Welkom bij de nieuwsbrief over ons nieuwe Gemeentehuis. Wekelijks willen we je op een korte bondige manier informeren over bijvoorbeeld de voortgang van het project of diverse onderwerpen die met het werken in ons nieuwe gemeentehuis te maken hebben. De artikelen zullen geschreven worden door allen die betrokken zijn bij het project. Heb je vragen of opmerking over het project of als je zelf een keer een kort artikel wilt plaatsen, mail dan naar:
nieuwegemeentehuis@leiderdorp.nl
Blik naar de toekomst
door Suzanne van Noorloos
Na de zomervakantie gaat het hard… als alles meezit zijn we in december al druk aan het verhuizen. Nog niet iedereen heeft onze nieuwe werkplek al van binnen kunnen bekijken. Daarom kreeg iedereen afgelopen donderdagmiddag de gelegenheid een kijkje te nemen in de toekomst.
We praten natuurlijk al lang over het nieuwe gemeentehuis en de nieuwe manier van werken. Maar ‘het nieuwe werken’ is niet iets van de laatste tijd, dit doen we eigenlijk al veel langer. Geleidelijk aan maken we steeds meer gebruik van de mogelijkheden van nieuwe media en netwerken. Denk bijvoorbeeld aan het opbouwen van een digitaal archief en het gebruik van internet, e-mail en sinds kort ook Yammer bij ons dagelijks werk. Daarnaast zijn er al medewerkers die soms vanuit huis werken als het werk dit toelaat. Deze ontwikkelingen maken ons werk steeds meer plaatsonafhankelijk en vragen dus ook om een flexibele werkomgeving.
Afgelopen donderdag hebben ongeveer 50 medewerkers alvast een kijkje genomen in de ‘toekomst’, de toekomst van een gemeentelijke
organisatie die vooral gekenmerkt is door transparantie, flexibiliteit, en voorzien is van de laatste technieken op het gebied van duurzaamheid.
De foto’s zijn te vinden op de o-schijf: O:\Foto's\Nieuwe gemeentehuis\Foto_rondleiding_gemeentehuis Meer informatie over het gemeentehuis kunnen jullie vinden op www.leiderdorp.nl/gemeentehuis Kon je er niet bij zijn?
Donderdag 18 augustus tussen 16.00 uur en 17.00 uur is er een nieuwe gelegenheid om een kijkje te nemen ons nieuwe gemeentehuis.
Gemeentehuis Leiderdorp
Nieuwsbrief
Nummer 15, 14 juli 2011
Zaakgericht werken: digitale documenten
door Erik Kuin
Sinds afgelopen maandag werken we met een nieuwere versie van Corsa. Hierdoor kunnen we na de zomer verder gaan met het inrichten van Corsa als digitaal archief voor de documenten met een wettelijk karakter. Uit onze cijfers blijkt dat we steeds meer registreren, met name het aantal e-mails is met ruim 100% toegenomen ten opzichte van 2010. Daarmee maken we een goede slag naar het zaakgericht en dus digitaal werken.
In onderstaande grafiek zijn de registraties in Corsa te zien. Voor 2011 is gewerkt met gegevens van het 1e 6 maanden en deze zijn geëxtrapoleerd voor 12 maanden. In deze cijfers zijn niet opgenomen de brieven vanuit de WOZ en WMO.
Uit een benchmarkonderzoek blijkt dat we redelijk gelijk oplopen met gemeenten in een vergelijkbare grootteklasse.
geregistreerde documenten in Corsa
8.272 3.081 624 7 11.984 11.868
8.387 3.740 1.191 32 13.350 15.375
8.028 3.859 1.945 2.068 15.900
9.242 3.790 2.496 4.482 20.010
0 5.000 10.000 15.000 20.000 25.000
ingekomenpost uitgaandepost internedocumenten e-mail Totaal Benchmark
2008 2009 2010
2011 prognose
Wat kan jij doen om een volgende stap in het zaakgericht werken te zetten?
Koppel documenten zoveel mogelijk onderling die met één zaak te maken hebben. Een voorbeeld daarvan is een in- en uitgaande brief. De uitgaande brief koppel je aan het documentnummer van de ingaande brief. Zie ook de onderstaande schermafdruk.
