Dienstverleningsafspraken GGNet

(1)

Dienstverleningsafspraken GGNet

1 Inleiding

Beste medewerker van GGNet

In dit document staan de dienstverleningsafspraken beschreven over bereikbaarheid, transport, leveringen en bestellingen, die van belang zijn voor de dagelijkse samenwerking tussen GGNet en Brocacef Ziekenhuisfarmacie (BZF).

2 Bereikbaarheid

GGNet Activiteit Brocacef

Ziekenhuisfarmacie Gegevens Medewerkers

afdeling

Dagelijkse vragen tussen 08.00 – 17.30

 Bestellingen en leveringen

 informatie over de medicijnen

Apothekersassistente T: 0478 – 509 273 F: 0478 – 509 275 E: ggnet@b-zf.nl

Artsen Dagelijkse vragen tussen 08.00 – 17.30

 consultatie

 advies

Dagapotheker T: 0478 – 509 244 E:

dagapotheker@brocacef.nl Medewerkers

afdeling, teamleiders en locatiemanagers

Structurele zaken m.b.t.

 distributieschema

 dienstverleningsafspraken

 medicatieveiligheid

Melanie Gloudemans Assistent

dienstverlening

T: 0478 – 509 200 M : 06 – 34 08 64 66 E:

mgloudemans@brocacef.nl Artsen,

locatiemanagers, beleidsmedewerke rs

Structurele zaken m.b.t.

medicatiebeleid

Jochem van de Beld T: 06 - 43 04 22 17 E: jvdbeld@b-zf.nl

Directie en management

Structurele en commerciële zaken

Directiesecretariaat T: 0478–509200 E:

secretariaatbzf@brocacef.nl Alle medewerkers Spoedeisende (aan)vragen buiten

openingstijden

Dienstdoende

apothekersassistente/

apotheker

T: 0478 – 509 200 (keuzemenu)

(2)

Dienstverleningsafspraken GGNet

Distributieschema GGNet

Afdeling Afleverpunt Verpakkings

vorm medicatierol

Uiterste mutatietijd GDS-rol

Startdag GDS- rol

Leverdag GDS-rol

Uiterste mutatietijd recepten

Leverdag recepten

Uiterste aanvraagtijd herhaalmedica tie

Leverdag herhaalmedicatie

RGC Doetinchem SP OU Kliniek Doetinchem Open

SP OU kliniek Doeiinchem Gesloten

Op het adres Multidose Werkdagen 13:00 uur

Dinsdag, Woensdag, Donderdag, vrijdag, Zaterdag

Maandag, Dinsdag, Woensdag, Donderdag ,Vrijdag

Dagelijks 13:00 uur

Dagelijks maandag t/m vrijdag

Dagelijks 13:00 uur

PPS kliniek programma 1& 2 Bij twee keer aanbellen geen gehoor; bestelling afleveren bij programma 2)

Progr. 1,

Deventerstraat 459, Apeldoorn

Multi dose Vrijdag 13:00 uur

Dinsdag 01:00 uur

Maandag Dagelijks 13:00 uur

Dagelijks 13:00 uur

De Meent 1 t/m 6 De Meent, Vordenseweg 12, Warnsveld

Combi dose Vrijdag 13:00 uur

Dinsdag 01:00 uur

Dagelijks 13:00 uur

BV KW De Mark 10 BV KW De Mark 12 Warnsveld Klinisch

De mark 10 -12, Vordense weg 12, warnsveld

Dinsdag 01:00 uur

Dagelijks 13:00 uur

Dagelijks maandag t/m vrijdag BV KW Enkweg Vorden

Klinisch

Enkweg 30 7251 EW Vorden

Dinsdag 01:00 uur

Dagelijks 13:00 uur

Dagelijks maandag t/m vrijdag Klinisch / beschermd

Wonen BV KW Didam BV KW Groenlo BV KW Eibergen BV KW Lichtenvoorde/

Winterswijk

BV KW Rozengaardse BV KW Huberroos BV KW Lampong

Nieuwe Meursweg 26,

6942RA Didam

Multi dose Maandag 13:00 uur

Woensdag 01:00 uur

Dinsdag Maandag 13:00 uur

Dinsdag

(3)

Dienstverleningsafspraken GGNet

SP OU Kliniek

SO OU Intensief Groenlo

Op het adres Multi dose Dinsdag 13:00 uur

Donderdag 01:00 uur

Woensdag Dagelijks 13:00 uur

Dagelijks 13:00 uur

Dagelijks maandag t/m vrijdag De Linde

Blauw & Geel

Linde Multi dose Dinsdag

13:00 uur

Donderdag 01:00 uur

Dagelijks 13:00 uur

Dagelijks maandag t/m vrijdag De Buurse

Acute Zorg APD Gesloten Acute Zorg APD Open Langdurige zorg mark 5-7 Voort Klin Beh Apeldoorn Buurse 7

