Gesprekken met personen uit andere erfgoedinstellingen

C. Gesprekken met personen uit andere erfgoedinstellingen.34 Bijzondere Collecties UvA Wat zijn jullie doelgroepen?

- De doelgroepen zijn per activiteit of georganiseerde afdeling verschillend maar in het algemeen zijn de doelgroepen personen die komen voor onderwijs en onderzoek en het brede publiek. Onderwijs en onderzoek bestaat uit studenten, docenten en onderzoekers. Het bredere publiek bestaat uit traditionele museumkaarthouders en ander publiek dat voor een specifieke activiteit of tentoonstelling komt.

Hoe maken jullie potentiële gebruikers bekend met de collectie?

- De doelgroepen willen we bereiken door tentoonstellingen, evenementen en activiteiten. Deze zijn erg belangrijk om het erfgoed van de UvA bekend te maken, maar ook om gebruikers aan te spreken die later weer onderzoek kunnen doen naar de collectie. Per tentoonstelling wordt er een andere doelgroep aangesproken. In een grafische tentoonstelling zijn andere mensen geïnteresseerd dan een tentoonstelling over Shakespeare of de tentoonstelling ‘out of the box’ die specifiek ging over het doen van onderzoek naar erfgoed.

- Wat betreft communicatie is het een uitdaging dat de boodschap van de BC van de UvA complex is. Er is niet één duidelijk verhaal, zoals bijvoorbeeld het Van Gogh museum of het Rijksmuseum in Amsterdam dat wel hebben. Er is alleen wel een groot voordeel, namelijk dat er heel veel verhalen zijn. De BC kunnen gemakkelijk aansluiten bij de manier van marketing die tegenwoordig veel voorkomt, namelijk content marketing.35 Waar een gewoon bedrijf vaak moeite heeft met het zoeken naar verhalen en waardevolle informatie voor de klant, is de UvA, haar erfgoed en BC voor veel doelgroepen al bij voorbaat interessant door al haar verschillende collecties en verhalen. Mensen moeten daar vervolgens wel van op de hoogte worden gesteld. Wat ook vaak wordt gedaan is zelf aan een organisatie vragen hoe we hen het beste kunnen bereiken. Bijvoorbeeld voor de conferentie TypAmsterdam in oktober, wordt hogescholen met opleidingen grafische vormgeving gevraagd hoe we de studenten en docenten het beste hierover informeren. Niet altijd werkt een instelling daaraan mee, en dan worden er posters en flyers opgestuurd. Het erfgoed van de UvA is tegelijk een bibliotheek, onderzoeksplek én museum. Het is niet een traditionele vorm, maar we zetten onszelf wel echt neer als museum. We zijn bijvoorbeeld lid van de museumvereniging. - Praktisch worden de doelgroepen vaak bereikt door flyers en posters. In Amsterdam is een organisatie genaamd ‘De Flyerman’ waarbij je aan kan geven wat je doelgroep is, bijvoorbeeld cultureel, kinderen of toeristen. De organisatie legt vervolgens op relevante plekken flyers neer en hangt posters op. Hiervoor is geen groot budget nodig. Ook in het eigen gebouw is het belangrijk om reclame te maken voor de activiteiten, die mensen heb je immers al binnen. Dat gebeurt door posters, informatie op schermen en folders. De 34 Marleen Smit (communicatieadviseur Bijzondere Collecties UvA), Jona van Keulen (Archivaris en hoofd publiekszaken RHC Groninger archieven) en Neeltje van der Weide (Afdelingshoofd Publieksprojecten & Webdiensten Tresoar). Aangezien de antwoorden in de interviews verschillen is ervoor gekozen om de resultaten van deze gesprekken per gesprek weer te geven. 35 Manier van marketing waarbij de informatiebehoefte van de klant centraal staat, in plaats van het merk of het bedrijf die iets aanbiedt. http://vandeinhoud.nl/content-marketing-filosofie (geraadpleegd op 19-10-2016).

47

aankomende activiteiten worden ook gedeeld met nieuwsbrieven zoals de museumnieuwsbrief en de NS-nieuwsbrief. Daardoor staat een activiteit soms ook weer in een tijdschrift.

