Verklaring ‘Maatschappelijk verslag geeft een goed beeld van het maatschappelijk beleid

(1)

Bijlage 1. Werknemersstandpunt _______________________________________2 Bijlage 2. De onderzoekspopulatie ______________________________________6 Bijlage 3. Voorbeeld ‘Goedkeurende accountantsverklaring’_________________8 Bijlage 4. Voorbeeld ‘Afkeurende accountantsverklaring’ ___________________9 Bijlage 5. Verklaring: ‘Geen bewijs gevonden dat de informatie niet juist is’___10 Bijlage 6. Verklaring ‘Maatschappelijk verslag geeft een goed beeld van het

maatschappelijk beleid’ _____________________________________ 11 Bijlage 7. Verklaring ‘De kwantitatieve gegevens bevatten geen fouten van

materieel belang’ ___________________________________________12 Bijlage 8. Schema afgegeven verklaringen bij maatschappelijke verslagen uit de

onderzoekspopulatie ________________________________________13 Bijlage 9. Brief voor het interview ______________________________________14 Bijlage 10. Interviewvragen ____________________________________________15

(2)

Bijlage 1. Werknemersstandpunt

Inleiding

In deze bijlage wordt aandacht besteed aan het werknemersstandpunt inzake maatschappelijke verslaggeving. Allereerst wordt ingegaan op het werknemersstandpunt ten aanzien van de externe verificatie van het maatschappelijk verslag Hierna zal onderzocht worden in hoeverre de werknemer naast stakeholder ook een gebruiker is van het maatschappelijk verslag.

Externe verificatie

De interviews hadden enerzijds tot doel het in kaart brengen van de verwachtingen van de werknemer inzake de verklaring bij een maatschappelijk verslag. Anderzijds is met de interviews onderzocht wat het standpunt van de werknemer is inzake maatschappelijke verslaggeving. Onderzocht is of de werknemer externe verificatie van het maatschappelijk verslag nuttig acht en door wie deze verificatie uitgevoerd dient te worden.

Alle twaalf geïnterviewden hebben aangegeven dat externe verificatie door een onafhankelijk controleur een belangrijke bijdrage levert aan de relevantie van het maatschappelijk verslag.

Dit geldt met name voor de grote ondernemingen waarnaar met een kritisch oog gekeken wordt door het maatschappelijk verkeer. Externe verificatie geeft in een dergelijk geval een bepaalde zekerheid over de betrouwbaarheid van het onderliggende document. Hiernaast vergroot het de geloofwaardigheid van het maatschappelijk verslag.

In de ogen van de werknemer moet de verificatie extern en onafhankelijk plaatsvinden. Zes van de twaalf geïnterviewden achten de accountant niet voldoende deskundig om de controle van een maatschappelijk verslag geheel zelfstandig te doen. Dit is op te maken uit de antwoorden bij de verschillende interviews die hieronder in het schema zijn verwerkt.

(3)

De controle van het maatschappelijk verslag dient in een multidisciplinair team uitgevoerd te worden. De samenstelling van het team is belangrijk voor het uiteindelijke oordeel. De voorkeur van de werknemer inzake de samenstelling van het multidisciplinaire team zijn hieronder in een schema opgenomen:

Figuur 2.3 Disciplines in een multidisciplinair team volgens de werknemer

Deze figuur geeft aan dat volgens de werknemer de controle van een maatschappelijk verslag bij voorkeur door verschillende disciplines moet worden uitgevoerd. Vooral de milieudeskundige en de accountant vormen een belangrijk onderdeel van het team. Volgens de stakeholder is de accountant vooral aanwezig vanwege zijn kennis van controleprocedures en ter structurering van het controleproces.

Disciplines in multidisciplinair team

8 8 5

3 3 2

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Accountant Milieudeskundige Diversen Jurist MVO deskundige HRM deskundige

Disciplines

Aantal keer genoemd door werknemer 0

3 3

4 1

1

0 1 2 3 4 5

Geen mening Volstrekt oneens Overwegend oneens Niet eens/ niet Overwegend eens Volstrekt eens

Gradaties

Aantal keer genoemd door werknemer

Figuur 2.2 Deskundigheid onafhankelijk controleur volgens de werknemer

(4)

De werknemer is van mening dat de externe verificatie van belang is voor de geloofwaardigheid en de betrouwbaarheid van het onderliggende document. Met name voor externe doeleinden draagt deze externe verificatie bij. Deze verificatie moet wel plaatsvinden door een multidisciplinair team, aangezien de werknemer de accountant alleen niet voldoende deskundig acht voor het controleren van een maatschappelijk verslag. Met name een milieudeskundige moet een belangrijke rol spelen in het verificatieproces.

