Logistiek is de wetenschap van het voorzien in al het voor het zakendoen benodigde.
Het omvat het beheer van de fysieke goederenstroom binnen het bedrijf zoals voorraadvorming, transport,
gereedmaking en levering naar de afnemer.
(J. Hommes, T. Geraads)
Onderzoek naar de inrichting en ontwikkeling van het logistieke proces voor ruimte- en ruimtebelevingsproducten binnen Ubbink B.V.
Ubbink B.V. Rijksuniversiteit Groningen
Onderzoek naar de inrichting en ontwikkeling van het logistieke proces voor ruimte- en ruimtebelevingsproducten binnen Ubbink B.V.
Doesburg, 10 december 2007 In opdracht van Ubbink B.V.
Auteur:
B.P.J. van Beek S1061852
Rijksuniversiteit Groningen, TBW-DT Begeleiders van de Universiteit:
Dr. Ir. F. W. Melissen
Dr. G.A. Welker
Begeleider vanuit het bedrijf Drs. Ir. E. van Zee
De auteur is verantwoordelijk voor de inhoud van het afstudeerverslag; het auteursrecht van
het afstudeerverslag berust bij de auteur.
Voorwoord
Aan het einde van een stage moet je een scriptie over je onderzoek schrijven. Dit is toch niet helemaal mijn ding gebleken, want de afronding van de scriptie heeft duidelijk langer op zich laten wachten dan ieders bedoeling was. Gelukkig hebben een heleboel mensen er vertrouwen in gehouden dat ik toch het tot een goed einde zou kunnen brengen.
Daarom wil ik ook een aantal mensen bedanken voor hun inzet en geduld.
Allereerst mijn begeleiders van de Universiteit: Frans en Gera. Heel erg bedankt dat jullie ondanks al mijn eigen opgeworpen obstakels, toch naar een resultaat toe hebben gewerkt en mij daarin hebben ondersteund.
Daarnaast mijn ouders en mijn vriendin die veelal te horen moesten krijgen dat het afstuderen toch nog iets uitgesteld werd en er weer wat tussen was gekomen.
Ook wil ik mijn vrienden bedanken voor hun feedback op mijn scriptie. Ik heb hierdoor een duidelijk beeld gekregen van waar ik mee bezig was, en vooral ook waar ik mee bezig moest zijn.
Als laatste wil ik Ubbink bedanken voor de mogelijkheden die ze mij geboden hebben. Ik was al een jaar aan het zoeken naar een stage en gelukkig wilde Ubbink mij de mogelijkheid bieden om daar stage te komen lopen. Mijn begeleider daar heeft mij goed op weg kunnen helpen naar het verslag wat nu voor u ligt.
Het afstuderen is een zware bevalling gebleken waar ik mijzelf vaak ben tegen gekomen. Ik ben een praktijkman en het is best lastig om daar helemaal aan het einde van de studie achter te komen. Tot aan mijn afstuderen is het studeren mij goed af gegaan, daar waar de cijfers wellicht anders doen vermoeden. Ik ben altijd druk geweest met andere dingen, bij BIG en bij de Praxis. Ik weet dat het allemaal niet voor niets is geweest, want ik weet welke kant ik op wil en moet in mijn verdere loopbaan.
Bart van Beek
5 januari 2006
Samenvatting
In dit onderzoek is een logistiek proces ontworpen dat de toekomstige groei in de verkopen van Ruimte- en Ruimtebelevingsproducten aankan. Aan de hand van de Soft System Methodology van Checkland en Scholes (1999) is deze structuur ontworpen.
Het logistieke proces is opgesplitst naar een goederenstroom en een informatiestroom.
De ontworpen goederenstroom ziet er als volgt uit:
In de figuur is te zien dat de bouwmaterialenhandel er niet meer tussen zit en dat er een rechtstreekse levering naar de verwerkers plaatsvindt. Deze stap resulteert in een kortere lijn tussen de consumenten en Ubbink. De risico’s die extra schakels met zich meebrengen worden hierdoor beperkt. Wel is het belangrijk om de facturatie van de producten dezelfde lijn te laten volgen. Ubbink moet voor een rechtstreekse levering meer kosten maken en deze kunnen niet terug verdiend worden als de facturatie hetzelfde blijft gaan zoals in de huidige situatie.
De ontworpen informatiestroom is in twee delen te splitsen: de situatie in de keten en de situatie intern.
voorraden
Order picking
Transport naar verwerker
Verwerking
Ubbink B.V.
Ubbink Transporteur Verwerker
Klant
C vraag C
Transport order
Transport
Vrachtbrief
D
Montage
D Gemonteerde dakkapel
Verkoper
Opdracht klant
Zie schema intern Opdracht
opstellen
In bovenstaande figuur is te zien dat de verkopende partij rechtstreeks met Ubbink communiceert. De tussenstap van de bouwmaterialenhandel is hier ook weggehaald. De verkopende partij hoeft ook niet gelijk te zijn aan de verwerkende partij, waar dat nu meestal wel het geval is. Door specialisatie van de verkopende en verwerkende partijen kunnen met meer zekerheid, meer ruimteproducten verkocht worden. Dit komt doordat de verkopers al hun tijd kunnen besteden aan het verkopen van de producten en niet afgeleid worden door de montage. Belangrijker is nog dat de verwerkers alleen met de montage bezig zijn en op deze manier sneller en beter kunnen monteren. Klachten die kunnen ontstaan door een foute montage worden op deze manier zeldzaam.
In de interne informatiestroom wordt duidelijk dat de invoering van USE grote gevolgen zal hebben. De verkopende partij geeft rechtstreeks in wat er besteld moet worden, waardoor de verantwoordelijkheid hiervoor ook bij hun komt te liggen. USE zorgt voor een rechtstreekse inkoop en stuurt ook de uitlevering van de producten aan. De centralisatie van alle gegevens zorgt voor een duidelijk overzicht. De verkoopafdeling van Ubbink kan zich bezig houden met de controle van de orders en hoeft zich geen zorgen meer te maken over alle formulieren en papieren die momenteel het orderproces beheersen.
Door de invoering van bovenstaande goederen- en informatiestroom kan Ubbink een efficiëntere organisatie worden, waar een groei in de verkopen makkelijk mee gerealiseerd kan worden.
