Communicatieplan;

(1)

Plan van aanpak communicatie centrum Asten

22 februari 2010

(2)

(3)

Plan van aanpak communicatie centrum Asten

‘Wij bouwen samen aan een nog fraaier centrum’

(4)

(5)

Kenmerk R001-4695905TOW-bht-V01-NL

Verantwoording

Titel Plan van aanpak communicatie centrum Asten Opdrachtgever Gemeente Asten

Projectleider Tom van der Weegen Auteur(s) Gré Joosten

Projectnummer 4695905

Aantal pagina's 33 (exclusief bijlagen)

Datum 22 februari 2010

Handtekening

Colofon

Tauw bv Handelskade 11 Postbus 133 7400 AC Deventer Telefoon (0570) 69 99 11 Fax (0570) 69 96 66

Dit document is eigendom van de opdrachtgever en mag door hem worden gebruikt voor het doel waarvoor het is vervaardigd met inachtneming van de rechten die voortvloeien uit de wetgeving op het gebied van het intellectuele eigendom.

(6)

Plan van Aanpak communicatie centrum Asten 6\33

(7)

Inhoud

Verantwoording en colofon ... 5

1 Inleiding ... 9

2 Uitgangspunten en doelgroepen ... 11

2.1 Communicatievisie ... 11

2.1.1 Minimale hinder, maximale tevredenheid ... 11

2.1.2 Kenmerken ... 11

2.2 Communicatiedoelen ... 12

2.3 Centrale boodschap ... 13

2.4 Belangrijke voorwaarden ... 13

2.5 Fases markeren ... 15

2.6 Doelgroepen ... 15

3 Aanpak en inzet communicatiemiddelen ... 19

3.1 Beeldvorming ... 19

3.2 Communicatie over bouwactiviteiten ... 20

3.2.1 Eigen communicatiemiddelen ... 20

3.2.2 Communicatiemiddelen via derden ... 22

4 Communicatieplanning ... 23

4.1 Planning van de communicatiemiddelen ... 28

4.2 Planning van de voorbereidende activiteiten ... 28

5 Organisatie van de communicatie ... 29

6 Begroting ... 31

6.1 Uren ... 31

6.2 Out-of-pocket kosten ... 31

(8)

(9)

1 Inleiding

De gemeente Asten heeft de ambitie om de komende drie jaren het centrumgebied van Asten te ontwikkelen tot een aantrekkelijk, hoogwaardig en samenhangend centrum, gebaseerd op de in de Centrumvisie aangegeven historische kwaliteit. Daarbij gaat de gemeente ervan uit dat in 2010, 2011 en 2012 op verschillende locaties in en buiten het centrum bouwontwikkelingen zullen plaatsvinden. Het is de wens van de gemeente om de communicatie naar inwoners, bedrijven en organisaties in Asten over de verschillende bouwontwikkelingen onder één paraplu te brengen, zodat duidelijk wordt dat deze ontwikkelingen samen bijdragen aan de doelstelling om het centrum te revitaliseren.

Over de gevolgen van deze bouwontwikkelingen dient samenhangende, adequate en tijdige communicatie plaats te vinden naar de hierboven genoemde partijen. Soms zal dat alleen informeren zijn, maar in het geval van bijvoorbeeld de herinrichting van het Ploegmakerspark zal dat neerkomen op het actief betrekken van het publiek.

Het aantal te starten projecten en de concentratie van deze projecten in een relatief beperkt gebied hebben onomstotelijk tot gevolg dat bewoners, winkeliers, horeca en bezoekers van het centrum een lange periode met overlast geconfronteerd zullen worden. Denk aan verminderde bereikbaarheid, bouwtransporten, geluidoverlast en vuile wegen.

In dit plan van aanpak zijn de uitgangspunten, de aanpak, de planning en de organisatie voor een samenhangende communicatie beschreven. Hierbij is voor zover mogelijk rekening gehouden met de diversiteit van de verschillende projecten, meerdere opdrachtgevers in het gebied en de bereidheid van die partijen om met de gemeente samen te werken en de eigen

communicatieactiviteiten waar nodig op elkaar af te stemmen. De planning van de communicatie is gebaseerd op de planning van de dienst Openbare Werken, bijlage B, gedateerd 22 december 2009.

2010 en verder

De te realiseren projecten omvatten een vrij lange periode. Om goed overzicht over de gehele periode te kunnen blijven houden, is dit plan van aanpak in eerste instantie geschreven voor de periode van februari t/m december 2010. In deze periode zullen voorwaarden worden gecreëerd en voorbereidingen worden getroffen om de bouwontwikkelingen onder één gezamenlijke noemer te brengen, de communicatiemiddelen te ontwikkelen en een begin te maken met de

communicatie naar de omgeving over de projecten die in 2010 in de uitvoering gaan.

(10)

Voor de in 2011 en 2012 te starten projecten stellen wij voor om na de zomervakantie 2010 een communicatieplan te maken op basis van de dan opgedane ervaringen.

