Kamer van Koophandel Business Rules

(1)

Kamer van Koophandel Business Rules

Eisen aan en toelichting op het gebruik van XBRL instance documenten gebaseerd op versie 11 van de Nederlandse Taxonomie ten behoeve van het deponeren van jaarverantwoordingen bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel

(2)

Pagina 1 van 15

Colofon

Documentnaam: KVK-Business Rules

Versie: 11.0

Datum: 1 december 2016

Versiebeheer

Releasedatum Wijziging Versie

1-12-2011 Initiële versie 6.0

3-12-2012 Regel 2.1.2 toegevoegd als aparte regel in plaats van als een toelichting bij regel 2.1.1

7.0

3-12-2012 Regel 2.7.2 en 2.7.3 toegevoegd 7.0

1-11-2013 Regel 2.1.2.1 aangescherpt 8.0

1-11-2013 Regel 2.8.2 en 2.8.3 toegevoegd 8.0

1-11-2013 Regel 2.8.1 is uitgebreid 8.0

1-12-2014 Eisen voor middelgrote en grote rechtspersonen toegevoegd

9.0

1-11-2015 Regel 2.8.1, 2.8.2 en 2.8.3 aangepast 10.0 9-12-2015 Regel 2.8.1.6 vervangen en conceptwijzigingen

doorgevoerd voor de volgende regels: 2.8.1.3, 2.8.1.4, 2.8.1.5, 2.8.1.8, 2.8.6, 2.8.7, 2.8.8, 2.8.9 en 2.8.13.

10.0

16-12-2015 Wijziging doorgevoerd n.a.v. NT quickfix 10.0

23-12-2015 Regel 2.8.8 toegevoegd 10.0

1-3-2016 Regel 2.8.1 aangepast 10.3

1-12-2016 FRIS document vervangen door KvK-Business Rules 11.0 1-4-2017 Paragraaf over Business Guidelines toegevoegd 11.1 18-5-2020 Wijziging n.a.v. invoering N-2 taxononomiebeleid per 1-3-

2020

1.3

(3)

Pagina 2 van 15 Inhoud

1 Inleiding ... 4

1.1 Doel van dit document ... 4

1.2 Reikwijdte ... 4

1.3 Doelgroep ... 4

1.4 Gehanteerde afkortingen ... 5

1.5 Gerefereerde documenten ... 5

1.6 Document conventies ... 5

1.7 Gebruik van @preferredLabel ... 6

1.8 Foutmeldingen en waarschuwingen ... 7

2 KvK Business Rules ... 7

2.1 Instance regels ... 7

2.2 Contexten ... 7

2.3 Units ... 9

2.4 Facts ... 10

3 KvK Business Guidelines ... 14

4 Aanvullende ondersteuning ... 15

4.1 Weergave van meldingen ... 15

(4)

Pagina 3 van 15

Voorwoord

Het SBR programma in Nederland is nagenoeg de enige partij die nog actief gebruik maakt van het FRIS stelsel. Veel vergelijkbare XBRL initiatieven elders in de wereld hebben eigen regels,

zogenaamde ‘Filing Rules’ opgesteld. Eisen die door de betreffende uitvragende partijen worden gesteld aan de XBRL instance documenten.

Binnen SBR verband is derhalve besloten om het stelsel van FRIS documenten te vervangen door de SBR Filing Rules. Daarbij is onderscheid aangebracht tussen syntax en business rules.

 Syntax Rules - dit zijn regels en richtlijnen die toezien op de gewenste structuur en vormgeving van een XBRL instance document. Het zijn regels die voortvloeien uit de keuzes in de wijze waarop de XBRL specificatie wordt toegepast in Nederland. Deze regels worden opgesteld binnen SBR en gelden voor alle SBR uitvragende partijen.

Samenstellen en publiceren van de syntax rules gebeurt onder verantwoordelijkheid van de Werkgroep Nederlandse Taxonomie (WNT). De syntax rules worden gepubliceerd als "SBR Filing Rules". Waar mogelijk zullen de syntax rules ook beschikbaar worden gesteld in de vorm van XBRL Formulas. Deze XBRL Formulas worden gepubliceerd op de SBR website:

www.sbr-nl.nl

 Business Rules - dit zijn regels en richtlijnen die toezien op de inhoudelijke samenhang (consistentie) van een XBRL instance document. Het zijn regels die voortvloeien uit de rapportagebehoefte van individuele SBR partners en gelden dan ook alleen voor die individuele uitvragende partijen.