Indien niet voorradig
levering
USE Leverancier Samenstel-
afdeling
C
Inboeken
Magazijn
Fabriceren en leveren Verkoper
C
D D
Vullen bok
Zie schema keten
Doorvoeren naar Baan
Opslaan
Bevestiging Opdracht
Plannen transport
Volle bok Controleer
voorraad
Aanmaken bevestiging
Inhoudsopgave
Hoofdstuk 1 Inleiding ... 8
1.1 Historie van Ubbink BV... 8
1.2 Beschrijving van de bedrijfsstructuur ... 9
1.3 Uitleg van belangrijke termen ... 12
1.4 Aanleiding van dit onderzoek ... 13
1.5 Het huidige proces... 14
1.5.1 Dakkapellen... 15
1.5.2 Dakramen ... 18
1.5.3 Verwachte problemen ... 21
Hoofdstuk 2 Probleemstelling... 24
2.1 Inleiding ... 24
2.2 De eerste stappen... 24
2.3 Probleemstelling... 24
2.3.1 Doelstelling ... 25
2.3.2 Vraagstelling ... 25
2.3.3 Randvoorwaarden... 25
2.4 Inzichteninventarisatie ... 25
2.5 Verfijning of analyse ... 26
2.6 Afbakening ... 26
Hoofdstuk 3 Onderzoeksopzet ... 28
3.1 Inleiding ... 28
3.2 Theoretische achtergrond ... 28
3.3 Soft System Methodology ... 29
3.3.1 De probleemsituatie ongestructureerd... 30
3.3.2 De probleemsituatie gestructureerd... 30
3.3.3 Definiëring van relevante systemen ... 31
3.3.4 Bepalen van mogelijke systemen ... 32
3.3.5 Vergelijken van de conceptuele modellen met de werkelijkheid... 34
3.3.6 Bruikbaarheid van het nieuwe ontwerp met de daarbij behorende veranderingen . 34 3.3.7 Actie om de probleemsituatie te verbeteren ... 35
Hoofdstuk 4 Soft System Methodology en Ubbink B.V... 36
4.1 Inleiding ... 36
4.2 De probleemsituatie ongestructureerd... 36
4.3 De probleemsituatie gestructureerd... 36
4.3.1 De stakeholders ... 36
4.3.2 De dataverzameling... 37
4.3.3 De input van de stakeholders ... 39
4.3.4 De Rich Picture ... 39
4.4 Definiëring van relevante systemen ... 40
4.4.1 De transformatieprocessen ... 40
4.4.2 De relevante systemen... 41
4.5 Bepalen van mogelijke systemen ... 43
4.5.1 Het leveren van de goederen ... 43
4.5.2 Het samenstellen van de order ... 50
4.5.3 Het verkopen van de goederen ... 52
4.5.4 Het monteren van de goederen... 53
4.5.5 Het behandelen van de aftersales ... 54
4.5.6 Het behandelen van de verkopen ... 55
4.5.7 De facturering van de verkopen ... 56
4.5.8 Het houden van voorraden ... 58
4.5.9 Het realiseren van de retourenstroom... 59
4.6 Vergelijken van de mogelijke systemen met de gestructureerde probleemsituatie ... 60
4.6.1 Samenvoegen van de conceptuele modellen ... 60
4.6.2 Vergelijking met de Rich Picture ... 61
4.6.3 Vergelijking met de theorie... 62
4.7 Bruikbaarheid van het nieuwe ontwerp met de daarbij behorende veranderingen ... 63
4.7.1 De conclusies van de workshop ... 64
4.7.2 Het uiteindelijke model ... 65
4.8 Actie om de probleemsituatie te verbeteren ... 66
4.8.1 Conclusies ... 66
4.8.2 Stappen die ondernomen moeten worden ... 66
Hoofdstuk 5 De informatiestromen... 68
5.1 Inleiding ... 68
5.2 Ontwerp van de informatiestroom... 68
5.3 Vergelijking met het huidige model... 71
5.4 Eisen met betrekking tot USE ... 73
5.5 Stappen die ondernomen moeten worden ... 75
Hoofdstuk 6 Conclusies en aanbevelingen ... 77
6.1 Inleiding ... 77
6.2 Samengevoegd ontwerp ... 77
6.3 Implementatieplan ... 79
6.3.1 Voorbereidingsfase... 80
6.3.2 Realisatiefase... 82
6.3.3 Nazorgfase... 83
6.4 Conclusie ... 83
6.5 Aanbevelingen... 85
6.6 Reflectie ... 86
Literatuurlijst... 87
Bijlagen ... 89
Hoofdstuk 1 Inleiding
1.1 Historie van Ubbink BV
Ubbink B.V. is opgericht in 1896 in Doesburg door Barend Ubbink. Hij nam de toenmalige
‘Doesburgsche IJzer- en Metaalgieterij’ over. Het bedrijf begon dus als een ijzergieterij. Na het overleven van twee wereldoorlogen, waarin Ubbink het zwaar te verduren kreeg, stond Ubbink in 1964 voor een nieuwe uitdaging. Het ijzeren tijdperk was aan zijn einde gekomen en Ubbink stond voor de noodzakelijke keuze om verder te gaan als kunststofproducent. Sinds 1959 was Ubbink al aan het kijken naar de mogelijkheden van kunststofproductie, maar nu moest het bedrijf zich er volledig op gaan richten. Na een moeizame start ging het bedrijf eindelijk lopen, en de basis was gelegd voor de onderneming die we nu kennen als Ubbink B.V. In 1969 verhuist Ubbink naar de huidige locatie aan de Verhuellweg in Doesburg.
Toentertijd was Ubbink druk bezig met het ontwikkelen van verschillende producten zoals de ventilatiesystemen, de dakramen en de dakkapellen.
In 1999 wordt Ubbink Nederland B.V. overgenomen door het Duitse Centrotec AG. In de structuur van Ubbink verandert niet veel, behalve de verantwoording die afgelegd moet worden aan het Duitse moederbedrijf. Ubbink heeft inmiddels een goede naam opgebouwd als kunststofproducent en kent in sommige markten een groot marktaandeel, bijvoorbeeld in de markt van rookgaskanalen en ontluchtingspijpen. Deze markten zijn echter niet groot en Ubbink had het idee om een grotere markt aan te boren. In het verleden was er al wat ervaring opgedaan met dakkapellen, maar in 1999 werd de stap gezet om dit grootser op te gaan zetten.
