COGO-19--1$
Ministerie van Verkeer en Waterstaat Di rectoraat- Generaal Rijkswaterstaat Directie Zuid-Holland
Bibliotheek
Poll 00-79
01 2QU
Marktht 0d
DeeIrapp0
°Utick
S Ca bo
C UI77e j,lt,
ueh eer'
Marktaan bod
Deelrapport 'Quick Scan Documentbeheer'
Project : Quick scan Documentbeheer' Rapportnr. : BSW-98.08c
Documentnr. : 2525B-P-98.003 Versie : 1.0
Status : definitief Datum 16 maart 1998 PBMS-nummer : 2525B
Afdeling BSI
Bijlagen : -
Auteur : Lars Dijk (GOBAR Adviseurs) Principaal : M. van Stijn (RD/ZH)
Projectbegeleider H. de Jong (RD/ZH) Bevoegd gezag
F.J.J.A. van Dam (Hoofd BSI) Projectleider
R. Jongkind (BSI)
AKKOORD VRIJGAVE VERSIE:
Bevoegd gezag
Projectbegeleid er
Projectleider ing. FJ.JA. van Dam
ir. H. de Jong
ing. R. Jongkind d.d. , -''
dd. d.d. .
Marktaan bod
Deelrapport 'Quick Scan Documentbeheer'
Inhoudsopgave
1 Inleiding
4 2 Omschrijving van de markt
5 3 Overzicht functionaliteit
7 4 Uitleg van de functionaliteit
9 4.1 Structuur beheer
9 4.2 Localiseren
10 4.3 Vrijgave van beheer
10 4.4 Wijzigingen beheer
11 4,5 Werkstroom beheer
12 4.6 Systeem aspecten
12
5 Ontwikkelingen 14
1 Inleiding
Dit rapport is één van de twee deelresultaten van het project Quick scan Documentbeheer. Het biedt een overzicht van de functionaliteit van het huidige marktaanbod van documentbeheersystemen. Dit overzicht wordt samen met de rapporten 'Interne en externe
nventarisatie' gebruikt als uitgangspunt voor een vervolgaanpak om RWSbreed documentbeheer mogelijk te maken.
In dit rapport wordt getracht duidelijkheid te scheppen in de documentbeheermarkt. Voor verschillende typen systemen wordt aangegeven welke functionaliteit ze bezitten. Getracht is de gangbare termen te hanteren voor het typeren van systemen en omschrijven van functionaliteit. Helaas is de afbakening van de termen niet altijd scherp. De functionaliteit is beschreven in hoofdlijnen.
Naast de huidige geboden functionaliteit zal ook worden ingegaan op ontwikkelingen op dit gebied. Daarnaast worden enkele trends beschreven die van invloed kunnen zijn op de werkwijze van de Regionale Directies in de toekomst.
Voor profijtvol documentbeheer is de invulling van behoeften met functionaliteit slechts één kant van de zaak. Naast deze invulling is een verandering van de werkwijze van de gebruikers veelal
noodzakelijk. De overstap op digitaal documentbeheersysteem vergt meer inzet van de gebruikers dan de overstap naar een CAD
systeem. De aard van het gebruik van een documentbeheersysteem is heel anders dan van een CAD systeem. Bij een
documentbeheersysteem zijn verschillende gebruikers in verschillende rollen betrokken.
Marktaanbod
16maart1998 blad 4 van 14
2 Omschrijving van de markt
Het project heeft als onderwerp digitaal documentbeheer. De markt van documentbeheersystemen is Vrij onoverzichtelijk. In tabel 1 is een overzicht gegeven van de verschillende soorten systemen op de markt. De typering van en het onderscheid tussen de systemen is vrij arbitrair.
Tabel 1
Overzicht van verschillende soorten systemen.
Typering Positionering Voorbeelden systemen Te ondersteunen _________________ __________________ _____________________ taaklproces Postregistratie Archiefadeling en Decos Post Registreren van
bedrijfsbureaus New Document documenten.
_________________ __________________ Manager ________________________
Imaging Archiefafdeling en Watermark Archiveren en ontsluiten _________________ bedrijfsbureaus lnputAccel van allerlei documenten.
DIS Bedrijfsbureaus Documentum Maken en distribueren van ________________ _________________ Saros@Mezzariine kantoordocumenten.
EDM Ontwerpafdeling en Workcenter Goedkeur- en vrijgave tekenkamer Automanager proces van technische _________________ _________________ Workflow tekeningen.
PDM Ontwerpafdeling en Metaphase Ontwerpen van complexe _________________ tekenkamer Optegra producten.
Postregistratie
Postregistratiesystemen bieden simpelweg de mogelijkheid om een document te registreren in een elektronische kaartenbak. Het document zelf wordt niet digitaal opgeslagen.
