Sponsor Beleid 2014 - …….:
Inleiding:
Anno 2014 zit MHCD zonder sponsorcommissie. Dit volgt uit een bewuste actie vanuit het bestuur om de deur met het oude beleid dicht te doen. Deze actie had als doel om ruimte te scheppen voor nieuwe mogelijkheden en een frisse aanpak op basis van een nieuw op te zetten beleid. Hiervoor is in eerste aanleg, door het bestuur, met een aantal leden overlegd om te bekijken wat leeft en waar behoefte aan is. Daarna is overleg gevoerd met de leden, die als eerste zitting willen nemen in de nieuwe sponsorcommissie. Als resultante van dit overleg is dit steigerplan gecomponeerd, welke als eerste basis dient voor een nieuw sponsorplan en beleid. Dit uiteindelijk nieuwe beleid zal in 2014 verder worden uitgerold en worden vorm gegeven. Belangrijk credo is: “Niet lullen maar poetsen”.
De nieuwe sponsorcommissie zal direct onder de voorzitter gaan functioneren en hem rapporteren.
Basis:
Wat is nodig om tot een goede opzet van dit beleid te komen?
• Welk team gaat vorm geven aan de uitvoering en welke taken drie eenheid zijn noodzakelijk per discipline? In dit team willen we 4 disciplines herkennen:
1) Kartrekker/Voorzitter.
2) After sales en administratie.
3) Communicatie.
4) Events.
• Er dient een nulmeting te komen om te weten waar we staan?
• Er dient een plan gemaakt te worden om erachter te komen hoe groot de potentie is welke we binnen de club hebben?
• We dienen in overleg met het bestuur een gamma aan producten samen te stellen.
• We dienen het vorige sponsorbeleid te reviewen (niet het wiel opnieuw uitvinden), het goede behouden en het mindere verbeteren.
• Er is een duidelijk actieplan nodig, met tijdslijn en afspraken per discipline.
Aandachtsgebieden:
De afgelopen jaren heeft MHCD geworsteld met het goed van de grond krijgen van een sponsor beleid, welke kon zorgdragen voor een stabiel inkomen. Diverse plannen zijn ontwikkeld en diverse richtingen zijn gekozen. Hieruit is een grote gemene deler te destilleren, welke o.a. de basis kan vormen voor de nieuwe opzet. De basis bestanddelen hiervoor kunnen als volgt worden vertaald in 5 concrete punten:
1) Persoonlijk contact met de voorzitter (sponsor wil belangrijk gevonden worden).
2) Er moet 1 kartrekker zijn (= het gezicht van sponsorcommissie), niet meerdere (te veel kans op Zwarte Pietenspel), deze is tevens ook de fondsenwerver (acquisiteur).
3) Het aangeboden programma dient laagdrempelig te zijn voor de ouder die het kind als lid extra wil steunen, maar ook een professioneel antwoord te bieden op de ondernemers die
sponsoring onderdeel maken van hun bedrijfsvoering (geen keurslijf constructies).
4) Er dient gezorgd te worden voor kans op onderling netwerken en/of binding met de club (om te voldoen aan de gedachte: “What’s in it for me?”). Daarnaast dienen we “in gesprek” te blijven met de sponsors.
5) Degelijke administratie, strak debiteuren beleid, en aftersales.
Sponsorplan:
Teneinde een goede leidraad te hebben voor de uitvoering van het sponsorbeleid, is het gewenst om een sponsorplan te ontwikkelen. Aangezien we niet het wiel opnieuw willen uitvinden, leunen we voor een groot gedeelte op de reeds bestaande en gemaakte plannen en hebben we rondgekeken hoe e.e.a. bij ander hockey clubs wordt beetgepakt. Hieruit hebben wen een plan gesmeed wat zijn kracht zal ontlenen uit de eenvoud daarvan. Hetgeen feitelijk ook al weergegeven is bij de
aandachtsgebieden. Als onder deel van dit sponsor plan zullen de volgende pijlers nader uit gelegd worden. De pijlers van het sponsor plan zijn:
1) Sponsorvormen.
2) De sponsorproposities.
3) De sponsor commissie (organisatie).
4) De normen.
5) Het sponsor reglement.
6) Het sponsor contract.
7) De sponsor brochure.
