2
Inhoud
Inleiding ... 3 Beschrijving stagegevende organisatie ... 4 Rol van de stagiair en beschrijving van de werkzaamheden ... 5 Evaluatie ... 7 Wat heb je kunnen betekenen voor de stagegever? ... 7 Welke kennis en vaardigheden uit je studie heb je kunnen benutten? ... 7 In welke mate zijn je leerdoelen bereikt? ... 8 Welke nieuwe kennis en vaardigheden heb je opgedaan? ... 9 Hoe was de aansluiting van de opleiding met de beroepspraktijk? ... 10 Hoe was de begeleiding van je stage? ... 10 Hoe heeft de stage bijgedragen aan je carrièreperspectieven? ... 10 Conclusie ... 12 Bijlage 1: logboek ... 133
Inleiding
Geregeld bezocht ik de afdeling Bijzondere Collecties (BC) in de Groningse Universiteitsbibliotheek in het voorjaar en de zomer van 2016 voor mijn masterscriptie. Ik nam er oude brieven en inaugurele redes door en bedacht mij, toen ik in de nieuwe leeszaal zat, dat de BC misschien iets meer zou kunnen doen om hun mooie collectie bekend te maken bij studenten. Tijdens mijn opleiding had ik er nooit een rondleiding gehad of een college gevolgd, terwijl de naam en de zaal mij wel aanspraken. Ik wist alleen niet wat ik er als student mee zou kunnen, of de medewerkers konden meedenken met een onderwerp voor een paper en of ik er zomaar binnen mocht lopen. Tijdens het onderzoek voor mijn masterscriptie bedacht ik me dat ik achteraf gezien wel vaker iets had willen schrijven met behulp van bronnen uit deze collecties.Dit idee besprak ik met de studieadviseur van de opleiding geschiedenis, Bob van der Borg, die mij aanmoedigde om voor te stellen een stage te lopen bij de BC. Van Ester Haag van Career Services Letteren, kreeg ik het idee om als eindproduct een adviesrapport te maken voor de BC. Met dat idee in gedachten heb ik een e-mail gestuurd naar de BC en ik kwam uiteindelijk uit bij Pablo Collette, hoofd van de Sector Erfgoed bij de Rijksuniversiteit (RUG). Hij was enthousiast over het idee dat een gebruiker advies zou geven of ideeën zou aandragen om de BC aantrekkelijker te maken voor haar doelgroepen. In mei 2016 was er net een beleidsstuk van de Sector Erfgoed voor de jaren 2016-2020 uitgekomen. De doelen of speerpunten in het beleid zijn dat de Sector Erfgoed de komende jaren een actievere verbinding moet aangaan met de gebruikers en dat het gebruik van de collecties wordt gestimuleerd voor onderwijs en onderzoek. Andere punten zijn het opstellen van een collectieplan, het vergroten van de digitale toegankelijkheid en het vinden van een betere huisvesting voor het museum. Vanuit mijn interesse in het bereiken van doelgroepen en mijn expertise als gebruiker en publieksgerichte historica, leek het mij het beste om me vooral op de eerste twee doelen of speerpunten te richten.
4
Beschrijving van de stagegevende organisatie
Mijn stageorganisatie is opgebouwd uit verschillende onderdelen. In principe liep ik stage bij de BC, een afdeling die bestaat uit negen personen, een kluis met kwetsbare collecties, een leeszaal met boekenkasten en een balie, een collegezaaltje en twee kantoortjes. De negen medewerkers zijn een sectorhoofd een conservator, een teamleider, twee informatiespecialisten en vier overige medewerkers. Deze afdeling valt, samen met het Universiteitsmuseum (UM), onder de Sector Erfgoed die in 2015 is ontstaan met als eerste hoofd van deze nieuwe sector Pablo Collette. De sector is een onderdeel van de Universiteitsbibliotheek (UB) waar Marjolein Nieboer directeur van is. De UB staat vervolgens weer onder het College van Bestuur van de Rijksuniversiteit in Groningen.
De collecties van de UB, BC en het UM beheren en presenteren het wetenschappelijk erfgoed van de RUG en hebben een hoge wetenschappelijke, maatschappelijke, cultuurhistorische en economische waarde. De afdeling Bijzondere Collecties wordt vooral gebruikt voor onderwijs en onderzoek voor zowel Nederlandse als internationale studenten en onderzoekers. De afdeling bewaart een tal van boeken en documenten en het zijn allemaal zeldzame, kwetsbare of kostbare werken en archiefmateriaal die de UB sinds haar ontstaan in 1615 heeft aangelegd. De Groningse collectie behoort qua belang tot de top vijf van de Nederlandse wetenschappelijke bibliotheken en in het landelijke bibliotheeknetwerk speelt Bijzondere Collecties een serieuze rol.
5
Rol van de stagiair en beschrijving van de werkzaamheden
Mijn rol tijdens mijn stage was een onderzoeks- en adviesrol. Ik heb me steeds beziggehouden met de vraag hoe de afdeling BC haar doelgroepen beter kon bereiken. Het bestaande en ietwat abstracte beleidsplan wilde ik concreter maken. Samen met mijn stagebegeleider zijn deze taken als belangrijkste geformuleerd:
1. Onderzoek naar ander academische erfgoedinstellingen en hun beleid met betrekking tot verbinding en gebruik van academische collecties.
2. Opsommen van concrete ideeën die op kortere (binnen 1 jaar) én langere (4 jaar) termijn zouden kunnen worden uitgevoerd.
3. Het presenteren van een advies aan de medewerkers van de bijzondere Collecties/Universiteitsbibliotheek.
Met deze punten ben ik aan de slag gegaan en ik besloot al snel dat een onderzoeksopzet handig zou zijn. Deze heb ik geformuleerd en ben ik uit gaan voeren. Mijn onderzoeksopzet staat ook op bladzijde 7 van het adviesverslag. Ik maakte doelstellingen en verdeelde het onderzoek in twee delen:
Doelstellingen van het onderzoek
Voor het onderzoek zijn de volgende doelstellingen geformuleerd:
• Onderzoek naar het beleid van (academische) erfgoedinstellingen met betrekking tot het bereiken van doelgroepen.
• Gesprekken voeren met medewerkers van de BC in Groningen, medewerkers van de UB en het UM en medewerkers van andere erfgoedinstellingen.
• Opsommen van concrete ideeën en aanbevelingen die op kortere en langere termijn zouden kunnen worden uitgevoerd.
• Het presenteren van een adviesrapport aan de medewerkers van de BC/UM/UB.
Onderdelen van het onderzoek
1. Beleidstukken, jaarverslagen, publieksverslagen en jaarplannen doornemen van verschillende (academische) erfgoedinstellingen. Bij het lezen van de stukken is gelet op de vragen:
A. Welke activiteiten worden er ondernomen door erfgoedinstellingen om hun collectie onder de aandacht te brengen en publiek aan zich te binden?
B. Hoe richten deze erfgoedorganisaties zich op het publiek en hoe willen zij dat in de toekomst gaan doen? C. Welke publieksactiviteiten werden bestempeld als succesvol (indien aangegeven)? 2. Gesprekken voeren met medewerkers van de BC in Groningen, medewerkers van de UB en het UM en medewerkers van erfgoedinstellingen elders. Vragen die aan de orde kwamen: A. Medewerkers BC Groningen - Wat is volgens u de functie van de BC?
- Hoe kan de afdeling BC haar doelgroepen meer aanspreken? Per doelgroep vragen: breed geïnteresseerd publiek, studenten, onderzoekers, docenten.
7
Evaluatie
Wat heb je kunnen betekenen voor de stagegever?Een van de leukste aspecten van mijn stage was dat ik met mijn kennis, vaardigheden en inzet veel heb kunnen betekenen. Ik heb een uniek product gemaakt die nodig was voor de afdeling en waar de afdeling wat mee kan. Medewerkers van de afdeling BC geven allemaal aan dat ze het erg prettig vinden dat er nu eens concrete ideeën voor hen op een rijtje zijn gezet. Ze zijn erg tevreden en verrast met het resultaat. Uit gesprekken met medewerkers merk ik ook nieuwe enthousiasme om zelf met de ideeën bezig te gaan. Ze willen minder afwachten wat hen van hogerhand wordt beloofd en lijken meer de verantwoordelijkheid te willen nemen om zelf alvast ideeën uit te gaan voeren en voortaan meer initiatief te nemen. Veel van de aanbevelingen die ik heb gedaan zijn namelijk ook niet heel tijdrovend of kostbaar maar leveren wel direct meer zichtbaarheid op. Aan het einde van mijn presentatie wierp ik de vraag op ‘hoe nu verder,’ met een afbeelding van een volle bibliotheekzaal en een bureaulade. Veel mensen lieten toen weten wel graag wat te willen doen, of graag zagen dat de BC op zijn minst meer zichtbaar zou zijn. Na mijn presentatie van het adviesrapport is er een bijeenkomst gepland waarin het uitvoeren van het advies ook een duidelijk agendapunt is. Ik vind het prettig dat hetgeen wat ik heb aangekaart, namelijk dat de BC haar doelgroepen beter kan bereiken, wordt opgepakt door de medewerkers. Daarbij is het ook prettig dat het hoofd van de Sector Erfgoed, Pablo, steeds te kennen heeft gegeven dat mijn stage en het adviesverslag nuttig is. Ik ben van mening dat ik niet alleen met het eindrapport wat heb kunnen betekenen, maar dat ik in mijn hele stageperiode wat kon betekenen voor de BC. Het feit dat ik steeds bezig was met gesprekken voeren en nadenken over publieksgerichtheid bracht ook enthousiasme met zich mee bij de medewerkers van de BC. Bij mijn afscheid kreeg ik dat compliment ook mee.