Samenstellen van business rules valt onder verantwoordelijkheid van de individuele SBR partners. De Kamer van Koophandel publiceert hun business rules onder de titel "KvK Business Rules", het document dat u nu leest. Ook de Kamer van Koophandel zal waar mogelijk en doelmatig zijn business rules in de vorm van XBRL Formula beschikbaar stellen.

In het stelsel van FRIS documenten waren de identificatienummers van de regels gebaseerd op het paragraafnummer van de betreffende regels in het document. In het nieuwe stelsel hebben zowel syntax als business rules vaste en unieke identificatienummers die in de toekomst niet meer veranderen. Dit geeft een grotere toekomstvastheid omdat wijzigingen aan de documenten geen invloed meer hebben op de identificatie van de regels daarin.

(5)

Pagina 4 van 15

1 Inleiding

1.1 Doel van dit document

Dit document bevat business rules waaraan de inhoud van jaarrekeningen bestemd voor de Kamer van Koophandel en opgesteld volgens het XBRL formaat dienen te voldoen.

De business rules en business guidelines richten zich op de inhoudelijke samenhang (consistentie) van de verstrekte gegevens in een bericht.

De regels in dit document helpen de opsteller berichten inhoudelijk zodanig samen te stellen dat deze door de systemen van de Kamer van Koophandel kunnen worden ontvangen en verwerkt.

Onderscheid wordt gemaakt tussen business rules en business guidelines:

 Business rules (regels) - berichten die niet aan de regels voldoen worden afgewezen voor verwerking. De afzender wordt hiervan op de hoogte gesteld m.b.v. een foutmelding

 Business guidelines (richtlijnen) - berichten die niet aan de richtlijnen voldoen worden wel verwerkt. Deze berichten zijn echter niet consistent. De afzender wordt hiervan op de hoogte gesteld m.b.v. een waarschuwing.

1.2 Reikwijdte

Deze versie van de Kamer van Koophandel regels en richtlijnen is alleen van toepassing op

 Jaarrekeningen

 Jaarrekeningen met accountantsverklaring

 Jaarrekeningen met Preparer Extension

 Jaarrekeningen met accountantsverklaring en Preparer Extension

Met versie 11.0 van de Nederlandse Taxonomie is het mogelijk om jaarverantwoordingen op te stellen voor het jaar 2016. In onderstaand overzicht kunt u zien welke versie van de Nederlandse Taxonomie beschikbaar is voor welk verantwoordingsjaar.

NT versie Rapportageperiode eindigt in

Geaccepteerd door het Handelsregister

vanaf t/m

8.0 2013 2 januari 2014 1 februari 2018

9.0 2014 2 januari 2015 1 februari 2019

10.0 2015 2 januari 2016 1 maart 2020

11.0 2016 2 januari 2017 1 maart 2020

1.3 Doelgroep

Dit document is bedoeld voor al diegene die zich bezighouden met het ontwerpen en samenstellen van berichten met te deponeren jaarrekeningen bestemd voor de Kamer van Koophandel.

Verondersteld wordt dat de lezer toepassingskennis heeft van de XBRL standaard, met name van de XBRL 2.1 specificatie en de XBRL Dimensions 1.0 specificatie. Voorts wordt bekendheid met de toepassing van taxonomieën verondersteld.

(6)

Pagina 5 van 15 1.4 Gehanteerde afkortingen

NT Nederlandse Taxonomie

NTA Nederlandse Taxonomie Architectuur SBR Standard Business Reporting

XBRL eXtensible Business Reporting Language XML eXtensible Markup Language

1.5 Gerefereerde documenten

De volgende documenten zijn van belang voor de toepassing van de regels en richtlijnen in dit document. Bij gedateerde verwijzingen is alleen de aangehaalde versie van toepassing. Bij ongedateerde verwijzingen is de laatste editie van het document (met inbegrip van eventuele wijzigingen) van toepassing.