8) Events.
9) Het budget.
De Sponsorvormen:
Aangezien we een laagdrempelig programma willen bieden, bieden we in de meeste gevallen ook de mogelijkheid om per jaar te sponsoren. Binnen MHCD herkennen we de volgende vormen qua sponsoring:
Hoofdsponsoring:
• Dit betreft grote kleding/materiaal sponsoring in natura > Euro 3.250,00
• Dit betreft sponsoring H1 of D1, met jaarlijks financiële bijdrage Euro 2.500,00 en het betalen van de sportuitrusting (n.o.t.k.) welke maximaal 3 jaar gebruikt zal worden. Daarnaast per contract periode de aanmaakkosten voor PR-werk.
• Sportuitrusting dient aangeschaft te worden bij leverancier opgegeven door MHCD.
• Hiervoor naamsvermelding op de sportuitrusting, gratis reclamebord (enkelzijdig), gratis vermelding op het clubhuis, gratis vermelding op website en MHCD app, en gratis vermelding op briefpapier (hard copy en digitaal) MHCD.
Veld sponsoring:
• Dit betreft veld sponsoring voor een periode van 3 of 5 jaar. Bij betaling meerdere jaren tegelijkertijd geld een korting.
• Veld 1 (hoofdveld = Euro 3.250,00/jaar), veld 2 (Lipsstraat = Euro 2.500,00/jaar) en veld 3 (Chrysantenstraat = Euro 1,250.00/jaar). Kosten veld logo Euro 500,00 (indien nog van toepassing). Daarnaast per contract periode de aanmaakkosten voor PR-werk.
• Hiervoor logo verwerkt in bord bij het veld bij de ingang, gratis reclamebord (enkelzijdig), gratis vermelding op het clubhuis, gratis vermelding op website en MHCD app, en gratis vermelding op briefpapier (hard copy en digitaal) MHCD.
Facility sponsoring:
• Dit betreft sponsoring van onze faciliteiten, zoals: clubhuis (euro 1.500,00 of 2.500,00/jaar), kleedkamer/dug-out (euro 250,00/jaar)/jaar). Daarnaast per contract periode de
aanmaakkosten voor PR-werk.
• Alles is te sponsoren voor 1 jaar of voor 3 jaar. Bij betaling meerdere jaren in een keer geldt een korting.
• Hiervoor naamsvermelding op de faciliteit die men sponsort en gratis vermelding op website en MHCD app, en bij clubhuis sponsoring ook een gratis vermelding op briefpapier (hard copy en digitaal) MHCD, alsmede gratis vermelding op het clubhuis.
Bord sponsoring:
• Dit betreft reclamebord sponsoring van enkelzijdig (aanmaak euro 215,00/contract periode alleen bord + sticker en huur euro 275,00/jaar) of dubbelzijdige borden (aanmaak euro 295,00/contract periode alleen bord +sticker en huur 300,00/jaar). Ten behoeve van behoud wordt nagedacht over aluminium profiel aan bovenzijde (richtprijs euro 25,00/contract periode) en apart bestickeren (richtprijs euro 115,00/contract periode). Ook komen t.z.t mogelijkheden voor gaasdoek klein (aanmaak enkel euro 100,00/contract periode
(dubbel=2x enkel) en huur euro 275,00 jaar enkelzijdig en euro 300,00 dubbelzijdig ) of grote gaasdoken (aanmaak enkel euro 200,00/contract periode (dubbel=2x enkel) en huur euro 750,00/jaar. De afmeting van de borden zijn circa 3 meter lang en circa 750 mm hoog (maten kunnen afwijken, afhankelijk van het type veld en geometrie afrastering) en worden
vervaardigd uit 9 mm betonmultiplex, welke daarna wordt voorzien van een full colour print op buitenkwaliteit vinyl. Gaasdoek klein heeft een afmeting van circa 2,5 meter en hoog 800 mm met bevestiging, gaasdoek groot heeft een afmeting van 5 x 1,5 meter met bevestiging.
• Alleen sponsoring voor 3 jaar. Bij betaling meerdere jaren in een keer geldt een korting.
• Naast aanmaak kosten zijn ook kosten (per contract periode) verschuldigd voor het PR-werk.
