Selectiebestek voor een aanneming van diensten
Auteur Datum Referentie Versie
‘ACTIES EN CAMPAGNES CULTUURNET VLAANDEREN (2012
CULTUURNET VLAANDEREN
Nummer bestek: RMCNTRCT 2012/2014
Uiterste datum voor indiening kandidaturen: 2
Uiterste datum voor indiening offertes: 27/10/2011 om 16u00
Kandidaturen en offertes in te dienen bij: Peter Ploegaerts, Media Manager
2011 CultuurNet Vlaanderen, Brussel. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fot
voorafgaande schriftelijke toestemming van CultuurNet Vlaanderen.
voor een aanneming van diensten
Peter Ploegaerts 08/09/2011
RMCNTRCT 2012/2014
RAAMCONTRACT
‘ACTIES EN CAMPAGNES CULTUURNET VLAANDEREN (2012 – 2014)’
BEPERKTE OFFERTE-AANVRAAG
VLAANDEREN
RMCNTRCT 2012/2014
Uiterste datum voor indiening kandidaturen: 27/09/2011 om 1 Uiterste datum voor indiening offertes: 27/10/2011 om 16u00
Kandidaturen en offertes in te dienen bij: Peter Ploegaerts, Media Manager
ultuurNet Vlaanderen, Brussel. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van CultuurNet Vlaanderen.
1/31
voor een aanneming van diensten
‘ACTIES EN CAMPAGNES CULTUURNET 2014)’
/09/2011 om 12u00 Uiterste datum voor indiening offertes: 27/10/2011 om 16u00
Kandidaturen en offertes in te dienen bij: Peter Ploegaerts, Media Manager
ultuurNet Vlaanderen, Brussel. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of
okopieën, opnamen of op enige andere manier, zonder
INHOUDSTAFEL
Deel I Algemene inlichtingen
1 Situering van de selectieprocedure 3
2 (Meer ) mensen (meer) goesting (meer) cultuur 3
2.1 Informeren… 3
2.2 …maar ook goesting geven 4
3 Omschrijving van de opdracht 4
3.1 UiT: een bestaand informatiemerk voor cultuur en vrije tijd in Vlaanderen 4
3.1.1 UiTfilosofie 4
3.1.2 UiTkanalen 4
3.1.3 UiTlabel 6
3.2 UiT… zoals in UiTdaging! 6
3.2.1 Promotie UiTinvlaanderen.be 7
3.2.2 Promotie UiTmetVlieg.be 10
3.2.3 Collectieve cultuurpromotie via het lokale UiTnetwerk 12
3.2.4 Innovatieve projecten 14
4 Samenwerking 14
4.1 Hoe werken we graag samen? 14
4.1.1 Vraag-gestuurde opdrachten 14
4.1.2 Idee-gestuurde opdrachten 14
4.2 Wat vinden we belangrijk? 15
4.2.1 Inhoudelijk 15
4.2.2 Formeel en praktisch 15
4.3 Aanbestedende dienst 16
4.4 Inhoud selectiebestek 16
Deel II De administratieve bepalingen i.v.m. de selectie
5 Uitsluitingscriteria 17
6 Financiële en economische draagkracht 18
7 Technische draagkracht 19
8 Criteria ter herleiding van het aantal deelnemers tot maximum 7 21
9 Indiening van de aanvraag tot deelname 21
10 Taalgebruik 23
Deel III Toelichtingen bij de toekomstige gunningsfase
11 Geldende wetgeving voor deze opdracht 23
12 Gunningscriteria 23
13 Budget 24
14 Beroep op onderhandelingsprocedure na contractsluiting
Bijlage 1: Kandidatuurstelling 25
Bijlage 2: Model van bankverklaring 27
Bijlage 3 Model verklaring inzake het zich beroepen op draagkracht van fysieke personen of andere
entiteiten 29
08/09/2011 2011 09 08 Selectiebestek acties en campagnes 2012-2014 def.docx 3/31
DEEL 1 : Algemene inlichtingen
1 Situering van de selectieprocedure
Dit document is het selectiebestek voor de overheidsopdracht voor aanneming van diensten
“Raamcontract acties en campagnes CultuurNet Vlaanderen (2012-2014)”. Deze opdracht heeft betrekking op het leveren van reclame- en communicatieadvies dat zowel conceptvorming als productie of productbegeleiding omvat. De opdracht heeft een looptijd van 36 maanden.
De voorliggende opdracht wordt gegund via een beperkte offerteaanvraag. In de selectiefase zullen op basis van de selectiecriteria minimum 5 en maximum 7 kandidaten worden weerhouden.
De timing van het verdere verloop van deze gunningsprocedure kan als volgt worden samengevat : i. Bekendmaking stap1 offerte-aanvraag door CultuurNet Vlaanderen op 08/09/2011 via
http://www.publicationsonline.be
ii. Indiening kandidaturen intekenaars tegen uiterlijk 27/09/2011 om 12.00u
iii. Bekendmaking shortlist van minimum 5 tot maximum 7 competitors door CultuurNet op 06/10/2011
iv. Indiening offerte incl. ‘case’ door competitors tegen uiterlijk 27/10/2011 om 16u v. Toewijzing opdracht in de week van 31/10/2011
Dit selectiebestek omvat:
• Deel I : Algemene Inlichtingen
• Deel II : De administratieve bepalingen ivm de selectie
• Deel III : Toelichtingen inzake de gunningsfase
• Bijlage 1 : Aanvraag tot deelname
• Bijlage 2 : Model van bankverklaring
• Bijlage 3 : Model verklaring inzake het zich beroepen op
draagkracht van fysieke personen of andere entiteiten
2 (Meer ) mensen (meer) goesting (meer) cultuur
CultuurNet Vlaanderen (°2002, Brussel) is een specialist in cultuurmarketing. Op vraag van de Vlaamse overheid trachten we (meer) mensen (meer) goesting in (meer) cultuur te geven.
2.1 Informeren…
Vlamingen beleven 80% van hun vrije tijd binnen een straal van 30 kilometer rond hun woonplek.
CultuurNet Vlaanderen speelt hierop in met een informatienetwerk (‘UiT in …’) van gemeentelijke en regionale partners: van UiT in Aarschot tot UiT in Zwevegem. De websites en magazines van deze lokale spelers – inmiddels meer dan 200 steden en gemeenten – bieden door middel van een kwalitatieve UiTagenda de kortste weg naar activiteiten en evenementen om de hoek.
Het snel groeiende UiTnetwerk haalt zijn informatie uit de UiTdatabank. Dit is de centrale plek waar alle gegevens over vrije tijd en cultuur in Vlaanderen worden verzameld en verspreid naar meer dan 350 kanalen, voornamelijk dagbladen, magazines en websites. Meer dan 10.000 lokale contactpersonen voeren jaarlijks ruim 100.000 activiteiten in. Om dit ruime en gevarieerde aanbod in beeld te brengen heeft de UiTdatabank ook haar eigen uitstalraam. De populaire website
UiTinVlaanderen.be gidst dagelijks tot 10.000 surfers door het volledige aanbod in Vlaanderen en geeft hen tips op maat van hun smaakprofiel. De website is ook consulteerbaar via handige applicaties voor smart phones.
Voor kinderen is er tot slot Vlieg, een label dat het cultuuraanbod voor de -12 jarigen zichtbaar maakt. Honderden cultuurhuizen, verenigingen en lokale cultuurdiensten gebruiken vandaag het vrolijke insect in hun communicatie. En natuurlijk heeft Vlieg ook een eigen webstek:
UiTmetVlieg.be.