Normatieve documenten:

 XBRL 2.1

 XBRL Dimensions 1.0

 XBRL Formula specification 1.0

 Units Registry 1.0

Niet-normatieve documenten:

http://www.rulespeak.com/nl/

1.6 Document conventies Terminologie

Bij het opstellen van regels en richtlijnen is getracht zoveel mogelijk de zinstructuur te volgen zoals deze door RuleSpeak¹ wordt beschreven.

In regels worden de termen ‘MOET’ , ‘MAG NIET’, ‘(MAG) ALLEEN’ of een vervoeging daarvan gebruikt om een verplichting of verbod van een element, waarde of relatie aan te geven. Het niet naleven van deze regels zal leiden tot een afwijzing van het bericht.

In richtlijnen worden de termen 'MAG' en 'HOEFT NIET' of een vervoeging daarvan gebruikt. Het niet naleven van richtlijnen zal niet leiden tot een afwijzing van het bericht.

Instance

Tenzij anders aangegeven hebben alle regels en richtlijnen betrekking op de elementen en onderlinge relaties daartussen binnen één voorkomen van een XBRL instance document.

1

http://www.rulespeak.com/nl/

(7)

Pagina 6 van 15 XML

XML attribuut namen worden voorafgegaan door het ‘@’ teken in dit document.

Elementen

De namen van elementen in een XBRL instance document worden, indien van toepassing, voorafgegaan door de prefix zoals deze in de taxonomie zijn gedeclareerd.

Voorbeelden: @scheme, venj-bw2-i:DocumentAdoptionStatus

Namespaces

In dit document worden de volgende namespace prefixen gebruikt:

Namespace prefix

Namespace

kvk-i http://www.nltaxonomie.nl/nt11/kvk/20161102.b/dictionary/kvk-data kvk-t http://www.nltaxonomie.nl/nt11/kvk/20161102.b/dictionary/kvk-tuples nl-cd http://www.nltaxonomie.nl/nt11/sbr/20160610/dictionary/nl-common-data rj-i http://www.nltaxonomie.nl/nt11/rj/20161102.b/dictionary/rj-data

venj-bw2-i http://www.nltaxonomie.nl/nt11/venj/20161102.b/dictionary/venj-bw2-data xbrli http://www.xbrl.org/2003/instance

Identificatie regels en richtlijnen

De identificatie van regels is opgebouwd volgens het volgende formaten:

BR-KVK-x.yy voor regels BG-KVK-zz voor richtlijnen

Waarin:

 de eerste twee letter aangeven of het een regel ('BR') of richtlijn ('BG') betreft;

 de letters ‘KVK’ aangeven dat het om specifieke regels van de Kamer van Koophandel gaat;

 het getal 'x' de groep aangeeft waartoe de regel behoort;

 het getal 'yy' het unieke nummer is van de regel binnen de groep;

 het getal 'zz' het unieke nummer is van de richtlijn.

Een identificatie wordt eenmalig uitgegeven en niet hergebruik na het eventueel vervallen daarvan.

1.7 Gebruik van @preferredLabel

In de jaarverslaggeving taxonomie worden diverse preferred labels gehanteerd, waaronder het periodStartLabel, het periodEndLabel en het totalLabel. Voor de juiste verwerking van het

@preferredLabel wordt verwezen naar de NTA pagina inzake het gebruik van het @preferredLabel.

Zie ook de volgende link: Gebruik van preferredLabel

Groep Waarde ‘x’

Instance 1

Context 2

Units 3

Facts 4

(8)

Pagina 7 van 15 1.8 Foutmeldingen en waarschuwingen

Digipoort controleert de XBRL-instantie op basis van de Formulas. KvK zal vervolgens haar eigen controles uitvoeren die kunnen leiden tot foutmeldingen en waarschuwingen.

Dit leidt tot een van de volgende situaties:

Situatie Digipoort Kamer van Koophandel Resultaat

1 Geen meldingen Geen meldingen Jaarrekening gedeponeerd 2 Geen meldingen Foutmelding Jaarrekening niet gedeponeerd 3 Waarschuwing Waarschuwing Jaarrekening gedeponeerd 4 Waarschuwing Foutmelding Jaarrekening niet gedeponeerd

Digipoort waarschuwt wanneer de inhoud van de instantie niet overeen komt met de Formulas.

