Bijlage 1a LabNoord

(1)

Bijlages

(2)

Besturing in het nieuwe TDF

Bijlage 1

Organogrammen LabNoord

(3)

Vakgroep Klinische Chemie

Bijlage 1a LabNoord

TDF

Directie

EAD (incl. receptie / afsprakenbureau) P & O

Directiesecretariaat

KAM

Facilitaire Dienst

ICT

Huisartsenlaboratorium Noord Trombosedienst Groningen Medisch Laboratorium Noord

(4)

Bijlage 1b het Huisartsenlaboratorium

Huisartsenlaboratorium

Functieafdeling - Afdelingshoofd Diabetesdienst

- Afdelingshoofd

- Coördinator

- Diabetesverpleegkundige - Mdw. Binnendienst - Mdw. Diabetesdienst

- Echolaborant

- Mdw. Functiediagnostiek - Adm. Mdw. Functiediagnostiek

(5)

Bijlage 1c de Trombosedienst

Poli

- Hoofd poli

- Instructeur bloedafname

Buitendienst - Medewerker bloedafname

Binnendienst

- Medewerker Binnendienst - Medewerker Afmaak - Ass. Medisch leider

Stollingslaboratorium - Medewerker stollingslab Trombosedienst

Afdelingshoofd Medisch Leider

Plaatsvervangend Afdelingshoofd Doseerarts

(6)

Bijlage 2 Nieuwe structuur

Sectormanager

Medisch leider

Regio- coördinatoren

Back office Front

office

Winschoten Stads-

kanaal

Leek Winsum Delfzijl Hoogezand

Groningen

Directie

(7)

Bijlage 3 Voorlopige lijst regeltaken

Inventarisatie regeltaken

Dit document is opgesteld ten behoeve van een inventarisatie van de aanwezige regeltaken binnen TDF. Het uitgangspunt zijn de huidige reorganisatieplannen met betrekking tot TDF. Dit stuk biedt enige informatie ter inleiding van een gesprek waarin ik met u wil komen tot een definitieve lijst met regeltaken.

Regeltaken zijn taken die voortvloeien uit het uitvoerende proces van TDF. Bij uitvoerende taken gaat het bijvoorbeeld om taken als bloed afnemen, bloed bepalen, een fundusfoto maken, een botdichtheidonderzoek uitvoeren, het rijden naar een prikpost in Roden en het terugkoppelen van resultaten naar een huisarts. Deze uitvoerende taken moeten beheerst worden. Dat wil zeggen, op de één of andere manier zal het uitvoerende proces bestuurd moeten worden zodat het proces voorspoedig verloopt. Deze besturing uit zich in zogenaamde regeltaken. Voorbeelden van regeltaken zijn het inplannen van patiënten, het vervangen van een autoband, het aannemen van personeel en het formuleren van strategie.

Het begrip regeltaak kan verwarrend zijn als je bedenkt dat deze taken door iemand uitgevoerd moeten worden en dus ook als uitvoerende taken beschouwd kunnen worden. Het gaat hier echter om regeltaken bezien vanuit het uitvoerende (primaire) proces. Het gaat puur om taken die er voor zorgen dat het uitvoerende proces beheerst wordt. Het formuleren van strategie mag voor de directie een uitvoerende taak zijn, het is tevens een taak die het uitvoerende proces stuurt en dus een regeltaak.

In het vervolg is een begin gemaakt met een inventarisatie van regeltaken. Aan de hand van tien functionele gebieden is een aantal regeltaken opgesomd en gedefinieerd. Deze lijst is wellicht niet uitputtend. Ik vraag van u dan ook om kritisch te kijken naar deze lijst aan de hand van de drie volgende vragen:

Per functioneel gebied:

• Missen er naar uw mening regeltaken in de lijst? Zo ja, welke?