Welke kennis en vaardigheden uit je studie heb je kunnen benutten?
Vanuit mijn studie kon ik best veel kennis en vaardigheden benutten. De publieksgerichte vakken in de master ‘Geschiedenis Vandaag’ hadden mij voorbereid op het maken van publieksproducten vanuit historisch onderzoek. Ik heb het adviesverslag steeds een uitgebreid maar heel toegankelijk eindproduct willen laten zijn. Daarbij hebben die publieksgerichte vakken mij vooral veel inspiratie en inhoudelijke kennis meegegeven die handig waren bij het op papier zetten van ideeën. Voor vakken tijdens mijn minor Journalistieke Cultuur heb ik geleerd hoe ik interviews kan houden die mij hielpen tijdens de gesprekken met medewerkers van zowel erfgoed in Groningen als medewerkers van andere instellingen. Hoewel presenteren niet mijn sterkste kant is heb ik toch kunnen profiteren van mijn ervaring in mijn vorige stage in het onderwijs. Met onderbrekingen, zoals opmerkingen tijdens de presentatie, kon ik goed omgaan. Vanwege veel vakken over wetenschapsgeschiedenis en wetenschapsfilosofie en omdat ik een archief uit de BC kende, had ik voor mijn idee ook wel ‘feeling’ voor de materie waar de medewerkers zich deels mee bezig houden bij de BC. Mijn hele opleiding heeft me meegegeven om duidelijk en toegankelijk te schrijven en daarbij steeds de doelgroep voor ogen te houden. Ik vind het verrassend dat deze vaardigheden kan gebruiken voor zowel een academisch stuk zoals een scriptie, als een niet-academisch stuk zoals een praktisch adviesrapport.
8
In welke mate zijn je leerdoelen bereikt?
In mijn stageplan heb ik zelf de volgende leerdoelen opgesomd:
1 Kennis en inzicht verwerven van (academische) erfgoedinstellingen en een publiekgerichte manier van het presenteren van geschiedenis en erfgoed.
2 Vermogen om deze kennis en verworven academische vaardigheden om te zetten in een concreet product zoals een adviesrapport gericht op één specifieke academische erfgoedinstelling.
3 Het vermogen de opgedane kennis en academische vaardigheden toe te passen door het maken van plannen en ideeën voor concrete historische publieksproducten zoals educatieprogramma’s, rondleidingen, tentoonstellingen e.d.
4 Het vermogen om op heldere, accurate en aansprekende wijze schriftelijk en met correct taalgebruik te communiceren over de resultaten van eigen onderzoek.
5 Kennis en inzicht over adviesrollen en adviseren in het algemeen.
6 Vermogen vaardigheden toe te passen die verband houden met het (historisch) vakgebied in situaties en contexten van professionele of vergelijkbare aard.
7 Het vermogen uitkomsten mondeling op aansprekende wijze te presenteren.
8 Het vermogen om actief deel te nemen aan mondelinge discussies over de resultaten van eigen onderzoek en dat van anderen, met vakgenoten alsook het bredere publiek, en deze te kunnen verdedigen met respect voor andere opvattingen.
9
in een professionele werkomgeving. Het feit dat ik dit leerdoel naar ik meen, ruimschoots heb gehaald en ik de soms wel erg algemene vaardigheden die ik op heb gedaan tijdens mijn studie, ook in de beroepspraktijk kon laten terugkomen, hebben mij bijzonder veel zelfvertrouwen gegeven (punt 6).
Welke nieuwe kennis en vaardigheden heb je opgedaan?
Deze stage was erg leerzaam voor mij, op allerlei gebieden. Ik heb allereerst veel geleerd over de bibliotheekorganisatie en de Sector erfgoed en hoe medewerkers het ervaren in een dergelijke organisatie te werken. Het zit allemaal iets ingewikkelder in elkaar dan aan de buitenkant te zien is als student en gebruiker van de UB. Ik vond het interessant om op die manier meer over het werkende leven te leren.
Iets anders dat ik heb geleerd, en dat hier veel mee te maken heeft, is het omgaan met collega’s in een organisatie en in het bijzonder binnen een team. Het aansnijden van het onderwerp om meer publieksgericht te zijn had, zonder dat ik dat wist, al een geschiedenis. De afgelopen jaren zijn er binnen de UB en de nieuw ontstane Sector Erfgoed veel veranderingen geweest en er heerst veel ontevredenheid en wantrouwen naar de organisatie en soms naar elkaar. Medewerkers gaven te kennen wel enthousiast te zijn en meer te willen maar wisten niet hoe of voelden zich niet gehoord. Ik kwam daar langzamerhand achter en het koste me wel enige tact om vertrouwen te winnen. Maar gelukkig was dat er wel binnen enkele weken. Het hoofd van de Sector Erfgoed vindt dat de medewerkers wel wat meer initiatief mogen tonen en meer verantwoordelijkheid zouden moeten nemen. Bij de medewerkers heerst juist het idee dat het hoofd van de Sector Erfgoed met van alles bezig is behalve met hen. Soms had ik het gevoel daar tussenin te zitten. Ik wilde daar het liefst zo min mogelijk partij in kiezen omdat ik als stagiaire maar een fractie van het verhaal door heb en voor mijn adviesrapport deze verhalen ook niet zozeer nodig had. Ook wilde ik zelf gewoon een leuke tijd hebben. Vanwege die situatie vond ik het prettig om een onbevooroordeelde positie als stagiair te kunnen blijven innemen. Bij adviesgeven komt dus meer kijken dat alleen het meedelen van mijn ideeën. Het gaat ook vooral om luisteren en ideeën en zorgen van andere serieus nemen. Dat geeft een goede voedingsbodem om vervolgens aanbevelingen te doen. Ik leerde dus over organisaties, maar deed daarnaast al doende vaardigheden op om ondanks omstandigheden toch mijn eigen doelen te bereiken.
Wat ik ook heb geleerd is om assertief te zijn en op te komen voor mijn stageopdracht. Het begin van mijn stage kreeg ik vaak te horen dat mijn verslag toch in de bureaulade terecht zou komen en dat ik daarvoor gewaarschuwd moest zijn. Ik snapte in principe die reactie wel, maar toch verbaasde het mij ook. Ik merkte namelijk dat iedereen ergens wel graag meer de doelgroepen wilde bereiken, dus het leek me sterk dat mijn verslag nutteloos zou zijn. Adviesgeven aan mensen die dat niet willen is niet leuk, maar deze mensen leken het advies wel te willen. Ik dacht daarover na en besloot om vervolgens bij een dergelijke reactie dit niet te negeren maar er juist op in te gaan. Ik heb een paar keer gezegd bij de mededeling dat het rapport toch zou verdwijnen omdat er van hogerhand wel niets mee werd gedaan, dat ik het rapport voor de medewerkers zelf schreef. Dat het aan hen was om er wel of niet wat mee te doen en dat zij daar zelf verantwoordelijk voor waren. Daar kwam uit dat zij liever niet wilden dat het rapport voor niets werd geschreven. Die reacties vond ik vervolgens erg leuk.
10
Ten slotte heb ik veel geleerd van het schrijven van het adviesverslag en de feedback die ik daar van drie personen op heb gehad. Dat was zowel inhoudelijk als op het gebied van vormgeving, spellingsfouten maar ook het voor ogen houden van verschillende mensen die het verslag gaan lezen. Ik ging vooral van de doelgroep van de BC uit en dacht hoe grondiger het zou zijn hoe beter. Maar er werd ook op gewezen dat anderen het stuk ook wel willen lezen, maar enkel geïnteresseerd zijn in de uitkomsten, de aanbevelingen of slechts de samenvatting.
Hoe was de aansluiting van de opleiding met de beroepspraktijk?