2.2 …maar ook goesting geven
Informatie over kunst, cultuur en vrije tijd in heel Vlaanderen verspreiden, is slechts een eerste stap. We zoeken meer dan lezers van informatie, we zoeken nieuwe publieksgroepen om te proeven van cultuur. Binnen het UiTnetwerk geven we lokale besturen daarom ondersteuning om hun cultuur- en vrijetijdscommunicatie strategischer aan te pakken en gezamenlijk te branden onder de ‘UiT’-vlag. We betrekken zoveel mogelijk lokale organisaties en zetten samen acties en campagnes naar een breed publiek op. Het label Vlieg vormt daarbij het gezicht van
familiecampagnes die vaak duizenden kinderen letterlijk over de drempel van cultuurhuizen helpen.
www.cultuurnet.be – www.UiTinVlaanderen.be - www.UiTmetvlieg.be
3 Omschrijving van de opdracht
3.1 UiT: een bestaand informatiemerk voor cultuur en vrije tijd in Vlaanderen
3.1.1 UiTfilosofie
Het project UiT van CultuurNet Vlaanderen vertrekt van een breed vrijetijdsconcept, prioritair gericht op een publiek van occasionele en potentiële “smakers en makers”: mensen die slechts af en toe receptief of actief aan cultuur doen, of er om tal van redenen net niet toe komen. Deze groep is te situeren in brede segmenten van de bevolking en kan op basis van onderzoek van het Steunpunt Cultuur, Sport en Jeugd worden geraamd op 55% van de gehele populatie in Vlaanderen. Met UiT signeert CultuurNet alle publieksverbredende initiatieven naar deze brede doelgroepen, waarvoor het concept ’cultuur‘ vaak een
hoogdrempelige bijklank heeft. De doorontwikkeling van een regionaal verankerd informatie- en marketingnetwerk in samenwerking met steden/gemeenten en regio’s/provincies blijft hierbij één van de prioritaire doelstellingen. Dit regionaal netwerk wordt verrijkt met een succesvol digitaal sluitstuk op Vlaams niveau: de portaalsite UiTinVlaanderen.be.
3.1.2 UiTkanalen
Met de UiTdatabank als motor distribueert CultuurNet Vlaanderen agenda’s over kunst, cultuur en vrije tijd via zowel eigen media als informatiekanalen van partners.
a. UiTnetwerk
Meer dan 200 steden, gemeenten, regio’s en provincies hebben zich middels een samenwerkingsovereenkomst ertoe geëngageerd om de lokale bevolking cultureel te stimuleren en beter te informeren over het lokale aanbod. Ten behoeve van herkenbaarheid
08/09/2011 2011 09 08 Selectiebestek acties en campagnes 2012-2014 def.docx 5/31 worden alle lokale communicatiedragers – websites, informatiebladen, zuilen, affiches, … - gesigneerd met een lokaal UiTmerk.
b. UiTinVlaanderen.be als centraal knooppunt
Startpunt en sluitstuk van het UiTnetwerk is de website UiTinVlaanderen.be, die onder eigen redactie van CultuurNet vorm krijgt. Op deze website wordt het integrale aanbod uit heel Vlaanderen ontsloten via handige zoekfunctionaliteiten, redactionele tips en
(binnenkort) gepersonaliseerde tips op basis van eerder surfgedrag van de bezoeker.
Wie bereid is zich voor vrijetijdsbesteding verder te verplaatsen dan de eigen regio vindt op UiTinVlaanderen.be alle nuttige informatie en tools. De website kent verschillende mobiele spin-offs: UiTagenda-app voor iPhone, UiTagenda-app voor Android-toestellen en de mobile site m.UiTinVlaanderen.be. Een aan de website gekoppeld ezine – UiTmail - bedient zowat 60.000 abonnees met tweewekelijkse agendatips rond aanbod uit alle windstreken.
c. UiTmetVlieg.be als familiesite
Jong geleerd is oud gedaan: deze oude wijsheid gaat ook op voor cultuurdeelname.
Onderzoek toont aan dat wie op jonge leeftijd in familiaal verband kennismaakt met cultuur een aanzienlijk hogere kans maakt op een rijk gevuld cultuurleven. Om die reden werkt CultuurNet Vlaanderen aan een apart familiaal hoofdstuk in het hele UiTverhaal. Het labeltje Vlieg is daarbij het uithangbord en de – recent gelanceerde - website UiTmetVlieg.be het ondersteunende digitale informatieplatform voor cultuur- en vrijetijdsbesteding met kinderen.
d. UiT in de Vlaamse media
De UiTdatabank van CultuurNet Vlaanderen is de voedingsbron van tientallen online en gedrukte vrijetijdsagenda’s van Vlaamse mediaspelers. Als tegenprestatie voor deze dataservices krijgt CultuurNet Vlaanderen de beschikking over een media-enveloppe waarmee promotie voor cultuurparticipatie in Vlaanderen kan worden gevoerd. De agenda’s in de media worden systematisch gesigneerd met een verwijzing naar UiTinVlaanderen.be, wat de bekendheid van het UiTlabel extra ondersteunt.
3.1.3 UiTlabel
Bij de uitwerking van alle initiatieven verschijnt het UiTlabel – een creatie van het bureau Base - als rode draad door alle uitingen. Zo zetten we in op continuïteit en herkenbaarheid.
Het logo staat voor een deur die een wereld van breed-culturele mogelijkheden opent en is geschikt voor gebruik in de meest uiteenlopende communicatiecontexten (print, on-line, av, street, SMS, ...).
Het logo en de richtlijnen voor gebruik ervan kunnen worden gedownload op www.cultuurnet.be/uitnetwerk/uitlabel
3.2 UiT… zoals in UiTdaging!
CultuurNet Vlaanderen wenst een raamovereenkomst aan te gaan voor de realisatie van alle
08/09/2011 2011 09 08 Selectiebestek acties en campagnes 2012-2014 def.docx 7/31 ontwikkelen in de periode 2012-2014.
Deze activiteiten hebben voornamelijk (maar niet exhaustief) betrekking op de volgende deelprojecten:
3.2.1 Promotie UiTinvlaanderen.be a. Wat moet je weten?
UiTinVlaanderen.be werd in 2009 gelanceerd als opvolger van cultuurweb.be. De naamsverandering van cultuur naar UiT kaderde in een bredere strategie om via een toegankelijker begrip (UiT als informatiemerk voor vrijetijdsbeleving) brede publieksgroepen te stimuleren voor cultuur. De site kende in 2010 meer dan 2 miljoen bezoekers en viel meermaals in de prijzen (Site van het Jaar 2009 & 2010 in de categorie Cultuur en Entertainment; Site van het Jaar volgens vakjury in 2009, Zilver op de Usability Awards 2009). Het aan de website verbonden ezine ‘UiTMail’ kent om en bij 60.000 abonnees.
De online merkbekendheid van UiTinVlaanderen.be wordt halfjaarlijks gemeten i.s.m. iVox:
Online merkbekendheid UiTinVlaanderen.be Jan 2009 (nulmeting cultuurweb.be) 27%
Okt 2009 33%
April 2010 38%
Okt 2010 35%
April 2011 36%
De bezoekcijfers van UiTinVlaanderen.be beschikken over een historisch bewezen potentieel van gemiddeld 10.000 unieke bezoekers per dag (250.000 per maand). Sinds midden 2010 staan de bezoekcijfers evenwel onder druk door een hardnekkig SEO- probleem.
Promotioneel werd UiTinVlaanderen.be gelanceerd in september 2009 door de brandingcampagne ‘Ontdek met UiT wat in je zit’. Deze campagne werd ontwikkeld in samenwerking met communicatiebureau Absoluut en werd drie jaar aangehouden:
2009:
Brand-introductie a.d.h.v. 3 UiTpersonages (Alice, Jakke en Kobe)
2010:
Brand-versterking met 2 bijkomende personages (Moniek en Emano)
2011 (oktober):
Klemtoon op ‘de beleving’ van UiT (“Een avondje UiT blijft je inspireren”)
08/09/2011 2011 09 08 Selectiebestek acties en campagnes 2012 b. Wat zijn de UiTdagingen?
