Logistiek supervisor (4) Relatiebeheer 1. Theorie editie 2019 ESS-examen: Relatiebeheer 1 incl. Engels. (vanaf )

Logistiek supervisor (4)

Relatiebeheer 1

X

^Theorie|editie 2019|ESS-examen: Relatiebeheer 1 – incl. Engels (vanaf 2018-2019)

Colofon

Auteurs

Auteursteam Rubus Opleidingspartners bv

Eindredactie Jorinde Post

Advies

Adviesraad Uitgeverij Sarphati

Met dank aan Kawneer Benelux

© Uitgeverij Sarphati BV 2019 Stationsweg 66 | 7941 HG Meppel Tel.: 0522 235 230

E-mail: info@uitgeverij-sarphati.nl

Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, namelijk elektronisch, mechanisch, door fotokopie, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande toe- stemming van de uitgever.

Ondanks alle inspanningen is het mogelijk dat niet alle copyrights van de in de uitgave opgenomen teksten en beelden geregeld zijn. Degene die meent Beeldredactie

Daniëlle Moelker | Beeldbalie

Vormgeving en infographics

Carien Franken | bureau visuele vertalingen

DTP en opmaak PPMP

1

2

3

4

abc Kerntaak en werkprocessen 4

Inleiding 5

Hoofdstuk 1

Relatiebeheer

6

Hoofdstuk 2

Inkoop

44

Hoofdstuk 3

Leveranciersbeoordelingen

72

Hoofdstuk 4

Klachtenafhandeling

102

Trefwoorden 126

Kerntaak en werkprocessen

In dit boek komen de volgende kerntaak en werkprocessen aan de orde:

B1-K4 Onderhoudt zakelijke relaties.

Werkprocessen bij kerntaak B1-K4

B1-K4-W1 Beheert relaties.

X

hfst. 1, 2 en 3 B1-K4-W2 Handelt klachten af.

X

hfst. 4

In dit boek komen de volgende onderwerpen van de marketingmix aan bod:

personeel prijs

presentatie product

plaats

Inleiding

Als logistiek supervisor ben je verantwoordelijk voor het onderhouden van contacten met klanten, leveranciers en logistieke

dienstverleners. Je maakt afspraken over

bijvoorbeeld de levering van goederen door jouw magazijn en legt deze afspraken vast in contracten. Maar ook het afhandelen van klachten is voor jou als logistiek supervisor een belangrijke taak.

In hoofdstuk 1 lees je over het beheren van de verschillende relaties in het algemeen en over het beheren van debiteuren en crediteuren in het bijzonder. Hoofdstuk 2 gaat over de inkoop binnen een

logistiek bedrijf. Hoofdstuk 3 gaat over het beoordelen van leveranciers. In hoofdstuk 4 lees je hoe je omgaat met klachten.

Als je je voorbereidt op het examen Relatiebeheer 1 inclusief Engels, dan staan er bij hoofdstuk 3 en 4 extra verwerkingsvragen. Met deze vragen over Engelstalige logistieke teksten kun je je op het examen voorbereiden.

promotie

Opdracht

Bekijk het filmpje en beantwoord de vragen. www.use.li/e19/0055

Als logistiek supervisor onderhoud je diverse zakelijke relaties met externe partijen.

X

Met welke externe partijen zul je als logistiek supervisor contact houden?

X

Over welke onderwerpen kun je als logistiek supervisor contact hebben met externe relaties?

X

Waarom is het belangrijk om afspraken met relaties na te komen?

X

Hoe zou jij overzicht houden over de afspraken die je gemaakt hebt met externe relaties?

1 Hoofdstuk 1

Relatiebeheer

Als logistiek supervisor heb je met allerlei mensen te maken.

Behalve met je medewerkers heb je contact met verschillende externe partijen. Zo sluit je overeenkomsten af met leveranciers en heb je contact met de klanten en met andere bedrijven in de

logistieke keten. Het is belangrijk dat je deze verschillende contacten goed onderhoudt. Als logistiek supervisor ben jij een belangrijke schakel in de samenwerking tussen alle partijen, intern en extern. Jouw bedrijf kan alleen voortbestaan als de

samenwerking tussen alle schakels goed verloopt. Daar zet jij je elke

dag voor in.

1.1

Externe relaties

Als logistiek supervisor heb je contact met verschillende zakelijke relaties.

Je hebt bijvoorbeeld contact met je medewerkers, het management en andere afdelingen van de onderneming. Dit zijn interne relaties. Daarnaast heb je ook contact met partijen buiten je organisatie. Dit zijn externe relaties.

De drie externe relaties zijn:

X

X

Zakelijke klanten

X

X

Leveranciers

X

X

Logistieke dienstverleners

EXTERNE RELATIES

Zakelij ke klanten Leveranciers Logistieke dienstverleners

X

X

Zakelijke klanten

In de logistiek heb je vooral te maken met zakelijke klanten. Zakelijke klanten doen inkopen voor een bedrijf. Als het gaat om grotere aantallen, sluiten zij hierbij een inkoopcontract af. Bij kleine aantallen of losse aankopen wordt meestal geen contract afgesloten.

Een grote koekjesfabriek koopt de grondstoffen voor zijn producten grootschalig in bij enkele leveranciers. Er is bijvoorbeeld een vaste leverancier voor de boter.

Omdat de koekjesfabriek continu grote hoeveelheden boter nodig heeft, zijn met de leverancier inkoopcontracten afgesloten.

Hierin zijn afspraken vast gelegd over bijvoor- beeld prijs en levering. Daarover hoeft dan niet per bestelling apart onderhandeld te worden.

Een kleine bakkerij heeft dezelfde grondstoffen nodig en koopt boter bij dezelfde leverancier als de koekjesfabriek. De bakkerij heeft hiervoor geen inkoopcontract met de leverancier afgesloten.

1

X

X

Leveranciers

Naast contacten met klanten heb je contact met leveranciers. Met leveranciers worden afspraken gemaakt over de levering, zoals de levertijd en leverings- condities. Met leveranciers worden soortgelijke afspraken gemaakt als met zakelijke klanten. Er wordt meestal gewerkt met contracten.

X

X

Logistieke dienstverleners Naast leveranciers zijn er ook logis- tieke dienstverleners. Je kunt daarbij denken aan DHL, DB Schenker en Kühne & Nagel. Deze logistieke dienstverleners transporteren goede- ren in de gehele bedrijfskolom.

DHL is een voorbeeld van een logistieke dienstverlener.

? Maak nu vraag 1.

1.2

Relatiebeheer

Het is belangrijk dat je de relaties die je hebt met zakelijke klanten, leveranciers en logistieke dienstverleners goed onderhoudt. Het onderhouden en beheren van zakelijke contacten noem je relatiebeheer. Met goed relatiebeheer zorg je voor een grotere klantenbinding.

Relatiebeheer bestaat uit drie fasen:

FASEN RELATIEBEHEER

Relatie aangaan Relatie onderhouden Relatie beëindigen

1 2 3

1 De relatie aangaan

Als logistiek supervisor ontmoet je regelmatig nieuwe zakelijke relaties.

Bijvoorbeeld nieuwe leveranciers, zakelijke klanten of dienstverleners. Jij ver- tegenwoordigt in zo’n geval het bedrijf waar je werkt en je zult in de toekomst (regelmatig) contact hebben met deze nieuwe relaties. Daarom is het belangrijk dat je een goede eerste indruk maakt door een prettig eerste gesprek te voeren.

Zorg er bijvoorbeeld voor dat je weet met wie je te maken hebt en welk doel je nastreeft met het gesprek.

2 De relatie onderhouden

Zodra je relaties bent aangegaan, is het belangrijk dat je deze ook onderhoudt.

Dit betekent dat je regelmatig contact hebt met de klant, leverancier of logistiek dienstverlener. Daarbij heb je formeel én informeel contact. Formeel betekent dat het contact officieel is of volgens bepaalde regels verloopt. Je gaat bijvoor- beeld contracten aan met leveranciers, waarin je afspraken over de

samenwerking vastlegt. Informeel contact verloopt meer spontaan. Wanneer een leverancier komt leveren, maak je bijvoorbeeld een informeel praatje.

CRM

Natuurlijk is het belangrijk dat je de afspraken die je in contracten vastlegt ook nakomt. Alleen dan zullen goede relaties voortbestaan. Hiervoor gebruik je een CRM-systeem. CRM staat voor Customer Relationship Management, dat je kunt vertalen als ‘klantrelatiebeheer’. CRM-softwaresystemen zijn bedoeld voor klantbeheer. Je kunt hier naast de naam en adresgegevens van de klanten ook per klant informatie bewaren over de orders en leveringen die zijn gedaan, en er verslagen van telefoongesprekken of bezoeken en het e-mailverkeer in opslaan.