De aansluiting tussen de opleiding en de beroepspraktijk woelde voor mij als een moeiteloze overgang. Mijn vaardigheden als historica kon ik goed gebruiken. Ik moest uit complexe informatie één verhaal maken, een abstract beleidsplan heel praktisch vertalen en ideeën over publieksproducten uitwerken en delen. Inhoudelijke kennis over wetenschapsgeschiedenis kwam van pas maar ook interviewvaardigeden gaven me veel zekerheid. Maar niet alles wat ik kon gebruiken heb ik geleerd vanuit mijn studie. Veel sociale aspecten die ook bij mijn rol als adviseur kwamen kijken heb ik geleerd door allerlei zaken naast mijn studie. Het doen van vrijwilligerswerk en het hebben van verantwoordelijke taken bij studentenverenigingen leerden mij het meest over samenwerken, luisteren, spreken in het openbaar en tactvol handelen in een groep. Voor de beroepspraktijk bleken deze vaardigheden ook erg waardevol.
Hoe was de begeleiding van je stage?
12
Conclusie
Van september tot december 2016 mocht ik mij bezighouden met de vraag hoe de BC haar collectie meer onder de aandacht zou kunnen brengen bij haar doelgroepen. Dat heeft een adviesrapport opgeleverd met concrete aanbevelingen waar de afdeling BC nu mee aan de slag gaat.
Daarnaast heeft de stage een tevreden stagiaire opgeleverd. Wat ik misschien wel het meest waardevolle van deze stage vond is dat het me een succeservaring heeft gegeven. Met mijn opleiding en vaardigheden kan ik wel degelijk iets betekenen voor anderen of voor een organisatie. Dat heb ik heel concreet kunnen doen door een adviesrapport te maken die werd gewaardeerd en waar ongetwijfeld inspiratie uit kan worden gehaald. De waardering van zowel de medewerkers van de BC als mijn stagebegeleider maken dat ik terug kan kijken op een prettige en succesvolle stage. Ik had de stage niet willen missen in mijn opleiding. Ik heb een aantal vakken en projecten die tijdens mijn opleiding bijzonder waardevol en vormend voor mij zijn geweest. Deze zijn op één hand te tellen en ik ben blij dat ik mijn stage erbij mag rekenen. Een 10 ec vak had me nooit de kennis en ervaring gegeven die ik heb opgedaan afgelopen drie maanden. Het scheppen van orde in de chaos, van wat er met publieksbereik zou moeten gebeuren bij de BC in het licht van de nieuw opgezette Sector Erfgoed, vond ik een heerlijke taak.
13 Bijlage 1: Logboek Ik heb in de twaalf weken dat ik als stagiaire verbonden was bij de BC per week bijgehouden wat ik ongeveer heb gedaan. Dat geeft een uitgebreid beeld van mijn werkzaamheden. De eerste week ben ik vooral bezig geweest met het leren kennen van de organisatie en het inventariseren van verschillende websites van verschillende bibliotheken met bijzondere collecties en het zoeken en lezen van beleidsplannen van erfgoedorganisaties. Ik hield hierbij mijn hoofdvraag in gedachten wat deze organisaties vonden aan publieksgerichtheid en wat zij daaraan deden. Interessante delen van de beleidsstukken heb ik gearceerd en soms genoteerd in een document. Ook begon ik deze week met een document ‘allerlei ideeën over de bc.’ Ik heb een apart document gemaakt over wat mij opviel aan de websites. Ik had deze week een gesprek met Pablo over mijn werkzaamheden en ik heb een deel van een college waarin stukken uit de BC zouden worden gebruikt bijgewoond. Ik zat deze week alle dagen in een van de kantoortjes op de bc.
In de tweede week ben ik begonnen om met mensen afspraken te maken en ik heb deze week enkele kortere en langere gesprekken gehad met medewerkers die mij het een en ander vertelden over de organisatie en wat in hun ogen de functie is van de BC. Ik ben deze week verder gegaan met het inlezen van beleidsstukken. Ik vond een interessant onderzoek uit 2008 van een stagiaire bij de BC in Leiden over een onderzoek naar gebruik van de BC aan de hand van uitgebreide enquêtes. Pablo heeft geholpen om nieuwe interessante beleidsstukken op te sporen. Ik heb een werkoverleg van medewerkers van de BC bijgewoond. Eén dag zat ik op de kantoortuin en twee dagen in één van de kantoortjes van de bc.
14
probleem om in de kantoortuin te werken, hoewel het toch vaak onrustig is met bellende en pratende mensen waardoor het niet altijd gemakkelijk is om me te concentreren op een ingewikkeld beleidsstuk of iets dergelijks, maar voor de afwisseling is het een prima werkplek.
Het is de vierde week van mijn stage, de tijd gaat snel. Ik struinde deze week het internet af naar interessante erfgoedwebsites in binnen en buitenland, las nog een enkel beleidsstuk en begon met het uitwerken van de ideeën die ik tot nu toe heb opgedaan in een ‘concept adviesverslag.’ Alle losse ideeën die ik opdoe zet ik in mijn documentje met ‘allerlei ideeën’ die steeds groter wordt. Maandagochtend heb ik gesproken met Tonnis Musschenga, een van de medewerkers van de BC gespecialiseerd op geografische documenten in de BC en boekbanden. Tonnis werkt al lang bij de BC en is begaan haar publieke functie van de BC. Ik heb hem geïnterviewd over zijn werk in de BC, wat er door de jaren heen veranderd is op de afdeling, wat volgens hem de functie is van de BC en hoe de BC meer gericht kan zijn op haar publiek. Dat gesprek leverde een paar nuttige inzichten op. Ook bood Tonnis aan zijn collega’s in Utrecht, Leiden en Amsterdam te mailen met de vraag of ik langs mag komen om iets van deze BC’s te zien en een paar medewerkers te spreken. Mogelijk leverde dat meer resultaat op dan dat ik zelf contact op zou nemen. Dinsdag woonde ik een bijeenkomst bij over de nieuwe website van de UB. Woensdag ging ik verder met het ‘concept adviesverslag’ waarvan ik het voorwoord, de inleiding en een opzet van het onderzoek maakte. Ook ging ik bezig met een opzet voor een enquête om te bespreken met Pablo.
15
de vele activiteiten die de er worden georganiseerd. Ik kreeg een korte rondleiding door het gebouw en mocht zelf de studiezalen en het gelieerde Allan Piersonmuseum bekijken. Woensdag werkte ik het interview en alle nieuwe informatie uit. Het was herfstvakantie deze week waardoor veel medewerkers op vakantie waren. Ik kon daardoor steeds op het kantoortje van de zaal zitten.
In week acht ging ik verder met het verslag en ik nam een boek door over adviseren. Het was een dik praktisch handboek over adviseren in organisaties.1 Hoewel ik het best interessant vond om mij erin te verdiepen sloot het maar voor een klein deel aan bij mijn stage. Het leek me kunstmatig overkomen als ik dingen uit het boek zou verwerken in mijn adviesverslag. Dinsdag had ik een interessant gesprek met Jona van Keulen van de Groninger Archieven over hoe de Groninger Archieven haar doelgroepen bereikt met publieksactiviteiten waarbij we het ook veel over de praktische kant van een publieksfunctie hadden. De resultaten daarvan kon ik goed verwerken in mijn adviesverslag. In plaats van woensdag was ik er donderdag vanwege twee afspraken die op deze dag gemakkelijker konden worden gemaakt. Ik had met de medewerkers van de BC een succesvolle brainstorm over de nieuwe website. We presenteerden elk onze ideeën en we besloten om dat van mij aan te passen en in eerste instantie uit te werken. Ook had ik een gesprek met Linda Tijsma, educatiemedewerker van het universiteitsmuseum. Met haar dacht ik samen na over een eventueel educatief project voor de BC. Ik werkte dat vervolgens weer uit. In week negen werkte ik verder aan het adviesverslag. Dinsdag was er een werkoverleg en een actualiteitenuurtje voor de medewerkers van de UB en ’s Woensdag had ik een gesprek met mijn stagebegeleider. In week tien had ik maandagochtend een gesprek met Neeltje van de Weide van Tresoar in Leeuwarden. Die middag had ik een tussenbeoordeling met Pablo en mevrouw Esser, die volgens mij erg positief was. Dinsdag werkte ik het interview met mevrouw Van der Weide verder uit, had ik een afspraak met communicatiemedewerker Frank den Hollander en verstuurde ik een uitnodiging voor mijn eindpresentatie. Woensdag werkte ik aan het verslag om het vervolgens te versturen aan mijn stagebegeleider en nog een paar mensen om het alvast te becommentariëren voor de echte versie. Ik nam vervolgens een week vrij van stage om aan mijn masterscriptie te kunnen inleveren.
In week 11 van mijn stage had ik maandags een overleg met Pablo over mijn concept stageverslag. Ik had het concept naar drie mensen verstuurd en was deze week druk met het verbeteren van het verslag, extra informatie inwinnen bij medewerkers en aan nieuwsgierige mensen alvast vertellen wat er ongeveer in stond.
