Waarmee zijn een aantal collega woningcorporaties in staat de kosten per VHE terug te brengen? WHITEPAPER. Geschreven door Anne Bavelaar

Geschreven door Anne Bavelaar

WHITEPAPER

Waarmee zijn een aantal collega

woningcorporaties in staat de kosten per

VHE terug te brengen?

www.nicgroepkennisportaal.nl • 088 - 456 3456

INLEIDING

Veel corporaties zijn al bezig geweest met een optimalisatie van hun bedrijfsvoering. Door de vele knelpunten en kansen zijn er veel verschillende mogelijke oplossingen. In dit paper beschrijven we een aantal tools waarmee woningcorporaties geld hebben kunnen besparen en met de juiste focus hun doelen als betaalbaarheid en tevredenheid hebben kunnen behalen.

INHOUD

1. Stadlander werkt samen om effectiviteitkansen te benutten 2. Servatius professionaliseerde haar inkoopprocessen 3. Rochedale liet een facturenscan uitvoeren

4. Woonwenz sloot zich aan bij inkoopcollectief BestDeal

www.nicgroepkennisportaal.nl • 088 - 456 3456

1.

Stadlander deelt samen met negen andere Zeeuwse woningcorporaties hun kennis en ervaring met als resultaat een structurele besparing van ruim € 650.000. Hun doel is dan ook: schaalvoordeel. Zelf noemen ze hun samenwerking ‘light’: in wisselende coalities werken ze aan ICT, HRM, financiën & control en inkoop. De vorige voorzitter Peter Bevers (R&B Wonen) en de huidige Marco van der Wel (Woonburg): ‘Samen krijgen we meer voor elkaar dan ieder voor zich’. ¹

Peter Bevers: ’We begonnen met het idee dat we samen – we vertegen- woordigen 54.000 verhuureenheden – op de markt veel betere voorwaarden en kortingen kunnen bedingen. Met de inkoop van verzekeringen of met CV-onderhoud: daarin bleken we samen een te grote partij. Dus hebben we nu een raamcontract voor alle tien corporaties met eenduidige voorwaarden en afspraken over bijvoorbeeld de maximale wachttijd voordat een storing is verholpen. Wel zo duidelijk richting de markt. Op basis daarvan sluit elke corporatie een eigen onderhoudscontract’.

Van der Wel: ‘We profiteren van elkaars kennis, we ontwikkelen raamcontracten en kunnen betere kwaliteit en inkoopvoorwaarden bedingen. Met het laaghangende fruit van verzekeringen en onderhoudscontracten hebben we in het afgelopen jaar een structurele besparing van ruim €650.000 euro bereikt. Dat kan de komende jaren alleen maar meer worden als we verder komen met taaiere onderwerpen als ICT. En misschien kunnen we straks zelfs wel dingen regelen die ieder voor zich niet kan, bijvoorbeeld een professionele inkoper in dienst.’

2.

Een deel van de professionalisatie van de inkoopprocessen van Servatius was het afsluiten van een prestatiecontract voor onderhoud en vervangingen aan individuele cv-installaties, met twee partijen voor de contractduur van vijf (5) jaar met een optie om het contract twee (2) keer

1 https://www.aedes.nl/artikelen/bedrijfsvoering/inkoopsamenwerking/regionale- inkoopsamenwerking/zeeuwse-corporaties-bundelen-hun-krachten

www.nicgroepkennisportaal.nl • 088 - 456 3456

met vijf (5) jaar te verlengen. Dit is gedaan met gebruik van de Best Value aanpak.

Bij een prestatiecontract is de relatie uiteindelijk gebaseerd op prestaties op basis van enkele meetbare kritisch prestatie indicatoren (KPI’s). Door het opstellen van KPI’s maakt men specifieke afspraken met een leverancier over hoe in de uitvoering gemeten wordt of afspraken en doelstellingen worden behaald. Dit gaf Servatius stuurinformatie om te kunnen monitoren of het gewenste prestatieniveau van de cv-contracten wordt behaald. Het verschil met een traditioneel contract is dat er gestreefd wordt naar continuïteit in de relatie en naar het wegnemen van risico’s. Leveranciers nemen bij een prestatiecontract de leiding en laten aan Servatius zien wat zij kunnen presteren, hoe zij zichzelf meten en hoe zij mogelijke risico’s beheersen. Zij zijn diegene die de lange termijn visie en bijbehorende onderhoudsplan opstellen, waarbij het onderhoud afgestemd is op het bestemmingsplan en bijbehorende mijlpalen van de desbetreffende gebouwen. Bij prestatiegericht onderhoud kan de opdrachtnemer zijn eigen proces indelen op basis van randvoorwaarden van de opdrachtgever. Hierdoor is er meer ruimte voor innovatieve onderhoudstechnieken dan bij inspanningsgericht onderhoud.

In het inkooptraject was ook aandacht voor contractmanagement. In de SLA werden KPI’s opgenomen en de inschrijver diende bij zijn offerte een risicodossier in, waarin de risico’s met daarbij beheersmaatregelen waren beschreven. In de concretiseringsfase werd het contract verder inhoudelijk vorm gegeven, waarbij de KPI’s, risicobeheersing en de kansen verder uitgewerkt werden.

