whitepaper
De techniek en
koppelingen van een sociaal intranet
impact op digitale communicatie in de zorg
0314 - 368160 info@am-impact.nl
Postadres Postbus 704
7000 AS Doetinchem Bezoekadres
Innovatieweg 26-03 7007 CD Doetinchem
2
De techniek en koppelingen van een sociaal intranet
Functionaliteiten maken een sociaal intranet tot wat het is en wat het kan. Welke functionaliteiten een sociaal intranet tot een succes maken, is in onze andere whitepaper ‘functionaliteiten’ aan de orde gekomen. In deze whitepaper willen we daar nog iets dieper op ingaan. Een sociaal intranet is namelijk meer dan een losse verzameling functies onder een centrale interface. Het kan alleen een succes worden als het gebruik heel natuurlijk aanvoelt en perfect samenvalt met andere applicaties die binnen de organisatie gebruikt worden. Daarom hier meer over beheer, autorisatie, beveiliging, koppelingen en de techniek erachter.
Bekijk de meest gebuikte koppelingen en technieken:
1. Medewerkersportaal als startpunt 3
2. Koppeling met ADFS & Azure AD 4
3. Koppelingen met bestaande applicaties 5
4. Gebruik van documenten 5
5. Versiebeheer op paginaniveau 6
6. Koppeling met website 6
7. Databeveiliging 6
8. Cloud versus lokaal 7
3
1. Medewerkersportaal als startpunt
Een veelgehoorde wens is de integratie van een sociaal intranet met andere webapplicaties en (legacy) softwarepakketten. Afzonderlijk moeten inloggen voor verschillende applicaties is niet van deze tijd. Daarom is een single-sign-on functionaliteit niet een leuk extraatje, maar een héél belangrijk onderdeel van een sociaal intranet.
Het sociaal intranet is het centrale startpunt waarmee iedere medewerker zijn werkdag begint, vanuit een omgeving waarin hij precies de rechten heeft die hij nodig heeft om de verschillende snelkoppelingen naar andere webapplicaties te gebruiken. Maar ook bestaande legacy applicaties kunnen via een remote desktop vanuit het sociaal intranet gestart worden.
4
2. Koppeling met ADFS & Azure AD
Met de koppeling Active Directory Federation Services (ADFS) of Azure AD (AAD) kunnen gebruikers in het sociaal intranet makkelijk geauthenticeerd worden. Hierdoor zijn de webapplicaties meteen goed beveiligd. Onze sociale intranetten zijn al veel met de koppelingen ADFS & Azure AD geïmplementeerd. Hiermee worden single sign-on (SSO) faciliteiten gecreëerd, waarbij de gebruikers zich via de ADFS server of het Azure AD portaal van de organisatie authenticeren. Dit kan bij een on-premise, hybride en volledige cloud omgeving. Vaak wordt de gebruikersdata vanuit ADFS en Azure AD gebruikt in het sociaal intranet voor het verrijken van de gebruikersprofielen.
De gebruikersaccounts zijn gesynchroniseerd tussen de Identity Providers AD of AAD en het sociaal intranet, zodat accounts altijd overeenkomen. Accounts worden automatisch aangemaakt, gewijzigd, disabled en verwijderd. Hiermee krijgen nieuwe medewerkers direct toegang tot het intranet en na het verbreken van het dienstverband worden ze disabled. Hierdoor kunnen alleen actieve gebruikers inloggen. Ook locatie wisselingen van medewerkers kunnen op deze manier up-to-date worden gehouden.
Autorisaties zijn op functieniveau te beheren door middel van gebruikersgroepen
(organizational units (OU’s)). Lidmaatschap van een bepaalde groep kent een medewerker automatisch bepaalde rechten en toegang tot bepaalde snelkoppelingen en onderdelen toe.
Zodra er een koppeling is, kunnen rechten en profielinformatie vanuit de Active Directory of Azure AD overgenomen worden.
5
3. Koppelingen met bestaande applicaties
Iedere organisatie maakt gebruik van een aantal basisapplicaties. Zo worden medewerkers- gegevens vaak in HRM-systemen zoals AFAS Online, Youforce, Nmbrs en Unit4 vastgelegd.
Financiële gegevens worden vaak in Unit4, Exact of AFAS vastgelegd en dienen als basis voor bepaalde stuurinformatie. Daarnaast wordt proces- en cliëntinformatie in pakketten zoals Unit4 Cura (zorg) vastgelegd.
De integratie van data van dit soort applicaties heeft veel toegevoegde waarde voor de eindgebruiker. Op deze manier heeft de eindgebruiker snel toegang tot de informatie.