Hierdoor ontstaat een compleet beeld van de samenwerking met klant.

Veel bedrijven gebruiken deze sys- temen ook om gegevens van andere relaties zoals leveranciers, partners en andere belangrijke contactpersonen in op te slaan.

Je kunt deze gegevens vervolgens op ieder moment raadplegen, bijvoor- beeld als voorbereiding op een gesprek dat je met de relatie gaat voeren.

Maak een praatje met relaties.

3 De relatie beëindigen

Klanten kunnen relaties met jouw bedrijf beëindigen. Bijvoorbeeld als zij kiezen voor een andere logistieke dienstverlener. Je kunt als logistiek bedrijf ook zelf

1 een leverancier gemaakte afspraken telkens niet nakomt, kun je ervoor kiezen

om het contract te beëindigen of geen nieuw contract meer af te sluiten. Je moet hierbij rekening houden met de afgesproken opzegtermijn van je contract.

Hoe een relatie ook is verlopen, zorg ervoor dat je de relatie altijd netjes beëin- digt. Kom gemaakte afspraken na en houd rekening met de opzegtermijn.

? Maak nu vraag 2 en 3.

1.3

Relaties in de logistieke keten

Voordat goederen in het magazijn van een groothandel terechtkomen, zijn er al veel mensen die de goederen in handen hebben gehad. Deze mensen zijn allemaal onderdeel van de logistieke keten. Samen zorgen zij ervoor dat goederen van A naar B worden verplaatst.

Je kunt de volgende tussenpersonen tegenkomen:

Derving

TUSSENPERSONEN BIJ TRANSPORT

Expediteur Douane-

expediteur Groupage-

expediteur Cargadoor

Stuwadoor Verpakker Vervoerder

€

!

Het hangt af van de bedrijfskolom welke tussenpersonen nodig zijn.

X

X

Expediteur

Een expediteur organiseert het verzenden van goederen. Een expediteur is iets anders dan een transporteur. De laatste is alleen verantwoordelijk voor het vervoer van de goederen. Een expediteur vervoert de goederen niet zelf, maar is de schakel tussen de verzender van de goederen (de verlader) en de transporteur, bijvoorbeeld een reder of een luchtvaartmaatschappij.

X

X

Douane-expediteur

Douane-expediteurs vormen de schakel tussen het bedrijfsleven en de douane.

Een douane-expediteur zorgt voor het administratieve proces van de douane- aangifte. Hij is aansprakelijk voor de betalingsverplichtingen aan de douane.

X

X

Groupage-expediteur

Een groupage-expediteur groepeert de goederen, maakt een ladingspakket en onderhandelt met de vervoerders over de tarieven voor de klanten.

X

X

Cargadoor

De cargadoor is tussenpersoon tussen verlader en ontvanger en de reder (eigenaar van een schip). Je noemt een cargadoor ook wel scheepsmakelaar.

De cargadoor zorgt onder andere voor de ligplaats in de haven en hulp bij de douane. Verder regelt hij het laden en lossen van (zee)schepen en laat hij logis- tieke activiteiten verrichten.

X

X

^Stuwadoor

De stuwadoor zorgt voor het laden en lossen van (zee)schepen en is soms ook verantwoordelijk voor de opslag van goederen.

X

X

^Verpakker

De verpakker is verantwoordelijk voor het verpakken van goederen in bijvoor- beeld rolcontainers, kratten of dozen. Welk verpakkingsmateriaal hij kiest, hangt af van het soort goederen. Ook kijkt hij naar de manier waarop de goede- ren worden vervoerd.

X

X

^Vervoerder

De vervoerder is verantwoordelijk voor het vervoer van de producten van de ene naar de andere locatie.

? Maak nu vraag 4.

1 1.4

Facturen

Een belangrijk onderdeel van relatiebeheer is het onderhouden van een goede relatie met je klanten en leveranciers. Een belangrijk onderdeel van een zakelijke relatie is de geldstroom tussen de bedrijven. Bedrijven doen betalingen op basis van facturen.

Als een bedrijf een product of een dienst levert, stuurt het ook meteen een factuur. Dit is de rekening voor het geleverde product of de geleverde dienst.

De factuur wordt meestal digitaal verstuurd, maar kan soms ook per post komen. Meestal zal de financiële administratie de facturen maken. En komt er een factuur binnen voor een product dat

aan het bedrijf geleverd is, dan zal die vaak ook door de financiële administratie afgehandeld worden.

Maar als logistiek supervisor zul je soms wel informatie aanleveren voor een fac- tuur. Of je moet controleren of de factuur die bij een levering zit wel klopt. Staan er bijvoorbeeld niet te veel producten op de factuur en is er wel rekening gehouden met eventuele prijsafspraken of kortingen?

Controleer een factuur die bij de levering zit.

Bedrijven mogen hun facturen zelf vormgeven. Ze mogen bijvoorbeeld zelf kiezen om hun logo wel of niet op hun facturen af te beelden. Maar bepaalde informatie moet verplicht op iedere factuur staan. Dat zijn deze gegevens:

X

X

De volledige naam van het bedrijf en die van de afnemer. Als jouw bedrijf de factuur stuurt, moet de juridische naam van het bedrijf op de factuur staan. De handelsnaam mag ook, als deze in combinatie met het

volledige adres bij de Kamer van Koophandel (KvK) is geregistreerd.

X

X

Het KvK-nummer van het bedrijf.

X

X

Het volledige adres van het leverende bedrijf en dat van de afnemer.

Dit moet het adres zijn waar het bedrijf is gevestigd. Alleen een postbusnummer is niet genoeg.

X

X

Het btw-nummer van het bedrijf.

X

X

De datum waarop de factuur is uitgereikt.

X

X

Een uniek factuurnummer of betalingskenmerk.

X

X

De aard van de goederen of diensten die zijn geleverd.

X

X

De hoeveelheid goederen of de omvang van de diensten die zijn geleverd.

X

X

De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling.

X

X

Het te betalen bedrag, exclusief btw. Als het bedrijf producten of diensten met verschillende tarieven levert, moeten er aparte bedragen op de factuur staan per tarief.

X

X

Het btw-tarief. Gelden er verschillende btw-tarieven, dan moeten deze ook allemaal genoemd worden.

X

X

Het btw-bedrag.

Naast deze verplichte gegevens zet je op de factuur ook de betalingstermijn en het rekeningnummer waar het te betalen bedrag op overgeschreven moet worden. Meestal zal de klant het te betalen bedrag overschrijven onder vermel- ding van het betalingskenmerk. Dit noem je ook het factuurnummer. Soms moet daarbij ook nog een klantnummer worden vermeld. Ook dit moet dan op de factuur staan.

BEDRIJFSNAAM Adres [Bedrijfslogo] Postcode en woonplaats Telefoonummer Webadres

Aan: [naam klant] E-mail

t.a.v.: [naam contactpersoon] Bankrekeningnummer

[Adres klant] Kvk-nummer

[Postcode en woonplaats] Btw-nummer

Factuurnummer: 2190001 Klantnummer: 1234567 Contractnummer: 112233 Factuurdatum: xx-xx-xxx

FACTUUR

Omschrijving Leverdatum Prijs

Product X 12-10-2019 € 990,00

Product Y, 3 stuks à € 250,00 26-10-2019 € 750,00

Product Z 29-10-2019 € 2.000,00

Subtotaal € 3.740,00 Btw 21% € 785,40 TOTAAL € 4.525,40

Betaling binnen 30 dagen op ons rekeningnummer NL99 INGB 0000 1234 56 t.n.v. [bedrijfsnaam] o.v.v. factuurnummer en klantnummer.

Bedrijfsgegevens incl. btw-nummer en KvK-nummer

Gegevens van de klant Factuurnummer met uniek volgnummer

Klantnummer Datum van de factuur

Omschrijving en leverdatum van de goederen en/of diensten

Het btw-tarief + btw-bedrag Het te betalen bedrag

Betalingstermijn en bankrekeningnummer

Voorbeeld van een factuur die alle verplichte informatie bevat.

1 BTW

Btw staat voor Belasting over de Toegevoegde Waarde. Het is een bedrag dat een bedrijf moet berekenen over de nettoprijs van een product of dienst. Dit is meestal 21%, maar het kan ook 9% zijn bij bepaalde diensten of in een enkel geval 0%. Levert een bedrijf goederen of diensten aan een ondernemer buiten Nederland, dan hoeft geen btw te worden gerekend. Als het om goederen gaat, dan moet op de factuur staan dat de btw verlegd is. Als het om diensten gaat, dan moet op de factuur het 0%-tarief worden toegepast.