De laatste week, week 12, maakte ik het verslag definitief en stuurde ik het naar alle medewerkers en belangstellenden. Ik bedacht de tekst voor de presentatie en maakte er een paar dia’s bij. Dinsdag presenteerde ik het verslag aan medewerkers van de BC, het managementteam en medewerkers van het UM. Er waren ongeveer 17 mensen. Er werd tussendoor gereageerd met vragen en opmerkingen en na de presentatie was er een levendige discussie hoe het verder moest met het adviesverslag. Besloten werd hier eens een aparte bijeenkomst aan te wijden waar direct een datum voor werd gepland. Dinsdagmiddag had ik een bijeenkomst over de nieuwe website van de BC. Woensdag was mijn laatste officiële stagedag en werkte ik aan mijn eigen stageverslag. Zowel week 11 als week 12 van mijn stage was de UB een uur later open. Er was steeds een werkplek bij de medewerkers op één van de kantoortjes in de BC.
Mijn stage eindigde in november maar in december houd ik nog een presentatie voor de communicatiemedewerkers van de UB en woon ik een bijeenkomst over de nieuwe website van de
1 Peter Block, Feilloos adviseren: een praktische gids voor adviesvaardigheden (Den Haag: Academic Service,
16 BC bij. We hebben eveneens afgesproken dat het laatste werkoverleg van het jaar een themaoverleg wordt waarin de uitvoering van het advies ook op de agenda staat.
17
19
Samenvatting
Als stagiaire heeft Jaline de Groot in het najaar van 2016 onderzoek gedaan naar de vraag hoe de Afdeling Bijzondere Collecties, deel van de sector Erfgoed van de Groningse Universiteitsbibliotheek, haar collecties onder de aandacht zou kunnen brengen bij haar doelgroepen. De uitkomsten zijn gebaseerd op de resultaten van een onderzoek naar beleidstukken van (academische)erfgoedinstellingen, interviews met medewerkers van de UB Groningen en interviews met medewerkers van andere erfgoedinstellingen. Op basis daarvan zijn aanbevelingen gegeven.
Erfgoedinstellingen zijn op twee onderscheidende manieren bezig met publiek. Dat is op het gebied van zichtbaarheid en publiekspresentatie. De instellingen stellen zich met name twee doelen. Dat is als eerste het binnenhalen van een groter en divers publiek en als tweede streven zij er bijna allemaal naar digitaal toegankelijk te zijn. Uit de beleidstukken bleek dat succesvolle projecten en activiteiten altijd voortkomen uit een samenwerking met verschillende organisaties.
20
Voorwoord
21
Inleiding
De Rijksuniversiteit in Groningen (RUG) vindt haar erfgoed belangrijk. In het visiedocument van de bibliotheek wordt het erfgoed, bestaande uit de Universiteitsbibliotheek (UB), de afdeling Bijzondere Collecties (BC) en het Universiteitsmuseum (UM), het visitekaartje genoemd dat de zichtbaarheid, attractiviteit en representatie van de universiteit kan versterken. Daarvoor is het nodig dat de fysieke en digitale erfgoedcollecties breed gepresenteerd worden en de verschillende instanties die het erfgoed van de universiteit bewaren samenwerken.3 Deze samenwerking werd deels gerealiseerd door het erfgoed van universiteit in één sector te verenigen. Dat betekent dat het UM en de BC, binnen de bibliotheekorganisatie één sector vormen en dat zij één erfgoedhoofd hebben. Deze sector valt vervolgens onder de UB. Sinds mei 2016 ligt er een beleidsplan klaar voor deze sector dat voor een groot deel ingaat op het vergroten van de zichtbaarheid, toegankelijkheid en het gebruik van de universitaire collecties. Valorisatie, oftewel het maatschappelijk relevant maken van het academisch erfgoed, speelt daarin ook een belangrijke rol. In het beleidsplan staan vijf doelen om te worden gerealiseerd tussen 2016 en 2020. Deze zijn het aangaan van een actievere verbinding met de gebruikers, het stimuleren van het (her)gebruik van de collecties voor onderwijs en onderzoek, het opstellen van een collectieplan, het vergroten van de digitale toegankelijkheid van de collecties en het realiseren van betere huisvesting voor het Universiteitsmuseum.4 Naar de eerste twee doelen is een onderzoek gedaan met als resultaat dit adviesrapport. De centrale vraag is:
Hoe kan de Afdeling Bijzondere Collecties van de Groningse universiteitsbibliotheek haar collecties onder de aandacht brengen bij haar doelgroepen?
Bijzondere Collecties van universiteitsbibliotheken zijn verzamelingen van manuscripten, prenten, archieven, boeken met een bijzonder formaat, kaarten, foto’s of wat maar kostbaar, kwetsbaar en zeldzaam is en die niet zomaar bij de andere boeken van de universiteitsbibliotheek geplaatst kunnen worden en niet worden uitgeleend. De afdeling BC bevat archieven, maar is primair geen archief. Het bevat boeken, maar is niet alleen een bibliotheek. Het bevat museumwaardige objecten, maar heeft vaak geen primaire museale functie. Enerzijds wordt de collectie bijzonder genoemd omdat van veel documenten slechts één exemplaar beschikbaar is, of maar een paar. Anderzijds wordt de collectie bijzonder genoemd omdat het materiaal een bijzondere behandeling nodig heeft, zoals een ideale temperatuur en luchtvochtigheid om de collectie te behouden.5
22
1. Onderzoeksopzet
Doelstellingen van het onderzoek
Voor het onderzoek zijn de volgende doelstellingen geformuleerd:
• Onderzoek naar het beleid van (academische) erfgoedinstellingen met betrekking tot het bereiken van doelgroepen.
• Gesprekken voeren met medewerkers van de BC in Groningen, medewerkers van de UB en het UM en medewerkers van andere erfgoedinstellingen.
• Opsommen van concrete ideeën en aanbevelingen die op kortere en langere termijn zouden kunnen worden uitgevoerd.
• Het presenteren van een adviesrapport aan de medewerkers van de BC/UM/UB.
Onderdelen van het onderzoek
3. Een begin met het onderzoek is gemaakt door beleidstukken, jaarverslagen, publieksverslagen en jaarplannen door te nemen van verschillende (academische) erfgoedinstellingen. Dat waren musea, wetenschapsmusea, Bijzondere Collecties van universiteitsbibliotheken, regionale historische centra, archiefinstellingen en erfgoednetwerkorganisaties. Bij het lezen van de stukken is gelet op de vragen:
D. Welke activiteiten worden er ondernomen door erfgoedinstellingen om hun collectie onder de aandacht te brengen en publiek aan zich te binden?
E. Hoe richten deze erfgoedorganisaties zich op het publiek en hoe willen zij dat in de toekomst gaan doen?
F. Welke publieksactiviteiten werden bestempeld als succesvol (indien aangegeven)?
4. Vervolgens zijn er gesprekken gevoerd met verschillende personen, te verdelen in drie groepen: Medewerkers van de BC in Groningen, medewerkers van de UB en het UM en medewerkers van erfgoedinstellingen elders in het land. Deze gesprekken hadden niet het karakter van een gestandaardiseerd interview maar zijn gevoerd als een open interview waarbij in ieder geval de volgende vragen aan de orde kwamen:
D. Medewerkers BC Groningen
- Wat is volgens u de functie van de BC?
23
2. Uitkomsten
Onderdeel 1. Beleidsstukken (academische) erfgoedinstellingen
- Een afgebakende lijn tussen een erfgoedinstelling als een museum, archief of bibliotheekcollectie is er niet meer, gelet op publieksactiviteiten. Alle soorten erfgoedinstellingen lijken zich meer te willen bewegen in de richting van een maatschappelijk relevante, culturele ontmoetingsplek.
- De onderzochte erfgoedinstellingen stellen zich met name ten doel om meer en divers publiek binnen te halen. Daarnaast streven zij er bijna allemaal naar digitaal toegankelijk te zijn. - Projecten of activiteiten die succesvol worden genoemd zijn het product van samenwerking met andere organisaties. Onderdeel 2A. Gesprekken met medewerkers van BC
- Iedereen is het erover eens dat de collecties van de BC er zijn voor het gebruik. Een belangrijk onderdeel van de functie van de BC is om dit te faciliteren en zo nodig de collecties onder de aandacht te brengen.
- Docenten zijn een belangrijke groep om kennis te laten maken met de collecties. Zij kunnen stukken uit de collecties gebruiken voor college of een opdracht en zijn daarmee essentieel in het enthousiasmeren van studenten voor de BC. Andere doelgroepen moet zij niet verwaarlozen. Vooral voor geïnteresseerd publiek zijn er kansen voor de BC.
- Medewerkers van de BC zijn geïnteresseerd in het onder de aandacht brengen van het academisch erfgoed, maar vragen zich af in wat voor structuur zij dat moeten gaan doen.
