Handleiding | Stand voorbereiden in My Easyfairs
Welkom bij de derde stap in My Easyfairs. U heeft de eerste twee stappen in My Easyfairs (Beheer uw online profiel en Klanten & prospects uitnodigen) succesvol doorlopen en u kunt nu verder met de volgende en ook laatste stap voor de beurs start, de stap ‘’Stand voorbereiden’’. In deze stap regelt u alle zaken die belangrijk zijn tijdens uw beursdeelname! Denk bijvoorbeeld aan het bijbestellen van producten en materialen of het aanmelden van uw
standpersoneel. In deze stap regelt u alles voorafgaand aan de deelname zodat u tijdens uw beurs nergens omkijken naar heeft en alleen maar bezig hoeft te zijn met het ontmoeten van (potentiële) relaties!
‘Stand voorbereiden’’ bestaat uit minimaal drie stappen en maximaal negen stappen. Dit is afhankelijk van het EasyGo pakket wat u heeft afgenomen en afhankelijk van de documentatie die door het eventteam toegevoegd is in My Easyfairs. U heeft de gelegenheid de losse stappen afzonderlijk te doorlopen in My Easyfairs of deze handleiding. Hiervoor hoeft u geen specifieke volgorde aan te houden. Bij elke stap staat in welk pakket deze van toepassing is, zo weet u zeker dat u geen overbodige stappen doorloopt.
Stap 1: Standpersoneel (beschikbaar bij alle pakketten)
Stap 2: Realtime Meldingen (beschikbaar bij GoLeads, GoPlus, GoPremium) Stap 3: Uw logo onsite (beschikbaaar bij GoPremium)
Stap 4: Uw bestellingen (beschikbaar bij alle pakketten)
Stap 5: Visit connect app (beschikbaar bij GoLeads, GoPlus en GoPremium) Stap 6: Smart Badge Technologie
Stap 7: Webshop (beschikbaar bij alle pakketten) Stap 8 (optioneel): Risicobeoordeling
Stap 9 (optioneel): Standontwerp Stap 10 (optioneel): Partner diensten
Let’s go!
Als u bent ingelogd in My Easyfairs klikt u op ‘’beheer stand’’
U komt nu in onderstaand overzicht terecht. U ziet een tijdlijn met de volgende stappen die beschikbaar zijn in My Easyfairs:
- Beheer uw online profiel
- Klanten en prospects uitnodigen - Stand voorbereiden
- Prestaties opvolgen
We lopen nu door de stap ‘Stand voorbereiden’ heen. Deze stap bestaat uit meerdere kleinere stappen.
Stap 1: Standpersoneel (beschikbaar bij alle pakketten)
Bij deze stap registreert u de medewerkers die tijdens het event op uw stand staan. Dit doet u via de registratieportal in N200. Het aanmelden van standpersoneel kan dan ook pas gedaan worden wanneer de bezoekersregistratie open staat en ook de bezoekers van het event zich kunnen aanmelden voor een bezoek.
Standpersoneel
Stap 2: Realtime Meldingen (beschikbaar bij GoLeads, GoPlus en GoPremium)
Deze feature maakt het mogelijk om tijdens de beursdeelname, waar u druk in gesprek bent met bezoekers, een melding te ontvangen wanneer een bepaalde relatie de beursvloer betreedt.
Wanneer u klikt op ‘’beheer sms-meldingen’’ komt u in onderstaand overzicht waar u op eenvoudige wijze telefoonnummers kunt toevoegen van de collega’s op de stand die een melding dienen te ontvangen wanneer een bezoeker de beursvloer betreedt. U kunt hier een specifieke bezoeker selecteren die u koppelt aan een specifieke collega op uw stand. Zo weet u zeker dat u belangrijke relaties niet mist tijdens hun bezoek aan de beurs.
Stap 3: Uw logo onsite (beschikbaar bij GoPremium)
Bij deze stap kunt u, uw logo uploaden zodat deze tijdens de beurs op prominente locaties op de beursvloer wordt getoond. U heeft hierdoor extra exposure buiten uw eigen stand.
U komt in onderstaand scherm waar u uw logo kunt uploaden en een naam kunt toevoegen die samen met uw logo wordt getoond.
Vervolgens kunt u via ‘’voorbeeld genereren’’ zien hoe uw logo op de beursvloer getoond wordt om dit vervolgens op te slaan. Een zeer eenvoudige manier om exposure op de beursvloer tijdens uw deelname te genereren.
Stap 4: Uw bestellingen (beschikbaar bij alle pakketten)
Bij deze stap kunt u precies inzien welke bestelling u geplaatst heeft. Een handig overzicht van uw bestelde artikelen voor uw stand tijdens de
beursdeelname. Dit is een makkelijke tool om in één oogopslag te zien wat u nog mist! Zo weet u zeker dat u geen belangrijke elementen vergeet tijdens uw deelname aan de beurs.
Wanneer u op ‘’bekijk uw bestellingen’’ klikt komt u in onderstaand overzicht waar u gelijk ziet wat u besteld heeft, in welke aantallen en wat u eventueel nog mist.
