Het zoeken naar een methode voor het meten van de effectiviteit van een intranet
Bijlagen
Alex Westers
Technische Bedrijfwetenschappen RijksuniversiteitGroningen
Vertis BV Groningen April 2003
Effectiever VISsen Bijlagen:
1. Oude structuur van Vertis 2. Planning van het onderzoek 3. Uiterlijk Vis
4. Portaal
5. Overzicht gegevens 6. Views per periode 7. Zoekwoorden 8. Views/update
Effectiever VISsen
Bijlage één: oude structuur Vertis
In de oude structuur had Vertis de organisatie ingericht naar bedrijfsprocessen bij de klant. De grondgedachte was dat de organisatie onafhankelijk moest zijn van de organisatiestructuur van de klanten van Vertis. Dus onafhankelijk van business units, sectoren, matrixorganisaties en divisies. Aangezien de toepassing van IT geen doel op zich is, maar een hulpmiddel om de bedrijfsprocessen van klanten te verbeteren, zullen altijd functioneel georiënteerde medewerkers van de klant als gesprekspartner optreden. Vertis had en heeft daarom van oudsher functionele kennis en kunde gecombineerd met de kennis van IT, en heeft daartoe de organisatie functioneel (Research & Quality, Productie & Proces, Logistiek, Finance, Personeel & Organisatie, etc.) ingericht. Bij een functionele indeling voegt men alle soortgelijke functies of handelingen bij elkaar in één orgaan (in ’t Veld, 1999).
De functionele groepen beschikten niet alleen over analisten, ontwerpers en programmeurs, maar later ook over sales en pre-sales. Het Rekencentrum vormt van oudsher een aparte groep. De specifieke technische kennis van IT is
gebundeld in de groep Innovation consultancy & support, die daarmee ondersteunend is voor de functionele groepen en voor het Rekencentrum.
In de beginjaren van Vertis vond de besturing van Vertis plaats vanuit een managementteam. Na enkele jaren is overgestapt op een 2-lagen structuur als aansturingsmodel voor de organisatie waarbij het management wordt gevormd door de gezamenlijke BSP’s (Business System Planners). Hiermee werd recht gedaan aan de uitspraak dat Vertis wordt gekenmerkt door een platte organisatie, waarin weinig hiërarchie valt te herkennen en waarin voor alle medewerkers eigen initiatief en eigen verantwoordelijkheid worden aangemoedigd. Daardoor wordt Vertis ook gekenmerkt door het bestaan van veel dwarsverbanden boven
Fig. 2.2 Oude structuur Vertis BV
Effectiever VISsen de functioneel ingerichte grondvorm, de zogenaamde. informele organisatie of netwerkstructuur. Deze netwerkstructuur is een uitstekende voedingsbodem voor aspecten als eigen initiatief, collegialiteit, zelfwerkzaamheid,
verantwoordelijkheid, betrokkenheid en stelt Vertis in staat om zonder hiërarchische belemmeringen direct te reageren op veranderende omstandigheden: afhankelijk van de ontwikkelingen ontstaan nieuwe
knooppunten van activiteiten en kunnen bestaande knooppunten verdwijnen.
In 1997 werd deze inrichting van de organisatie herbevestigd, onder gelijktijdige stroomlijning van de bestaande groepen en de oprichting van Service
Management als nieuwe groep. Tevens werd in dat jaar de rol van coördinatoren binnen de groepen gelegitimeerd. Eind 2000 is een afzonderlijke groep Sales gevormd.
Effectiever VISsen
Bijlage twee: Planning van het onderzoek
Het project heeft een tijdstermijn besteken van ongeveer zevenentwintig weken van augustus 2002 tot en met april 2003. Het project zal bestaan uit een aantal fasen. Eén en ander is weergegeven in het volgende overzicht:
De eerste fase bestond uit het opzetten van het plan van aanpak (intern bij Vertis cr010 genoemd). Hierna is er een aantal weken onderzoek gedaan. Het
onderzoek had betrekking op het gebied van kennismanagement, daarna op het gebied van methodieken. De meetfase liep over een langere periode en door een gedeelte van de andere fasen heen. De laatste fase was het uitwerken van de gevonden bevindingen. Er was een aantal mijlpalen in het onderzoek. Deze mijlpalen bestonden uit het opleveren van een tussenproduct. Mijlpaal één bestond voor een groot gedeelte uit de opgedane kennis vanuit het literatuur onderzoek. Ook is in dit gedeelte de probleemstelling en planning opgenomen.
Mijlpaal twee bestond uit de resultaten van het onderzoek naar welke methoden (zie doelstelling) geschikt zijn en uit de analyse van het gebruik van VIS. Er is ook gekeken naar eventuele methoden die reeds binnen Vertis aanwezig zijn. Na een analyse van de verschillende alternatieven is gekeken hoe het beste de gekozen methode technisch en organisatorisch ingepast kan worden binnen Vertis.
Mijlpaal drie heeft bestaan uit het opleveren van het eindresultaat. Dit betreft het voor u liggende rapport met de conclusies en aanbevelingen.