Op internationale facturen kom je de term VAT tegen. Dit is de Engelse vertaling van btw en staat voor Value Added Tax.

? Maak nu vraag 5.

1.5

Debiteurenbeheer

Debiteuren zijn klanten en relaties die producten hebben gekocht of diensten geleverd hebben gekregen, maar hier nog niet voor hebben betaald. Als bedrijf moet je ervoor zorgen dat klanten hun facturen op tijd betalen. Hier zijn richt- lijnen voor, zoals de betalingstermijn. Deze bedraagt meestal een maand of 30 dagen, maar je kunt ook afwijkende afspraken maken.

Als logistiek supervisor ben je medeverantwoordelijk voor het debiteurenbeheer.

Het doel van debiteurenbeheer is ervoor zorgen dat relaties hun rekeningen betalen. Debiteurenbeheer bestaat uit:

X

X

ervoor zorgen dat facturen op tijd worden verstuurd.

X

X

het bijhouden van overzichten van alle debiteuren en de hoogte van de bedragen die zij nog moeten betalen.

X

X

ervoor zorgen dat betalingen van debiteuren op tijd worden ontvangen en betalingsachterstanden afhandelen.

X

X

het bijhouden van een overzicht van dubieuze debiteuren: klanten die waarschijnlijk niet gaan betalen.

Het hangt af van het bedrijf waar je werkt welke onderdelen van het debiteuren- beheer precies bij jouw taken horen. Grotere bedrijven hebben een

administratieve afdeling die een groot deel van het debiteurenbeheer uitvoert.

Werk je bij een kleiner bedrijf, dan zul je veel taken zelf uitvoeren.

DEBITEURENOVERZICHT EN ANALYSE

Om te beoordelen welke debiteuren nog moeten betalen en op welke termijn, kun je een ouderdomsanalyse uitvoeren. Hierbij gebruik je een debiteuren- overzicht waarin per debiteur de openstaande bedragen staan vermeld.

Deze bedragen zijn ingedeeld naar het aantal dagen dat de rekening al open- staat. Je analyseert dan de ‘ouderdom van de schulden’.

Ouderdomsanalyse Debiteuren

Contact < 15

dagen (€)

15-30 dagen (€)

31-45 dagen (€)

46-60

dagen (€) Balans

All About Shoes 0,00 100,00 0,00 0,00 100,00

Staxit Inter national Trading 97,50 531,10 127,50 300,60 1.056,70

Paper Packaging 70,00 0,00 0,00 0,00 70,00

Axit Holding B.V. 0,00 59,50 171,10 200,20 430,80

Savoer Wines 0,00 133,50 0,00 0,00 133,50

Essil Breda 0,00 302,75 0,00 0,00 302,75

Roundabout Banden service 0,00 78,65 0,00 0,00 78,65

Intertrans Finance B.V. 0,00 35,20 0,00 0,00 35,20

Totaal 167,50 1.240,70 298,60 500,80 2.207,60

Voorbeeld van een debiteurenoverzicht voor ouderdomsanalyse.

De meeste bedrijven hebben een betalingstermijn van 30 dagen. Als de datum van de factuur 1 mei is, moet je die dus uiterlijk op 31 mei betaald hebben. Als de standaardbetalingstermijn 30 dagen is, hebben de debiteuren in de kolom- men ‘31-45 dagen’ en ‘46-60 dagen’ niet op tijd betaald. Hier moet je actie ondernemen om ervoor te zorgen dat ze wel gaan betalen. In het algemeen neem je hierbij de volgende stappen:

1 Contact opnemen met de debiteur. Je belt de klant op om te informeren naar de betaling. Je benadert de klant positief: waarschijnlijk is de factuur gewoon aan zijn aandacht ontsnapt en heeft hij niet bewust niet betaald. Je maakt tijdens dit gesprek afspraken over de betaling en legt deze vast in het debiteurenoverzicht.

2 Een herinneringsbrief sturen. Als de klant de afspraken uit het telefoon- gesprek niet nakomt, stuur je hem een brief om hem aan de gemaakte betalingsafspraken te herinneren. Zo’n brief noem je een aanmaning.

Hierin benoem je een nieuwe termijn waarbinnen de klant moet betalen.

3 Een tweede herinneringsbrief sturen. Als na de eerste herinneringsbrief nog niet wordt betaald, stuur je een tweede brief. Deze is minder vriendelijk van toon en beschrijft ook welke gevolgen het heeft als er niet wordt betaald.

Ook in deze brief benoem je binnen welke termijn moet worden betaald.

4 Een incassobureau inschakelen. Als na de tweede herinneringsbrief nog niet wordt betaald, kun je een incassobureau inschakelen. Dat is een bureau dat schulden int namens anderen. Als je een incassobureau inschakelt, meld je dit per aangetekende brief aan de klant. Als je een brief aangetekend ver-

1 Vaak zal het systeem dat gebruikt wordt voor de financiële administratie de

herinneringen automatisch versturen.

Als je een ouderdomsanalyse uitvoert, kijk je niet alleen welke facturen te lang openstaan, maar ook naar de kredietlimiet van de klant. De kre- dietlimiet is het maximale bedrag dat een klant bij jouw bedrijf open mag hebben staan. Zit de klant bijna aan zijn kredietlimiet, dan heeft dat gevolgen als hij een volgende bestel- ling doet. Je kunt deze dan niet leveren, voordat de klant zijn open-

staande rekeningen heeft betaald. Debiteuren moeten zich houden aan de betalingstermijn.

Frans werkt als logistiek supervisor bij een bedrijf dat medische verzorgings middelen produceert en verkoopt. Bij zijn taken hoort ook het debiteurenbeheer. Vandaag voert hij een ouderdomsanalyse uit om te controleren welke debiteuren niet op tijd hebben betaald. De betalingstermijn die met klanten wordt afgesproken is standaard 30 dagen.

Frans gebruikt het volgende debiteurenoverzicht:

Debiteur < 15 dagen (€)

16-30 dagen (€)

31-45 dagen (€)

46-60 dagen (€)

61-75 dagen (€)

> 75 dagen (€)

Balans (€)

Debiteur 1 5.000 2.000 0 0 0 0 7.000

Debiteur 2 5.000 7.000 3.540 0 1.900 0 17.440

Debiteur 3 0 0 2.300 0 0 0 2.300

Debiteur 4 780 1.000 0 0 0 0 1.780

Debiteur 5 7.800 2.360 0 1.650 0 0 11.810

Totaal 18.580 12.360 5.840 1.650 1.900 0 40.330

Frans ziet dat:

X

X

debiteur 1 en 4 geen betalingsachterstand hebben.

X

X

debiteur 2, 3 en 5 een betalingsachterstand hebben. Een deel hiervan staat 1-14 dagen te lang open, een deel 15-30 dagen, een deel

31-45 dagen en een deel meer dan 45 dagen. Er zijn geen debiteuren met facturen die meer dan 75 dagen openstaan en een betalingsachterstand van meer dan 45 dagen hebben.

Frans moet nu beslissen welke acties hij gaat ondernemen om ervoor te zorgen dat deze debiteuren hun rekeningen betalen. Voor debiteur 1 en 4 onderneemt Frans geen actie. Deze debiteuren kunnen nog binnen de afgesproken betalings- termijn van 30 dagen betalen en hoeven (nog) niet te worden aangespoord.

Frans belt de debiteuren op die een betalingsachterstand hebben van maximaal 14 dagen (debiteur 2 en 3). Zo achterhaalt hij de reden van de achterstand en laat hij de debiteur op een vriendelijke manier weten dat er betaald moet worden. Hij spreekt met hen een nieuwe termijn af voor de betaling.

Frans verstuurt ook enkele aanmaningen. Debiteur 5 krijgt een eerste schrif telijke aanmaning voor zijn rekeningen die 14-30 dagen te lang openstaan. Debiteur 2 heeft een bedrag openstaan dat 31-45 dagen te laat is. Deze debiteur heeft twee weken eerder al een eerste aanmaning gehad en krijgt nu een tweede.

Frans noteert alle ondernomen acties en gemaakte afspraken duidelijk in de administratie. Als hij bijvoorbeeld over twee weken een nieuwe debiteuren- analyse uitvoert, weet hij precies welke afspraken eerder zijn gemaakt.

