klachtencommissie, samengesteld uit Kirsten Kristiansen en Dewi van de Weerd, op te heffen. De interne klachtenprocedure die al jaar en dag door de school wordt gehanteerd voldoet nl. aan de normen van de Stichting NOB. Daarbij kunnen leden die niet tevreden zijn met de interne afhandeling van hun klacht zich wenden tot de Landelijke Klachtencommissie voor het Algemeen Bijzonder Onderwijs, waar de Stichting NOB bij is aangesloten. Verdere details staan in de Schoolgids van dit jaar vermeld. Er zijn geen bezwaren tegen de opheffing van de klachtencommissie vanuit de ALV, aldus wordt besloten. De voorzitter bedankt Kirsten Kristiansen en Dewi van de Weerd voor hun beschikbaarheid.
De voorzitter informeert de leden dat huidig lid van de Kascommissie Antonio Perri zich weer beschikbaar heeft gesteld voor het jaar 2020 – 2021, terwijl het tweede lid Bas Berends heeft
aangegeven helaas niet meer beschikbaar te zijn. De ALV bevestigt Antonio Perri als lid en stemt ermee in dat het bestuur een tweede lid voor de kascommissie zoekt.
Antonio Perri, die accountant is, illustreert het werk van de kascommissie van het afgelopen jaar. Er is per steekproef gecontroleerd: zowel de registratie- als beheermethode zijn foutloos bevonden. De penningmeester wordt gecomplimenteerd met zijn uitstekende administratie van de financiën van de vereniging.
Intermezzo
De voorzitter geeft het woord aan Ambassadeur Joost Flamand die zich ten eerste verontschuldigt voor het te laat inloggen, vervolgens meedeelt het te betreuren dat er dit jaar minder contacten tussen de Nederlandse Ambassade en de vereniging zijn geweest dan wenselijk was, en tenslotte het bestuur en leerkrachtenteam complimenteert met het zeer loffelijk werk in deze moeilijke tijden.
4) Bespreking en goedkeuring van de exploitatie boekjaar 2019 – 2020
Na toelichting van de penningmeester wordt de exploitatie van het boekjaar 2019-2020 in stemming gebracht en goedgekeurd door de ALV.
5) Bespreking en goedkeuring van de begroting boekjaar 2020 – 2021
Na toelichting van de penningmeester wordt de begroting van het boekjaar 2020-2021 in stemming gebracht en goedgekeurd door de ALV.
Beide de door de ALV goedgekeurde documenten worden toegevoegd aan dit verslag.
6) Overige
De penningmeester herinnert de leden eraan de eerste termijn (of beide termijnen) van het lesgeld voor 15 november over te maken. Ook herinnert hij eraan dat er twee tarieven zijn: een basis- en een hoger tarief en dat hij uiteraard geen inzicht heeft in de inkomsten van de gezinnen, maar dat het bestuur uitgaat van de goede trouw van de leden, die zelf dienen te bepalen of ze in het basis- of het hogere tarief vallen. Op de vraag uit de vergadering of de hoogte van het tarief en eventuele kortingen niet op basis van ISEE verklaringen zou kunnen worden vastgesteld, antwoordt de penningmeester dat hij het liever voor de leden en voor zichzelf zo simpel mogelijk houdt zonder Italiaanse bureaucratische methodes. Hij voegt eraan toe dat het bestuur zeker gaat nadenken over een andere structuur en open staat voor suggesties. Een mogelijke oplossing is bijvoorbeeld wederom slechts één tarief te hanteren zoals voor 2016, het jaar waarin de vaste subsidie vanuit Nederland per leerling werd afgeschaft.
Tegenwoordig krijgt de school weer subsidie, maar de hoogte hiervan hangt af van zowel het door de overheid beschikbaar gestelde bedrag als de hoeveelheid aanvragen die de NOB wereldwijd ontvangt.
Echter, zoals een ander lid opmerkt, is de ratio achter de destijds genomen beslissing (gedeeltelijk) vervallen nu er toch subsidie wordt ontvangen.
De voorzitter kondigt aan dat de leden binnenkort twee beleidsdocumenten over privacy zullen ontvangen, die eigenlijk gedurende de ledenvergadering hadden moeten worden goedgekeurd. De leden kunnen binnen twee weken na ontvangst bezwaar maken. Bij geen bezwaar worden de documenten als goedgekeurd door de ALV beschouwd.
De ledenvergadering drukt unaniem haar waardering uit voor het leerkrachtenteam 7) Rondvraag
Erelid Geert De Proost vraagt zich af hoe de vereniging c.q. de school omgaat met de nieuwste covid- maatregelen van de Italiaanse staat, zowel wat betreft het onderwijs aan de kinderen op de drie schoollocaties als het volwassenenonderwijs in de lokalen op de Via Nazionale. De voorzitter antwoordt dat live lessen altijd de voorkeur hebben, maar dat indien noodzakelijk op elk moment weer kan worden overgeschakeld op online lesgeven. De coördinator van de school Dianne Di Benedetto voegt hieraan toe dat naarmate de kinderen jonger zijn, het online onderricht belastender is voor zowel de kinderen, de leerkrachten als de ouders. De coördinator van ParliamOlandese, Colinda Koster, bevestigt dat (uitbreiden van) het online volwassenenonderwijs altijd mogelijk is, hierbij speelt ook de voorkeur van de cursisten mee.
