Opstartinstructies voor Vaccinatiecentra >Doclr PRODUCTIE. Dinsdag 16 februari 2021

(1)

Opstartinstructies voor Vaccinatiecentra

>Doclr PRODUCTIE

Dinsdag 16 februari 2021

(2)

Agenda stap-voor-stap

1. Toegang tot Doclr productie

2. Praktijkinstellingen nakijken/aanvullen 3. Medewerkers toevoegen als gebruiker 4. Afspraaktypes nakijken

5. Vaccinatieschema op punt stellen

6. Tijdslots beschikbaar maken via werkschema’s 7. Mensen uitnodigen via patiëntenbeheer

8. Andere operationele aandachtspunten

(3)

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

Vragen over het gebruik van

IT-ONDERSTEUNING NODIG?

Hou me bij de hand

Vaccinatiecentra MEDEWERKERS

Computers Netwerken

Wifi Barcode Scanners

Contacteer je

Lokaal IT-aanspreekpunt

of centrumverantwoordelijke

VOORRAAD BEHEER SYSTEEM

Raadpleeg Documentatie en opleidingsmateriaal

www.laatjevaccineren.be/opleidingsmateriaal-voor- een-vlotte-werking-van-een-vaccinatiecentrum

015 48 01 51

vc-help-toepassingen@dxc.com Contacteer IT Service Desk

08.00u-18.00u | 7 dagen op 7

(4)

Stap 1: Toegang tot Doclr

PRODUCTIE

(5)

Toegang tot productie-omgeving

1. Registratie-email ontvangen 2. Wachtwoord instellen 3. Aanmelden

Email adres Paswoord

6-cijferige code die je via sms ontvangt Na deze sessie ontvangt de

centrumverantwoordelijke een instructie-email van support@doclr.be

Eerste gebruiker ontvangt e-mail, met de vraag om een

wachtwoord aan te maken.

(6)

Productie url

https://vaccincentre.doclr.be/login

Testomgeving: RODE BANNER Productie-omgeving: BLAUWE BANNER

TEST PRODUCTIE

(7)

Stap 2: Praktijkgegevens nakijken/aanvullen

Gegevens over het centrum correct zetten

(8)

SelecteerPraktijkgegevens

Praktijkgegevens

(9)

SelecteerPraktijk Instellingen

Praktijkgegevens – Praktijk instellingen

Zorg ervoor dat alle verplichte velden steeds ingevuld zijn, anders kan je de gegevens niet opslaan.

Is de agenda toegankelijk voor patiënten?

Wil je een bericht weergeven aan patiënten? (staat standaard op Ja)

Melding staat standaard ingevuld

(10)

Praktijkgegevens – Afspraak instellingen

SelecteerAfspraak Instellingen

(11)

Praktijkgegevens – Afspraak instellingen

Aantal uren voor de afspraak tot wanneer patiënt kan annuleren

Tot hoeveel minuten voor aanvang kan een patiënt een afspraak boeken

Uur waarop afspraken ingesteld op “vrijkomen op dag zelf”, vrijkomen

Laat dit staan op “neen”

Indien afspraken in de toekomst beperken, hoeveel weken

Optie om patient door te verwijzen naar gekozen website na boeken van afspraak

(12)

SelecteerContact Gegevens

Praktijkgegevens – Contactgegevens

(13)

Praktijkgegevens – Contactgegevens

Alle gegevens in dit tabblad zullen meegestuurd worden in de uitnodigingsmail naar de burger.

Kijk na of deze (vooringevulde) contactgegevens kloppen voor jouw vaccinatiecentrum

Indien (nog) geen eigen nr.: 02 713 87 00

Indien geen eigen website:

laatjevaccineren.be

Klik op “opslaan” na het wijzigen van de

contactgegevens

Naam van vaccinatiecentrum

Straat, huisnmmer, bus, postcode en gemeente van vaccinatiecentrum

Telefoonnummer vaccinatiecentrum

Website van vaccinatiecentrum

(14)

Praktijkgegevens – Visuele Instellingen

SelecteerVisuele instellingen

(15)

Praktijkgegevens – Visuele Instellingen

Via deze optie bepaal je het uitzicht van de agenda van jouw centrum

1 lijn in agenda omvat 10min (2 tijdslots van 5min)

(16)

Praktijkgegevens – Vaccinatie-instellingen

SelecteerVaccinatie-instellingen

(17)

Praktijkgegevens – Vaccinatie-instellingen

Deze functie is niet meer van toepassing. Laat deze waarden staan zoals hier afgebeeld (standaard ingesteld in Doclr).