In hoofdstuk 6 zal verder worden ingegaan op het standpunt van de werknemer.

Is de werknemer een gebruiker?

Stakeholders zijn niet per definitie gebruikers van de verschillende maatschappelijke verslagen. Gebruikers zijn namelijk degenen die een maatschappelijk verslag lezen en/ of analyseren en daar een bepaald doel mee hebben. De Fédération des Experts Comptables Européens heeft dit in het 'Discussion paper providing assurance on sustainability reports' als volgt weergegeven:

“Stakeholders are not synonymous with users of sustainability reports: some stakeholders may not use the report; some users may not be stakeholders” (FEE, 2002, pagina 38)

Werknemers zijn primaire stakeholder van de verschillende maatschappelijke verslagen. Het maatschappelijk verslag van de onderneming wordt van belang geacht voor de werknemer omdat werknemers direct betrokken zijn bij en worden beïnvloed door de activiteiten van de organisatie. Opvallend is dat, tijdens de verschillende interviews, deze betrokkenheid en het belang van de werknemer voor het maatschappelijk verslag niet als zodanig naar voren zijn gekomen. Allereerst werd het maatschappelijk verslag door slechts vier van de 12 personen in zijn geheel gelezen. Hiernaast was er nog een enkeling die het verslag gedeeltelijk had doorgenomen. Ter voorbereiding van het interview hadden enkele werknemers het maatschappelijk verslag ter hand genomen en hadden uiteindelijk 5 personen het verslag gelezen en 4 gedeeltelijk.

Hieruit kan worden geconcludeerd dat werknemers veelal geen gebruiker zijn van de maatschappelijke verslagen. Dit wordt tevens door de verschillende geïnterviewden beaamd.

Veelal wordt het verslag gescand op aansprekende koppen en worden de foto’s bekeken.

“Het maatschappelijk verslag moet niet als intern communicatiemiddel gezien worden. Het is vooral een

(5)

communicatiemiddel naar buiten toe. Voor de medewerkers zijn vooral de foto’s interessant, deze brengen een stuk herkenning”. Hiernaast wordt door de werknemer aangegeven dat het maatschappelijk verslag teveel onderdelen omvat, “wanneer het verslag opgedeeld zou worden over de verschillende divisies en niet alleen op corporate niveau zou worden uitgegeven, zou het verslag mij meer aanspreken”.

Hiertegenover staat wel dat de geïnterviewden tijdens de interviews duidelijk aangaven baat te hebben bij het maatschappelijk verslag van hun onderneming. Acht geïnterviewden gaven aan dat het maatschappelijk verslag motiverend werkt. Het verslag geeft een soort groepsgevoel, een gezamenlijk doel om naar te streven. Daarnaast hebben 10 geïnterviewden, waaronder de hiervoor genoemde 8, aangegeven dat het maatschappelijk verslag een bepaalde trots kan opwekken bij de werknemer.

Conclusie

De werknemer is een primaire stakeholder van het maatschappelijk verslag. Echter uit onderzoek is gebleken dat de werknemer het maatschappelijk verslag slecht leest en het verslag niet ziet als een intern communicatiemiddel.

De werknemer geeft aan wel baat te hebben bij het maatschappelijk verslag. Het kan motiverend werken en een saamhorigheidsgevoel geven. Het verslag wordt veelal gescand door de werknemer en de foto’s zorgen voor een zekere mate van herkenning. Echter, de werknemer kan niet worden betiteld als een gebruiker van het maatschappelijk verslag.

Dit voorgaande kan invloed hebben op de resultaten van de verschillende interviews. De verwachtingen van de werknemer worden blijkbaar voor een groot deel niet bepaald door hetgeen hij leest in de afgegeven verklaring, maar berusten op een bepaalde visie die hij heeft op de controleur en zijn beroep.