Imaging
Imaging systemen bieden naast de elektronische kaartenbak ook de mogelijkheid om de documenten digitaal op te slaan en in te zien. De systemen hebben vaak uitgebreide scanmogelijkheden. De digitaal opgeslagen documenten zijn niet gekoppeld' aan de registratie. De imaging-systemen zijn meestal goed geschikt voor de opslag van gescande documenten en hebben veelal functionaliteit om te scannen.
DIS
Documentaire Informatie Systemen bieden een koppeling tussen kantoorapplicaties (bijvoorbeeld een tekstverwerkers) en een archief.
Door deze koppeling kan het creëren, registreren, archiveren, distribueren en wijzigen van documenten worden ondersteund.
Daarmee ondersteunt een DIS een groot deel van de levensloop van een document, hetgeen als workflow kan worden betiteld.
Marktaanbod
16maart1998 blad 5 van 14
EDM
Engineering Document Management systemen bieden een koppeling tussen CAO systemen en een archief. Functioneel gezien zijn er bijna geen verschillen tussen DIS en EDM systemen. Alleen in het
toepassingsgebied zit verschil: een DIS voor KA-documenten en een ADM voor CAD- en engeneering documenten. In de rest van dit rapport zullen de twee typeringen bij elkaar worden gevoegd.
PDM
Product Data Management systemen bieden de mogelijkheid om een productstructuur te beheren. De productstructuur is een hulpmiddel voor het ontwerpen van complexe producten.
Er is met name veel toepassing van PDM bij producten met veel standaard objecten, toepassingen in vliegtuig- en automobielindustrie, waarbij aan elk onderdeel van het vliegtuig of de auto de tekening, specificaties of handboeken zijn gerelateerd en ook digitaal voorhanden is.
Marktaanbod
16 maart 1998 blad 6 van 14
3 Overzicht functionaliteit
Een compleet overzicht van documentbeheer functionaliteit is niet voorhanden. Het overzicht in tabel 2 is een compromis tussen verschillende overzichten uit de PDM Selection Guidel, het tijdschrift CA Techniek en verschillende brochures van leveranciers. Per functionaliteit is aangegeven in welk type systeem het voorkomt.
In de tabel is te zien dat er weinig verschil is tussen DIS/EDM en PDM. Dat komt doordat alleen de documentbeheer functionaliteit van PDM systemen is aangegeven. Daarnaast zijn er vele andere
mogelijkheden met PDM systemen zoals het beheren van een Bill Of Materials (BOM) en configuratiebeheer.
Tabel 2
Samengesteld overzicht
Functionaliteit Postregist
ratie
Imaging DIS/EDM PDM
Structuur beheer
Classificatie X X X X
Archiefstructuur X X
Product structuur X
Varianten beheer X
Localiseren Zoeken X X X X
Check in/out controle X X X
__________ lmporteren/ Exporteren X X X X
Viewen X X X
Vrijgave beheer
Status beheer X X
Autorisatie X X
Wijzigingen beheer
Versiebeheer X
x
Annotatie X X
___________ Wijzigingsvoorstel X X
Historie logboek X X
Werkstroom beheer
Procesmodel + +
Communicatie + +
Systeem aspecten
Eén opslagplaats X X X X
M. corneissen, A. de Kok, TH. Mandemakers, 1995
Marktaanbod
16 maart 1998 blad 7 van 14
___________ Koppeling met applicaties X X
WEB-functionaliteit + +
Automatische back-up X X X X
Interface aanpassen X X X X
X Aanwezig
+ Steeds meer opgenomen
Marktaanbod
16 maart 1998 blad 8 van 14
4 Uitleg van de functionaliteit
4.1 Structuur beheer
Classificatie
Het classificeren van een document houdt in dat de kenmerken van het document worden geregistreerd. Een kenmerk kan bijvoorbeeld zijn de naam van de tekenaar van een tekening. De gebruiker wordt bij het opslaan van een document gevraagd de kenmerken in te vullen in zogenaamde velden. De kenmerken kunnen helpen bij het
terugvinden van documenten.
Archiefstructuur
Documenten kunnen gestructureerd worden opgeslagen door ze in mappen (of folders) te plaatsen. De structuur van mappen met bijbehorende documenten wordt archiefstructuur genoemd.
In een pakket technische tekeningen kunnen relaties tussen
tekeningen bestaan. Bijvoorbeeld de relatie tussen een tekening van een onderdeel en een tekening van een sub-samenstelling. Relaties kunnen worden aangebracht als tekeningen worden opgeslagen. De relaties tussen tekeningen bieden hulp bij het terugvinden en
verzamelen van tekeningen
Een andere vorm van relaties tussen tekeningen is veel directer. Mei veel CAD systemen is het mogelijk om referentietekeningen binnen een tekening op te nemen. De referentietekening moet altijd bij de hoofdtekening blijven. Als een tekening wordt verplaatst worden de referentietekeningen automatisch mee verplaatst.