• Kwantitatieve UiTdaging
De nodige stappen dienen te worden gezet met het oog
− een toename van de online merkbekendheid met minimaal 3%/jaar
− een toename van het ‘gericht verkeer’ (direct, verwijzend en direct verwijzende zoektermen) met minimaal 5%/jaar.
− een toename van gebruik en/of interactie via afgeleide kanalen als ezine Facebook, Twitter, UiTagenda
UiTid,…
• Kwalitatieve UiTdaging
Door de sterke cijfers van de afgelopen jaren bereikt de mensen die hun vrije tijd actief doorbren
van de ‘frequente cultuurparticipant’
mensen te stimuleren tot kennismaking met een voorheen onbekend cultureel aanbod. Dit werd in 2009 nog bevestigd door een uitgebreide publieksbevraging rond UiTinVlaanderen waarin 35% van de respondenten aangeeft dat ze dankzij UiTinVlaanderen “nieuwe dingen” hebben uitgeprobeerd, waar ze anders niet aan hadden deelgenomen.
Een meer doorgedreven publie
verdere productontwikkeling en promotie van de website. Hierbij is het zaak de nog beter dan vandaag in aanraking te brengen met UiTinVlaanderen.be als bron van
inspiratie over het brede cultuuraanbod in Vlaanderen. Hiervoor is nood aan acties en campagnes die inspelen op de attitudes en voorkeuren van een geïnteresseerd vrijetijdspubliek dat desondanks weinig participeert aan het gesubsidieerde cult
2011 09 08 Selectiebestek acties en campagnes 2012-2014 def.docx Wat zijn de UiTdagingen?
De nodige stappen dienen te worden gezet met het oog op:
een toename van de online merkbekendheid met minimaal 3%/jaar
een toename van het ‘gericht verkeer’ (direct, verwijzend en direct verwijzende zoektermen) met minimaal 5%/jaar.
een toename van gebruik en/of interactie via afgeleide kanalen als ezine
Facebook, Twitter, UiTagenda-app voor iPhone en Android, m.UiTinVlaanderen.be,
Door de sterke cijfers van de afgelopen jaren bereikt de portal site vandaag een groot aantal mensen die hun vrije tijd actief doorbrengen, maar cultuursociologisch gezien buiten het segment
‘frequente cultuurparticipant’ vallen. Hierdoor groeit het potentieel van UiTinVlaanderen om mensen te stimuleren tot kennismaking met een voorheen onbekend cultureel aanbod. Dit werd in
og bevestigd door een uitgebreide publieksbevraging rond UiTinVlaanderen waarin 35% van de respondenten aangeeft dat ze dankzij UiTinVlaanderen “nieuwe dingen” hebben uitgeprobeerd, waar ze anders niet aan hadden deelgenomen.
Een meer doorgedreven publieksdiversificatie vormt een belangrijke strategische doelstelling bij de verdere productontwikkeling en promotie van de website. Hierbij is het zaak de
nog beter dan vandaag in aanraking te brengen met UiTinVlaanderen.be als bron van
inspiratie over het brede cultuuraanbod in Vlaanderen. Hiervoor is nood aan acties en campagnes die inspelen op de attitudes en voorkeuren van een geïnteresseerd vrijetijdspubliek dat desondanks weinig participeert aan het gesubsidieerde cultuuraanbod.
2014 def.docx 9/31
een toename van de online merkbekendheid met minimaal 3%/jaar
een toename van het ‘gericht verkeer’ (direct, verwijzend en direct verwijzende
een toename van gebruik en/of interactie via afgeleide kanalen als ezine UiTmail, app voor iPhone en Android, m.UiTinVlaanderen.be,
site vandaag een groot aantal gen, maar cultuursociologisch gezien buiten het segment vallen. Hierdoor groeit het potentieel van UiTinVlaanderen om mensen te stimuleren tot kennismaking met een voorheen onbekend cultureel aanbod. Dit werd in
og bevestigd door een uitgebreide publieksbevraging rond UiTinVlaanderen waarin 35% van de respondenten aangeeft dat ze dankzij UiTinVlaanderen “nieuwe dingen” hebben uitgeprobeerd,
ksdiversificatie vormt een belangrijke strategische doelstelling bij de verdere productontwikkeling en promotie van de website. Hierbij is het zaak de ‘net-niet’-participant nog beter dan vandaag in aanraking te brengen met UiTinVlaanderen.be als bron van informatie en inspiratie over het brede cultuuraanbod in Vlaanderen. Hiervoor is nood aan acties en campagnes die inspelen op de attitudes en voorkeuren van een geïnteresseerd vrijetijdspubliek dat desondanks
• Promotie van specifieke functionaliteiten en features
In de loop van de periode 2012 – 2014 zal UiTinVlaanderen, volgens planning, een aantal nieuwe functionaliteiten lanceren waarvoor een specifieke promotiecampagne wenselijk is. Hierbij leggen we onder meer de focus op personalisering.
UiTinVlaanderen gidst op dit moment het cultuur- en vrijetijdspubliek door het ruime aanbod met een makkelijk te consulteren agenda, gebaseerd op aanbod, locatie en tijdstip. Wat, waar en wanneer dus.
Gezien de hedendaagse “information overload” willen we aan deze informatiemix binnenkort graag een vierde “W” toevoegen - de W van ‘Wie’. Zo kunnen we echt maatwerk leveren aan een groeiend maar veeleisend digitaal publiek.
• Communicatietechnische UiTdaging
Na drie jaar van consistente beeldvorming rond UiTinVlaanderen lijkt daarbij een logische nieuwe stap wenselijk in de promotiestrategie van UiTinVlaanderen. In het kader van een nieuwe
raamovereenkomst zijn antwoorden wenselijk op tactische vraagstukken rond continuïteit in de campagnevoering (blijven inspelen op bestaande communicatieconcepten of niet?) en de ingezette middelen (sterkere vertakking van campagnes naar social media of niet? in hoeverre mediabudget geconcentreerd dan wel gespreid inzetten? etc).
3.2.2 Promotie UiTmetVlieg.be
a. Wat moet je weten?
Onderzoek wijst uit dat het devies ‘jong geleerd oud gedaan’ ook voor cultuurdeelname geldt. Dat bevestigen de resultaten van participatiesurveys, die het substantiële effect van het ouderlijk milieu op participatie tijdens de hele levensloop aantonen. Vanuit deze inzichten lanceerde CultuurNet Vlaanderen eind 2005 het project Vlieg, waarmee we inzetten op de doelgroep kinderen en families.
Vlieg is een informatielabel dat het cultuur- en vrijetijdsaanbod voor families met kinderen tot 12 jaar zichtbaar maakt in de gedrukte en digitale communicatie van inmiddels meer dan 450 cultuurhuizen en 150 steden en gemeenten. Het informatielabel wordt ondersteund via campagnes die kinderen en gezinnen vooral tijdens vakantieperiodes stimuleren om kennis te maken met een ruim cultuuraanbod. De campagnes worden opgezet in samenwerking met tientallen lokale partners (vooral bibliotheken, musea en cultuurhuizen) en bereiken tienduizenden kinderen.
In het najaar van 2009 zag de website UiTmetVlieg.be het licht als volwaardig
informatieplatform voor cultuur en vrije tijd in familieverband. Via het ondersteunende ezine (‘Vliegbrief’) bereikt Vlieg bovendien ook maandelijks meer dan 35.000 kinderen en
gezinnen met regionale tips. Een gebruikersbevraging leert dat 60 % van de familiale abonnees dankzij de informatiediensten van Vlieg culturele activiteiten heeft bijgewoond die nieuw waren in hun vrijetijdsrepertoire.