Wat waren de resultaten voor Servatius?

• Optimaal gebruik maken van de expertise van de markt en een betere samenwerking met de leveranciers.

• Minder storingen en klachten.

• Toename tevredenheid huurders.

• Beter functionerende en veiligere cv-installaties.

• Naast onderhoud en vervangingen ook aandacht voor kleine bouwkundige aanpassingen en controle rookgasafvoeren.

www.nicgroepkennisportaal.nl • 088 - 456 3456

• Eenvoudigere en praktischere (interne) processen: de afhandeling van klachten en storingen zal buiten Servatius om plaatsvinden. De factuurstromen zullen verminderen. De afdelingen Planmatig Onderhoud, Dagelijks Beheer, Klant & Wonen waaronder de Frontoffice en de Financiële Administratie (factuurafhandeling) ondervinden hier de voordelen van.

• Minder tijd kwijt aan toezicht door het innemen van een regierol, met daarbij eenduidige KPI’s voor stuurinformatie.

• Het aantal facturen dat verminderd werd op het vroegere aantal van 976 facturen ten opzichte van de circa 30 facturen per jaar in de huidige situatie = 946 x € 45,-*² x 5 jaar = € 212.850,-.

• Betere beheersing van de contracten en een betere beheersing van de kosten door een vaste contractwaarde. De kostenbesparing die heeft plaatsgevonden was circa 15% vergeleken met het voorgaande contract.

3.

Rochdale heeft bij Het NIC een facturenscan doorlopen. Dit traject gebeurt bij Het NIC altijd op basis van No Cure - No Pay. Gemiddeld gezien werd er tot op heden €1,39 per VHE bij woningcorporaties terugverdiend. Tijdens een traject wordt er gekeken naar de kwaliteit van de crediteurenadministratie. Door te zoeken naar dubbele betalingen in het verleden wordt duidelijk waar het in het verleden mis is gegaan en kunnen deze fouten in de toekomst voorkomen worden. Daarnaast worden de in het verleden dubbel betaalde gelden teruggevorderd.

De (belangrijkste) toegevoegde waarden die Het NIC voor Rochdale uit de facturenscan heeft kunnen realiseren zijn als volgt uit te splitsen:

• Het realiseren van liquiditeiten. Dit is gedaan vanuit een 3-tal onderzoeken (Dubbele Betalingen onderzoek, BTW onderzoek (Verlegde BTW en Verlaagde BTW) en het statements onderzoek).

2= gemiddelde kosten per factuur bij vergelijkbare organisaties.

www.nicgroepkennisportaal.nl • 088 - 456 3456

• Het creëren van bewustwording bij medewerkers van de organisatie, door aandacht te schenken aan de geconstateerde risico's binnen het traject.

• Het NIC heeft een beoordeling gemaakt op het ingerichte crediteurenproces en vanuit de geconstateerde risico's aanbevelingen verricht voor een efficiëntere inrichting en een kwalitatief beter lopend proces.

• Inzicht verschaft in de vervuiling van crediteuren stambestand (waarna als vervolgactie het bestand opgeschoond door Het NIC);

• Inzicht gegeven in besparingspotentiëlen op het gebied van inkoop.

• Het betaalmoraal van leveranciers is toegenomen, doordat zij geconfronteerd worden met eventuele controles (hierdoor betalen zij "sneller" onterecht ontvangen gelden retour).

4.

Woningcorporatie Woonwenz was op zoek naar een inkoopoplossing voor kostenbesparing op zowel producten als efficiency. Deze oplossing hebben zij gevonden bij NIC Best Deal. De corporatie heeft met de accountmanager, Quintin van der Gouw, gekeken welke productgroepen interessant zijn en waarop bespaard kan worden: 40% op technische materialen, 15% op kantoorartikelen, 15% op sanitair en zelfs een besparing op de koffiebekers.

“Het Inkoopcollectief van Best Deal heeft een groot en overzichtelijk portaal met diverse productgroepen. Je hoeft niet zelf in gesprek te gaan met leveranciers en te onderhandelen, want dit heeft Best Deal al voor je gedaan. Het voordeel van het collectief is ook dat je zelf kunt kiezen van welke leverancier je het product geleverd wilt hebben tegen de beste condities”.

“Wij hebben al snel en efficiënt resultaat geboekt door de begeleiding en adviserende rol van Quintin. Dit is zeker een reden om Best Deal aan te raden bij andere corporaties. Corporaties kunnen met deze oplossing kostenbewust gaan werken.”

www.nicgroepkennisportaal.nl • 088 - 456 3456

Dit is een whitepaper uit de reeks:

1. Op welke wijze kunnen woningcorporaties de kosten per VHE omlaag brengen en tegelijkertijd de huurdertevredenheid bewaken?

2. Waarom moeten woningcorporaties zo veel tijd besteden aan het beheersen van kosten per VHE?

3. Hoe kan een woningcorporatie de kosten per VHE terugbrengen?

4. Waarmee zijn een aantal collega woningcorporaties in staat de kosten per VHE terug te brengen?

5. Leidt meer aandacht voor inkoop- en contractmanagement voor mijn corporatie ook tot een kostenbesparing per VHE?