"cx. =U \OQ?i I =U ERNST &YOUNG I'MI. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Leiderdorp Postbus AA LEIDERDORP. -l.

I'MI

I

=U ERNST &YOUNG

2 5 9 6 CZ Den Haag Postbus 9 0 6 3 6 2 5 0 9 LP Den Haag Tel.:+31 ( 0 ) 8 8 - 4 0 7 3976 Fax:+31 ( 0 ) 8 8 - 4 0 7 4199 www^ey.nl

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Leiderdorp

Postbus 35

2350 AA LEIDERDORP

- l . t f

"cX.

Den Haag, 30 november 2009 60271486-10955

Betreft: managementletter interim-controle 2009

Geacht college,

In het kader van de aan ons verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening van de gemeente Leiderdorp, brengen wij u hiermee verslag uit over onze bevindingen betreffende onze interim-controle 2009. De interim-controle is met name gebaseerd op de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden over het le halfjaar van 2009.

Bij onze interim-controle hebben wij mede gebruik gemaakt van de administratieve organisatie en het daarvan deeluitmakende systeem van interne controle van uw gemeente. In dit verband hebben wij de opzet, het bestaan en de werking van de administratieve organisatie op een aantal door ons noodzakelijk geachte punten onderzocht. Wij wijzen u erop dat onze controle niet was gericht op het vormen van een oordeel over de administratieve organisatie als zodanig. De in deze rapportage opgenomen bevindingen kunnen dan ook niet als limitatief worden beschouwd.

Wij hopen u door middel van deze rapportage adequaat te hebben ge'i'nformeerd omtrent de relevante aandachtspunten voor de jaarrekening 2009. Mocht u nog vragen en of

opmerkingen hebben dan horen wij deze graag.

Hooqachtend

Ern tants LLP

P.J.WURenaudRA drs. M.E. Westerhout-van Kimmenade RA MGA

=U \OQ?i

Partners in Sport

Ernst S Young Accountants LLP is een limited liability partnership gevestigd in Engeland en Wales met registratienummer OC335594. In relatie tot Ernst & Young Accountants LLP wordt de term partner gebruikt voor een (vertegenwoordiger van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP.

Ernst & Young Accountants LLP is statutatr gevestigd te Lambeth Palace Road 1 , London SE1 7EU, Verenigd Koninkrijk, heeft haar hoofdvestiging aan Boompjes 2 5 8 , 3 0 1 1 XZ Rotterdam, Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer 2 4 4 3 2 9 4 4 . Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen. Deze algemene voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam en zijn in te zien op www.ey.nl.

Management letter interimcontrole 2009

Rapportage aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Leiderdorp

=U ERNST &YOUNG

Quality In Everything We Do

Ill

=!l ERNST &YOUNG

Inhoudsopgave

1 Controleaanpak 1 2 De gemeente Leiderdorp 'in Control' 1

2.1 Interne beheersing en verbijzonderde interne controle 1

2.2 Verankering in de gemeentelijke organisatie 2 2.3 Conclusie gemeente Leiderdorp 'in control' 3

3 Bevindingen interim-controle 4

3.1 Inleiding 4 3.2 Bevindingen per proces 5

3.3 Single Information Single Audit (SISA) 13 4 Geautomatiseerde gegevensverwerking 13

5 Voortgang jaarrekeningcontrole 13

Bijlagen

1 Actuele ontwikkelingen

Mill I I I "

=UERNST&YOUNG

2 0 0 9

U i t k o m s t e n i n t e r i m - c o n t r o l e

I l l "1"

=U ERNST &YOUNG

1 Controleaanpak

Onze controle is verricht in overeenstemming met Nederlands recht. Onze controleaanpak is onder andere gericht op net in kaart brengen van de voor de jaarrekening van belang zijnde risico's. Tijdens onze interim-controle worden de significante processen op opzet, bestaan en werking getoetst. Voor onze controle maken wij gebruik van de (verbijzonderde) interne controlewerkzaamheden door de gemeentelijke organisatie en de rapportages daarover College en Directie.

De planning en uitvoering van onze controle en de daaraan gerelateerde advieswerkzaam- heden zijn met name gericht op:

- Het geven van feedback aan het college over onze bevindingen inzake de interne beheersing van de bedrijfsprocessen en de kwaliteit van de verbijzonderde interne controle.

- Beoordeling van het jaarverslag van de gemeente Leiderdorp.

- Controle van de jaarrekening van de gemeente Leiderdorp.

- Het afgeven van een accountantsverklaring bij de jaarrekening van de gemeente Leiderdorp.

In deze brief geven wij invulling aan het eerstgenoemde onderwerp.

2 De gemeente Leiderdorp 'in Control'

2.1 Interne beheersing en verbijzonderde interne controle

Op grond van de financiele beheersverordening (artikel 212) draagt het college ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de bestuurlijke informatievoorziening en de recht- matigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

De verbijzonderde interne controle is in 2009, net als in vorige jaren, uitgevoerd door het cluster Control. De gemeente Leiderdorp werkt vanuit het cluster Control op een

gestructureerde wijze aan de (verbijzonderde) interne beheersing van de significante

(bedrijfs - ) processen. Wij merken op dat het cluster Control van uw gemeente zowel in opzet als in werking goed functioneert en een belangrijke positieve bijdrage levert aan de interne beheersing van de gemeente op het gebied van getrouwheid als op het gebied van

rechtmatigheid. Wij baseren ons oordeel op de volgende feiten:

- De werkzaamheden in het kader van rechtmatigheidbeheer zijn ge'fntegreerd in de reguliere verbijzonderde interne controle werkzaamheden en de rapportages hierover.

- Het onderzoeksplan 2009 voor de verbijzonderde interne controle is voldoende gua opzet.

- De interne toetsingswerkzaamheden van het cluster Control verlopen in het algemeen volgens planning en zullen naar verwachting in de periode januari tot en maart 2010 worden afgerond.

mi

in

=U ERNST &YOUNG

De bevindingen en conclusies naar aanleiding van de verbijzonderde interne controle worden voldoende gevormd, vastgelegd en vertaald naar eventuele consequenties en aanbevelingen. Deze worden besproken met de afdelingshoofden. In de verbijzonderde interne controle worden ook elementen van de geautomatiseerde gegevensverwerking meegenomen.

- De planning en uitvoering van de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden wordt door het cluster Control gelijkmatig over het jaar van onderzoek gespreid.

- De rapportages van het cluster Control zijn gestructureerd opgezet; de follow-up van eerdere bevindingen wordt expliciet gevolgd en de financiele omvang van het

controleobject wordt benoemd.