De online merkbekendheid van het Vlieglabel en van UiTmetVlieg.be wordt halfjaarlijks gemeten i.s.m.
iVox:
Online merkbekendheid Vlieglabel
Online merkbekendheid UiTmetVlieg.be
Jan 2009 20%
Okt 2009 20%
April 2010 19%
Okt 2010 20% 5% (nulmeting)
April 2011 24% 6%
08/09/2011 2011 09 08 Selectiebestek acties en campagnes 2012-2014 def.docx 11/31 De bezoekcijfers van UiTmetVlieg.be liggen momenteel nog beneden verwachting en schommelen in de eerste jaarhelft van 2011 rond gemiddeld 300 unieke bezoekers per dag (8.300 per maand). Een juli-campagne rond een schattenzoektocht zorgde in juli 2011 voor een piek van 25.300 unieke bezoekers op maandbasis.
Promotioneel werd UiTmetVlieg.be nog niet door een stand alone mediacampagne onder de aandacht gebracht. De website werd tot heden voornamelijk vermeld als signatuur bij gerichte Vliegacties zoals de Vlieg-schattenjacht en de Vliegkalender/Vlieg-ganzenbord i.s.m. De Standaard. Bij de promotionele beeldvorming rond Vlieg wordt zoveel mogelijk de verwantschap met de UiTcampagnes bewaakt.
b. Wat zijn de UiTdagingen?
• Kwantitatieve UiTdaging
De nodige stappen dienen te worden gezet met het oog op:
- een toename van de merkbekendheid van het informatielabel Vlieg met minimaal 3%/jaar - een toename van de online merkbekendheid van UiTmetVlieg.be met minimaal 3%/jaar - een toename van het ‘gericht verkeer’ (direct, verwijzend en direct verwijzende
zoektermen) met minimaal 5%/jaar.
Trafiekanalyse van de website laat zien dat UiTmetVlieg.be naar behoren functioneert als landingssite bij tijdelijke acties en campagnes, maar voorlopig onvoldoende in gebruik wordt genomen als
volwaardig informatieplatform waar families 24/7 inspiratie kunnen opdoen om samen met de kinderen te genieten van kunst en cultuur. Met gerichte acties willen we hier vanaf 2012 verandering in
brengen.
• Kwalitatieve UiTdaging
Het project UiTmetVlieg is gericht op publieksontwikkeling (méér publiek) én op publieksdiversificatie (andere publieksgroepen). Om deze missie tot een goed einde te brengen, is het belangrijk om aanwezig te zijn in de verschillende socialisatiekringen en invloedsferen die bepalend zijn voor het vrijetijdsleven van kinderen: families, onderwijs, sociale netwerken, verenigingen en media.
Binnen elk van deze omgevingen willen we partnerships opzetten met het oog op collectieve acties die kunnen variëren van de oprichting van een cultureel familiepanel in samenwerking met een mediapartner tot de ontwikkeling van informatiedisplays in omgevingen die druk gefrequenteerd worden door families met jonge kinderen. Voor elk van deze initiatieven zijn gepaste communicatie- inspanningen wenselijk.
3.2.3 Collectieve cultuurpromotie via het lokale UiTnetwerk
a. Wat moet je weten?
Verschillende onderzoeken tonen aan dat de meeste Vlamingen maximaal 30 km of 30 minuten reizen voor het merendeel van hun vrijetijdsbeleving. ‘Dichtbij huis’ is dus een belangrijk uitgangspunt. Een uitgangspunt dat niet alleen geldt voor het feitelijke vrijetijdsgedrag, maar ook voor mediaconsumptie: onderzoek wijst immers uit dat gemeentelijke informatiekanalen tot de meest gelezen media in Vlaanderen behoren.
Op basis van deze onderzoeksresultaten lanceerde CultuurNet Vlaanderen in 2009 het UiTnetwerk, een landelijk netwerk van gemeenten, steden, regio's en provincies die “(meer) mensen (meer) goesting willen doen krijgen in (meer) cultuuractiviteiten”.
We werken daarbij op twee sporen. Enerzijds bieden we het netwerk toegang tot de UiTdatabank en kosteloos gebruik van marketinginstrumenten voor lokale UiTagenda’s en brochures, anderzijds stimuleren we collectieve marketingpraktijken via kennisdeling en campagnes waar UiTpartners kunnen bij aansluiten.
Deze netwerkstrategie is een belangrijke hefboom gebleken voor steden en gemeenten die hun verantwoordelijkheid opnemen als cultuurcommunicator voor hun eigen inwoners. Het UiTnetwerk breidde op korte tijd snel uit en omvat vandaag nagenoeg 200 partners, wat staat voor een dekking van 65% van alle Vlaamse steden en gemeenten.
08/09/2011 2011 09 08 Selectiebestek acties en campagnes 2012-2014 def.docx 13/31 Jaarlijks worden de leden van het UiTnetwerk uitgenodigd om met lokale campagnes maximaal gebruik te maken van campagne-inspanningen op Vlaams niveau. Om die reden biedt CultuurNet Vlaanderen campagnesjablonen en inspiratiegidsen aan.
De online merkbekendheid van het UiTlabel wordt halfjaarlijks gemeten i.s.m. iVox:
Online merkbekendheid UiTlabel
Okt 2009 (nulmeting) 37%
April 2010 32%
Okt 2010 41%
April 2011 44%
b. Wat zijn de UiTdagingen?
In de periode 2012 – 2014 willen we een groter aantal partners binnen het UiTnetwerk stimuleren om lokaal campagne te voeren rond het cultuur- en vrijetijdsaanbod. Hiertoe is er behoefte aan laagdrempelige ‘below the line’-formats die met beperkte financiële en
personele middelen kunnen worden uitgevoerd.
3.2.4 Innovatieve projecten a. Wat moet je weten?
CultuurNet Vlaanderen is betrokken bij verschillende technologisch innovatieve ‘audience development’-projecten die mogelijk gestalte krijgen in de loop van 2012-2014. De lancering van een Vlaamse vrijetijdspas staat daarbij vandaag als eerste punt op de agenda.
Met de Vlaamse vrijetijdspas wil de Vlaamse overheid meer burgers stimuleren om deel te nemen aan het brede cultuur- en vrijetijdsaanbod. Hierbij gaat specifieke aandacht naar de drempels die mensen in armoede daarbij ondervinden. Het project wil dit bereiken via een algemene niet-stigmatiserende pas die door iedereen kan verworven en
gemeenteoverschrijdend gebruikt worden. Om dit te realiseren zal het Vlaamse model eerst op kleinere schaal tijdens een pilootproject uitgetest worden, waarvoor een samenwerking wordt opgezet met de stad Aalst en buurgemeenten.
b. Wat zijn de UiTdagingen?
Ter ondersteuning van marktintroductie van de vrijetijdspas in Aalst is in 2012 een lokale campagne nodig die de bevolking in Aalst en buurgemeenten op een wervende manier informeert over de vrijetijdspas en het actieve gebruik ervan communicatief stimuleert.
4 Samenwerking
4.1 Hoe werken we graag samen?
4.1.1 Vraag-gestuurde opdrachten
CultuurNet heeft behoefte aan operationele ondersteuning bij de uitwerking van specifieke opdrachten. Deze kunnen sterk variëren, zoals omschreven in hoofdstuk 3, en worden jaarlijks gepreciseerd in actieplannen.
De rol van het bureau varieert van opdracht tot opdracht, maar omvat prototypisch elementen als:
- conceptbepaling
- vertaling van concepten in impactvolle beelden en teksten - productiebegeleiding (adviezen en opvolging gespecialiseerde
onderaannemers)
- adviezen & opvolging communicatiemix - aanbrengen partnerships voor joint promotions
4.1.2 Idee-gestuurde opdrachten
We willen niet alleen vertrekken vanuit interne vraagstukken maar stellen ons ook open voor ideeën van het communicatiebureau met betrekking tot acties, campagnes of zelfs
productontwikkelingen. Graag zetten we in op een creatief partnership eerder dan op een puur zakelijke klant-leverancier relatie.