KvK kan waarschuwen of fouten melden die al eerder door Digipoort als waarschuwing zijn gesignaleerd.

2 KvK Business Rules

2.1 Instance regels Geen regels

2.2 Contexten

BR-KVK-2.01: De xbrli:identifier van alle contexten MOET het

@scheme=”http://www.kvk.nl/kvk-id” hebben.

De xbrli:identifier van alle contexten dient het @scheme=”http://www.kvk.nl/kvk-id” te hebben.

Het instance document mag uitsluitend een jaarverantwoording bevatten ter deponering bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.

Voorbeeld (..)

<xbrli:context id="FY16d">

<xbrli:entity>

<xbrli:identifier scheme="http://www.kvk.nl/kvk-id">[KvK-nummer]</ xbrli:identifier>

</xbrli:entity>

</xbrli:context>

(..)

Ingangsdatum : 1-1-2017Ingangsdatum : 1-1-2017 Vervaldatum : -

Voorheen : KvK-FRIS, 2.4.1

BR-KVK-2.02: De xbrli:identifier inhoud MOET bestaan uit 8 aaneengesloten cijfers waarvan de eerste twee cijfers niet ‘00’ mogen zijn.

(9)

Pagina 8 van 15 De xbrli:identifier inhoud dient te bestaan uit 8 aaneengesloten cijfers waarvan de eerste twee cijfers niet ‘00’ mogen zijn. De xbrli:identifier bevat het KvK-nummer van de

rechtspersoon die de jaarverantwoording deponeert. Dit moet een bestaand KvK- nummer zijn.

Voorbeeld (..)

<xbrli:context id="FY16d">

<xbrli:entity>

<xbrli:identifier scheme="http://www.kvk.nl/kvk-id">12345678</ xbrli:identifier>

</xbrli:entity>

</xbrli:context>

(..)

Ingangsdatum : 1-1-2017 Vervaldatum : -

BR-KVK-2.03: De xbrli:identifier van alle contexten MOET dezelfde waarde hebben.

Het instance document mag uitsluitend de jaarverantwoording van één rechtspersoon bevatten.

BR-KVK-2.04: De periode in de context MOET overeenkomen met de huidige financiële rapportageperiode of de voorgaande financiële rapportageperiode.

Het boekjaar met vergelijkende cijfers hoeft niet aanwezig te zijn.

Voorbeeld

(10)

Pagina 9 van 15 In het algemeen hebben de concepten voor balansposten en nadere uitsplitsingen hiervan

xbrli:periodType instant en voor winst- en verliesposten of toelichtingen de xbrli:periodType duration.

Een zeer eenvoudige jaarrekening met vergelijkende cijfers zal dus minimaal vier contexten hebben.

Bijvoorbeeld:

Begindatum rapportageperiode: 2016-01-01 Einddatum rapportageperiode: 2016-12-31

Context Instant startDate endDate Opmerking

1 2016-12-31 Context voor de cijfers van de balans van de huidige

rapportageperiode.

2 2016-01-01 2016-12-31 Context voor de toelichting en/of de winst- en verliesrekening van de huidige rapportageperiode.

3 2015-12-31 Context voor de vergelijkende cijfers van de balans van de voorgaande rapportageperiode.

4 2015-01-01 2015-12-31 Context voor de vergelijkende cijfers van de winst- en verliesrekening van de voorgaande rapportageperiode.

2.3 Units

BR-KVK-3.01: Een measure element met een namespace prefix die verwijst naar de

"http://www.xbrl.org/2003/iso4217" namespace MOET precies één keer voorkomen in het instance document.

Alle bedragen en van bedragen afgeleide meeteenheden in de jaarverantwoording moeten dezelfde valuta hebben.

BR-KVK-3.02: Het measure element MOET de waarde “xbrli:shares” hebben voor het opgeven van de eenheid voor aandelen.

De eenheid voor aandelen dient te worden opgegeven voor concepten met het datatype

“num:sharesItemType”.

BR-KVK-3.03: Het measure element MOET de waarde “xbrli:pure” hebben voor het opgeven van de eenheid voor percentages.

(11)

Pagina 10 van 15 De eenheid voor percentages dient te worden opgegeven voor concepten met het datatype

“num:percentItemType”.