Wij zijn van oordeel dat de werkwijze van het cluster Control op onderstaande punten voor verbetering vatbaar is:

- Enkele werkprogramma's zijn onvoldoende uitgewerkt of maken onvoldoende duidelijk op welke wijze de rechtmatigheid gecontroleerd wordt. Belangrijkste voorbeeld hiervan is het werkprogramma Grondexploitaties. Uit het werkprogramma blijkt onvoldoende of een inhoudelijke toets plaatsvindt op de naleving van de wet op de ruimtelijke ordening en de nota grondbeleid van de gemeente Leiderdorp en waar het cluster op heeft getoetst.

- Afstoten van werkzaamheden die in de lijnorganisatie thuis horen, zoals het leggen van aansluitingen en opstellen van standenregisters. Wij merken op dat inmiddels overleg is opgestart om de werkzaamheden over te dragen.

Wij adviseren u de verbijzonderde interne controle van het cluster Control ten aanzien van deze punten verder vorm te geven.

2.2 Verankering in de gemeentelijke organisatie

Het rechtmatigheidsbeheer is grotendeels in de gemeentelijke organisatie verankerd. De verantwoordelijkheid voor de inrichting van de administratieve organisatie en het uitwerken van een risicoanalyse voor belangrijke processen ligt bij de afdelingen. Het Cluster Control heeft een toetsende functie ten aanzien van opzet, bestaan en werking van de administratieve organisatie. Daarnaast heeft het Cluster Control een adviserende rol ten aanzien van de afdelingen. Wij zijn van oordeel dat de gemeente een adequaat en toereikend

rechtmatigheidsbeheer voert.

Als het gaat om de gemeentebrede control van uw gemeente dan constateren wij dat de verankering van het het rechtmatigheidsbeheer in de gemeentelijke lijnorganisatie nog op onderdelen verbeterd kan worden. Belangrijke onderdelen zijn verantwoordelijkheid van de afdeling voor financiele verantwoording en daarbij behorende aansluitingen en specificaties en de opvolging van de intern geconstateerde verbeterpunten ten aanzien van de administratieve organisatie en interne controle. Wij constateren dat deze opvolging nauwlettend wordt

gevolgd en met name de prioriteiten tijdig worden opgevolgd. De afwerking van minder urgente bevindingen vergt de nodige tijd, desalniettemin wordt de opvolging gevolgd.

=U ERNST &YOUNG

De gemeente is voor de getrouwheid en rechtmatigheid van een aantal processen afhankelijk van derden. Om prestaties te waarborgen worden met deze partijen

dienstverleningsovereenkomst gesloten en ten behoeve van de uitvoering een Service Level Agreement (SLA). Ten aanzien van de in 2009 overgedragen taken met betrekking tot de salarisverwerking is een dienstverleningsovereenkomst getekend, daarnaast is een SLA opgesteld. De SLA is definitief gemaakt na de feitelijke overdracht van de werkzaamheden.

Wij adviseren u afspraken voor het moment van overdracht te formaliseren.

2.3 Conclusie gemeente Leiderdorp 'in control'

Op basis van onze tussentijdse controle 2009 hebben wij geconstateerd dat de gemeente Leiderdorp het financieel beheer en het rechtmatigheidsbeheer goed heeft opgezet. Wei is het zo dat deze rol binnen uw gemeente met name is belegd bij het cluster Control. De interne controle kan verder worden doorontwikkeld en worden verankerd in de gemeentelijke organisatie. Het cluster Control monitort periodiek en rapporteert de uitkomsten tijdig aan College en Directie.

De verbijzonderde interne controle heeft voor 2009 geleid tot signalering van fouten en onzekerheden op het gebied van rechtmatigheid met betrekking tot de WMO. Ook merken wij op dat tot op heden nog geen werkzaamheden zijn uitgevoerd ten aanzien van de wet- en regelgeving SISA. Per jaareinde kan worden gewogen wat het effect van de bevindingen WMO is op de strekking van de accountantsverklaring.

Wij signaleren in dat kader aandachtsgebieden waar, op basis van onze inzichten, prioriteit gegeven moet worden aan het realiseren van verbeteringen binnen de organisatie. Meest significant zijn de aandachtsgebieden inzake de processen SISA, WMO en juistheidscontroles op salarismutaties. Hierbij verdient het sterk de aanbeveling om de risicoanalyses en het rechtmatigheidsbeheer van de SISA regelingen in belangrijke mate te beleggen bij de verschillende proceseigenaren.

=U ERNST &YOUNG

3 Bevindingen interim-controle 3.1 Inleiding

Onze controleaanpak is gericht op voor de jaarrekening significante processen van de gemeente Leiderdorp, waarbij wij de opzet, net bestaan en de werking hebben beoordeeld.

Hierbij maken wij gebruik van de aanwezige interne controleplannen, uitvoering daarvan en conclusies van de gemeente Leiderdorp.

Onze beoordeling van de interne beheersingsmaatregelen behoeft om die reden niet alle materiele leemtes in die beheersingsmaatregelen aan het licht te hebben gebracht. Onder een materiele leemte wordt in dit verband verstaan: een situatie waarin de opzet of de werking van een of meer specifieke interne beheersingsmaatregelen niet bijdraagt aan het bewerkstelligen van een relatief laag risico dat zich fouten of gevallen van fraude hebben voorgedaan die van materieel belang zijn voor de jaarrekening of dat deze niet tijdig zijn ontdekt. Wij hebben geen materiele leemtes in de interne beheersingsmaatregelen, zoals hierboven bedoeld, vastge- steld.

In onze controle besteden wij verder aandacht aan de processen rondom de verantwoording van de SISA regelingen. De volgende significante processen betrekken wij in onze controle:

Uitvoering door de gemeente Begrotings- en budgetbeheer

Inkopen, aanbestedingen en kredieten Personeel

Subsidieverstrekkingen

Belastingen, heffingen en leges Grondexploitaties

Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) Sisa

Uitvoering door derden

Sociale zaken, waaronder Wet Werk en bijstand (gemeente Leiden)

Salarisadministratie (gemeente Leiden)

Wet Sociale Werkvoorziening (gemeente Leiden)

Wij merken hierbij op dat wij onze controle hebben uitgevoerd over het eerste halfjaar 2009.

Indien wij naar aanleiding van onze werkzaamheden over het tweede halfjaar bevindingen hebben zullen wij deze naast deze rapportage met u bespreken.