Onderdeel 2B. Gesprekken met medewerkers van UB/UM
- Bezoekers moeten zich van harte welkom voelen om de BC te bezoeken en worden daar ideaal gezien gastvrij onthaald.
- De BC kan op allerlei manier meer naar buiten brengen over hun collectie, via website, blogs, sociale media en folders. Het aanbieden van educatieactiviteiten draagt daar ook aan bij.
Onderdeel 2C. Gesprekken met medewerkers van andere erfgoedinstellingen
- De meeste mensen raken bekend met een erfgoedinstelling door de activiteiten die zij organiseert. Dat is vaak in de traditionele vorm van een lezing of tentoonstelling, maar creatieve andere activiteiten worden niet geschuwd.
- Erfgoedinstellingen willen dat hun collectie wordt gebruikt en mensen afweten van die collectie. De reden daarvan ligt op zowel financieel als beleidsmatig vlak.
24
3. Aanbevelingen
De BC in Groningen kan op verschillende manieren haar collecties onder de aandacht brengen bij haar doelgroepen. Dat kan door te laten zien wat de afdeling doet, door goede contacten met gebruikers te onderhouden, potentiële gebruikers te enthousiasmeren en publieksactiviteiten te organiseren. De BC representeert samen met het UM het erfgoed van de RUG en hoewel er duidelijke verschillen zijn tussen deze twee afdelingen, zouden zij op het vlak van het profileren van het erfgoed, hartelijk en nauw moeten samenwerken. Met andere organisaties samenwerking aangaan is ook aan te bevelen.6 Het is een goed idee als de medewerkers van de BC de komende jaren bezig gaan met het uitproberen van verschillende manieren om doelgroepen aan te spreken en aan zich te binden. Het bekendmaken van de collectie is geen eenmalige maar een blijvende noodzaak die steeds in ontwikkeling is.
De onderstaande aanbevelingen om de collectie meer onder de aandacht te brengen zijn verdeeld in drie groepen. Dat zijn de kernaanbevelingen, aanbevelingen per doelgroep en aanbevelingen voor alle doelgroepen. De aanbevelingen zijn gedaan op zowel het gebied van zichtbaarheid als publiekspresentatie. Alle aanbevelingen zijn speciaal gegeven voor de BC in Groningen en bewust daarop afgestemd. De drie kernaanbevelingen zijn bijzonder belangrijk en zijn wat mij betreft het absolute minimum om mee aan de slag te gaan. Het is echter niet mijn aanbeveling om deze drie ideeën als de beste te zien en het daarbij te laten. Het zijn eerder ideeën om mee te beginnen (en met één is zelfs al begonnen). Ik ben ervan overtuigt dat alle ideeën de moeite waard zijn om op deze afdeling uit te proberen, maar uiteraard niet allemaal tegelijk. Bewust zijn de aanbevelingen gepresenteerd als een raadpleegbare lijst om er af en toe bij te pakken en iets uit te zoeken. Aangezien nu nog onduidelijk is wie zich bezig gaat houden met dit onderwerp, of dat dit van alle of meerdere medewerkers wordt verwacht, kan ieder bekijken waar hij of zij wat aan heeft. Het lijkt mij belangrijk om bij al deze ideeën internationalisering in gedachten te houden. De UB en het erfgoed van de universiteit is niet alleen interessant voor Nederlandse studenten, docenten en onderzoekers, maar in toenemende mate ook voor internationale. Voor alle ideeën geldt dat van tevoren moet worden bedacht of deze tweetalig kan zijn en hoe dat kan worden vormgegeven.
Om zichzelf te profileren en samen te werken met het UM is voldoende enthousiasme, kennis en personele bezetting nodig om deze nieuwe houding vorm te geven.7 Aansturing door het hoofd van de sector is belangrijk om daadwerkelijk nieuwe plannen van de grond te krijgen. Het is ook essentieel dat de medewerkers zelf initiatief nemen en hun ideeën en hun wensen uit gaan voeren. Professionele culturele instellingen bedenken lang van tevoren een plan voor wat ze in een jaar aan publieksactiviteiten willen gaan doen. Het is mijn aanbeveling om een paar mensen of een commissie verantwoordelijk te laten zijn voor de inhoudelijke thema’s die er voor erfgoed in ieder geval op de agenda komen. De BC kan vervolgens bedenken hoe zij dat praktisch willen gaan invullen en leggen verantwoording af van wat er uiteindelijk van is gekomen. Zo kan zichtbaarheid en het organiseren van publieksactiviteiten een concreet agendapunt worden op het werkoverleg.
25
Hoe kan de BC haar
collecties onder de
aandacht brengen
bij haar
doelgroepen?
Samen-werken
1. Zichtbaarheid
2. Publiekspresentatie
Kernaanbevelingen
•Website •Introductiecollege26
1. Kernaanbevelingen
Kernaanbeveling 1: Website
De afdeling BC verbetert haar website.8 Dat wordt een gebruiksvriendelijke en visueel aantrekkelijke website waarop bezoekers:
- Eenvoudig en voldoende informatie kunnen vinden over de instelling, het zoeken van informatie en het raadplegen van de collecties;
- Verhalen over de collectie kunnen lezen en nieuwsitems over de collectie kunnen vinden;
- Een korte beschrijving kunnen vinden per collectiespecialist en zijn/haar expertise om deze gemakkelijk te kunnen bereiken;
- Op den duur een duidelijk overzicht vinden van welke collecties, archieven en boeken er zijn; - Geïnformeerd worden over activiteiten en mogelijkheden om langs te komen met een groep. Kernaanbeveling 2: Introductiebijeenkomst of inleidend college
Twee keer per jaar organiseert de BC een introductiebijeenkomst of inleidend college voor het gebruik en het onderzoek naar de BC voor studenten en andere geïnteresseerden.9 Het kan bijvoorbeeld een programma zijn van zo’n twee uur waarin eerst in de collegezaal op de vierde verdieping door een conservator of informatiespecialist het een en ander wordt uitgelegd over de collectie, het zoeken daarin en hoe je de collectie voor je eigen onderzoek kan gebruiken. De studenten en geïnteresseerden kunnen daarna naar de zaal van de BC waar eventueel kort iets kan worden uitgelegd over de regels op de zaal en de boeken die daar staan. Daarna kunnen de studenten kennis maken met andere studenten, onderzoekers en docenten die allemaal op de zaal iets uit de BC hebben gebruikt, iets hebben gepubliceerd of daar mee bezig zijn. Studenten kunnen, als op een informatiemarkt, bij deze personen langslopen en een praatje maken over hun onderzoek om zo ideeën op te doen. Conservator en informatiespecialisten staan klaar om vragen te beantwoorden van studenten over de collectie en denken mee met een eventueel onderwerp voor werkstuk of scriptie. Het doel van de bijeenkomst is dat studenten weten dat onder andere speciaal voor hen waardevolle werken worden bewaard om door hen te worden gebruikt. - De introductiebijeenkomst duurt zo’n twee uur, bijvoorbeeld van 16-18 uur. - De introductiebijeenkomst wordt uitgebreid gepromoot. Zie bijlage 3 en 4 hoe dit kan worden gedaan. Het is van belang dat de bijeenkomst niet tijdens een verplicht college voor een grote doelgroep zoals geschiedenisstudenten is.
27
bijeenkomsten worden en samenwerking met het universiteitsmuseum kan op den duur worden overwogen. Dit idee zou dan ook kunnen gaan richting een open middag met workshops, rondleidingen en lezingen voor studenten en onderzoekers die iets met academisch erfgoed willen gaan doen.
Kernaanbeveling 3: Lezing met tentoonstelling
28
2. Aanbevelingen per doelgroep
Studenten
1. Rondleidingen voor studenten
Studenten kunnen regelmatig in de UB een kleine rondleiding van een half uur krijgen over de Groningse academische geschiedenis. Er kan iets worden verteld over de kaart van Beckering op de derde verdieping, het academiegebouw, de tentoonstelling bij de ingang van de BC en op de zaal of eventueel de collegekamer kunnen één of twee stukken uit de collectie worden getoond met een korte uitleg. De rondleiding over de geschiedenis van de Groningse universiteit in een notendop is bij voorkeur in het Engels om zo ook aantrekkelijk voor de vele internationale studenten die de bibliotheek bezoeken. Studenten kunnen in de pauze genieten van geschiedenis en erfgoed en hebben zo een korte afleiding van hun eigen werk. Dit is een ideale kans voor de universiteit om zichzelf met haar erfgoed te profileren, de UB biedt een leuke dienst aan haar gebruikers aan en de BC maakt zich zichtbaar in de bibliotheek door naar buiten te treden met een regelmatige activiteit. Uit de gebruikersenquête die gehouden is in 2011 bleek dat studenten de UB niet altijd een inspirerende omgeving vonden.11 Het aanbieden van een activiteit als een rondleiding zou eraan kunnen bijdragen om de bibliotheek een bruisende en inspirerende plek te maken.