(11)

2 Uitgangspunten en doelgroepen

2.1 Communicatievisie

2.1.1 Minimale hinder, maximale tevredenheid

Een tevreden omgeving bereik je niet alleen met uitleggen wat er gebeurt, wat de consequenties zijn en wanneer een project gereed is. Maximale tevredenheid bereik je vooral door open en tijdige communicatie, alert te reageren op vragen of klachten, begrip te tonen voor de overlast en te zorgen voor betrouwbare en tijdige informatie over al die zaken die betrekking hebben op de te realiseren projecten.

Ervaring wijst uit dat belanghebbenden vaak veel begrip hebben voor tijdelijke overlast als er uitzicht is op verbetering van de situatie. Dat begrip neemt echter snel af wanneer het gevoel ontstaat dat partijen zich niet aan de afspraken houden, niet open communiceren of niet serieus genomen worden.

2.1.2 Kenmerken

Uit de op dit moment beschikbare informatie zijn de volgende communicatiekenmerken afgeleid:

• In 2010 en 2011 start een twintigtal bouwen infraprojecten, al of niet gelijktijdig in en om het centrumgebied. Deze projecten worden zowel in opdracht van gemeente Asten als door derden uitgevoerd.

• De gemeente is primair verantwoordelijk voor de bouwcommunicatie van de eigen projecten.

Tegelijkertijd zal de gemeentelijke communicatie zich op hoofdlijnen richten op de projecten die op een bepaald moment in en om het centrum worden uitgevoerd.

• Bij projecten die niet in opdracht van de gemeente Asten worden uitgevoerd (zoals Midas en Bartholomeus), blijven deze partijen verantwoordelijk voor de bouwcommunicatie naar de directe omgeving van het bouwwerk.

• De projecten zijn zeer uiteenlopend van aard, bijvoorbeeld het saneren van een braakliggend terrein, de renovatie van een park, uitbreiding van een bestaand winkelcentrum, de bouw van een parkeergarage, de reconstructie van enkele straten, herinrichting van de openbare ruimte enzovoorts.

• De inwoners zijn nog grotendeels onbekend met de plannen van de gemeente in en om het centrumgebied, terwijl op verschillende bouwlocaties al is of zeer binnenkort wordt gestart met (zichtbare) bouwactiviteiten. Communicatie met inwoners en andere betrokken partijen vindt nu nog op bescheiden schaal en incidenteel plaats.

(12)

• De gemeente wil zoveel mogelijk draagvlak creëren voor de toekomstige ontwikkelingen. Een klankbordgroep, bijvoorbeeld bestaande uit de stichting Centrum Managementgroep Asten, aangevuld met vertegenwoordigers van andere geledingen, zou een belangrijke stap zijn om tot informatie-uitwisseling tussen de partijen te komen.

• In de directe omgeving van de verschillende bouwlocaties bevinden zich woningen, winkels en bedrijven die direct overlast van de bouwactiviteiten zullen ervaren. Denk aan trillingen geluidhinder, parkeerproblemen, vuile straten. Inwoners/bezoekers van het centrum van Asten zullen worden geconfronteerd met verminderde bereikbaarheid en een tijdelijk minder aantrekkelijk centrum.

• Door het aantal en de spreiding van de te starten bouwprojecten zullen inwoners en bezoekers de verschillende activiteiten moeilijk met elkaar in verband kunnen brengen.

Samenhang en overzicht creëren is daarom dringend gewenst.

• Nu de bouwactiviteiten in hoog tempo zichtbaar worden, zal de vraag naar informatie sterk toenemen. De communicatie dient daarom snel te starten.

2.2 Communicatiedoelen

De uit te voeren projecten zullen grote veranderingen in beeld en sfeer van het centrum tot gevolg hebben. Het is van belang om haalbare communicatiedoelen te stellen en om ervoor te zorgen dat de boodschap voor alle partijen duidelijk is, de aanpak van de communicatie effectief is en snel op gang wordt gebracht.

Onderstaande doelen zijn voorwaarden voor een effectieve communicatie:

• Het onder één vlag brengen van de communicatie (met regie vanuit de gemeente) over alle afzonderlijke projecten in het centrumgebied.

• Het beperken van weerstand door het verstrekken van tijdige, volledige en betrouwbare informatie.

• Het formeren van een Klankbordgroep bestaande uit personen die direct betrokken worden bij de voorbereiding en uitvoering van de projecten die met de openbare ruimte te maken hebben.

• Afstemming van de communicatieinhoud en -momenten van de verschillende bouwprojecten met verschillende opdrachtgevers.

• Adequaat en binnen enkele dagen afhandelen van vragen en klachten.

• Communiceren in heldere en begrijpelijke taal, inspelen op de overlast die dit tijdelijk voor de verschillende partijen met zich meebrengt en vooral de positieve eindsituatie benadrukken.

Zoveel mogelijk visualiseren van de ontwikkelingen.

• Bij elk communicatiemoment duidelijk maken wat er gaat gebeuren, waar, wanneer, waarom, wat de effecten zijn, wat ondernomen is om de overlast te beperken en wat inwoners er zelf aan kunnen doen om hinder te voorkomen.

