Opleidingen voor Vaccinatiecentra Doclr opfriscursus

Opleidingen voor Vaccinatiecentra

Doclr opfriscursus

Welkom!

Agenda

0. Doclr kernbegrippen 1. Afspraaktypes

2. Vaccinatieschema’s 3. Werkschema’s beheren

4. Uitnodigingenbeheer & patiëntenbeheer 5. Praktijkgegevens

6. Statistieken raadplegen

0. Doclr KERNBEGRIPPEN

Afspraaktypes, vaccinatieschema’s en werkschema’s

Bouwblokken:

Afspraaktypes

1

Soorten afspraken die in mijn centrum zullen voorkomen.

Een afspraaktype is

bijvoorbeeld “AstraZeneca 1”

(= eerste prik van het AZ vaccin)

Grondplan:

Vaccinatieschema

2

Bijvoorbeeld: Logische volgorde tussen afspraken instellen, Het interval instellen tussen prik 1 en 2 van bv. Moderna.

Waar gaat het over?

Wat is de uitkomst?

Elk type afspraak staat gedefinieerd:

• Naam

• Nodige minuten ingesteld

• Kleur in de planningsagenda Voorbeeld

Een set van basisinstellingen die we in de volgende stappen kunnen hergebruiken.

Voor Moderna, Comirnaty en AZ zijn er 2 afspraakdefinities.

• Voor de eerste afspraak

• Voor de tweede afspraak We leggen voor beide afspraken enkele regels vast.

Eigenschappen die in Stap 1 werden ingegeven worden ook hier hergebruikt.

We hebben de logische regels bepaald waaraan afspraken moeten voldoen. Zodat de

afspraken zich logisch en conform de regels gedragen in de kalender.

Wat doen we concreet in het systeem?

Planning:

Werkschema’s

3

Kalenders instellen per vaccintype. Tijdsblokken beschikbaar stellen.

Bijvoorbeeld: Maandag X/X voorzien we vanaf 9u een blok met capaciteit van 50 personen voor afspraaktype

“Astrazeneca 1”

In een kalenderoverzicht maken we per vaccintype blokken aan

waarvoor we instellen:

• Voor welk afspraaktype ze zijn (prik 1 of 2)

• Voor hoeveel afspraken we het blok willen voorzien.

• Enz.

Alle bestaande eigenschappen van afspraaktypes komen ook hier weer terug. (bv. Duur per vaccinatie)

We hebben de regels bepaald wanneer we mensen kunnen ontvangen voor welke prik.

Uitnodigen

4

Burgers uitnodigen via Uitnodigingenbeheer Regels instellen die gelden voor de

afspraken zelf. Opdat burgers voor het juiste vaccin de juiste afspraken vastleggen.

1. Afspraaktypes

Afspraaktypes definiëren/aanpassen

Selecteer Afspraaktypes

Afspraaktypes definiëren/aanpassen

Afspraaktypes zullen

vooringesteld staan in Doclr.

Je hoeft deze instellingen niet zelf te creëren.

Laat de waardes op “ja” staan Zichtbaar voor patiënten?

Kan burger afspraak inboeken

Vooraf ingesteld op 3 min

Kan burger/doorverwijzend arts afspraak inboeken

Bevestiging sturen naar patiënt via mail?

Keuze uit 5 vaccintypes:

- Covid-19 Vaccine AstraZeneca - Covid-19 Vaccine Moderna Full Dose - Covid-19 Vaccine Moderna Half Dose - Covid-19 – Comirnaty

- Covid-19 Vaccine Janssen

2. Vaccinatieschema’s

Selecteer Vaccinaties

Vaccinatieschema opstellen/raadplegen

Vaccinatieschema opstellen – schermoverzicht

Informatie in deze velden is zichtbaar voor de burger.

Naam van het vaccin, de omschrijving en url

(bv.

https://www.laatjevaccineren.be)

Vaccinatieschema is gelinkt aan een campagne: initiële campagne/extra dosis 1

Je kan geen afspraakdefinities toevoegen, dit wordt centraal beheerd

Afspraakdefinities wijzigen Je kan aangeven of een vaccinatieschema

actief is voor jullie centrum

Vaccinatieschema opstellen - Afspraakdefinitie wijzigen

Let op dat je altijd het juiste afspraaktype en de juiste volgorde selecteert in de afspraakdefinitie!