Er is toen gezocht naar een dakkapel die binnen de visie van Ubbink paste. De belangrijkste kenmerken die aan de dakkapel meegegeven werden waren: onderhoudsvriendelijk, 10 jaar garantie en in één dag te plaatsen.
Als eerste werden de bestaande productiepartners van Ubbink gecontacteerd. Sotira, een Frans bedrijf, werd vastgelegd om de eerste dakkapellen te gaan fabriceren. De dakkapel bestaat uit twee zijwangen en een dak, waartussen een ingekocht kozijn geplaatst wordt om het af te maken (zie figuur 1.1). Voor de afwerking horen hier nog een paar andere ingekochte onderdelen bij, zoals het lood en de kozijnstrips. Ubbink en Sotira begonnen in 2001 met de levering van de dakkapellen. Sotira kon echter niet de kwaliteit leveren die Ubbink verlangde.
Vooral het esthetische aspect, het uiterlijk van de dakkapellen, liet veel te wensen over.
Figuur 1.1 De opbouw van de dakkapel
Dak
Kozijn Zijwang
Door deze matige kwaliteit moest er iets bedacht worden om toch de dakkapellen te kunnen verkopen. Om dit voor elkaar te krijgen besloot Ubbink de dakkapellen in Genk, België, te gaan lakken. Dit lakken gebeurde daar bij Vepola, wat een mooie tussenstop was in de reis naar Nederland. Tijdens de fabricage bij Sotira waren er een klein aantal afmetingen leverbaar in dakhellingen van of 35 tot 45 graden of 45 tot 55 graden. De breedtematen waren 240 centimeter en 360 centimeter. Na vele investeringen bleek de kwaliteit niet voldoende te verbeteren en het was verstandiger om naar een andere leverancier over te stappen.
Momenteel wordt er op twee locaties geproduceerd; bij Ubbink in Doesburg en bij Deen in Emmeloord. Deen zorgt voor het grootste deel van de productie (ongeveer 85%) en
voornamelijk de zijwangen worden bij Ubbink gefabriceerd. Er is in vergelijking met de tijd van Sotira een aanpassing en uitbreiding in het assortiment geweest: er zijn momenteel 4 hellingshoeken leverbaar: 30 tot 35, 35 tot 40, 40 tot 45 en 45 tot 55 graden en in
verschillende breedtematen (150, 240, 300, 360 en 450 centimeter).
1.2 Beschrijving van de bedrijfsstructuur
Om een inzicht te kunnen krijgen in de werkzaamheden binnen Ubbink B.V. is het wenselijk eerst duidelijk te hebben hoe de organisatie in elkaar zit. Aan de hand van het organogram van Ubbink, wat in de bijlagen is opgenomen (bijlage A), wordt hier een beschrijving van de organisatie gegeven.
De hoofdvestiging van Ubbink is gevestigd in Doesburg. Naast deze hoofdvestiging zijn er dochterondernemingen in België, Frankrijk en Engeland en partners in Italië en Duitsland. Op de hoofdvestiging in Doesburg zijn circa 200 medewerkers werkzaam.
De verschillende afdelingen binnen Ubbink zijn in het kort hieronder weergegeven. Dit is voor het onderzoek een basis tijdens de analyse van het huidige systeem. Een aantal afdelingen, die hieronder worden vernoemd, zullen dan gebruikt moeten worden.
Productieafdelingen Vacuümvormen
Vacuümvormen is een proces waarbij kunststofplaten worden voorverwarmd tot (afhankelijk van het type materiaal) circa 180 graden Celsius. Als de plaat warm genoeg is, wordt de matrijs naar de plaat gebracht en wordt de ruimte tussen plaat en matrijs vacuüm gezogen. De kunststof wordt op deze wijze om de matrijs gevormd. Op deze afdeling worden onder andere indekdelen van dakramen, vijvers en doorvoerpannen voor de ont- en beluchtingsystemen gemaakt.
Spuitgieten
Door verhitting worden granulaten (kunststof korrels) gesmolten en middels een draaiende schroef uit de cilinder gespoten in een matrijs. Door afkoeling stolt het materiaal tot een product. Op deze afdeling worden onder andere vloerventilatiekokers, rookgas onderdelen, onderdelen voor de ont- en beluchtingsystemen, schoorsteendelen en dakgootaccessoires gemaakt.
Resin Transfer Moulding (RTM)
Een schuimkern (PUR) met glaslagen en oppervlakte vlies wordt in een matrijs gelegd,
waarna de matrijs wordt gesloten en er hars in de matrijs wordt geïnjecteerd. Vervolgens
vindt onder druk een chemische reactie plaats waardoor de hars uithardt en een product wordt
gevormd. Met andere woorden het materiaal neemt de matrijsvorm aan. De zijwangen en het dak van de dakkapel worden aan de hand van dit proces gemaakt.
Purilan (PU)
Twee verschillende chemische componenten worden met elkaar vermengd en in de matrijs gespoten. Hier vindt een chemische reactie plaats, waardoor de componenten opschuimen.
Het materiaal neemt vervolgens de vorm aan van de matrijs en zal daarna uitharden tot een product. Op deze afdeling worden onder andere dakramen en schoorsteendelen gemaakt.
Assemblage
Op deze afdeling worden onderdelen die afkomstig zijn uit de Spuitgiet-, Vacuümvorm- of PU- (Purilan) afdeling geassembleerd (samengesteld) tot (gehele) producten. Er zijn een viertal assemblageafdelingen, namelijk:
- Licht, waarin onder andere PE dakramen (een standaard, meestal klein, uitzetdakraam.
De binnenkant is afgewerkt met hout, de rest is volledig kunststof, inclusief het raamdeel), Purilan en Euro dakramen (beide volledig kunststof dakramen. Met, in tegenstelling tot de PE dakramen, een glazen raam) worden geassembleerd.
- Lucht, waarin o.a. rookgas producten, ontluchtingssystemen van onder andere HR- ketels worden geassembleerd.
- Componenten, waarin onder andere PV collectoren worden geassembleerd.
- Zagerij, waarin onder andere componenten voor rookgasproducten worden gemaakt.