(6)

Bijlage 2. De onderzoekspopulatie

De selectie van de onderzoekspopulatie is een belangrijke stap in het onderzoek. Het aantal maatschappelijke verslagen in Nederland is nog gering en bovendien spreken verschillende ondernemingen reeds over een maatschappelijk verslag wanneer de inhoud zich beperkt tot milieu-informatie. Door middel van een selectie is getracht maatschappelijke verslagen te verkrijgen die rapporteren over de drie dimensies van MVO, people, planet en profit.

De selectie van bedrijven in de onderzoekspopulatie is gebaseerd op de lijst van de milieuverslagen bank van Nederland, www.milieujaarverslag.com en de lijsten van de Global Reporting Initiative.

Stap 1.

Allereerst zijn de lijsten van www.milieujaarverslag.com en de GRI naast elkaar gelegd. Uit de totaallijst van 47 bedrijven zijn vervolgens 13 ondernemingen geselecteerd die over een maatschappelijk verslag beschikken met een (accountants)verklaring.

Stap 2.

Daarna is er onderzocht of de verklaring die is opgenomen in het maatschappelijk verslag is afgegeven door een onafhankelijke derde. Hiermee viel de onderneming StoraEnso af. Deze heeft namelijk een verklaring van een intern accountant bijgevoegd.

Stap 3.

Vervolgens is onderzocht of er een verklaring is afgegeven onder de naam van een accountantskantoor. Met deze selectie viel de Koninklijke Marine af. Dit maatschappelijk verslag is namelijk gecontroleerd door een certificeerder.

Opgenomen in GRI website '02 Opgenomen in Milieujaarverslag '02 Land Sector Verklaring Selectie

ABN Amro Bank ABN Amro Bank NL Financiële diensten Ja Ja

Afvalzorg NV NL Afvalverwerking

Aquafin NV België Zuiveringsschap

ASN Bank NL Financiële diensten

Avebe Avebe NL Industrie

AVR NL Afvalverwerking

Bavaria NV NL Consumptiegoederen

(7)

BP Londen Olie industrie

Campina NL Consumptiegoederen

Chemie Park Delfzijl NL Chemie

Corus Staal BV Corus Staal BV NL Industrie Ja Ja

Crompton Europe BV VK Chemie

Crown Van Gelder Papierfabrieken NL Industrie

CSM Suiker BV NL Industrie

DHV Groep BV NL Advies en Ingenieursbureau

DSM DSM NL Chemie Ja Ja

Essent Milieu NL Nutsbedrijven

General Electric Plastics BV Industrie

Gevudo Afvalverwerking NV NL Afvalverwerking

Heineken International BV Heineken International BV NL Consumptiegoederen

HEMA NL Consumptiegoederen

Huntsman Holland BV NL Industrie

ING Groep ING Groep NV NL Financiële diensten Ja Ja

KLM Royal Dutch Airlines KLM Royal Dutch Airlines NL Luchtvaartmaatschappij Ja Ja

Koninklijke Marine NL Marine Ja Nee

KPN NL Telecombedrijf

Nuon Nuon NV NL Nutsbedrijven Ja Ja

Nutreco Holding NV Nutreco Holding NV NL Consumptiegoederen

Procter & Gamble USA/ NL Consumptiegoederen

Rabobank Groep Rabobank Groep NL Financiële diensten Ja Ja

Roto Smeets De Boer NV NL Dienstverlening

Royal Philips Electronics Philips Electronics NV NL Technologie Ja Ja

Schiphol Group NL Luchtvaartmaatschappij

SHELL VK/ NL Olie industrie Ja Ja

SITA NL Afvalverwerking Ja Ja

Slibverwerking Noord-Brabant NV NL Slibverwerking

Stora Enso Berghuizer Papierfabriek NL Industrie Ja Nee

Suiker Unie NL Industrie

Triodos Bank Financiële diensten

Twence BV NL Afvalverwerking

Umicore Internationaal metaal

Uniqema Chemie

Veluwse Afval Recycling NL Afvalverwerking Ja Ja

Vereniging Beleggers Duurzame Ontwikkeling NL Beleggingsfonds

Vlisco Helmond BV NL Textiel

ZAVIN BV NL Ziekenhuisafvalverwerking

Zuiveringsschap Hollandse Eilanden NL Zuiveringsschap

Tabel 1.1 de selectie van de onderzoekspopulatie

De selectie heeft geresulteerd in 12 bedrijven met een maatschappelijk verslag en een (accountants)verklaring onder de naam van een accountantskantoor. In alle 12 gevallen is er een internetversie van het maatschappelijk verslag beschikbaar en in 11 gevallen een internetversie van het verificatierapport.

