Gesprekken met medewerkers van de afdeling Bijzondere Collecties Groningen

5. Resultaten onderdeel 2

A. Gesprekken met medewerkers van de afdeling Bijzondere Collecties Groningen.31

Wat is de functie van de afdeling Bijzondere Collecties van de Universiteitsbibliotheek?

- Dat we de BC hebben zorgt voor een regionale worteling van de universiteit. Het is van belang dat de universiteit ook mensen in haar omgeving achter zich heeft. Eerst werd er allerlei kennis bewaard door de Groningse kloosters maar nu is die informatie bij de afdeling BC. Deze collectie herbergt de oorsprong van de universiteit. Het is de taak van de BC om het gebruik van haar bronnen te faciliteren en deze collectie onder de aandacht te brengen. - De afdeling BC heeft niet per se veel topstukken maar wel erg veel variëteit voor allerlei

colleges. Er is nog genoeg materiaal waar onderzoek naar gedaan kan worden en er zitten veel verhalen in de collectie voor de representatieve functie van de bibliotheek. De BC, samen met de UB en het UM beheren de geschiedenis van de Universiteit van Groningen. Zij moet zich vooral plaatsen in de regio. Deze universiteitsbibliotheek is er voor het Noorden. - De collecties moeten worden beheerd en behouden door te archiveren, te beschrijven en te conserveren. Daarnaast is het belangrijk dat ze toegankelijk zijn, zowel fysiek als digitaal. De collecties moeten ook worden gepresenteerd aan bezoekers en gebruikers, bijvoorbeeld in de nieuwe vitrine, digitaal en via bruiklenen.

- De functie van de BC is dat er dingen worden bewaard om beschikbaar te stellen voor mensen die erin geïnteresseerd zijn. Je bewaart niet alleen voor het conserveren of voor het uitbreiden, maar voor het publiek. Mensen moeten het materiaal kunnen vinden.

Hoe kan de afdeling Bijzondere Collecties haar publiek meer aanspreken? Docenten

- Docenten moeten actief persoonlijk worden benaderd. Medewerkers van de BC moeten voortdurend blijven bedenken welke docent belang kan hebben bij een stuk voor onderzoek en gebruik op college voor studenten. Dat kan door een praatje te maken als een docent langs komt of een uitnodiging te sturen om het te hebben over mogelijk interessante stukken uit de collectie. Docenten moeten vooral niet regelmatig ongevraagd lastig worden gevallen met informatie over de BC. Zo creëren we een persoonlijk en actieve verbinding. We moeten geen overvloed aan oppervlakkige informatie verzenden om maar bekender te willen worden.

- Het is niet altijd bekend bij docenten welke collecties we hebben en wat de mogelijkheden zijn bij de BC. We moeten hun (maar ook studenten en universitaire onderzoekers) direct benaderen met behulp van de library liaison (de vakreferenten) die directe contacten binnen de faculteiten hebben.

- Ideaal gezien weten veel medewerkers wat af van de collectie. Zij kunnen docenten erop attenderen als er iets nieuws binnen is. Het begint bij de BC, die zou dingen kunnen organiseren om docenten bekend te maken met de collectie.

- Vakreferenten in de bibliotheek hebben de taak om docenten te wijzen op de collecties van de bibliotheek, inclusief de BC. Of dat wordt gedaan en wat de mogelijkheden zijn zou moeten worden onderzocht. Onderzoekers 31 Evert Jan Reker (Specialist Wetenschappelijk Informatie), Gerda C. Huisman (Conservator), Tonnis E. Musschenga (Specialist cartografie en Groningana) en Diane Holtkamp (Teamleider).

43

- Kunnen zelf de bronnen van de BC vinden. Hoeven niet actief bediend te worden met informatie wat er in de BC is.

- Buitenlandse onderzoekers vinden de BC automatisch als zij er iets uit nodig hebben. Studenten

- Studenten zijn pas geïnteresseerd in de collectie als zij er een vraag naar hebben. Enthousiaste docenten die hen attenderen op de BC of hun meenemen naar de BC zijn hiervoor vooral van belang.

- Een vitrine bij de ingang, zodat het duidelijk is in de bibliotheek waar de afdeling BC zit. Iets als lunchlezingen verzorgen, of aansluiten bij de activiteiten die het Bureau van de universiteit organiseert.

- Een prijs, zoals bijvoorbeeld een scriptieprijs. Die hoeft maar klein bedrag te zijn met eventueel een publicatie en dat iemand daarna er iets over verteld.

- Voor studenten is de website erg belangrijk. Daar moet allerlei informatie op staan over de collecties en wat zij er mee kunnen. Er moet een koppeling gemaakt worden van de digitale collecties naar de fysieke collecties. Studenten moeten weten wat ze met het materiaal kunnen doen.

- Eerst waren er voor veel studenten verplichte rondleidingen waardoor ze de bibliotheek leerden kennen. De BC werd vaak ook benoemd of kort bezocht. De rondleidingen waren niet altijd zo’n succes met ongemotiveerde studenten en de vele opdrachten die het bibliotheekpersoneel moest nakijken. - Stages voor studenten waarin zij een deel van een archief gaan inventariseren kunnen een idee zijn. Bijkomend voordeel is dat ze er vervolgens een scriptie over kunnen schrijven. - Het erfgoed zou iets vaster in het curriculum kunnen worden ingebed, dat is bijvoorbeeld in Amsterdam ook zo. Weinig studies doen nu iets met erfgoed terwijl dat wel zou kunnen. Bredere publiek - De BC kan af en toe vragen aan iemand die iets heeft gepubliceerd met bronnen uit de BC om een lezing te geven. Daarvoor is het nodig om in de gaten te houden wat er wordt gepubliceerd met bronnen uit de BC.