2. Stages en scripties
Op de website van de BC kunnen enkele stages en scriptieonderwerpen voor bachelor of masterstudenten staan. Bijvoorbeeld het uitzoeken en inventariseren van archieven of het schrijven van een scriptie over een deel van de collectie. Via het stagebureau van de faculteit letteren kan hier reclame voor worden gemaakt.12
3. Scriptieprijs of prijsvraag
Een jaarlijkse of tweejaarlijkse prijs voor studenten die een bachelor of masterscriptie hebben geschreven over een onderwerp uit de BC. Nog beter lijkt mij een scriptie over het Gronings universitair erfgoed in het algemeen, samen met het UM. Op een middag of avond mogen de genomineerden hun scriptie presenteren en wordt de winnaar bekend gemaakt. Eventueel kan worden samengewerkt met studieverenigingen om publiek te krijgen voor de presentaties van de scripties. Een ander idee is om voor studenten en andere geïnteresseerden een prijsvraag uit te schrijven voor bijvoorbeeld een tentoonstellingsplan.
4. Culturele middag/avond
29
5. Keuzevak academisch erfgoed
In samenwerking met het universiteitsmuseum en de faculteit letteren een vak ontwikkelen over academisch erfgoed. De BC in Leiden hebben bijvoorbeeld een vak dat geheel ingaat op de BC. Het zou een vak kunnen zijn binnen de minor Erfgoed of een keuzevak met één hoofddocent en verschillende gastsprekers. Allerlei thema’s en aspecten kunnen aanbod komen zoals het vormen van collecties het onderzoeken daarvan en het presenteren aan publiek.13 Docenten 1. Docenten persoonlijk benaderen en contact onderhouden Medewerkers van de BC zijn actief in het benaderen van docenten. Ideaal gezien kennen zij deze ook een beetje en weten ze waar ze college over geven en wat ze onderzoeken. Ze enthousiasmeren docenten om materiaal te gebruiken voor colleges en nodigen deze uit eens langs te komen als er iets nieuws is wat eventueel interessant is. Daarvoor is het nodig dat medewerkers met de collectie bezig zijn en weten wat er in de collectie zit. Eventueel gaat dit via tussenpersonen maar het is erg belangrijk dat docenten weten van de collectie en dat de collectie regelmatig wordt gebruikt voor het onderwijs.14 Grotendeels zal deze taak terecht komen bij de conservator en collectiespecialisten, die veel van de collectie afweten. De UKB-commissies Gedrukte Werken, Handschriften en Kaarten zien dit als een belangrijk aspect voor de (toekomstige) conservator: Het is van wezenlijk belang dat de conservator niet uitsluitend wacht op een vraag vanuit de wetenschap of het onderwijsveld. Hij bepaald ook niet meer zelf wat er bestudeerd en beschreven wordt maar gaat naar de wetenschappers toe om het gebruik van de collecties actief te stimuleren.15
30
3. Oproep op website
Op de website kan een oproep staan dat de conservator en de medewerkers van de BC graag nadenken met docenten over hoe en welke bronnen uit de collectie voor een college zouden kunnen worden gebruikt en dat er in overleg altijd een gastles kan worden verzorgd. Onderzoekers 1. Inventarissen en collectiebeschrijvingen online Voor de onderzoekers moet het duidelijk zijn wat zij aan de BC zouden kunnen hebben. De collectie is op de website bijvoorbeeld ingedeeld per vakgebied of thema. Er is een lijst beschikbaar van wat er allemaal te vinden in de collecties en idealiter met een collectiebeschrijving en inventaris in pdf. Voor de duidelijkheid zouden ook de topstukken apart vermeld kunnen worden met een klein verhaaltje en een directe link naar het digitale bestand. Ook staan er allerlei links met publicaties over de collectie van de BC op de website. 2. Onderzoekszaal promoten Onderzoekers weten dat zij op de zaal van de BC (en op den duur in het postzegelpand) mogen zitten om aan hun eigen onderzoek te werken, ongeacht of zij gebruik maken van de BC. Om te beginnen kan dit gecommuniceerd worden door dit op een duidelijke plek op de website te zetten. Daarnaast zou dit op de zaal zelf en bijvoorbeeld via een e-mail aan de medewerkers kunnen worden gecommuniceerd. De hoeveelheid promotie die hiervoor nodig is zou moeten worden afgewogen.
Geïnteresseerd publiek 1. Workshop
Een workshop van bijvoorbeeld drie keer twee uur over onderwerpen die bij een breed publiek spelen en te maken hebben met de BC. De workshop hoeft niet bijzonder specialistisch te zijn, maar interessant voor een breed scala aan geïnteresseerden. Voor de workshop kan een bepaald bedrag gevraagd worden en aan het einde krijgen deelnemers een certificaat van deelname aan de cursus van de BC. o Historische cartografie vinden veel mensen een interessant om meer over te weten. o Brieven als historische bron o Een geschiedenis van het boek in een notendop o Een geschiedenis van de Groningse universiteit aan de hand van bronnen uit de BC o Zoeken en vinden in de BC Groningen Deelnemen aan de dag van de Groningen Geschiedenis De dag van de Groninger Geschiedenis, georganiseerd door RHC Groninger Archieven, gebruiken om ook een deel van de academische geschiedenis te promoten. De rondleidingen die de Archieven die dag organiseert door de stad en door het depot zijn erg in trek. Je moet je van tevoren aanmelden en soms zijn er geen kaartjes meer beschikbaar. Het is waarschijnlijk dat een rondleiding door het magazijn van de Universiteitsbibliotheek met een bezoek aan de BC met wat klaargelegde stukken die te maken hebben met het thema van het evenement veel belangstelling zal trekken.
2. Lezingen
31
van Berkel (CUW). Een promovendus die vaak op de zaal komt kan al lang van tevoren worden gevraagd om over een jaar een lezing te komen geven. Wel is het van belang dat er nagegaan wordt gedaan of de betreffende persoon wel aansprekend kan vertellen. Lezingen bij de BC of de sector Erfgoed verschillen van lezingen bij de universitaire lezinginstelling Studium Generale. In tegenstelling tot deze laatste organisatie staat bij de BC altijd de collectie en een thema rondom het academisch erfgoed centraal. Geregeld samenwerken met het organiseren van een lezing en profiteren van de ervaring van Studium Generale is aan te raden.
3. Rondleidingen
Op de website kan worden aangeven dat de BC ook rondleidingen voor groepen op aanvraag kan verzorgen voor een bepaalde prijs. Er kan dan contact worden opgenomen met een bepaalde medewerker van de BC. Het loopt dan waarschijnlijk geen storm, maar het is wel vriendelijk naar publiek.
4. Colleges in samenwerking met HOVO
Overleggen met de HOVO (seniorenacademie) over de invulling van één college of een reeks over een bepaald onderwerp. Een eerder college van een medewerker van de BC bij de HOVO was een groot succes. Wellicht willen de cursisten daarna de bronnen van de BC zelf gaan bekijken of enthousiasmeren zij anderen. Cursisten van de HOVO kunnen immers ook een gratis UB lenerspas aanvragen wat al een drempelverlagend aspect voor hen is.
5. Educatief project
Op de website wordt duidelijk gemaakt dat een docent altijd contact op kan nemen als hij met een klas een bezoek wil brengen aan de BC. Voorbeelden wat eerdere klassen hebben gedaan, zoals rekenen met zeventiende-eeuwse sommen, kunnen op de website worden gezet. Het is niet aanbodgericht, maar vraaggericht. Wil een docent dit eventueel, dan kan hij na overleg langskomen. Daarnaast kan de BC samen met het UM één eenvoudig educatief project aanbieden en promoten. Een medewerker van de BC kan samen met Linda Tijsma, hoofd educatie bij het UM een project bedenken. Een voorbeeld is een verhalend programma. De schoolgroep gaat eerst naar het UM om hier met een ‘cliffhanger’ vandaan te komen en op zoek te gaan naar het antwoord bij de BC te gaan zoeken. Het programma is van tevoren al helemaal gemaakt en de kinderen gaan in groepjes naar kopieën van documenten uit de BC kijken. Een medewerker van de BC kan bijvoorbeeld één of twee voorbeelden in het echt laten zien. Daarna kunnen die documenten weer terug en kan een medewerker van het UM verder met de kopieën en de groep leerlingen. De leerlingen van het winnende groepje krijgen bijvoorbeeld een potlood met het logo van de BC erop.