Per regeltaak:

• Wordt de regeltaak in de huidige organisatie (op de juiste manier) uitgevoerd? Zo nee, hoe zou u de uitvoering van deze regeltaak ingevuld willen zien?

• Is de uitvoering van deze regeltaak van belang voor een goed verloop van het uitvoerende proces?

Ik wil binnenkort graag met u in gesprek gaan om aan de hand van bovenstaande vragen te komen tot een definitieve lijst met regeltaken.

Met vragen en/of op- en aanmerkingen kunt u uiteraard bij mij terecht.

Alvast bedankt voor de medewerking!

Jan-Willem Schuurman Stagiair P&O

Tel. 645

(8)

•

Invullen beleid: Opstellen van het beleidsplan en het uitwerken van dit beleid in concrete doelstellingen voor TDF.

•

Implementeren beleid: Het daadwerkelijk vertalen van het strategisch beleid teneinde de doelstellingen van TDF te realiseren.

•

Ontwikkelen geïmplementeerd beleid: Het continu aanpassen van het reeds geformuleerde beleid op interne en externe

(verwachte) ontwikkelingen.

•

Opstellen begrotingen: Het opstellen van begrotingen op gebied van personeel, investeringen, opleiding, ict, productie en inkoop.

•

Kostprijsberekening: Kosten van de uitvoering meetbaar maken.

•

Ontwikkelen en implementeren informatiesystemen: Automatiseringssystemen ontwikkelen en gebruiksklaar maken.

•

Opleiden gebruikers: Gebruikers van systemen in staat stellen deze te gebruiken.

•

Onderhouden systemen: Beheer van systemen plus automatiseringstaken bestaande uit:

-netwerkbeheer -softwarebeheer -opstellen procedures -informatievoorziening -oplossen storingen

-gebruikers helpen bij problemen -advies en instructie geven

Functioneel gebied

Beleid

Functioneel gebied

Financieel

Functioneel gebied

ICT

(9)

•

Bepalen kwaliteitsnormen: Het vastleggen van kwaliteitsrichtlijnen waaraan de geleverde dienst en de werkprocessen dienen te voldoen.

•

Bewaken kwaliteitsnormen: Het geheel van alle geplande en systematische acties dat

nodig is om in voldoende mate het vertrouwen te geven dat de output voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen.

•

Verdelen auto’s over werk: Verdelen van auto’s over de routes die op bepaalde dag afgelegd worden en over de locaties waar priksters heen moeten.

•

Beheren magazijn: Zorgdragen voor het voorraadbeheer van de

magazijnartikelen en het distribueren van deze artikelen.

•

Inkopen: Orderbeheer en beheer van het voorraad- artikelenbestand.

•

Onderhoud auto’s: Onderhouden van auto’s. Het betreft hier zowel onderhoud bij gebreken aan de auto als preventief onderhoud.

•

Onderhoud gebouwen: Onderhouden van de gebouwen, zowel aan de binnen als buitenzijde. Het betreft hier zowel onderhoud bij

gebreken als preventief onderhoud.

Functioneel gebied

Kwaliteit

Functioneel gebied

Logistiek

Functioneel gebied

Onderhoud

(10)

•

Onderhoud apparatuur: Onderhouden van de aan het proces gerelateerde apparatuur. Het betreft hier zowel onderhoud bij gebreken als preventief onderhoud.

•

Schoonmaken: Schoonhouden van de gebouwen.

•

Bepalen en ter discussie stellen van werkmethoden

•

Omgaan met niet ingeplande patiënten: Het inpassen van zogenaamde ‘spoedjes’ in het dagelijkse proces.

•

Logistiek afstemmen met MLN: Het afstemmen van de levering van bloed van TDF aan MLN met MLN.

•

Personeelsselectie: Het selecteren, interviewen en aannemen van personeel binnen TDF.

•

Personeelsevaluatie: Het beoordelen van het functioneren van TDF medewerkers in zijn of haar werksituatie.