Weeknummer 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Omschrijving aantal weken
CR010/plan van aanpak 3
Literatuur onderzoek
KM Algemeen 3
Opdracht specifiek 3
Raamwerk bewerkstelligen 3
Tools
Algem een 3
Binnen Vertis 3
Gebruik 3
Meten
Uitwerken bevindingen 11
Mijlpalen (tussenproducten) 1 2 3
Effectiever VISsen
Bijlage drie: Uiterlijk VIS
Inlogscherm van VIS
Hoofdscherm VIS
Effectiever VISsen
Bijlage vier: Portaal
Vis portaal met portlets
Effectiever VISsen Het zelf aanpassen van een portlet
Effectiever VISsen
Bijlage vijf: Overzicht gegevens
Monitoring folder
Overzicht: Views per folder
Effectiever VISsen Overzicht: Views per periode
Overzicht: Nieuwe Items
Effectiever VISsen Overzicht: Zoekwoorden
Effectiever VISsen
Bijlage zes: Views per periode
Views per Periode
0 2000 4000 6000 8000 10000 12000 14000
44 2002 46 2002
48 2002 50 2002
52 2002 2 20
03 4 2
003 6 200
3 8 200
3 10 20
03 12 20
03
Weken
Aantal Views
Periode Aantal views Aantal gebruikers
44 2002 5526 288
45 2002 9658 328
46 2002 11237 340
47 2002 9540 307
48 2002 9842 327
49 2002 11068 345
50 2002 11296 346
51 2002 11509 349
52 2002 3110 195
1 2003 5101 248
2 2003 4929 278
3 2003 8517 352
4 2003 7361 324
5 2003 8093 310
6 2003 6017 312
7 2003 5647 329
8 2003 5574 317
9 2003 4921 295
10 2003 5234 320
11 2003 7369 295
12 2003 7160 303
Effectiever VISsen Gebruikers per periode
0 50 100 150 200 250 300 350 400
44 2002
46 200 2
48 200 2
50 200 2
52 200 2
2 200 3
4 2003 6 200
3 8 200
3 10 200
3 12 200
3
Weken
Aantal gebruikers
Effectiever VISsen
Bijlage zeven: Zoekwoorden
In deze bijlage een overzicht van de meest gebruikte zoekwoorden in de periode van week 44 tot en met week 52 van 2002. Op deze woorden is tien of meer keer gezocht in de genoemde periode.
# Zoekwoord Aantal keer gezocht Gemiddeld resultaat
1 Bea 80 4
2 Slabak 41 8.12
3 Cdm 35 24.43
4 Beoordeling 33 14.88
5 Cv 33 14
6 Capaciteitsoverleg 27 6.11
7 c-grade 22 43.64
8 Headstart 18 16.33
9 Watergroep 17 2.82
10 Capaciteit 16 18.38
11 Isca 16 8
12 Rfc 16 21.69
13 Referentie 16 15.81
14 Ace 15 26
15 Arbeidsvoorwaarden 14 2.79 16 Eindejaarsfeest 13 5.54 17 Referentietraject 13 0
18 Wifo 13 18.62
19 vergaderruimtes annuleren 13 5.77
20 Care 12 17.83
21 Salaris 12 5.75
22 Citrix 11 2
23 Familiedag 11 14
24 Scannen 11 2
25 Kerst 11 17.55
26 cr010 11 10
27 bi 10 247.5
28 socoh 10 0
29 thuiswerken 10 11
30 virus 10 4
31 trefpunt 10 2.4
32 telefoon 10 26.7
33 forum 10 12.4
34 desktop 10 5.3
Effectiever VISsen
Bijlage acht: Views/update
Oktober 2002
Aantal nieuwe items Aantal folders Totaal aantal views Gemiddeld aantal views per folder
1 28 1584 56,57
2 12 170 14,17
3 1 13 13
4 3 71 23,67
6 1 250 250
10 2 32 16
16 1 10 10
38 1 227 227
Correlatiecoëfficiënt 0,520771436
Covariantie 570,06125
November 2002
Aantal nieuwe items Aantal folders Totaal aantal views Gemiddeld aantal views per folder
1 66 1849 28,02
2 20 2098 104,9
3 9 1567 174,11
4 5 349 69,8
5 5 680 136
6 2 109 54,5
7 1 50 50
9 2 305 152,5
19 1 59 59
33 1 21063 21063
Correlatiecoëfficiënt 0,856415612
Covariantie 50513,1563
Effectiever VISsen
December2002
Aantal nieuwe items Aantal folders Totaal aantal views Gemiddeld aantal views per folder
1 81 1252 15,46
2 29 1191 41,07
3 11 243 22,09
4 1 14 14
5 2 159 79,5
7 1 814 814
10 1 309 309
13 2 951 475,5
27 1 20935 20935
Correlatiecoëfficiënt 0,890554556 Covariantie 44354,10111
Effectiever VISsen
Januari 2003
Aantal nieuwe items Aantal folders Totaal aantal views Gemiddeld aantal views per folder
1 72 2250 31,25
2 35 1473 42,09
3 13 376 28,92
4 4 320 80
5 5 236 47,2
6 3 182 60,67
7 4 558 139,5
8 2 103 51,5
9 3 188 62,67
11 1 87 87
12 1 176 176
13 1 1 1
32 1 284 284
42 1 1 1
45 1 15983 15983
51 1 368 368
Correlatiecoëfficiënt 0,481277634 Covariantie 29977,50797