6. Colleges voor professionals over een specifiek onderwerk
32
7. De Bijzondere Collecties en de Scholierenacademie
33
3. Algemene aanbevelingen voor alle doelgroepen
1. Gebruiksvriendelijke beeldbank/documentbank
De huidige website waar de digitale collecties van de universiteit zijn onder gebracht is niet erg gebruiksvriendelijk of aantrekkelijk om te bezoeken.19 Het digitaal ontsluiten van de collectie wordt echter erg belangrijk gevonden in zowel het beleidsstuk van de sector erfgoed 2016-2020 als het visiedocument van de bibliotheek van de RUG 2020: De in 2020 vergevorderde digitalisering van de erfgoedcollecties van de RUG zal leiden tot een toenemend gebruik van deze collecties door onderzoekers, docenten en studenten binnen de universitaire gemeenschap en geïnteresseerden buiten de universitaire gemeenschap. De behoefte aan het raadplegen van de fysieke erfgoedcollecties zal daardoor eerder toe- dan afnemen.20 In het beleidsplan van de sector erfgoed staat onder andere over digitalisering: Om de collecties toegankelijk te maken zijn een goede bereikbaarheid en ontsluiting van de collecties essentieel. Hierbij is een sleutelrol weggelegd voor de digitale ontsluiting van het materiaal. Daarmee zijn drie doelen gediend: door de beschikbaarheid van de digitale versies wordt het behoud van het erfgoed vergemakkelijkt, de bekendheid verhoogd en de toegankelijkheid vergroot.21 In het proces van het vergroten van bekendheid en de toegankelijkheid van de universitaire collecties spelen digitale middelen een belangrijke rol, zo niet de belangrijkste. Hoewel in digitaliseren meer werk zit dan enkel het presenteren, zien de gebruikers alleen het laatste. Het is erg jammer om juist op zoiets essentieels te bezuinigen. Iemand die op de huidige website grondig naar een afbeelding van de digitale bestanden zoekt zal deze kunnen vinden, maar de website moedigt niet verder aan tot het rustig bekijken van afbeeldingen en zogenaamd ‘schatgraven’. Het is mijn voorstel om na te denken over een gebruiksvriendelijke website of beeldbank. Dit is wellicht een kostbaar project maar noodzakelijk om professioneel en gebruiksvriendelijk over te komen. Een voorbeeld van een organisatie die gebruiksvriendelijke websites voor erfgoed maakt is het Europese bedrijf Picturae.22 Voorbeelden van websites die zij hebben gemaakt voor Nederlandse erfgoedinstellingen zijn
www.westbrabantsarchief.nl en www.beeldbankgroningen.nl Op deze websites is het ook mogelijk
34 De BC maakt een Facebookpagina aan en verkent de mogelijkheden naar bijvoorbeeld Instagram. Via de sociale media wordt gereageerd op andere erfgoedinstellingen om op die manier online zichtbaar te zijn. Via deze media worden nieuwtjes gedeeld, een boek verloot, een lezing aangekondigd ect. De BC kan ook een Wikipediapagina aanmaken over de collectie. Geen sociale media, maar wel gratis bekendheid. 3. De Bijzondere Collecties heeft een zichtbare plek in de Bibliotheek
De ingang van de BC zou meer geaccentueerd kunnen worden. Dat vergroot letterlijk de zichtbaarheid in de bibliotheek. De huidige ingang van de afdeling Bijzondere Collecties 4. Nieuwsbrief Bijzondere Collecties of academisch erfgoed Sommige mensen vinden het prettig om zich aan te melden voor een nieuwsbrief om op de hoogte te worden gehouden van nieuwtjes en activiteiten. Voor deze mensen kan regelmatig (per maand of per twee maand) een nieuwsbrief worden verstuurd.24 5. Folders Bijzondere Collecties Een algemene folder van de BC met allerlei informatie over zoeken in de collecties, het raadplegen daarvan en informatie over de verschillende deelcollecties. Deze folders beschikbaar stellen bij de ingang van de BC, op de balie van de BC en in boeken stoppen die in de UB worden weggegeven, verspreiden over verschillende faculteiten (letteren, theologie) of vragen of studieverenigingen ze bij de eerste- en tweedejaars boekenpakketten in willen stoppen. Ter promotie kunnen de folders uitgedeeld worden bij activiteiten, zoals een informatiemarkt voor studenten of er kan worden geregeld dat ze in een tasje komen voor eerstejaars studenten met allerlei materiaal. Er kan contact worden opgenomen met een relevante opleiding, zoals geschiedenis, dat de folder op een
35
introductiedag kan worden verspreid. De folder kan met een begeleidende brief naar studieadviseurs worden gestuurd met de boodschap dat studenten welkom zijn als ze echt bezig willen met onderzoek naar oude bronnen. Ook kan de folder samen met een begeleidende brief gestuurd worden naar een docent die een vak geeft dat raakvlakken heeft met de BC. Daarnaast kan gedacht worden aan een folder over het doen van onderzoek naar academisch erfgoed (samen met het UM), folders over deelcollecties (de kaartencollecties, archieven, incunabelen etc.) of een folder met de activiteiten per kwartaal. De folders zijn tweetalig (Nederlands en Engels) of worden in twee verschillende talen uitgegeven.
6. Meedoen met themaweken of dagen
Een activiteit organiseren met de nationale museumweek, nationale monumentendag of de nacht van kunst en wetenschap. Op deze manier wordt bekendheid gegenereerd en is de BC door mee te werken aan de culturele recreatieve sector van nut voor de maatschappij. De opening van de vernieuwde UB in 2017 is ook een unieke kans om bij aan te sluiten als BC.
7. Tentoonstelling
36 8. Een document met zoektips voor in de collectie Digitale bestanden, archiefbeschrijvingen, inventarissen, verschillende catalogi: zoeken naar bronnen uit de BC kan voor de gebruiker bijzonder lastig zijn. Er is niet één platform, een zoekmachine of een overzicht wat er allemaal in de collectie zit en waar dat over gaat. Dat is geen probleem, zolang de zoeker weet waar hij diverse informatie kan vinden en wanneer hij contact op kan nemen met iemand over een zoekvraag. In een apart document kan hier kort een overzicht van worden gegeven. Het documentje staat op de website en kan steeds worden aangepast. Een voorbeeld van een uitgebreid document met zoektips is de onderzoeksgids van de Groninger Archieven of het document met zoektips van de Koninklijke Bibliotheek.27
9. Cadeauproducten en reproducties
Ansichtkaarten, een verjaardagskalender, een reproductie van een kaart of mooie plaat kunnen worden verkocht in de nieuwe I-Shop van de universiteit. Wellicht kunnen publicaties vanuit de BC daar ook worden verkocht.
10. Tijdschrift
De BC zou eens per jaar een publicatie uit kunnen geven met leuke artikelen, een ingekort jaarverslag, interviews en andere interessante dingen. Het tijdschrift kan uitgedeeld worden aan alle bibliotheekmedewerkers, meegegeven worden aan bezoekers van de BC, gestuurd worden naar de leden van de Vrienden Academisch Erfgoed Groningen en het blad kan uitgedeeld worden aan andere erfgoedinstellingen in Groningen. Extra leuk is om het tijdschrift samen met het UM te maken.
11. Gebruikersonderzoek
37 13. Jaarverslag De BC maakt een jaarverslag met onderwerpen als: o Bezoekerscijfers o Bezoeken via de website o Publieksactiviteiten en tentoonstellingen o Bruiklenen o Publicaties o Aanwinsten o Externe financiering Het verslag kan bijvoorbeeld leuk opgemaakt worden via de communicatieafdeling van de UB. Met een jaarverslag wordt stilgestaan wat er is bereikt en wat er gebeurd op de afdeling. Hierdoor wordt ook duidelijk of de doelen wel of niet worden gehaald. Door terug te blikken heeft iedereen een idee wat er gebeurt. De presentatie van het verslag kan een gezellige aangelegenheid zijn, ook om de medewerkers toe te spreken bijvoorbeeld. Het verslag kan worden verspreid onder de medewerkers van de UB, het UM, de Vrienden en via de website. Dit is een goed middel om te laten zien wat er gebeurt bij de BC aan allerlei partijen, onder andere ook het college van bestuur. Er zijn veel voorbeelden van zulke jaarverslagen beschikbaar. Je kunt gemakkelijk ideeën opdoen en beginnen met een bescheiden jaarverslag om dat langzamerhand steeds professioneler te laten lijken. De BC van de UvA Hebben dit ook, evenals het UM. 14. Aanspreken van fondsen De BC kan initiatief nemen door iemand te vragen in de Universiteitsbibliotheek die verantwoordelijk is voor het binnenhalen van fondsen of hij/zij samen met de medewerkers van de BC wil kijken naar de mogelijkheden voor financiering van een project of idee voor het erfgoed van de RUG of de BC.