Hierdoor is hij minder tijd kwijt omdat hij immers niet meer naar het bronsysteem hoeft om de data te bekijken. Vaak implementeren we dit soort data in de vorm van widgets. Dit is een geïntegreerde functie, zoals de actuele weersituatie op je telefoon dat ook is.
4. Gebruik van documenten
In iedere organisatie wordt veel gewerkt met verschillende typen documenten, zoals Word, Excel en PowerPoint. In de praktijk zien we vaak dat informatie uit dergelijke documenten, bijvoorbeeld protocollen, ook goed via webpagina’s te delen is. Dit werkt prettiger voor de gebruiker en kan voortaan beter bij de gegevens, zowel op desktop als mobiel device. Een belangrijk bijkomend voordeel is dat voorkomen wordt dat gebruikers documenten lokaal opslaan. Zo beschikt iedereen over de meest recente versie én kan de beveiliging worden gegarandeerd.
Ook koppelen wij het sociaal intranet vaak aan bestaande systemen voor document-
management. Bijvoorbeeld SharePoint Online (onderdeel van Office365). Zo hoeven mede- werkers niet te wennen aan een compleet nieuw systeem, terwijl ze wel de meest actuele versies van documenten inzien. Vanuit de centrale zoekfunctie van het sociaal intranet kunnen deze bovendien weer doorzocht en gevonden worden.
6
5. Versiebeheer op paginaniveau
Dat medewerkers, al dan niet op verschillende locaties, werken aan één project of vakgroep is een fantastische mogelijkheid die het sociaal intranet biedt. Wel maakt dit noodzakelijk dat versiebeheer op paginaniveau goed geregeld is. Zoals een goed sociaal intranet betaamt, is dat volledig flexibel in te regelen. Dat betekent dat op elk niveau aangegeven kan worden of versiebeheer van toepassing is. Zo ja, dan is er een beheerder die wijzigingen kan overzien en vorige versies kan terughalen.
6. Koppeling met website
Een van de kenmerken van een (sociaal) intranet is dat het alleen toegankelijk is voor
medewerkers en andere betrokkenen, wat zorgt voor veiligheid. Tegelijkertijd moet de grens tussen inter- en intranet niet zo hard worden, dat je de informatie die zowel voor website als intranet relevant is (bijvoorbeeld vacatures) twee keer moet plaatsen. Een live koppeling met de website van de organisatie maakt het mogelijk om deze vacatures direct door te plaatsen op de website zonder hier onnodig veel tijd aan kwijt te zijn.
7. Databeveiliging
Bij de aanwezigheid van veel (privacy)gevoelige data op het portaal, is goede beveiliging noodzakelijk. Organisaties zijn zich steeds bewuster van het gevaar van datalekken en het belang van goede bescherming. Ook dit zien we terug bij de klanten van a&m impact. Wij gebruiken een systeem (Craftcms) dat de juiste focus heeft op beveiliging. Bovendien laten we regelmatig onze applicaties testen door zowel geautomatiseerde tools als door ethische hackers.
Het belang van veiligheid maakt een dergelijke proactieve houding noodzakelijk. Tevens verstrekken we in de regel het advies om data onder te brengen in een Nederlands
datacenter, door een partij die ISO gecertificeerd is. Uiteraard beschikt a&m impact zelf ook over een ISO-certificering.
7
Tot slot
Functies, techniek en koppelingen met andere applicaties, maken of breken een sociaal intranet natuurlijk in grote mate. Maar bijna net zo belangrijk is de partij die het ontwikkelt en implementeert. In de whitepaper ‘de leverancier’ bespreken we daarom wat belangrijk is bij de keuze van een geschikte leverancier.
8. Cloud versus lokaal
Het woord ‘datacenter’ is gevallen en dat is niet voor niets. Uiteindelijk is ook een
sociaal intranet een digitaal product dat bestaat uit data. En bij alles wat data is, komt de onvermijdelijke keuze of deze lokaal (dat wil zeggen: op eigen terrein met eigen hardware) of in de cloud beheerd wordt. Het ene is niet per se beter dan het andere. De ervaring leert dat vooral specifieke, organisatiegebonden overwegingen hierin een rol spelen.
In zijn algemeenheid geldt wel dat intranet in de cloud sneller naar nieuwe versies te upgraden is of van nieuwe features kan worden voorzien. Daarentegen is integratie met bepaalde applicaties een legitieme reden om voor lokale hosting te kiezen. Zo vormen veiligheid en privacy – die op zich niet in geding zijn in de cloud – ook veelgehoorde redenen om te kiezen voor een lokale oplossing. We vinden het daarbij belangrijk de juiste balans te vinden tussen beveiliging enerzijds en een pragmatische werkwijze anderzijds.
8
ready impact? for
0314 - 368160 info@am-impact.nl