Om welk vaccin gaat het?

Het eerste of het tweede?

Dropdown met afspraaktypes

Definieert binnen welk venster (van..tot) de ontvanger van de uitnodiging beschikbare slots kan boeken. Enkel van toepassing voor eerste prikken.

Start traject = startdatum aangegeven bij uitnodigen

Definieert binnen welk venster (van..tot) de tweede afspraak dient te vallen.

Enkel van toepassing voor 2e prikken.

Deze waarde zal de periode bepalen waarbinnen tweede prikken via prebooking worden ingepland in jullie centrum.

“Tot # dagen na vorige afspraak”:

Deze waarde bepaalt de termijn waarbinnen de burger zijn tweede afspraak kan verplaatsen.

“Prebooking-periode tot # dagen na vorige afspraak”:

Deze waarde zal de periode bepalen waarbinnen tweede prikken via prebooking worden ingepland in jullie centrum.

Door het veld “Tot # dagen na vorige afspraak” leeg te maken, zal de burger zijn tweede afspraak kunnen verplaatsen tot in de “oneindige” toekomst (o.b.v.

vrije slots in jullie werkschema).

De waarde in het veld “prebooking-periode tot # dagen na vorige afspraak” zal bepalen binnen welke termijn de tweede prikken via prebooking worden ingepland in jullie agenda.

Vaccinatieschema opstellen – Extra toelichting velden

3. Werkschema’s beheren

Werkschema opstellen

Selecteer Werkschema

Door te klikken in de kalender kan je een dag invoeren in het werkschema

0. Werkschema opstellen - schermoverzicht

VACCINATIELIJN.

Je kan volledige

werkschema’s kopiëren of verwijderen

Je kan ingevoerde schema’s van de ene dag kopiëren naar een andere dag. Of het schema van een dag verwijderen.

Je kan een geheel nieuw werkschema aanmaken

Door te klikken in de kalender kan je een werkschema invoeren

1. Werkschema opstellen – dag invoeren in werkschema

Een werkschema heeft geen einddatum! Het zal blijven doorlopen tot er een nieuw werkschema wordt gestart.

Een werkschema wordt vastgelegd PER

VACCINATIELIJN.

1. Werkschema – dag invoeren in werkschema

Selecteer een Afspraaktype

Zodra een afspraaktype wordt geselecteerd, plooit selectiescherm uit

Waarde uit afspraaktype

Je kan tot 250 slots in één keer invoeren

Manueel in te vullen

Wordt automatisch berekend (o.b.v. afspraakduur & aantal)

1. Werkschema – dag invoeren in werkschema

De afspraakduur kan hier aangepast worden, indien men bv. wenst om de eerste week wat meer tijd in te plannen per patiënt.

Selecteer de gewenste wijze van vrijgave

- Alles meteen

- Pas op de geselecteerde dag boekbaar

- Blokken die pas

opengesteld worden als andere blokken vol zitten.

Je kan geen tijdslots invoeren na middernacht. Je zal dan een foutmelding krijgen en het aantal toe te voegen beschikbaarheden wordt automatisch bijgesteld naar het maximum mogelijk tot middernacht.

1. Werkschema – dag invoeren in werkschema

Resultaat na opslaan

Het aantal slots voor die dag

wordt bovenaan weergegeven

Werkschema opstellen

Je kan gebruikmaken van “date calculator” om te berekenen wanneer het werkschema voor prik

2 moet starten

Klik op de knop om een werkdag te verwijderen Klik op de knop om een

werkdag te kopiëren

2. Werkschema – Een werkdag kopiëren/verwijderen

2.1 Werkschema – Een werkdag kopiëren

Selecteer de dag naar waar je wil kopiëren.

Selecteer naar welk

werkschema je wil kopiëren.

Selecteer naar welke agenda (lijn) je wil kopiëren.

Een werkdag kan enkel gekopieerd worden naar een andere LEGE dag in een werkschema.

Resultaat van een kopie van maandag naar dinsdag

2.1 Werkschema – Een werkdag kopiëren (resultaat)

Na het klikken op

bevestig je. Alle tijdslots voor die dag worden verwijderd.

2.2 Werkschema – Een werkdag verwijderen

Klik op de knop “Nieuw werkschema”

3. Werkschema – Een nieuw werkschema toevoegen

Wanneer een nieuw werkschema aanmaken?