- Natuurlijk is er ook een doorlopende manier van communicatie en informatievoorziening nodig. De website is daarvoor erg belangrijk, maar ook een nieuwsbrief, sociale media, en de algemene collectiefolders. Dat zijn folders die informatie geven over een deel van de collectie, bijvoorbeeld de folder met kaarten en atlassen of de folder over de documentatie van grafische machines. Iedere geïnteresseerde kan zo’n folder meenemen en het geeft snel een beeld van wat er in de collectie is. Ook kan de folder uitgedeeld worden ter promotie op beurzen o.i. d. Een zeer belangrijke manier van doorlopende communicatie en informatievoorziening wordt gedaan door de conservatoren. Zij hebben veel persoonlijke contacten en kennen veel mensen. Hoe beter de conservatoren bereikbaar zijn, des te meer mensen gebruik maken en kunnen maken van de collecties. Dit wordt bevorderd door de conservatoren zo toegankelijk mogelijk te maken op de website door ze te vermelden met hun specialisme, een foto en hun contactgegevens. - De website is erg belangrijk voor de BC van de UvA. Hierop moet de kern vermeld staan van wat we in huis hebben en wat we kunnen betekenen voor de bezoeker. Het streven moet wellicht ook zijn om de bezoeker van de website net zo te waarderen en te behandelen als de bezoeker van de tentoonstelling of de leeszaal. Hij of zij moet eenvoudig met zijn vragen bij een specialist terecht kunnen en gemakkelijk door de collectie worden meegevoerd. Nu wordt dat nog niet als gelijkwaardig gezien maar in de toekomst wordt dat echt belangrijk. Hoe belangrijk is het onder de aandacht brengen van jullie collectie voor jullie instelling? - Erg belangrijk. De collecties zijn er om te worden gebruikt en werken mee om het erfgoed van de UvA onder de aandacht te brengen. Het bewaren en ontsluiten van collecties kost alleen wel veel geld. Bezoekers zijn ook gewoon nodig voor inkomsten, net als fondsen en andere bronnen van inkomsten zoals van de Vereniging van Vrienden.

Welke activiteiten spreken de verschillende doelgroepen en gebruikers aan? - Studenten

Voor studenten organiseren we bijvoorbeeld een minimuseumnacht tijdens de intree week, de introductieweek voor nieuwe studenten van de UvA. De studenten komen in die week dan langs met hun groepje. Dit werkt goed als een eerste introductie dat de studenten weten dat het UvA erfgoed er is. Vaak horen we van de mentoren van de groepjes, die vaak ouderejaars studenten zijn, dat ook zij het interessant vinden en weer nieuwe dingen hebben gehoord.

- Docenten

De conservatoren spelen daarin een belangrijke rol. Er wordt al jaren actief gestreefd naar het creëren van goede contacten tussen docenten van faculteiten en studierichtingen die een link hebben met bronnen uit de collectie. Conservatoren zijn enthousiast en actief om dat voor elkaar te krijgen. Dat werpt zijn vruchten af want er komen veel docenten met hun studenten langs voor een algemene inleiding in de BC, maar er komen ook docenten met studenten die een specifiek college of specifieke les aanvragen bij een conservator.

- Voor het brede publiek verzorgen we allerlei tentoonstellingen, symposia en activiteiten. Voor deze doelgroep doen we ook mee met de museumnacht in Amsterdam.

- De Summerschool over de geschiedenis van het boek is voor deze doelgroep ook een succes, maar eigenlijk voor alle doelgroepen. Mensen kunnen kiezen om een cursus te volgen, of

48

twee weken lang een programma samen te stellen. Voor iedereen, zowel specialisten als hobbymatig geïnteresseerden, zit er wel wat bij wat interessant kan zijn. Uit de praktijk blijkt dat veel cursussen die tijdens de Summerschool worden aangeboden steeds weer vol zitten. Welke activiteiten worden nauwelijks bezocht en bleken niet erg succesvol?

- Natuurlijk is het niet allemaal een groot succesverhaal. Soms melden zich weinig mensen aan voor een activiteit of komen er uiteindelijk weinig mensen. De oorzaak daarvan is vooral weinig geld en capaciteit. Als er weinig aanmeldingen zijn is het nodig extra reclame te maken en dat kost geld en tijd. Het niet al te ruime communicatiebudget laat dat niet altijd toe.

