Stageverslag 1

Jonge Harten Theaterfestival

Stageverslag

Andrea Hooijmans

Opleiding : Kunst, Cultuur en Media Studentnummer : S2424126

Naam : Andrea AR Hooijmans Telefoon: 0646744857

Stagegever : Marga Kroodsma Stagedocent : Lucia van Heteren

Voorwoord

Het zoeken naar een geschikte stage duurde lang. Ik was namelijk op zoek naar specifieke kwaliteiten: ik wilde graag voor een cultureel festival werken, de stageplek moest in de buurt van Groningen zijn en ik wilde meer uitdaging dan een normale stageplek. Ondanks al mijn voorwaarden ben ik uiteindelijk meer dan geslaagd in het vinden van een geschikte stage.

Naast mijn studie heb ik altijd aan de weg getimmerd. Alle beschikbare werkervaring die ik op kon doen die in dienst stond van mijn toekomstplannen heb ik gelijk aangegrepen. Ik ben ambitieus en nieuwsgierig aangelegd en wilde graag zo snel mogelijk zo veel mogelijk leren over de culturele sector en hoe ik daar in zou passen. Dit onder het motto: hoe meer je probeert, hoe meer je te weten komt. Daarom had ik een duidelijk beeld van de stage waar ik naar op zoek was.

Via mijn opleiding en werkervaring kwam ik al snel tot de conclusie dat het er in de culturele sector aan twee dingen scheelt: redelijke beloningen en een breed draagvlak. Met dit laatste bedoel ik dat de culturele sector een universele aantrekkingskracht mist en gezien wordt als een luxeproduct. Het heeft een status van ‘boven mijn pet’ of ‘ver van mijn bed’. Theater lijkt een luxeproduct voor de fijnproever en beeldende kunst een linkse hobby voor de elite. In de praktijk zag ik dat culturele organisaties vaak te weinig aandacht hebben voor marketing en zakelijkheid, waardoor het scheelt aan toegankelijkheid, zichtbaarheid en het bereiken van nieuwe generaties kunstliefhebbers. Theaterzalen waren vaak half leeg en exposities stil en verlaten, terwijl festival ‘booming business’ zijn. Ik wilde wel eens een kijkje nemen bij een festival wat verschillende culturele uitingen (theater, beeldende kunst en muziek) combineert en op een feestelijke en uitnodigende manier presenteert.

Maar ik had nog een eis: ik wilde in Groningen een stage doen van niveau. Mijn eerder opgedane werkervaring vroeg meer van de stageplek dan het reguliere stageniveau. Buiten reguliere vacatures kon er helaas geen hulp van de universiteit geboden worden dus voor deze missie stond ik er alleen voor. Dankzij de CV die ik reeds had opgebouwd dacht ik overal wel binnen te komen. Helaas: bij de eerste sollicitatie werd ik afgewezen onder het mom van: “Dit is geen uitdaging meer voor jou.” Uiteraard stond ik wat beteuterd te kijken: waar had ik al die jaren dan zo hard voor gewerkt? Ik gaf de hoop niet op en abonneerde me via LinkedIN, Culturele Vacatures en Facebook op alle up-to-date informatie over bijna alle culturele organisaties in Groningen. Toen ik een vacature voor een werkervaringsplek (instapniveau, geen stageplek dus) langskwam van Jonge Harten ben ik op gesprek gegaan. Hoewel de aangeboden functie niet voor mijn geschikt was, heeft de stage-opdrachtgever mij een andere functie aangeboden die beter bij mijn ‘skillset’ paste: coördinator van Jonge Harten international.

Grof vertaald is de missie van het Jonge Harten theaterfestival : een nieuwe generatie theaterliefhebbers kweken. Dit past goed bij mijn eigen visie: de kunst aantrekkelijk maken voor publiek. Jonge Harten was het eerste festival in Nederland wat marketing serieus nam (hoorde ik later binnen de organisatie) en heeft goed gebruik gemaakt van de vraag vanuit de klanten. Ik ben altijd gewend om alles zelf te beslissen en op te zetten, maar mijn eigen kennis en verbeelding kunnen mij niet zo ver dragen als wanneer ik op andermans schouders zou kunnen staan. Bij Jonge Harten kon ik mijn voordeel doen met een lange operationele geschiedenis, ervaring binnen het veld en een eigen werkwijze: eindelijk eens de kunst bij een ander afkijken dus!

Inhoudsopgave

1. Inleiding

2. Jonge Harten

3. Jonge Harten international 4. Evaluatie

5. Literatuur 6. Bijlagen

▪ Internationale flyer ▪ Fotoverslag

▪ International student survey ▪ Internationale evenementen

● Draaiboek ● Voorstellen

▪ Internationaal promoteam:

● Oproep internationaal promoteam ● Handouts

● Notulen

● Evaluatie Groningen Experience ▪ Overzicht relevante studenten organisaties ▪ Evaluatie Jonge Harten International ▪ Stageopdracht

▪ Stageverloop

● Verslag tussentijds gesprek met stagegever ● Verslag afsluitend gesprek met stagegever ▪ Sollicitatiebrief

Extra

▪ Werkboek conceptontwikkeling (fysiek tijdens de evaluatie) ▪ Handleiding fotografen

Inleiding

In eerste instantie was het plan om te solliciteren voor een normale functie bij Jonge Harten en om deze dan als stage te gebruiken. Ik solliciteerde naar een van twee ‘werkervaringsplekken’. Tijdens het gesprek kwam naar voren dat ik nog geen duidelijk beeld had van wat ik precies wilde. Naderhand kreeg ik van directrice Marga Kroodsma een mail met de mededeling dat de functie waarnaar ik solliciteerde wellicht minder geschikt was, maar dat er eventueel een alternatieve functie beschikbaar was: coördinator voor een internationaal programma voor Jonge Harten. Die heb ik met beide handen aangegrepen.

Organisatie

Festival beschrijving

Jonge Harten is een negendaags cultureel festival voor studenten en jongeren wat jaarlijks georganiseerd wordt in Groningen in November. De programmering bestaat hoofdzakelijk uit theater, maar er is ook ruimte voor muziek en beeldende kunst. Verschillende locaties vormen het podium van het festival, waaronder de GYM (omgetoverd tot festivalhart met café, expositieruimte, backstage en twee podia voor voorstellingen), het Grand Theatre, VRIJDAG theater, De Machinefabriek (NNT), het Groninger Forum, De Stadsschouwburg, en de werkplaats van theatergroep De Jongens.

Naast voorstellingen, organiseert het festival een ontmoetingsplaats voor haar bezoekers in de vorm van een café met podium voor live muziek. In het café worden verschillende activiteiten georganiseerd, waaronder een expositie, expositie opening, kunstveiling en spontane activiteiten zoals karaoke-sessies, sjoelcompetities en zelfbedachte bingospellen. Ook worden er workshops aangeboden voor bijvoorbeeld het fotografenteam en het blogteam ter voorbereiding van het bekleden van hun functie binnen die teams.

Organigram

De organisatiestructuur ziet er ongeveer als volgt uit​1​:

Daarnaast wordt het Jonge Harten promotiemateriaal gemaakt door vormgever Jelle Post en wordt de website onderhouden door Gentleware. Fotograaf Niels Meijer wordt ingeschakeld voor belangrijke foto-momenten.

1 _{Naar Jonge Harten website, via http://www.jongeharten.nl/medewerkers}

De organisatie kent een platte organisatiestructuur met meer horizontale dan verticale differentiatie van arbeidsverdeling_​2​_{, wat betekent dat er korte lijnen zijn tussen de verschillende werknemers. Het bestuur is niet}

aanwezig op het kantoor en de groepen vrijwilligers hebben in eerste instantie alleen contact met hun coördinatoren. Zo blijft de organisatie overzichtelijk.

Organisatiecultuur

De organisatie kent een sterke cultuur_​3​ _{met een informeel karakter. Er is duidelijk consensus over hoe de}

mederwerkers met elkaar omgaan en er is dankzij de open ruimtes en de vele sociale interacties een hoge mate van sociale controle. Er is één open kantoor wat gedeeld wordt door alle werknemers (behalve het bestuur) ten tijde van de organisatie. Op het kantoor lunchen de werknemers gezamenlijk en is er vaak aan het einde van de week buiten de deur een borrel. Tijdens de wekelijkse groepsvergadering worden naast zakelijke, ook relevante persoonlijke kwesties besproken. Als er bijvoorbeeld een privézaak in de weg staat van een efficiënte bedrijfsvoering wordt hier openlijk over gesproken om zo begrip en transparantie binnen de groep te bevorderen. Bij het opruimen van de keuken, klaarzetten van de lunch en het ophalen van postpakketjes helpt iedereen mee; er is dus geen strenge hiërarchie aanwezig.