Deze worden hier op de juiste bestellingmaat gezaagd
De orders van de dakkapellen worden samengesteld in het magazijn. Dit valt niet onder de assemblageafdeling maar onder de afdeling Magazijn/Expeditie.
Ondersteunende afdelingen Planning en Logistiek
Deze afdeling is verantwoordelijk voor het verkrijgen van een optimaal productie- en
inkoopplan bij zo laag mogelijke voorraad en tegen zo laag mogelijke productiekosten, rekening houdend met de juiste tijdstippen en de juiste hoeveelheden. Alle werkvoorbereidende gegevens worden op deze afdeling verwerkt ten behoeve van de productieplanning.
Technische Dienst
De Technische Dienst draagt zorg voor het (dagelijks en preventief) onderhoud van het machinepark, matrijzen, installaties en gebouwen. Daarnaast is deze afdeling verantwoordelijk voor de aanmaak en wijziging van vacuümvormmatrijzen en de vervaardiging van hulpgereed- schappen.
Kwaliteitsdienst
Deze afdeling controleert de kwaliteit van de eigen productie en van de binnenkomende goederen. Daarnaast is zij verantwoordelijk voor het opstellen en in stand houden van alle schriftelijk vastgelegde kwaliteitsvoorschriften, -kwalificaties en -normen.
Magazijn/Expeditie
Deze afdeling houdt zich bezig met de bevoorrading van de productieafdelingen en de opslag
van het gereed product. Tevens wordt er zorggedragen voor het verzendklaar maken van het
gereed product en het laden van de transportmiddelen. De samenstelling van de orders van de
dakkapellen valt hier ook onder als: “verzendklaar maken van de dakkapel”. De verschillende
onderdelen worden hier bij elkaar gepakt op een transportbok en klaargemaakt voor het vervoer.
Inkoop
Inkoop draagt zorg voor de inkoop van grondstoffen en materialen, rekening houdend met de door de kwaliteitsdienst gehanteerde normen en maatstaven.
Stafdelingen
Strategische productontwikkeling (SPO)
Deze afdeling signaleert marktontwikkelingen (trends) en vertaalt deze ontwikkelingen in productideeën.
Product & Proces Engineering (PPE)
Productontwikkeling in operationele zin is het uitontwikkelen van nieuwe producten.
Met andere woorden de productideeën van de afdeling SPO worden uitgewerkt tot concrete producten.
Kwaliteit, Arbo & Milieu (KAM)
Is verantwoordelijk voor het vastleggen, controleren en uitvoeren van het kwaliteits-, arbo- en milieubeleid, alsmede het adviseren hierover. Dit zodat Ubbink voldoet aan de interne en externe eisen van afnemers, overheid en andere belanghebbenden op de KAM gebieden.
Personeel & Organisatie (P&O)
Deze afdeling houdt zich bezig met het beleid gericht op een evenwichtige afstemming van alle aspecten van het ondernemen. Dit beleid heeft in het bijzonder betrekking op mensen,
organisatie en werk. Het initiëren, adviseren, controleren, ondersteunen en mede-uitvoeren van het beleid horen tot de taken van Personeel en Organisatie.
Financiële administratie
Deze afdeling is verantwoordelijk voor de grootboek- en subgrootboekadministratie, periode- en jaarresultaten, verrichten van betalingen, zorgdragen voor het incasseren van openstaande vorderingen, bedrijfsinvesteringbeoordelingen, budgetbewaking en de salarisadministratie.
Verkoop
De afdeling Verkoop (binnen- en buitendienst) is verantwoordelijk voor de verkoop en marketing van de Ubbinkproducten. De afdeling bestaat uit drie commerciële afdelingen, te weten: Verkoop Bouw Nederland, afdeling Dakkapellen en afdeling Gas Flue Systems. Ieder heeft zijn eigen verantwoordelijkheden voor de verkoop en marketing van respectievelijk de bouwproducten, de dakkapellen en de rookgasproducten.
Export
De afdeling export richt zich op het versterken van de marktpositie door het ontwikkelen, realiseren en bewaken van de verkoopdoelstellingen voor de exportmarkten. Daarnaast levert deze afdeling een bijdrage aan de verkoop in exportlanden door informatie-uitwisseling en technisch telefonisch advies.
Tijdens dit onderzoek worden de volgende afdelingen van belang geacht, omdat zij een directe band hebben met de producten binnen het onderzoek. Deze afdelingen zullen regelmatig terugkomen in dit onderzoeksverslag.
Productie RTM
Ondersteunend Planning en logistiek; Magazijn/Expeditie; Inkoop
Stafafdelingen Strategische productontwikkeling; Product en Procesengineering
Verkoop (dakkapellen)
1.3 Uitleg van belangrijke termen
Om een goede beschrijving van het proces binnen Ubbink mogelijk te maken staan hieronder een aantal belangrijke termen uitgelegd. Net als de organisatiestructuur is een inzicht in de producten en direct betrokken partijen een handige basis voor de verdere verslaglegging.
• De producten:
Standaard dakkapellen: de dakkapellen die op voorraad geproduceerd worden met behulp van de RTM-techniek. Dit zijn dakkapellen met een standaard kozijnindeling.
Standaard dakkapellen op order: de dakkapellen die op voorraad geproduceerd worden (RTM) op het kozijn na. Deze dakkapellen worden met een afwijkende kozijnindeling op klantorder besteld.
Speciale dakkapellen: de dakkapellen in kleur (dakrand, zijwangen en/of kozijn), uitgaande van een RTM-dakkapel met standaard kozijnindeling.
Speciale dakkapellen op order: de dakkapellen in kleur (dakrand, zijwangen en/of kozijn), uitgaande van een RTM-dakkapel met een afwijkende kozijnindeling.
Maatwerk ‘Premium’ dakkapellen: deze dakkapellen zijn nieuw in het assortiment van Ubbink (januari 2005) en worden volledig naar de wensen van de klant gemaakt. De doelstelling is dat bij deze dakkapellen alles mogelijk is wat de klant wil, maar wel met dezelfde uitgangspunten als de gewone dakkapel: tien jaar garantie, in één dag te plaatsen en onderhoudsvrij. Deze dakkapellen hebben een houtbasis en worden afgewerkt met Keralit (een rabatachtige kunststofsoort) of trespa (een veel gebruikt kunststofproduct in de
woningbouw). Het dak wordt afgewerkt met een duurzaam EPDM rubber en de binnenzijde met een makkelijk schilderbaar houtproduct.