- Vitrines met materiaal of tentoonstellingen is leuk voor breder publiek.

- Af en toe een lezing. Dit heeft ok als voordeel dat meer mensen van de BC af gaan weten en dat weer door kunnen vertellen aan anderen.

- College bij de HOVO geven, en met een tentoonstelling daarbij zodat mensen direct iets ervan kunnen zien.

- Vaker rondleidingen in de UB voor belangstellenden, zoals door het magazijn. Het liefst dan de hele bibliotheek daarin betrekken en niet alleen de focus hebben op de afdeling BC maar de hele wetenschappelijke collectie als geheel.

- Het universiteitsmuseum zou een paar boeken op moeten nemen in de vaste tentoonstelling van het museum. Boeken zijn immers ook een deel van het verhaal van wetenschap in Groningen. Daarbij was de grote zaal in het museum vroeger de algemene leeszaal in de bibliotheek. Dat past mooi bij elkaar.

- Het bredere publiek is een belangrijke doelgroep voor de BC. De universiteit heeft er altijd naar gestreefd niet alleen een organisatie te zijn voor studenten, onderzoekers en medewerkers maar ook een functie voor de regio en de Groningers in het algemeen te hebben. Er treedt tegenwoordig steeds meer vergrijzing op, ouderen zijn langer actief en hebben veel vrije tijd. Vele ouderen zijn geïnteresseerd in de geschiedenis van de regio. Door

44

deze groep te bedienen genereer je misschien niet standaard meer bezoek voor het onderzoek van de collecties maar het is wel een groeiende doelgroep. Ook vinden deze mensen het vaak erg leuk om nog fysiek materiaal te bekijken en dat kunnen ze bij de BC doen.

- De Groninger Archieven organiseren met succes veel activiteiten, dat zou de BC misschien ook kunnen. De BC kan met de HOVO een cursus of college geven, bijvoorbeeld over oude handschriften. Zonder twijfel zouden veel mensen daarin geïnteresseerd zijn.

- Men hoeft niet bang te zijn dat er zomaar in de BC allerlei mensen komen die er niet zoveel te zoeken hebben. Het is beter om te veel bezoekers te hebben dan te weinig maar bang zijn dat het overloopt van bezoekers is niet nodig.

- Cadeauproducten met afbeeldingen uit de Collecties aanbieden via de RUG-winkel als PR voor de BC.

Algemeen

- Medewerkers van de BC moeten zich vriendelijk en behulpzaam gedragen naar klanten op de zaal en naar hun collega’s. Medewerker verplaatst zich in de klant die zich niet bewust is van de huisregels en attendeert vriendelijk op die huisregels.

- Medewerkers zijn bekend bij en met allerlei historische verenigingen zodat mensen hen kennen, medewerkers weten wat interessant is voor anderen en anderen hen kunnen vinden.

- Publiek moet in het algemeen meer worden aangesproken door aan PR te gaan doen en samen te werken. Dat kan bijvoorbeeld met de RUG-winkel, de library liaisons/vakreferenten, regionale erfgoedinstellingen, nationale UKB’s en erfgoedinstellingen en internationale erfgoedinstellingen zoals de U4 van Göttingen, Uppsala, Gent en Groningen.

- Ideaal gezien zouden de mensen die bij de BC werken geregeld iets schrijven of publiceren over de BC. Dat hoeft maar heel kort of eenvoudig te zijn, maar het is wel essentieel om de collecties bekend te maken.

- Het is niet de bedoeling dat de afdeling BC de hele tijd gaat roepen wat voor geweldige collectie zij hebben. Het moet, door allerlei middelen, bij de doelgroepen beter bekend worden dat bij de UB een afdeling BC hoort. - De drempel om binnen te komen moeten we laag houden en het is belangrijk dat bezoekers zich welkom voelen. Dit conflicteert misschien met onze huisregels, maar duidelijkheid zal al veel oplossen. Opmerking naar aanleiding van gesprekken met medewerkers - Veel medewerkers uiten hun zorgen over hoe de ideeën uitgevoerd kunnen worden. Er staat veel achterstallig werk te wachten, dozen met archieven, vele schenkingen en boeken die nog moeten worden gecatalogiseerd. Het bijhouden van een volledige en actuele website en het organiseren van activiteiten zien de meeste medewerkers wel als een unieke kans om het Gronings academisch erfgoed te promoten maar zij vinden allemaal bijna collectief dat het wel erg veel gevraagd is om dit spontaan zelf te gaan ondernemen. Enerzijds weten de medewerkers niet wanneer zij dat naast hun dagelijkse bezigheden op het werk moeten doen en anderzijds vinden zij dat ze de vaardigheden en soms het enthousiasme missen.32

32 Vanuit de medewerkers komen ook geregeld wel ideeën, maar daar blijft het helaas vaak bij. Diane Holtkamp en Jettie Noordam, Memo profileren Bijzondere Collecties (2013).

45