IVB Medium Care IVB High Care

Buurse Multi dose Dinsdag

13:00 uur

Donderdag 01:00 uur

Dagelijks 13:00 uur

RGC Zutphen Op het adres Dinsdag

13:00 uur

Donderdag 01:00 uur

Dagelijks 13:00 uur

Het Laakveld VGGNet Gesloten VGGNet Open

Laakveld Combi dose Dinsdag 13:00 uur

Donderdag 01:00 uur

Dagelijks 13:00 uur

Klinisch/beschermd wonen

BV KW Lombardsteeg BV KW Peaebsterkamp BV KW Polbeek KW Berkelkade BV Berkelkade Zutphen

Berkelkade 13, 7201 JE Zutphen (personeel tot 22:00 uur aanwezig)

Multi dose Woensdag 13:00 uur

Vrijdag 01:00 uur

Donderdag Woensdag 13:00 uur

Donderdag Woensdag 13:00

Donderdag

De Boog 1 t/m 6 Boog Combi dose Woensdag

13:00 uur

Vrijdag 01:00 uur

Donderdag Dagelijks 13:00 uur

Dagelijks 13:00 uur

Dagelijks maandag t/m vrijdag BV Kliniek Doetinchem

High Intensive Care

Op het adres Combi dose Woensdag 13:00 uur

Vrijdag 01:00 uur

Dagelijks maandag t/m

Dagelijks 13:00 uur

Dagelijks maandag t/m

(4)

Dienstverleningsafspraken GGNet

(volwassenen) vrijdag vrijdag

Laakveld 7 Laakveld 8

Laakveld Combi dose Woensdag 13:00 uur

Vrijdag 01:00 uur

Dagelijks 13:00 uur

Dagelijks maandag t/m vrijdag De weerd 4 & 8 De weerd 8, ruimte

16

Multi dose Woensdag 13:00 uur

Vrijdag 01:00 uur

Dagelijks 13:00 uur

De weerd 3,5,6 Weerd 3 Multi dose Woensdag

13:00 uur

Vrijdag 01:00 uur

Dagelijks 13:00 uur

Dagelijks maandag t/m vrijdag SP OU Kliniek RGC

Apeldoorn Besloten SP OU Kliniek deeltijd RGC APD

Op het adres Combi dose Woensdag 13:00 uur

Vrijdag 01:00 uur

Dagelijks 13:00 uur

Amarum Zutphen

RCG Zutphen Multi dose Donderdag 13:00 uur

Dinsdag 01:00 uur

Vrijdag Dagelijks 13:00 uur

Dagelijks 13:00 uur

Dagelijks maandag t/m vrijdag OU Kliniek VB

Ou kliniek intensief VB INT.

Doetinchem

Op het adres Combi dose Donderdag 13:00 uur

Zaterdag 01:00 uur

Vrijdag Dagelijks 13:00 uur

Dagelijks 13:00 uur

(5)

Dienstverleningsafspraken GGNet

3 Transport

De leverdagen van nieuwe of gewijzigde medicatie, herhaalmedicatie en

medicatierollen voor uw instelling vindt u terug in bovenstaand distributieschema.

De medicatie is tussen 20:00 uur en 22:00 uur uur bij uw instelling.

Elke afdeling heeft een vastgestelde leverdag of -dagen voor de medicatierollen. Op de vastgestelde leverdag(en) worden de medicatierollen en overige bestelde

medicatie afgeleverd.

De medicatie wordt gebundeld per afdeling op het opgegeven afleverpunt geleverd.

Aan alle afdelingen kan dagelijks geleverd worden m.u.v de klinisch wonen locaties ( Berkelkade Zutphen, Didam, Groenlo, Lichtenvoorde/Winterswijk, Eibergen,

Rozengaardse weg Doetinchem).Hier wordt een keer per week geleverd.

4 Geneesmiddel DistributieSysteem

BZF zet medicatie uit met behulp van een geautomatiseerd distributiesysteem voor geneesmiddelen (GDS). Bij “medicijnen op de rol” zijn de medicijnen, per client, per toedientijdstip, in een doozichtig zakje verpakt. De aan elkaar gesealde zakjes worden in de vorm van een medicatierol afgeleverd. Er zijn verschillende verpakkingsmogelijkheden. Binnen GGNet is ervoor gekozen om op een aantal afdelingen Combi dose GDS-rollen te gebruiken en voor andere afdelingen Multidose GDS-Rollen. Welke afdelingen welke verpakvorm gebruiken is terug te lezen in het distributieschema.

De rollen worden geleverd conform afspraak (zie distributieschema). Indien er voor een langere periode medicatierollen nodig zijn kunt u deze, tenminste twee weken voor de uiterste mutatietijd van de GDS-rol, bij BZF aanvragen.