Wat wil jij/jullie bereiken?

- We zijn er om het erfgoed van de UvA te beheren voor het gebruik. We bewaren niets om het bewaren, maar alleen om te gebruiken. Dat is het algemene primaire doel van de BC. Secundair, maar dat is ook meer persoonlijk, is dat mensen bepaalde collecties vinden. Bijvoorbeeld de mooie kaartencollectie of de grafische collectie.

49

RHC Groninger Archieven

Wat voor rol hebben publieksactiviteiten voor het Regionaal Historisch Centrum Groninger Archieven?

- Eerst waren we alleen een archiefdienst, maar sinds 1990 veranderde dat langzaam en helemaal met fusie in 2002 tussen het Rijksarchief Groningen en het Gemeentearchief Groningen. Vanuit de overheid werd verlangd dat de organisatie van alleen een archiefdienst zou overgaan tot een historisch centrum met een nadrukkelijke publieksfunctie.

Hoe geven jullie invulling aan die publieksfunctie?

- We proberen steeds te bedenken wat we in de collectie missen of nog niet heel toegankelijk hebben gemaakt, maar wat veel mensen wel interessant zouden vinden. Dat proberen we vervolgens te ‘vermarkten’. Dat vermarkten doen we door aantrekkelijke websites met een eigen naam, zoals allegroningers.nl en beeldbankgroningen.nl. Deze websites zijn erg populair. Uiteindelijk hopen we dat mensen naar de zaal komen. Ons nadrukkelijke doel met alle publieksactiviteiten is dat de collectie die we bewaren wordt gebruikt. Andere dingen zijn bruiklenen uitgeven, zoveel mogelijk afbeeldingen en stukken via open data beschikbaar stellen zodat mensen ze zelf kunnen downloaden zonder dat er rechten op zitten. We maken goedkope scans voor onze klanten om ons publiek van dienst te zijn.

- We springen in op onderwerpen die een grote groep mensen interessant vindt. Genealogie is vaak erg populair maar op het moment is historisch onderzoek naar huizen ook in trek. Daar proberen we op in te spelen met een lezing of een workshop. De workshop pandenonderzoek trok allerlei mensen die het leuk vonden om de geschiedenis van hun huis uit te zoeken, maar ook mensen die een verhaal wilden zoeken bij hun bed and breakfast of café. Nieuwe trends die komen lijken mij landschapsgeschiedenis, planten en de geschiedenis van biologie, maar ook letters vinden mensen erg interessant.

- We organiseren rondleidingen en voor enkele jaren waren deze gepland in een speciale rondleidingen week. Individuen en organisaties werden uitgenodigd om langs te komen, maar ook benaderden we groepen, zoals afdelingen van de plattelandsvrouwen. Dit jaar doen we dat niet, omdat we vorig jaar met moeite de week gevuld kregen, terwijl het een grote opgave is om zo’n week te organiseren. We maken daaruit op dat er voortdurend gewerkt moet worden aan publieksbereik. De hele tijd dezelfde dingen organiseren werkt niet, er moet worden ingespeeld op de interesses van mensen. We merkten bijvoorbeeld dat tijdens rondleidingen mensen het album van het Feithuis vaak erg leuk vonden. Dit hebben we vervolgens ook gedigitaliseerd en aangeprezen om online te bekijken.

- We organiseren geregeld lezingenavonden samen met de historische vereniging Stad en Lande en de Groningse afdeling van de Nederlandse Genealogische vereniging. De lezingenavonden trekken een bezoekersaantal van dertig tot tweehonderd mensen. We bedenken eerst met de andere organisaties wat voor lezingen we willen houden. Meestal komen er allerlei onderwerpen op tafel en dan zoeken we er sprekers bij. Het komt ook voor dat een spreker zichzelf aanmeldt, en dan gaan we er soms wel en soms niet mee in zee. We gaan vaak voor onderwerpen die het publiek heel leuk vindt, maar we kiezen er bewust voor ook af en toe onderwerpen te behandelen die wij zelf belangrijk vinden, maar die minder geliefd zijn. Vaak komt het publiek op het onderwerp af, soms ook juist op de spreken. We merken aan het publiek dat op de lezingenavonden afkomt dat een groot deel alleen is. We proberen de avond zo in te richten dat je prima alleen kan komen en op die manier ook een

50

gezellige avond kan hebben. Lezingen organiseren met een andere vereniging of organisatie werkt erg goed, merken wij. Je hebt immers de achterban van beide groepen al. Soms faciliteert het RHC Groninger archieven ook wel lezingen, maar als het onderwerp niet regionaal is dan willen we dat niet te vaak. We stemmen ook af met andere organisaties wanneer zij een lezing houden. De stichting oude Groninger kerken hield bijvoorbeeld op dezelfde dag als het RHC Groninger archieven lezingen terwijl veel mensen wel naar beide wilden. Sinds kort is dat aangepast.

