Act! Outlook Invite
Maak uw Outlook agenda vergaderverzoeken persoonlijk met gegevens uit de Act! CRM-database
Versie 1.0
- 2 -
Inleiding
In Act! CRM op kalenderniveau staan kalender items (jouw activiteiten).
Selecteer het item dat verzonden moet worden. Druk daarna op de knop maak email afspraak. Als er meer dan 1 contact gekoppeld is aan het kalenderitem dan komt er een scherm inbeeld waarin te selecteren valt naar welke contacten de invite verstuurd moet worden.
Daarna wordt de geselecteerde template geparset met de waarden van de invite en daarna wordt er een outlook invite object geopend waarin de invite nog verder aangepast en verstuurd kan worden. Als outlook zelf niet open staat dan wordt outlook opgestart.
Systeemvereisten
Act! versie 20 of hoger.
Microsoft Office/ Word/ Outlook
- 3 -
Inhoud
Installatie ... - 4 -
Activeren ... - 6 -
Configureren ... - 7 -
Gebruik ... - 12 -
- 4 -
Installatie
1. Sluit Act! af.
2. Dubbelklik op het bestand “ACT_OutlookInvite_Setup_ACTV21.exe”
3. Klik in het welkomstscherm op “Volgende”.
4. De installatie vraagt naar de doelmap. Dit moet de “Plugins” map van de Act! zijn. In de meeste gevallen is dit de map die, zoals hieronder aangegeven al ingevuld is; “C:\Program Files\ACT\Act for
Windows\Plugins”. Indien uw Act! installatie op een andere locaties is geïnstalleerd, blader dan naar de juiste “Plugins” map.
5. Klik op Volgende, de installatie meldt in sommige gevallen dat de map “Plugins” al bestaat. Kies voor “Ja”.
6. Het installatieprogramma meldt dat de installatie kan beginnen. Klik op “Installeren”.
- 5 - 7. Wanneer de installatie meldt dat de installatie gereed is, klik dan op
voltooien.
- 6 -
Activeren
Start Act! op
1. Klik op het menu “Tools”
2. Klik op “Act Outlook Invite: Configuratie
3. Activeer nu de module of kies voor een 30 dagen proefversie.
- 7 -
Configureren
Act Outlook Invite heeft mogelijkheid om te selecteren welk template gebruikt moet worden bij het genereren van een vergaderverzoek vanuit Act! CRM.
1. Klik op het menu “Tools”
2. Klik op “Act Outlook Invite: Configuratie
3. Druk op “Selecteer Bestand” om het bestand te selecteren dat gebruikt wordt als vergaderverzoek template.
4. Standaard wordt er een leeg rtf bestand aangemaakt met de naam mailtemplate.rtf. en hier wordt naar gewezen door de applicatie als er niks is ingesteld.
- 8 - 5. Klik op openen om dit bestand te selecteren, het pad wordt nu
aangegeven in het configuratiescherm.
6. Klik op “Wijzig geselecteerd” via dit configuratiescherm om de standaard template aan te passen.
7. Selecteer de template en klik op “Openen”
8. De template wordt nu geopend in Microsoft Word ®
Vanuit de Act! CRM applicatie zal een extra scherm worden geopend met daarin de beschikbare velden die gebruikt kunnen worden voor het personaliseren van een agendaverzoek.
- 9 - 1) De standaard velden die gebruikt worden in de agenda planning van Act! CRM.
2) De Contact velden van de geopende Act! database.
9. Schrijf de gewenste tekst in het geopende Word document, zet de cursor op de locatie in het Word document en met dubbel klik of de button “Voeg veld toe” op het veld welke dient te worden ingevoegd.
- 10 - 10. Sla het Word document op als type RTF op dezelfde locatie als het
lege RTF bestand “standaard is dit
C:\Users\(Gebruikersnaam)\AppData\Roaming\ActOutlookInvite”
of kies een andere locatie.
1) Kies in Word voor “Opslaan als”
2) Selecteer de locatie
3) Geef en bestandsnaam op en selecteer bij Opslaan als: RTF- bestand als type
Wanneer is gekozen voor een andere locatie als de standaard dan dient nog te worden ingesteld in de configuratie als beschreven bij punt 7 van de configuratie.
- 11 - 1) Kies bij een aangepaste locatie en selecteer het bestand
welke zojuist is opgeslagen
2) Selecteer bij gebruik van meerdere formaten van Agendaverzoeken
3) Kies Opslaan om de wijzigingen door te voeren
- 12 -
Gebruik
Open de agendaweergave van Act! en selecteer een activiteit waar een agendaverzoek voor moet worden verzonden.
1) Selecteer een activiteit
2) Klik op de knop van Act Outlook Invite
Een agendaverzoek wordt gegenereerd
- 13 - Afspraak met meerdere contacten
Bij een afspraak met meerdere contacten komt er een scherm in beeld waarin een selectie gemaakt kan worden naar welk van de contacten een agendaverzoek verzonden dient te worden. Voor ieder contact wordt een separaat agendaverzoek gemaakt.
- 14 -