Dit dient in overleg met de borden leverancier, waar MHCD afspraken mee heeft, te worden aangeleverd in het juiste formaat.
• Hiervoor naamsvermelding op de faciliteit die men sponsort en sterk gereduceerd tarief voor vermelding op website en MHCD app.
Score bord sponsoring (indien van toepassing):
• Dit betreft naam en/of logo sponsoring van enkelzijdig formaat op het score bord tegen Euro 150,00/jaar. Bij betaling De afmeting van uiting wordt in overleg bepaald (circa 500 x 500 mm) en wordt vervaardigd op 9 mm betonmultiplex, welke daarna wordt voorzien van een full colour print op buitenkwaliteit vinyl.
• Alleen sponsoring voor 3 jaar. Bij betaling meerdere jaren in een keer geldt een korting.
• Naast jaarlijkse huur zijn ook aanmaakkosten (Euro 150,00 per contract periode)
verschuldigd voor het PR-werk. Dit dient in overleg met de borden leverancier, waar MHCD afspraken mee heeft, te worden aangeleverd in het juiste formaat.
• Hiervoor naamsvermelding op de faciliteit die men sponsort en sterk gereduceerd tarief voor vermelding op website en MHCD app.
Team (selectie team) sponsoring:
• Dit betreft sponsoring van een van de selectie teams, H2 of D2 of een van de eerste lijn jeugd (A/B/C/D) teams, met jaarlijks financiële bijdrage van Euro 150,00 en het betalen van de sportuitrusting (n.o.t.k.) welke maximaal 3 jaar gebruikt zal worden. Daarnaast per contract periode de aanmaakkosten voor PR-werk.
• Sportuitrusting dient aangeschaft te worden bij leverancier opgegeven door MHCD.
• Hiervoor naamsvermelding op de sportuitrusting.
Team (niet selectie team) sponsoring:
• Dit betreft sponsoring van een van de niet selectie teams, met een jaarlijks financiële bijdrage van Euro 125,00 en het betalen van de sportuitrusting (n.o.t.k.) welke maximaal 3 jaar gebruikt zal worden. Daarnaast per contract periode de aanmaakkosten voor PR-werk.
• Sportuitrusting dient aangeschaft te worden bij leverancier opgegeven door MHCD.
• Hiervoor naamsvermelding op de sportuitrusting.
Win-Win pakket:
• Dit betreft een pakket waarin via Narrow-Casting exposure mogelijkheden worden geboden om acties en advertenties te plaatsen. Kosten euro 150,00/jaar. Hierbij hoort ook sponsor ondersteuning via Sponsor Visie.
Gesponsorde hockey uitrusting (kleding en materiaal:
• De gesponsorde uitrusting blijft gedurende het contract onder beheer van MHCD en komt in eigendom van MHCD na einde contract (op welke vorm dan ook).
Overige mogelijke vormen (indien van toepassing):
• Dit betreft sponsoring van:
o Bierviltjes, Euro 500,00 per seizoen dubbelzijdig bij 5.000 stuks (2-jarig contract).
o Bierviltjes, Euro 750,00 per seizoen dubbelzijdig bij 7.500 stuks (2-jairg contract).
o Materiaal sponsoring in natura, contract waarde in overleg.
o Club van honderd.
o Donateur schap, bedrag in overleg.
o Vermelding op website en MHCD app.
• Naast jaarlijkse huur zullen ook per contract periode de aanmaakkosten voor PR-werk dienen worden betaald. Deze zijn:
o Bierviltjes, Euro 75,00 per seizoen dubbelzijdig per contract.
o Vermelding op website en MHCD app, zijn voor de hockeyclub.
• In geval van sponsoring in natura op de objecten (n.o.t.k.). Hiervoor naamsvermelding op het object dat men sponsort en een gratis vermelding bord clubhuis.
Tarieven/Flyer:
• Het is aan MHCD om de genoemde tarieven aan te passen indien de omstandigheden hierom vragen. Van het totaal overzicht zal een brochure in Flyer vorm worden gemaakt.
Sponsor proposities:
Om snel een helder en duidelijk overzicht te krijgen, is een menu lijst gemaakt waarin alle
prijzen/mogelijkheden zijn vernoemd. Bij het afsluiten van een overeenkomst kan op eenvoudige wijze worden aangevinkt welke sponsoring + geld bedrag wordt afgesproken. Dit totaal bedrag wordt opgenomen in het sponsor contract. Als bijlage is het overzicht sponsor proposities toegevoegd.