- Opstart van het centrum. Aanmaken van een werkschema per actieve lijn.

- De activering van een bijkomende lijn.

- Het opschalen/afbouwen van de capaciteit.

- Toevoegen van een ander vaccin.

- Beëindigen van een vorig werkschema.

Startdatum van het werkschema

Kies voor welke lijn je het werkschema wil toevoegen

Klik op de knop “Toevoegen”

om het werkschema te creëren voor de gekozen lijn

3. Werkschema – Een nieuw werkschema toevoegen

Gebruik deze knoppen om een werkschema voor de hele week te

kopiëren/verwijderen

4. Werkschema – Werkschema kopiëren/verwijderen

Vanaf welke dag wil je het werkschema kopiëren

Naar welke lijn wil je het werkschema kopiëren

Klik op de knop “Toevoegen”

om het werkschema te kopiëren naar de gekozen lijn

4.1 Werkschema – Werkschema kopiëren

Klik op de knop “Bevestig”

om het werkschema te verwijderen

4.2 Werkschema – Werkschema verwijderen

4. Uitnodigingenbeheer &

patiëntenbeheer

Uitnodigingenbeheer

Patiënten uitnodigen via uitnodigingenbeheer

Uitnodigingenbeheer

Selecteer Uitnodigingenbeheer

Uitnodigingenbeheer – startscherm

Overzicht van reeds verstuurde uitnodigingen

Datum, uur, (type vaccin) Klik op “uitnodigen” om

burgers uit te nodigen

Uitnodigingenbeheer – burgers uitnodigen

Je kan tot 1000 mensen in één keer uitnodigen

Kies start traject (kan geen datum in het verleden zijn)

Kies de campagne waarvoor je wil uitnodigen (initiële/extra dosis 1) Je kan enkel een vaccinatieschema

selecteren dat aan de gekozen campagne gelinkt is

Systeem toont hoeveel beschikbare tijdslots er nog

zijn voor de gekozen startdatum & het gekozen

vaccinatieschema Ja: enkel mensen uitnodigen die een

gekend email-adres hebben

Nee: zowel digitaal als niet-digitaal bereikbare mensen uitnodigen

Nee: patiënten kunnen zelf slots kiezen Ja: patiënten krijgen slots voorgesteld

Uitnodigingenbeheer – burgers uitnodigen

Je nieuwe uitnodigingsactie verschijnt in de lijst

De uitnodigingen worden weergegeven met een zo lang het proces niet voltooid is.

Bij voltooiing zie je een

Start geen nieuwe

uitnodigingsactie zolang de vorige actie niet voltooid is. Zo vermijd je mogelijke dubbele boekingen.

Uitnodigingenbeheer – Resultaat van uitnodigen

Totaal aantal genodigden: 20 Aantal nog te verwerken: 0 Aantal succesvol verwerkt: 20 Aantal niet succesvol verwerkt: 0

Opsomming van alle uitnodigingen en afspraakgegevens

Vaccinatieschema & campagne waarvoor je hebt uitgenodigd

Uitnodigingenbeheer – Resultaat van uitnodigen

Patiëntenfiche beschikbaar via aanklikken van een uitnodiging

Geïmporteerde patiënten zijn ook steeds raadpleegbaar in Patiëntenbeheer

Uitnodigingenbeheer - foutmeldingen

Overzicht foutmeldingen :

• Fout inboeken

• Bestaande afspraken (kans 1)

• Bestaande afspraken (kans 2)

• Fout patiënt

• Time-out database

Uitnodigingenbeheer – Fout inboeken

Wanneer je op klikt, zal het systeem de persoon opnieuw

proberen inboeken.

Een veelvoorkomende oorzaak voor

“fout inboeken” is dat er te weinig slots openstaan voor de tweede prik.

Kijk na of je voldoende tijdslots open hebt staan voor afspraak 1 én

afspraak 2.

Indien je mensen wil uitnodigen op meerdere dagen, genereer je best per uitnodigingsdag een nieuwe

uitnodigingsactie om fouten te

voorkomen. Bijvoorbeeld: één actie met startdatum maandag, volgende actie met startdatum dinsdag etc.

Je ziet hier hoeveel afspraken niet succesvol verwerkt werden (in dit

geval 1)

Afspraken met een “fout inboeken”

worden NIET opnieuw opgenomen bij volgende uitnodigingsacties! Je dient deze zelf opnieuw in te

boeken.