In de praktijk bekijk je per debiteur goed welke actie je onderneemt. Een klant die je al lang kent en die altijd zijn rekeningen op tijd heeft betaald, benader je bijvoorbeeld anders dan een nieuwe klant die bij zijn eerste bestelling niet reageert op de betalingsherinneringen. Handel altijd in het belang van je bedrijf.

Soms is het belangrijk een trouwe klant tegemoet te komen om de relatie goed te houden, maar je moet er ook voor zorgen dat het geld binnenkomt.

DUBIEUZE DEBITEUREN

Het administratiesysteem zal ook de dubieuze debiteuren bijhouden. Hiermee worden debiteuren bedoeld die mogelijk niet of maar een gedeelte van het openstaande bedrag gaan betalen, of debiteuren die wel betalen maar veel te laat. De meeste bedrijven zullen geen goederen meer leveren aan een dubieuze debiteur die zijn rekening niet of maar gedeeltelijk heeft betaald. Je loopt immers het risico dat je helemaal niet betaald zult worden voor de goederen die je hebt geleverd. Pas als alle openstaande bedragen voldaan zijn, kan weer over nieuwe leveringen gepraat worden.

Voor het omgaan met dubieuze debiteuren bestaan geen vaste regels, maar vooral richtlijnen. Hoe een bedrijf met een te laat betalende klant omgaat kan afhangen van:

X

X

hoelang een bedrijf al klant is.

X

X

of er in het verleden vaker problemen zijn geweest met betalingen door de klant.

X

X

de hoogte van het openstaande bedrag.

1 Cherno werkt als logistiek supervisor bij een groothandel in ijzerwaren.

Iedere maand levert de groothandel voor ongeveer € 1.500 aan onderdelen aan Ben, eigenaar van een fietsenwinkel met grote werkplaats. Ben is al vijftien jaar klant en betaalt altijd zijn factuur binnen twee weken.

Ook die maand komt er weer een bestelling binnen van Ben. Cherno krijgt een telefoontje van de afdeling Debiteurenbeheer: Bens vorige rekening staat nog open. Normaal gesproken wordt er dan niets geleverd. Cherno zegt dat hij wel even met Ben zal bellen, want hij weet dat Ben op de materialen wacht. Tien minu- ten later heeft hij Ben aan de telefoon. Ben kijkt meteen in zijn adminis tratie en ziet dat hij vergeten is om de betaling te bevestigen. Nog tijdens het telefoon- gesprek regelt hij dit. Ben bedankt Cherno voor de service. ‘Kleine moeite voor een goede klant’, zegt Cherno. De bestelling gaat nog dezelfde dag de deur uit.

GEMIDDELDE DEBITEURENSALDO EN -TERMIJN

Vanuit je debiteurenoverzichten kun je ook het gemiddeld debiteurensaldo berekenen. Het gemiddeld debiteurensaldo is het bedrag dat je in een periode gemiddeld op je balans hebt staan aan debiteuren. Dit saldo bereken je door de gegevens per periode (bijvoorbeeld per maand of kwartaal) te noteren en daarvan het gemiddelde uit te rekenen.

Met het gemiddeld debiteurensaldo kun je ook de gemiddelde debiteuren- termijn berekenen. De gemiddelde debiteurentermijn geeft aan hoelang je debiteuren er gemiddeld over doen om hun rekeningen aan jou te betalen.

De gemiddelde debiteurentermijn bereken je met de formule:

Gemiddelde debiteurentermijn = gemiddeld debiteurensaldo

× 360 dagen verkopen op rekening per jaar

Als je het gemiddelde debiteurensaldo en de gemiddelde debiteurentermijn hebt berekend, kun je beide vergelijken met een norm die in jouw bedrijf is vastgesteld. Er geldt bijvoorbeeld de norm dat het gemiddelde bedrag dat openstaat van debiteuren niet hoger mag zijn dan 2% van de omzet. Of dat de gemiddelde betaaltermijn niet langer mag zijn dan twee maanden.

Komt het gemiddelde saldo en/of de gemiddelde termijn boven de norm, dan betekent dat dat je debiteuren voor te hoge bedragen en/of te lange tijd bij jou in het krijt staan. Dit levert jouw bedrijf een hoger financieel risico op. Je kunt dan overwegen om:

X

X

de kredietlimiet te verlagen.

X

X

een kortere betalingstermijn te hanteren.

X

X

eerder tot betalingsherinnering over te gaan.

formule

Rekenvoorbeeld

Een groothandel heeft de volgende gegevens verzameld over de debiteuren:

Post debiteuren per Bedrag

1 januari € 325.000

1 april € 275.000

1 juli € 300.000

1 oktober € 350.000

31 december € 250.000

De totale verkopen op rekening waren in dit jaar € 1.856.250. Het gemiddeld debiteurensaldo is: (0,5 × € 325.000 + € 275.000 + € 300.000 + € 350.000 + 0,5 × € 250.000) / 4 = € 303.125.

De gemiddelde debiteurentermijn is dan (afgerond op hele dagen):

Gemiddelde debiteurentermijn = € 303.125

× 360 dagen = 60 dagen

€ 1.856.250

RISICO’S BEPERKEN

Als bedrijf loop je altijd het risico op niet betalende debiteuren. Een debiteur kan heel veel redenen hebben om niet te betalen. Denk bijvoorbeeld aan financiële moeilijkheden bij het bedrijf, of onwil. Als leverancier heb je verschillende mogelijkheden om het risico op een onbetaalde factuur zelf te verkleinen:

X

X

Over een nieuwe zakelijke klant kun je eerst informatie inwinnen bij de Kamer van Koophandel. Hoelang bestaat het bedrijf al, zijn er financiële bijzonderheden bekend over het bedrijf? Ook als het gaat om een particulier kun je informatie inwinnen, bijvoorbeeld via waarschuwings- lijsten van incassobureaus.

X

X

Bij alle klanten is het belangrijk om informatie en afspraken over de leveringen goed vast te leggen. Denk daarbij niet alleen aan facturen, maar ook aan (telefoon)gesprekken en e-mails. In de meeste boek houd- programma’s en warehouse managementsystemen kun je informatie vastleggen over klanten.

X

X

Betaalt een klant een factuur niet binnen de gestelde betalingstermijn, dan is het belangrijk om direct in actie te komen. Is de betalings- termijn 30 dagen, dan zullen de meeste bedrijven vrijwel direct na die 30 dagen een

1 Om het risico op verlies door wanbetalers te verkleinen, kunnen bedrijven ook

andere maatregelen nemen, zoals:

X

X

Factoring

X

X

Kredietverzekering

X

X

^Factoring

Een bedrijf kan ervoor kiezen om het bedrag dat openstaat aan facturen bij een gespecialiseerd bedrijf, een factoringmaatschappij, onder te brengen. Factoring is een vorm van debiteurenfinanciering. Meestal ontvangt het bedrijf van de factoringmaatschappij dan per factuur een bepaald percentage van het verkoop- bedrag. De factoringmaatschappij houdt een afgesproken percentage in in verband met de eigen kosten en rente, maar ook om het risico van wanbetaling af te dekken. Meestal ligt dit percentage tussen de 80 tot 90%.

FACTORING

Jouw bedrij f

Jouw klant Factoring-

maatschappij

Betaling op zeer korte termijn = factuurbedrag - afgesproken vergoeding

Factuur

Factuur

Betaling Goederen

Bij veel factoringmaatschappijen kun je ook kiezen voor een bredere dienst- verlening. Naast de financiering van de openstaande facturen van debiteuren, kun je ook het hele debiteurenbeheer van je bedrijf inclusief de incasso uitbeste- den aan de factoringmaatschappij. De factoringmaatschappij voert dan je hele debiteurenadministratie uit.

Als een bedrijf gebruikmaakt van factoring, is er een maximaal bedrag voor facturen. Een bedrijf mag bijvoorbeeld niet zomaar voor een groot bedrag aan een nieuwe debiteur leveren. Daarover maakt het bedrijf afspraken met de factoringmaatschappij.

Polar B.V. heeft het hele debiteurenbeheer uitbesteed aan factoring maatschappij Easy. Iedere week wordt door Polar B.V. doorgegeven welke producten er geleverd zijn aan de verschillende debiteuren. Bij Easy worden dan de facturen gemaakt en aan de debiteuren verstuurd. Polar B.V. ontvangt dan direct van Easy van iedere factuur 85% van het totaalbedrag dat op die factuur staat. Van de overige 15% gaat 10% naar Easy en de overige 5% ontvangt Polar B.V. alsnog als de debiteur betaald heeft.