Club van “Honderd”:
Het is ons idee om de jaarlijkse inkomsten uit deze club, aan te wenden aan vooraf te selecteren doelen. Het bestuur stelt de doelen voor, door stemming onder de leden wordt de keuze bepaald.
De werving en registratie hiervan ligt in handen van de penningmeester.
De Sponsor Commissie (de organisatie):
Gebaseerd op de eerder genoemde disciplines, zijn de volgende taak drie-eenheden te formuleren:
• Kartrekker (voorzitter):
o Taak: Werven en aanbrengen nieuwe sponsors (grote sponsoren eventueel samen met de voorzitter), alsmede consolidatie van huidige sponsors om daardoor het afgesproken budget te realiseren. Samenstelling van een ondersteunend team ten behoeve van de acquisitie van sponsors.
o Verantwoordelijkheden: Verzorgen van persoonlijke contacten met de sponsors (al dan niet samen met de voorzitter) en opzetten van een programma aan
sponsorproducten welke past binnen het sponsorbeleid en welke geaccordeerd is door het bestuur.
o Bevoegdheden: Bevoegd tot het afsluiten van alle sponsorcontracten conform het programma aan producten wat MHCD te bieden heeft.
• After sales en administratie:
o Taak: Verzorgen van financiële administratie (contracten en debiteuren beleid), verzorgen van plaatsing reclameborden in samenwerking met de faciliteiten die MHCD tot haar beschikking heeft. Beheer sponsorkleding indien eigendom MHCD.
Organiseren en verslaan van periodieke sponsorvergaderingen (min 1x per maand gedurende het seizoen).
o Verantwoordelijkheden: Tijdige verzorging contracten + innen/manen betalingen voortvloeiend uit de afgesloten contracten, supervisie onderhoud reclameborden (geen uitvoering onderhoud = materiaal commissie) en indien van toepassing inname en tijdelijke opslag sponsorkleding (in clubhuis). Rapportage aan bestuur van de administratie in ruimste zin van het woord.
o Bevoegdheden: Toegang tot Lisa, aansturen materiaalcommissie voor wat betreft plaatsen borden en toegang tot locatie voor mogelijke opslag sponsorkleding.
• Sponsor relations en Communicatie:
o Taak: Verzorgen van communicatie met de sponsors om daarmee de betrokkenheid met MHCD te waarborgen, alsmede de sponsors tijdig informeren/uitnodigen inzake de evenementen die worden georganiseerd en ondersteunen bij het gebruik van het sponsorportaal. Uitvoering artwork reclameborden en sponsorkleding in
samenwerking met Vermeulen (borden) en Sportwereld (kleding), alsmede uitreiking kleding aan teams.
o Verantwoordelijkheden: Uitvoeren klankbordfunctie voor bestaande sponsors, het tijdig informeren van de sponsors inzake de activiteiten die binnen MHCD
plaatsvinden en door de sponsorcommissie worden georganiseerd. Zorgen voor PR rondom uitreiking sponsorkleding.
o Bevoegdheden: Toegang tot Lisa en Sponsorportaal. Inkoop/uitvoering Art Work reclame borden/sponsorkleding (indien dit via MHCD dient te worden verzorgd).
• Events organisatie:
o Taak: Organiseren van de noodzakelijke events ter ondersteuning van het
sponsorbeleid om de sponsors te binden en te entertainen, zowel binnen als buiten het clubhuis van MHCD conform de plannen in het sponsorplan.
o Verantwoordelijkheden: Goede realisatie van minimaal 4 evenementen per seizoen en acteren als gastheer gedurende deze events.
o Bevoegdheden: Bevoegd tot het afsluiten van alle contracten die noodzakelijk zijn voor het kunnen realiseren van de te organiseren events, binnen het beschikbare budget.
• Uitbreiding:
o Afhankelijk van de werk belasting staat het de commissie vrij om meerdere leden toe te voegen aan de commissie en taken te herverdelen.
Om te zorgen dat voldoende continuïteit gewaarborgd is, geldt in principe een rooster van aftreden per 2 jaar. Dit maakt het makkelijker om nog een periode door te gaan omdat de horizon korter is.
