whitepaper
In 7 stappen een
intern communicatieplan
Wanneer je als organisatie aan de slag gaat met interne communicatie is de eerste stap altijd het maken van een intern communicatieplan. Maar wat houdt zo’n plan precies in? En waarom is het zo belangrijk? In deze whitepaper vertellen we je graag iets meer over het maken van een intern communicatieplan.
Een intern communicatieplan: waar moet je aan denken?
Inhoudsopgave
Een intern communicatieplan: waar moet je aan denken? 2
1. Wat is een intern communicatieplan? 3
2. Stappen van een intern communicatieplan 4
3. Interne communicatiemiddelen 7
Ook je interne communicatie verbeteren? 8
Een intern communicatieplan is een plan dat de doelstellingen, doelgroepen, activiteiten en planning bevat omtrent de interne communicatie van een organisatie in een bepaalde periode. Ook zijn in het plan vaak een analyse van de huidige situatie, randvoorwaarden voor succes en de verwachte resultaten opgenomen.
Voor we dieper ingaan op het intern communicatieplan is het handig om eerst te weten wat er precies onder interne communicatie valt. Interne communicatie is alle communicatie binnen een organisatie. Het omvat álle vormen van communicatie, dus het ontvangen, doorgeven en beschikbaar maken van informatie voor en door medewerkers. Goede interne communicatie zorgt voor meer betrokkenheid bij de organisatie. Bovendien heeft het ook weer positieve invloed op de externe communicatie van de organisatie.
Het belang van een goed intern communicatieplan is dat het ervoor zorgt dat je als team een bijdrage kan leveren aan de doelstellingen van een organisatie. Op deze manier is het voor iedereen duidelijk waar je mee bezig bent en welke concrete doelen er zijn. Tot slot biedt een intern communicatieplan houvast in de werkzaamheden voor de medewerkers van de afdeling Communicatie.
1. Wat is een intern communicatieplan?
2. Stappen van een intern communicatieplan
Wanneer je aan de slag gaat met een intern communicatieplan, is het verstandig enkele vaste stappen te volgen:
Stap 1 | Analyseer de huidige situatie
Als je begint met een intern communicatieplan dan is het goed om te beginnen met een analyse van de huidige situatie. Waar sta je nu als organisatie? Maar ook: waar wil je als organisatie graag naartoe?
Houd hierbij rekening met de algemene interne communicatiestrategie van de organisatie en de gewenste identiteit. Denk hierbij aan zaken als de missie, de visie, en de waarden van de organisatie. Neem ook actuele trends en ontwikkelingen, binnen de doelgroep of in het communicatievakgebied, mee in je analyse. Je wil namelijk niet een onrealistisch beeld creëren in je analyse, want dit zal er uiteindelijk toe leiden dat je doelen moeilijker te behalen zijn.
Stap 2 | Bepaal je communicatiedoelstellingen en definieer KPI’s
Wanneer je de interne communicatiedoelstellingen hebt bepaald, is het tijd om relevante KPI’s (Kritieke Prestatie Indicatoren) te gaan definiëren. Dit zorgt ervoor dat je doelstellingen meetbaar worden.
Let erop dat je de KPI’s altijd SMART formuleert, wat betekent dat ze Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden moeten zijn. Je doel kan bijvoorbeeld zijn om met je met je communicatiestijl ervoor te zorgen dat medewerkers zelf ook content gaan aanleveren en reacties achterlaten. Binnen een half jaar meet je dan of het aantal medewerkersupdates en reacties gestegen is. Aan de hand van dit soort SMART-doelen kun je je verdere communicatieplan opstellen.
Stap 3 | Stel je doelgroep vast en maak persona’s
Welke doelgroepen zijn er binnen jouw organisatie? Op basis waarvan kun je daar het onderscheid tussen maken? In deze stap ga je aan de slag met het bepalen van de interne doelgroepen. Voor een effectief intern communicatieplan is het van belang om dit duidelijk te hebben.
Een doelgroep binnen een zorgorganisatie kan bijvoorbeeld de
medewerkers zijn, al dan niet onderverdeeld per functie of werklocatie.
Ook cliënten, vrijwilligers of verwanten kunnen aparte doelgroepen zijn. Op basis van de bepaalde doelgroepen kun je persona’s creëren.
Zo kun je je beter in de doelgroep verplaatsen én weet je daardoor beter hoe je deze verschillende doelgroepen moet benaderen en bereiken. Pas de persona wel aan op je communicatiedoel en -strategie en neem alleen relevante aspecten mee zoals functie en afdeling.