Espace: dit is de nieuwe dakserre die door Ubbink ontwikkeld is. Deze dakserre zal buiten Ubbink geproduceerd worden en wordt via de dealers verkocht. Er zal een voorraad in het magazijn komen te liggen van onderdelen van de Espace. Deze worden in Doesburg geassembleerd naar aanleiding van een klantorder.
Paris: dit is een patrijspoortvormig raam voor op het dak, dat voor de nodige lichtinval zorgt.
De productie zal in de toekomst door Ubbink zelf gedaan gaan worden, maar momenteel is dit nog niet gerealiseerd. De Paris zal, per vier, op een pallet in het magazijn van Ubbink op voorraad gehouden worden. In de toekomst is het goed mogelijk dat er meer opties aan de Paris toegevoegd worden.
Dakramen: een uitgebreid assortiment aan dakramen dat door de firma Roto gefabriceerd
wordt. Ubbink verzorgt de verkoop aan de bouwmaterialenhandelaren en houdt tevens een
voorraad van de dakramen aan.
• Direct betrokken partijen:
Dealers: de Erkend Ubbink Dakkapel Dealer. De verkopers van de dakkapel die
daadwerkelijk bij de consument thuiskomen. Zij doen in de meeste gevallen ook de montage.
(momenteel zijn er 115 dealers).
Overige aannemerij: de verkoper en monteur van de dakkapel die niet Erkend Ubbink Dakkapel Dealer zijn.
Sterdealers: bouwmaterialenhandelaren (BMH) die de verkopen van de dakkapel aan de dealers verzorgen, dus de tussenhandel vormen. Zij verzorgen momenteel de fijnmazige distributie richting de dealer. (momenteel zijn er 82 sterdealers)
Bouwmaterialenhandelaren (BMH): de groothandel voor bouwproducten die geen sterdealer is. Zij kopen en verkopen de dakkapel tegen hogere prijzen dan de sterdealer. Zowel
sterdealer als BMH handelen ook in dakramen, maar daar zijn geen aparte afspraken over gemaakt.
Leusink (gevestigd in Gaanderen): transporteur voor Ubbink.
Rotra (gevestigd in Doesburg): transporteur voor Ubbink.
1.4 Aanleiding van dit onderzoek
Ubbink B.V. (Ubbink) is verdere ideeën gaan ontwikkelen over de toekomst van de dakkapel.
De toekomst moet een A-merk-positie voor ruimte- en ruimtebelevingsproducten onder het hellende dak gaan brengen. Dit zijn onder andere de dakkapellen en de dakramen, maar ook nieuwe producten als de Paris en de Espace behoren hiertoe. De producten worden
beschreven als ruimte- en ruimtebelevingsproducten, omdat ze extra ruimte op de zolder opleveren (de dakkapellen en de Espace) of omdat de producten een gevoel van ruimte geven, terwijl de eigenlijke inhoud van de zolder gelijk blijft (de dakramen en de Paris).
Figuur 1.2 De producten van het onderzoek
De naam Ubbink moet in de toekomst het eerste bij een klant op komen als het om een
zolderverbouwing gaat. Dit noemt Ubbink de zogenaamde A-merk-positie. Om dit te kunnen
bereiken moet een bekendheid ontstaan voor de ruimteproducten. Deze bekendheid kan
positief beïnvloed worden door de ervaringsverhalen van de consument. Deze verhalen
kunnen op hun beurt weer positief beïnvloed worden door onder andere een goede levering
van de producten. Een gedegen logistiek proces is dus één van de aspecten om dit mogelijk te
maken. Het logistieke proces, in deze, is alle handelingen rond het product die te maken
hebben met de voorraden, het transport en de gereedmaking en levering naar de klant met de daarbij behorende administratieve handelingen (Hommes en Geraads, 1985).
De eerder beschreven A-merk-positie wordt volgens Leeflang (2003) gekenmerkt door:
• Een (nationale) distributiespreiding van tenminste 70-80%. Dit betekent dat 70 tot 80 procent van de consumenten binnen het verkoopgebied van het product valt;
• Een tamelijk grote bekendheid bij consumenten;
• Voor het merk wordt op nationale schaal themareclame gemaakt.
Daarnaast hebben A-merken in het algemeen een hoog kwaliteitsimago. Ook wordt de prijs voor deze merken in het algemeen als hoog ervaren. Productinnovaties van A-merken blijken succesvoller te zijn dan andere productinnovaties (Leeflang, 2003).
Deze definitie creëert een aantal voorwaarden bij de verwachtingen van Ubbink. De
voorwaarden van een A-merk zijn meegenomen in het onderzoek om duidelijk te maken waar op gelet moet worden. Binnen Ubbink worden momenteel voornamelijk de positieve punten van de A-merk positie genoemd en minder de voorwaarden daarvoor. Zo zal er dus rekening gehouden moeten worden met de gegeven distributiespreiding en de marketing voor de komende tijd moet ook uitgebreid worden.
Een hoog kwaliteitsimago is uit meerdere factoren op te bouwen. Naast een algemeen bekende kwaliteit van het product is het zeker zo belangrijk om een goede kwaliteit van de levering neer te zetten. Door de eerdergenoemde mond-tot-mond reclame wordt ook op dit punt het imago van het product bepaald.
Het verwachte toekomstbeeld van Ubbink brengt dus een aantal gevolgen met zich mee. Zo zal het aantal dakkapellen dat per jaar verkocht wordt stijgen en zullen ook de verkopen van de Paris en de Espace plaats gaan vinden. Daarnaast is het goed mogelijk dat er nog meerdere uitbreidingen in het assortiment zullen gaan plaatsvinden, maar daar zijn momenteel nog geen duidelijke feiten over bekend.
Een aantal vragen die dan opkomen zijn: Hoe kunnen we hier het beste mee omgaan? Waar liggen de mogelijkheden binnen het logistieke proces? En hoe moeten we dit vormgeven?