(13)

• Het bij de communicatie betrekken van partijen als de Centrum Managementgroep, de Wijkraden, de ondernemersvereniging.

2.3 Centrale boodschap

Wij bouwen samen aan een nog fraaier centrum

‘’De komende twee jaar werkt gemeente Asten aan de revitalisering van het centrumgebied en directe omgeving. Dit betekent dat er in en rond het centrum veel bouwontwikkelingen zullen plaatsvinden en de openbare ruimte wordt gemoderniseerd. De historische structuur van de kern en het kleinschalige karakter zullen daarbij gewaarborgd blijven. De werkzaamheden zijn noodzakelijk om het Centrumgebied een forse impuls te geven zodat het kan uitgroeien tot een vitaal, hoogwaardig en goed bereikbaar centrum.”

“Inwoners, ondernemers, instellingen en bezoekers van Asten zullen te maken krijgen met de gevolgen van de bouwactiviteiten: bijvoorbeeld tijdelijk verminderde bereikbaarheid, geluidoverlast, vervuilde wegen. De gemeente is zich bewust van de overlast die de werkzaamheden met zich mee brengen en neemt initiatieven om afspraken te maken over overlastbeperkende maatregelen. In 2012 zijn de meeste bouwontwikkelingen in het centrum achter de rug en is een belangrijke stap gezet in de opwaardering van het gebied.

Inwoners en bezoekers van Asten kunnen trots zijn op hun nieuwe centrum, waar het prettig wonen en winkelen is.’’

2.4 Belangrijke voorwaarden

Om effectief te kunnen communiceren over de ontwikkelingen is het noodzakelijk dat er samenhang in de communicatie wordt aangebracht en dat alles in een kader wordt geplaatst. Door die samenhang wordt het uiteindelijke doel, een vitaal en eigentijds centrum, herkenbaar.

Aangezien er naast de gemeentelijke projecten nog meer opdrachtgevers in het gebied actief zijn (zoals de woningcorporaties Bergopwaarts en Wocom, van der Loo

Projectontwikkeling) moet worden onderzocht in hoeverre zij bereid zijn om samen te werken op de voor de communicatie van belang zijnde onderdelen. Een goede afstemming en bundeling van informatie is essentieel voor een efficiënte informatievoorziening. De gemeente wil de regierol op zich nemen. De andere opdrachtgevers blijven zelf verantwoordelijk voor de bouwcommunicatie met de direct betrokkenen.

(14)

Alle betrokken partijen zijn gebaat bij een open en actieve informatie over de werkzaamheden.

De nadruk zal liggen op het tijdig, duidelijk en begrijpelijk communiceren. De tone of voice is zakelijk met oog voor de gevoelens en belangen van betrokkenen.

(15)

2.5 Fases markeren

De verschillende projecten hebben elk hun eigen dynamiek. Daarom is het praktisch om een aantal communicatiemomenten vast te stellen. De start en het gereedkomen van een nieuwe fase zal telkens aanleiding zijn om alle inwoners van Asten te informeren over de voortgang van de projecten.

Deze momenten zijn:

• Bij de start van een project of fase (uitleggen wat het project inhoudt, wanneer het wordt uitgevoerd, wat de consequenties zijn voor de omgeving en hoelang die duren, bijzondere mijlpalen tijdens de uitvoering, eventuele knelpunten en visualiseren van de eindsituatie)

• Bij de oplevering van een project (het is klaar of wordt in gebruik genomen, hoogtepunten, interviews)

• Bij een mijlpaal (hoogste punt, openstelling, opening van het gebouw) 2.6 Doelgroepen

1. Direct betrokken partijen

• Omwonenden, winkeliers en horecaondernemers in de directe nabijheid van een project

• Omwonenden, winkeliers en horecaondernemers binnen de centrumring

• Overige bedrijven en instellingen binnen de centrumring

• Wijkraad

Deze partijen ervaren directe en indirecte bouwoverlast (hinder van bouwgeluid, trillingen, stof, parkeerproblemen, vuile wegen) en hebben behoefte aan duidelijke informatie.

De overlast vereist een persoonlijke en alerte benadering, de mogelijkheid om zelf in contact te kunnen treden, snelheid bij beantwoorden van vragen en klachten, participatie van deze partijen bijvoorbeeld door middel van klankbordgroep.

2. Indirect betrokken partijen

• Alle inwoners, winkeliers, horeca, bedrijven, ondernemingen en bezoekers van evenementen, buiten de directe invloedssfeer van de werkzaamheden, die wel geïnformeerd moeten zijn maar geen directe overlast zullen ervaren.

De communicatie zal gericht zijn op de bereikbaarheid van het centrum, de voortgang van de werkzaamheden en het eindresultaat.

3. Openbaar vervoer, hulpdiensten

• Regionale busdiensten, buurtbus, taxi-vervoersbedrijven

(16)

• Politie, brandweer, ambulance, arts

Het gaat hier vooral om goede bereikbaarheid en toegankelijkheid. Deze diensten krijgen vroegtijdig informatie over een tijdelijke afsluiting, versmalling van wegen, eenrichtingsverkeer en omleidingroutes.

