Communicatieplan 2021

1

Communicatieplan 2021

Met CO

-prestatieladder eisen

Versie 1.0 19 april 2021

Auteurs

Inhoudsopgave ^Blz.

1 Inleiding 3

2 Duurzaam ondernemen 3

3 Organisatiedoelen Bewust_vdH! 4

4 Doelgroepen en communicatiedoelstellingen 5

5 Communicatiestrategie 6

6 Boodschap 6

7 Verantwoordelijkheden 8

8 Middelenmatrix en planning 8

3

1 Inleiding

Duurzaamheid is een essentieel thema voor van der Heide. Om het belang van duurzaamheid te benadrukken hebben wij het thema verankerd in onze missie.

Een volhoudbare missie

Hierbij is duurzaamheid geen eindpunt, maar een continu proces waarbij wij voor ons zelf en onze omgeving de lat steeds een stukje hoger leggen. Ons QHSE-systeem vormt hiervoor het vertrekpunt en ondersteunt het proces.

CO²-prestatieladder

Om een stevig fundament te realiseren voor duurzaam ondernemen, kiest van der Heide voor certificering volgens de CO2-prestatieladder. Van der Heide heeft de ambitie om in 2021 Niveau 3 van deze ladder te behalen en in 2023 Niveau 4. Dit betreft certificatie conform handboek 3.1 van de norm (22-06-2020).

Communicatieplan

Dit communicatieplan omschrijft met welke doelgroepen van der Heide te maken heeft op het gebied van duurzaamheid, ook wordt er beschreven hoe we deze groepen het beste kunnen bereiken met de juiste middelen. De eisen uit de CO2-prestatieladder zijn daar in verwerkt en worden met een speciaal symbool aangegeven.

Dit is het symbool wanneer er een item in dit communicatieplan staat van de CO2- prestatieladder.

2 Duurzaam ondernemen

Bij van der Heide leveren we elke dag een bijdrage om Nederland een stukje veiliger te maken en daarmee te zorgen voor de dag van morgen. Duurzaamheid en maatschappelijk betrokkenheid zijn thema’s die een steeds grotere rol spelen in onze maatschappij. Met het sluiten van het

Klimaatakkoord is het maken van duurzame impact niet meer weg te denken uit de hedendaagse samenleving en zo ook in de bedrijfsvoering van van der Heide.

Van der Heide is marktleider in haar vakgebied en een toonaangevende partner bij het ontwikkelen en toepassen van duurzame en integrale oplossingen in onze leefomgeving. We dragen actief bij aan een omgeving die zowel voor de huidige en ook toekomstige generaties op een veilige en duurzame manier gewaarborgd is.

Over 3 jaar staat van der Heide bekend als een maatschappelijk betrokken dienstverlener, die werk maakt van duurzaamheid en maatschappelijk verantwoordelijk en betrokken ondernemen. Daardoor willen mensen graag voor ons werken en bedrijven willen graag met ons werken.

4

3 Organisatiedoelen Bewust_vdH!

De doelstellingen voor innovatief en duurzaam ondernemen en voor een duurzame

bedrijfsvoering voor de komende jaren zijn vastgesteld door het MT van van der Heide op 20 januari 2021.

Innovatief en duurzaam ondernemen in 2021-2023

• We omarmen de Duurzame Ontwikkelingsdoelstellingen (SDG’s) van de Verenigde Naties en vertalen een aantal van deze doelstellingen naar concrete actiepunten binnen onze organisatie.

Deze acties voeren we uit in de komende drie jaar waarna ze integraal onderdeel uitmaken van onze bedrijfsvoering.

• We zijn maatschappelijk betrokken; we geven gezamenlijk invulling aan een nader te benoemen ‘ goed doel’ en leveren een ‘echte’ bijdrage.

• We delen actief kennis en best practices op gebied van duurzaamheid zowel intern als extern.

• We nemen onze klanten vanaf het begin met in een duurzaam alternatief.

• We zijn trots zijn op wat we doen en dragen dit herkenbaar uit op duurzame projecten en als duurzame partner.

• We zijn in 2023 gecertificeerd op de MVO-prestatieladder.

• We implementeren een nieuwe duurzame leaseregeling waarmee we onze uitstoot fors reduceren.

• We reduceren onze reisbewegingen waar nodig en geven invulling aan thuiswerkbeleid.

• We scheiden onze afvalstromen vergaand en stimuleren onze leveranciers om dezelfde maatregelen te nemen.