Promotionele omschrijving

Jonge Harten is een negendaags theaterfestival dat plaatsvindt in zo’n beetje alle theaters in Groningen. Een festival om te ontdekken. Met veel jonge makers, beeldend en fysiek theater, performance, dans, muziek en een bruisend festivalhart. Voor jonge mensen die iets meer willen. En durven.

Het festivalthema van deze zeventiende editie is #nofilter. Zo neemt de Vlaamse theatermaker Tom Struyf je in 'Another great year for fishing' mee achter de coulissen van de snelle, mooie wereld die je van alle kanten voorgespiegeld krijgt. Theatermaakster Davy Pieters brengt in 'The Truth about Kate' een dubbelzinnige celebrity-documentaire op het podium over een vrouw die een superster wordt.

Het festival bereikt inmiddels met zijn voorstellingen, workshops en andere activiteiten ruim 10.000 bezoekers per jaar. Het Jonge Harten Festival vindt plaats in onder andere de Stadsschouwburg, het Grand Theatre, Theater de Machinefabriek, maar ook op bijzondere pop-up locaties. Ook dit jaar heeft Jonge Harten weer een eigen sfeervol festivalcafé waar je verrast kunt worden door kleine concerten en performances. Aan het eind van elke avond zul je er artiesten tegenkomen die die dag hebben opgetreden. Jonge Harten 2014 vindt plaats van 21 t/m 29 november​4​.

Geschiedenis

In gesprek met Rudi Kamminga, een van de programmeurs van het festival, ben ik meer te weten gekomen over de geschiedenis van Jonge Harten. Volgens zakelijk medewerker Nicolette Kleinbuininck wordt er geen nadruk gelegd op de geschiedenis van het festival omdat de focus ligt in de toekomst, maar voor de speciale internationale evenementen vond ik het toch belangrijk om wat context en gewicht (de waarde van traditie) aan de festivalbeleving toe te voegen. De volgende internationale promotekst vertelt meer over die

geschiedenis:

“Jonge Harten is now in its 17th running year. The concept of the festival was developed around 1997 when some of the programmers of the Grand Theatre could not find an audience for a couple of shows they wanted to put on. These shows had great quality and their makers great potential, but there simply wasn’t an audience for them at the Grand Theatre. Around the same time, something called CKV was added to the school

curriculum at secondary schools all over the country. The course was meant to give students an education in culture. The Grand Theatre put the two together and Jonge Harten was born. The festival started off hosting performances for secondary school students but over the years it became bigger and bigger and so did the festivals ambition. Soon, the student community was also involved and from this year, we also look to connect with the international community.” Tekst geschreven door Andrea Hooymans voor Jonge Harten.

2 _{Hatch, M.J, Cunliffe, A.L. (2006) Organization Theory, Oxford, pp. 101 - 140} 3 _{Hatch, M.J, Cunliffe, A.L. (2006) Organization Theory, Oxford, pp. 175 - 220} 4 _{Jonge Harten website, via http://www.jongeharten.nl/over-jonge-harten}

Stageomschrijving

Taakomschrijving

Organiseer een pilot van Jonge Harten International. Het internationale programma moet ten minste bestaan uit een database van relevante internationale studentenverenigingen in Groningen, een internationaal

promo-team en speciale evenementen voor internationale studenten. Er kan naar eigen inzicht in overleg meer invulling gegeven worden aan de opdracht. Na het festival moet er geëvalueerd worden over de pilot: wat heeft het Jonge Harten gekost en opgeleverd en is het zinnig om het internationale programma door te zetten?

De opdracht als coördinator voor het internationale programma van Jonge Harten bestond globaal uit de volgende taken:

1. Het in kaart brengen van informatiebronnen van internationale studenten voor culturele activiteiten 2. Het in kaart brengen van aan internationale studenten verbonden studenten- en studieverenigingen 3. Als ambassadeur voor Jonge Harten waar nodig met derden over marketing en sales onderhandelen 4. Het mede-bepalen van een apart programma-pakket voor internationale studenten

5. Het samenstellen van een team van internationale studenten, die als sub-ambassadeurs het festival promoten

Samenvatting van de stage

Leerdoelen

Omdat de functie niet ontworpen is als een reguliere stageplek zijn er geen vooraf bepaalde leerdoelen geformuleerd. De functie is echter wel onderdeel van een experimenteel programma. In die zin zijn de leerdoelen leerpunten voor zowel de stagair als de organisatie:

- Effectieve communicatie tussen stagegever en stagiair over het opzetten, uitvoeren en evalueren van het nieuwe internationale programma​5​.

- Effectieve communicatie tussen de organisatie en potentiële klanten over Jonge Harten international​6​. - Het schrijven van een beleidsvoorstel voor het eerste internationale programma van het Jonge Harten

festival​7​.

- Het doen van onderzoek naar studie- en studentenverenigingen en informatiebronnen gerelateerd aan de doelgroep_​8​9​.

- Verbale vaardigheden ontwikkelen om goed met het internationale promoteam te kunnen communiceren in vergaderingen en presentaties.

- Leiden, coachen, motiveren en aansturen van het internationale promoteam.

- Het organiseren van evenementen voor internationale studenten ter promotie van het Jonge Harten festival_​10​11​_.

- Samen te werken met anderen binnen het Jonge harten medewerkersteam.

- Onderhandelen met externe partijen over programma pakketten, sales en sponsoring.

5 _{Michels, W.J. (2003) Communicatieplanner, Wolters-Noordhoff} 6 _Idem

7 _{Leeflang, P.S.H. (2003) Marketing, Sternfert Kroeze, Leiden}

8 _{Boeije, H.R., Hart, H., 't en Hox, J. (2009, 8ste geheel herziene druk) Onderzoeksmethoden. Den Haag, Boom}

Lemma Uitgevers

9 _{Baarda, D.B., M.P.M. de Goede en J. Teunissen (2009) Basisboek kwalitatief onderzoek. Groningen Houten,}

Noordhoff Uitgevers

10 _{Joostens, K. (2012). Kunst & Klant in de Nederlandse Podiumkunsten, Rijksuniversiteit Groningen} 11 _{Schwalbe, K. (2012) An Introduction to Project Management, Fourth Edition, LCC}

Resultaten

Naast genoemde taken bleken er een aantal extra taken aan de opdracht verbonden die tevens zijn uitgevoerd, met als uitkomst de volgende resultaten:

1. Het in kaart brengen van informatiebronnen van internationale studenten voor culturele activiteiten. 2. Het in kaart brengen van aan internationale studenten verbonden studenten- en studieverenigingen

- Een database van relevante organisaties voor internationale studenten, met contactgegevens, relevante informatie (resultaat taken).

● Een advies over welke organisaties volgend jaar het best kunnen worden aangeschreven voor meer verregaande samenwerkingen (extra resultaat).

● Voorbeeld-teksten voor correspondentie met relevante organisaties (extra resultaat). 3. Als ambassadeur voor Jonge Harten waar nodig met derden over marketing en sales onderhandelen

- Externe partijen promotie voor het festival laten plaatsen

● Voorbeeld-teksten voor promotie via relevante organisaties (extra resultaat).

● Een overzicht met plekken waar (gratis) promotie gedaan kan worden voor internationale studenten (extra resultaat).

4. Het mede-bepalen van een apart programma-pakket voor internationale studenten

- Twee evenementen voor internationale studenten waarvoor tickets worden verkocht. De

evenementen worden ‘gehost’ door een lid van het internationale promoteam en de coördinator.

● Een Engelstalige Facebookpagina, gevuld met Engelstalige content (extra resultaat). ● Een Engelstalige flyer (extra resultaat).

● Een Engelstalige website (extra resultaat).

● Een deels Engelstalige betaalpagina (extra resultaat).

● Een Engelstalig studentenarrangement – geen tickets verkocht dus niet uitgevoerd, maar wel voorbereid, inclusief ticketsysteem, website-content en instructies voor de ‘host’ (extra resultaat).

5. Het samenstellen van een team van internationale studenten, die als sub-ambassadeurs het festival promoten

- Een internationaal promotieteam voor festival editie 2015 (resultaat taken).

● Voorbeeld-teksten voor oproep van en correspondentie met internationale studenten (extra resultaat).

● Een Engelstalige flyer voor de oproep van vrijwilligers voor het internationale promoteam (extra resultaat).