Door te klikken op kan je de startdatum van het traject voor deze

persoon aanpassen

Uitnodigingenbeheer – Bestaande afspraken (kans 1)

Persoon kan niet ingeboekt worden omdat er al afspraken gevonden zijn

voor hem/haar in Doclr.

Personen met “bestaande

afspraken” (kans 1) dienen niet opnieuw ingeboekt te worden. Zij hebben reeds ingeplande

afspraken.

Personen met deze foutmelding hebben reeds ingeplande afspraken, maar deze zijn niet noodzakelijk in jouw centrum ingepland!

De afspraken worden gezocht op rijksregisternummer, dus ook (manuele) afspraken met een losgekoppeld vaccinatieschema worden op deze manier gevonden.

Uitnodigingenbeheer – Bestaande afspraken (kans 2)

Personen met “bestaande afspraken” (kans 2) dienen

mogelijks wél opnieuw ingeboekt te worden. Zij hebben mogelijks nog afspraken staan uit hun eerste kans uitnodiging.

Stappenplan:

1. Annuleer de actieve afspraken (in het verleden) via Kiosk 2. Pas startdatum traject aan indien nodig

3. Klik op “probeer opnieuw”-knop om uitnodiging alsnog correct te versturen

Door te klikken op kan je de startdatum van het traject voor deze

persoon aanpassen

Wanneer je op klikt, zal het systeem de persoon opnieuw

proberen inboeken.

Uitnodigingenbeheer – Fout patiënt

Je ziet hier hoeveel afspraken niet succesvol verwerkt werden (in dit

geval 4)

Wanneer je op klikt, zal het systeem de persoon opnieuw

proberen inboeken.

Waneer je deze foutmelding in je uitnodigingenbeheer ziet staan, dien je contact op te nemen met de helpdesk

(vc-help-toepassingen@dxc.com)

Uitnodigingenbeheer – Time-out database

Persoon kan niet ingeboekt worden omdat er een tijdelijke time-out ontstond

met de database Het “aantal nog te verwerken

uitnodigingen” geeft weer hoeveel uitnodigingen zijn blijven laden

Uitnodigingen die blijven laden dienen niet opnieuw ingeboekt te worden. De betreffende personen

zullen bij een volgende actie opnieuw uitgenodigd

worden.

Patiëntenbeheer

Uitgenodigde patiënten raadplegen via Patiëntenbeheer

Patiëntenbeheer

Selecteer Patiëntenbeheer

Patiëntenbeheer

Alle uitgenodigde burgers staan hier opgelijst.

Zoek een uitgenodigde patiënt op naam, RRN, vaccinatiecode

of geboortedatum

Door op een naam te klikken, open je de patiëntenfiche

Patiëntenbeheer – Patiëntenfiche

vaccinatiegegevens van die persoon.

Enkel zichtbaar indien burger reeds werd geactiveerd voor “extra dosis 1”

in de database

Nagaan vanaf wanneer iemand kan uitgenodigd worden voor

“extra prik”

> Wanneer een burger reeds eerdere afspraken heeft gehad in jouw centrum, kan je via de patiëntenfiche raadplegen wanneer hij/zij uitnodigbaar zal zijn voor zijn/haar extra prik.

> Opgelet! Dit is enkel zichtbaar indien:

• Burger reeds eerdere afspraken had in jouw centrum (en dus gekend is in het patiëntenbeheer)

• Burger reeds geactiveerd werd in de Vaccination Code Database

Burger werd reeds geactiveerd in VCDB

Burger is uitnodigbaar voor Extra dosis 1 vanaf 13/01/2022

5. Praktijkgegevens

Praktijk instellingen

Afspraak instellingen

Contact gegevens

Visuele instellingen

Vaccinatie instellingen

Selecteer Praktijkgegevens

Praktijkgegevens

Selecteer Praktijk Instellingen

Praktijkgegevens – Praktijk instellingen

Zorg ervoor dat alle verplichte velden steeds ingevuld zijn, anders kan je de gegevens niet opslaan.

Is de agenda toegankelijk voor patiënten?

Wil je een bericht weergeven aan patiënten? (staat standaard op Ja)

Melding staat standaard ingevuld

Praktijkgegevens – Afspraak instellingen

Zorg ervoor dat alle verplichte velden steeds ingevuld zijn, anders kan je de gegevens niet opslaan.