II

=U ERNST &YOUNG

3.2 Bevindingen per proces

In onderstaande tabel noemen wij de belangrijkste bevindingen, aandachtpunten en feiten op naar aanleiding van onze interim-controle en de door u uitgevoerde verbijzonderde interne controle. Wij geven daarbij in de kolom inschatting het risico voor de jaarrekeningcontrole aan, in de kolommen daarvoor is aangegeven of dit risico is gericht op de getrouwheid dan wel de rechtmatigheid. Bij risico's geven wij een prioriteitstelling aan waarbij we gebruik maken van de aanduidingen hoog (H), gemiddeld (M) en laag (L). De bevindingen met een indicatie Hoog (H) achten wij van wezenlijke betekenis voor de kwaliteit van de interne beheersing en betrouwbaarheid van de financiele verslaggeving.

Bevindingen, aanbevelingen en feiten Begrotings- en budgetbeheer

Wij hebben tijdens onze interim controle geen bijzonderheden geconstateerd ten aanzien van het verwerken van vastgestelde begrotingsmutaties.

..[fe.it]

De begrotingen voor de jaren 2011-2013 zijn nog niet sluitend als gevolg van de veronderstelde afschaffing van de precariobelasting. Om de begroting deels sluitend te krijgen zijn specifieke en algemene taakstellingen ingeboekt. In

uitzondering op andere jaren mag de gemeente dit jaar een niet sluitende meerjarenbegroting

indienen bij de Provincie. Wij adviseren u de opgenomen algemene taakstelling zo snel als mogelijk nader uit te werken en te komen tot sluitende begrotingen. [aandachtspunt]

Jaarrekeningrisico

Getrouwheid [ Rechtmatigheid Inschatting

nvt

nvt

Inkopen en aanbesteden

Op basis van de uitgevoerde interne controlewerkzaamheden kan worden

geconstateerd dat er zichtbare verbeteringen rondom het inkoop- en aanbestedingsproces hebben plaatsgevonden. De in 2008 ingevoerde beheersingsmaatregelen hebben tot deze verbetering geleid. Uit de werkzaamheden over het eerste halfjaar zijn geen rechtmatigheidfouten naar voren gekomen. Wij adviseren u kritisch toe te zien op de consequente toepassing van de procedures zoals opgenomen in het handboek Inkopen en Aanbesteden. [bevinding]

I l l l "

=U ERNST &YOUNG

Bevindingen, aanbevelingen en feiten

Jaarrekeningrisico

Getrouwheid ] Rechtmatigheid [ Inschatting Personeel [incl. samenwerking met de gemeente Leiden]

Op basis van de interne controle werkzaamheden

is naar voren gekomen dat de controle op de ; maandelijkse mutatieoverzichten en de juiste

verwerking van deze mutaties in de

salarisadministratie tot op heden onvoldoende plaatsvindt.

De gemeente heeft te weinig gecontroleerd op de juistheid van het financiele gevolg van de mutatie.

Uit onze deelwaarneming is naar voren gekomen dat bijvoorbeeld bij de uitbetaling van een

jubileumuitkering de P&Omedewerker de totstandkoming en de juistheid van het uitgekeerde bedrag niet kon beoordelen.

Wij hebben begrepen dat intern overleg zal plaatsvinden hoe de controle op de juiste verwerking van mutaties uitgevoerd dient te worden. Wij benadrukken het belang van deze actie om op deze wijze ook tijdig fouten in de verwerking van salarismutaties te kunnen

signaleren. Wij hebben begrepen dat inmiddels al verbetermaatregelen zijn opgepakt. [bevinding]

I l l "1

=U ERNST &YOUNG

Bevindingen^aanbevelingen en feiten Subsidieverstrekkingen

Conform voorgaande jaren zijn ook in 2009 vrijwel alle subsidieverstrekkingen vastgelegd in het subsidievolgsysteem. Zoals in de voorgaande jaren gesignaleerd kent het systeem echter beperkte mogelijkheden op het gebied van de

informatievoorziening, o.a. omtrent status en voortgang. Het gevolg hiervan is dat niet optimaal gebruik gemaakt kan worden van de mogelijke signaleringen en informatie die wel aanwezig is in de applicatie.

De gemeente Leiderdorp had het voornemen voor eind 2008 actie te ondernemen en de

toepassingsmogelijkheden en de

gebruiksvriendelijkheid te verbeteren. Tot op heden zijn nog geen concrete aanpassingen doorgevoerd. Wij hebben begrepen dat op korte termijn zal worden overgegaan op een upgrade van het subsidievolgsysteem. Daamaast zullen de mogelijkheden van koppeling aan het

postregistratiesysteem (My Corsa) worden bekeken, om zo de dossiervorming te kunnen versterken. Wij ondersteunen deze mogelijke verbeteringen. [feit]

Termijnen, zoals gesteld in de verordeningen, worden door de gemeente Leiderdorp niet altijd nageleefd. Hoewel in de subsidieverordening geen consequenties zijn verbonden aan het te laat verlenen en/of vaststellen van de subsidies, adviseren wij de gestelde termijnen in acht te blijven nemen door een striktere

voortgangsbewaking toe te passen. Met de

inwerkingtreding van de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen heeft het niet voldoen aan de gestelde termijnen mogelijke financiele gevolgen.

Met betrekking tot het subsidieprogramma 2010 heeft de gemeente wel binnen de daarvoor gestelde termijn een beslissing genomen op de toekenningen. [bevinding]

Jaarrekeningrisico

Getrouwheid Rechtmatigheid Inschatting

1WP

Ill

=U ERNST &YOUNG

Bevindingen, a_anbeyelingen en feiten

Jaarrekeningrisico

Getrouwheid j Rechtmatigheid Inschatting Belastingen, heffingen en leges

Voor NUON (Liander) is de gemeente Leiderdorp in afwachting van beroepszaken betreffende de precario aanslagen 2006 en 2007. De eerste uitkomsten lijken positief voor Leiderdorp. Wellicht zal NUON het traject van gerechtelijke procedures gaan voeren tot aan de Hoge Raad. De jaarlijkse aanslag bedraagt circa €320K. De gemeente heeft tot op heden geen voorziening voor oninbaarheid opgenomen. Wij adviseren u ten behoeve van de jaarrekening 2009 de waardering adeguaat te onderbouwen. [aandachtspunt]

Op basis van deelwaarneming hebben wij geconstateerd dat ten aanzien van bezwaarschriften en aanvragen

bouwvergunningen niet altijd conform de geldende beslistermijnen wordt gehandeld. Met de

inwerkingtreding van de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen heeft het niet voldoen aan de gestelde termijnen mogelijke financiele

gevolgen. Wij raden derhalve aan een nog striktere voortgangsbewaking toe te passen en

achterstanden tijdig te signaleren en af te werken.

[bevinding]

Grondexploitaties

De interne controlewerkzaamheden ten behoeve van de grondexploitaties bestaan uit het

beoordelen van de voortgangsrapportage GIG, het tussentijds beoordelen van de aan- en verkoop van gronden en de werkzaamheden ten behoeven van inkoop en aanbesteden.