4 Bezoekers van buiten Asten

• Bezoekers aan het centrum (toeristisch en zakelijk)

Voor deze groep is bereikbaarheid van het centrum van belang, naast algemene informatie over de verschillende activiteiten.

5 Media

• Lokale- en regionale media

De media (lokale- en regionale radio/tv, kranten en hah-bladen, websites) dienen systematisch te worden voorzien van informatie. Zij zijn een belangrijke doelgroep om de ontwikkelingen in het centrum onder de aandacht van het publiek te brengen. Dit kan door middel van interviews, korte artikelen, persberichten, een bouwpagina etc. De gemeente kan hier een regierol in spelen.

(17)

(18)

(19)

3 Aanpak en inzet communicatiemiddelen

De hoofdlijnen van de communicatieaanpak staan hieronder beschreven. Er wordt onderscheid gemaakt tussen de activiteiten die beeldvormend zijn en te maken hebben met het onder één noemer brengen van de communicatie en de activiteiten die direct betrekking hebben op de uitvoering van specifieke projecten.

Door structuur en samenhang in de communicatie te brengen wordt deze kernachtiger en effectiever. Toch zullen voortdurend afwegingen moeten worden gemaakt tussen het te communiceren onderwerp, de betrokken partijen en de in te zetten mix aan informatie- en communicatiemiddelen.

Zoals gezegd wordt verwacht dat een opdrachtgever van een bouwplan (niet de gemeente zijnde) verantwoordelijke is voor de ‘need to know’ communicatie naar de direct

omwonenden. De gemeente draagt hiervoor zorg naar de eigen projecten, maar informeert daarnaast de inwoners ook in algemene zin over alle projecten en reconstructies die in het centrum plaatsvinden.

Naast het ontwikkelen van nieuwe communicatiemiddelen wordt zoveel mogelijk aangesloten bij de reeds bestaande communicatiekanalen van gemeente en andere partijen. Waar mogelijk wordt gebruik gemaakt van visualisaties.

3.1 Beeldvorming

De samenhang in de communicatie wordt als volgt bereikt:

1. Een herkenbaar beeldmerk of slogan dat in alle communicatie over het centrumgebied wordt gebruikt (gemeente + derden).

2. Een visualisatie, zoals een illustratie waarin de projecten zijn opgenomen (contouren van het gebied + foto), zodat direct zichtbaar is wat waar wordt uitgevoerd. Een dergelijke visualisatie kan steeds worden gebruikt op verschillende

communicatiemiddelen eventueel samen met een slogan. De slogan ‘Wij bouwen samen aan een nog fraaier centrum’ wordt al gebruikt door de gemeente.

3. Projectborden met daarop een visualisatie van locaties, het beeldmerk en/of slogan.

Plaatsen op de belangrijkste invalswegen naar het centrum (bijvoorbeeld rotonde

(20)

Floralaan en begin Wilhelminastraat) en in het centrum op een opvallende plek.

4. Een eenvoudige expositie waar het publiek van alle activiteiten kennis kan nemen.

Bij voorkeur in een openbare ruimte zoals de hal van het verbouwde gemeentehuis.

Gebruikmaken van aanwezig materiaal zoals de Centrumvisie, visualisaties van de te realiseren plannen, (bouw)foto’s oud en nieuw, een planning en de eindsituatie.

5. Ambassadeurs die in staat zijn om de ontwikkelingen met een goed verhaal te ondersteunen. Mogelijk een vertegenwoordiger van de Centrum Managementgroep, een wijkvereniging, een ondernemer of een inwoner.

6. Webpagina’s toevoegen aan de gemeentelijke website (asten.nl/centrumgebied). De informatie moet direct vanaf de homepage zichtbaar zijn, zodat één keer klikken voldoende is om de informatie te bereiken. Op deze pagina’s kan alle gewenste ‘need en nice to know’ informatie worden getoond over de voortgang van alle

bouwontwikkelingen. De betrokken bouwprojecten kunnen vanuit de eigen sites (zoals midas2.nl) linken naar de informatie op de gemeentesite en andersom.

7. Voorbereiding van algemene teksten over het centrumgebied waarin de samenhang telkens tot uitdrukking wordt gebracht.

3.2 Communicatie over bouwactiviteiten 3.2.1 Eigen communicatiemiddelen

1. Bewonersbrief: Wordt ingezet voor het tijdig informeren van direct en indirect betrokken partijen bij hinder, zoals hierboven beschreven.

2. Website: Inwoners kunnen via internet informatie zoeken. Aan de gemeentelijke website kunnen speciale pagina’s worden aangemaakt (www.asten.nl/centrumgebied) Hierdoor is het niet nodig om een aparte website te maken. Zie ook hierboven onder punt 7. Via de website kan men zich aanmelden voor een e-nieuwsbrief.

3. Spreekuur: In de uitvoeringsperiode een inloopspreekuur organiseren, waar inwoners één keer per week terecht kunnen met een vraag of klacht over de voortgang of de uitvoering van de werkzaamheden.