Ook staat CultuurNet open voor samenwerking met ideeënleveranciers buiten het agentschap
08/09/2011 2011 09 08 Selectiebestek acties en campagnes 2012-2014 def.docx 15/31 ideeënleveranciers gevraagd worden een project uit te werken in nauwe samenwerking met het leading agency, waarbij die laatste instaat voor advisering, continuïteit en
huisstijlbewaking.
4.2 Wat vinden we belangrijk?
4.2.1 Inhoudelijk
Het accent in deze opdracht ligt op conceptontwikkeling en productiebegeleiding.
Bij de concrete uitwerking van acties en campagnes worden ingediende voorstellen in eerste instantie afgetoetst aan het potentieel om een ruim publiek cultureel te activeren. Ook
continuïteit in de ‘branding’ en meetbaarheid van de acties (responsmechanismen) gelden als belangrijke factoren.
Specifiek wat media betreft, werkt CultuurNet nagenoeg exclusief op basis van
advertentieruimte die het gevolg is van ruilovereenkomsten. Daarnaast ligt om redenen van budgettaire beperkingen het accent op below-the-line acties, social media en creatieve partnerships.
Bij de uitvoering van projecten wordt van de opdrachtnemer verwacht dat er gewerkt wordt vanuit een coherente visie op het geheel van projecten onder het UiTlabel, zodat alle communicatie ook een stap voorwaarts betekent voor parallel of later lopende initiatieven.
4.2.2 Formeel en praktisch
Met het oog op continuïteit en beheersbaarheid wenst CultuurNet alle
communicatieopdrachten in de periode 2012-2014 uit te besteden aan één lead-agency.
Binnen deze raamovereenkomst zullen de exacte verwachtingen echter opdracht per opdracht worden gepreciseerd, waarbij voor elk project een aparte kostenraming en een voorstel voor eventuele onderaannemers wordt voorgesteld.
Wij verwachten dat het bureau pragmatisch, proactief en resultaatgericht te werk gaat. Zelf de vooruitgang en de kwaliteit van de opdrachten bewaken, geldt daarbij als een evidentie.
Ten slotte dringt CultuurNet Vlaanderen erop aan dat bij de uitwerking van alle communicatie- uitingen de nodige aandacht gaat naar milieuvriendelijkheid.
4.3 Aanbestedende dienst
CultuurNet Vlaanderen Sint-Gisleinstraat 62 B-1000 Brussel België
tel 02/551.18.70 fax 02/551.18.99
Voor eventuele bijkomende inlichtingen of antwoorden op inhoudelijke vragen over dit selectiebestek, kunnen de geïnteresseerden terecht bij Dhr. Peter Ploegaerts (tel 02/551.18.93 –
peter@cultuurnet.be).
Indien de opdrachtgever van oordeel is dat de door een marktspeler gestelde vraag relevant is voor alle marktspelers, dan zal hij die vraag schriftelijk reproduceren in neutrale, algemene termen, zonder de identiteit van de vraagsteller bloot te geven en per email verspreiden aan alle geïnteresseerde marktspelers die zich hebben aangemeld.
De marktspelers die wensen geïnformeerd te worden over dergelijke vragen, worden verzocht om hun emailadres te bezorgen aan de heer Peter Ploegaerts.
4.4 Inhoud selectiebestek
Dit selectiebestek omvat:
• Deel I : Algemene Inlichtingen
• Deel II : De administratieve bepalingen ivm de selectie
• Deel III : Toelichtingen inzake de gunningsfase
• Bijlage 1 : Formulier :Aanvraag tot deelname
• Bijlage 2 : Model van bankverklaring
• Bijlage 3 : Model verklaring inzake het zich beroepen op draagkracht van fysieke personen of andere entiteiten
08/09/2011 2011 09 08 Selectiebestek acties en campagnes 2012-2014 def.docx 17/31
Deel II : De administratieve bepalingen ivm de selectie
5 Uitsluitingscriteria
Overeenkomstig de bepalingen van artikel 69 § 1 van het KB van 8 januari 1996 wordt uitgesloten van deelneming aan de opdracht, elke dienstverlener:
1) Die bij vonnis, dat in kracht van gewijsde is gegaan waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor:
1. deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek
2. omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek
3. fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002
4. witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme
De kandidaat zal het bewijs leveren dat hij zich niet in één van de voornoemde gevallen van de dwingende uitsluitingscriteria bevindt. Dit uitsluitingscriterium wordt gecontroleerd zowel in hoofde van de rechtspersoon zelf, als in hoofde van de bestuurder(s) of zaakvoerder(s).
Overeenkomstig de bepalingen van artikel 69, § 2 van het KB van 8 januari 1996 kan van deelneming aan de opdracht worden uitgesloten, elke dienstverlener:
2) Die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid volgens de bepalingen van artikel 69bis van het koninklijk besluit van 8 januari 1996, betreffende de overheidsopdrachten voor werken leveringen en diensten en de concessies van openbare werken (§ 1 indien hij Belg is, of § 2 indien hij buitenlander is);
Het bewijs dat de dienstverlener zich niet in één van de gevallen, vermeld in 1) of 2) bevindt, kan geleverd worden door voorlegging van de volgende stukken:
- Voor 1): Een uittreksel uit het strafregister of een officiële vertaling in het Nederlands van een uittreksel uit het strafregister of een evenwaardig document uitgereikt door een gerechtelijke- of overheidsinstantie van het land van oorsprong of herkomst en waaruit blijkt dat aan de gestelde eisen is voldaan; Met het oog op de toepassing van de
dwingende uitsluitingscriteria kan de aanbestedende overheid, ondanks een verklaring op eer dienaangaande, indien zij twijfels heeft over de persoonlijke situatie van een
dienstverlener, de bevoegde binnenlandse of buitenlandse autoriteiten verzoeken om de inlichtingen die ze terzake nodig acht. Wanneer de deelnemer een rechtspersoon is,
wordt het bewijs onder 1) geleverd zowel voor de rechtspersoon zelf als voor de bestuurder(s) of zaakvoerder(s).
- Voor 2): Een getuigschrift of een officiële vertaling in het Nederlands van een getuigschrift uitgereikt door de bevoegde overheid van het betrokken land.
Wanneer een dergelijk document of getuigschrift niet uitgereikt wordt in het betrokken land, kan het vervangen worden door een verklaring onder eed of een plechtige verklaring van de betrokkene voor een gerechtelijke- of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van het land van oorsprong of herkomst.
De documenten of getuigschriften vereist onder 1) mogen maximaal 3 maanden oud zijn te rekenen vanaf de dag van opvraging ervan.
Indien de aanvraag tot deelname door een vereniging of vennootschap zonder rechtspersoonlijkheid of door een combinatie van partijen wordt ingediend, moeten deze inlichtingen en documenten worden verschaft voor elk lid van de vereniging of vennootschap zonder rechtspersoonlijkheid en voor elk lid van de combinatie. De rechtspersoon die een aanvraag tot deelname indient, levert voor wat de uitsluitingscriteria onder 1) betreft het bewijs voor zowel de bestuurder(s) of zaakvoerder(s), als voor de rechtspersoon zelf.
OPGELET :
Door eenvoudig deel te nemen aan deze procedure tot gunning van een overheidsopdracht, verklaart de deelnemer dat hij zich niet in één van de hierboven opgesomde uitsluitingsgevallen vermeld in artikel 69 KB 8 januari 1996 bevindt.