2.4 Facts

BR-KVK-4.01: Een instance document MOET minimaal de volgende feiten in de huidige financiële rapportageperiode bevatten.

Onderstaande elementen moeten in de huidige financiële rapportageperiode van elke jaarrekening voorkomen:

Element Opmerking

kvk-t:ContactForDocumentPresentation kvk-i:ContactType

nl-cd:FirstName nl-cd:FamilyName kvk-i:OrganisationName nl-cd:TelephoneNumber nl-cd:EmailAddressFull

kvk-i:LegalSizeCriteriaClassification venj-bw2-i:LegalEntityName

venj-bw2-i:FinancialReportingPeriodCurrentStartDate venj-bw2-i:FinancialReportingPeriodCurrentEndDate

rj-i:DocumentRelatesToIndividualEntityOrGroup Niet verplicht wanneer kvk-i:LegalSizeCriteriaClassification = Micro of Klein (in het geval van publicatiestukken).

venj-bw2-i:DocumentAdoptionStatus

venj-bw2-i:BalanceSheetBeforeAfterAppropriationResults

BR-KVK-4.02: Een instance document van een middelgrote rechtspersoon MOET minimaal ook de volgende feiten in de huidige financiële rapportageperiode bevatten Onderstaande elementen moeten, naast de elementen van BR-KVK-4.01, in de huidige financiële rapportageperiode van de jaarrekening van middelgrote en grote rechtspersonen voorkomen:

Element / label

venj-bw2-i:GrossMargin (middelgrote rechtspersonen) of venj-bw2-i:NetRevenue (middelgrote en grote rechtspersonen) venj-bw2-i:ManagementReportLocationReference

venj-bw2-i:InformationOther

venj-bw2-i:AuditorsOpinionStatementAbsence of venj-bw2-i:AuditorsOpinionReference venj-bw2-i:ProvisionsArticlesAssociationProfitAppropriation

venj-bw2-i:ResultsAppropriationDisclosure of venj-bw2-i:ResultsAppropriationProposalDisclosure

(12)

Pagina 11 van 15 venj-bw2-i:ProfitCertificatesSimilarRights

venj-bw2-i:SubsequentEventsDisclosure

BR-KVK-4.03: Een instance document van een grote rechtspersoon MOET minimaal ook de volgende feiten in de huidige financiële rapportageperiode bevatten

Onderstaande elementen moeten, naast de elementen van BR-KVK-4.01 en BR-KVK-4.02, in de huidige financiële rapportageperiode van de jaarrekening van grote rechtspersonen voorkomen:

Element / label

ProvisionsArticlesAssociationSpecialGoverningControlStructure venj-bw2-i:BranchOffices

BR-KVK-4.04: De volgende feiten MOGEN NIET meer dan één keer voorkomen in de instantie.

Element / label

venj-bw2-1:FinancialReportingPeriodCurrentStartDate venj-bw2-1:FinancialReportingPeriodCurrentEndDate venj-bw2-1:FinancialReportingPeriodPreviousStartDate venj-bw2-1:FinancialReportingPeriodPreviousEndDate kvk-i:LegalSizeCriteriaClassification

venj-bw2-1:LegalEntityName

rj-i:DocumentRelatesToIndividualEntityOrGroup venj-bw2-1:DocumentAdoptionStatus

venj-bw2-i:DocumentAdoptionDate

venj-bw2-i:BalanceSheetBeforeAfterAppropriationResults

Voorheen : -

BR-KVK-4.05: De venj-bw2-i:FinancialReportingPeriodCurrentEndDate MOET na de venj-bw2-i:FinancialReportingPeriodCurrentStartDate liggen.

De huidige financiële rapportageperiode moet correct zijn opgegeven.

(13)

Pagina 12 van 15 BR-KVK-4.06: De venj-bw2-i:FinancialReportingPeriodPreviousEndDate MOET na de venj-bw2-i:FinancialReportingPeriodPreviousStartDate liggen.

De voorgaande financiële rapportageperiode moet correct zijn opgegeven.

Voorheen : -

BR-KVK-4.07: De venj-bw2-i:FinancialReportingPeriodCurrentEndDate MOET voor de datum van deponering liggen.

De verslagperiode van de jaarverantwoording moet beëindigd zijn tijdens het deponeren van de jaarrekening.