Dus van iedere € 100:

X

X

ontvangt Polar B.V. meteen € 85.

X

X

ontvangt Polar B.V. nog eens € 5 als de debiteur betaald heeft aan Easy.

X

X

ontvangt Easy € 10 als vergoeding voor de werkzaamheden.

Polar B.V. mag voor maximaal € 50.000 aan een nieuwe debiteur leveren. Is het een bestaande debiteur, dan mag Polar B.V. voor € 150.000 leveren.

Voordelen van factoring zijn: Nadelen van factoring zijn:

XXX

Jouw bedrijf loopt een kleiner financieel risico.

XXX

Jouw bedrijf heeft een positiever beeld op de balans, doordat er een lager bedrag staat bij debiteuren.

XXX

Jouw bedrijf kan profiteren van de specialistische kennis en diensten van de

factoringmaatschappij.

XXX

Jouw bedrijf is zelf minder tijd kwijt aan de financiële

administratie.

XXX

Het kost geld: jouw bedrijf betaalt provisie aan de factoringmaatschappij.

X

Jouw bedrijf stelt gevoelige bedrijfsinformatie beschikbaar aan een buitenstaander.

X

Klanten kunnen worden afgeschrikt door jouw samenwerking met een

factoringmaatschappij. Klanten kunnen bijvoorbeeld bang zijn dat je niet soepel zal omgaan met eventuele late betalingen.

Factoring is niet voor ieder bedrijf of in elke situatie even interessant.

Redenen om voor factoring te kiezen zijn bijvoorbeeld:

X

X

Je bedrijf maakt een snelle groei door en er is snel geld nodig voor uitbreiding.

X

X

Je hebt een seizoensgebonden bedrijf en kunt hierdoor moeilijk een banklening krijgen.

X

X

Je wilt je kunnen focussen op je corebusiness en geen tijd kwijt zijn aan een uitgebreide debiteurenadministratie.

1

X

X

Kredietverzekering

Met een kredietverzekering sluit je een verzekering af die de kosten vergoedt als een klant zijn factuur niet aan jou betaalt. Deze verzekering keert alleen uit als blijkt dat de klant zijn rekening niet kan betalen. Betaalt de klant niet omdat hij dat niet wil, dan keert de verzekering je niks uit. Je kunt dit type verzekering op verschillende manieren afsluiten:

X

X

Per transactie

X

X

Per debiteur

X

X

Per land

X

X

Als omzetverzekering

Je kunt zo bijvoorbeeld kiezen om alleen facturen van een bepaalde grootte of van een bepaalde klant te verzekeren. Exporteert je bedrijf naar het buitenland, dan kan een kredietverzekering voor dat land zinvol zijn, bijvoorbeeld als het risico bestaat dat de buitenlandse klant door oorlog niet kan betalen. Bij buitenlandse klanten kunnen ook de standaardvoorwaarden voor internationaal transport afspraken bevatten over af te sluiten verzekeringen. Deze standaardvoorwaarden heten Incoterms en hiervan zijn verschillende varianten mogelijk. De laatste optie is het verzekeren van je hele omzet. De verzekering geldt dan voor al je klanten en al je transacties. Dat kost meer, maar geeft ook meer zekerheid.

Kredietverzekeraars kunnen je vaak ook informatie geven over de betrouwbaar- heid of kredietwaardigheid van bepaalde klanten. Bij een kredietverzekeraar kun je niet terecht voor het uitvoeren van je hele debiteurenadministratie.

Kredietwaardigheid checken?

Voer zelf een check uit in 9 stappen

Het aantal faillissementen daalde het afgelopen jaar, maar de omvang van de faillissementen groeit, meldt AMweb. Meer bedrijven lijken dus de problemen te ondervinden van openstaande facturen. Des te meer reden om een kredietwaardigheidscheck uit te voeren, voor je zaken doet.

Bij het checken van kredietwaardigheid wordt vaak direct gedacht aan het laten opstellen van kredietrapporten door externe partijen. Hoewel deze rapporten absoluut een goed inzicht geven, zijn er ook stappen die je zelf kunt ondernemen om de kredietwaardigheid van de klant te checken.

Debiteurenbeurs laat in samenwerking met zeven experts uit het werkveld zien hoe je zelf de kredietwaardigheid van bestaande en nieuwe klanten kan checken in slechts 9 stappen.

Stap 1: Houd betalingshistorie eigen klant bij Veel externe data over de kredietwaardigheid van bedrijven is al verouderd voordat jij het leest.

Vrendly raadt daarom aan zelf ook goed bij te houden of klanten binnen de betalingstermijn betalen. Zo kun je bijvoorbeeld snel ingrijpen als een klant die altijd op tijd zijn rekeningen voldoet, ineens te laat is met zijn betalingen (stop

bijvoorbeeld direct alle leveringen). Of kun je in de toekomst aan een klant die vaak te laat betaalt de volgende keer een vooruitbetaling vragen.

Stap 2: Google en Social Media

Bekijk het bedrijf eens via Google en Social Media, raadt Merlon aan. Gebruik bij je zoekop- dracht ook de woorden “fraude”, “klachten”, etc.

Zeker bij kleine ondernemingen is het verstandig om ook op de naam van de eigenaar te zoeken.

De positieve of negatieve berichten die je hier tegenkomt zijn bruikbaar voor de uiteindelijke beoordeling van de kredietwaardigheid.

Stap 3: Raadpleeg je netwerk

Maak gebruik van je netwerk, dat is het advies van KredietRapportAanvragen.nl. Stel je krijgt een opdracht van een nieuwe klant, een instal- latiebedrijf. Kijk dan eens in je klantenbestand of hier nog meer installatiebedrijven tussen staan.

Zo ja, bel deze dan met de vraag of ze jouw nieuwe klant ook kennen. Zij hebben vaak een goede indruk van hoe hun collega-installatie- bedrijf er financieel voor staat.

Stap 4: Identiteit controleren bij KvK Euler Hermes adviseert om non-betaling te voorkomen door van tevoren de identiteit van de klant te checken bij de Kamer van Koophandel.

Deze beschikt namelijk over de jaarrekeningen van Nederlandse bedrijven. Op basis van deze jaar- rekeningen kan inzicht in de financiële stand van zaken van een onderneming worden ver kregen.

Stap 5: Wanneer zijn cijfers ingediend?

BMK Credit Management geeft aan dat het goed is om te controleren wanneer de (potentiële)

klant voor het laatst cijfers heeft ingediend bij de KvK. Een te late aanlevering van cijfers duidt op een mindere kredietwaardigheid.

Stap 6: Check het insolventieregister

Het is goed om bij het vaststellen van de krediet- waardigheid te controleren of de potentiële klant in het verleden betrokken is geweest bij een faillissement. Hiervoor kun je eenvoudig het insolventieregister raadplegen. Hierin worden alle faillissementen van ondernemingen en personen bijgehouden.

Stap 7: Uittreksels van het Kadaster

Damsté raadt aan om bij het Kadaster online uittreksels op te vragen. Hierin staat namelijk of de onderneming onroerend goed op naam heeft, en ook of daar hypothe(e)k(en) op rust(en). Het hebben van onroerend goed, betekent niet dat er ook direct voldoende liquiditeiten beschikbaar zijn, maar vormt wel een waardecomponent. Als het bedrag van de hypothecaire inschrijving echter hoger is dan de geschatte waarde van het onroe- rend goed, dan kan die waarde ook negatief zijn.

Stap 8: Heeft de onderneming octrooien?

Het is raadzaam om in octrooiregister(s) te zoeken of de onderneming (geldige) octrooien heeft die waarde vertegenwoordigen. Hoewel een octrooi niet direct alles zegt over de krediet- waardigheid, draagt het wel bij aan een betere inschatting van het totale plaatje.

Stap 9: Risico verder beperken met kredietrapport Mochten bovenstaande stappen onvoldoende uitsluitsel geven, dan is het uiteraard mogelijk om extern een kredietrapport op te laten stellen. Ensie geeft aan dat voor een kredietrapport van particulie- ren het Bureau Kredietregistratie (BKR) geraadpleegd kan worden. Wil je de kredietwaardigheid van bedrijven checken, dan zijn er meerdere organisaties die kredietwaardigheidsrapporten opstellen.

1 1.6

Crediteurenbeheer

Tegenover debiteuren staan de crediteuren. Dit zijn personen of bedrijven van wie het bedrijf waar jij werkt wat gekocht heeft, maar die nog niet zijn betaald.