Met betrekking tot de verkoop van gronden hebben wij een afwijking in de BTW verwerking geconstateerd. De onjuiste BTW vermelding op de factuur en de onjuiste verwerking daarvan is niet vastgesteld door de lijnorganisatie en met de verbijzonderde interne controle. Wij dringen erop aan een kritische beoordeling uit te voeren op de BTW codering bij verkoop van gronden. Overigens is de fout inmiddels hersteld. [bevinding]

I l l

=U ERNST &YOUNG

Bevindingen, aanbeyelingen en feiten

Jaarrekeningrisico

Getrouwheid ! Rechtmatigheid J Inschatting Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO)

Cluster Control heeft geconstateerd dat in de eerste 6 maanden van 2009 17% van de WMO - aanvragen niet binnen de daarvoor gestelde termijnen is behandeld. Met de inwerkingtreding van de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen heeft het niet voldoen aan de gestelde termijnen mogelijke financiele gevolgen. Wij raden aan een striktere voortgangsbewaking toe te passen. [bevinding]

Het WMO-kantoor voert namens de gemeente Leiderdorp de factuurcontrole voor hulp bij huishouden uit. Daarnaast heeft de gemeente het verantwoordings- en controleproces

persoonsgebonden budgetten uitbesteed aan het WMO kantoor. Het WMO kantoor heeft in

voorgaande jaren grote achterstanden opgelopen met deze controle. Naar verwachting zal de verantwoording van de PGB's deels plaatsvinden na de externe accountantscontrole. Het op dat moment niet verantwoorde bedrag aan PGB's kan conform voorgaand jaar tot een onzekerheid leiden, met impact op de strekking van de accountantsverklaring. Vanaf 1 januari 2010 is het contract met het WMO kantoor beeindigd en gaat de gemeente zelf de betalingen aan de zorgaanbieders en clienten verrichten.

[aandachtspunt]

De gemeente heeft ontvangen facturen van zorgverleners uit 2007 en 2008 nog niet voldaan, omdat de prestatie levering niet kan worden aangetoond, of wel de prestatie niet conform afspraak is. De gemeente heeft de afwikkeling in behandeling. De gemeente handelt voorzichtig door niet goedgekeurde nota's nog (ten delen) niet betaalbaar te stellen. Wij stemmen in met deze handelswijze. [feit]

nvt

I

=U ERNST&YOUNG

Bevindingen,^anbevel|ngen en feitein

De eigen bijdrage wordt gefactureerd en gei'nd door het CAK. Dit gebeurt op basis van door de gemeenten in een module van het CAK ingevoerde gegevens. De gemeente voert momenteel geen interne controle uit op de invoer van de eigen bijdrage gegevens in de CAK module, aangezien de verantwoordelijkheid voor de juistheid van de berekende eigen bijdrage bij het CAK ligt. De gemeente kan, handelend naar de notitie van het Platform Rechtmatigheid (PRPG), volstaan met het opnemen van een onzekerheid in de gemeentelijke jaarrekening voor dit aspect, [feit]

Jaarrekeningrisico

Getrouwheid | Rechtmatigheid Inschatting

nvt

Processen bij derde partijen

Sociale regelingen

Voor de processen zoals aangegeven in paragraaf 3.1 maakt de gemeente Leiderdorp gebruik van de dienstverlening van derde partijen. De

verantwoordelijkheid voor de betreffende

geldstromen blijft echter de verantwoordelijkheid van de gemeente Leiderdorp zelf. De

afhankelijkheid van derde vereist het maken van goede en duidelijke afspraken over de uitvoering van de werkzaamheden en ook over de

verantwoording over de uitvoering.

Met de gemeente Leiden zijn duidelijke afspraken gemaakt over de verantwoording, welke per jaareinde wordt voorzien van een

accountantsverklaring van de accountant van de gemeente Leiden, [feit]

nvt

I l l

=U ERNST &YOUNG

Bevindingen, aanbevejjngen en feiten

Jaarrekeningrisico

Getrouwheid Rechtmatigheid Inschatting Salarisverwerking

De afhankelijkheid van derde vereist het maken van goede en duidelijke afspraken over de uitvoering van de werkzaamheden, maar met name over de verantwoording over de uitvoering.

De dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Leiden is definitief gemaakt. Cluster Control heeft geconstateerd dat de Service Level Agreement met betrekking tot de

salarisverwerking niet definitief is gemaakt voor overdracht van de werkzaamheden.

Wij adviseren u in de toekomst afspraken te formaliseren voor het moment van feitelijke overdracht.

Overigens merken wij op dat in onze visie de SLA met name ten aanzien van door de gemeente Leiden uit te voeren verbijzonderde interne controle onvoldoende concreet is. Onduidelijk is hoeveel en wanneer gecontroleerd wordt en hoe daarover wordt gerapporteerd.

Wij adviseren u SLA's op het gebied van de uitvoering van de verbijzonderde controle en de verantwoording voldoende specifiek en duidelijk te maken. Dit kan onder andere door taken en

verantwoordelijkheden, data, frequentie en verantwoordingen expliciet te benoemen.

[bevinding]

I

z!l ERNST &YOUNG

Bevindingen, aanbevelingen en feiten

Jaarrekeningrisico

Getrouwheid j Rechtmatigheid Inschattjng Sisa

Wij hebben vastgesteld dat de gemeente Leiderdorp over 2009 nog geen werkzaamheden heeft verricht met betrekking tot het proces Sisa. Wij hebben begrepen dat ten behoeve van de jaarrekeningcontrole de werkzaamheden primair door Financien worden opgepakt. Het cluster Control zal vervolgens de verantwoordelijkheid dragen voor de

risicoanalyses en de uit te voeren deelwaarnemingen.

Overigens is voor de gemeente Leiderdorp een beperkt aantal regelingen van toepassing. Wij adviseren u toch jaarlijks zo spoedig mogelijk vast te stellen of bij de uitvoering van de SISA

regelingen de wet- en regelgeving juist is toegepast.

Tijdige signalering van aandachtspunten geeft de ruimte om maatregelen tot herstel ten nemen.