(21)

4. Persbericht, artikel, interview: Regelmatig plaatsen van korte berichten met visualisatie of foto’s van de voortgang in de lokale en regionale media. In het hah-blad Peelbelang kan de gemeentepagina worden ingezet door bijvoorbeeld één keer per maand in een herkenbare opmaak een artikel te plaatsen over een aspect van de werkzaamheden in het centrumgebied, een interview door wethouder, opdrachtgever, bouwer. Nieuws via persberichten naar buiten brengen.

5. E-nieuwsbrief: Om inwoners te enthousiasmeren over de ontwikkelingen in het centrum werkt een (tweemaandelijkse) e-nieuwsbrief goed. Hierin wordt het publiek kort geïnformeerd over de ins & outs van de verschillende projecten en worden de mijlpalen aangegeven. Kenmerk: een vast sjabloon, korte items die verwijzen naar de website waar meer informatie te vinden is.

6. Gedrukte nieuwsbrief: over de ontwikkelingen in het centrumgebied: De nieuwsbrief leent zich goed om een breed publiek te informeren over de plannen, middels korte berichten met fotomateriaal, interviews en dergelijke. Ook hier kan de eerder genoemde visual worden gebruikt. Een deel van de voor de nieuwsbrief te gebruikte informatie kan tevens voor andere doeleinden worden gebruikt, zoals de website of het huis-aan-huis blad.

7. Expositie: een expositieplek (zie ook 3.1 punt 4) op een openbare plek geeft inwoners en bezoekers van het centrum de mogelijkheid om af en toe eens binnen te lopen en de voortgang te bekijken. Hier kan de eerder aangegeven visual groot op doeken worden afgedrukt met daarnaast informatie over de projecten, de start, de oplevering, etc.

8. Inloopavond: Eén à twee keer per jaar een inloopavond organiseren. Hier worden presentaties en uitleg gegeven door deskundigen van de verschillende partijen (gemeente, woningcorporatie, projectontwikkelaar, bouwers). Doel is om belangstellend publiek en organisaties te informeren en antwoorden te geven op vragen die leven.

9. Klankbordgroep: Om het noodzakelijke draagvlak te creëren bij de inrichting van de openbare ruimten is het inzetten van een Klankbordgroep noodzakelijk om ideeën uit te wisselen, begrip te kweken voor noodzakelijke beslissingen, etc. De deelnemers (ambassadeurs) kunnen bestaan uit leden van de Centrum Managementgroep aangevuld met nog ontbrekende geledingen uit de Astense samenleving. Van belang is het van tevoren vaststellen van de vorm, aansturing en rol van de Klankbordgroep.

(22)

10. Inspraaktraject: Voor het herinrichten van de openbare ruimte (Ploegmakerspark, horecaplein, wandelgebied) wil de gemeente de burgers zoveel mogelijk inzicht en inspraak geven in de plannen, met als doel een zo groot mogelijk draagvlak te creëren voor deze projecten. Dat kan via de Klankbordgroep en specifieke

informatieavonden. In een apart plan van aanpak kan worden beschreven op welke wijze het inspraaktraject wordt vormgegeven en welke partijen daarvan deel uitmaken. Een dergelijk plan staat los van dit communicatieplan.

11. Eén op één communicatie: Persoonlijk contact als daar een directe aanleiding voor is, bijvoorbeeld als gevolg van werkzaamheden of naar aanleiding van een klacht of schade.

3.2.2 Communicatiemiddelen via derden

Een goede samenwerking met de andere opdrachtgevers als Van der Loo en

Bergopwaarts en Wocom is belangrijk voor de afstemming van de communicatie naar de omgeving. Dit bevestigt het gevoel van samenhang. Hierbij denken wij aan de website midas.nl of de nieuwsbrief van Heijmans. Maar ook de nieuwsbrief van de wijkraden of de Ondernemersvereniging Asten.

Overzicht van de in te zetten communicatiemiddelen per doelgroep:

Communicatiemiddelen / Doelgroepen

Direct betrokken

Indirect betrokken

OV/Hulp- diensten

Bezoekers van buiten

Lokale/

Regionale media

Bewonersbrief X

Artikel, interview, pers X

E-nieuwsbrief X X X X X

Nieuwsbrief (print) X X X

Website X X X

Expositie X X X

Inloopavonden X X X (X)

Communicatiekanalen derden X X

Inspraaktraject X

Spreekuur X X

Één op één communicatie

Incidentele gevallen

(23)

4 Communicatieplanning

Onderstaande planning op hoofdlijnen geeft een overzicht van de

uitvoeringsperiode van de verschillende projecten, de verantwoordelijke partijen voor de bouwcommunicatie en de te verwachten specifieke overlast.

De uitvoeringsdata zijn gebaseerd op de planning van de dienst Openbare Werken (Bijlage B, gedateerd 22 december 2009). Deze kan uiteraard nog wijzigen. De per project beschreven overlast is gebaseerd op de thans beschikbare informatie en nog niet volledig. Hierover zal voor aanvang van de communicatiewerkzaamheden eerst overleg plaatsvinden met de betrokken projectleiders om een goed beeld te krijgen van de projecten. Daarna kan het schema compleet worden ingevuld met de communicatie acties die noodzakelijk zijn.