Je kunt denken aan goederen, maar bijvoorbeeld ook aan leveranciers van elektriciteit en telefonie. Je betaalt pas achteraf voor je telefoonkosten en voor de elektriciteit die je gebruikt hebt. Het bijhouden van crediteurenoverzichten wordt in grote bedrijven vaak door de administratieafdeling uitgevoerd.

Als logistiek supervisor ben je medeverantwoordelijk voor het crediteuren- beheer. Het doel van crediteurenbeheer is ervoor zorgen dat jouw bedrijf op tijd zijn rekeningen betaalt, zodat de bedrijfsvoering niet in gevaar komt.

Crediteurenbeheer bestaat uit:

X

X

ervoor zorgen dat binnenkomende facturen netjes worden geregistreerd.

X

X

inkomende facturen controleren op juistheid.

X

X

het onderhouden van overzichten van alle crediteuren en de hoogte van de bedragen die je nog aan hen moet betalen.

X

X

het inplannen van de maandelijkse en jaarlijkse betalingen.

X

X

het betwisten van onjuiste facturen.

Elk bedrijf zal de facturen van leveranciers zo veel mogelijk op tijd moeten betalen. Wat op tijd is, staat beschreven in de betalingsvoorwaarden die zijn afgesproken. Op tijd betalen is belangrijk. Als je bedrijf de facturen van crediteu- ren te laat betaalt, kan de crediteur de betaling opeisen. De crediteur wordt dan een schuldeiser. Dit zal ook betekenen dat de crediteur tijdelijk geen producten meer aan je bedrijf levert. Hiernaast kan het je bedrijf imagoschade opleveren doordat je bekend komt te staan als wanbetaler. Nieuwe leveranciers willen in de toekomst dan mogelijk geen zaken met je doen.

CREDITEURENOVERZICHT EN ANALYSE

Om te bepalen welke crediteuren je wanneer moet betalen, heb je een crediteu- renoverzicht nodig. Hierin staat per crediteur vermeld welk bedrag je nog moet betalen en wanneer de betalingstermijn hiervoor afloopt.

DATUM

K2-Reiniging BV

Crediteuren: Openstaande posten

OMSCHRIJVING FACTUURNUMMER OPEN VERVALDATUM

07-05-2019 20130642 727,00 07-05-2019

201609037 75,60 21-02-2019 Factuur van K2-Reiniging BV, schoonmaakkosten

Bakkerij Kadet

07-02-2019 Factuur van Bakkerij Kadet, inkopen artikelgroep 1

201609037 –75,60 07-03-2019 Bakkerij Kadet Factuur 2016_09037 1

201618021 75,60 17-03-2019 03-03-2019 Factuur van Bakkerij Kadet, inkopen artikelgroep 1

201618021 –178,40 Saldo Bakkerij Kadet –102,80 20-03-2019 Bakkerij Kadet201618021

Voorbeeld van een crediteurenoverzicht

Je begint met het inzichtelijk maken van de openstaande facturen. In het admi- nistratieprogramma kun je hierop selecteren. Vervolgens bepaal je welke facturen je op welk moment gaat betalen.

Voordat je een factuur betaalt, controleer je de levering:

X

X

Is de hele levering al binnen, of een gedeelte, of nog helemaal niet?

X

X

Is de ontvangen levering in orde, of is er bijvoorbeeld sprake van schade of ontbrekende onderdelen? Dit wordt gecontroleerd bij ontvangst van de levering en genoteerd op standaardformulieren.

Soms betaal je niet voordat de gehele levering binnen en in orde is. Soms betaal je in gedeelten (termijnen) of doe je van tevoren een aanbetaling. Dit hangt af van de afspraken die zijn gemaakt.

Als de levering in orde is, controleer je wanneer je de facturen uiterlijk moet betalen. Dit hangt af van de betalingstermijn. Staat de uiterste betaaldatum niet in je crediteurenoverzicht, dan kun je deze zelf uitrekenen door het aantal dagen van de betalingstermijn op te tellen bij de factuurdatum. Ook controleer je of er naast de betalingstermijn aanvullende afspraken zijn gemaakt, bijvoorbeeld over betalingen in meerdere termijnen. Bij leveringen die op tijd en in orde zijn, betaal je in principe altijd binnen de gestelde termijn. Dat maakt je een

betrouwbaar bedrijf om zaken mee te doen.

Tot slot bedenk je of er nog andere commerciële belangen meewegen bij het betalen van de facturen. Sommige leveranciers geven bijvoorbeeld een korting voor snelle betalers. Ook controleer je of er leveranciers tussen zitten waarbij je (bijna) aan de kredietlimiet zit. Het kan zinvol zijn deze als eerste te betalen, omdat je anders mogelijk geen volgende bestelling kunt doen.

Op 12 november gaat logistiek supervisor Frans controleren welke facturen binnen- kort moeten worden betaald. Hij gebruikt hiervoor het volgende crediteurenoverzicht:

Crediteur Factuur- nummer

Bedrag (€)

Factuur- datum

Betalings- termijn

Uiterste betaaldatum

Levering vol - ledig en zonder gebreken

Vol- daan

Crediteur 1 0001213 8.000 1 november 30 dagen 1 december ja nee 0001214 1.200 10 november 14 dagen 24 november ja nee Crediteur 2 0001215 1.000 5 november 14 dagen 19 november ja nee Crediteur 3 0001216 2.340 10 november 1 maand 10 december ja nee

1 Frans ziet dat:

X

X

bij crediteuren 1-4 in totaal nog vijf facturen openstaan.

X

X

de levering die hoort bij factuur 0001217 nog niet volledig is of dat er sprake is van gebreken in deze levering.

Frans geeft akkoord voor betaling van de facturen van crediteuren 1-3.

Van factuur 0001217 zoekt hij uit wat er onvolledig of gebrekkig is geweest aan de levering. Hij overlegt vervolgens met de leverancier over een passende oplos- sing, bijvoorbeeld een verlengde betalingstermijn bij een nalevering.

GEMIDDELDE CREDITEURENSALDO EN -TERMIJN

Vanuit het crediteurenoverzicht kun je ook het crediteurensaldo berekenen.

Het crediteurensaldo is het totale leverancierskrediet dat een bedrijf op een moment heeft: het zijn al de onbetaalde facturen bij elkaar. Het gemiddeld crediteurensaldo is het bedrag dat in een periode, bijvoorbeeld een jaar, gemid- deld aan rekeningen openstaat. Je berekent het gemiddeld crediteurensaldo door het saldo per periode (bijvoorbeeld per maand of kwartaal) te noteren en daarvan het gemiddelde uit te rekenen.

Met het gemiddeld crediteurensaldo kun je ook de gemiddelde crediteuren- termijn berekenen. De gemiddelde crediteurentermijn geeft aan hoelang je er gemiddeld over doet om je crediteuren te betalen. Je berekent de gemiddelde crediteurentermijn met de formule:

Gemiddelde crediteurentermijn = gemiddeld crediteurensaldo

× 360 dagen inkopen op rekening per jaar

Rekenvoorbeeld

In een onderneming zijn de inkopen op rekening in een jaar € 360.000.

Op 1 januari was het crediteurensaldo € 25.000. Dat bedrag liep geleidelijk op in de loop van het jaar. Aan het eind van het jaar stond het crediteurensaldo voor

€ 35.000 op de balans. Wat was de gemiddelde crediteurentermijn?

Je berekent eerst het gemiddelde crediteurensaldo:

(€ 25.000 + € 35.000) / 2 = € 30.000.

De gemiddelde crediteurentermijn is:

Gemiddelde crediteurentermijn = € 30.000

× 360 dagen = 30 dagen

€ 360.000

formule

Net als bij de debiteuren, kun je ook hier de uitkomsten vergelijken met een norm. Komt het gemiddelde saldo en/of de gemiddelde termijn hoger uit dan de norm, dan betekent dat dat je bedrijf te lang of voor te hoge bedragen bij ande- ren in de schuld staat. Dit kan niet alleen een slechte naam opleveren, het kan ook geld kosten als een leverancier bijvoorbeeld rente of een boete rekent voor te laat betalen. Je zult ervoor moeten zorgen dat het betalen van de facturen sneller gaat.

BELANG VAN GOED DEBITEUREN- EN CREDITEURENBEHEER

Het is belangrijk om een goed debiteuren- en crediteurenbeheer te hebben.

Een bedrijf moet op ieder moment weten hoeveel klanten er nog moeten beta- len en wat het bedrijf zelf nog aan openstaande schulden heeft. Anders is er onvoldoende inzicht in de financiële situatie van het bedrijf. Debiteuren- en crediteurenbeheer maakt soms onderdeel uit van het CRM, soms van het WMS (Warehouse Management Systeem) en soms is er ook aparte software voor de financiële administratie. Vaak zijn er wel koppelingen tussen deze systemen.