(8)

Bijlage 3. Voorbeeld ‘Goedkeurende accountantsverklaring’

Accountantsverklaring

Opdracht

Wij hebben de jaarrekening 2002 van bedrijf A te Amsterdam gecontroleerd. De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de leiding van de huishouding. Het is onze verantwoordelijkheid een accountantsverklaring inzake de jaarrekening te verstrekken.

Werkzaamheden

Onze controle is verricht overeenkomstig in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen met betrekking tot controleopdrachten. Volgens deze richtlijnen dient onze controle zodanig te worden gepland en uitgevoerd, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang bevat. Een controle omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van informatie ter onderbouwing van de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. Tevens omvat een controle een beoordeling van de grondslagen voor financiële verslaggeving die bij het opmaken van de jaarrekening zijn toegepast en van belangrijke schattingen die de leiding van de huishouding daarbij heeft gemaakt, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. Wij zijn van mening dat onze controle een deugdelijke grondslag vormt voor ons oordeel.

Oordeel

Wij zijn van oordeel dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van het vermogen op 31-12-2002 en van het resultaat over 2002 in overeenstemming met in Nederland algemeen aanvaarde grondslagen voor financiële

verslaggeving en voldoet aan de wettelijke bepalingen inzake de jaarrekening zoals opgenomen in Titel 9 Boek 2 BW.

Plaats, datum

Ondertekening

(9)

Bijlage 4. Voorbeeld ‘Afkeurende accountantsverklaring’

Opdracht

Wij hebben de jaarrekening 2002 van Bedrijf A te Amsterdam gecontroleerd. De

jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de leiding van de huishouding. Het is onze verantwoordelijkheid een accountantsverklaring inzake de jaarrekening te

verstrekken.

Werkzaamheden

Onze controle is verricht overeenkomstig in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen met betrekking tot controleopdrachten. Volgens deze richtlijnen dient onze controle zodanig te worden gepland en uitgevoerd, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen onjuistheden van materieel belang bevat. Een controle omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van informatie ter onderbouwing van de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. Tevens omvat een controle een beoordeling van de grondslagen voor financiële verslaggeving die bij het opmaken van de jaarrekening zijn toegepast en van belangrijke schattingen die de leiding van de huishouding daarbij heeft gemaakt, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. Wij zijn van mening dat onze controle een deugdelijke grondslag vormt voor ons oordeel.

Bevindingen

1. De bestaande onvoorwaardelijke pensioenverplichtingen zijn in de balans niet tot uitdrukking gebracht. Volgens in Nederland algemeen aanvaarde grondslagen voor financiële verslaggeving dient voor deze verplichtingen een voorziening te worden gevormd. De per balansdatum benodigde voorziening bedraagt ca € …

Dientengevolge is het vermogen met € … en is het resultaat met € … te hoog voorgesteld.

2. Gegeven de aard van de activiteiten en de omvang van de huishouding kan de interne organisatie niet op economisch verantwoorde wijze zodanig worden ingericht dat door accountantscontrole op rationele wijze de vereiste zekerheid kan worden verkregen over de volledigheid van de in de jaarrekening opgenomen omzet en de daarmee rechtstreeks samenhangende posten.

Oordeel

Wij zijn van oordeel, gelet op het belang van hetgeen in de vorige paragraaf onder 1 is vermeld, dat de jaarrekening volgens in Nederland algemeen aanvaarde grondslagen voor financiële verslaggeving en de wettelijke bepalingen inzake de jaarrekening zoals opgenomen in Titel 9 Boek 2 BW geen getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van het vermogen op 2002 en van het resultaat over 2002.

Plaats, datum, Ondertekening

(10)

Bijlage 5. Verklaring: ‘Geen bewijs gevonden dat de informatie niet juist is’

Inleiding

De Raad van Bestuur van NAAM te Amsterdam heeft ons verzocht het

duurzaamheidsverslag 2002 (Verslag) te verifiëren. Het Verslag is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de Raad van Bestuur. Het is onze verantwoordelijkheid een verificatierapport inzake het Verslag te verstrekken.