- Het Ubbo Emmius Fonds. Dit fonds wil de onderlinge betrokkenheid tussen de samenleving en de universiteit stimuleren, onder andere ook door crowdfunding. De BC of nog breder, het erfgoed van de RUG wil ook graag relevanter worden voor onderwijs, onderzoek en de maatschappij. Het fonds richt zich vooral op de speerpunten healthy
ageing, energy en sustainable society van de universiteit, maar steunt regelmatig ook
andere projecten in de richting van de geesteswetenschappen, bijvoorbeeld het onderzoek naar de Dode Zee rollen. Hoe een project of idee precies in aanmerking kan komen voor financiële steun moet worden uitgezocht. Gedacht kan worden aan
o Steun voor een prijs voor docenten, onderzoekers en medewerkers van de RUG die het Gronings academisch erfgoed hebben gepromoot met hun onderzoek of zich bijzonder hebben ingezet om het academisch onderwijs te verrijken door het gebruik van het academisch erfgoed van de RUG.
o Steun voor het in kunnen stellen van een scriptieprijs voor een onderzoek op bachelor of masterscriptie niveau naar het (Groningse) academische erfgoed. o Beurs voor medewerkers/onderzoekers die willen werken aan verbinding van het
academisch onderwijs en het gebruik van erfgoed om het onderwijs van kwaliteit te verbeteren.
38
o Steun voor het starten van een project om de vele schenkingen te kunnen uitzoeken. Daar kunnen immers ‘schatten’ tussen zitten.
o Een speciaal Erfgoedfonds om een onderzoeker of bijzonder hoogleraar te kunnen aanstellen die onderzoek doet, lesgeeft en publiceert over het Gronings academisch erfgoed, zowel vanuit het universiteitsmuseum als de BC. - Eventueel kan ook geprobeerd worden om samen met het UM ministeriële fondsen voor culturele instellingen aan te vragen. 15. Universiteitsmuseum fysiek verbinden met universiteitsbibliotheek In de UB komen dagelijks honderden mensen, met name studenten maar ook onderzoekers en ander gebruikers van de UB. Als het UM fysiek gecombineerd zou zijn met de UB, eventueel ook met de nieuwe faculteit Rechten, ontstaat er één groot universitair informatiecentrum (UI). Bezoekers kunnen via het museum ook naar de BC en andersom (hun toegangskaartje is bijvoorbeeld een pasje waarmee je ook de UB in kan). Nederlandse studenten, internationale studenten, bezoekers van de UB maar ook toeristen kunnen dit centrum bezoeken. Het wordt dan een bruisende academische informatie-instelling met een publieksfunctie voor academisch en niet-academisch publiek. 16. Huisregels Het is normaal dat een instelling die kwetsbare materialen herbergt zoals een bibliotheek, museum of archief, huisregels heeft met betrekking tot het bekijken en raadplegen van bronnenmateriaal. Dat is temeer het geval als een ruimte is geklimatiseerd. Om gastvrij te zijn naar de bezoekers is het wel van belang om deze huisregels duidelijk te communiceren. Regels zijn niet per se ongastvrij, maar geven ook duidelijkheid aan de bezoeker. De huidige bezoeker kan nauwelijks weten wat hij wel en niet mag, terwijl hij er vervolgens op de zaal op af wordt gerekend. Onduidelijke stickers op de deur en kleine bordjes tekst zijn niet genoeg om de welwillende maar onwetende bezoeker op deze regels te attenderen. Belangrijk is dat de regels zo positief mogelijke worden geformuleerd en met een prettige professionele vormgeving duidelijk worden gemaakt. De basisregels voor de zaal zouden eerst kunnen worden gecommuniceerd, en op de zaal kan vriendelijk geattendeerd worden op de specifieke huisregels.28
17. BC vraagt feedback aan bezoekers
40
4. Resultaten onderdeel 1
A. Welke activiteiten worden er ondernomen door erfgoedinstellingen om hun collectie onder de aandacht te brengen en publiek aan zich te binden? Op verschillende manieren brengen erfgoedorganisaties hun collectie onder de aandacht. Musea zijn van oudsher erfgoedinstellingen met een focus op publiek en zij houden over het algemeen meer activiteiten voor publiek dan bijvoorbeeld archieven. Toch is de lijn niet scherp te trekken omdat archieven, zoals het Groninger archief en BC’s, zoals de afdeling BC van de Universiteit van Amsterdam, ook publieksactiviteiten of activiteiten afgestemd op een bepaalde doelgroep houden, zij het geregeld samen met een museum. Wat erfgoedinstellingen aan publieksbereik en publieksactiviteiten doen zijn verdeeld in drie (zelfbedachte) groepen. Sommige activiteiten of handelingen passen in meer dan één groep, maar het idee achter deze groepen is dat niet alle manieren om publiek te bereiken hetzelfde zijn en dat de ene actie mogelijkheden creëert voor de andere actie.1. Zichtbaarheid 2. Publiekspresentatie
In bijlage 1 is een opsomming gemaakt van alle activiteiten die erfgoedinstellingen ondernemen om zichtbaar te zijn en publiek aan zich te binden. Groep 1, zichtbaarheid, heeft te maken met het bereiken van publiek of communiceren met publiek over de instelling, de collectie en haar activiteiten. Zichtbaarheid is voor een groot deel een voorwaarde voor groep 2, het presenteren/tonen van de collectie aan het publiek. Er kan nog zo’n leuke collectie zijn en veel georganiseerd worden, als niemand ervan af weet zou er niemand langskomen. In de beleidstukken en jaarverslagen komt digitale zichtbaarheid veel terug. Vervolgens is het belangrijk dat de erfgoedinstelling iets aanbiedt aan publiek wat zij vermakelijk, interessant of leerzaam vinden. Dat kan op verschillende manieren, met verschillende activiteiten en zowel binnen als buiten de instelling. Per erfgoedinstelling en type erfgoedinstelling verschillen deze activiteiten, maar lezingen en tentoonstellingen komen standaard terug. B. Hoe richten deze erfgoedorganisaties zich in het algemeen op het publiek en hoe willen zij dat in de toekomst gaan doen?30 Twee onderwerpen komen opvallend veel terug in de doorgenomen beleidsstukken en jaarverslagen en hebben te maken met een groter en meer divers publiek en digitale toegankelijkheid.
1. Erfgoedinstellingen zetten in op een groter en meer divers publiek voor hun instelling, of een intensiever gebruik van hun collecties door publiek.
- Instellingen die al langer gericht zijn op de presentatie van hun collectie aan publiek, zoals musea organiseren educatieprojecten en tentoonstellingen in samenwerking met andere organisaties. Er wordt zo gebruik gemaakt van elkaars kennis, publiek en capaciteit. Deze instellingen innoveren in hun aanbod van activiteiten voor hun publiek, zoals programma’s gericht op specifieke doelgroepen als gezinnen of bejaarden.
- Instellingen die van oudsher meer gericht zijn op het beheren en behouden van hun collectie, zoals archieven en bibliotheken, gaan meer publieksactiviteiten organiseren, werken samen met hun publiek aan de ontsluiting van hun collecties en benaderen actief groepen of personen die mogelijk interesse hebben in een collectiestuk om dat te komen bekijken.
41
2. Erfgoedinstellingen zetten in op digitale toegankelijkheid van hun instelling en hun collecties. Dat doen zij onder andere door:
- Publiek eenvoudig te laten zoeken door de collecties. Ingewikkelde websites of zoekmachines worden vermeden of vervangen. - Het zoeken naar manieren om data en gegevens vrij van rechten aan te bieden. - Het zoeken naar een balans tussen collecties digitaliseren en (archief)collecties analoog aan te bieden voor bezoekers op de zaal. C. Welke publieksactiviteiten werden bestempeld als succesvol (indien aangegeven)?
In beleid en jaarverslagen noemen organisaties allerlei projecten of activiteiten die zij hebben ondernomen. Enkele projecten of activiteiten worden in deze verslagen benadrukt en bestempeld als bijzonder succesvol. Opvallend is dat bij al deze projecten of activiteiten is samengewerkt met andere organisaties.
- Museum Catharijneconvent deed mee aan een landelijk educatieproject genaamd Feest!
Weet wat je viert. Het project trok bijzonder veel bezoekers, met name schoolklassen,
vanwege het educatieve programma dat lesstofvervangend was. Het museum werkte samen met zes andere musea en het project werd genomineerd voor de Museumeducatieprijs van het ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschap.
- De KB initieert sinds enkele jaren de programma’s Boekstart en de Bibliotheek op school. Deze programma’s bestempelt de KB als succesvol vanwege het aantoonbare positieve effect op het leesplezier van kinderen.
- De Groninger Archieven, Het Noordelijk Scheepvaartmuseum en het Groninger Museum organiseerden de theatervoorstelling: ‘Drama achter de gevel, een combinatie van tentoonstelling, historisch theater en archiefpresentatie. Het werd in juni en juli 2014 gehouden en was een groot publiekssucces volgens het jaarverslag 2015 van de Groninger Archieven.
- De jaarlijkse Summerschool die de BC van de UvA elk jaar organiseert met als thema ‘History of the book’ vermelden zij in hun jaarverslag van 2015 als succesvoller dan ooit.