[aandachtspunt]

De volgende activiteiten zijn opgenomen in de planning van de verbijzonderde interne controle over het 2e halfjaar; wij zullen deze controle en eventuele bijzonderheden meenemen bij de jaarrekeningcontrole:

- Inkopen en aanbesteden WMO

- Personeel

- Bouwvergunningen - Huren en pachten

Burgerzaken

- Subsdies (afwikkeling openstaande punten en opstellen IC-verslag) - Grondexploitaties

- Belastingen

II '

=U ERNST &YOUNG

3.3 Single Information Single Audit (SISA)

In 2009 is net aantal specifieke uitkeringen, waarover in net kader van SISA in de jaarrekening verantwoording wordt afgelegd, uitgebreid tot 86 regelingen. Voor de gemeente Leiderdorp geldt dat niet alle regelingen van toepassing zijn. Een aantal regelingen is door de gemeente uitbesteed aan derden, zoals de WWB en WSW. De gemeente is voor alle regelingen zelf verantwoordelijk voor de betrouwbaarheid van de verantwoordingsinformatie. De verant- woording vindt plaats door middel van de SISA bijlage in de jaarrekening. Wij verzoeken de gemeente de komende tijd aan de volgende aspecten aandacht te besteden:

- Het uitvoeren van een inventarisatie van de regelingen die van toepassing zijn, inclusief het geldende normenkader.

- Formaliseren van de (verantwoordings)afspraken met derde partijen, waarbij inzake het rechtmatigheidsbeheer het normen en toetsingskader wordt afgestemd met de derde partij.

- Het uitvoeren van risicoanalyses voor regelingen die door de gemeente zelf worden uitgevoerd, inclusief de nodige deelwaarnemingen.

4 Geautomatiseerde gegevensverwerking

In het kader van de jaarrekeningcontrole besteden wij ondermeer aandacht aan de geauto- matiseerde gegevensverwerking. Hierbij gaat het met name om maatregelen die zijn getroffen om de betrouwbaarheid en de continu'fteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking te waarborgen. Wij hebben tot op heden geen bijzonderheden geconstateerd die de continu'fteit ernstig in gevaar brengen.

5 Voortgang jaarrekeningcontrole

In overleg met uw controller zullen wij een review uitvoeren op de uitgevoerde verbijzonderde interne controle over het 2e halfjaar. Indien wij naar aanleiding van die werkzaamheden

bevindingen hebben met een belangrijke invloed op de jaarrekening, zullen wij u daar afzonderlijk over rapporteren.

In het voorjaar 2010 zullen wij de controle van de jaarrekening uitvoeren. Ten aanzien van de controle van de jaarrekening 2009 hanteren wij de onderstaande uitgangspunten en de met u gemaakte afspraken:

- Bij de start van de controle is een volledige gedocumenteerde jaarrekening beschikbaar.

- De jaarrekening bevat de benodigde bijlagen in het kader van SISA.

- De totstandkoming en onderbouwing van de jaarrekening is zichtbaar gebaseerd op een centraal aanwezig jaarrekeningdossier inclusief de onderbouwing en uitwerking van de risicoanalyses inzake SISA en overige informatie ontvangen inzake uitbestede

processen.

- De controle zal, op basis van deze uitgangspunten, maximaal twee weken in beslag nemen. De start van de controle zullen wij in overleg met u vastleggen.

iiii' I I I I >

=U ERNST &YOUNG

B i j l a g e 2 0 1 0

a c t u e l e o n t w i k k e I i n g e n

Ill

=U ERNST &YOUNG

Bijlage 1 Gemeente Leiderdorp

Actuele ontwikkelingen

1 Geactualiseerde versie Kadernota Rechtmatigheid

Medio juli 2009 is de geactualiseerde versie van de Kadernota Rechtmatigheid d.d. 1 juli 2009 van het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeente (PRPG) verschenen. Hieronder wordt kort ingegaan op de belangrijkste wijzigingen.

Co//ege£>es/u/'ten

Deze paragraaf is herschreven om meer duidelijkheid te verschaffen over de reikwijdte van de rechtmatigheidcontrole en de te maken afspraken met de Raad betreffende de controle van Collegebesluiten. Duidelijker is uitgewerkt welke Collegebesluiten onder de standaard

rechtmatigheidcontrole vallen en welke niet. De hoofdregel is dat Collegebesluiten niet onder de rechtmatigheidcontrole vallen tenzij de controle hiervan verplicht is op basis van hogere regelgeving of Raadsbesluiten c.q. verordeningen. Dit zijn kaderstellende Collegebesluiten.

Afhankelijk van wat in deze regelgeving is voorgeschreven kunnen de volgende drie controle- varianten op deze Collegebesluiten van toepassing zijn:

De accountant toetst alleen of het besluit is genomen.

- De accountant toetst of in het besluit ook de in de wet- en regelgeving voorgeschreven bepalingen zijn opgenomen.

- De accountant toetst inhoudelijk of de bepalingen in het besluit adequaat zijn opgevolgd.

Bij deze laatste optie moet worden gedacht aan bijvoorbeeld wettelijk verplichte kader- stellende Collegebesluiten, waarbij is voorgeschreven dat een rechtmatigheidtoets moet worden uitgevoerd. Voorbeelden zijn de besteding van specifieke rijksuitkeringen of de voorschriften in de Wet Werk en Bijstand.

Daarnaast kan de Raad de behoefte hebben om (kaderstellende) Collegebesluiten en door het College uitgevaardigde voorschriften, door de accountant te laten toetsen in het kader van de rechtmatigheidcontrole. Dit is een bijzondere situatie aangezien de Raad dan controle op naleving van regelgeving vraagt, waarvan de Raad de bevoegdheid voor de totstandkoming en toepassing heeft overgedragen aan het College. Dergelijke regelgeving wordt normaliter niet opgenomen in het normenkader en is normaliter ook geen onderwerp van de rechtmatigheid- controle in het kader van de controle van de jaarrekening.

Het PRPG adviseert in een dergelijke situatie om deze besluiten niet in het kader van de reguliere rechtmatigheidcontrole door de accountant te laten toetsen maar voor deze werkzaamheden door de Raad een aanvullende opdracht aan de accountant te laten verstrekken.

=H ERNST &YOUNG

Bijlage 1 Gemeente Leiderdorp

Verder is in deze paragraaf onder meer nog aangegeven dat het College van eerder genomen besluiten mag afwijken als de bepalingen tijdig worden aangepast, of als tijdig een besluit is genomen om afwijkingen toe te staan, dan wel een hardheidsclausule is toegepast in overeen- stemming met de regelgeving. Uitdrukkelijk is vermeld dat indien het College afwijkingen met financiele gevolgen achteraf sanctioneert of verschoont, zonder dat de regelgeving dat toestaat, deze afwijkingen meegewogen moeten worden bij het vormen van het rechtmatig- heidoordeel.

Aan het eind van de paragraaf is schematisch kort samengevat de wijze waarop met

afwijkingen van door het College genomen besluiten en/of uitgevaardigde voorschriften moet worden omgegaan in het kader van de rechtmatigheidcontrole.

