Vraag nr. 79 van 26 januari 2001
van mevrouw PATRICIA CEYSENS Vlaams Fonds – Kopieën
In het jaarverslag 1999 van het Vlaams Fonds voor Sociale Integratie van Personen met een Handicap kunnen we lezen dat het aantal kopieën dat werd gemaakt in de administratie van het Vlaams Fo n d s in 1999 is gestegen met 539.343 exemplaren in ver-gelijking met 1998.
In het totaal zijn er dat nu 6.160.235. Dit is een stij-ging van 215,3 % ten opzichte van 1993.
Dit is verwonderlijk, daar tijdens deze jaren het elektronisch verkeer op grote schaal werd doorge-voerd.
1. Werd door de administratie een onderzoek in-gesteld naar de oorzaak van deze forse stijging ? 2. Werden maatregelen genomen om deze stijging
af te remmen ?
Antwoord
1. De stijging van het aantal kopieën kan grosso modo worden toegeschreven aan de volgende factoren :
– de actieve informatiecampagnes door het Vlaams Fo n d s, waarbij verschillende externe diensten uitgebreid worden geïnformeerd over de diverse veranderingen.
Zo was er in 1999 bijvoorbeeld de wijziging in de inschrijvingsprocedure en de uitbrei-ding van het experiment "persoonlijk assis-t e n assis-t i e b u d g e assis-t " . Zowel de mulassis-tidisciplinaire t e a m s, alle Vlaamse Fonds voorzieningen als de instanties erkend om een persoon met een handicap of diens gezin te vertegen-w o o r d i g e n , ontvingen hierover uitgebreide schriftelijke informatie ;
– de uitbouw van de documentatie- en infor-matiedienst ;
– het Vlaams Fonds staat de laatste jaren ook meer zelf in voor de druk van een aantal do-cumenten.
Op die manier is het mogelijk de klant up-to-date informatie te verstrekken. Voorbeelden :
door het zelf kopiëren van de folders en de inschrijvingsformulieren kunnen recente wij-zigingen vlot worden verwerkt ;
– het toenemend aantal dossiers dat door de commissies (zoals de provinciale evaluatie-commissie en de adviesevaluatie-commissie) moest worden behandeld ;
– de actieve informatieverstrekking naar de personeelsleden toe.
Zo bijvoorbeeld is er sinds 1998 het perso-neelsblad dat door het Vlaams Fonds zelf wordt gedrukt, d.w.z. gekopieerd.
2. Volgende maatregelen werden reeds getroffen of worden gepland.
– Daar nog niet alle voorzieningen beschikken over de mogelijkheden om vlot in te spelen op het elektronisch verkeer, wordt de alge-mene informatie nu nog zowel schriftelijk als elektronisch verspreid. In de toekomst zal het schriftelijk versturen van informatie ver-der worden gereduceerd.
– Met de aanpassing van de inschrijvingspro-cedure werd een eerste stap gezet in het elektronisch opmaken van de multidicipli-naire verslagen. Op termijn wordt het elek-tronisch doorsturen van de verslaggeving in-g e v o e r d , waardoor ook commissieleden de mogelijkheid zullen krijgen de verslagen elektronisch te consulteren.
– Onlangs startte een project om de website verder uit te werken, zodat zowel de klanten als de andere diensten vlotter de nodige up-to-date informatie kunnen consulteren. – Intern werden de personeelsleden
gesensibi-liseerd tot een verantwoord papier- en ko-piegebruik : nota voor het personeel in ver-band met het efficiënt gebruik van de machi-nes ; het aanbrengen van een "pin-code" op de apparaten, zodat kan worden opgevolgd hoeveel kopieën elke dienst maakt ; alle be-langrijke informatie is terug te vinden op de interne website, zodat het aantal nota's aan de personeelsleden is gedaald.