- Het promotie-team coördineren, dus vergaderingen organiseren en het team promotie-activiteiten uit laten voeren (resultaat taken)

● Een format van een planning voor een internationaal promoteam (extra resultaat). ● Een format van een promo-praatje voor internationale studenten (extra resultaat). Overige extra resultaten

- Een evaluatierapport over het internationale programma met antwoord op de vraag: Is het nuttig voor het festival om het internationale (studenten) publiek apart aan te spreken en zo ja; wat is de beste manier hiervoor, welke middelen moeten worden ingezet en wat zijn de nodige investeringen? - Een basiscursus fotografie voor het fotografenteam: de eigen ervaringen als teamlid van het

fotografenteam leidden tot het initiatief om een basiscursus fotografie te ontwerpen een aan te bieden aan uiteindelijk drie fotografen (ik ben via de kunstacademie eerder opgeleid tot fotograaf)_​12​.

12 _{Zie bijlage extra: handleiding fotografen}

Ervaring

Opdracht

De precieze taakomschrijving van de functie was nog niet ingevuld omdat de functie nieuw is binnen de organisatie. Er zijn veel extra taken aan de taakomschrijving toegevoegd (zie bovenstaande resultaten), die ik stuk voor stuk zelf heb vastgesteld en uitgevoerd. Ik heb dus in feite zelf meegeschreven met de beschrijving van het takenpakket van deze nieuwe functie.

Werkzaamheden

Coördinator voor het internationale programma van Jonge Harten. Taken en werkzaamheden bestaan uit:

● Het in kaart brengen van informatiebronnen van internationale studenten voor culturele activiteiten: online research en een survey onder internationale studenten op Facebook_​13​_.

● Het in kaart brengen van aan internationale studenten verbonden studenten- en studieverenigingen: online research, mailen en bellen met geïnteresseerde organisaties en afspraken met besturen van deze organisaties​14​_.

● Als ambassadeur voor Jonge Harten waar nodig met derden over marketing en sales onderhandelen. Tijdens afspraken met studie- en studentenorganisatie wordt en onderhandeld over mogelijk promotie voor het festival via de studie- of studentenorganisatie en de voorwaarden hiervan. Controle en aanlevering van promotiemateriaal alsook het schrijven van promotieteksten vallen ook onder het takenpakket. Contracten gaan via de zakelijke leiding van het festival.

Als ambassadeur van het festival was het af en toe ook relevant om met de pers te communiceren. Zo ben ik geïnterviewd door OOG TV en HappyHourFM.

● Het mede-bepalen van een apart programmapakket voor internationale studenten: dit bestond uit het overnemen van opgegeven Engels-gesproken performances en de performances zonder tekst, en het bedenken, ontwikkelen en uitvoeren van twee internationale evenementen​15​. Daarbij kwam ook de online en offline promotie voor het internationale programma bij kijken (zie bovenstaande resultaten). ● Het samenstellen van een team van internationale studenten, die als sub-ambassadeurs het festival

promoten​16​.

Producten

Een overzicht van de producten (zie voor een toelichting hierboven onder resultaten):

1. Lijst met door internationale studenten gebruikte communicatiemiddelen

2. Database van relevante internationale studentenorganisaties voor samenwerking en promotie 3. Overzicht van internationale studentenhuizen​17

4. Internationale website-content

5. Internationale betaalpagina (als onderdeel van de website) 6. Internationale Facebookpagina

7. Internationale flyer met oproep promoteamleden​16

8. Handouts voor het internationale promoteam​16

9. Internationale flyer/programmaboekje​15

10. Internationale evenementen​18

13 _{Zie bijlage 3: international student survey} 14 _{Niet opgenomen in de bijlagen.}

15 _{Zie bijlage 1: internationale flyer}

16 _{Zie bijlage 6: oproep internationale promoteam} 17 _{Zie bijlage 6: handouts internationale promoteam} 18 _{Zie bijlage 4: internationale evenementen}

Planning

Om het overzicht te bewaken heb ik mijn stage en het ‘jonge Harten International’ project in acht fasen opgesplitst:

Fase 1: Opzet plannen (week 1)

- Vaststellen van de projectdoelen - Brainstormen over projectplan - Vaststellen van projectplan - Planning uitschrijven

Fase 2: Oproep tot samenwerken: studentenorganisaties en promoteam (week 2 en 3) - Schrijven en samenstellen van de internationale flyer

- Eerste teksten voor de internationale website vertalen - Oproep voor het promoteam

- In kaart brengen van internationale studentenorganisaties (inclusief opleidingen, studieverenigingen, studentenverenigingen en andere relevante partijen)

- Contacteren van en overleggen met relevante internationale studentenorganisaties over samenwerkingen en promotie van het festival

- Voorstel voor Internationale Evenementen schrijven

Fase 3: Samenwerken: studentenorganisaties en promoteam (week 4 en 5) - Contact onderhouden met geïnteresseerde studentenorganisaties - Opzet van promoteam-activiteiten

- Opzet van Internationale Evenementen maken

- Teksten voor de internationale website vertalen en schrijven

- Teksten voor het internationale Facebook event vertalen en schrijven - Eerste ontmoeting met het internationale promoteam

Fase 4: Promotie: internationaal programma en events (week 6 en 7) - Draaiboek voor International Events maken

- Draaiboek voor de promo-winactie schrijven

- Teksten voor de internationale website vertalen en schrijven

- Teksten voor het internationale Facebook event vertalen en schrijven - Promotekst voor borrels schrijven

- Promopraatjes houden bij borrels

- Flyer- en promoacties in de stad uitvoeren met het internationale promoteam - Vergaderingen met het internationale promoteam

- Deelname aan Groningen Experience voorbereiden

Fase 5: Promotie en Events

- Contact met pers voor Jonge Harten International (eigen netwerk)

- Promotekst voor international student deals (studentenarrangementen) schrijven

- Basiscursus fotografie schrijven, voorbereiden en uitvoeren (buiten Internationale traject om) - Teksten voor de internationale website vertalen en schrijven

- Teksten voor het internationale Facebook event vertalen en schrijven

- Flyer- en promoacties in de stad uitvoeren met het internationale promoteam - Vergaderingen met het internationale promoteam

- Evalueren Jonge Harten Kickoff met internationale promoteam - Winacties uitvoeren

- Deelname aan Groningen Experience voorbereiden Fase 6: Jonge Harten Festival (week 8)

- Deelname aan Groningen Experience met Annemiek (sales) en internationale promoteam - Contact met het internationale promoteam over promo-acties, try-outs, gratis voorstellingen en

internationale evenementen

- Uitvoeren, vastleggen (foto en video) en hosten van International Events - Teksten voor de internationale website vertalen en schrijven

- Teksten voor het internationale Facebook event vertalen en schrijven

- Fotografische documentatie van Jonge Harten International maken en online verspreiden

Fase 7: Afwikkeling (week 9)

- Afronden contact met internationale studentenorganisaties - Bedanken van internationale promoteam

Fase 8: Evaluatie (week 10, 11 en 12)

- Evaluatie met Jonge Harten organisatie - Evauatie met internationale promoteam - Schrijven verslag Jonge Harten International

Bereiken van leerdoelen

Omdat er geen concrete leerdoelen aan de functie verbonden zijn is het lastig deze te evalueren. De genoemde leerdoelen voor de organisatie zijn behaald: een eerste kleinschalig internationaal programma is neergezet, waarbij veel extra taken nodig zijn gebleken, waaronder promotie- en vertaalwerk.

De formele leerdoelen en competenties:

1. Effectieve communicatie tussen stagegever en stagiair over het opzetten, uitvoeren en evalueren van het nieuwe internationale programma.

2. Het schrijven van een beleidsvoorstel voor het eerste internationale programma van het Jonge Harten festival.

3. Het doen van onderzoek naar studie- en studentenverenigingen en informatiebronnen gerelateerd aan de doelgroep.

4. Verbale vaardigheden ontwikkelen om goed met het internationale promoteam te kunnen communiceren in vergaderingen en presentaties.

5. Leiden, coachen, motiveren en aansturen van het internationale promoteam.

6. Het organiseren van evenementen voor internationale studenten ter promotie van het Jonge Harten festival.

7. Samen te werken met anderen binnen het Jonge harten medewerkersteam.

8. Onderhandelen met externe partijen over programma pakketten, sales en sponsoring.

Formele leermomenten

Tijdens het uitvoeren van de opdracht zijn er een aantal belangrijke leermomenten geweest. De opzet van de functie zelf was bedoeld als een test om juist deze leerpunten te verzamelen om zo een duidelijke beeld te krijgen van wat de functie precies in zou (kunnen) houden. In onderstaand overzicht worden de leermomenten benoemd. Een voorstel voor mogelijke oplossingen staat in de evaluatie. Een overzicht:

- Takenpakket: het takenpakket van de functie ‘coördinator Jonge Harten International’ is uitgebreider dan eerder voorzien. Onderhandeling met relevante studentenorganisaties, speciale internationale online promotie, vertaalwerk en een internationaal betalingssysteem kunnen aan de lijst worden toegevoegd. De vraag is hoe deze taken het beste verdeeld kunnen worden.