Project Uitvoeringsperiode Omgevingshinder/Communicatieacties Midas parkeerkelder (4)

Opdr.g.: Van de Loo Uitv. Heijmans PL Gemeente:

Ger Groenen Rob Mollen

Uitvoering parkeerterrein: 2009 t/m zomer 2010

Verantwoordelijk voor bouwcommunicatie:

van der Loo/Heijmans

Specifieke overlast:

- Bouwoverlast directe omgeving verzorgt Heijmans

Rol communicatieadviseur gemeente:

- Afstemming communicatie momenten over bereikbaarheid (verkeer), voortgang werkzaamheden, planning, andere bijzonderheden

- De informatie bewerken en opnemen in de communicatie acties over het centrumgebied

Midas uitbreiding wc (4)

Opdr.g: Van de Loo Uitv: Heijmans PL Gemeente:

Ger Groenen Rob Mollen

Uitvoering winkels en woningen:

2009 t/m voorjaar 2011

(Verantw. voor bouwcommunicatie van der Loo/Heijmans)

- Bouwoverlast directe omgeving verzorgt Heijmans

- Afstemming communicatiemomenten over bereikbaarheid (verkeer), voortgang werkzaamheden, planning, andere bijzonderheden

- De informatie bewerken en opnemen in de communicatieacties over het centrumgebied

(24)

Project Uitvoeringsperiode Omgevingshinder/Communicatieacties Verbouw Gem.huis (3)

Opdr.g: Gemeente Uitv: -

PL Gemeente:

Henk Hartjes

Uitvoering verbouwing:

Februari t/m augustus 2010

Verantwoordelijk voor

bouwcommunicatie: Gemeente

- Publieke functies verhuizen - Parkeerplaatsen verdwijnen - Bouwterrein rond gemeentehuis - Terrein met kermis beschikbaar - Bereikbaarheid omliggende panden

Communicatie acties gemeente:

- Publiek breed informeren over nieuwe tijdelijke plek publiekfuncties en over verbouwing en verbeteringen

- Via website, op gemeentepagina hah-blad, persbericht

- informeren van de direct omliggende panden over start, werkzaamheden, uitvoering, bereikbaarheid, planning etc.

- Via bewonersbrief, website, op gemeentepagina hah-blad en in e-nieuws opnemen met illustraties, in stijl van centrumgebied

Bloemenwijk 1e fase (8)

Opdr.g: Woningcorp.

Bergopwaarts Uitv: -

PL Gemeente:

Peter Petter Tom Waals

Uitvoering sloop/nieuwbouw:

Juni 2010 t/m juli 2011 Aansluitend infra t/m oktober 2011

Woningcorporatie Bergopwaarts

- Bouwoverlast naar bewoners en directe omgeving verzorgt Bergopwaarts - Sloop deel huizen in juni 2010 - Week 13 t/m 29 2011 Bloemenwijk niet bereikbaar vanaf Oostkant

- Afstemming over communicatiemomenten (bereikbaarheid verkeer, voortgang werkzaamheden, planning, andere overlast) - De informatie bewerken en opnemen in de communicatieacties over het centrumgebied

(25)

Project Uitvoeringsperiode Omgevingshinder/Communicatieacties Terrein de Wit (12)

Hoek Koningsplein

Opdr.g: Gemeente Uitv.: -

PL Gemeente:

Ger Groenen Dennis van Otterdijk

Uitvoering grondsanering, sloopwerkzaamheden bestaande gebouwen en nieuwbouw:

Juli 2010-december 2011

worden afspraken over gemaakt tussen gemeente, ontwikkelaar en bouwer

- Geluidoverlast bij sloop gebouwen - Aan- en afvoer van puin, grond en bouwmaterialen

- Bereikbaarheid centrum tot bouw en inrichting openbaar gebied (parkeerplaatsen) zijn voltooid

- Grondsanering: ongerustheid weghalen door openheid, onderzoeksresultaten begrijpelijk uitleggen

- Via bewonersbrief, informatie op de website, aanspreekpunt, gemeentepagina Peelbelang

Reconstructie Mgr. Den Dubbeldenstraat (18)

PL Gemeente:

Rob Mollen

Riolering vervangen en reconstructie van de weg (500 m.)

Juli 2010 – maart 2011

-Bereikbaarheid van de panden - Parkeerproblemen

- Angst voor beschadiging van eigendommen

- Vroegtijdig bewoners informeren over de consequenties: niet parkeren, vervuiling, lawaai van bouwmachines, compensatie van

beschadigingen aan groen of opritten en bereikbaarheid straat

- Tussentijds bewoners van de stand van zaken op de hoogte houden

- Aanspreekpunt voor acute vragen of klachten - Via bewonersbrieven, website, aanspreekpunt, gemeentepagina Peelbelang, persbericht

(26)

Project Uitvoeringsperiode Omgevingshinder/Communicatieacties Reconstructie

Ploegmakerspark (10)

PL Gemeente:

Andy Kwaspen

Uitvoering reconstructie:

september 2010–mei 2011

- Inspraaktraject inrichting park - Overlast bouwverkeer

- Aan- en afvoer van grond, machines

- Informatieavond in februari

- Uitnodigingen, verslaglegging, locatie

- Breed communiceren wat er gaat veranderen, water, verhardingen, speelmogelijkheden e.d.