(18)

Stap 3: Medewerkers

toevoegen als gebruiker

- Individuele toegangen, op naam

- Collectieve toegangen, gemeenschappelijke accounts

(19)

SelecteerGebruikers

Andere gebruikers toevoegen

(20)

Klik op de knop “nieuwe gebruiker” om een gebruiker toe te voegen

Vul de persoonsgegevens van de nieuwe gebruiker in

Selecteer de gewenste functie

Klik op “toevoegen”

Andere gebruikers toevoegen

(21)

Functies/rollen in Doclr

Centrumverantwoordelijke, programmamanager, medisch verantwoordelijke

Onthaalmedewerkers, farmaceutisch expert,

populatiemanager Callcenter medewerkers

Anamnese-afnemers Vaccinatoren

(22)

Functies/rollen in Doclr

- Instellingen aanpassen

- afspraaktypes, vaccinatieschema’s & werkschema’s bewerken

- statistieken raadplegen

- mensen uitnodigen via patiëntenbeheer

- agenda raadplegen (verleden, heden, toekomst) - kiosk gebruiken

- collega’s toevoegen als gebruiker

- Agenda raadplegen/bewerken (heden & toekomst)

- Kiosk gebruiken

Geef niet te veel mensen toegang tot Doclr (GDPR)

(23)

Gemeenschappelijke toegangen instellen

• De centrumverantwoordelijke / toegangsbeheerder kan dit instellen

• Zie aparte instructie rond “computerlogin”.

Kijk op:

https://www.laatjevaccineren.be/opleidingsmateriaal-voor-

een-vlotte-werking-van-een-vaccinatiecentrum

(24)

Stap 4: Afspraaktypes

nakijken

(25)

Afspraaktypes definiëren/aanpassen

SelecteerAfspraaktypes

(26)

Keuze uit 3 vaccintypes:

- Covid-19 Vaccine AstraZeneca - Covid-19 Vaccine Moderna - Covid-19 - Comirnaty

Vooraf ingesteld op 3 min

Afspraaktypes definiëren/aanpassen (schermoverzicht)

Afspraaktypes zullen

vooringesteld staan in Doclr.

Je hoeft deze instellingen niet zelf te creëren.

Let op dat vaccintype steeds juist geselecteerd wordt

Zichtbaar voor patiënten?

Kan burger/doorverwijzend arts afspraak inboeken Kan burger afspraak inboeken

Bevestiging sturen naar patiënt via mail?

Laat de waardes op “ja” staan

(27)

Stap 5: Vaccinatieschema

op punt stellen

(28)

Vaccinatieschema op punt stellen

SelecteerVaccinaties

(29)

Vaccinatieschema voor eerste 2 weken

De regels zullen standaard correct gedefinieerd staan

Informatie in deze velden is zichtbaar voor de burger.

Naam van het vaccin, de omschrijving en url

(bv.

https://www.laatjevaccineren.be)

(30)

Stap 6: Tijdslots beschikbaar maken

Werkschema’s opstellen voor de eerste weken

(31)

Voorgestelde werkwijze

(voorbeeld voor 1 lijn bij start 19/2)

Week1 Week2 Week3 Week4 Week5 Week6 Week7 Week8 Week9 Week10 Week11 Week12 Week13 Week14 Week15 …

Werkschema voor de startweek

Leeg werkschema in afwachting van levering en duidelijkheid over evolutie van de werking Werkschema ifv tweede vaccin

(32)

Voorgestelde werkwijze

(voorbeeld voor 1 lijn bij start 19/2

Met een reeds gekend werkschema voor week 2 (voor bv omboekingsmogelijkheden, of wanneer de levering al gekend is en een volgende reeks eerste vaccinaties kan worden ingeboekt)

Week1 Week2 Week3 Week4 Week5 Week6 Week7 Week8 Week9 Week10 Week11 Week12 Week13 Week14 Week15 …

Werkschema voor de startweek

Werkschema voor de daaropvolgende week

Leeg werkschema in afwachting van levering en duidelijkheid over evolutie van de werking Werkschema ifv

tweede vaccin

(33)