- Planning: de planning voor het uitvoeren van deze functie begon voor deze editie in oktober. De planning is zoals eerder benoemd ingedeeld in verschillende fasen:

1. Fase 1: Opzet plannen (week 1)

2. Fase 2: Oproep tot samenwerken: studentenorganisaties en promoteam (week 2 en 3) 3. Fase 3: Samenwerken: studentenorganisaties en promoteam (week 4 en 5)

4. Fase 4: Promotie: internationaal programma en events (week 6 en 7) 5. Fase 5: Promotie en Events (week 8)

6. Fase 6: Jonge Harten Festival (week 8 en 9) 7. Fase 7: Afwikkeling (week 10)

8. Fase 8: Evaluatie (week 11 en 12)

Hier ontstonden een aantal knelpunten in fase 2 tot en met 5, omdat de taken in elke fase uitliepen. Dat kwam soms doordat er meer werk te verzetten was dan voorheen voorzien door zowel de stagegever als door mijzelf; die tijd is opgevangen door meer uren te werken dan voorheen ingepland. Een andere reden voor de uitloop was de responstijd van derden. Denk hierbij aan responstijd voor potentiële samenwerkingspartners, relevante studentenorganisaties en promoteamleden.

- Contact met relevante culturele (studenten)organisaties: het contact met culturele organisaties ging over het algemeen goed. De verschillende afspraken op locatie zijn echter tijdrovend en leveren niet altijd iets op. Daarom ben ik na verloop van tijd overgestapt op communicatie via de telefoon en e-mail bij gebrek aan tijd. Deze vorm van communicatie werkte prima.

- Internationale evenementen: de kaartverkoop van internationale evenementen viel tegen; het maximum aantal beschikbare plekken stond op zo’n 20 kaarten, terwijl er minder dan 10 verkocht zijn voor elk. In de praktijk bleek er tijdens de events ook niet veel meer plek te zijn dan voor 10 personen. Zowel de inhoud als de promotie van de events zou dus herzien moeten worden. De feedback van de participanten was echter zeer positief. Marktonderzoek zou een oplossing kunnen bieden.

- Internationale promoteam: het internationale promoteam functioneerde op zich goed. Door de kleine omvang en de strakke planning was het echter niet altijd mogelijk iedereen bij elkaar te brengen en voor alles in te delen. Om meer tijd te hebben voor samenwerkingen met het regulier promoteam, het uitdenken van leuke acties en teambuilding moet deze planning worden verlengd.

Persoonlijke leermomenten

Tijdens de stagegesprekken is duidelijk naar voren gekomen dat mijn echte leermomenten niet liggen in het uitvoeren van de taken maar in de sociale interactie op kantoor. Voor deze stage miste een uitgebreide inwerkingsperiode. Er is geen gelegenheid geweest waarop is uitgelegd hoe de werknemers communiceren, waar ik informatie kon vinden en hoe de taken precies verdeeld waren. Zo heb ik dus met vallen en opstaan moeten leren wat binnen de organisatie normaal was.

Het contact leggen en communiceren met collega’s ging heel anders dan ik gewend ben: ik moest wennen aan de manier van doen en de informele bedrijfscultuur. Ik was absoluut niet gewend om persoonlijke zaken op kantoor te delen. Het resultaat van het wel delen was echter indrukwekkend en ik ben van plan deze aanpak voortaan ook te gebruiken.

Een ander sociaal gerelateerd leerpunt was de timing van communicatie. Ik voelde bijvoorbeeld niet altijd duidelijk aan wanneer het wel en niet handig was om mensen die aan het werk waren aan te spreken (liever een lijstje met punten maken dan voor elk punt even te overleggen) of via welk medium te communiceren (formeel liever via e-mail en informeel via Whatsapp).

Voor het eerst moest ik me aanpassen aan een vooraf ontworpen communicatiesysteem (bestandsuitwisseling via Drive, e-mail en Whatsapp). Normaalgesproken zit ik in een bestuursfunctie waarbij ik de ‘spin in het web’ ben. Ik heb normaalgesproken alle informatie voorhanden en iedereen komt naar mij toe voor informatie en overleg. Nu ging dat andersom.

Een ander leerpunt was het inzicht dat ik erg geneigd ben taken naar mij toe te trekken en ik graag alles zelf doe en uitvoer. Dat blijkt binnen een grotere organisatie niet altijd handig te zijn. Binnen mijn persoonlijke netwerk heb ik bijvoorbeeld veel relevante perscontacten. Hoewel het handig is om dan zelf contact te leggen en de perscontacten van informatie te voorzien in de vorm va interviews en dergelijke, gaat die constructie ten koste van het overzicht binnen de organisatie. Als de PR centraal georganiseerd is is het niet handig als individuen dergelijke taken overnemen.

Het aanbieden van de foto-cursus en het uitvoeren van een aantal foto-taken was in die zin een twijfelgeval. Het foto-team was niet altijd voorhanden terwijl er toch foto’s gemaakt moesten worden en de basiscursus fotografie was een aanwinst voor de organisatie, maar het uitvoeren van deze taken leidde wel enigszins af van mijn hoofdtaken. Mijn hoofdtaken hebben hier niet onder geleden, maar de uitvoering van de

foto-gerelateerde taken hadden beter kunnen worden gecommuniceerd en voorbereid met meer concentratie als er meer tijd voor was vrijgemaakt.

Evaluatie

Bereiken van leerdoelen en competenties

1. Effectieve communicatie tussen stagegever en stagiair over het opzetten, uitvoeren en evalueren van het nieuwe internationale programma.

De communicatie is over het algemeen effectief verlopen. Soms was er wat vertraging in reactie van de kant van de stagegever in verband met belangrijke issues en deadlines, maar dit heeft de samenwerking nauwelijks in de weg gezeten. Een uitgebreidere inwerkings-sessie zou bij het inwerken van een nieuwe medewerker bijdragen aan minder miscommuicaties en het efficiënter uitvoeren van de taken aan het begin van de werkperiode.

2. Het schrijven van een beleidsvoorstel voor het eerste internationale programma van het Jonge Harten festival.

Het schrijven van een beleidsvoorstel blijkt te moeten worden uitgebreid met publieksonderzoek en mogelijk aparte promotie. De ticketsales voor de internationale evenementen vielen tegen en de redenen daarvoor zijn vooralsnog onbekend. Mogelijke aandachtspunten zijn de prijs, promotie, plaats (timing) en het product zelf.

3. Het doen van onderzoek naar studie- en studentenverenigingen en informatiebronnen gerelateerd aan de doelgroep.

Het onderzoek had vrij weinig om het lijf en bestond uit een informele survey onder een beperkte groep internationale studenten. Er is niet echt besproken wat de voorwaarden waren van dit onderzoek en naar eigen inzicht was het onderzoek van minder belang dan de andere taken. Ik denk achteraf dat het houden van een uitgebreider onderzoek (via surveymonkey en de verworven e-mail-lijsten) het komende jaar tot relevante inzichten kan leiden.

4. Verbale vaardigheden ontwikkelen om goed met het internationale promoteam te kunnen communiceren in vergaderingen en presentaties.

Omdat de coördinator vloeiend Engels spreekt is taalvaardigheid geen probleem geweest. De handouts zijn tijdens deze editie vertaald en vormen een goede basis voor de komende jaren. Het is echter een vereiste dat het niveau Engels hoog ligt, ook in verband met overlappende taken (promotie en

vertaalwerk). Tijdens een tussenevaluatie werd door de organisatie geopperd dat een gebrekkig niveau Engels onprofessioneel over zou komen, maar die uitspraak is door het promoteam verworpen; voor nagenoeg alle internationale vrijwilligers is Engels immers een vreemde taal.

Het vertaalwerk wat een bijkomende taak bleek te zijn van de functie van coördinator van Jonge Harten international was uitdagend. De promotieteksten moeten foutloos zijn en daarvoor is iemand nodig die het Engels tot in perfectie meester is. De taak bleek ook zo extensief te zijn en zoveel uren in beslag te

nemen dat hiervoor apart een vergoeding is vrijgemaakt. Komende edities zou het een optie zijn om iemand met hetzelfde vaardigheidsniveau (er zijn immers geen bekende vertaalfouten gemaakt) of een officiële vertaler in te huren voor deze klus.