Erelid Geert De Proost suggereert het logo van ’t Kofschip te vernieuwen, met toevoeging van een Vlaams element. De voorzitter informeert de ALV dat het bestuurslid Maarten Roest al contacten heeft met een ontwerpster over een aanpassing van de hele huisstijl en stelt voor hierin nauw samen te werken met de Vlaamse Vertegenwoordiger.
Een lid suggereert evt. financiële ruimte in de begroting te gebruiken voor bijscholing van de leerkrachten w.b. het online lesgeven. De voorzitter bedankt voor deze welkome suggestie, maar merkt op dat ook de Stichting NOB al soortgelijke cursussen aanbiedt, waar het leerkrachtenteam gratis gebruik van kan maken.
8) Sluiting
Verder niets meer ter tafel zijnde, spreekt de voorzitter zijn tevredenheid uit over het goede verloop van deze eerste online ALV waar nu ook de leerkrachten aan hebben kunnen deelnemen, en na een woord van dank aan de aanwezigen, sluit hij de ALV om 20:09 uur af.
De Secretaris De Voorzitter van de ledenvergadering
... ...
Exploitatie 2019 – 2020 en
Begroting 2020 -2021
Introductie
Het schooljaar 2019/2020 was het eerste jaar dat onze school onder de hoede van de Associazione di Promozione Sociale ’t Kofschip ETS viel. Het jaar was een roerig jaar doordat in februari de COVID-19 pandemie uitbrak. De pandemie veranderde de manier waarop de school werkte, en was natuurlijk ook van invloed op de exploitatie van de school.
Exploitatie 2019/2020
Ontvangsten Begroting 19_20 Exploitatie Verschil
Contributie APS 114 114
Lesgeld 35,282 34,295
-987Volwassenenonderwijs 4,050 3,382
-668Subsidie NOB 9,200 14,270 5,070
Website/Rente e.a. 1,200 2,880 1,680
Debet 3,341 2,966
-37553,073 57,907 4,834
Uitgaven
Leerkrachten 26,110 41,646 15,536
Coördinatie 9,063 1,000
-8,063Administratie 3,000 2,019
-981Huisvesting 6,700 6,700 0
Leermiddelen 2,000 1,666
-334ICT 300 404 104
Cultuur 2,500 150
-2,350Overige uitgaven 1,000 2,672 1,672
Overig onderwijs 200 65
-135Bijscholing 1,000 990
-10Reiskosten 1,200 597
-60453,073 57,907 4,834
Inkomsten
Netto heeft de vereniging €4,834 meer ontvangen dan begroot. Dit komt voornamelijk door de hogere subsidie ontvangen van de stichting Nederlands Onderwijs in het Buitenland (NOB), €14,270 in plaats van de begrote €9,200. Ook waren de overige inkomsten (website/rente e.a.) hoger dan begroot.
Wat betreft lesgeld werd er €987 minder dan begroot ontvangen, en ook de inkomsten van het volwassenenonderwijs vielen tegen, daar werd €668 minder ontvangen dan begroot. Een van de redenen voor de tegenvallende inkomsten van het volwassenenonderwijs was dat na het uitbreken van de pandemie een aantal cursisten stopten, en ook niet betaalden voor de niet genoten lessen.
Uitgaven
In totaal was er voor arbeidskosten (leerkrachten en coördinatie) €35,173 begroot, terwijl er €42,646 aan is uitgegeven, €7,473 meer dan begroot. De reden hiervoor was dat de belastingen hoger waren dan verwacht en dat sommige leerkrachten over het wettelijke maximum van €5000 netto verdiensten totaal onder een Contratto di Collaborazione Occasionale gingen en daardoor duurder werden.
Volgend jaar zullen de begrotingsposten Leerkrachten en Coördinatie samengevoegd worden.
Administratiekosten waren lager dan begroot (€981), maar dat is meer gerelateerd aan het feit dat sommige facturen nog niet ontvangen zijn.
Huisvesting: na het uitbreken van de pandemie heeft de Zwitserse school contact met het bestuur gezocht, en aangeboden om een korting op de huur te verlenen. Deze korting zal voor het komende jaar gelden. Hoeveel die korting zal zijn is nog onbekend.
Doordat de school overschakelde naar online lessen zijn de ICT kosten omhoog gegaan, voornamelijk aan de licenties voor het Zoom software pakket.
De kosten voor bijscholing waren in werkelijkheid €0, daar de bijscholing niet is doorgegaan. De uitgegeven €990 zijn weer teruggestort, dit is een van de redenen dat de overige inkomsten (website/rente e.a.) een stuk hoger is dan begroot.
De uitgaven wat betreft tegemoetkomingen in de reiskosten zijn ook een stuk lager,
daar er geen bijscholing is geweest (bijscholing gebeurt in Nederland, en leerkrachten
krijgen subsidie voor de reis naar Nederland) en omdat na de uitbraak van de
pandemie en de daaropvolgende lockdown er geen reisbewegingen zijn gemaakt.
Begroting 2020/2021
Ontvangsten Begroting 19_20 Begroting 20_21
Contributie APS 165
Lesgeld 35,282 45,311
Volwassenenonderwijs 4,050 5,950
Subsidie NOB 9,200 10,000
Website/Rente e.a. 1,200 1,250
Debet 3,341 224
53,073 62,900
Uitgaven