- Via brief aan omwonenden, Peelbelang, website, e-nieuws, expositie

Bartholomeuscomplex (2)

Opdr.g: Bergopwaarts Uitv: -

PL Gemeente:

Liedewij Wiersma Dennis van Otterdijk

Uitvoering: Sloopwerkzaam- heden, aanleg parkeerkelder en nieuwbouwwerkzaamheden:

september 2010–december 2011

Verantwoordelijk voor bouwcommunicatie: WoCom

- Geluid- en trillingshinder - Bereikbaarheid van het centrum

- Aan- en afvoer van sloop- en bouwmaterialen - Vervuiling van wegen

- Afstemming communicatiemomenten over bereikbaarheid (verkeer), voortgang werkzaamheden, planning, andere

bijzonderheden zoals het rijksmonumentale deel en eventueel archeologische opgravingen - De informatie bewerken en opnemen in de communicatie acties over het centrumgebied

(27)

Project Uitvoeringsperiode Omgevingshinder/Communicatieacties Reconstructie

Markt/Emmastraat (19)

Opdr.g: Gemeente Uitv.: -

PL Gemeente:

Rob Mollen

Uitvoering reconstructie:

november 2010-maart 2011

- Wandelgebied, minder aantrekkelijk voor bezoekers van de daar gevestigde horeca, Hema, de markt en overige winkels

- Winkeliers geconfronteerd met geluid, stof, zand voor hun entree

- Ruim op tijd winkeliers en bedrijven informeren over de werkzaamheden (via brief en

ondernemersvereniging)

-Bezoekers informeren via gemeentepagina Peelbelang, website, e-nieuws, expositie

N.B.: In het bovenstaande overzicht wordt steeds een voor de bouwcommunicatie verantwoordelijke partij benoemd. Bij een aantal projecten staat die nog niet vast en zullen er nadere afspraken moeten worden gemaakt.

(28)

4.1 Planning van de communicatiemiddelen

Planning onder voorbehoud van akkoord op communicatieplan en offerte vervolgtraject. Indien akkoord in de 1e week van april (week 14) dan is deze planning haalbaar.

Communicatiemiddelen Gereed

Ontwikkelen Nieuwsbrief Mei

Bewonersbrief (vormgeving gereed + adressenbestanden) Mei

Websitepagina’s online Mei

E-nieuws / sjabloon ontwikkelen (frequentie 1 keer per 2 maanden) Juni

Expositie Juni

4.2 Planning van de voorbereidende activiteiten

Planning onder voorbehoud van akkoord op communicatieplan en offerte vervolgtraject. Indien akkoord in de 1e week van april (week 14) dan is deze planning haalbaar.

Voorbereidende activiteiten Gereed Uitvoering

Overleg met projectleiders plannen (informatie over projecten gemeente)

April Tauw

Inplannen overleg met opdrachtgevers projecten derden voor draagvlak gezamenlijke communicatieaanpak

April Tauw

Benaderen mogelijke ambassadeurs voor promotie van het gebied April/mei Gemeente

Vragen/klachtenprocedure maken en vaststellen April Tauw

Adressen-/telefoonlijst samenstellen omwonenden en belanghebbende organisaties (intermediairen)

April Tauw/

Gemeente Inventariseren eerder gebruikte communicatiemiddelen/-kanalen April Tauw Regulier overleg inplannen afd. Communicatie en

Projectleiders

April Tauw/

Gemeente

Klankbordgroep formeren April/mei Gemeente

Slogan vaststellen / projectlogo April Tauw

Afspraken maken over mediabenadering (Gemeente en derden)

April Tauw/

Gemeente

Projectborden laten maken en laten plaatsen April/mei Tauw

Inhoudelijke informatie verzamelen over alle projecten van derden

April/mei Tauw

(29)

5 Organisatie van de communicatie

De organisatie van de communicatieactiviteiten zien wij als volgt voor ons:

• De communicatieadviseur van Tauw werkt intensief samen met de afdeling Communicatie van de gemeente, is een dag(deel) op het gemeentekantoor aanwezig en legt verantwoording af aan de communicatieadviseur van de gemeente.

• Terugkoppeling, afstemming en voortgang van de werkzaamheden vinden plaats in een maandelijks Communicatieoverleg. Duur van het overleg: 1 uur. Afhankelijk van de uitvoering van de projecten wordt vooraf telkens een (of meerdere) projectleider(s) gevraagd de voor de communicatie van belangzijnde uitvoeringsgegevens op papier te zetten of deel te nemen aan het overleg.

• De communicatieadviseur van Tauw houdt contact met derden zoals: de andere opdrachtgevende partijen, communicatieondersteunende bureau’s zoals vormgevers, drukkers.