Paragraaf 3.7 Aan derden uitbestede activiteiten

Nieuw is dat het aantal mogelijkheden om de rechtmatigheid van de uitvoering van bepaalde verplichtingen vast te stellen door het uitvoeren van een rechtmatigheidcontrole bij de uitvoerende organisatie, is uitgebreid van twee naar drie. Naast de vorig jaar aangereikte mogelijkheden (gemeente voert zelf controle uit bij het servicebureau en het servicebureau overlegt een verantwoording met een rechtmatigheidverklaring over uitvoering van de regel- geving) is nu toegevoegd dat het servicebureau een accountantsmededeling verstrekt over de kwalitatieve aspecten van de administratieve organisatie en interne controle. Vorig jaar werd deze mogelijkheid nog als een variant gepresenteerd binnen de mogelijkheid om het service- bureau een verantwoording met een rechtmatigheidverklaring te laten overleggen. Deze mogelijkheid zal vooral worden toegepast bij een relatief beperkt financieel belang. Indien er sprake is van een groot financieel belang is deze mogelijkheid alleen toepasbaar indien de gemeente in combinatie met deze accountantsmededeling zelfstandig op basis van eigen controlemaatregelen voldoende zekerheid verkrijgt dat de betreffende regeling en financiele stromen als geheel rechtmatig worden uitgevoerd door het servicebureau.

Paragraaf 3.8 Wet maatschappelijke ondersteuning

In paragraaf 3.8.3 is een oplossingsmogelijkheid toegevoegd voor gemeenten voor de controle van de kosten van de zorgaanbieders. Hiervoor zou ook gebruik gemaakt kunnen worden van een accountantsverklaring van de accountant van de zorgaanbieder bij de specifiek door de zorgaanbieder voor de gemeente opgestelde verantwoording dan wel van een generieke mededeling van de accountant over de beheersorganisatie van de zorgaan- bieder.

Paragraaf 3.9 Onroerend zaak transacties en staatssteun

Deze paragraaf is nieuw ten opzichte van vorige kadernota's. Het is belangrijk om hier goed kennis van te nemen. De staatssteunregelgeving is onder andere relevant wanneer het gaat om onroerend zaak transacties. Staatssteun treedt op als onroerend goed wordt verkocht tegen een lagere dan een marktconforme prijs. Essentieel is dan op welke wijze de markt- conforme prijs kan worden bepaald. In de mededeling van de Europese Commissie (Publicatieblad EG10.7.1997.(209/3)) worden hiervoor de mogelijkheden genoemd van veiling en een onafhankelijke taxatie.

=U ERNST &YOUNG

Gemeente Leiderdorp

Voor zover er al sprake is van een potentieel voordeel bij verkoop van een onroerende zaak, dan is er niet sprake van mogelijk ongeoorloofde staatssteun indien het potentieel voordeel kleiner is dan het 'de-minimisplafond' van € 200.000 per onderneming in een periode van drie jaar. Indien er sprake is van overschrijding van dit plafond en voor de waardebepaling is een van de twee door de Europese Commissie aangereikte mogelijkheden toegepast, dan is er eveneens geen sprake van staatssteun. Zijn de door de Europese commissie aangereikte mogelijkheden voor waardebepaling niet toegepast en wordt het eerder genoemde plafond overschreden dan is in deze paragraaf verder uitgewerkt hoe procedureel en

verantwoordingstechnisch door de gemeente moet worden gehandeld en wat de gevolgen hiervan zijn voor het (rechtmatigheids-)oordeel van de accountant.

2 Regeling verbetering binnenklimaat huisvesting primair onderwijs 2009

Op basis van deze regeling,die op 12 September 2009 inwerking is getreden, stelt het Rijk aan gemeenten middelen beschikbaar voor het verbeteren van het binnenklimaat in scholen in het primair- en speciaal onderwijs en voor het treffen van energiebeperkende maatregelen in die scholen. Elke gemeente die aan de voorwaarden van de specifieke uitkering voldoet komt in aanmerking voor maximaal het bedrag dat voor die betreffende gemeente is gereserveerd. In de bijlage bij de regeling is vermeld voor welke verbetermaatregelen een aanvraag kan worden ingediend en wat de normkosten hiervoor zijn die voor vergoeding in aanmerking komen. De aanvrage zelf moet voldoen aan artikel 5 van de regeling. Daarnaast is als eis gesteld dat er sprake moet zijn van een cofinanciering van 40 procent van de totale projectkosten, waarbij de gemeente zelf cofinancierder kan zijn dan wel een derde partij, b.v. een schoolbestuur.

Met de bevoegde gezagsorganen van de scholen in de gemeente dient door de gemeente overleg te zijn gevoerd over de aard van en de hoeveelheid projecten. De aanvrage moet mede worden ondertekend door de bevoegde gezagsorganen van de scholen ten behoeve waarvan de gemeente de aanvraag indient.

De projectvoorstellen moeten uiterlijk 31 december 2009 zijn ingediend. Er resteert derhalve een beperkt tijd om in overleg met de scholen te komen tot projectvoorstellen die aan de door het Rijk gestelde eisen voldoen.

3 Tijdelijke regeling stimulering betere dienstverlening aan bedrijven

Een van de instrumenten om de gemeentelijke dienstverlening aan bedrijven te meten en te verbeteren is het zogenaamde'normenkader bedrijven'.

Dit instrument geeft gemeenten een referentiekader en een handreiking om te bepalen of de dienstverlening aan bedrijven goed of excellent is, en wat de verbeterpunten zijn. Daarnaast geeft het normenkader gemeenten inhoudelijk richting bij het invoeren van kwaliteits-

handvesten om de dienstverlening aan ondernemers te verbeteren. Ook is het normenkader een instrument om de dialoog aan te gaan met het lokale bedrijfsleven.

De Tijdelijke regeling stimulering betere dienstverlening aan bedrijven beoogt een nadere impuls te geven aan de implementatie van het 'normenkader bedrijven' bij een groot aantal gemeenten. Er is een budget voor maximaal 200 gemeenten door het Rijk beschikbaar gesteld. De regeling is bedoeld voor gemeenten, stadsdelen of samenwerkingsverbanden (als bedoeld in de Wet gemeenschappelijke regeling). De regeling stimuleert zowel het laten uitvoeren door onafhankelijke adviseurs van een meting als het formuleren en realiseren van verbeteracties die voortkomen uit de resultaten van de meting.