Tijdens dit onderzoek wordt een logistiek proces ontworpen dat aansluit bij het beschreven toekomstbeeld van Ubbink. Het uitgangspunt is dat het onderzoek een duidelijk blik van buitenaf moet zijn. Ubbink is van mening dat het schaven aan het logistieke proces intern kan gebeuren, maar een onderzoek naar het gehele traject kan beter van buitenaf gedaan worden.
Daarna zal uitgewerkt moeten worden hoe dit ontwerp in de huidige situatie ingepast kan worden.
1.5 Het huidige proces
In de vorige paragraaf werd het logistieke proces opgedeeld in handelingen rond het product die te maken hebben met de voorraden, het transport, het gereedmaken en de levering naar de klant met de daarbij behorende administratieve handelingen.
Vanuit Ubbink is aangegeven dat dit onderzoek op het logistieke proces na de productie tot
aan de consument toegespitst moet zijn. Bij de beschrijving van het huidige proces zal dan
ook dit deel beschreven worden, om een duidelijk beeld van het onderzoeksgebied te geven.
Binnen dit onderzoek van de ruimte- en ruimtebelevingsproducten kunnen momenteel twee productstromen onderscheden worden: de dakkapellen en de dakramen. Allereerst zullen de dakkapellen besproken worden, vervolgens wordt in paragraaf 1.5.2 het proces van de dakramen weergegeven.
1.5.1 Dakkapellen
Het huidige logistieke proces zal in drie delen beschreven worden. Dit is een beschrijving van het proces, de voorraden en de informatiestromen daaromheen.
1.5.1.1 Huidige proces
Vanuit de productie worden de gelakte delen, de daken en de wangen, bij Ubbink op voorraad gelegd, waar ze op een rack (een metalen, stapelbare pallet) of houten pallet liggen te wachten op de samenstelling op een transportbok (een metalen frame waar de dakkapel op vervoerd wordt richting de klant). De overige onderdelen van de dakkapel worden ingekocht. Deze ingekochte goederen worden ook in het magazijn op voorraad gelegd. Dit zijn zowel goederen die op klantbestelling ingekocht worden, als goederen die op voorraad besteld worden. De ingekochte onderdelen voor de dakkapel zijn: het kozijn, de stelkozijnen, de loodslab, het montagepakket en de afwerkprofielen.
De samenstelling van het montagepakket uit een aantal ingekochte delen is de enige
handeling die intern nog plaatsvindt voordat deze in het dakkapelmagazijn komen te liggen.
Ook de accessoires die de klant kan bestellen komen op voorraad te liggen. Er zijn vier accessoires: vensterbanken, horren, rolluiken en zonnescreens.
Zowel voor de kozijnen als voor de rolluiken, zonnescreens en horren geldt dat deze deels standaard op voorraad liggen en deels op klantorder ingekocht worden. Indien dit laatste het geval is liggen de producten eigenlijk in een wachtrij en niet op voorraad, maar dit
onderscheid kent het voorraadsysteem van Ubbink niet.
Ubbink heeft ongeveer 115 erkende Ubbink Dakkapel Dealers. Deze dealers verzorgen het belangrijkste deel van de verkoop aan de consument en tevens de plaatsing van de dakkapel.
Na de verkoop plaatst de dealer een order bij zijn Sterdealer (een bouwmaterialenhandelaar, BMH, met speciale inkoopcondities). De sterdealer plaatst vervolgens een order bij Ubbink.
De order wordt bij Ubbink in het systeem (Baan) ingevoerd. Naast de sterdealers en de dealers kunnen overige partijen (overige BMH’s) een dakkapel bestellen. Deze orders zijn minder frequent, hebben geen directe ondersteuning vanuit Ubbink en zijn iets hoger geprijsd.
In het vervolg van de beschrijving van de huidige structuur zal er gekeken worden naar de verkoop via de sterdealer en dealer.
Twee dagen voor de afleverdatum wordt de order samengesteld op een bok en klaargemaakt voor het transport. Deze gevulde bok staat dan even in een wachtrij voordat het
daadwerkelijke transport naar de bouwmaterialenhandel plaatsvindt, omdat er niet
tegelijkertijd samengesteld en ingeladen kan worden. Orders die niet direct vervoerd worden,
komen soms al wel klaar te staan om de bezetting van de werknemer die de dakkapellen
klaarzet te spreiden. Deze zijn dus al samengesteld op een bok en krijgen een plaats in het
magazijn, wachtend op het transport.
voorraden
bok vullen Transport naar
BMH Transport
naar bouwlocatie
Ubbink B.V.
Verwerking van het product
Figuur 1.3 Huidige goederenstroom van de dakkapellen
Na de levering aan de sterdealer wordt er een factuur gestuurd door de financiële afdeling. De sterdealer betaalt statiegeld voor de bok. Deze dient retour gemeld te worden als deze leeg is.
Ubbink plant vervolgens een rit waarin de bok opgehaald wordt. Na aankomst bij Ubbink kan het statiegeld gecrediteerd worden en kan de bok weer gebruikt worden voor een nieuwe order.
De grote uitzondering binnen het dakkapellensegment is de maatwerk of Premium dakkapel.
Deze dakkapel gaat rechtstreeks van de producent (HKN in Ulft) naar de bouwlocatie bij de consument. De dealer of aannemer neemt deze dakkapel in ontvangst en monteert deze direct.
1.5.1.2 Voorraden
Het huidige aanbod van dakkapellen heeft geen standaard voorraadsysteem.
• Standaard dakkapellen: staan op voorraad in magazijn. De levertijd naar de klant is vijf werkdagen. Het klantorderontkoppelpunt (KOOP) ligt in deze situatie bij de magazijnvoorraad van Ubbink. Bij binnenkomst van een order kan de dakkapel direct uit voorraad samengesteld worden.
• Standaard dakkapellen op order: alleen kozijn moet ingekocht worden, rest staat op voorraad in het magazijn. De levertijd is 20 werkdagen. Het KOOP ligt voor Ubbink, omdat de kozijnen ingekocht moeten worden.
• Speciale dakkapellen: dakkapel moet besteld worden (kleur), standaard kozijn staat op voorraad staat in het magazijn. De levertijd is 20 werkdagen. Het KOOP ligt voor Ubbink, omdat de dakkapellen in kleur uitgevoerd moeten worden bij de leverancier.
• Speciale dakkapellen op order: volledig op klantbestelling. De levertijd is 20
werkdagen. Het KOOP ligt voor Ubbink, omdat zowel de dakkapellen als de kozijnen ingekocht moeten worden.