De aanbestedende overheid onderzoekt de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord in hoofde van de inschrijver wiens offerte het best gerangschikt is. Daartoe vraagt zij de betrokken inschrijver via de snelste middelen, en binnen de termijn die zij aanduidt, de inlichtingen of documenten te leveren die toelaten zijn persoonlijke toestand na te gaan, en dat voorafgaand aan elke beslissing over de gunning van de opdracht.
6 Financiële en economische draagkracht
De dienstverlener dient bij zijn kandidatuurstelling te voegen :
- een passende bankverklaring overeenkomstig het als bijlage bij dit selectiebestek gevoegde model,
Een deelnemer kan zich beroepen op de draagkracht van andere entiteiten, ongeacht de juridische aard van zijn band met die entiteiten. In dat geval moet hij de aanbestedende overheid aantonen dat hij zal beschikken over de voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke middelen door
overlegging van de verbintenis van deze entiteiten om de leverancier dergelijke middelen ter beschikking te stellen. Bij het selectiebestek is het te benutten model van verbintenis als bijlage gevoegd.
08/09/2011 2011 09 08 Selectiebestek acties en campagnes 2012-2014 def.docx 19/31 Onder dezelfde voorwaarden kan een combinatie van deelnemers zich beroepen op de draagkracht van de deelnemers aan de combinatie of die van andere entiteiten.
7 Technische draagkracht
De dienstverlener staaft zijn technische draagkracht door de voorlegging van :
- 1) Een lijst van de voornaamste diensten inzake reclame- en communicatiecampagnes die zowel conceptontwikkeling als productie of productiebegeleiding omvatten en die ten behoeve van organisaties uit de “non profit sector” en/ of een overheid zijn gerealiseerd gedurende de afgelopen vijf jaar, met vermelding van het bedrag, de data, de publiek- of privaatrechterlijke instanties waarvoor deze bestemd waren, alsook van de
contactpersoon (adres, tel, fax en emailadres) bij de opdrachtgever bij wie door CultuurNet Vlaanderen nadere inlichtingen omtrent de referentie kunnen worden opgevraagd.
De deelnemer dient minstens 2 referenties voor te leggen.
Indien het diensten aan overheden betreft, worden de diensten aangetoond door certificaten die door de bevoegde overheid zijn opgesteld of goedgekeurd, of, bij ontstentenis, door een verklaring van de dienstverlener.
Indien het gaat om diensten aan privaatrechtelijke personen, worden de diensten
aangetoond door certificaten opgesteld door deze personen of, bij ontstentenis, door een verklaring van de dienstverlener.
- 2) Een lijst van de voornaamste diensten inzake reclame- en communicatiecampagnes die zowel conceptontwikkeling als productie of productiebegeleiding omvatten en die
uitmunten op het vlak van originaliteit en creativiteit zodat de kandidaat ze als
“paradepaardjes”/ “best practice” beschouwt. Deze diensten zijn gerealiseerd gedurende de afgelopen vijf jaar, met vermelding van het bedrag, de data, de publiek- of
privaatrechterlijke instanties waarvoor deze bestemd waren, alsook van de contactpersoon (adres, tel, fax en emailadres) bij de opdrachtgever bij wie door CultuurNet Vlaanderen nadere inlichtingen omtrent de referentie kunnen worden opgevraagd.
De deelnemer dient minstens 2 referenties voor te leggen. De referenties die reeds ten titel van referentie ten behoeve van de non profit sector of van een overheid zijn benut, komen hiervoor niet meer in aanmerking.
Indien het diensten aan overheden betreft, worden de diensten aangetoond door certificaten die door de bevoegde overheid zijn opgesteld of goedgekeurd, of, bij ontstentenis, door een verklaring van de dienstverlener.
Indien het gaat om diensten aan privaatrechtelijke personen, worden de diensten
aangetoond door certificaten opgesteld door deze personen of, bij ontstentenis, door een verklaring van de dienstverlener.
- 3) De studie- en beroepskwalificaties van de dienstverlener en/ of van het
ondernemingskader en, in het bijzonder, van de verantwoordelijke(n) voor de uitvoering van de diensten. De deelnemer levert het bewijs dat de verantwoordelijke voor de uitvoering van de opdracht, samen met zijn team, over voldoende en gepaste studie- en beroepskwalificaties beschikken zodat zij in staat zullen zijn zowel de creatieve als de administratieve aspecten inherent aan deze opdracht uit te voeren en voldoende garanties bieden inzake continuïteit voor de uitvoering van de opdracht. De kandidaat zal een beschrijving maken met
- aanduiding van de verantwoordelijke voor de uitvoering van de opdracht en van de leden van het team die de opdracht zullen uitvoeren,
- een profielschets van de verantwoordelijke voor de uitvoering van de opdracht en van de leden van het team dat de verantwoordelijke bijstaat De projectverantwoordelijke dient minstens aan te tonen dat hij/ zij beroepservaring heeft opgebouwd via actieve deelname aan eerdere campagnes in minstens twee van de volgende domeinen :
- ervaring met overheidscampagnes, - ervaring met cultuurpromotie,
- ervaring met creatieve partnerships met derden.
- Een kandidaat kan zich in voorkomend geval en voor welbepaalde opdrachten beroepen op de draagkracht van andere entiteiten, ongeacht de juridische aard van zijn band met die entiteiten. In dat geval moet hij de aanbestedende dienst aantonen dat hij zal beschikken over de voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke middelen door overlegging van de verbintenis van deze entiteiten om de dienstverlener dergelijke middelen ter beschikking te stellen. Bij het selectiebestek is het te benutten model van verbintenis als bijlage gevoegd.
- Onder dezelfde voorwaarden kan een combinatie van kandidaten zich beroepen op de draagkracht van de deelnemers aan de combinatie of die van andere entiteiten.
08/09/2011 2011 09 08 Selectiebestek acties en campagnes 2012-2014 def.docx 21/31
8 Criteria ter herleiding van het aantal deelnemers tot maximum 7
Indien meer dan 7 deelnemers voldoen aan de hierboven gestelde voorwaarden, zal hun aantal herleid worden tot 7 deelnemers op grond van toepassing van de volgende criteria :
1) de originaliteit en spitsvondigheid van de voorgelegde referenties (70%)
2) de kwaliteit van het voorgestelde team (projectverantwoordelijke en teamleden) dat daadwerkelijk met de uitvoering van de opdracht zal worden belast (30 %)
9 Indiening van de aanvraag tot deelname
Voor de opmaak van de kandidatuurstelling is de kandidaat verplicht de modellen die als bijlage bij het selectiebestek zijn gevoegd, te benutten. Hij kan deze modellen aanvullen met de overige gevraagde informatie.
De kandidatuurstelling en al de selectiedocumenten moeten schriftelijk in 2 exemplaren (1 origineel en 1 kopie) worden opgemaakt. De originele papieren versie is de enige juridisch bindende versie.
Tevens voegt de deelnemer een digitale kopie van de kandidatuurstelling en al de
selectiedocumenten, in pdf-formaat, opgeslagen op een niet overschrijfbare CD-rom, aan zijn kandidatuurstelling toe.
De kandidatuurstelling wordt ingediend op het volgend adres:
CultuurNet Vlaanderen
t.a.v. Peter Ploegaerts, Media Manager Sint-Gisleinstraat 62
B-1000 Brussel België
De uiterste datum en tijdstip van indiening: dinsdag 27 september 2011 om 12.00 uur.
De deelnemer draagt de bewijslast van de tijdige indiening van de kandidatuurstelling bij de
aanbestedende dienst. De kandidatuurstelling moet op het voormelde tijdstip ontvangen zijn door de aanbestedende dienst.
De kandidatuurstelling wordt per brief of per bode aan CultuurNet Vlaanderen overgemaakt. Ze wordt in een definitief gesloten omslag geschoven waarop het volgende vermeld wordt : aanvraag tot deelname, de titel van de opdracht en de uiterste datum van indiening van de aanvraag tot deelname.
