Handleiding Onderhoud en Storingen

Handleiding

Onderhoud en Storingen

Auteur Gemma Beheer

Datum 11-08-2016

Versie 1.0

Onderwerp Datum Volgblad Handleiding O en S Gebruikers GEMMA 11-08-2016 ₂ van 16

Versie 2.3.1

1 DE START: INLOGGEN IN GEMMA ... 3

1.1.1 Hoe kom ik bij Gemma ... 3

1.1.1 Inloggen in Gemma ... 3

1.1.2 Accountgegevens wijzigen ... 4

2 GEMMA: STORINGEN EN ONDERHOUD ... 5

2.1 OVERZICHT GEMMA ... 5

2.2 MAKEN VAN EEN NIEUWE MELDING VOOR “ONDERHOUD EN STORINGEN” ... 5

2.3 IN BEHANDELING NEMEN. ... 12

2.3.1 Wijzigen algemene melding gegevens. ... 13

2.3.2 Wijzigen / Toewijzen Contact gemeente. ... 14

2.3.1 Wijzigen Locatie gegevens. ... 14

2.3.1 Storings /onderhoudswerk melding verwijderen ... 15

2.3.2 Storings /onderhoudswerk gereedmelden ... 15

Onderwerp Datum Volgblad Handleiding O en S Gebruikers GEMMA 11-08-2016 ₃ van 16

Versie 2.3.1

1 De start: inloggen in Gemma

1.1.1 Hoe kom ik bij Gemma Ga naar www.Synfra.nl.

Beweeg de muis boven het woord “Gemma” in de menubalk, en vervolgens klikt u op de pop-up “Direct naar Gemma” die dan verschijnt.

Of u klikt op het woord “hier” in de laatste regel.

Of ga rechtstreeks naar: https://gemma-synfra.bitbrains.nl/ en klik op “login”

1.1.1 Inloggen in Gemma

Door op de nu bereikte pagina op inloggen te klikken krijgt u een scherm met twee invul velden.

Bij gebruikersnaam vult u uw gebruikersnaam in. Dat is altijd een E-mail adres.

Bij wachtwoord vult u uw wachtwoord in dat kan bestaan uit cijfers, kleine letters, Hoofdletters, en speciale tekens.

Wanneer u uw wachtwoord vergeten (of kwijt) bent. Kunt u door het klikken op resetten wachtoord een nieuw aanvragen.

Daarom is uw gebruikersnaam altijd een geldig email adres, waar naartoe het nieuwe wachtwoord verstuurd word.

Onderwerp Datum Volgblad Handleiding O en S Gebruikers GEMMA 11-08-2016 ₄ van 16

Versie 2.3.1 1.1.2 Accountgegevens wijzigen

Door rechts boven op het poppetje te klikken en vervolgens op “profiel”, kunt u uw gegevens wijzigen of aanvullen. De velden onder contactpersoon en factuuradres worden gebruikt bij gebruikers die klant zijn.

Rechtsonder kunt u uw wachtwoord wijzigen.

Figuur 1.1.2 Contactgegevens wijzigen

Onderwerp Datum Volgblad Handleiding O en S Gebruikers GEMMA 11-08-2016 ₅ van 16

Versie 2.3.1

2 Gemma: Storingen en Onderhoud

2.1 Overzicht Gemma

Gemma bestaat uit een aantal tabbladen. Afhankelijk van je autorisatie krijg je een aantal tabbladen te zien. Hier word de tab “Onderhoud en Storingen” beschreven.

Figuur 2.1

2.2 Maken van een nieuwe melding voor “Onderhoud en Storingen”

Nieuwe meldingen voor onderhoud en of storing kunnen alleen gedaan worden door geautoriseerde medewerkers. U kan een nieuwe melding starten door op de knop “nieuwe melding” te klikken. Vervolgens kunnen de werkzaamheden opgevoerd worden.

Figuur 2.2

Onderwerp Datum Volgblad Handleiding O en S Gebruikers GEMMA 11-08-2016 ₆ van 16

Versie 2.3.1 Figuur 2.2

Op bovenstaand scherm (Gemeente zonder Moor koppeling) kunt u uw opdracht specificeren.

U kunt de locatie opgeven door invullen van postcode huisnummer combinatie, gevolgd door de knop “adres aanvullen”. Het adres wordt automatisch aangevuld met een

straatnaam, woonplaats, gemeente en GPS-Coördinaten.

Of door de optie “een locatie aanwijzen op de kaart” te kiezen.

Met behulp van uw muis kunt navigeren naar de gewenste locatie. U kunt ook inzoomen door te scrollen met uw muis. Er wordt dan ingezoomd op de locatie waar u met de muis staat.

Let op: Na het aanwijzen op de kaart moet u nog de juiste bijbehorende Gemeente en Woonplaats kiezen.

Na het kiezen van de Uitvoer locatie kunt u verder gaan met uw opdracht te specificeren.

Het aantal specificaties hangt er van af of de betrokken gemeente wel of geen Gemma – MOOR koppeling heeft. Is er een Gemma – MOOR koppeling dan worden de velden onder

“MOOR aanvraag” getoond.

Onderwerp Datum Volgblad Handleiding O en S Gebruikers GEMMA 11-08-2016 ₇ van 16

Versie 2.3.1 Specificaties Algemeen:

 Netbeheerder, deze word automatisch gevuld aan de hand van uw autorisatie.

 Discipline, hier kunt u kiezen uit de bij de netbeheerder behorende disciplines.

 Contact gemeente, per Netbeheerder zijn er mensen ge-autoriseerd die als contact persoon met de gemeente fungeren.