Stap 4 | Formuleer je kernboodschap
Wat wil je uitdragen met je interne communicatiestrategie? Als je die boodschap helder hebt, dan kun je deze aanpassen aan de verschillende doelgroepen die je bedient. Zo communiceer je anders richting een zorgmedewerker die op de vloer staat en een hr-medewerker die veel meer op kantoor zit. Een kernboodschap kan ook geuit worden door de communicatiestijl die je kiest. Wil je het puur zakelijk houden, dan gebruik je een formele toon. Wil je het laagdrempeliger houden, wat bijvoorbeeld goed past binnen de cultuur van een sociaal intranet, dan ga je voor een formele manier van communiceren. Creëer aan de hand van je boodschap bijbehorende teksten en beelden voor je communicatiekanalen.
Stap 5 | Kies je communicatiemiddelen en -kanalen
Bepaal welke communicatiemiddelen en -kanalen je wil gaan inzetten voor je interne communicatie. Bedenk daarbij ook hoe je die middelen en kanalen gaat inzetten. Houd hierbij de gemaakte doelstellingen en doelgroepen in je achterhoofd. Kies je bijvoorbeeld voor een traditioneel intranet of een sociaal intranet? En koppel je bijvoorbeeld een app aan je website? Wij raden in ieder geval aan zo min mogelijk verschillende middelen in te zetten om het voor medewerkers en jezelf makkelijker te maken. Je hoeft dan niet een hele rits aan kanalen te onderhouden én er wordt minder content gemist. Een sociaal intranet
Stap 6 | Creëer een communicatiekalender en taakverdeling Neem alle gemaakte communicatieacties op in een
communicatiekalender. Wanneer moet een nieuwsartikel gedeeld worden? Hoe breng je iedereen op de hoogte van nieuwe maatregelen?
Hoe zorg je ervoor dat iedereen weet waar ze informatie kunnen vinden? Dat alles vat je samen in een concrete planning, zodat het makkelijker is om het overzicht te behouden. Wees daarbij zo volledig mogelijk door het budget, soort content en medium hierin mee te nemen. Het is handig om ook hier een verantwoordelijke aan te wijzen die ervoor zorgt dat de planning wordt nagestreefd.
Stap 7 | Ga aan de slag en evalueer regelmatig
Het plan is gereed en je kan ermee aan de slag! Zorg voor een duidelijke taakverdeling zodat iedereen weet welk onderdeel hij/zij voor zijn rekening kan nemen. Maar een plan uitvoeren brengt altijd wat punten aan het ligt die in de praktijk anders uitpakken. Zorg daarom voor een of meerdere evaluatiemomenten. Een ‘eindevaluatie’ is er eigenlijk nooit, interne communicatie is immers nooit klaar. Plan diverse momenten in het proces om te evalueren hoe het ervoor staat en of alles volgens plan verloopt of dat je wijzigingen moet aanbrengen.
In de vorige secties hebben we het al even gehad over interne communicatiemiddelen. Er zijn talloze soorten communicatiemiddelen, zowel traditioneel als digitaal. Bij a&m impact richten we ons op digitale communicatiemiddelen voor de zorg. Wij zijn van mening dat dit vaak veel eenvoudiger, efficiënter én leuker kan. Voor een betere interne communicatie maken wij sociaal intranetten en portalen. We vertellen je graag iets meer over deze communicatiemiddelen:
Sociaal intranet
Grote kans dat in een modern intern communicatieplan ook een sociaal intranet genoemd wordt. Een sociaal intranet is een besloten website waarop je medewerkers informatie kunnen vinden en delen die voor de medewerker zelf of voor zijn of haar collega’s interessant is. Daarnaast is er alle relevante bedrijfsinformatie te vinden die je medewerkers nodig hebben hun werkzaamheden goed te kunnen uitvoeren. Een sociaal intranet is vergelijkbaar met sociale media en heeft een iets informeler karakter dan een traditioneel intranet.
Portalen
Een zorgportaal is een digitaal platform voor zorginstellingen waarop een specifieke doelgroep zoals medewerkers, vrijwilligers, cliënten, verwanten en cursisten/leerlingen gemakkelijk informatie, kennis en documenten op een interactieve manier kan delen. Het is een digitaal communicatiemiddel, wat bedoeld is ter ondersteuning van de traditionele, persoonlijke communicatie. Het biedt communicatiemedewerkers een manier om gemakkelijk interne informatie te delen met een specifieke doelgroep, zonder dat zij daarvoor verschillende communicatiemiddelen moeten kennen.
3. Interne communicatiemiddelen
Ben je benieuwd welke digitale communicatiemiddelen de interne communicatie binnen jouw zorgorganisatie naar een hoger level kunnen tillen? Neem dan nu contact met ons op voor een vrijblijvende afspraak. We denken graag met je mee over jullie intern communicatieplan en de bijbehorende communicatiemiddelen. Stuur een mail naar info&am-impact.nl of bel naar 0314 – 368160.
Ook je interne communicatie verbeteren?
150+ klanten!
a&m werkt voor meer dan 150 organisaties in de zorg en het onderwijs,
verspreid over heel Nederland.