Bij verzending per post, als gewoon of aangetekend stuk, wordt die gesloten omslag in een tweede gesloten omslag geschoven met opgave van het adres dat hierboven is aangegeven en met de vermelding “aanvraag tot deelname”.
Indien de indiening per post of koerierdienst wordt bezorgd, geldt de datum en tijdstip van ontvangst bij de opdrachtgever. Aanleveren per e-mail of een ander elektronisch middel is niet toegestaan.
Zendingen die nà het uiterste tijdstip voor indiening worden ontvangen, worden onontvankelijk verklaard. De deelnemer draagt de bewijslast van de tijdige indiening.
Indien meerdere geïnteresseerde partijen in combinatie zich wensen kandidaat te stellen, is de rechtsvorm van de combinatie van geïnteresseerde partijen vrij. Bij indiening van de offerte zullen de leden van de combinatie verplicht zijn zich hoofdelijk te verbinden tot nakoming van de contractuele verbintenissen.
Wanneer een combinatie van geïnteresseerde partijen de kandidatuurstelling indient, moet het verplicht formulier voor kandidatuurstelling door alle leden van de combinatie worden ondertekend.
Wanneer de geïnteresseerde partijen een vereniging zonder rechtspersoonlijkheid of een
vennootschap zonder rechtspersoonlijkheid vormen die is opgericht, wordt de kandidatuurstelling ondertekend door elke partij die lid is van die vereniging of vennootschap en zijn zij verplicht aan te wijzen wie van hen ermee belast zal zijn de vereniging ten overstaan van CultuurNet Vlaanderen te vertegenwoordigen.
De kandidatuurstelling die door gemachtigden wordt ondertekend/ ingediend, vermeldt duidelijk de volmachtgever of de volmachtgevers voor wie wordt gehandeld. De gemachtigden voegen bij hun kandidatuurstelling de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt, of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht. Desgevallend kunnen zij zich beperken tot verwijzing naar het nummer van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn
bekendgemaakt of elk ander gelijkwaardig document.
Wanneer de deelnemer of één of meerdere leden van de combinatie een rechtspersoon is, worden de statuten van deze rechtspersoon aan de kandidatuurstelling toegevoegd alsook het bewijs dat de persoon die ondertekent, gemachtigd is om de rechtspersoon in rechte te vertegenwoordigen en te verbinden. Desgevallend kunnen zij zich beperken tot verwijzing naar het nummer van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt of elk ander gelijkwaardig document.
De aanbestedende overheid behoudt zich het recht voor om een kandidatuurstelling die door een niet- bevoegd persoon is ondertekend onregelmatig te verklaren.
CultuurNet Vlaanderen mag in eender welk stadium van de procedure van elke rechtspersoon de voorlegging eisen van zijn statuten of vennootschapsakten, eventueel vergezeld van een vertaling ervan door een beëdigd vertaler in het Nederlands wanneer het gaat om buitenlandse inschrijvers, evenals van elke wijziging van de inlichtingen betreffende zijn bestuurders of zaakvoerders.
08/09/2011 2011 09 08 Selectiebestek acties en campagnes 2012-2014 def.docx 23/31 Wanneer de kandidatuurstelling onvolledig is, is de aanbestedende dienst niet verplicht om
bijkomende gegevens op te vragen. Wanneer de kandidaat in de onmogelijkheid verkeert om gegevens geheel of gedeeltelijk voor te leggen, is het aangewezen dit uitdrukkelijk en gemotiveerd te melden.
10 Taalgebruik
De aanvraag tot deelneming en alle aanvullende stukken worden het Nederlands ingediend.
Deel III: Toelichtingen bij de toekomstige gunningsfase
11 Geldende wetgeving voor deze opdracht
Het geheel van de opdracht wordt beheerst door het Belgisch recht, de bepalingen van de onderliggende bestekken en door de volgende niet exhaustief opgesomde bepalingen:
• De wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten (“Wet
Overheidsopdrachten”);
• Het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken (“KB Overheidsopdrachten”);
• Het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene
uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van concessies van openbare werken (“KB Uitvoeringsregels”) met in Bijlage de algemene aannemingsvoorwaarden (“Algemene Aannemingsvoorwaarden of AAV“);
en alle andere toepasselijke wettelijke en reglementaire bepalingen.
12 Gunningscriteria
De offertes zullen beoordeeld worden aan de hand van de meerdere gunningscriteria, waarbij onder meer rekening zal worden gehouden met een uitgewerkte case.
De offerte zal een korte schriftelijke omschrijving bevatten van het voorgestelde concept op basis van de ‘case’, met minimaal een schetsmatige illustratie van het campagnemateriaal dat eruit kan
voortvloeien. Daarnaast zal voor de case ook een tastbaar zakelijk hoofdstuk worden gevraagd met concrete budgettoewijzingen van conceptuitwerking tot overhead en productie.
De geselecteerde deelnemers (minimum 5, maximimum 7) die een offerte hebben ingediend maar aan wie de opdracht niet wordt gegund, kunnen aanspraak maken op een vergoeding van € 500.
De vergoeding kan geheel of gedeeltelijk niet worden toegekend, indien CultuurNet Vlaanderen het ingediende concept als ontoereikend beoordeelt.
13 Budget
Voor deze opdracht geldt een een budgetplafond van 192.500 euro (excl. BTW). Dit bedrag geldt als maximale bedrag voor alle door de dienstverlener gefactureerde bedragen (exclusief BTW), maar is uiteraard niet te beschouwen als richtbedrag.
Specifieke productiekosten, zoals drukwerk gerealiseerd door toeleveranciers, kunnen buiten deze overeenkomst vallen en zijn desgevallend telkens het voorwerp van vergelijkende offertes. Het bureau kan in voorkomend geval verzocht worden drie mogelijke toeleveranciers aan te bevelen voor
eventuele indiening van offertes. Bij uitbesteding van productie factureren toeleveranciers rechtstreeks aan CultuurNet Vlaanderen.
Uitgaven op het vlak van mediaruimte vallen sowieso buiten dit bestek. Hierbij dient gepreciseerd dat CultuurNet in hoofdzaak mediaruimte inzet die voortvloeit uit ruilovereenkomsten met mediapartners.
Zoals boven aangegeven, wensen wij samen te werken met een bureau dat niet alleen zelf sterke concepten kan genereren maar desgevallend ook op flexibele wijze kan samenwerken met externe ideeënleveranciers. Het opdrachtnemende bureau staat dan in voor advisering, continuïteit en
huisstijlbewaking. Bij de uitwerking van een prijsopgave in de offerte dient aangegeven te worden hoe een dergelijke opvolging zal worden gefactureerd - hetzij op commissiebasis, hetzij via een andere regeling.
14 Beroep op onderhandelingsprocedure na contractsluiting
De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om na de contractsluiting voor wat de
aannemingen van diensten betreft, beroep te doen op de uitzonderingsgrond van artikel 17, §2, 2° b) van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten.
08/09/2011 2011 09 08 Selectiebestek acties en campagnes 2012-2014 def.docx 25/31
Bijlage 1: Kandidatuurstelling
Beperkte offerteaanvraag op nationaal niveau
Aanbestedende dienst CultuurNet Vlaanderen
Plaats van de opdracht
Sint-Gisleinstraat 62, B-1000 Brussel, België
Voorwerp van de aanneming
De overheidsopdracht voor aanneming van diensten “Raamcontract acties en campagnes CultuurNet Vlaanderen (2012-2014).
De vennootschap
(Handelsnaam of benaming, rechtsvorm, nationaliteit, zetel)
………..
Vertegenwoordigd door ondergetekende(n)
………..
Ofwel
De ondergetekenden (voor elk van hen dezelfde gegevens als hierboven) die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming.
………..