- Door het hebben van een studiezaal en het organiseren van activiteiten proberen we publiek te verleiden om de collectie te gebruiken. De afdeling publiekszaken bedenkt steeds met elkaar nieuwe activiteiten. Daarnaast zetten we ook actief sociale media in om ons publiek te bereiken. Ongeveer twee tot drie keer per week posten we iets op twitter of facebook. Het is voor ons erg belangrijk om online bekend te zijn. We merken dat we vaak bezoekers en cursisten krijgen doordat andere verenigingen en organisaties een link naar onze website zetten. - We versturen een nieuwsbrief die onderhand 1500 abonnees heeft. Deze nieuwsbrief trekt een grote deel vaste bezoekers en is erg belangrijk voor het RHC Groninger archieven. Is een publieksactiviteit ooit een onverwachts succes geworden of juist niet? - We proberen soms bepaalde stukken populair te maken. Een goed voorbeeld van een succes is de kentekendatabase waar alle Groninger kentekens met gegevens van 1906 tot 1950 in staan. We merkten dat sommige mensen interesse hadden in de geschiedenis van auto’s maar de lijsten die we hadden van alle kentekens van Groningse auto’s in het verleden werden nauwelijks ingezien. Door daar een database van de maken die raadpleegbaar is op de website werd de lijst veel ingezien en populair. We verspreiden het nieuws over deze database door berichten rond te sturen, flyers uit te delen, te adverteren bij het busmuseum in Hoogezand, op de open dag van het RHC, via onze eigen website, in de nieuwsbrief en via de website verhalenvangroningen.nl. Ook bij lezingen en beurzen werd deze database gepromoot. Soms waren mensen in eerste instantie niet geïnteresseerd in auto’s, maar veel mensen vonden het toch leuk om te weten wie de eerste auto in hun dorp had of wat voor auto een familielid had gehad. De database wordt nog geregeld aangevuld door liefhebbers die foto’s en materiaal sturen. We proberen kortom ook te kijken hoe we stukken populair kunnen maken en tegemoet kunnen komen aan de interesses van de bezoekers. Het maken van een database is een typisch publieksproject waarin vrijwilligers en medewerkers van de RHC Groninger archieven samen werken en waar we in de toekomst ook meer van willen hebben.

51 Tresoar Leeuwarden Wat voor soort instelling is Tresoar? Hoe belangrijk is ‘zichtbaarheid’ voor jullie? - Tresoar is een provinciale instelling, het archief voor Friesland waar de geschiedenis van de provincie is te vinden. Tresoar is in 2002 ontstaan uit een fusie van het Frysk Letterkundich Museum en Dokumintaasjesintrum, de Provinciale en Buma-Bibliotheek en het Ryksargyf Fryslân. Centraal voor onze instelling is cultuuroverdracht. Het is de opdracht vanuit de overheid en de provincie om de collectie toegankelijk te maken voor mensen. Zichtbaar zijn is voor ons dus heel essentieel.

Wie zijn jullie doelgroepen en hoe willen jullie die bereiken?

- We onderscheiden globaal verschillende doelgroepen. Dat zijn bijvoorbeeld onderzoekers, zowel wetenschappelijke onderzoekers als niet-wetenschappelijke. We hebben ook ‘sneupers,’ mensen die geïnteresseerd zijn in verhalen. Daarnaast zij studenten ook een doelgroep. Die kunnen gebruik maken van de faciliteiten en het materiaal. Ook kinderen en scholieren zijn een doelgroep en voor de rest geïnteresseerd publiek. Maar de doelgroepen zijn niet erg afgebakend en behoorlijk breed.