Product structuur
Een productstructuur is een boom met vertakkingen waarin samenstellingen en onderdelen zijn opgenomen van een product.
Voor complexe producten is de productstructuur een handig
hulpmiddel bij het ontwerpen. Eerst kan een globale structuur worden opgezet die naarmate het ontwerp vordert steeds verder wordt uitgewerkt. Uiteindelijk worden alle onderdelen in de productstructuur opgenomen. Het beheer van de structuur houdt in dat de
vertakkingen van de boom gewijzigd kunnen worden.
Varianten beheer
Complexe producten worden vaak aangepast aan specifieke wensen van de klant. Door verschillende wensen ontstaan verschillende uitvoeringen (of series) van hetzelfde product. Omdat de series weinig van elkaar verschillen is het niet slim om voor elke nieuwe variant weer een geheel nieuwe productstructuur op te bouwen. Het is eenvoudiger om binnen de bestaande productstructuur verschillende varianten van hetzelfde onderdeel op te nemen.
Marktaanbod
16 maart 1998 blad 9 van 14
4.2 Localiseren
Zoeken
Een veel gebruikte methode van zoeken is navigeren (wandelen) door de documentstructuur. Een andere methode is het zoeken met zoektermen. De zoekterm wordt vergeleken met de kenmerken van de opgeslagen documenten.
Check in/out controle
Twee verschillende personen mogen niet tegelijk aan dezelfde tekening werken. Dan zouden er twee verschillende versies van een tekening in gebruik zijn. Om dit te voorkomen wordt altijd gecheckt of een document al is opgevraagd.
lmporteren/ Exporteren
Niet alle documenten worden binnen het beheersysteem gemaakt.
Sommige worden van buitenaf aangeleverd. Om ze in het
beheersysteem op te nemen worden ze geïmporteerd. Hierbij worden de kenmerken van het document geregistreerd en wordt het op de juiste plaats opgeslagen. Het is ook mogelijk om documenten te exporteren uit het beheersysteem.
Viewen
Met een viewer kunnen documenten worden bekeken zonder dat de applicatie (bijvoorbeeld een CAO systeem) hoeft te worden opgestart.
Dit is handig bij het zoeken van documenten. Er bestaan vele viewers omdat er allerlei verschiUende soorten bestanden zijn.
4.3 Vrijgave van beheer Status beheer
Met deze functionaliteit kan een document worden voorzien van een status. De status geeft meestal aan in welke fase van de levenscyclus het document zich bevindt. Daardoor kan het goedkeur -en vrijgave proces van documenten worden gestuurd. De levenscyclus van een document is afgebeeld in figuur 2.
Figuur 2.
De levenscyclus van een document.
Autorisatie
Documenten kunnen worden beveiligd tegen handelingen die niet gewenst zijn door autorisaties toe te kennen aan de documenten. Met
Marktaanbod 16 maart 1998
blad 10 van 14
behulp van autorisatie kan bijvoorbeeld het goedkeuren van een document alleen worden uitgevoerd door een persoon die daartoe bevoegd is. De bevoegdheden worden vastgelegd in het systeem.
Door de inlogcodes van de gebruiker weet het systeem wie een document opvraagt.
4.4 Wijzigingen beheer Versiebeheer
Versiebeheer biedt mogelijkheden om verschillende versies van hetzelfde document te bewaren. Daarmee kan worden achterhaald welke wijzigingen in een document zijn uitgevoerd.
Annotatie
Annotatie biedt de mogelijkheid om aantekeningen en opmerkingen op een document te plaatsen bij de beoordeling van een document.
De beoordelaar heeft allerlei tekenmiddelen ter beschikking om zijn commentaar toe te lichten.
Marktaanbod
16maart1998 blad 11 van 14
Wijzigingsvoorstel
Vaak heeft het wijzigen van een goedgekeurde tekening invloed op andere delen van het ontwerp. Er moet dus overleg tussen de afdelingen plaatsvinden hoe de wijziging het beste kan worden uitgevoerd. Het is belangrijk dat de wijziging in het gehele ontwerp wordt doorgevoerd. Aan de hand van een wijzigingsvoorstel kan het wijzigingsproces worden gestuurd.
Historie logboek
Met deze functionaliteit kunnen alle handelingen die met een
document zijn uitgevoerd worden geregistreerd en opgevraagd in de vorm van rapportjes of tabellen.