•

Opleiding: TDF medewerkers opleiden teneinde het gat tussen de gewenste en aanwezige kennis en vaardigheden te overbruggen.

•

Ontslag(begeleiding): Het daadwerkelijk ontslaan van medewerkers en eventueel geven van advies bij ontslagzaken.

•

Omgaan met verzuim: Het regelen van melding van en begeleiding bij verzuim.

•

Personeels- en salarisadministratie

Functioneel gebied

Operationeel

Functioneel gebied

Personeel

(11)

•

Personeelsplanning: Zorgen voor bemensing van de uitvoerende taken.

•

Patiëntplanning: Het inplannen van de patiënten.

•

Routeplannen: Bepalen van de routes die gereden moeten worden.

•

Relaties met aanvragers (huisartsen) beheren en ontwikkelen:

Goede verstandhouding opbouwen en behouden met (potentiële) aanvragers. Op de hoogte blijven van hun wensen en hen op de hoogte houden van de mogelijkheden van TDF (LabNoord).

•

Relaties met leveranciers beheren en ontwikkelen:

Opbouwen en onderhouden van contacten met (potentiële) leveranciers teneinde zo voordelig mogelijk in te kopen.

•

Relaties met priklocaties onderhouden:

Behouden van de mogelijkheid te prikken op bepaalde locaties door het onderhouden van de relaties met de prikposten.

Functioneel gebied

Planning

Functioneel gebied

Relatiebeheer

(12)

Bijlage 4 Definitieve lijst regeltaken

•

Invullen beleid: Opstellen van het beleidsplan en het uitwerken van dit beleid in concrete doelstellingen voor TDF.

•

Implementeren beleid: Het daadwerkelijk vertalen van het strategisch beleid teneinde de doelstellingen van TDF te realiseren.

•

Ontwikkelen geïmplementeerd beleid: Het continu aanpassen van het reeds geformuleerde beleid op interne en externe (verwachte) ontwikkelingen.

•

Opstellen begrotingen: Het opstellen van begrotingen op gebied van personeel, investeringen, opleiding, ICT, productie en inkoop.

•

Afrekenen begrotingen: Het achteraf controleren van de begroting

•

Kostprijsberekening: Kosten van de uitvoering meetbaar maken.

•

Ontwikkelen en implementeren informatiesystemen: Automatiseringssystemen ontwikkelen en gebruiksklaar maken.

Functioneel gebied

Beleid

Functioneel gebied

Financieel

Functioneel gebied

ICT

(13)

•

Opleiden gebruikers: Gebruikers van systemen in staat stellen deze te gebruiken.

•

Onderhouden systemen: Beheer van systemen plus automatiseringstaken bestaande uit:

-netwerkbeheer -softwarebeheer -opstellen procedures -informatievoorziening -oplossen storingen

-gebruikers helpen bij problemen -advies en instructie geven

•

Bepalen kwaliteitsnormen werkprocessen: Het vastleggen van kwaliteitsrichtlijnen waaraan de werkprocessen dienen te voldoen.

•

Bepalen kwaliteitsnormen output: Het vastleggen van kwaliteitsrichtlijnen waaraan de geleverde diensten dienen te voldoen.

•

Bewaken kwaliteitsnormen: Het geheel van alle geplande en

systematische acties dat nodig is om in voldoende mate het vertrouwen te geven dat de output voldoet aan de gestelde

kwaliteitseisen.

•

Verdelen auto’s over werk: Verdelen van auto’s over de routes die op bepaalde dag afgelegd worden en over de locaties waar priksters heen moeten.

•

Beheren magazijn: Zorgdragen voor het voorraadbeheer van de

magazijnartikelen en het distribueren van deze artikelen.

•

Inkopen: Orderbeheer en beheer van het voorraad-

Functioneel gebied

Kwaliteit

Functioneel gebied

Logistiek

(14)

•

Wagenparkbeheer: Onderhouden van auto’s. Het betreft hier zowel onderhoud bij gebreken aan de auto als preventief onderhoud.