• van der Heide staat bekend als een maatschappelijk betrokken dienstverlener, die werk maakt van duurzaamheid en maatschappelijk verantwoordelijk en betrokken ondernemen..

• Zien en erkennen de medewerkers van van der Heide dat zij in haar dienstverlening en bedrijfsvoering duurzaamheid en innovatie hoog in het vaandel hebben staan.

Duurzame bedrijfsvoering in 2020

• De CO2 uitstoot van de van der Heide is in 2025 met 50% verminderd t.o.v. 2019.

• In 2023 is 50 % van de materialen en gereedschappen die we gebruiken recyclebaar (en dus geen afval maar grondstof).

5

4 Doelgroepen en communicatiedoelstellingen

De doelgroepen kunnen grofweg in twee groepen worden opgesplitst: intern en extern. Voor beide zal gelden dat we ons zoveel mogelijk focussen op de bewustwording rondom CO2 uitstoot.

Interne doelgroepen

Het personeel van van der Heide is een belangrijke speler om het duurzaam en innovatief ondernemen tot een hoger plan te tillen. Zij zijn de trekkers en aanspoorders van innovatief en duurzaam ondernemen binnen het bedrijf en zullen dit ook uit gaan dragen naar de

buitenwereld.

1. Medewerkers van der Heide

Iedereen die in dienst is van van der Heide is draagt mede verantwoordelijk voor het behalen van de duurzaamheidsdoelstellingen. De medewerkers zullen daarover in diverse vormen geïnformeerd worden.

Communicatiedoelen:

• Alle medewerkers ontvangen regelmatig informatie over:

 de ambities die van der Heide heeft op het gebied van duurzaamheid en CO2- (keten)reductie

 projecten voor klanten en van van der Heide zelf, die bijdragen aan CO2- (keten)reductie

 energiebeleid en –verbruik van van der Heide

• Dit doen we bij voorkeur in digitale vorm, bijvoorbeeld via onze Yammer feet in teams, omdat dit een duurzaam karakter onderschrijft.

2. Projectmanagers en projectleiders alle businessunits

Deze medewerkers zijn op projectniveau bezig zijn met duurzaamheid en CO2-reductie.

Daarbij hoort ook het verwerven van projecten met CO2-reductie gunningsvoordeel. Dit is een belangrijke eis vanuit de CO2-prestatieladder.

Communicatiedoelen:

• In 2021 worden alle projectmanagers en -leiders geïnformeerd over de doelstellingen van Bewust_vdH!

3. Managementteam (MT) van der Heide

Het MT is doelgroep omdat zij de interne opdrachtgever is. Zij committeert zich aan de doelstellingen door deze vast te stellen. De interne (doel)groepen krijgen de ruimte en de nodige financiële middelen om de doelstellingen ten uitvoer te brengen. Het MT

communiceert zelf niet actief over de doelstellingen. Voor hen is dan ook geen communicatiedoelstelling opgesteld.

4. Facilitaire Zaken

Facilitaire Zaken (onderdeel van de afdeling Finance & Control) speelt een belangrijke rol in de CO2-prestatieladder. Met name rondom het leveren en verwerken van het informatie over de kantoorpanden, afval en leaseauto’s. Zij hebben contacten met leveranciers en ze sluiten contracten af. Belangrijk uitgangspunt hierbij zijn duurzaamheidsdoelstellingen van Bewust_vdH!

Maar zij kunnen ook informatie terug brengen in de organisatie. Ook facilitaire zaken zal zelf niet actief communiceren over de doelstellingen.

6

Communicatiedoelen:

• In 2021 is Facilitaire Zaken bekend met de duurzaamheidsdoelstellingen en de daaruit voorvloeiende CO²-reductieopgave.

• In 2021-2023 realiseert Facilitaire Zaken in samenwerking met QHSE zoveel mogelijk CO2-reductie of in ieder geval zoveel CO2-reductie, dat daarmee de doelstellingen voor de duurzame bedrijfsvoering worden gerealiseerd.

Externe doelgroepen

Niet alleen onze klanten, maar ook opdrachtgevers zijn voor ons belangrijk met het oog op innovatief en duurzaam ondernemen.