=U ERNST &YOUNG

Deze regeling werkt met vouchers. De vouchers vertegenwoordigen een waarde van 50% van de kosten van een onafhankelijk adviseur, met een maximum van € 5.000 voor het uitvoeren van de meting en het opstellen van een verbeterplan (fase 1 ) en maximaal € 15.000 voor het uitvoeren van verbeteracties uit het verbeterplan (fase 2 ). In totaliteit is maximaal € 15.000 per gemeente beschikbaar. Dus als er in fase 1 al € 5.000 beschikbaar is gesteld is er nog

€ 10.000 over voor fase 2.Een voorwaarde is wel dat u als gemeente eenzelfde bedrag beschikbaar stelt.

De regeling wordt uitgevoerd door SenterNovem ( www.senternovem.nl/normenkader). De aanvraagtermijn van de vouchers loopt tot 1 September 2010.

4 Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen

Deze wet biedt burgers en bedrijven de mogelijkheid om (te) trage besluitvorming van

bestuursorganen tegen te gaan. Bij het verstrijken van de beslistermijn heeft de aanvrager de mogelijkheid om het bestuursorgaan in gebreke te stellen. Dit bestuursorgaan heeft dan nog twee weken de tijd om alsnog een beslissing op de aanvraag te nemen. Gebeurt dit niet dan verbeurt het bestuursorgaan een dwangsom voor iedere dag dat het in gebreke is. De maxi- male dwangsom is € 1.260.

Door de ministerraad is besloten dat deze wet op 1 oktober 2009 in werking treedt.

Tegelijk met deze wet treedt de wet in werking die voorziet in aanpassing van de beslis- termijnen voor bezwaarschriften in de Algemene wet bestuursrecht en voor aanvragen op grond van de Wet openbaarheid van bestuur. De reden hiervan is dat de bestaande beslis- termijnen in de praktijk veelal niet haalbaar bleken te zijn.

Het is dus van belang dat u als gemeente uw processen zodanig heeft ingericht dat gewaar- borgd is dat de voorgeschreven termijnen onder normale omstandigheden kunnen worden gehaald. Daarnaast moet bij de procesinrichting worden voorzien in een adequate afhandeling van de eventueel ontvangen ingebrekestellingen om , door alsnog een beslissing tijdig te nemen , een dwangsom te voorkomen.

5 Nederlandse code voor goed openbaar bestuur

Het kabinet heeft de beginselen voor goed openbaar bestuur vastgelegd in een code, Deze code , welke moet bijdragen aan het vergroten van het vertrouwen van burgers in de overheid, bevat de volgende zeven beginselen:

1 Het bestuur is open en integer en geeft het goede voorbeeld.

2 Het bestuur weet wat er leeft in de maatschappij en laat zien wat het daarmee doet (participatie).

3 Het bestuur zorgt ervoor dat hijzelf en de organisatie zich behoorlijk gedragen in contacten met burgers.

4 Het bestuur maakt de doelen van de organisatie bekend en neemt beslissingen en maatregelen die nodig zijn om de gestelde doelen te halen (doelgerichtheid en doelmatigheid).

I

=U ERNST &YOUNG

Bijlage 1 Gemeente Leiderdorp

5 Het bestuur neemt de beslissingen die het mag nemen (legitimiteit) en die in overeen- stemming zijn met geldende wet- en regelgeving.

6 Het bestuur verbetert de eigen presentaties en die van de organisatie en richt de organi- satie hierop inderend en zelfreinigend vermogen).

7 Het bestuur is bereid zich regelmatig en ruimhartig jegens de omgeving te verant- woorden.

De code komt niet in de plaats van bestaande wetten en regels. Zij bevat ook geen juridische afdwingbare normen. De waarden die aan wet- en regelgeving ten grondslag liggen worden expliciet gemaakt in de code. Het zijn deze gezamenlijke waarden op basis waarvan het openbaar bestuur functioneert. De code nodigt besturen uit tot vertaling van deze waarden naar de eigen situatie en tot het nemen van actie bijvoorbeeld door ervoor te zorgen dat zij zelf de waarden toepassen in hun eigen handelen en dat de beginselen van goed bestuur in de eigen organisatie zijn ingebed.

6 Nederlands nationaal kader voor het tijdelijk verlenen van beperkte steunbedragen

Op grond van dit kader kunnen gemeenten tot en met 31 december 2010 maximaal

€ 500.000 overheidssteun per onderneming verlenen, zonder dat de centrale steunregeling bij de Europese Commissie hoeft te worden aangemeld. Aan de steunverlening onder het nationaal kader zijn een aantal voorwaarden verbonden. De belangrijkste zijn:

De steun is uitsluitend toegestaan voor ondernemingen die als gevolg van de economische crisis in moeilijkheden zijn geraakt. Het nationaal kader is uitsluitend van toepassing op

ondernemingen die voor 1 juli 2008 nog niet in moeilijkheden waren. Ondernemingen die voor steun in aanmerking willen komen zullen dat moeten aantonen. Cumulatie met de minimis- steun is niet toegestaan. Dat betekent dat het maximale steunbedrag per onderneming altijd

€ 500.000 is. Ondernemingen in de visserijsector en ondernemingen die landbouwproducten produceren zijn van het nationaal kader uitgesloten. De maatregel geldt ook niet voor export- steun die binnenlandse producten een voordeel verschaft ten opzicht van ingevoerde

producten.

In voorkomende gevallen is dus op grond van dit nationaal kader in beperkt mate financiele ondersteuning van ondernemingen mogelijk zonder in strijd te handelen met de staatssteun- bepalingen.

7 Uitstel marktwerking educatieonderdeel Participatiebudget

Per 1 januari 2009 is de Wet participatiebudget in werking getreden. In deze wet is vastgelegd dat de oormerking voor educatie per 1 januari 2010 en de bestedingsverplichting van

gemeenten bij Regionale opleidingscentra (roc's ) per 1 januari 2011 komen te vervallen.

Het kabinet heeft op grond van een aantal ontwikkelingen besloten de marktwerking in de educatie tot en met 2012 uit te stellen en de oormerking voor educatie en de bestedings- verplichting bij roc's gelijktijdig te beeindigen.

I l l

=U ERNST&YOUNG

Bijlage 1 Gemeente Leiderdorp

Gemeenten blijven de komende drie jaar verpiicht om het educatiedeel binnen het partici- patiebudget te besteden aan de inkoop van educatietrajecten bij roc's. Dit educatiebudget mag dus niet besteed worden bij andere educatieaanbieders dan een roc. Ook mag het educatie- budget niet gebruikt worden om inburgerings- en reTntegratietrajecten in te kopen bij een roc.

In de Wet participatiebudget wordt geregeld dat het inburgeringsbudget niet voor educatie mag worden ingezet.

Voor de door een gemeente ten aanzien van educatie aangegane contractuele verplichtingen met aanbieders, niet zijnde roc's, die betaald worden uit het participatiebudget, wordt in het wetsvoorstel een uitzonderingsbepaling opgenomen, voor zover het contract voor 15 September is gesloten.