•

Onderhoud gebouwen: Onderhouden van de gebouwen, zowel aan de binnen als buitenzijde. Het betreft hier zowel onderhoud bij

gebreken als preventief onderhoud.

•

Onderhoud apparatuur: Onderhouden van de aan het proces gerelateerde apparatuur. Het betreft hier zowel onderhoud bij gebreken als preventief onderhoud.

•

Onderhoud terreinen: Onderhouden van de terreinen.

•

Schoonmaken: Schoonhouden van de gebouwen.

Functioneel gebied

Onderhoud

(15)

•

Bepalen en ter discussie stellen van werkmethoden

•

Omgaan met niet ingeplande patiënten: Het inpassen van zogenaamde ‘spoedjes’ in het dagelijkse proces.

•

Logistiek afstemmen met MLN: Het afstemmen van de levering van bloed van TDF aan MLN met MLN.

•

Werving en Selectie: Het selecteren, interviewen en aannemen van personeel binnen TDF.

•

Personeelsevaluatie: Het beoordelen van het functioneren van TDF medewerkers in zijn of haar werksituatie.

•

Opleiding: TDF medewerkers opleiden teneinde het gat tussen de gewenste en aanwezige kennis en vaardigheden te overbruggen.

•

Ontslag(begeleiding): Het daadwerkelijk ontslaan van medewerkers en eventueel geven van advies bij ontslagzaken.

•

Omgaan met verzuim: Het regelen van melding van en begeleiding bij verzuim.

•

Personeelsadministratie: Administreren van (wijzigende) gegevens personeel.

•

Salarisadministratie: Bijhouden van salarisadministratie.

Functioneel gebied

Operationeel

Functioneel gebied

Personeel

(16)

•

Operationele personeelsplanning: Dagelijks zorgen voor bemensing van de uitvoerende taken.

•

Strategische personeelsplanning: Het afstemmen van huidige

personeelsbeschikbaarheid en de toekomstige personeelsbehoefte.

•

Patiëntplanning: Het inplannen van de patiënten.

•

Routeplannen: Bepalen van de routes die gereden moeten worden.

•

Relaties met aanvragers (huisartsen) beheren en ontwikkelen:

Goede verstandhouding opbouwen en behouden met (potentiële) aanvragers. Op de hoogte blijven van hun wensen en hen op de hoogte houden van de mogelijkheden van TDF (LabNoord).

•

Relaties met leveranciers beheren en ontwikkelen:

Opbouwen en onderhouden van contacten met (potentiële) leveranciers teneinde zo voordelig mogelijk in te kopen.

•

Relaties met priklocaties onderhouden:

Behouden van de mogelijkheid te prikken op bepaalde locaties door het onderhouden van de relaties met de prikposten.

Functioneel gebied

Planning

Functioneel gebied

Relatiebeheer

(17)

Bijlage 5 Kenmerken regeltaken I

De in deze bijlage weergegeven figuren moeten gelezen worden als in het volgende voorbeeld. Deze figuur is een vereenvoudigde weergave van figuur 4.5. In de diagrammen wordt per regeltaak weergeven welke mate van Routine (R) en welke mate van Interdependentie (I) deze taak bezit. Door middel van het trekken van een rechte lijn tussen R en E en tussen I en V wordt het gewenste evenwicht bereikt en wordt duidelijk hoe aan de verdeling van de regeltaken invulling gegeven dient te worden.