5 Medicatievoorschriften

Afspraken rondom verantwoordelijkheden en taken staan beschreven in het Protocol Farmaceutische dienstverlening op de website van BZF

GGNet gebruikt Medimo als EVS om geneesmiddelen voor te schrijven.

De instelling is er verantwoordelijk voor dat voorschriften van externe voorschrijvers in het EVS komen.

Indien de instelling een recept van een externe voorschrijver (specialist) ontvangt stuurt de instelling (arts) de originele recepten per e-mail door aan BZF.

Voor opiaten dient BZF een origineel ondertekend recept te ontvangen.Zie procedure: Distributie van opiaten.

De voorschrijver van uw instelling is verantwoordelijk voor de informatievoorziening (eerste uitgifte informatie) met betrekking tot levering van een geneesmiddel aan een cliënt (denk daarbij aan informatie over bijwerkingen, gebruik en dosering etc.).

Bij een nieuwe opname dient u BZF te voorzien van een actueel medicatieoverzicht (AMO).

6 Aanlevertijden

Nieuwe en gewijzigde voorschriften 6.1

Recepten worden, indien de situatie dit toestaat, gestart en gestopt per wisseldag.

Het wijzigen van recepten gaat in op de gewenste startdatum die wordt geselecteerd in het EVS.

Per afdeling is een uiterste aanlevertijd gesteld voor het indienen van recepten en worden conform afspraak geleverd (zie distrubitiesschema). Indien levering niet

(6)

Dienstverleningsafspraken GGNet

kan plaatsvinden volgens deze afspraken (bv bij een bereidingsproduct of artikelen die niet op voorraad zijn) wordt er door BZF contact opgenomen met de afdeling.

Indien de levering niet kan wachten tot het eerst volgende bezorgmoment handelt u volgens de spoedprocedure (zie 7).

Bestellingen van de daaropvolgende levering herhaalmedicatie buiten de GDS kan door de locatie aangevraagd worden (zie 6.2).

Figuur 1: Stroomschema voorschrift

Aanvragen herhaalmedicatie en afdelingsvoorraad 6.2

Per afdeling is een uiterste aanlevertijd gesteld voor het indienen van mutaties in de GDS-rol (zie distributieschema). Vanaf dit tijdstip gaat de medicatierol het productieproces in, en wordt de herhaalmedicatie klaargemaakt voor verzending.

Medicatie in de GDS-rol volgt bij iedere productie van de medicatierol automatisch zolang de medicatie en de cliënt actief in het EVS staat.

Medicatie buiten de GDS-rol moet actief aangevraagd worden. Medicatie wordt aangevraagd via Medimo en op de vastgestelde leverdag afgeleverd (zie distributieschema). Indien eerder leveren nodig is handelt u volgens spoedprocedure (zie 7).

Bij aanvraag voor herhaalmedicatie buiten de GDS-rol wordt standaard een hele verpakking geleverd.

(7)

Dienstverleningsafspraken GGNet

.

Figuur 2: Stroomschema bestellingen

7 Leveren van spoedmedicatie

Nieuwe en gewijzigde voorschriften 7.1

Wanneer een recept wordt voorgeschreven na de uiterste mutatietijd en de levering niet kan wachten tot de volgende reguliere levering heeft de voorschrijver de volgende opties:

o de voorschrijver bekijkt of de medicatie vanuit de werkvoorraad kan

worden verstrekt tot de volgende leverdag. Als dit het geval is, voert hij het geneesmiddel in met de vermelding en aantal dat vanuit de werkvoorraad verstrekt wordt.

o indien de medicatie niet uit de werkvoorraad verstrekt kan worden en toch direct moet starten dan past de voorschrijver de startdatum in Medimo daarop aan en neemt de voorschrijver telefonisch contact op met BZF voor de aanvraag van deze spoedlevering.\

o Indien de wijziging of aanvraag niet tot de wisseldag kan wachten en wanneer de opdracht met aangepaste start/stopdatum vóór 13.00 uur in Medimo staat, wordt de medicatie dezelfde dag nog geleverd.

o Bij voorschriften die ná 13.00 uur in Medimo worden gezet, wordt de medicatie de volgende werkdag geleverd.

o Bij voorschriften die na 13.00 uur in Medimo zijn gezet en welke dezelfde dag nog geleverd moeten worden neemt, dient de voorschrijver telefonisch contact op te nemen met BZF voor een spoedlevering.