Scope

De verificatie heeft zich gericht op de vraag in hoeverre de Raad van Bestuur de informatie over 2002 in het Verslag op een zorgvuldige wijze tot uitdrukking brengt, alsmede op het beoordelen van de betrouwbaarheid van deze informatie. Op pagina 6 en 7 heeft NAAM de inhoud van het verslag, de grondslagen voor rapportage en beperkingen ten aanzien van de betrouwbaarheid van de informatie nader toegelicht.Deze verificatie geeft een beperkte mate van zekerheid.

Verrichte werkzaamheden

Voor de planning en uitvoering van de verificatie hebben wij een multidisciplinair team samengesteld. De grondslagen waarop wij onze werkzaamheden hebben gebaseerd zijn afgeleid van de International Standard for Assurance Engagements zoals uitgevaardigd door de International Federation of Accountants. Hierbij onderkennen wij overigens dat, naar maatstaven van de beoordeling van financiële gegevens, in het algemeen de aard van niet financiële gegevens en de methoden waarmee dergelijke gegevens worden gemeten,

berekend of geschat, inherente beperkingen voor de nauwkeurigheid van deze gegevens met zich meebrengen. Onze werkzaamheden gericht op het verkrijgen vaneen beperkte mate van zekerheid bestonden uit:

• een beoordeling van de gerelateerde systemen en processen van informatieverzameling en - verwerking, waaronder de aggregatie van gegevens tot de informatie zoals opgenomen in het Verslag;

• een beoordeling van de interne grondslagen van informatieverzorging en verslaggeving die bij het opstellen van het Verslag zijn gebruikt;

• een beoordeling van de betrouwbaarheid van de informatie over 2002 in het Verslag, inclusief beoordeling van belangrijke schattingen, mede gebaseerd op de betreffende passages van de Sustainability Reporting Guidelines van het Global Reporting Initiative;

• het evalueren van het algemene beeld van het Verslag aan de hand van onderliggende informatie en officiële externe publicaties, zoals onderzoeksrapporten en persberichten;

Oordeel

Op basis van onze verificatie concluderen wij dat de Raad van Bestuur de informatie over 2002 in het Verslag op een zorgvuldige wijze tot uitdrukking brengt. Ons is niet gebleken dat de informatie niet juist is.

Plaats, datum Ondertekening

(11)

Bijlage 6. Verklaring ‘Maatschappelijk verslag geeft een goed beeld van het maatschappelijk beleid’

Opdracht:

Wij hebben het maatschappelijk verslag 2002 NAAM te PLAATS gecontroleerd.

Dit verslag is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de leiding van NAAM. Het is onze verantwoordelijkheid een onafhankelijk oordeel te geven over de juistheid en toereikendheid van het verslag 2002.

Werkzaamheden

Onze controle is verricht overeenkomstig de in Nederland algemeen aanvaarde richtlijn met betrekking tot het verrichten van assuranceopdrachten in het algemeen, welke is opgesteld door het Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants. De vergelijkende cijfers van vóór 2000, zijn geen onderdeel van onze verificatie geweest.

Onze belangrijkste controlewerkzaamheden waren:

• Een onderzoek door middel van interviews met het verantwoordelijk management, het bestuderen van de relevante

bedrijfsdocumenten en het uitvoeren van deelwaarnemingen van informatie ter onderbouwing van de verstrekte kwantitatieve gegevens.

• Een beoordeling van de grondslagen van verslaggeving, alsmede van belangrijke schattingen en berekeningen, die bij het opmaken van het verslag 2002, zijn toegepast.

• Het beoordelen van de toereikendheid van de toelichtingen bij de kwantitatieve gegevens. Dit betreft onder meer de toelichtingen op de toegepaste meetmethoden en de wijze van verzameling van de gegevens.

• Een evaluatie van het algehele beeld van het verslag 2002, mede door toetsing van de inhoud van het verslag aan de verslaggevingrichtlijnen die beschreven zijn in de

richtlijnen van het Global Reporting Initiative (GRI), voorzover van toepassing.

Wij zijn van mening dat onze controle een deugdelijke grondslag vormt voor ons oordeel.

Oordeel

Op basis van de door ons verrichte werkzaamheden zijn wij van oordeel dat:

De beschrijving van het beleid en de zorg van NAAM ten aanzien van veiligheid, gezondheid en milieu in het verslag 2002 een goed beeld geeft van het maatschappelijk beleid gedurende 2002.

