ADMINISTRATIEF DESKUNDIGE TEAM COMMUNICATIE
Team COMMUNICATIE
Leidinggevend/
Niet-leidinggevend
Niet-leidinggevend
Directe leidinggevende en eerste evaluator
Teamverantwoordelijke Communicatie
Graad Administratief deskundige
Functie Administratief deskundige Communicatie
Niveau B
Rang Bv
Weddecategorie B1-B2-B3
Hoofddoel van de functie
* Staat in voor de permanente verbetering van de (digitale) dienstverlening;
* Staat in voor de eerste opvang en het contact met alle personen die een beroep doen op de dienst;
* Volgt de verschillende beleidsdoelstellingen, actieplannen en acties op en rapporteert hierover;
* Denkt mee na over procedures, processen en regelgeving betreffende het team en volgt deze op;
* Volgt de budgetten binnen het meerjarenplan op;
* Verricht ondersteunende administratieve taken voor het team;
Resultaatsgebieden
Resultaatgebied 1 – Onthaal burgers
* Klantenbegeleiding binnen de administratieve diensten:
- eerste aanspreekpunt voor de burger
- onthalen van mensen die beroep doen op onze dienstverlening
- opvolgen en bijsturen van het goed verloop en timing van de dienstverlening
* Callcenter:
- beantwoorden van telefonische oproepen en e-mail.
- klanten telefonisch of via mail begeleiden naar de juiste dienstverlening.
* Consulteren en opvolgen van producten en diensten via de cataloog:
- onderhouden van producten en dienstencataloog die wegwijsinformatie aanbiedt aan de burger/vereniging/medewerkers omtrent alle producten en diensten van het gemeentebestuur;
- enz.
Resultaatgebied 2 – Externe Communicatie
* Informatieblad
- Opmaken en up-to-date houden van het gemeentelijk informatieblad;
- Uitvoerende taken rond het communicatiebeleid voor en projecten rond de externe communicatie;
- Opvolgen en bewaken van een doelgerichte, effectieve en efficiënte externe communicatie;
- Een positief imago uitstralen in verband met alle projecten van het gemeentebestuur;
- De bevolking informeren over het bestuurlijk handelen en de gemeentelijke dienstverlening.
* Website
- Opvolgen en bijsturen strategie en belangrijke hoofdfuncties van de website;
- Ontwikkelen en implementeren van een efficiënt en gedragen website;
- Opmaken en up-to-date houden van de gemeentelijke website;
* Sociale media
- Optimaliseren en onderhouden van sociale media in de organisatie
- Algemene interactie met de gekozen doelgroep(en): berichten delen, vragen stellen en reageren - Online reputatiemanagement, inclusief monitoring en crisismanagement
Resultaatgebied 3 – Persberichten
* Persberichten
- Instaan voor een juridisch correcte externe communicatie (openbaarheid van bestuur, redelijke termijnen, privacy, ...);
- onderhouden van persrelaties via persberichten, persuitnodigingen en persconferenties;
- Instaan voor de crisiscommunicatie;
Resultaatgebied 4 – Interne Communicatie
* Interne communicatie
- Ontwikkelen en implementeren van een efficiënt en gedragen intranet;
- Opvolgen en bijsturen strategie en belangrijke hoofdfuncties van een intranet voor de medewerkers van het gemeentebestuur;
- Opvolgen en bijsturen van het documenteren van het kennismanagement
Resultaatgebied 5 – Huisstijl en Vormgeving
* Huisstijl en vormgeving
- Waken over de uniforme huisstijl in alle communicatiekanalen en erop toezien dat alle bestuursdocumenten in correcte en verstaanbare taal zijn opgesteld;
- Opmaak en up-to-date houden van een huisstijlhandboek;
- Opmaak brochures voor activiteiten van de gemeentelijke diensten (lay-out, pre-press, drukwerkopvolging, enz..)
Oordeelsvorming
Problemen en situaties in een meer omvattend kader plaatsen waardoor een breder en dieper inzicht ontstaat.
Flexibel gedrag
Indien zich problemen of kansen voordoen de eigen gedragsstijl veranderen teneinde het gestelde doel te bereiken
Klantgerichtheid
Denken en handelen vanuit de wensen en behoeften van de klant waarbij een hoge prioriteit wordt geven aan servicebereidheid en klantentevredenheid(extern en intern)
Omgevingsbewustzijn
Laten blijken goed geïnformeerd te zijn over maatschappij, politieke en economische ontwikkelingen en deze kennis effectief benutten voor de eigen functie of organisatie
Kwaliteitsgerichtheid
Hoge eisen stellen aan kwaliteit van producten en diensten en daarnaar handelen.
Probleemanalyse
Stelselmatig ontleden van situaties, oorzaken opsporen en verbanden zien in complexe probleemgebieden
Voortgangsbewaking
Opstellen en bewaken van procedures om de voortgang van taken en activiteiten van medewerkers en van de eigen taken en verantwoordelijkheden te bewaken en zeker te stellen
Vaktechnische competenties
Overheidsopdrachten
Kan de wetgeving en regelgeving correct toepassen.
Overheidscommunicatie
heeft voldoende kennis om anderen te helpen, is op de hoogte van de gangbare ontwikkelingen
Presentaties
* kan een presentatie maken met animatietechnieken en tabellen en figuren invoegen
* kan dia's bewerken en verwerken
* kan werken met standaard- en eigen sjablonen
* kan gebruik maken van verschillende weergavemogelijkheden
* kan werken met en wijzigen van objecten en grafieken
Procedures en procesbeheer
* kan een procedure opstellen en modelleren
* kan procedures veranderen en verbeteren
* kent de basisprincipes van procesmanagement
* kent de te volgen procedures in detail
* heeft inzicht in de basisprincipes van het modelleren van processen
Software eigen aan de functie
Kan vlot werken met alle functies van de software eigen aan de functie
Beginselen van behoorlijk bestuur
Kent de grote lijnen van de huidige wetgeving en kan zelfstandig informatie verzamelen
Projectmatig werken
* kent de verschillende stappen in het projectmatig werken
* kan een project opvolgen
* kent de basisprincipes van het projectmatig werken
Decreet Lokaal Bestuur
Kent de grote lijnen van de huidige wetgeving en kan zelfstandig informatie verzamelen.
Openbaarheid van bestuur
Kent de grote lijnen van de huidige wetgeving en kan zelfstandig informatie verzamelen.
Computervaardigheden - Tekstverwerking:
° kan werken met: kop- en voettekst, alinea, paginanummering, opsomming, tabellen, tekstrichting, tabs
° kan bestanden zoeken en beveiligen
° kan taaleigenschappen in een tekst gebruiken: spellingscontrole, autocorrectie, zoeken en vervangen
° kan werken met inhoudstafels.
- Rekenbladen:
° kan een document aanmaken, openen, bewerken, opslaan en afprinten
° kan kolommen/rijen verwijderen/toevoegen, verbergen/zichtbaar maken
° kan eenvoudige formules en grafieken maken
° kan afdrukbereik werkblad bepalen - Outlook:
° kan een leesbevestiging vragen
° kan mailberichten door automatische herinnering opvolgen
° kan een mailing versturen
° kan terugkerende afspraken maken
° kan een taakverzoek aanmaken, lezen, erop reageren
° kan notities maken, groeperen, indelen in categorieën
° kan persoonlijke mappen aanmaken en beheren
° kan items gestructureerd opslaan Privacywet
Heeft voldoende kennis om anderen te helpen, is op de hoogte van de gangbare ontwikkelingen.