Stap 5: Visit Connect App (beschikbaar bij GoLeads, GoPlus en GoPremium)
Bij deze stap heeft u de mogelijkheid de Visit Connect app te downloaden zodat u deze tool tijdens uw beursdeelname kunt gebruiken om gegevens van bezoekers te verzamelen en hier waarde aan te geven. Met deze handige app kunt u zelf de badge van de bezoeker scannen. Hiermee legt u op simpele wijze de gegevens van bezoekers vast waarmee u een goed gesprek heeft gevoerd op uw stand. U kunt zelf informatie en opmerkingen toevoegen zodat u op hele simpele wijze de follow up kunt doen na de beurs. Met Visit Connect bent u in de lead en kunt u gelijk noteren wat de strekking van de ontmoeting is geweest. Dit werkt dus anders dan de Smart Badge technologie waarbij de bezoeker in de lead is en u geen opmerkingen kunt toevoegen. Het gebruik van zowel de Visit Connect app in combinatie met de Smart Badge technologie zorgt voor de ideale situatie voor u en voor de bezoeker.
Stap 6: Smart Badge Technologie
Bij de stap Smart badge technologie kunt u uw Smart Badge readers (aantal afhankelijk van het EasyGo pakket wat u heeft gekozen) koppelen aan specifieke onderwerpen. Zo is het mogelijk een reader aan een product te koppelen, aan specifieke informatie over een dienstverlening of bijvoorbeeld aan een openstaande vacature. Op deze wijze kunt u nog makkelijker de juiste informatie delen met de juiste bezoeker en kunt u deze leads nog makkelijker opvolgen na afloop van de beurs. U weet namelijk precies welke bezoeker in welk onderwerp interesse heeft getoond en kunt op deze wijze direct interessante gesprekken voeren na afloop van de beurs. U kunt de readers als volgt koppelen.
Klik op ‘’beheer uw readers’’
U komtvervolgens in onderstaand scherm terecht waar u automatisch het aantal lezers ziet wat bij uw pakket inbegrepen is. Bij GoVisibility en GoLeads krijgt u één reader, bij GoPlus krijgt u twee readers en bij GoPremium ontvangt u drie readers. Mocht u meer readers willen, kunt u deze altijd los bij bestellen in de webshop! Door op ‘’Pas aan’’ te klikken kunt u elke lezer naar wens koppelen!
Wanneer u op ‘’pas aan’’ klikt ziet u onderstaand scherm waar nogmaals toegelicht staat hoe u uw reader(s) kunt koppelen. U kunt er uiteraard voor kiezen de readers later te koppelen. Houd er echter rekening mee dat uw readers maximaal twee weken voor aanvang van het event gekoppeld dienen te zijn.
Wanneer u op ‘start’ klikt kunt u kiezen waar u uw reader aan wilt koppelen. Kiest u niets, dan worden de readers automatisch aan uw bedrijfsprofiel gekoppeld.
In dit voorbeeld kiezen we voor een koppeling aan een vacature.
Wanneer u bovenstaande stappen afgerond heeft ziet u de gekoppelde reader staan tussen Smart Badge reader overzicht.
Stap 7: Webshop (beschikbaar bij alle pakketten)
Wanneer de webshop geopend is kunt u via deze stap uw (extra) bestellingen voor op uw stand plaatsen. Zorg dat u niets vergeet en dat uw stand van alle gemakken voorzien is.
Zodra u op ‘’naar de webshop’’ klikt komt u automatisch in de webshop omgeving waar u uw bestellingen kunt doen.
Stap 8 (optioneel): Risicobeoordeling
Wanneer van toepassing voor het event waaraan u deelneemt kunt u bij deze stap de ‘’risicobeoordeling’’ downloaden of in het geval van toepassing, een risicobeoordeling uploaden. Dit is echter niet voor elk event van toepassing. Wanneer dit voor uw deelname niet van toepassing is, ziet u deze stap ook niet terug op uw tijdlijn. De stap ziet er als volgt uit:
Vervolgens komt in u het volgende overzicht:
Als u dan op het document klikt ziet u in een overzicht wat er van u verwacht wordt bij deze stap:
Stap 9 (optioneel): Standontwerp
De stap standontwerp is eveneens optioneel. Het kan dus zijn dat het voor uw deelname niet vereist is deze stap te doorlopen. In dat geval ziet u deze stap niet terug in uw overzicht en hoeft u hierop geen acties uit te voeren. Wanneer u uw eigen standontwerp heeft tijdens de beurs zult u zien dat deze stap voor u wel van toepassing is. In deze stap heeft u de mogelijkheid uw standontwerp te uploaden. U ziet in deze in één oogopslag of de stap voor u verplicht is.
In het overzicht ziet u, wanneer er een actie vereist is vanuit u, een één staan:
Vervolgens klikt u op ‘’bekijk documenten’’ waarna u in een overzicht komt waarin duidelijk te zien is wat er van u wordt verwacht. Zo kunt u in één oogopslag zien of de actie voor u van verplicht karakter is en staat er bij ‘’te nemen acties’’ precies beschreven welke actie u dient uit te voeren.
Stap 10 (optioneel): Partner Diensten
Tot slot hebben we de laatste optionele stap ‘’Partner Diensten’’. Wanneer van toepassing, vindt u hier documenten die u kunt downloaden, ondertekenen en weer kunt uploaden. Dit zijn over het algemeen documenten van partijen waar het event waaraan u deelneemt mee samenwerkt. Denk hierbij
bijvoorbeeld aan samenwerkingen met media of bijvoorbeeld partijen die u kunnen helpen bij het aankleden of opbouwen van uw stand. De
samenwerkingsovereenkomsten staan onder ‘’partner diensten’’ opgeslagen. Wilt u gebruik maken van een van de geboden diensten? Dan kunt u de overeenkomsten downloaden, tekenen en weer uploaden. Veel makkelijker gaat het niet worden!
Wanneer u op één van de diensten klikt komt u in het volgende overzicht terecht waarbij u documenten kunt downloaden en de gelegenheid heeft getekende documenten weer te uploaden.