BR-KVK-4.08: De venj-bw2-i:DocumentAdoptionDate MOET aanwezig zijn voor een vastgestelde jaarrekening.

Voor een vastgestelde jaarrekening moet de datum van vaststelling zijn opgegeven.

BR-KVK-4.09: De venj-bw2-i:DocumentAdoptionDate MAG NIET aanwezig zijn voor een niet-vastgestelde jaarrekening.

Voor een niet-vastgestelde jaarrekening mag geen datum van vaststelling zijn opgegeven.

BR-KVK-4.10: De venj-bw2-i:DocumentAdoptionDate MAG NIET na de datum deponering liggen.

De datum van vaststelling van de jaarrekening mag niet na de datum deponering liggen.

BR-KVK-4.11: De venj-bw2-i:DocumentAdoptionDate MOET na de venj-bw2-i:FinancialReportingPeriodCurrentEndDate liggen.

De datum van vaststelling van de jaarrekening moet na de verslagperiode liggen.

(14)

Pagina 13 van 15 Ingangsdatum : 1-1-2017

Vervaldatum : -

BR-KVK-4.12: Van een gecorrigeerde jaarrekening MOET een te corrigeren jaarrekening gedeponeerd zijn bij het Handelsregister.

Als kvk-i:DocumentResubmissionDueToUnsurmountableInaccuracies (Heraanlevering van het document in verband met onoverkomelijke onjuistheden (J/N)) ‘Ja’ is, dan moet een vastgestelde jaarrekening (venj-bw2-i:DocumentAdoptionStatus (Jaarrekening vastgesteld (J/N)) = ‘Ja’) met de zelfde venj-bw2-i:FinancialReportingPeriodCurrentEndDate (Einddatum van de huidige financiële rapportageperiode) bij het Handelsregister zijn gedeponeerd.

Voorheen : -

(15)

Pagina 14 van 15

3 KvK Business Guidelines

Naast de KvK Business Rules die verplicht zijn om na te leven, zijn er ook aanvullende richtlijnen te onderkennen: De KvK Business Guidelines. De naleving van deze richtlijnen wordt sterk

aangeraden, maar wordt niet afgedwongen. Deze richtlijnen vinden hun oorsprong vooral in (inter)nationale (best) practices of voorkeuren, maar impliceert dus een bepaalde mate van tolerantie. De KvK Business Guidelines zouden moeten worden gerespecteerd, tenzij er goede redenen zijn om dat niet te doen.

Het niet naleven van de richtlijnen zal echter niet leiden tot afwijzing van een XBRL instance document.

De Guidelines zijn beschikbaar in de vorm van Formulas en zijn hier niet expliciet genoemd.

(16)

Pagina 15 van 15

4 Aanvullende ondersteuning

4.1 Weergave van meldingen

De regels in dit document kunnen geautomatiseerd gecontroleerd worden. In het kader van uniformiteit strekt het tot aanbeveling de geconstateerde fouten of waarschuwingen op een consistente wijze te rapporteren. Elke melding moet minimaal de volgende gegevenselementen bevatten:

1. Type van de melding Waarschuwing of Fout;

2. Origine van de controle: het document waarin de controle gedefinieerd is, eventueel het versienummer van dit document;

3. ID van de business rule;

4. Titel van de business rule of aard van de fout of waarschuwing.

De gegevenselementen worden in de aangegeven volgorde gerapporteerd en met een dubbele punt gescheiden.

Voorbeeld:

Fout: KvK-Business Rules, v 1.0: BR-KVK-4.07: De FinancialReportingPeriodPreviousEndDate MOET na de FinancialReportingPeriodPreviousStartDate liggen.

Het is toegestaan i.p.v. Titel de aard van de fout of waarschuwing te rapporteren en deze aan te vullen met comfortinformatie zoals het element waarop de melding betrekking heeft. KvK zal deze methode zoveel mogelijk hanteren.

Voorbeeld:

Fout: KvK-Business Rules, v 1.0: BR-KVK-2.02: Bij context ‘Fy16d’ is waarde ‘00123456’ van identifier geen geldige waarde.

Waarschuwing:KvK-Business Rules, v 1.1: BR-KVK-3.01:De rapporteringsvaluta wijkt af van de valuta voor de bedragen van de jaarrekening