5. Leiden, coachen, motiveren en aansturen van het internationale promoteam.

Het aansturen van het internationale promoteam vergde enige voorbereiding. Tijdens vergaderingen kwam duidelijk naar voren dat een duidelijk format voor het aansturen van een promoteam vanuit de organisatie miste. Maar dankzij overleg met de vrijwilligerscoördinator werden de zaken snel duidelijk. Het internationale promoteam is geen onderdeel van dezelfde groep als de reguliere vrijwilligers. De internationale groep is tijdens deze editie betrokken bij de reguliere groep door hen uit te nodigen voor het kick-off event (met presentaties van de organisatie en de programmering en een borrel). Tijdens het event is er echter Nederlands gesproken waardoor niet alle informatie goed overkwam. Hierover moet verder geëvalueerd worden.

Het internationale promoteam is meegegaan met een aantal ludieke acties van het reguliere promoteam. De aansluiting op het Nederlandse team leek prima te verlopen. Het was echter wel duidelijk dat het internationale team ‘even mee ging’ en dus niet zelf had meegedacht aan de inhoud ervan. Een optie zou zijn om samen te overleggen over dergelijke acties. Daarover is wel gesproken met de

vrijwilligerscoördinator maar door een gebrek aan tijd is het van een overleg nooit gekomen.

Het internationale promoteam heeft een aantal promo-acties uitgevoerd. Omdat de groep echter klein was, was het niet altijd mogelijk om de taken in tweetallen uit te voeren. Hierdoor waren de taken minder leuk voor de vrijwilligers om uit te voeren. Er was over het algemeen een beperkte beschikbaarheid van inzetbare uren, waardoor ikzelf soms mee heb moeten gaan tijdens acties. Dit heeft ervoor gezorgd dat ik meer dan de voorgeschreven uren actief was en in tijdnood kwam (ook met activiteiten buiten de stage om). Een grotere groep voor het internationale promoteam is dus gewenst.

Over het algemeen was het lastig om alle internationale promoteamleden samen te brengen. Er was te weinig tijd om alle activiteiten goed in te kunnen plannen waardoor de groep minder hecht is geworden dan beoogd. In de toekomst moet er dus eerder worden begonnen met het werven en samenbrengen van het internationale promoteam.

6. Het organiseren van evenementen voor internationale studenten ter promotie van het Jonge Harten festival.

Het organiseren van de evenementen was het meest spannende onderdeel van de opdracht. Er moesten tickets verkocht worden voor deze ‘nieuwe producten’ en dat bleek lastiger dan voorzien. Er is een minimale hoeveelheid aan tickets verkocht, ondanks de uitgebreide en brede promotie en de aantrekkelijke prijs. Op dit punt moet verder geëvalueerd worden.

Na het eerste evenement is er gekozen voor het aanbieden van kaarten voor losse onderdelen van het event (de meet & greet werd aan de deur voor de voorstelling verkocht) maar dit heeft verder niet voor extra kaartverkoop gezorgd.

Bij het organiseren bleek ik erg afhankelijk te zijn van anderen: de communicatie moest via vooraf bepaalde kanalen (meestal personen) geschieden en dat leidde structureel tot vertraging.

Onhandig was dat er een diner werd aangeboden als onderdeel van de evenementen. De diners werden uitbesteed aan samenwerkingspartners en deze moesten van te voren weten hoeveel mensen er mee zouden eten, of hier moest ten minste een inschatting van gemaakt worden. Dit was echter niet mogelijk omdat veel studenten vaak een dag van tevoren of op de dag zelf tickets aanschaffen.

Tijdens de events bleek dat het lastig was om plek te vinden voor alle bezoekers in het restaurant. Dit omdat er geen tafels voor een bepaalde tijd gereserveerd waren/konden worden. Gelukkig is alles (per toeval!) goed afgelopen en was er voldoende plek voor bezoekers om te dineren, maar dit moet de volgende keer anders geregeld worden.

7. Samen te werken met anderen binnen het Jonge harten medewerkersteam.

Er is samengewerkt met de directur/programmeur, zakelijke ondersteuning, Marketing en PR medewerker, productiemedewerker, stagair productie, coördinator Harten 12 en de

vrijwilligerscoördinator. Alle samenwerkingen zijn prettig verlopen en hebben bijgedragen aan een succesvolle uitvoering van de taken. Zie voor meer reflectie op dit punt de ‘persoonlijke leermomenten’.

8. Onderhandelen met externe partijen over programma pakketten, sales en sponsoring.

Het onderhandelen met externe partijen was leuk om te doen. Liever dan prijzen af te spreken heb ik een poging gedaan oom ‘deals’ te sluiten met deze partijen. Zo heb ik voorgesteld om wederdiensten en winacties in te zetten ter betaling. Dit heeft geresulteerd in promotie via drie winacties (via Usva, UK en HOST-ifes), wederzijdse promotie (Stukafest) en gratis promotie (Groningen Life!, HappyHour FM, OOGTV, Glasnost en ESN). Onderhandelen en het verzinnen van gratis promotiemiddelen was niet een geheel nieuwe ervaring maar zeker iets waar ik meer gebruik van zou willen maken in de toekomst.

Evaluatie leermomenten: een plan voor de toekomst

- Takenpakket: een mogelijke verdeling van het takenpakket kan zijn

▪ Onderhandeling met relevante studentenorganisaties: kan worden gedaan door de coördinator. Hiervoor moet extra tijd worden vrijgemaakt (zie planningsvoorstel). ▪ Speciale internationale online promotie: de online promotie kan gedaan worden door de

coördinator onder toezicht van de medewerker marketing en PR.

▪ Vertaalwerk: door officiële vertaler of de coördinator zelf (mits het niveau Engels voldoende is). In het laatste geval moeten extra uren worden ingepland. Dit komt neer op ongeveer 32 uur werk.

▪ Internationaal betalingssysteem: aanvoering van materiaal door de vertaler en invoering in het systeem door de beheerders van het kassasysteem. Hier zou een samenwerking met bijvoorbeeld de Schouwburg en Oosterpoort nodig kunnen zijn als het betalingssysteem gedeeld wordt. Aantal uren onbekend.

- Planning: in de voorgestelde planning is een onderzoeksperiode ingelast en is er meer tijd voor fasen 2 tot en met 5. Fase 1 en 2 overlappen. Hier kan een oproep voor het promoteam al ontworpen worden in fase 1.

1. Fase 1: Opzet plannen en onderzoek (week 1, 2 en 3)

2. Fase 2: Oproep tot samenwerken: studentenorganisaties en promoteam (week 3, 4 en 5) 3. Fase 3: Samenwerken: studentenorganisaties en promoteam (week 6, 7 en 8)

4. Fase 4: Promotie: internationaal programma en events (week 8, 9 en 10) 5. Fase 5: Promotie en Events (week 11 en 12)

6. Fase 6: Jonge Harten Festival (week 12 en 13) 7. Fase 7: Afwikkeling (week 14)

8. Fase 8: Evaluatie (week 15 en 16)

De nieuwe planning bestaat uit 16 weken in plaats van 12. Dat betekent dat de functie al in september kan beginnen, met een intake eind augustus.

- Contact met relevante culturele (studenten)organisaties: het tweede contact met dergelijke

organisaties kan het beste telefonisch verlopen. Als de inhoud van de samenwerking en/of sponsoring is uitgelegd kan worden bepaald of er werkelijk interesse is, alvorens een afspraak in te plannen om de details te bespreken. Contact met organisaties zoals de internationale afdelingen van opleidingen kan per e-mail of telefoon worden afgehandeld. Van te voren is een aanbevelingslijst samengesteld met partners waar meer verregaande samenwerkingen kunnen worden aangegaan. Dit kan overlegd worden vanaf fase 2 in week 3.

- Internationale evenementen: genoemde mogelijke aandachtspunten zijn de prijs, promotie, plaats (timing) en het product zelf:

▪ Prijs: de prijs was laag voor wat werd aangeboden maar te hoog voor veel studenten. De prijs kan verlaagd worden door het product op te splitsen en voor losse onderdelen kaarten te verkopen.