8 Extra middelen schuldhulpverlening 2009

Het kabinet heeft vanwege de economische crisis extra middelen beschikbaar gesteld voor de jaren 2009 tot en met 2011 om ook in economisch zware tijden extra aandacht te kunnen geven aan problematische schuldensituaties. Voor 2009 is totaal € 30 miljoen beschikbaar gesteld, waarvan € 27,5 miljoen in de vorm van een specifieke uitkering naar gemeenten gaat.

Deze middelen zijn geoormerkt, d.w.z. dat deze moeten worden aangewend voor het doel waarvoor zij zijn toegekend. De gemeenten dienen deze gelden te besteden aan maatregelen om een goede dienstverlening te kunnen waarborgen en aan de uitvoering van met name genoemde diensten van schuldhulpverlening. In een Algemene maatregel van bestuur wordt e.e.a. concreet uitgewerkt.

De in 2010 en 2011 niet bestede middelen kunnen worden meegenomen naar het volgende jaar e.g. het eindjaar 2011. De dan nog niet bestede middelen zullen worden teruggevorderd.

mi =U ERNST &YOUNG 21

Bijlage 1 Gemeente Leiderdorp

9 Bundeling van uitkeringen inkomensvoorziening aan gemeenten

Het kabinet is voornemens vanaf 1 januari 2010 de financiele middelen van de inkomens- voorzieningen IOAW, IOAZ, WWIK en de kosten van levensonderhoud voor startende ondernemers uit het Bbz 2004 samen te voegen met het l-deel van de WWB. Een aparte financiering in het kader van de Bbz 2004 blijft bestaan voor kosten van levensonderhoud van gevestigde zelfstandigen en voor bedrijfskapitaal. De financiele middelen ter voorbereiding op een zelfstandig bestaan als startend ondernemer en ter begeleiding van startende onder- nemers uit het Bbz 2004 worden toegevoegd aan het participatiebudget.

Voor de nieuwe geldstroom is volledige budgetfinanciering van toepassing en gemeenten behoeven zich niet aan het Rijk te verantwoorden over de rechtmatige besteding van het samengevoegde budget voor de inkomensvoorzieningen. Wei zullen gemeenten jaarlijks op basis van de systematiek van SiSa informatie moeten verschaffen over relevante realisatie- gegevens.

De bundeling van de financiele middelen van genoemde inkomensregelingen brengen geen veranderingen teweeg in de rechten en plichten van de uitkeringsgerechtigden. IOAW, IOAZ, WWIK en Bbz 2004 blijven als afzonderlijke regelingen bestaan.

De bepaling van het budget per gemeente vindt plaats met behulp van het objectief verdeel- model voor de kosten van algemene bijstand op grond van de WWB, uitkeringen op grond van de IOAW en IOAZ en de kosten van levensonderhoud voor startende ondernemers. Het WWIK- budget wordt binnen het gebundelde l-deel apart geraamd en vervolgens verdeeld op grond van historische uitgaven.

Gevolg van genoemde financieringswijze is dat gemeenten volledig de financiele verantwoor- delijkheid voor de uitvoering van deze inkomensvoorzieningen dragen. Dit betekent dat een overschot op het gebundelde l-deel vrij besteedbaar is en dat tekorten door gemeenten dienen te worden aangevuld uit eigen middelen. Indien het tekort groter is dan 10 % kunnen

gemeenten onder voorwaarden in aanmerking komen voor een aanvullende uitkering.

10 Verlaging reserveringsregeling 2009 Participatiebudget van 60% naar 25%

Ter dekking van de ombuigingen op de reintegrate heeft het kabinet onder meer besloten tot aanpassing van de reserveringsregeling 2009 van het Participatiebudget (zogenaamde

meeneemregeling). De beoogde wijziging houdt in dat het reserveringspercentage in 2009 van 60% wordt verlaagd naar 25%. Een belangrijk aandachtspunt hierbij is dat de gemeente Leiden in de afgelopen jaren enorme overschotten op het WWB werkdeel heeft gerealiseerd hetgeen ook heeft geresulteerd in terugbetalingen. De gemeente Leiden is naar aanleiding hiervan in 2008 actief gestart met de ontwikkeling van projecten in het kader van het in eigen beheer uitvoeren van rei'ntegratieactiviteiten welke vanuit het WWB-werkdeel dienen te worden gefinancierd. In 2009 is dit voorgezet en wordt door de gemeente gezocht naar andere alternatieven van optimale benutting van de overschotten op het WWB werkdeel, teneinde de terugbetaling van de overschotten tot een minimum te beperken. Ernst & Young wordt vanuit de gemeente Leiden vooraf nauw betrokken bij de beoordeling van de rechtmatige besteding van dergelijke nieuwe projecten en initiatieven vanuit WWB-werkdeel.

=U ERNST &YOUNG 22

Bijlage 1 Gemeente Leiderdorp

Bij de realisatie van de optimale benutting door middel van rei'ntegratie in eigen beheer, wijzen wij u op de administratieve vereisten waaraan dient te worden voldaan voor de financiering van dergelijke activiteiten vanuit het WWB-werkdeel.

De administratieve vereisten zijn als volgt:

Er dient een goede registratie te zijn van de werkzaamheden welke de consulent uitvoert, welke activiteiten, voor welke client en de tijdsduur per activiteit -> sluitende urenregistratie al dan niet geaccordeerd door teamcoordinator of afdelingshoofd.

Er dienen aanknopingspunten te zijn aan de hand waarvan (achteraf) kan worden vastgesteld dat er daadwerkelijk reTntegratietaken zijn uitgevoerd. Dit kan bijvoorbeeld een voortgangsverslag of een andere rapportage in het clientendossier zijn, met een beschrijving van de uitgevoerde werkzaamheden en de tijdsbesteding hieraan per activiteit.

- De client dient te voldoen aan de doelgroepvereisten.

Verder willen wij u wijzen op het onderscheid in wettelijke taken en niet-wettelijke taken binnen de remtegratievoorziening, hetgeen van invloed is op de declaratie onder het WWB- werkdeel. Het onderscheid tussen kosten in het kader van de wettelijke taak dan wel niet wettelijke taak is wel eens onduidelijk en grijs. Door Stimulanz is een notitie geschreven, waarbij per kostensoort is aangegeven of dit onder de wettelijke taak (niet declarabel) of onder de niet wettelijk taak (declarabel) is te schakeren. Wij bevelen u aan hiervan kennis te nemen bij de bepaling van de declaratie van re'fntegratieactiviteiten in eigen beheer onder het WWB-werkdeel. Uiteraard zijn wij bereid hierin met u mee te denken.