Werkschema opstellen

SelecteerWerkschema

(34)

Werkschema opstellen – voorbeeld bij start 19/02 Werkschema week 1

SelecteerNieuw Werkschema

(35)

Werkschema opstellen – voorbeeld bij start 19/02 Werkschema week 1

Selecteer19/02

(36)

Werkschema opstellen – voorbeeld bij start 19/02 Werkschema week 1

Voer tijdslots in op vrijdag (19/02)

(37)

Werkschema opstellen – voorbeeld bij start 19/02 Werkschema week 1

SelecteerAstrazeneca 1

Kies afspraakduur & aantal afspraken

Kies beginuur

Kies moment van vrijgave

(38)

Werkschema opstellen – voorbeeld bij start 19/02 Werkschema week 1

20 beschikbare tijdslots op vrijdag Zolang er geen nieuw werkschema

wordt gemaakt, loopt dit door. Er zullen duselke vrijdag 20 slots

beschikbaar zijn voor AZ 1.

(39)

Werkschema opstellen – voorbeeld bij start 19/02 Werkschema week 2

Voor de week van 22/02 willen we ook slots openzetten.

(40)

Werkschema opstellen – voorbeeld bij start 19/02 Werkschema week 2

Week 2 start op maandag 22/02

(41)

Werkschema opstellen – voorbeeld bij start 19/02 Werkschema week 2

Voer tijdslots in op maandag (22/02)

(42)

Werkschema opstellen – voorbeeld bij start 19/02

Werkschema week 2

(43)

Werkschema opstellen – voorbeeld bij start 19/02 Werkschema week 2

20 beschikbare tijdslots op maandag

Zolang er geen nieuw werkschema wordt gemaakt, loopt dit door. Er zullen duselke maandag 20 slots

beschikbaar zijn voor AZ 1.

(44)

Werkschema opstellen – voorbeeld bij start 19/02 Werkschema week 3

Om een schema te laten stoppen, moet er een nieuw schema gestart

worden.

(45)

Werkschema opstellen – voorbeeld bij start 19/02

Werkschema week 3

(46)

Werkschema opstellen – voorbeeld bij start 19/02 Werkschema week 3

Dit schema laten we leeg. Er zullen dus geen slots meer openstaan op

maandag.

(47)

Werkschema opstellen – voorbeeld bij start 19/02 Werkschema week 12

We willen wel dat er al slots openstaan voor de 2e prik van AZ na

12 weken. Er moet dus een werkschema starten 12 weken na

19/02

(48)

Werkschema opstellen – voorbeeld bij start 19/02 Werkschema week 12

Je kan gebruikmaken van “date calculator” om te berekenen wanneer het werkschema voor prik

2 moet starten

(49)

Werkschema opstellen – voorbeeld bij start 19/02

Werkschema week 12

(50)

Werkschema opstellen – voorbeeld bij start 19/02

Werkschema week 12

(51)

Werkschema opstellen – voorbeeld bij start 19/02 Werkschema week 12

Kies Astrazeneca 2

(52)

Werkschema opstellen – voorbeeld bij start 19/02 Werkschema week 12

Beschikbaarheden op maandag 10/05

(53)

Werkschema opstellen – voorbeeld bij start 19/02 Werkschema week 12

Je kan de werkdag kopiëren naar de andere dagen om een week te

vullen met dezelfde slots

(54)

Werkschema opstellen – voorbeeld bij start 19/02 Werkschema week 12

De slots van maandag warden gekopieerd naar dinsdag-vrijdag

Dit werkschema zal

doorlopen naar alle weken na de week van 10/05, tot er een nieuw werkschema gemaakt wordt.

(55)

Stap 7: Mensen uitnodigen

via patiëntenbeheer

(56)

SelecteerPatiëntenbeheer

Populatie uitnodigen

(57)

Populatie uitnodigen

Klik op Uitnodigen

(58)

Populatie uitnodigen voor vrijdag 19/02

Kies 80 uitnodigingen

Kies AstraZeneca Kies start op 19/02

Kies Ja

(59)

Populatie uitnodigen voor vrijdag 19/02

Na een succesvolle upload zullen de patiëntgegevens hier worden weergegeven

Verwijder hier personen uit! Je kan deze niet opnieuw uitnodigen

(60)