4.5 Werkstroom beheer Procesmodel
Het is mogelijk een doorstuurproces van documenten vast te leggen die is toegespitst op een ontwerptraject. Meestal kan grafisch inzicht worden verkregen in dit zogenaamde procesmodel. Het procesmodel dient tijdens het project te kunnen worden aangepast.
In het procesmodel kunnen verschillende aspecten worden opgenomen, zoals planning en Work Breakdown Structure
(onderverdeling van taken). Aan de hand van het procesmodel kan de voortgang van het proces worden bewaakt. De bewaking kan bestaan uit het sturen van berichten naar gebruikers indien een taak niet op tijd wordt uitgevoerd. Een andere mogelijkheid is het genereren van de stand van zaken in de vorm van een rapport.
Communicatie
Als verschillende aspecten van een product door verschillende afdelingen worden ontworpen neemt communicatie een belangrijke plaats in. Communicatie via berichten is vaak in
documentbeheersystemen opgenomen.
4.6 Systeem aspecten Eén opslagplaats
Het is gewenst dat alle gebruikers de documenten op dezelfde plaats opslaan. Vaak is dit niet mogelijk in verband met beperkingen van het computernetwerk. Het beheersysteem lost dit op door bij te houden waar de bestanden zich bevinden. Hierdoor lijkt het voor de gebruiker alsof er inderdaad maar één opslagplaats is.
Koppeling met applicaties
Alle documenten worden opgeslagen in het documentbeheersysteem.
Buiten het beheersysteem kunnen documenten zoek raken. De gebruiker begint een handeling met een document altijd vanuit het beheersysteem. Als een document wordt aangeklikt wordt de bijbehorende applicatie (bijvoorbeeld Word) automatisch opgestart.
Marktaanbod
16 maart 1998 blad 12 van 14
WEB-functionaliteit
Via het Intranet kan een gebruiker documenten inzien, onafhankelijk van de afstand tot de database. Met deze technologie is het
bijvoorbeeld mogelijk dat vanuit de dienstkringen kan worden gezocht naar documenten die bij het hoofdgebouw van de Directie zijn
opgeslagen.
Automatische back-up
Van de gegevens die zijn opgeslagen in een database kan periodiek automatisch een back-up worden gemaakt. Bijvoorbeeld door de gegevens van een schijf op een tape te kopiëren.
Interface aanpassen
De meeste systemen bieden de mogelijkheid om de User-Interface aan de wensen van individuele gebruikers of gebruikersgroepen aan te passen.
Marktaanbod
16 maart 1998 blad 13 van 14
5 Ontwikkelingen
In dit hoofdstuk worden enkele ontwikkelingen en trends genoemd die van invloed kunnen zijn op de vervolgaanpak voor de Regionale Directies.
Internet technologie
Op het moment is één van de belangrijkste technologische
ontwikkelingen het Internet. De voordelen die worden geboden zijn vooral de afstand die overbrugd kan worden, de verbetering van communicatie en de zeer lage prijs van de technologie. Veel documentbeheersystemen functioneren tegenwoordig op basis van internet technologie. Daardoor kunnen medewerkers van organisaties transparant beheerde projectdocumenten, algemene informatie (interne communicatie), bedrijfsvoeringsgegevens via lnternetllntranet benaderen.
Onderhoudsmanagement
Onderhoudsmanagament heeft tot doel de kosten van onderhoud te verlagen. Een thema binnen onderhoudsmanagement is het
vergemakkelijken van onderhoudstaken door beter inzicht in de huidige situatie van bijvoorbeeld een kunstwerk. Dit stelt hoge eisen aan documentbeheer over een lange periode.
Kennismanagement
Binnen een organisatie is kennis in allerlei vormen aanwezig. Het delen en hergebruik van kennis is een thema binnen
kennismanagement. Meer openbaarheid van allerlei documenten zal belangrijker worden. Deze openbaarheid heeft invloed op
documentbeheer (zie ook Pilot Kennismanagement in het kader van l&AfOntwikkeling Infrastructuur.
Concurrent engineering
Concurrent engineering heeft als doel de doorlooptijd van
ontwerpprojecten te verkorten. Onder concurrent engïneering wordt verstaan het parallel doorlopen van de fasen van het ontwerpproces in plaats van serieel. Dit stelt hoge eisen aan de onderlinge
communicatie en de beschikbaarheid van informatie.
Het virtuele kantoor
Een kenmerk van het virtuele kantoor is dat medewerkers niet gebonden zijn aan een bepaalde werkplek en toch volledig kunnen participeren in het bedrijfsproces. Werken op afstand stelt hoge eisen aan onderlinge communicatie. Documentbeheer in combinatie met Intranet biedt daar ondersteuning aan.
Marktaanbod
16maart1998 blad 14 van 14