Anders kan het voorkomen dat in het WMS staat dat je een bestelling binnen hebt gekregen van een klant, die in de financiële administratie staat als dubi- euze debiteur. Dit kan het bedrijf veel geld kosten.

Veel bedrijven werken met een ERP-systeem. ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Dit is een computerprogramma dat binnen organisaties wordt

gebruikt ter ondersteuning van alle processen binnen het bedrijf. Een ERP-pro- gramma bestaat meestal uit kleine deelprogramma’s (modules) die allemaal een specifieke taak ondersteunen. Denk bijvoorbeeld aan computerprogramma’s die worden gebruikt om de financiële administratie te voeren. Maar ook het voor- raadbeheer wordt met ERP gedaan.

1

29

Nederlandse exporteurs wachten steeds langer op betaling facturen

Nederlandse exporteurs moeten steeds langer wachten tot hun uitstaande facturen worden voldaan. Het aantal Nederlandse bedrijven dat te maken heeft met te late betalingen door zakelijke klanten is wel gedaald.

De betalingsachterstanden door buitenlandse afnemers stegen van gemiddeld 12 dagen in 2017 tot 17 dagen in 2018. De gemiddelde betalingsduur waar Nederlandse bedrijven mee te maken hebben is mede daardoor gestegen tot 42 dagen. Verder is de DSO (Days Sales Outstan- ding) toegenomen van 41 dagen in 2017 naar 46 dagen in 2018: de grootste stijging in Europa.

Dat blijkt uit de Betalingsbarometer voor West-Europa van kredietverzekeraar Atradius.

Atradius onderzocht de betalingsmoraal van 2.770 bedrijven in 13 landen.

Daling Nederlandse bedrijven

43,6% van de Nederlandse bedrijven zegt last te hebben van achterstallige betalingen door zakelijke klanten. Van deze groep ziet 14,9% zich gedwongen aanvullende financiering te regelen of een rekening-courantkrediet aan te vragen

(14,4%). Het aantal Nederlandse bedrijven dat te maken heeft met te late betalingen door zake- lijke klanten is wel gedaald: van 92,5% in 2017 naar 87,4% in 2018.

Betalingsduur

De betalingsachterstanden van klanten in het binnenland bleven stabiel en bedroegen gemid- deld 15 dagen. Binnenlandse klanten kregen iets meer tijd (27 dagen) om hun facturen te voldoen dan buitenlandse klanten (24 dagen). Deze wijzigingen in betalingstermijnen en de lichte stijging van betalingsachterstanden resulteerden in een toename van vier dagen van de gemid- delde betalingsduur (42 dagen). Toch slagen Nederlandse leveranciers er net als hun collega’s in Duitsland er het beste in zakelijke facturen snel betaald te krijgen. Beide landen scoren hierbij boven het Europees gemiddelde.

Bron: www.logistiek.nl

? Maak nu vraag 10 tot en met 13.

1.7

Internationaal betalingsverkeer

Je kunt bij buitenlandse handel meer financiële risico’s lopen dan bij

binnenlandse handel. Je kent bijvoorbeeld je handelspartner en zijn bank in het buitenland minder goed, waardoor je niet weet in hoeverre je hen kunt

vertrouwen. Ook kun je een landenrisico lopen, als je zaken doet met een land waar de economische of politieke situatie niet stabiel is.

Als je zaken doet met buitenlandse partijen, wil je daarom vaak extra zekerheid dat je je geld of goederen volgens de afspraken ontvangt. Dit kan op verschil- lende manieren. Twee veel voorkomende manieren zijn het documentair incasso en de Letter of Credit.

Als het gaat om internationaal handels- en betalingsverkeer, noem je de partijen exporteur en importeur. De exporteur is de verkoper. De importeur is de koper.

DOCUMENTAIR INCASSO

Bij een documentair incasso stuurt de exporteur de vrachtbrief niet mee met de lading. Hij stuurt deze naar zijn eigen bank, eventueel met andere documenten zoals de factuur, verzekeringspapieren of specifieke certificaten. De bank krijgt hierbij specifieke instructies om de incasso van het bedrag bij de importeur te regelen. De importeur krijgt zijn goederen en de bijbehorende eigendoms- documenten (vrachtbrief) pas als hij de bank heeft betaald. De overdracht van de goederen en de betaling verloopt via de bank als tussenpersoon. Deze neemt het betalingsrisico over van de exporteur en krijgt hier een vergoeding voor.

Een documentair incasso kan op twee manieren worden afgehandeld:

X

X

Via Documents against Payment (D/P)

Bij Documents against Payment (D/P) krijgt de importeur de documenten van de bank op het moment dat hij heeft betaald. Dit geeft de grootste zekerheid voor de exporteur: de importeur is pas eigenaar van de goederen na betaling.

D/P wordt ook wel Cash Against Documents (CAD) genoemd.

X

X

Via Documents against Acceptance (D/A)

Bij Documents against Acceptance (D/A) krijgt de importeur de documenten van de bank als hij een handelswissel heeft geaccepteerd. Een handelswissel is een betalingsopdracht. De importeur heeft hiermee nog niet betaald, maar heeft wel een belofte ondertekend dat hij voor een bepaalde datum zal betalen. Dit geeft de exporteur minder zekerheid dan bij D/P.

LETTER OF CREDIT (DOCUMENTAIR KREDIET)

Het gebruik van een Letter of Credit (L/C) lijkt op het documentair incasso, maar geeft meer zekerheid aan de importeur. Bij de L/C vraagt de importeur namelijk zijn eigen bank om een krediet te openen waarin de exporteur als begunstigde wordt benoemd. De importeur geeft hierbij voorwaarden aan de bank, bijvoor- beeld over de leveringstermijn en de documenten die moeten worden overlegd bij de levering. De bank mag de exporteur pas betalen voor de goederen, als de exporteur aan deze voorwaarden heeft voldaan.

De bank van de importeur verstuurt deze voorwaarden meestal niet direct naar de exporteur, maar naar de bank van de exporteur. Er zijn in dit geval dus twee banken die als tussenpartij optreden. De exporteur stuurt de goederen naar de importeur. Hij stuurt de nodige documenten naar zijn eigen bank, die ze doorstuurt naar de bank van de importeur. Deze controleert of aan alle voor- waarden van de importeur is voldaan. Daarna stuurt deze bank de betaling naar de bank van de exporteur en de documenten naar de importeur.

1 Wil je documentair incasso of een Letter of Credit toepassen, dan moet je dit al

vastleggen in het inkoop-/verkoopcontract.

PAYMENTS IN OPEN ACCOUNT

Bij een documentair incasso en een Letter of Credit krijg je extra zekerheid wanneer je met een onbekende handelspartner zakendoet. Je kunt echter ook internationaal zakendoen met een partij die je heel goed kent en waar je in de loop der tijd een vertrouwensband mee hebt opgebouwd. In dat geval kun je kiezen om betalingen af te handelen via blanco betalingsverkeer. In het Engels noem je dit payments in open account. Hierbij levert de exporteur en betaalt de importeur na facturatie binnen de afgesproken betalingstermijn, zonder dat daar extra documenten of zekerheidsregelingen tussen komen. De exporteur stuurt de vrachtbrief mee met de zending en de importeur maakt zelf de beta- ling over wanneer hij de factuur ontvangt.

De voordelen van betalingen in open account zijn:

X

X

Het is goedkoper. Je hoeft namelijk geen tussenpersoon, zoals een bank, te betalen voor extra diensten.

X

X

Het is eenvoudiger en sneller, doordat er geen tussenpersoon nodig is.

Het nadeel van betalingen in open account is dat je een groter risico loopt om niet te worden betaald.

Een betaling in open account is een goed idee als:

X

X

je een goede vertrouwensband hebt met de partij waarmee je zaken doet.

X

X

het om bedragen gaat die niet al te hoog zijn. Wordt er dan toch niet betaald, dan heb je minder schade dan bij een groot bedrag.

X

X

de afgesproken krediettermijn niet te lang is. Als de andere partij lang de tijd krijgt om te betalen en er is geen tussenpartij of voorwaarden die hem aansporen tot betalen, dan kan het lang duren voor je je geld krijgt.

Betalingen in open account kunnen voor of na de levering plaatsvinden.

Bij betaling in open account vóór levering heeft de exporteur zekerheid dat hij wordt betaald. De importeur draagt dan het risico dat er niet of niet volgens voorwaarden wordt geleverd.