Stellen zich kandidaat om geselecteerd te worden als deelnemer bij de beperkte offerteaanvraag voor de toewijs van de overheidsopdracht voor aanneming van diensten “Raamcontract acties en
campagnes CultuurNet Vlaanderen (2012-2014)”.
De ondergetekenden, in hun hoedanigheid van vertegenwoordigers van de leden van de deelnemer, verklaren het volgende:
1) Zij verklaren kennis te hebben genomen van het bekendmakingsbericht voor deze procedure. Zij verklaren onvoorwaardelijk met de daarin neergelegde procedure in te stemmen.
2) Zij verklaren naar eer en geweten dat alle informatie die zij in het kader van deze gunningsprocedure aan CultuurNet Vlaanderen hebben verstrekt en zullen verstrekken
juist is en zij zijn zich ervan bewust zijn dat eventueel door CultuurNet Vlaanderen aan te tonen onjuistheden daarin, aanleiding kunnen geven tot uitsluiting van de deelnemer van verdere deelneming aan deze bevragingsprocedure.
3) Zij verklaren dat ten behoeve van de kandidaat geen overeenkomsten zijn aangegaan die in strijd zijn met het mededingingsrecht of de wetgeving inzake intellectuele en industriële eigendomsrechten of databanken.
Bij deze kandidatuur zijn eveneens gevoegd
de bescheiden, gedateerd en ondertekend, die luidens de aankondiging van deze aanneming en de voorwaarden van het selectiebestek voor de overheidsopdracht voor aanneming van diensten
“Raamcontract acties en campagnes CultuurNet Vlaanderen (2012-2014).”, onder meer met betrekking tot de selectiecriteria, van deze aanneming, moeten worden bijgevoegd.
Gedaan te ……….. op ………. 20………
De kandida(a)t(en)
08/09/2011 2011 09 08 Selectiebestek acties en campagnes 2012-2014 def.docx 27/31
Bijlage 2: Model van bankverklaring
« Met betrekking tot :
Overheidsopdracht n° [NUMMER VAN DE OPDRACHT], gepubliceerd in het Belgisch Bulletin der Aanbestedingen, op datum van...
Hierbij bevestigen wij U dat de [NAAM VAN DE VENNOOTSCHAP] onze cliënt is sinds [DATUM].
Wat betreft de financiële relatie bank-cliënt
De financiële relaties die wij onderhouden met (naam vennootschap) hebben tot op heden, (datum), beantwoord aan onze verwachtingen. Op basis van de gegevens waarover onze bank vandaag beschikt hebben wij geen ongunstige elementen vastgesteld en de (naam vennootschap) heeft tot op heden, voor zover wij kunnen nagaan en met betrekking tot de ons gekende contracten en projecten, de financiële capaciteit gehad om de contracten of projecten uit te voeren die haar werden
toegewezen.
De (naam vennootschap) geniet ons vertrouwen en
ofwel:
onze bank stelt op dit ogenblik volgende kredietlijnen ter beschikking van deze vennootschap (alleen vermelden met de voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van de klant) :
[OPSOMMEN KREDIETLIJNEN]
ofwel:
onze bank stelt op dit ogenblik kredietlijnen ter beschikking van de vennootschap.
ofwel:
onze bank is bereid eventuele kredietaanvragen of een aanvraag voor borgstelling met het oog op de uitvoering van de opdracht te onderzoeken.
ofwel:
(geen van de drie voorafgaande verklaringen).
Deze verklaring houdt geen verbintenis in van onzentwege voor de toekomst en onze bank neemt dienaangaande geen enkele verantwoordelijkheid.
Wat betreft de notoriëteit van de cliënt
De [NAAM VAN DE VENNOOTSCHAP] bekleedt een belangrijke plaats (ofwel: is actief) in de sector van [NAAM VAN DE SECTOR]. Tot op heden en voor zover we konden nagaan heeft ze een
uitstekende (ofwel: goede) technische reputatie en is gebleken dat ze werd geleid door bekwame en achtbare personen.
De bank kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor de juistheid en de volledigheid van haar verschafte informatie.
De feiten die in de toekomst deze verklaring zouden beïnvloeden kunnen U niet automatisch worden medegedeeld.
Gedaan te [PLAATS] op [DATUM]
[HANDTEKENINGEN]»
08/09/2011 2011 09 08 Selectiebestek acties en campagnes 2012-2014 def.docx 29/31
Bijlage 3 Model verklaring inzake het zich beroepen op draagkracht van fysieke personen of andere entiteiten
Gegevens van de onderaannemer
Naam
………..
Rechtsvorm
………..
Adresgegevens
………..
………..
Fax
………..
Telefoon
………..
Naam Deelnemer
De ondergetekende:
[NAAM], [IN ZIJN/HAAR HOEDANIGHEID VAN RECHTSGELDIG VERTEGENWOORDIGER VAN [NAAM ONDERAANNEMER]]
Verklaart het volgende:
De ondergetekende heeft kennis genomen van het bekendmakingsbericht voor de beperkte
offerteaanvraag van CultuurNet Vlaanderen voor de aanneming van diensten: “Raamcontract acties en campagnes CultuurNet Vlaanderen (2012-2014)”. Hij/zij verklaart onvoorwaardelijk met de daarin neergelegde procedure in te stemmen.
Hij/zij verklaart verklaart naar eer en geweten dat alle informatie die zij in het kader van deze gunningsprocedure aan CultuurNet Vlaanderen hebben verstrekt en zullen verstrekken juist is en zij zijn zich ervan bewust zijn dat eventueel door CultuurNet Vlaanderen aan te tonen onjuistheden daarin, aanleiding kunnen geven tot uitsluiting van de deelnemer van verdere deelneming aan deze gunningsprocedure.
[NAAM DEELNEMER] zal, indien de overheidsopdracht aan [NAAM DEELNEMER] zal worden gegund, voor de uitvoering van de aanneming van diensten: “Raamcontract acties en campagnes CultuurNet Vlaanderen (2012-2014)” daadwerkelijk kunnen beschikken over de ervaring en middelen die de ondergetekende ter beschikking heeft.
Ondergetekende verbindt zich ertoe om, ingevolge de bijgevoegde stukken, volgende ervaring ter beschikking te stellen die nodig is voor de uitvoering van [specificeer : onderdeel van de opdracht/ te leveren diensten/ ter beschikking te stellen technici]:
[OPSOMMING]
Ondergetekende verbindt zich ertoe om, ingevolge de bijgevoegde stukken, volgende middelen ter beschikking te stellen die nodig zijn voor de uitvoering van [specificeer :onderdeel van de opdracht / te leveren diensten/ ter beschikking te stellen materiaal of technici]:
[OPSOMMING]
In dit verband stemt ondergetekende er mee in dat de ervaring van ondergetekende als eigen ervaring van de deelnemer aan de aanbestedende dienst wordt overhandigd.
Ondergetekende verbindt zich ertoe om volledig en onvoorwaardelijk garant te staan voor de nakoming van de verplichtingen die – in geval van gunning van de opdracht – uit de opdracht zullen voortvloeien [en die betrekking hebben op zijn hierboven vermeld aandeel inzake te beschikking zijnde ervaring en middelen].
08/09/2011 2011 09 08 Selectiebestek acties en campagnes 2012-2014 def.docx 31/31 Ondergetekende verbindt zich ertoe om volledig en onvoorwaardelijk garant te staan voor de
nakoming van de uit de rechtshandelingen van [Naam Deelnemer] voortvloeiende schulden in het kader van deze opdracht [en die betrekking hebben op zijn hierboven vermeld aandeel inzake te beschikking zijnde ervaring en middelen].
Gedaan te ……….. op ………. 20………
De kandida(a)t(en)
Naam Naam
……… ………
Functie Functie
……… ………
Handtekening Handtekening
……… ………