▪ Promotie: de promotie voor de evenementen moet eerder beginnen en prominenter aanwezig zijn op de internationale pagina van Jonge Harten. De foto’s en het videomateriaal wat afgelopen jaar verzameld is zou hier dienst kunnen doen. ▪ Plaats: qua timing van de evenementen is het een idee om de evenementen voor

aanvang van het festival te plannen op de verschillende locaties waar het festival gehouden wordt. Zo werken de evenementen meer als promotiemiddel voor he festival en krijgen bezoekers de kans om hun vrienden mee te nemen naar het festival.

▪ Product: onderdeel van de evenementen zouden kunnen zijn; een rondleiding bij een van de locaties (bijvoorbeeld Grand Theatre en de Oosterpoort), een rondleiding bij een van de gezelschappen (denk aan de werkplaats van de Jongens), het

bijwonen van een doorloop (er moet goed overlegd worden met de gezelschappen of zij publiek willen hebben kijken naar werk wat duidelijk nog niet af is) of try-out. Het diner als onderdeel van de evenementen zou ik afraden. De reeds aangeboden arrangementen bieden dit reeds aan. Een lunch op locatie backstage met andere vrijwilligers is eventueel een idee.

- Internationale promoteam: de volgende keer is een internationaal promoteam van minstens 20 personen nodig. Het zou handig zijn om hen wel uit te nodigen voor het Kick-Off event om hen bij de groep te betrekken maar ook een korte aparte uitleg te geven (eventueel tijdens de andere

presentaties). Meer nadruk op het maken en delen van foto’s is nodig en kan worden gestimuleerd door meer aandacht te hebben voor groepsactiviteiten zoals de gezamenlijke lunch en brainstormen over en uitvoeren van ludieke acties.

Waarde voor de stagegever

Voor Jonge Harten denk ik dat ik een mooi prototype heb neergezet. Ik heb de opdracht uitgevoerd en heb extra taken naar me toegetrokken om zo het experiment completer te maken. Volgende editie kan er, op basis van dit project, beslist worden over de continuering. Mocht het project door worden gezet staat er reeds een planning, een aantal handouts, een contactlijst en een evaluatie. Het project heeft nog werk nodig en moet nog groeien, maar de basis is gelegd en veel potentiële ‘pitfalls’ zijn geïdentificeerd.

Studiekennis in relatie tot stage

De stage heeft mij in staat gesteld om wat ik tijdens mijn studie geleerd heb praktisch tot uitvoering te brengen. Voornamelijk de vakken ‘management’ en ‘methodologie’ uit het schakeljaar en ‘marketing’ uit de master zijn hier nuttig geweest.

De stage bestond uit een operationele functie met beperkt onderzoek. De waarde van de kennis die ik tijdens mijn studie heb opgedaan ligt daarom voornamelijk in de voorbereidende fase: het schrijven van een plan van aanpak, marketingplan en de evaluatie. Tijdens de stage was het geen vereiste dat ik deze plannen volledig uit schreef (mede door het gebrek aan tijd). Het bewijs van de gebruikte kennis is daarom niet af te lezen aan de plannen maar aan de uitvoering. Wat ik geleerd heb bij ‘Management’ heeft me voorbereid op het begrijpen van de organisatie en het schrijven van plannen. ‘Methodologie’ heeft me de vaardigheden gegeven om een bescheiden marktonderzoek af te nemen. ‘Marketing’ heeft mij in staat gesteld de internationale evenementen vorm te geven als totaalbeleving (experience marketing), een plan te schrijven en aandacht te hebben voor alles wat er extra aan taken bij de opdracht kwam kijken.

Ik denk dat als de functie zou worden uitgebreid en er meer tijd zou zijn voor voorbereidend marktonderzoek ik mijn theoretische kennis nog meer in zou kunnen zetten.

Gemiste kennis

Wat betreft het doen van marktonderzoek bleek in wel de theoretische onderbouwing en de opzet van marktonderzoek te kennen, maar de brug naar de praktische uitvoering daarvan was nog niet echt geslagen. Dit gold ook voor mijn kennis van marketing en management. Dankzij mijn persoonlijke werkervaring en zelfstudie (communicatie en projectmanagement) heb ik het een en ander aan kunnen vullen. Zonde de kennis had ik deze hogere functie niet uit kunnen voeren.

Toekomstige loopbaan

Door de stage zijn mijn toekomstplannen bevestigd: het lijkt mij ontzettend leuk om verder te gaan in de culturele sector en betrokken te zijn bij de marketing en management van evenementen en projecten. Mijn voorkeur voor festivals is dankzij Jonge Harten ook bevestigd. Ik heb ook duidelijk gemerkt dat ik veel waarde hecht aan mijn autonomie, het zelf in kunnen delen van mijn planning en richting kunnen geven aan projecten. Wat ik in de toekomst precies ga doen weet ik nog niet, maar als het mogelijk is dan zou ik erg graag voor Jonge Harten willen blijven werken. De sfeer bevalt erg goed en er zijn veel kansen om projecten uit te bouwen en alsmaar beter en groter te worden.

Stagebegeleiding

De stagebegeleiding daar ben ik erg over te spreken. Van de kant van de stagebegeleider ben ik blij geweest met de tijd en adviezen. Ik had weinig vragen over de uitvoering van de taken maar de geboden informatie over werkgelegenheid in de toekomst en de vestiging overwegingen waren erg behulpzaam. Vanuit de stagegever is er ook tijd gemaakt om te spreken over het verloop van de stage. Hierbij ben ik erg blij met de open en oprechte houding en de kans om ook zelf aan te geven wat ik belangrijke evaluatiepunten vind (zie de persoonlijke leermomenten). Er is vanuit de stage echt met me meegedacht over wie ik ben en wat voor soort functie het beste bij mij past.

Ik in het Jonge Harten kantoor, 2014

Literatuur

Referentieboeken

- Baarda, D.B., M.P.M. de Goede en J. Teunissen (2009) Basisboek kwalitatief onderzoek. Groningen Houten, Noordhoff Uitgevers

- Boeije, H.R., Hart, H., 't en Hox, J. (2009, 8ste geheel herziene druk) Onderzoeksmethoden. Den Haag, Boom Lemma Uitgevers

- Hatch, M.J, Cunliffe, A.L. (2006) Organization Theory, Oxford

- Joostens, K. (2012). Kunst & Klant in de Nederlandse Podiumkunsten, Rijksuniversiteit Groningen - Leeflang, P.S.H. (2003) Marketing, Sternfert Kroeze, Leiden

- Michels, W.J. (2003) Communicatieplanner, Wolters-Noordhoff

- Schwalbe, K. (2012) An Introduction to Project Management, Fourth Edition, LCC

Referentieartikelen

- Cooper, P. (2014) Why your current social media strategy is wrong, The Next Web, op 6 oktober 2014 via http://thenextweb.com/socialmedia/2014/10/04/current-social-media-strategy-wrong/?awesm=tnw.to_r 3MPa&utm_content=Why%20your%20current%20social%20media%20strategy%20is%20wrong&utm_so urce=linkedin.com&utm_campaign=share%20button&utm_medium=referral

Overig

Bij het doen van onderzoek en het uitvoeren van de taken is onder andere gebruikgemaakt van de volgende websites:

Onderzoek en promotie

- Jonge Harten website, via http://_​www.jongeharten.nl

▪ http://www.jongeharten.nl/medewerkers

▪ http://www.jongeharten.nl/over-jonge-harten

▪ http://www.jongeharten.nl/programma

Samenwerkingen

- Rijksuniversiteit website, via http://​www.rug.nl

- Hanzehogeschool website, via ​https://www.hanze.nl/nld ▪ Prins Claus Conservatorium, via

https://www.hanze.nl/nld/onderwijs/kunst/prins-claus-conservatorium

▪ Kunstacademie Minerva, via ​https://www.hanze.nl/nld/onderwijs/kunst/academie-minerva - ESN, via ​http://www.esn-groningen.nl/

- Usva, via ​http://www.usva.nl/

- Facebook, via _​http://www.facebook.com

- HOST-ifes, via _​https://www.hanze.nl/nld/onderwijs/kunst/academie-minerva - Universiteits Krant, via _​http://www.ukrant.nl/

- Groningen Life!, via _​http://www.groningenlife.nl/ - Happy Hour FM, via _​http://www.groningenlife.nl/

Zie voor een uitgebreider overzicht de lijst met relevante (studenten) organisaties.