(8)

Dienstverleningsafspraken GGNet

Herhaalmedicatie 7.2

Wanneer een herhaalmedicatie na de uiterste aanvraagtijd is ingediend en de levering niet kan wachten tot de volgende reguliere levering heeft de

zorgmedewerker de volgende opties:

o neem contact op met de voorschrijver. Er wordt bekeken of de medicatie vanuit de werkvoorraad kan worden verstrekt tot de volgende leverdag.

o indien de medicatie niet uit de werkvoorraad verstrekt kan worden neemt de voorschrijver telefonisch contact op met BZF voor de aanvraag van deze spoedlevering.

Figuur 3: Stroomschema spoedprocedure

8 Afvalregeling

Opiaten 8.1

Resterende opiaten, die door BZF geleverd zijn, retourneert u, gezamenlijk met de opiatenkaart in een aparte sealbag (deze moeten gescheiden zijn van overig geneesmiddelafval) in de met tiewraps afgesloten transportbak.

Volle opiaatkaarten worden tevens geretourneerd via, de met tie-wrap afgesloten, transportbak.

De transportbak kan met elke levering retour worden gestuurd.

(9)

Dienstverleningsafspraken GGNet

Overig geneesmiddelafval 8.2

Uw instelling laat de afvalverwerking van de overige (niet opiaten) geneesmiddelen wel via BZF uitvoeren.

Geneesmiddelafval wordt zonder telefonische berichtgeving aan BZF retour gestuurd in de daarvoor bestemde sealbags. De sealbags worden in een met tie-wrap

afgesloten transportbak bewaard en kan met elke levering retour worden gestuurd.

Onder geneesmiddelafval wordt verstaan:

o alle overtollige medicatie op naam

o medicatie waarvan de houdbaarheidsdatum is verstreken

Naaldencontainers 8.3

Naalden(containers) en niet-geneesmiddelenafval mogen niet via de transportbakken retour gestuurd worden. Deze worden afgevoerd door een andere organisatie

9 Werkvoorraad

Er is een beperkte werkvoorraad aanwezig. De werkvoorraad (en) bevind(en) zich op onderstaande locatie:

o RGC Apeldoorn o RGC Doetinchem o RGC Zutphen o Kliniek Groenlo

o De buurse , terrein Apeldoorn o Het laakveld, terrein Warnsveld

Uit deze werkvoorraad kan medicatie, in acute situaties, tot aan de volgende levering worden verstrekt.

Medicatie kan uit de werkvoorraad worden gehaald op voorschrift van een arts.

Deze werkwijze staat beschreven in werkinstructie: Bestellen, ontvangen, bewaren en retourneren van geneesmiddelen

Bestellingen voor de werkvoorraad worden aangevraagd via Medimo Levering van deze artikelen vindt plaats na 1 werkdag,met uitzondering van

weekenden en feestdagen.

BZF levert uitsluitend producten van de vastgestelde werkvoorraadlijst.

Producten voor de werkvoorraad worden besteld door gemachtigde medewerkers.

10 Medische hulpmiddelen en verbandartikelen

Uw instelling bestelt medische hulpmiddelen en verbandartikelen via de centrale inkoop van GGNet. BZF levert deze artikelen niet.

Uw instelling bestelt bijvoeding niet bij BZF.

11 Mutaties

Afdelingsmutaties, zoals het sluiten van een afdeling, openen van een nieuwe afdeling, geeft u aan BZF door via het formulier “Mutatie- verhuisformulier afdeling”.

Dit formulier is te vinden op de website. Houdt u rekening met een doorlooptijd van 4 weken.

Clientmutaties, zoals een verhuizing of een langdurige ziekenhuisopname geeft u aan BZF door via het formulier ”Melding mutatie cliëntgegevens” te vinden op de website.

Opname, ontslag en overplaatsingen worden verwerkt door de zorgadministratie.

(10)

Dienstverleningsafspraken GGNet

12 Nieuwsbrieven en klantpagina

Op de website van BZF is een klantspecifieke pagina voor uw instelling aangemaakt.

Deze klantpagina kunt u benaderen via intranet van GGNet. Op deze klantpagina vindt u nieuwsbrieven, dienstverleningsafspraken en formulieren.

BZF houdt u graag, middels nieuwsbrieven, op de hoogte van ontwikkelingen rondom de apotheek, het assortiment en eventuele andere bijzonderheden die van belang zijn.

Ontvangt u geen nieuwsbrief en wilt u deze wel graag ontvangen laat het dan weten aan uw assistent dienstverlening.

13 Aanvullende afspraken

GGNet is verantwoordelijk voor de informatievoorziening (eerste uitgifte informatie) met betrekking tot levering van een geneesmiddel aan een cliënt (denk daarbij aan informatie over bijwerkingen, gebruik en dosering etc.).

14 Klachten

Voldoet de dienstverlening van BZF niet aan uw verwachting, dan willen wij dit graag weten.

De klachtenprocedure van BZF kunt u vinden op de website https://www.brocacefziekenhuisfarmacie.nl