• De communicatieadviseur van Tauw neemt als daar aanleiding voor is direct contact op met de projectleiding, bijvoorbeeld bij de organisatie van een informatieavond of bij noodzakelijke input voor een bewonersbrief.

• Contacten met de pers over het centrumgebied blijft de verantwoordelijkheid van de afdeling Communicatie. Journalisten worden door de communicatieadviseur van Tauw direct

doorverwezen.

• Het samenstellen van de Klankbordgroep is een activiteit die bij de gemeente ligt, evenals het bepalen van de rol en de positie van de Klankbordgroep. Dit geldt ook voor het maken van een plan van aanpak voor het inspraaktraject. Ondersteuning bij de organisatie en uitvoering van dit proces door de communicatieadviseur van Tauw is mogelijk, maar niet inbegrepen in dit plan.

(30)

(31)

6 Begroting

De kosten voor de communicatie bestaan uit mensuren en out-of-pocket kosten. De mensuren zijn redelijk in te schatten, van de out-of-pocket kosten kunnen we slechts een indicatie geven, aangezien er diverse factoren van invloed zijn op de daadwerkelijke uitgaven.

6.1 Uren

April, mei, juni 2010

In deze periode verwachten wij extra werkzaamheden, omdat de communicatie dan opgestart zal worden. Dat betekent het (eenmalig) opzetten van enkele standaard communicatiemiddelen, het ontwikkelen van een projectlogo, extra overleg en contact om informatie in te winnen, etc.

(1) Communicatieadviseur Gré Joosten: 16 uur per week à EUR 80 (2) Projectleider Tom van der Weegen: 1 uur per week à EUR 120

Uitgaande van 12 werkweken*:

Totaal: (1) EUR 15.350 + (2) EUR 1.440 = EUR 16.790

* We gaan in deze periode uit van 1 vakantieweek waarin niet gewerkt zal worden. Hiermee is rekening gehouden in het totaal aantal weken.

Juli t/m december 2010

(3) Communicatieadsviseur Gré Joosten: 8 uur per week à EUR 80 (4) Projectleider Tom van der Weegen: ½ uur per week à EUR 120

Uitgaande van 23 werkweken**:

Totaal: (3) EUR 14.720 + (4) EUR 1.380 = EUR 16.100

** We gaan in deze periode uit van 3 vakantieweken waarin niet gewerkt zal worden. Hiermee is rekening gehouden in het totaal aantal weken.

De tarieven zijn exclusief BTW en reiskosten.

6.2 Out-of-pocket kosten

De out-of-pocket kosten zijn slechts bij benadering te geven. Gebaseerd op dit plan van aanpak komen wij tot de volgende kosten:

(32)

Communicatiemiddel Out-of-pocket kosten

Ontwerp projectlogo EUR 1.000

Bewonersbrief

- briefpapier en enveloppen (bestaand) - porto

nihil

Artikel, interview, persbericht nihil

E-nieuwsbrief (eenmalig) EUR 1.000

Nieuwsbrief (print) - Vormgeving (eenmalig) - Vormgeving (per nieuwsbrief) - Drukwerk (1.000, fc, A3 gevouwen)

EUR 800 EUR 400

EUR 500 (2x in 2010) Website (bestaand)

(extra pagina’s te maken door webmaster gemeente, Tauw levert tekst en beeld aan)

Nihil

Expositie (eenmalig)

- Banner (per stuk), 100x180cm, incl. verlichting -Vormgeving

EUR 700 (3x in 2010) EUR 300

Inloopavonden (per avond) - Locatie

- Catering

EUR 400 (3x in 2010)

Visualisatie/schets van de eindsituatie: voor verschillende doeleinden te gebruiken*

EUR 5.000

TOTAAL in 2010 EUR 12.800 (indicatief)

* Visualisatie zien wij voor ons als een grafische overzichtskaart van het centrum van Asten met per deelproject een korte tekst + impressie van de eindsituatie, indien beschikbaar. Voor de website wordt het een interactieve overzichtskaart. Vier door ons gemaakte impressies

(schetsen) van de eindsituatie van deelprojecten zijn inbegrepen. In overleg te bepalen van welke projecten.

Facturering

De gewerkte uren worden gefactureerd op basis van nacalculatie. De begroting is gebaseerd op alle werkzaamheden die nodig zijn binnen het kader van omgevingscommunicatie

Centrumgebied Asten zoals vastgesteld in dit plan van aanpak. Werkzaamheden die buiten dit plan vallen, worden van tevoren kenbaar gemaakt en pas na akkoord als meerkosten uitgevoerd en in rekening gebracht.

De gemeente kan ervoor kiezen om zelf alle facturen van externen te betalen of dat Tauw de facturen afhandelt en betaalt en maandelijks doorberekend aan de gemeente. Voor dit laatste rekenen wij 3% administratieve handling op de door externen in rekening gebrachte kosten (excl.

btw). Wij sturen maandelijks een kopie van de facturen van externen mee.

(33)

Reiskosten

Reiskosten worden doorberekend à EUR 0,45 per kilometer.