1 2 3 4

4 3 2 1

R

I

E V

Toelichting

R = mate van Routine

I =

mate van Interdependentie

E =

locatie van Expertise

V =

Verticale differentiatie

(18)

1 2 3 4

4 3 2 1

1 Invullen

beleid

1 2 3 4

4 3 2 1

3 Ontwikkelen geïmplementeerd

beleid

1 2 3 4

4 3 2 1

6 Onderhouden

systemen 1

2 3 4

4 3 2 1

5 Opleiden gebruikers

1 2 3 4

4 3 2 1

2 Implementeren

beleid

1 2 3 4

4 3 2 1

7 Opstellen begrotingen

1 2 3 4

4 3 2 1

4 Ontwikkelen en

implementeren informatie

systemen

1 2 3 4

4 3 2 1

8 Kostprijs berekening

1 2 3 4

4 3 2 1

9 Afrekenen

begroting

(19)

1 2 3 4

4 3 2 1

13 Verdelen auto’s

over werk

1 2 3 4

4 3 2 1

14 Beheren magazijn

1 2 3 4

4 3 2 1

15 Inkopen

1 2 3 4

4 3 2 1

16 Wagenpark

beheer

1 2 3 4

4 3 2 1

17 Onderhoud

gebouwen 1

2 3 4

4 3 2 1

12 Bewaken kwaliteitsnormen

1 2 3 4

4 3 2 1

10 Bepalen kwaliteitsnormen

werkprocessen

1 2 3 4

4 3 2 1

11 Bepalen kwaliteitsnormen

diensten

1 2 3

4 3 2 1

18 Onderhoud apparatuur

1 2 3

4 3 2 1

19 Onderhoud

terreinen

(20)

1 2 3 4

4 3 2 1

21 Bepalen en ter discussie stellen

van werkmethoden 1

2 3 4

4 3 2 1

20 Schoonmaken

1 2 3 4

4 3 2 1

23

Logistiek

afstemmen met

MLN 1

2 3 4

4 3 2 1

22

Omgaan met niet ingeplande

patiënten

1 2 3 4

4 3 2 1

25 Personeels

evaluatie 1

2 3 4

4 3 2 1

24 Werving en

Selectie

1 2 3 4

4 3 2 1

29 Personeels administratie 1

2 3 4

4 3 2 1

28 Omgaan met

verzuim

1 2 3 4

4 3 2 1

27 Ontslag (begeleiding) 1

2 3 4

4 3 2 1

26 Opleiden

(21)

1 2 3 4

4 3 2 1 1

2 3 4

4 3 2 1

31 Operationele

personeels planning

33 Patiëntplanning

1 2 3 4

4 3 2 1

1 2 3 4

4 3 2 1

34 Routeplanning

1 2 3 4

4 3 2 1

37 Relaties met

priklocaties onderhouden

35 Relaties met leveranciers beheren en ontwikkelen

1 2 3 4

4 3 2 1 30

Salaris administratie

32 Strategische

personeels planning

1 2 3 4

4 3 2 1

1 2 3 4

4 3 2 1

36 Relaties met

aanvragers (huisartsen)

beheren en ontwikkelen

(22)

Bijlage 6 Kenmerken regeltaken II

Regeltaak Score V Score F Score A Score I Routinematigheid Interdependentie

1 1 4 3 4 2 1 2 1 4 3 4 2 1 3 2 3 3 4 2 1

4 Uitbesteden

5 2 3 3 3 2 1 6 3 1 3 3 3 2

7 1 4 3 4 2 1 8 1 4 3 4 2 1 9 1 4 3 4 2 1 10 1 4 3 4 2 1 11 1 4 3 4 2 1 12 1 3 3 3 2 2

13 1 1 1 1 4 4 14* 1 1 3 (1) 4(1) 4 1 (4)

15* 2 2 3 (1) 4(1) 3 1 (4)

16 Uitbesteden

17 2 3 1 1 2 4 18 3 3 1 1 1 2

19 Uitbesteden

20 Uitbesteden

21 1 3 3 4 2 1 22 3 1 1 1 3 4 23 1 1 3 3 4 2

24 2 3 1 1 2 4 25 1 4 1 1 2 4 26 1 3 1(3) 1(3) 2 4(2) 27 2 4 1 1 1 4 28 3 2 1 1 3 4 29 2 2 1 1 3 4 30 1 3 1 1 2 4

31 1 1 1 1 4 4 32 2 4 3 4 1 1 33 1 1 3 2 4 3

34 1 1 1 1 4 4 35 2 3 3 4 2 1 36 1 3 3 3 2 1 37 2 3 3 3 2 2

* Er zal wellicht sprake zijn van zowel één centrale

als meerdere decentrale magazijnen.