Bij betaling in open account ná levering loopt de exporteur het risico dat hij niet wordt betaald. Hij levert namelijk de goederen voordat de importeur hoeft te betalen.

!

INTERNATIONALE BETALINGSOPDRACHTEN

Om het internationale betalingsverkeer binnen Europa zo eenvoudig mogelijk te maken, is SEPA opgericht. SEPA staat voor Single Euro Payments Area. Het is een samenwerkingsverband tussen landen in Europa. SEPA is een initiatief van de Europese Unie. Binnen SEPA werken landen met uniforme betaalproducten.

Daarbij horen bepaalde standaardcoderingen.

Bij het uitvoeren van internationale betalingsopdrachten zijn de volgende codes van belang:

X X

BIC

X X

^IBAN

X X

VAT

X X

BIC

Als je geld overmaakt naar het buitenland, gebruik je BIC- en IBAN-codes.

BIC staat voor Bank Identifier Code (of Bank Identificatie Code). Het is een specifieke code voor een bepaalde bank. Met deze code komen internationale betalings opdrachten bij de juiste bank terecht. De BIC-code wordt ook wel SWIFT-code genoemd. De BIC-code van de ING bank is bijvoorbeeld INGBNL2A.

X X

^IBAN

IBAN staat voor International Bank Account Number (internationaal bankrekening- nummer). Dit is een internationaal erkend nummer van een specifieke bankr ekening.

Een voorbeeld van een IBAN is NL20 INGB 0001234567. Deze code bestaat uit:

X

X

een landcode. Voor Nederland is dit NL.

X

X

een controlegetal.

X

X

een bankcode.

X

X

het rekeningnummer in 10 cijfers.

OPBOUW IBAN-CODE

LANDCODE CONTROLE- GETAL

NL 20 INGB 0001234567

BANKCODE REKENINGNUMMER

X X

VAT

Op binnenlandse facturen moet altijd het btw-nummer van het bedrijf zijn vermeld. Dit geldt ook voor buitenlandse facturen. Dit nummer heet dan VAT:

Value Added Tax (belasting over de toegevoegde waarde oftewel btw). De functie van het btw-nummer en het VAT-nummer is gelijk. Een voorbeeld van een btw-nummer of VAT-nummer is NL123456789B01.

In Nederland mag je van de belastingdienst ook punten tussen het btw-nummer

1 1.8

Samenvatting

Als logistiek supervisor heb je contact met verschillende externe relaties, zoals klanten, leveranciers en logistieke dienstverleners. Het onderhouden en beheren van dit soortzakelijke contacten noem je relatiebeheer. Relatiebeheer bestaat uit drie fasen:

1 Relatie aangaan 2 Relatie onderhouden 3 Relatie beëindigen

Om relaties te onderhouden, heb je regelmatig contact met hen. Dit kan op een informele manier, bijvoorbeeld door het maken van een praatje. Maar bij relatie- beheer hoort ook formeel contact, bijvoorbeeld het afsluiten van contracten.

Als logistiek supervisor kun je (mede)verantwoordelijk zijn voor het debiteuren- en crediteurenbeheer. Debiteuren zijn klanten die producten hebben gekocht, maar hier nog niet voor hebben betaald. Crediteuren zijn personen of bedrijven van wie jouw bedrijf wat gekocht heeft, maar die nog niet betaald zijn. Bij het debiteuren- en crediteurenbeheer gebruik je debiteuren- en crediteurenover- zichten. Je zorgt ervoor dat debiteuren hun facturen betalen en dat jouw bedrijf zelf ook zijn facturen betaalt. Een factuur is de rekening voor het geleverde product of de geleverde dienst. Een bedrijf mag zelf zijn facturen vormgeven, maar moet hierbij wel een aantal onderdelen verplicht vermelden.

Een bedrijf kan de financiële risico’s van wanbetalers beperken door factoring of met een kredietverzekering. Factoring is een vorm van debiteurenfinanciering.

Met een kredietverzekering sluit je een verzekering af die je kosten vergoedt als een klant zijn factuur niet aan jou betaalt.

Je kunt bij buitenlandse handel meer financiële risico’s lopen dan bij binnen- landse handel. Daarom kun je bij internationaal betalingsverkeer extra zekerheid inbouwen met bijvoorbeeld het documentair incasso of de Letter of Credit. Heb je juist veel vertrouwen in je handelspartner, dan kun je betalingen uitvoeren in open account. Om het internationale betalingsverkeer zo eenvoudig mogelijk te maken, is SEPA opgericht. Bij internationale betalingsopdrachten gebruik je verschillende standaardcodes zoals BIC, IBAN en VAT.

Vragen

?

1 Welke externe relaties kent een logistiek bedrijf?

2 Je werkt als logistiek manager bij een kledingdistributiecentrum.

Je beheert onder andere de relatie met de vervoerder. Je hebt al verschil- lende keren klachten gehoord van winkels dat spullen niet op tijd geleverd waren of dat ze niet op de juiste plek aankwamen. Inmiddels heb je een gesprek met de logistieke dienstverlener gehad over de klachten. Helaas zijn de klachten er nog steeds. Je besluit het contract met de vervoerder niet te verlengen en op zoek te gaan naar een andere vervoerder.

Waarom is het belangrijk om de relatie met de vervoerder goed te beëin- digen, ondanks dat het contract gewoon afloopt en je dus nergens toe verplicht bent?

3 a Wat is het verschil tussen formeel contact en informeel contact?

b Waarom is het ook bij zakelijke relaties vaak goed om zo nu en dan informeel contact te onderhouden?

c Waarom is het meestal niet verstandig om met zakelijke relaties veel informeel contact te onderhouden?

4 Wat is de taak van een stuwadoor? Kies het juiste antwoord.

A Goederen vervoeren van de ene naar de andere locatie.

B Goederen groeperen en ladingspakketten maken.

C Het laden en lossen van (zee)schepen.

5 Bekijk de factuur op de volgende bladzijde. Beantwoord de vragen.

a Is deze factuur verstuurd door jouw crediteur zelf of door een factoring- maatschappij?

b Naar welk rekeningnummer moet je het bedrag overmaken?

c Voor welke datum moet de factuur betaald zijn? Kies het juiste antwoord.

A Voor 28 december 2019 B Voor 28 november 2019 C Voor 1 december 2019 D Voor 1 januari 2020

d Wat is het btw-bedrag? Kies het juiste antwoord.

A € 44,00 B € 125,26 C € 552,50 D € 596,50

e Staat het btw-bedrag apart vermeld op de factuur?

1

Vragen

Pak & Ga

P ^AK & G ^A

_{Buslaan 21}

1234 YZ Rotterdam

Avasta International KvK-nr: 23456789

t.a.v. Mevr. S. Pietersma Btw-nr: NL987654321B01

Erasmuspark 8 E-mail: info@pak-en-ga.nl

7890 CD Maasterven Website: www.pak-en-ga.com

FACTUUR

Factuurnummer: 2019-23144 Factuurdatum: 28-11-2019 Uw referentie: 490866

DATUM VAN LEVERING

OMSCHRIJVING AANTAL PRIJS BTW- TARIEF

BEDRAG

26-11-2019 noppenfolie, 50 cm × 100 m 70 m

25 22,10 21% € 552,50

26-11-2019 hoekprofiel gerecycled karton, CRN357

400 0,11 21% €  44,00

Subtotaal € 596,50

21%

Btw-totaal € 125,26

TE BETALEN € 721,76

Opmerkingen en voorwaarden

Pak & Ga maakt gebruik van factoring. In verband daarmee is het vorderingsrecht van deze factuur overgedragen aan Interpayal B.V. te Heerenvaart. Rechtsgeldige en bevrijdende betaling van deze factuur kan uitsluitend en moet binnen 30 dagen na dagtekening van de factuur plaatsvinden door betaling op IBAN: NL99BUSI0987654321 ten name van Interpayal B.V. te Heerenvaart o.v.v. het factuurnummer.

6 Leg in eigen woorden uit waarom een goed debiteurenbeheer belangrijk is voor een bedrijf.

7 Stel, je werkt bij een groothandel met meer dan honderd verschillende klanten. Een groot deel van deze klanten bestelt regelmatig producten bij jou. Je hebt geen klanten die veel belangrijker of groter zijn dan anderen.

De meeste klanten bestellen voor een flink bedrag.

Jouw bedrijf wil zich beschermen tegen debiteurenrisico’s. Kan het dan het beste kiezen voor factoring of voor een kredietverzekering?

Leg je antwoord uit.