Plaats, Datum Ondertekening

(12)

Bijlage 7. Verklaring ‘De kwantitatieve gegevens bevatten geen fouten van materieel belang’

Opdracht

Wij hebben het maatschappelijk verslag 2002 NAAM gecontroleerd. Het verslag is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de leiding van NAAM. Het is onze verantwoordelijkheid een oordeel te geven over de betrouwbaarheid van het verslag.

Werkzaamheden

Het verslag 2002 beschrijft de maatschappelijke zorg en de resultaten daarvan van NAAM in Nederland. Onze controle is verricht overeenkomstig de in Nederland algemeen aanvaarde richtlijn met betrekking tot het verrichten van "Assurance Engagements", zoals vastgesteld door de International Federation of Accountants en het Koninklijk Nederlands Instituut van Registeraccountants.

Onze belangrijkste controlewerkzaamheden waren:

Wij zijn van mening dat onze controle een deugdelijke grondslag vormt voor ons oordeel.

Oordeel

Op basis van de door ons verrichte werkzaamheden zijn wij van oordeel dat:

• de kwantitatieve gegevens in het milieuverslag van NAAM geen onjuistheden van materieel belang bevatten.

Plaats, datum Ondertekening

• het bestuderen van de relevante bedrijfsdocumenten en een onderzoek door middel van deelwaarnemingen van de onderbouwing van de in het verslag 2002 verstrekte

kwantitatieve gegevens;

• het beoordelen van de grondslagen van verslaggeving, alsmede van belangrijke

schattingen en berekeningen, die bij het opmaken van het verslag 2002 zijn toegepast;

• het beoordelen van de toereikendheid van de toelichtingen bij de kwantitatieve gegevens;

dit betreft onder meer de toelichtingen op de toegepaste meetmethoden en de wijze van verzameling van de gegevens;

• een evaluatie van het algehele beeld van het verslag 2002, mede door toetsing van de inhoud van het verslag aan de "Reporting Guidelines" van het Global Reporting Initiative (GRI), voorzover van toepassing.

(13)

Bijlage 8. Schema afgegeven verklaringen bij maatschappelijke verslagen uit de onderzoekspopulatie

(14)

Bijlage 9. Brief voor het interview

Amstelveen, DATUM Geachte heer/ mevrouw,

Maatschappelijk verantwoord ondernemen en de maatschappelijke verslaggeving zijn twee onderwerpen die tegenwoordig alsmaar meer in de belangstelling komen te staan. Steeds meer ondernemingen stellen een maatschappelijk verslag op en leggen dit ter beoordeling voor aan een onafhankelijk controleur. Aangezien de verificatie van een maatschappelijk verslag voortdurend in ontwikkeling is, brengt dit al snel enkele vragen met zich mee.

Zo ook voor KPMG, aangezien zij via KPMG Sustainability BV veel maatschappelijke verslagen en duurzaamheidverslagen ter verificatie krijgt voorgelegd. Momenteel wordt er binnen KPMG onder andere gesproken over in hoeverre een afgegeven verklaring bij een maatschappelijk verslag begrijpelijk is voor de stakeholders en in hoeverre en op welke manier dezelfde stakeholders de formulering van de verklaring aangepast zouden willen zien.

Mijn naam is Marloes Schenk en ik studeer Bedrijfskunde aan de Rijksuniversiteit Groningen. Ten behoeve van mijn afstudeerscriptie doe ik voor KPMG onderzoek naar de verwachtingskloof die kan ontstaan door de beoordeling van een maatschappelijk verslag door een onafhankelijke partij en de verwachtingen die de lezers van de afgegeven verklaring hebben. Ik word daarbij begeleid door Inge van Rees van KPMG. Het doel van het onderzoek is inzicht krijgen in de verwachtingen van een belangrijke groep stakeholders van de onderneming, namelijk de medewerkers. De verwachtingen die medewerkers hebben ten aanzien van de verificatiewerkzaamheden en de formulering van de verklaring, zou ik willen vaststellen met behulp van interviews.

De interviewvragen hebben betrekking op het in beeld brengen van de verwachtingen die leven bij de medewerkers ten aanzien van de manier waarop een maatschappelijk verslag wordt geverifieerd, door wie het verslag wordt geverifieerd en op welke wijze een onafhankelijk controleur tot zijn oordeel komt. Er zullen vragen gesteld worden over de inhoud van een reeds eerder afgegeven verklaring bij het maatschappelijk verslag van uw onderneming en de verwachtingen die daardoor gewekt worden.