(23)

Uitleg:

Score V staat gelijk aan: Score Voorspelbaarheid Score F staat gelijk aan: Score Frequentie Score A staat gelijk aan: Score Aantal

Score I staat gelijk aan: Score Interdependentie

(24)

Bijlage 7 Model van Greiner

(bron: Greiner, 1972)

Fase 3 Fase 4 Fase 5

Fase 2 Fase 1

1. Groei door CREATIVITEIT

2. Groei door EFFECTIEVE LEIDING

3. Groei door DELEGATIE

Groei door SAMENWERKING

4. Groei door COÖRDINATIE

1. LEIDERSCHAPS-

crisis

2. AUTONOMIE

-

crisis

3. CONTROLE- crisis

4. BUREAU-

CRATISERINGS

-

crisis

5. ?? crisis Evolutionaire stadia

Revolutionaire stadia

Beginnende organisatie Volwassen organisatie

Groot

Klein Omvang organisatie

Huidige fase

(25)

Bijlage 8 Configuraties van Mintzberg

(bron: Mintzberg, 1989)

Simpele structuur

Machine bureaucratie

Professionele bureaucratie

Divisiestructuur

Adhocratie

Directe supervisie

Standaardisatie van werkprocessen

Standaardisatie van vaardigheden

Standaardisatie van outputs

Wederzijdse aanpassing CONFIGURATIE

VOORNAAMSTE COÖRDINATIE-

MECHANISME

BELANGRIJKSTE ORGANISATIE

ONDERDEEL

TYPE DECEN- TRALISATIE

KENMERKEN OMGEVING

Strategische top

Technostructuur

Uitvoerende kern

Middenkader

Hulpdiensten

Verticale en horizontale centralisatie

Beperkte verticale decentralisatie

Verticale en horizontale decentralisatie

Beperkte verticale decentralisatie

Selectieve decentralisatie

Eenvoudig en dynamisch

Eenvoudig en stabiel

Complex en stabiel

Eenvoudig en stabiel

Complex en dynamisch

(26)

Bijlage 9 Verantwoording keuze functionele gebieden

Cox Woudstra (2000) kiest in haar onderzoek naar sociotechnische besturing voor een benadering waarbij gewerkt wordt met drie aspectsystemen (functionele gebieden). Ze kiest voor de gebieden logistiek, personeel en onderhoud. Ze ziet deze drie als de meest belangrijke gebieden binnen een organisatie.

In dit onderzoek wordt gekozen voor een inventarisatie van regeltaken aan de hand van tien functionele gebieden in plaats van de drie die Cox-Woudstra hanteert. In dit onderzoek wordt geprobeerd zo volledig mogelijk te zijn bij de inventarisatie van regeltaken, vandaar de keuze voor tien functionele gebieden in plaats van drie.

In het onderstaande wordt een poging gedaan om de gedachtegang omtrent de keuze van de functionele gebieden visueel te maken. Daarbij wordt gebruik gemaakt van het onderzoek van Cox-Woudstra (2000) Hierbij moet nog duidelijk gemaakt worden dat de keuze van de tien functionele gebieden gebaseerd is op het schrijven van meerdere sociotechnische auteurs.

Productiestructuur Besturingsstructuur

Beleid

Onderhoud Operationeel

Planning Financieel

ICT

Logistiek

Personeel Kwaliteit

Relatiebeheer

Gekozen functionele gebieden