Evenementen

- Concerthuis, via ​http://www.hetconcerthuis.nl/

- Het Pakhuis, via ​http://hetpakhuisgroningen.nl/

- Grand Theatre, via ​http://www.grandtheatregroningen.nl/

Bijlagen

▪ Internationale flyer ▪ Fotoverslag

▪ International student survey ▪ Internationale evenementen

● Draaiboek ● Voorstellen

▪ Internationaal promoteam:

● Oproep internationaal promoteam ● Handouts

● Notulen

● Evaluatie Groningen Experience ▪ Overzicht relevante studenten organisaties ▪ Evaluatie Jonge Harten International ▪ Stageopdracht

▪ Stageverloop

● Verslag tussentijds gesprek met stagegever ● Verslag afsluitend gesprek met stagegever ▪ Sollicitatiebrief

Extra

▪ Werkboek conceptontwikkeling (fysiek tijdens de evaluatie) ▪ Handleiding fotografen

De bijlagen zijn als losse bestanden aan het verslag toegevoegd.

Jonge Harten op de KEI markt tijdens de Keiweek 2014 - Foto's Andrea Hooymans

Jonge Harten promo-actie met een goochelaar de straat op 2014 - Foto's Andrea Hooymans

Jonge Harten Kick-Off event voor vrijwilligers 2014 - Foto's Andrea Hooymans

Jonge Harten opening 2014 - Foto's Andrea Hooymans

Jonge Harten op het Experience Groningen event in de Oosterpoort 2014 - Foto's Andrea Hooymans

Jonge Harten Brakke Brunch event 2014 - Foto's Andrea Hooymans

Jonge Harten Meet & Greet event 2014 - Foto's Andrea Hooymans

Jonge Harten 2014 performances en backstage bij de Noorderlingen in de Stadsschouwburg - Foto's Andrea Hooymans

Jonge Harten 2014 Backstage tour event - Foto's Andrea Hooymans

Jonge Harten 2014 Backstage tour event en performance - Foto's Andrea Hooymans

Jonge Harten 2014 Collega's van kantoor tijdens het eindfeest - foto Andrea Hooymans

Jonge Harten 2014 Internationale bezoekersgroep op het eindfeest - foto Andrea Hooymans

International Student Survey

Introduction text

Hey! I’m happy to announce that I will be heading the new international department for Jonge Harten festival and as part of that, I’m doing some market research amongst my international friends. So, if you would not mind answering the following questions:

1. How do you get information on what is happening around town? 2. What festivals or venues are you familiar with?

3. What student organizations are you part of? 4. How do you meet new (Dutch) people? Thank you!x

Respondenten

1. Nils Wo (Duitsland) – kunst en muziek 2. Camilla Smith (Italië) – kunst en theater 3. Skimantas Butkus (Litouwen) – muziek 4. Lukas Bukas (Portugal) – muziek

5. Irene Fabbrici (Italë) – muziek en en theater 6. Gong Yingquing (China) – dans, theater en kunst 7. Lena Schultz (Duitsland) – muziek, theater 8. Olga Sosnytska (Oekraïne) – kunst, theater

9. Alexandra Dragne (Roemenië) – kunst, theater, dans 10. Vanina Svetkova (Bulgaria) – beeldende kunst

Antwoorden

1. How do you get information on what is happening around town?

Via friends sometimes via facebook  Facebook mainly 

Facebook 'events' or hearing about it from others: Musicians in Groningen, for sale in groningen, free  housing announcements, groningen student job offers and job seekers. 

Facebook and friends 

I mostly know through you, jess or facebook; usually it's just invitation to events, or friends who participate  in certain events and i get the notification on my wall 

FB (the notification of "Events" from friends: International interns of The Hague Dutch language group USVA  vrijwilligers) and posters 

mostly via Facebook and word of mouth, but also from posters hanging around town 2. Noorderzon,  Noorderslag 

Facebook, meetup, agenda websites, friends, ads 

I used to get to know what's on by taking de oosterpoort agenda, also tutors recommendations.  Mostly from friends, and Facebook events.

2. What festivals or venues are you familiar with?

er zijn zo veel dingen dot heele jaar, paradigmfestival was ik een ker, op de bam jam twee ker, bom en  berend, kingsday 

I'm not very familiar with festival and venues because i mainly catch random events since dutch traditions  and scheduled events are still new for me 

Most of the music festivals in Groningen which involve bands, not techno stuff. Most of the major venues  which have live music. 

No 

I know noorderzon, theatertapas, jonge harten, thats pretty much it actually  Noorderzon (not that many...) 

Noorderzon, Noorderslag, Simlon events like Art battle and Simplon Up, gigs at de Spieghel, Vera!,  Oosterport, Bevrijdingsfestival 

more like annual events like open monument dag, museumnacht, or unseen  oosterpoort 

Garage exhibitions, art festivals, and fairs all around Netherlands, biennials, etc.

3. What student organizations are you part of?

n/a 

I was thinking about join Ik but for now I'm not part of any student organisation (from study KCM)  None 

None 

I'm part of SIB and Clio, this year i might actually become a committee member of clio, which is the student  association for international relations 

USVA  HCSF  None  None  None.  32

4. How do you meet new (Dutch) people?

i need new people via friends sometimes partys or festivals  friends of friends, school 

Mostly co-eds at Hanze  don’t know, just happens  Through Jess or uni 

Via via, by taking courses at USVA  via friends of mine, via HCSF, in classes 

Friends of friends, social events like cs meetings or meetups 

After I've met some people here, I knew about events from them. And I meet new dutch people at events and if I  get involved into building up things.

By communicating in the certain place and moment with them. I am quite friendly, and for me meeting new  people is not problem:)

Draaiboek Internationale evenementen

Event 1: Brakke Zondag 23 november

13.00 goodiebags oppikken kantoor, meeten Bobby

13.30 Concerthuis, doornemen tekst en vragen meet & greet

14.00 – 15.00 Brakke Brunch Concerthuis €10

Pers x 3 gaat mee

15.30 – 16.40 Bobby Baxter Grand Theatre €11

17.05 Thomas bij GYM + pers

17.30 – 18.30 Minus the Tiger Jonge Harten 2D Café €0

Nagesprek met Bobby Baxter @ bloghok €0

Met biertjes (2 pp) €4

En goodiebag? _€0

Totaal kosten €25

Prijs €22,-

Mijn vragen over de Brakke Zondag:

- Julia: Kunnen we ergens anders zitten in het festival hart want de groep bestaat maximaal uit 20 personen.

- Marga: kan Bobby Baxter gelijk/snel na de voorstelling mee naar het cafe?

- Ruben: Als begeleiding voor de Jonge Harten Brakke Brunch ga ik zelf mee, samen met iemand vanuit mijn promo-team. Dit betekent dat 2 personen vanuit de organisatie een brunch bij het Concerthuis en twee biertjes elk (4 totaal in het 2D café) ontvangen. Kan dat? - Nynke sleutel bloghok?

- Waar gaan we zitten? Hoevell mensen, is het cafe druk en is de band stil? Checklist Brakke Zondag:

- Aantal mensen doorgeven aan Julia (locatiemanager 2D cafe) voor nagesprek. - Wie van het promoteam gaat mee en wat is de takverdeling?

- Promoteamleden die meegaan vega of vlees opvragen.

- Aantal mensen doorgeven aan Ruben (productie) die mee-eten in het Concerthuis. - Aantal muntjes ophalen bij Nicolette.

- Half 8 cafe dicht!

Event 2: Jonge Harten tour woensdag 26 november

15.15 goodiebags oppikken kantoor, meeten Irene + seintje Marijn voor koffie ed 15.45 Cafe Grand Theatre voor meet & greet vragen en route naar boven laten zien 16.00 opvangen publiek: Irene blijft bij de deur mensen opwachten

16.15 – 17.00 Aankomst Grand Theatre introductie Jonge Harten door Marga €0

In de keuken met koffie en thee €0

17.00 – 17.30 Tour Grand Theatre (door locatiemanager Marijn of stagair Luca) €0

17.45 – 19.30 Diner bij het Pakhuis (€12,50) €11

19.30 – 20.30 Pips:lab voorstelling in het Grand Theatre €11

20.45 – 21.30 Nagesprek (meet & greet) met Pips:lab crew @ bloghok €0

met biertjes (2pp) + evt vooraf podium bekijken + goodiebag €4

21.30 – 21.45 Gloria preview (muziek) €0

21.45 > Borrel en kaartspelletje en drankjes op eigen kosten _€0

En goodiebag? €0

Totaal €26,-

Prijs €22,-

Mijn vragen over de Jonge Harten Tour:

- Ruben: Wie van het Grand Theatre kan de backstage tour geven: Marijn Nagel wordt locatiemanager (vanuit Jonge Harten) en Luca is stagair (vanuit Grand Theatre). Voorwaarde is dat de tourmanager een goede spreker is en goed Engels kan.