Onze externe stakeholders zijn verdeeld in de volgende groepen:

1. Grootste opdrachtgevers van der Heide.

‘Grootste’ houdt hier in organisaties waarvan wij de meeste opdrachten krijgen 2. Grootste leveranciers

‘Grootste’ houdt hier in organisaties waaraan wij de meeste opdrachten geven Communicatiedoelen:

• Twee jaarlijks informeren over cijfers rondom CO2 reductie van der Heide

• Twee jaarlijks informeren over projecten waarin wij actief bezig zijn (geweest) met CO2

reductie, voor van der Heide zelf, dan wel voor anderen.

• Gedurende het hele jaar informeren over projecten waar sprake is van CO2 reductie op de website www.vanderheide.nl. Middels een tag zal de informatie goed terug te vinden zijn.

5 Communicatiestrategie

In eerste instantie zullen mensen de directe ‘win’ van CO2 reducerend handelen in de dagelijkse werkzaamheden mogelijk niet zien. De volgende uitgangspunten voor communicatie zijn daarom fundamenteel:

1. Mensen worden op niet-betuttelende manier van informatie te voorzien.

2. Boodschappen hebben een:

• triggerende factor: persoonlijk en herkenbare voorbeelden

• informerende factor: uiteindelijke concrete uitleg

Wat zijn nou de voordelen als je op deze manier met je werk omgaat?

6 Boodschap

Welke boodschap willen wij als van der Heide overbrengen op onze medewerkers en klanten op het gebied van innovatief en duurzaam ondernemen en onze duurzame bedrijfsvoering?

Waar staat van der Heide voor als het om duurzaam ondernemen gaat?

Interne doelgroepen

Vooral aan de hand van praktijk voorbeelden willen we laten zien wat het verschil nou maakt.

Welke handelingen bij kunnen dragen aan CO2 reductie en welke cijfers hier bij horen. Naarmate deze boodschap vaker wordt herhaald (met name middels aansprekende voorbeelden), wordt deze herkenbaarder voor de doelgroepen en zal het bijdragen aan de bewustwording van de ontvanger.

Externe doelgroepen

Met de gehele organisatie dragen we bij aan het realiseren van deze doelstellingen, niet alleen in faciliteiten maar juist ook in de projecten. Zodat we ook onze klanten helpen (verder) te

verduurzamen.

7

7 Verantwoordelijkheden

De QHSE manager draagt de formele verantwoordelijkheid voor de communicatie over duurzaamheid en maatschappelijk betrokken (Bewust _vdH!)

De manager Marketing & Communicatie ondersteunt, adviseert en bewaakt de interne en externe communicatie-uitingen.

Input voor de communicatie-uitingen worden gedurende het hele jaar geleverd vanuit de organisatie (werkoverleggen, meldingen app, etc).

8 Middelenmatrix en planning 2021

Datum Actie Doelgroep Communicatie-

Middel Uitvoerder

April/mei Stand van zaken

reductiedoelstellingen, footprint heel 2020

Medewerkers (intern) Extern

- Leks

- Digitale kennisgeving stakeholders - Website - Social media

Gerard Drost M & C

April/mei, daarna hele jaar

Feiten, cijfers, weetjes over Bewust_vdH! op

Homepage van der Heide zetten Medewerkers (intern) - www.vanderheide.nl M & C, input uit Bewust_vdH! team Doorlopend Diverse CO₂-gerelateerde

informatie (en projecten)

Medewerkers (intern) en bezoekers extern

-Videoscherm in hal kantoren

-social media -website

M & C Mei Communicatieplan 2021 en

doelstellingen online Medewerkers (intern)

Extern - website

- social media

QHSE M & C

Mei

Bewust_vdH! team informeert projectmanagers en – leiders over de doelstellingen van Bewust_vdH!

en stimuleert hen in

het werven van projecten met CO2- reductie gunningsvoordeel

Medewerkers (intern) -Mondeling

-E-mail Bewust_vdH! team

Juni Maatschappelijk jaarverslag 2020 Medewerkers (intern) Extern

- Website

- Mail relaties met link naar maatsch jaarverslag - social media

QHSE i.s.m. M & C

8

Oktober

Stand van zaken

reductiedoelstellingen en footprint, 1^e halfjaar 2011

Medewerkers (intern) Extern

- Website

- Digitale kennisgeving stakeholders

-social media Gerard Drost M & C

2021 - 2023 1 x per jaar een informatieve klantbijeenkomst organiseren.

Thema duurzaamheid en innovatie. Extern Bewust_vdH! Team

2021 - 2023 Minimaal 1 x spreker zijn op 1 van de top 5 congressen

duurzaamheid/innovatie Extern Bewust_vdH! Team