•
Maatwerk dakkapellen: volledig op klantbestelling, alleen werkwijze ligt vast. De levertijd is 25 werkdagen. Het KOOP ligt voor Ubbink, omdat zowel de dakkapellen als de kozijnen ingekocht moeten worden.
De voorraden bestaan in de verschillende fasen van het traject. De voorraden voor het samenstellen op de bok zijn de afzonderlijke onderdelen van de dakkapel en de lege bokken.
De complete dakkapel die na het samenstellen klaar staat voor transport staat in een wachtrij.
De afzonderlijke voorraadonderdelen worden aan de hand van verkoopprognoses op peil
gehouden door de inkoop- en planafdeling. Tevens is er een mogelijkheid om tussentijds,
indien noodzakelijk, de voorraad aan te vullen. De levertijden voor de voorraadaanvullingen
van de RTM dakkapelonderdelen zijn 5 werkdagen. Deze levertijd wordt gerealiseerd door de
voorraden die de leverancier voor Ubbink aanhoudt. De voorraden worden geproduceerd aan
de hand van de jaarprognoses die Ubbink afgeeft. De kozijnen hebben een levertijd van 15 werkdagen en de overige standaard onderdelen worden binnen 10 werkdagen geleverd. De voorraad van deze onderdelen wordt altijd bijgehouden aan de hand van een
veiligheidsvoorraad en het komt eigenlijk niet voor dat er geen artikelen meer aanwezig zijn.
De accessoires van de dakkapellen liggen ook op voorraad in het magazijn. Deze voorraden worden ook door de planafdeling op niveau gehouden. Uitzonderingen zijn accessoires met afwijkende afmetingen of in een afwijkende kleur. Deze worden na binnenkomst van de order bij de leverancier besteld en bij uitlevering worden ze in het magazijn opgeslagen. Het
bijbestellen van alle accessoires duurt 15 werkdagen.
1.5.1.3 Informatiestroom
Vanaf de consument wordt een order voor een dakkapel geplaatst bij een dealer. De dealer geeft deze door aan de sterdealer welke het product bestelt bij Ubbink. Binnen Ubbink wordt deze order ontvangen door de verkoopafdeling voor de dakkapellen, waar hij ingevoerd wordt in het systeem (Baan). Uit dit syteem is af te lezen hoe de voorraadstanden van de, voor de order benodigde, producten zijn. Bij de aanwezigheid van de benodigde artikelen wordt de order via Baan ingepland voor een leverdatum. Door deze leverdatum kan de expeditie de order inplannen voor transport.
Figuur 1.4 AAD dakkapellen in de keten
Bij afwezigheid van een benodigd onderdeel wordt door de afdeling verkoop een inkooporder aangemaakt in Baan, welke door de afdeling Inkoop besteld wordt. Bij binnenkomst worden de goederen in Baan toegevoegd waardoor de order ingepland kan worden. Twee dagen voor het transport wordt de samensteller via het systeem op de hoogte gebracht van de benodigde
Ubbink Transporteur BMH Dealer
Klant
C Vraag C
Transport order
Transport
Vrachtbrief
Montage planning
Transport naar bouwplaats
montage
D D
Gemonteerde dakkapel
Dealer BMH
Opdracht klant
Zie schema Inkooporder 1.5
Zie schema 1.5 Opdracht
opstellen
Inkooporder opstellen
Gegevens Aanvullen
gegevens Gegevens
Bevestiging
Bevestig opdracht
dakkapel, welke hij klaarzet op een bok. Hierna wordt de dakkapel getransporteerd richting de sterdealer.
Zodra de dakkapel in Baan is ingevoerd stuurt de verkoopafdeling een orderbevestiging naar de sterdealer welke deze kan bevestigen naar de dealer.
De financiële afdeling zorgt voor de facturering van de dakkapellen alsmede de creditering van de retour gekomen bokken.
Figuur 1.5 AAD dakkapellen binnen Ubbink
In het uitzonderingsgeval van de Premium dakkapel worden veel van bovenstaande stappen ook doorlopen. Het grote verschil zit hier in de planning van het transport. De dakkapel hoeft niet klaargezet te worden, maar moet wel vanaf HKN naar de bouwplaats getransporteerd worden. Dit transport wordt door de verantwoordelijke hiervoor op de expeditie-afdeling ingedeeld en zodra de dakkapel geplaatst is kan ook hier de financiële afdeling een factuur voor verzenden.
1.5.2 Dakramen
In dit onderzoek worden alleen de dakramen meegenomen die door Roto geproduceerd worden (zie bijlage B), omdat deze binnen de ruimte- en ruimtebelevingsproducten vallen. Er worden nog meer dakramen bij Ubbink geproduceerd, maar deze worden niet in het
onderzoek meegenomen.
1.5.2.1 Huidige proces
De dakramen worden ingekocht vanuit de Rotofabriek en komen deels in het magazijn van Ubbink op voorraad te liggen. De incourante maten (zie bijlage B) liggen niet bij Ubbink op
Verkoop inkoop Magazijn
C
Indien niet voorradig
Inkoopopdracht aanmaken
Opslaan en inboeken Leverancier
Fabriceren en leveren Klant
C
D
Samenstel- afdeling
D
Vullen bok Indien
voorradig
Zie schema 1.4
Gegevens Aanvullen
gegevens Controleer volledigheid
Invoeren in Baan
Levering Bestelling
Bevestiging Opdracht
Expeditie
Plannen transport Volle bok
Controleer voorraad
Aanmaken bevestiging
voorraad en worden op klantbestelling bij Roto besteld. Zodra een verkooporder binnenkomt worden de bestelde dakramen op een pallet verzameld en klaargemaakt voor het transport.
De aflevering vindt plaats op twee plaatsen, te weten bij de bouwmaterialenhandelaren en bij projectklanten. Deze klanten hebben een grote inkooppartij voor een bepaald
woningbouwproject of vervangingsproject. In dit geval levert Ubbink direct aan de betrokken aannemer.
Figuur 1.6 Huidige goederenstroom van de dakramen
Naast de stroom die via Ubbink loopt gaat er nog een rechtstreekse stroom richting de klant.