- We willen deze doelgroepen bereiken door allerlei activiteiten voor hen te organiseren en de website in te zetten. We organiseren tentoonstellingen, lezingen, elke maand een gratis rondleiding door de depots en geregeld bedenken we een verrassende activiteit. Ook geven we nieuwsbrieven uit en een blad. De activiteiten zijn gevormd rondom ‘debat en ontmoeting’ en ‘educatie.’ We richten ons op de speerpunten die geformuleerd zijn voor bibliotheken. Dit jaar zijn dat de thema’s ‘klassieken,’ ‘denksport’ en ‘judaïca.’ Ook vanuit onze collectie bedenken we thema’s. Vervolgens bedenken wij hoe we de thema’s onder de aandacht kunnen brengen. Binnenkort organiseren wij een tentoonstelling met kleine Hebreeuwse boekjes en laatst hadden we een damkampioenschap in de bibliotheek wat een groot succes was.

- Met al onze activiteiten proberen we veel samen te werken met anderen. Het Historische Centrum van Leeuwarden, Tresoar en het Fries Museum werken veel samen op het gebied van bruiklenen bijvoorbeeld. Op educatief gebied werken we samen, via het Fries Educatief Platvorm. Ook werken we veel samen met de Fryske Akademy, een wetenschappelijke instelling. We helpen mee de bekendheid voor activiteiten te vergroten en bedenken bij een lezing of iets dergelijks ook iets minder wetenschappelijks wat weer andere mensen aan zou trekken, zoals een dichter. Ook kwam er een keer een meneer die onderzoek deed naar brieven met de vraag of we daar iets mee konden doen. We hebben toen een ‘dag van de brief’ georganiseerd waarop we een congres hielden. Het ging over handschriften tot het schrijven van een brief tegenwoordig. We hielden zowel wetenschappelijke als luchtige lezingen. Er kwamen veel communicatiestudenten en veel cultureel geïnteresseerden op af. Deze groep van gepensioneerden die een interessante invulling zoeken voor hun vrije tijd is vaak best groot. Hebben jullie te maken gehad met dat een project een onverwachts succes werd of juist niet? - Ja, die projecten zijn er. Een project waar we net mee zijn begonnen is ‘Tresoar on tour.’ Dat is een interactief programma met filmpjes, quiz, verhalen en informatie wat Tresoar doet en wat informatie over het specifieke dorp of de plek waar de presentatie wordt gegeven. We hebben zelf allerlei instellingen aangeschreven zoals kerken, bibliotheken, commerciële

52

instellingen, dorpshuizen, Rotaryclubs en verenigingen van Plattelandsvrouwen. Wij bieden ons programma aan en zij kunnen ons uitnodigen. Dat blijkt een succes. We zijn voor de zomer begonnen met aanschrijven en vanaf september met de presentaties. Tot en met januari zijn we al 52 keer uitgenodigd. Bij een groep binnenkomen die in een netwerk zit met andere groepen is erg handig. Als de ene Plattelandsvrouwenvereniging enthousiast is, willen de anderen ook dat we langskomen. Bij de Doopsgezinde Kerk was dat ook het geval. In samenwerking met deze gemeenschap maakten we een tentoonstelling en alle Doopsgezinde gemeenten kwamen langs.

- Een ander voorbeeld van een succesvol project is ‘Grutte Pier De Famylje,’ georganiseerd met een lokaal theatergezelschap. Het idee was om mensen via de Friese volksheld Grutte Pier en door vereenvoudigd digitaal stamboomonderzoek bewust te maken van hun eigen identiteit. Mensen konden bij Tresoar zelf op zoek of zij afstamden van de Friese volksheld uit de vijftiende eeuw. Veel meer mensen waren hierin geïnteresseerd dan we dachten. Het koste behoorlijk veel werk om voor iedereen na te zoeken of ze van Grutte Pier afstamden en uiteindelijk hebben we meer dan 2000 ‘Pierbewijzen’ uitgereikt. Deze mensen mochten toetreden tot de familie van Grutte Pier waar een speciale familiedag voor werd georganiseerd. We organiseerden hieromheen ook verschillende lezingen met een wetenschappelijk tintje voor mensen die meer wilden weten. Dat ging bijvoorbeeld over de vraag of je echt nog de genen van Grutte Pier in je hebt als je van hem afstamt of hoe