- Tourguide: Kunnen we een gratis pot koffie regelen vanuit het Grand of anders gratis koffie? - Julia: Kunnen we een tafel in het JH 2D cafe reserveren voor het nagesprek? Ja, wel maximaal

10 personen. Kan wel anders voor bijvoorbeeld 20 personen. - Johanna: Willen de heren van PIPS:lab een meet en greet doen?

- Johanna: Heeft niemand er last van als de introductie plaatsvind in de grote zaal van het Grand Theatre of ergens op een ander backstage plekje waar de backstage beleving gevoeld, geroken, gezien en gevoeld kan worden? Komt goed. Tijden goedgekeurd.

- Ruben: Tour is pas interessant vanaf 20 personen. Als er minder dan 5 aanmeldingen zijn dan zetten we het internationale team in om mee te doen en het aantal aan te vullen tot 5 personen. Kunnen zij dan ook mee-eten?

- Als begeleiding voor de Jonge Harten tour ga ik zelf mee, samen met iemand vanuit mijn promo-team. Dit betekent dat 2 personen vanuit de organisatie een diner bij het Pakhuis en twee biertjes elk (4 totaal in het 2D café) ontvangen. Kan dat?

Checklist Jonge Harten international Tour:

- Aantal mensen doorgeven aan Julia (locatiemanager 2D cafe) voor nagesprek. - Aantal mensen doorgeven aan Ruben (productie) die mee-eten in het Pakhuis: 20​ste - Aantal mensen doorgeven aan tourguide (Marijn of Luca) voor koffie in het Grand. - Aantal muntjes ophalen bij Nicolette.

- Wie van het promoteam gaat mee en wat is de takverdeling?

Jonge Harten Internationaal Voorstel Events

Jonge Harten Promoteam Oproep International

International Promoteam

Contact details

1. Camilla Spadari spadaricamilla@gmail.com 06 - 47668931

2. Bobby Makariev bobby_makariev@hotmail.com 06 - 25171342

3. Floor Bregman floorbregman@gmail.com 06 - 23081357

4. Irene Fabbrici i.fabricci@student.rug.nl 06 – 29751651

5. Jessica Fizerra jes46@hotmail.it 06 – 47801757

6. Thuc Anh Nguyen thucanhnguyen194@gmail.com 06 - 26573491

International Promoteam - PLATTEGROND

Ontvangsttekst RO-BOT

Jonge Harten is now in its 17​th​ running year. The concept of the festival was developed around 1997 when some of the programmers of the Grand Theatre could not find an audience for a couple of shows they wanted to put on. These shows had great quality and their makers great potential, but there simply wasn’t an audience for them at the Grand Theatre. Around the same time, something called CKV was added to the school curriculum at secondary schools all over the country. The course was meant to give students an education in culture. The Grand Theatre put the two together and Jonge Harten was born. The festival started off hosting performances for secondary school students but over the years it became bigger and bigger and so did the festivals ambition. Soon, the student community was also involved and from this year, we also look to connect with the international community.

This year, the festivals theme is #nofilter. The theme can be found throughout the festivals programme: online, offline; fake, real and warped illusion or the naked truth.

‘RO-BOT’

​

is a new show by Firma Draak, which will premiere tomorrow. This is the try-out. A try-out is a first run of a show with an audience. The show is usually almost finished at this point, but not quite. Shows always change during their running time: a try-out is never the same as the closing show as the theater makers are constantly moulding and perfecting their show. Firma Draak has been working on the show for a while, but only started putting together their show in the actual space last Monday: a lot can change between the drawing board, developing scenes and connecting those scenes within a space, with an audience. And you will be that audience tonight.

RO-BOT is situated in a future world where drones and other machines are in charge of life. This makes everything easy and comfortable, but what is the sacrifice for embracing this machine-world? The actors fully surrender to the whimsicality in the battle against the automated environment.

RO-BOT

​

is a production of Jonge Harten, co-produced by Festival Cement and Tweetact.

Firma DRAAK is a new, young theatre collective consisting of Mathieu Wijdeven, Nick Bos and Jip van den Dool. By the power of their shared love for fantasy, science fiction, special effect and spectacle, Firma DRAAK is able to realize energetic and humorous theatrical worlds in which the childhood dreams of boys are taken extremely serious. Existential questions rise in stories filled with imaginary creatures and made-up worlds. Firma DRAAK drags the audience into a generously filled fantasy by all possible and mostly self-built means. The audience is torn apart between the epic visual effects and vulnerability of the structures. For instance Herald’s Abyss (2010) embodied a bloody but visually appealing Christmas story, and title show Draak (2012) was a complete knight drama, including snow, armours, a castle and a dragon.

Ontvangsttekst Brakke Brunch

Jonge Harten is now in its 17_​th​ running year. The concept of the festival was developed around 1997 when some of the programmers of the Grand Theatre could not find an audience for a couple of shows they wanted to put on. These shows had great quality and their makers great potential, but there simply wasn’t an audience for them at the Grand Theatre. Around the same time, something called CKV was added to the school curriculum at secondary schools all over the country. The course

was meant to give students an education in culture. The Grand Theatre put the two together and Jonge Harten was born. The festival started off hosting performances for secondary school students but over the years it became bigger and bigger and so did the festivals ambition. Soon, the student community was also involved and from this year, we also look to connect with the international community.

This year, the festivals theme is #nofilter. The theme can be found throughout the festivals programme: online, offline; fake, real and warped illusion or the naked truth.

"Bobby Baxter is a 25 year old male suspected of hideous crimes."

This sentence is all you need to form a mental image of this man, thus bringing him to life.

Before you read this sentence Bobby Baxter did not exist. Now he does. What does he look like, what does his voice sound like, what kind of personality does he have. Thomas Dudkiewicz will bring you back to the origins of theatre: storytelling. In 2 hours he will let you create a world that is unique. A world that didn't exist before and that will be irrefutably present until you die. His voice will build perimeters for your world and guide you through the details. Let yourself be mesmerised by none other than yourself.

Theatre is the oldest art form and was nothing more and nothing less than telling a story. 2500 years later it hasn't lost its strength and the concept of storytelling has become richer than ever and even experienced an unparalleled evolution in form development. During the making of his stories Thomas Dudkiewicz went looking for that origin. Point Zero. The power of words.

Thomas Dudkiewicz developed Bobby Baxter at the Toneelacademie Maastricht. It started as one short episode and developed into four within one year, making the performance a two hour ride. In 2010 and 2011 Thomas performed Bobby Baxter season 1 during Jonge Harten. In uncannily perfect English he introduces us to an unpleasant hero who seems to have stepped out of an Edgar Allen Poe horror story. He captivated audiences with his stunning performance. ‘​Bobby Baxter Season 2’

​

brings new adventures from a dark yet strangely enjoyable imaginary world.

Ontvangsttekst Jonge Harten Tour

Social Fiction is a trilogy wherein PIPS:lab gets recklessly stuck between theatre, cinema , painting , gaming and music. It is a glimpse of the future where all boundaries between realities are completely diffused. PIPS:lab brings you into an augmented state of confusion.

Every day all social media ask us to provide a lot of input, also private information. And we give it. We give everything. Simply because we want to use these services to be able to share, tag and follow online. Like our friends. We lose most of our rights on this information – many times without knowing it. Let alone that we’re beware of the potential abuse.

In Social Fiction the personification of social media extorts information and even physical appearances from the performers and the audience. People are followed and scanned. Text

messages get published and fall apart: seemingly meaningless, but forever saved and traceable. All the collected and constructed elements in the show are three dimensionally composed with our Potator tools in a motion capture installation. Social Fiction is a sequence of acts and actions filled with funky music and a unique solo on recorder. It results in a grand finale that breaks the

boundaries between theatre, cinema and videogames.

Ontvangsttekst Student Deals

Jonge Harten is now in its 17​th​ _{running year. The concept of the festival was developed around 1997} when some of the programmers of the Grand Theatre could not find an audience for a couple of shows they wanted to put on. These shows had great quality and their makers great potential, but there simply wasn’t an audience for them at the Grand Theatre. Around the same time, something called CKV was added to the school curriculum at secondary schools all over the country. The course was meant to give students an education in culture. The Grand Theatre put the two together and Jonge Harten was born. The festival started off hosting performances for secondary school students but over the years it became bigger and bigger and so did the festivals ambition. Soon, the student community was also involved and from this year, we also look to connect with the international community.

This year, the festivals theme is #nofilter. The theme can be found throughout the festivals programme: online, offline; fake, real and warped illusion or the naked truth.

xx