Deze stroom wordt veroorzaakt door de accessoires. Deze accessoires van de dakramen zijn op te delen in twee soorten: de Roto accessoires (rolluiken, screens en horren) en de Werner Hansen accessoires (jaloezieën, plissés en lamellen). Roto levert de accessoires aan Ubbink, Werner Hansen levert deze zowel aan Ubbink als rechtstreeks aan de klant.
1.5.2.2 Voorraden
Niet alle dakramen liggen bij Ubbink op voorraad. De incourante maten worden pas bij Roto besteld zodra er een klantorder is binnengekomen. De levertijd naar de klant is dan 20 in plaats van 2 werkdagen. De ‘gewone’ voorraad bij Ubbink wordt aan de hand van de verkoopprognoses op peil gehouden. Er wordt dus een inkooporder bij Roto geplaatst als de voorraad bij Ubbink onder peil is en als er bij Ubbink een incourant product is besteld. De levertijd van Roto naar Ubbink is 17 werkdagen. Deze levertijd wordt echter vaak
overschreden. Het KOOP kan bij de dakramen op drie plaatsen liggen: voor Ubbink indien het een incourante maat is, bij Ubbink bij levering uit voorraad en bij een aantal
bouwmaterialenhandelaren als die ervoor gekozen hebben de dakramen op voorraad te nemen. Dit laatste komt echter niet zo vaak voor.
De accessoires van de dakramen liggen niet op voorraad met uitzondering van sommige insectenhorren. Alle overige accessoires moeten dus op klantorder besteld worden, zowel bij Roto als bij Werner Hansen. Het bestellen van de accessoires duurt 17 werkdagen bij Roto, de orders bij Werner Hansen worden binnen 10 werkdagen geleverd.
1.5.2.3 Informatiestromen
Vanaf de klant wordt een order voor een dakraam geplaatst bij een bouwmaterialenhandelaar.
De BMH bestelt het product bij Ubbink. Binnen Ubbink wordt deze order ontvangen door de verkoopafdeling waar hij ingevoerd wordt in het systeem (Baan). Uit dit syteem is af te lezen hoe de voorraadstanden van de, voor de order benodigde, producten is. Bij de aanwezigheid van de benodigde artikelen wordt de order via Baan ingepland voor een leverdatum. Door deze leverdatum kan de planafdeling of de logistieke afdeling de order inplannen voor transport.
voorraden BMH
voorraden
Klantorder klaarzetten
Transport naar BMH
Ubbink B.V.
Verwerking van het product
Bij afwezigheid van een benodigd onderdeel wordt door de afdeling verkoop een inkooporder aangemaakt in Baan, welke door de afdeling Inkoop besteld wordt. Bij binnenkomst worden de goederen in Baan toegevoegd waardoor de order ingepland kan worden voor levering. Dit volgt dezelfde route als bij de inkoopdelen van de dakkapel.
Twee dagen voor het transport wordt via het systeem aangegeven welke order klaargezet moet worden. Deze order wordt dan samengesteld op een pallet waarna deze geladen kan worden voor het transport. Hierna wordt de dakkapel getransporteerd richting de
bouwmaterialenhandelaar.
Zodra de order in Baan is ingevoerd stuurt de verkoopafdeling een orderbevestiging naar de BMH. De financiële afdeling zorgt na levering voor de facturering van de order.
Voor de accessoires geldt dat deze besteld worden naar klantorder. De rechtstreekse levering van Werner Hansen aan de klant gaat volledig buiten Ubbink om. Ubbink heeft hierover prijsafspraken gemaakt en krijgt een vergoeding per verkocht product.
Figuur 1.7 AAD dakramen in de keten
Klanten die via Ubbink de accessoires van Werner Hansen willen bestellen hebben natuurlijk ook deze mogelijkheid en dan doorlopen de producten dezelfde route als de dakramen. De accessoires van Roto gaan altijd via Ubbink en doorlopen dus hetzelfde pad als de rest van de goederen.
Transporteur BMH
Verwerker
C C
vraag
Klaar voor transport
D D
Geleverd dakraam
BMH Ubbink
Inkoop opdracht
Transporteren
Voorraad bij BMH
Afhalen door verwerker Opstellen
inkoop opdracht
Zie schema 1.8 Zie schema 1.8
Bevestiging
Bevestig opdracht
D
D Projecten
Figuur 1.8 AAD dakramen binnen Ubbink
Zodra het Baansysteem aangeeft dat de voorraad dakramen onder de geprognosticeerde vraag gekomen is, wordt er bij Roto een inkooporder geplaatst. De planafdeling zorgt voor de inkooporder in het systeem en de inkoopafdeling plaatst de daadwerkelijke order bij Roto.
Het grote verschil tussen de dakramen en de dakkapellen is de afhankelijkheid van de klant.
Bij de dakramen is er alleen een keuzemogelijkheid in het model, terwijl bij de dakkapellen een veel groter scala aan mogelijkheden bestaat zoals kleur en kozijnindeling, tot aan een volledig maatwerk dakkapel. Hierdoor is er momenteel een aparte verkoopafdeling voor de dakkapellen ingericht om deze klantenwensen optimaal te kunnen uitvoeren.
1.5.3 Verwachte problemen
‘Waar liggen de mogelijkheden binnen het logistieke traject?’. Tot nu toe werd alleen beschreven dat Ubbink B.V. een nieuw logistiek proces wil, maar niet waarom. Na de
weergave van het huidige proces in de voorgaande paragrafen zal in dit deel duidelijk worden waarom Ubbink denkt dat het proces aan vernieuwing toe is.
De zoektocht naar en het gericht zijn op een blijvend concurrentievoordeel is van hoofdbelang voor de toekomstige groei en het succes van alle bedrijven.
Het is algemeen geaccepteerd dat een concurrentievoordeel ligt in de bekwaamheid om sneller te leren dan de concurrent. (Senge, 1990)
Verkoop inkoop Magazijn
C
Indien
niet voorradig Inkoopopdracht aanmaken
Opslaan en inboeken Leverancier
Leveren uit voorraad Klant
C
D D
Indien voorradig
Zie schema 1.7 Invoeren
in Baan
Levering Bestelling
Bevestiging Opdracht
Expeditie
Plannen transport Controleer
voorraad
Aanmaken bevestiging
Klaarzetten goederen