Selecteer Afspraak Instellingen

Praktijkgegevens – Afspraak instellingen

Zorg ervoor dat alle verplichte velden steeds ingevuld zijn, anders kan je de gegevens niet opslaan.

Aantal uren voor de afspraak tot wanneer patiënt kan annuleren

Tot hoeveel minuten voor aanvang kan een patiënt een afspraak boeken

Uur waarop afspraken ingesteld op “vrijkomen op dag zelf”, vrijkomen

Laat dit staan op “neen”

Indien afspraken in de toekomst beperken, hoeveel weken

Optie om patient door te verwijzen naar gekozen website na boeken van afspraak

Selecteer Contact Gegevens

Praktijkgegevens – Contactgegevens

Praktijkgegevens – Contactgegevens

Alle gegevens in dit tabblad zullen meegestuurd worden in de uitnodigingsmail naar de burger.

Kijk na of deze (vooringevulde) contactgegevens kloppen voor jouw vaccinatiecentrum

Indien (nog) geen eigen nr.: 02 713 87 00

Indien geen eigen website:

laatjevaccineren.be

Klik op “opslaan” na het wijzigen van de

contactgegevens

Naam van vaccinatiecentrum

Straat, huisnmmer, bus, postcode en gemeente van vaccinatiecentrum

Telefoonnummer vaccinatiecentrum

Website van vaccinatiecentrum Wordt letterlijk overgenomen op

de uitnodigingen: gebruik spaties!

Praktijkgegevens – Visuele Instellingen

Selecteer Visuele instellingen

Praktijkgegevens – Visuele Instellingen

Via deze optie bepaal je het uitzicht van de agenda van jouw centrum

Zorg ervoor dat alle verplichte velden steeds ingevuld zijn, anders kan je de gegevens niet opslaan.

1 lijn in agenda omvat 10min (2 tijdslots van 5min) Wijzig de url niet meer na het

uitzenden van de uitnodigingen!

Praktijkgegevens – Vaccinatie-instellingen

Selecteer Vaccinatie-instellingen

Praktijkgegevens – Vaccinatie-instellingen

Je kan hier aangeven tot hoeveel minuten inactiviteit (tussen 0’ en 30’) het lotnummer van een vaccin opgeslagen

dient te blijven in local storage

Je kan hier aangeven welke lotnummers er gebruikt worden. In het vaccinatie registratieformulier zal de vaccinator dan een lotnummer uit de dropdown moeten

selecteren

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

6. STATISTIEKEN

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

STATISTIEKEN RAADPLEGEN

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

1. STATISTIEKEN – OVERZICHTSPAGINA

Filters van toepassing op grafiek

Exporteerbare rapporten

Afspraken in bulk als “no show”

markeren

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

2. STATISTIEKEN – GRAFIEKEN

Kies vaccintype waarvoor je grafiek wil weergeven

Kies de agenda (lijn 1/lijn 2/…) waarvoor je grafiek wil weergeven

Afspraakstatussen die je in de agenda ziet

Afspraak per creatiedatum (= dag waarop afspraak is ingeboekt) of per

dag van afspraak Opdeling van legende in de

grafiek

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

2. STATISTIEKEN – GRAFIEKEN

Indien periode “Alle” wordt geselecteerd, kan je de frequentie

verfijnen

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

2. STATISTIEKEN – GRAFIEKEN

Door een waarde in de legende aan te klikken, wordt deze niet meer

weergegeven in de grafiek

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

3. STATISTIEKEN – RAPPORTEN

csv. Bestand downloaden om in Vaccinnet te uploaden

Exporteer afspraken met status “no show”

Mensen die hebben geannuleerd en geen nieuwe afspraak + mensen zonder pre-booking die niet

geboekt hebben

Exporteer personen die te weinig afspraken maakten

Een zip-file wordt

gedownload die alle vereiste bestanden voor de upload in Vaccinnet bevat

Exporteer lijst met afspraken die niet bevestigd (B) werden en dus nog op R staan

Rood omkaderde rapporten bevatten persoonsgegevens en kunnen enkel geëxporteerd worden door een

toegangsbeheerder in Doclr.

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

4. STATISTIEKEN – ACTIES

Alle afspraken met status R of B zullen als “no show”

gemarkeerd worden in de agenda. Je kan deze lijst dan exporteren via “Rapporten”