Het interview zal naar verwachting circa één uur in beslag nemen. Uiteraard zal ik de gegevens over medewerkers, uitkomsten van de interviews, specifieke bedrijfsinformatie, etc. vertrouwelijk behandelen en zij zullen geanonimiseerd in mijn scriptie worden opgenomen. Indien u dit op prijs stelt zal ik u, nadat mijn scriptie is afgerond, een exemplaar toen toekomen.

Graag zou ik uw medewerking willen vragen om mij in contact te brengen met enkele medewerkers van uw onderneming, die ik zou kunnen interviewen ten behoeve van mijn onderzoek. Bij voorkeur zijn dit medewerkers die eerder in aanraking zijn geweest met het maatschappelijk verslag van uw onderneming. Bijvoorbeeld medewerkers die zitting hebben in de Ondernemingsraad van uw onderneming, medewerkers van de afdeling Investor Relations, de afdeling Internal Audit of de afdeling Corporate Control/ Reporting.

Over de mogelijke afspraken met enkele medewerkers van uw onderneming, zal ik volgende week contact met u opnemen.

Met vriendelijke groet, Marloes Schenk

(15)

Bijlage 10. Interviewvragen

1. Heeft u het maatschappelijk verslag van BEDRIJF gelezen?

- ja

- nee

- gedeelte:

Toelichting:

………

2. Heeft u baat bij het maatschappelijk verslag van uw onderneming en de daarbij gegeven verklaring?

- Ja, van beide

- Nee, van geen van beide

- wel van het verslag/ niet van de verklaring - wel van de verklaring/ niet van het verslag

Waarom wel?………...

………

Waarom niet?………..

……….………...

3. Is het volgens u belangrijk dat het maatschappelijk verslag geverifieerd (lees:

gecontroleerd) wordt door een onafhankelijke derde?

Volstrekt eens

Overwegend eens Niet eens/ niet oneens Overwegend oneens Volstrekt oneens Geen mening Toelichting:

………

(16)

………

4. Wie verifieert volgens u het maatschappelijk verslag van uw onderneming?

Certificerend controleur Accountant

Milieudeskundige Multidisciplinair team Ander:

………

5. Wie geeft volgens u vervolgens de verklaring af?

Certificerend controleur Accountant

Milieudeskundige Multidisciplinair team Ander:

………

6. Is de onafhankelijk controleur volgens u voldoende deskundig om een maatschappelijk verslag te verifiëren?

Volstrekt eens Overwegend eens Niet eens/ niet oneens Overwegend oneens Volstrekt oneens Geen mening

(17)

Toelichting:

………

7. Welke personen zouden volgens u deel moeten uitmaken van het controleteam?

………

8. In hoeverre is een controleur volgens u onafhankelijk in zijn controle van het maatschappelijk verslag?

Volstrekt eens Overwegend eens Niet eens/ niet oneens Overwegend oneens Volstrekt oneens Geen mening Toelichting:

………

9. Is het voor u duidelijk welke criteria er door de controleur zijn gebruikt voor de controle van het maatschappelijk verslag van uw onderneming?

Volstrekt eens Overwegend eens Niet eens/ niet oneens Overwegend oneens Volstrekt oneens Geen mening

(18)

Toelichting:

………

Kunt u deze criteria opnoemen?………..

………

10. Is volgens u de controleur transparant in zijn optreden?

Volstrekt eens Overwegend eens Niet eens/ niet oneens Overwegend oneens Volstrekt oneens Geen mening Toelichting:

………

11. Is de afgegeven verklaring bij het maatschappelijk verslag van uw onderneming volgens u:

Volstrekt eens overwegend eens niet eens/niet oneens overwegend oneens volstrekt oneens geen mening

Leesbaar Begrijpelijk Overzichtelijk Toelichting:

………

(19)

12. Wat zou volgens u moeten worden toegevoegd om de verklaring te verbeteren?

………

13. Voor wie is de verklaring volgens u opgesteld (meerdere antwoorden mogelijk)?

Directie

Raad van Commissarissen Aandeelhouders

Medewerkers Stakeholders

Buitenwereld in het algemeen Geen van bovengenoemde groepen Toelichting:

………

14. Voor wie wordt de controle volgens u gedaan (meerdere antwoorden mogelijk)?

Directie

Raad van Commissarissen Aandeelhouders

Medewerkers Stakeholders

Buitenwereld in het algemeen Geen van bovengenoemde groepen Toelichting:

………

(20)

15. Welk niveau van zekerheid geeft de verklaring, die is afgegeven bij het maatschappelijk verslag van uw onderneming, volgens u weer?