 Werkzaamheden, hier maakt u de keus van soort werkzaamheden.

Onderwerp Datum Volgblad Handleiding O en S Gebruikers GEMMA 11-08-2016 ₈ van 16

Versie 2.3.1

 Geplande uitvoeringsdatum, Hier kiest u zowel de dag als het tijdvak waarin de werkzaamheden gepland zijn.

 Ordernummer, hier kunt u het bedrijfseigen kenmerk voor de order opgeven.

 Opmerking, voor extra informatie op te nemen.

 Ligging Leiding, hier specificeert u wat er opengebroken word.

Onderwerp Datum Volgblad Handleiding O en S Gebruikers GEMMA 11-08-2016 ₉ van 16

Versie 2.3.1 Specificaties MOOR Aanvraag:

 Aannemer (tbv Moor)

 Type werk

 Functie van locatie

Onderwerp Datum Volgblad Handleiding O en S Gebruikers GEMMA 11-08-2016 ₁₀ van 16

Versie 2.3.1

 Verwachtte verkeershinder

 Opmerkingen, is een vrij in te vullen veld, die mee naar Moor gaan.

Nadat u de gegevens zo zorgvuldig mogelijk heb gevuld bevestigd u de nieuwe order door op de knop “opslaan” te klikken.

Wanneer u voorgaande goed gebruikt ziet u hieronder een voorbeeld van een ingevuld scherm van een Niet MOOR gemeente.

Onderwerp Datum Volgblad Handleiding O en S Gebruikers GEMMA 11-08-2016 ₁₁ van 16

Versie 2.3.1 Nadat u op “Opslaan”hebt geklikt ziet u de melding in de lijst staan.

Door op de regel (of het vergrootglas aan het eind van de regel) te klikken, neemt u de order in behandeling.

Onderwerp Datum Volgblad Handleiding O en S Gebruikers GEMMA 11-08-2016 ₁₂ van 16

Versie 2.3.1 2.3 In behandeling nemen.

Klik in voorgaande afbeelding op het vergrootglas van de order die u wilt gaan verwerken.

Figuur 2.3

Onderwerp Datum Volgblad Handleiding O en S Gebruikers GEMMA 11-08-2016 ₁₃ van 16

Versie 2.3.1 In het nu getoonde scherm hebt u de volgende mogelijkheden:

 1 Meldings gegevens wijzigen

 2 Contact Gemeente Toevoegen/Wijzigen

 3 Locatie gegevens wijzigen

 4 Melding Annuleren

 5 Taak Storings / onderhoudswerk gereedmelden

Het veld “Moor aanvraagnummer:” is indien de gemeente een Gemma-Moor koppeling heeft gevuld.

Dit is een link waarmee u (indien u een Moor autorisatie heeft), in Moor naar de order kan kijken.

2.3.1 Wijzigen algemene melding gegevens.

Figuur 2.3.1

Door op het potloodje achter Algemeen te klikken, kunt u de meldingsgegevens wijzigen.

Onderwerp Datum Volgblad Handleiding O en S Gebruikers GEMMA 11-08-2016 ₁₄ van 16

Versie 2.3.1 2.3.2 Wijzigen / Toewijzen Contact gemeente.

Door op het potloodje achter Contact gemeente te klikken verschijnt onderstaande pop-up window. Door middel van een pull-down menu kunt u de gewenste ( bij de afdeling

bekende) persoon kiezen.

2.3.1 Wijzigen Locatie gegevens.

Mochten er na de eerste melding nog specifieke locatie en of verharding gegevens bekend worden kunt u die door middel van het potloodje achter locatiegegevens bijwerken.

Onderwerp Datum Volgblad Handleiding O en S Gebruikers GEMMA 11-08-2016 ₁₅ van 16

Versie 2.3.1 2.3.1 Storings /onderhoudswerk melding verwijderen

Als u op de link “Melding verwijderen klikt verschijnt de volgende pop-up melding.

Deze functie gaat verdwijnen omdat het verwarring in rapportages veroorzaakt.

Wanneer u op Ja klikt verwijdert u ALLE gegevens van de order.

LET OP! De gemeente krijgt hiervan geen bericht.

2.3.2 Storings /onderhoudswerk gereedmelden

Als u op de taak klikt verschijnt het volgende mutatiescherm. ( bij een gemeente ZONDER Gemma-Moor koppeling)

Figuur 2.3.2

Hier geeft u zo zorgvuldig mogelijk de opgebroken vierkante meters op.

Na invulling klikt u op “Opslaan” ter bevestiging.

De Melding heeft nu status “Gesloten”, is niet meer te muteren.

En onderaan staan de opgegeven vierkante meters vermeld.

Onderwerp Datum Volgblad Handleiding O en S Gebruikers GEMMA 11-08-2016 ₁₆ van 16

Versie 2.3.1 Wanneer de gemeente WEL een Gemma-Moor koppeling heeft ziet u dit scherm:

Wat opvalt is dat u nu lengte en breedte moet invullen.

Na invulling van de juiste gegevens sluit u af door op de knop “Verzenden naar Moor” te klikken.

De gegevens worden naar Moor verstuurd en de order in Gemma afgesloten.

Ook nu worden de vierkante meters getoond EN is het veld “Verzonden naar Gemeente:”

gevuld met de datum dat de gegevens aangeboden zijn in het “gemeente systeem”

verstuurd.

De gemeente moet de melding dan wel hebben verwerkt zodat deze uitgevoerd mag

worden. Heeft de order in Moor nog niet de juiste status, dan krijgt u volgende foutmelding getoond.