Verklaring 1 afgegeven door de onafhankelijk controleur bij het maatschappelijk verslag van uw onderneming met het oordeel:

‘er is geen bewijs gevonden dat de informatie in het maatschappelijk verslag niet betrouwbaar is’

Hoge mate van zekerheid Redelijke mate van zekerheid Beperkte mate van zekerheid Geen mate van zekerheid Geen idee

Toelichting:

………

16. Bij de controle van andere maatschappelijke verslagen werd wel eens een andere verklaring afgegeven. Welk niveau van zekerheid geven de volgende verklaringen volgens u weer?

Verklaring 2: ‘de kwantitatieve gegevens van 2003 opgenomen in het maatschappelijk verslag bevatten geen fouten van materieel belang’

(21)

Toelichting:

………

Verklaring 3: ‘het maatschappelijk verslag geeft een goed beeld van het milieubeleid’

Toelichting:

………

17. Betekent de afgegeven verklaring dat het maatschappelijk verslag enkel goede en adequate informatie bevat, indien:

Goede en adequate informatie

Maatschappelijk verslag geeft een goed beeld van het milieubeleid Kwantitatieve gegevens bevatten geen fouten van materieel belang

Er is geen bewijs gevonden dat de informatie niet juist is

Toelichting verklaring 1:

………

………..

…..….………

(22)

.………

……….………

18. Bent u, bij het lezen van de verklaring van de controleur bij het maatschappelijk verslag, ervan overtuigd dat het onderliggende maatschappelijk verslag volledig^* is?

Volledigheid van het maatschappelijk verslag

Er is geen bewijs gevonden dat de informatie niet juist is

………

………..

…..….………

………

.………

……….……….

19. Zegt de afgegeven verklaring volgens u iets over de continuïteit in de

maatschappelijke beleidsvoering van de onderneming? Met andere woorden, zegt de afgegeven verklaring iets over de in de toekomst geplande activiteiten van de onderneming met betrekking tot maatschappelijk verantwoord ondernemen?

* Volledig wil zeggen dat het maatschappelijk verslag alle positieve en negatieve onderdelen bevat.

(23)

Continuïteit in de maatschappelijke beleidsvoering

Er is geen bewijs gevonden dat de informatie niet juist is Toelichting verklaring 1:

………

………..

…..….………

………

.………

……….……….

20. Zegt de afgegeven verklaring volgens u iets over de kwaliteit van het management inzake maatschappelijk verantwoord ondernemen? Met andere woorden, zegt de verklaring dat het management van de organisatie maatschappelijk verantwoord ondernemen hoog op de agenda heeft staan?

Kwaliteit van het management

Maatschappelijk verslag geeft een goed beeld van het milieubeleid Kwantitatieve gegevens bevatten geen fouten van materieel belang Er is geen bewijs gevonden dat de informatie niet juist is

………

………..

(24)

…..….………

………

.………

……….………

21. In hoeverre is volgens u het maatschappelijke verslag gecontroleerd door de controleur? Graag onderstaande graden met behulp van cijfers invullen in het schema.

1. Volstrekt eens 2. Overwegend eens

3. Niet eens/ niet oneens 4. Overwegend oneens 5. Volstrekt oneens 6. Geen mening

Reikwijdte van de controleopdracht

Hele verslag Alleen kwantitatief Alleen tekstueel Maatschappelijk verslag geeft een goed beeld van het milieubeleid

Kwantitatieve gegevens bevatten geen fouten van materieel belang Er is geen bewijs gevonden dat de informatie niet juist is

………

………..

…..….………

………

.………

……….………

(25)

22. Wat zegt dit volgens u over de rest van het maatschappelijk verslag?

………

Zou ik uw telefoonnummer mogen noteren voor het geval dat ik met een vraag kom te zitten inzake de uitwerking van dit interview?

Telefoonnummer: ……-………..

Dank u wel voor dit interview!