De normen:
De sponsor commissie accepteert sponsoren mits deze voldoen aan de volgende criteria:
• Reclame van gerenommeerde, bonafide ondernemingen;
• Reclame niet strijdig met goede zeden en gewoonte;
• Reclame passend in de sfeer van een sportvereniging, en een positief image bevorderend;
• Reclame welke geen bezwaar oplevert van de overheid.
Ter verduidelijking van deze normen is tevens een sponsor reglement opgesteld, waarin tevens algemene en KNHB spelregels zijn omschreven.
Het sponsor reglement:
Om mogelijk misverstanden op voorhand uit te sluiten is een sponsor reglement op gesteld wat vooraf aan de sponsoren afgegeven kan worden. Hierin staan en kort en bondig de spelregels omschreven. Dit kan samen met de lijst sponsor proposities dienen als een eerste informatie overdracht naar potentiële sponsoren.
Het sponsor contract:
Op het moment dat sprake wordt van een sponsor overeenkomst kan gebruik gemaakt worden van het bestaande sponsor contract.
Het sponsor contract is zo uniform mogelijk op gesteld. Hierdoor is het mogelijk om voor alle sponsoren dezelfde contracten te maken. Net zo als bij de sponsor proposities, wordt gebruikt gemaakt van een invul methodiek. Hierdoor kan eenvoudig en snel het contract worden opgemaakt naar wens van de toekomstige sponsor. Tevens is alle informatie reeds voorzien, zodat niets over het hoofd kan worden gezien. Als bijlage is het sponsor contract toegevoegd.
De sponsor brochure:
Indertijd is een sponsorbrochure ontwikkeld om het gehele sponsor werk nog meer illustratief kracht bij te zetten. Deze brochure is nog steeds digitaal beschikbaar. Vanuit kosten overweging en gelet op het steeds digitaler communiceren, is besloten om geen herdruk te maken maar alleen gebruik te maken van deze digitale versie. Wel bevelen we aan de digitale versie te laten updaten en deze daarmee in lijn de brengen met de situatie zoals deze per 2014 is en in evenwicht met het beleid zoals in dit plan wordt weergegeven. Zie ook eerdere opmerking bij tarieven en flyer.
Events:
Binden en verbinden wordt ook een centraal thema en pijler van de nieuwe opzet. Hierbij wordt gedacht aan 4 events per jaar, die een actief deel hebben en een ontspanningsdeel. Deze events dienen een dusdanig aantrekkelijk event te worden, zodat de sponsors er steeds naar uitkijken om weer het volgende event te gaan bezoeken.
Ook dient het een beetje een VIP gehalte te krijgen, zodat de sponsoren zich bijzonder voelen. Hierbij dient een onderscheid te worden gemaakt tussen activiteiten voor de sponsor die alleen wil genieten en betalen (entertainen) en de sponsor die ook wat uit zijn sponsorschap wil halen en/of ook
betrokken wil zijn bij MHCD (ROI gedachte).
Voor de eerste groep sponsoren kan worden gemikt op een event in Q2 en Q4 , welke gratis is voor de sponsor en waarbij ze per keer een (nog niet sponsor) introducee mee mogen nemen naast hun partner. Op zo’n avond dient het clubhuis exclusief voor de sponsorcommissie te zijn, dus geen andere activiteiten. Voor de tweede groep sponsoren kan worden gemikt op een event in het clubhuis in Q1 en Q3. Dit is wederom gratis voor de sponsor en waarbij ze per keer een (nog niet sponsor) introducee mee mogen nemen naast hun partner. Op zo’n avond dient het clubhuis exclusief voor de sponsorcommissie te zijn, dus geen andere activiteiten.
Het Budget:
De laatste jaren zweven de inkomsten qua sponsoring zo rond de Euro 20.000,00. Dit is een mooi bedrag maar te weinig substantieel om MHCD werkelijk een impuls te geven richting de toekomst.
Het streven van deze nieuwe opzet is om de inkomsten te laten doorgroeien naar > Euro 30,000.00.
Dit lijkt een ambitieus streven, echter een eerste onderzoek heeft geleerd dat onder de leden (en hun ouders) nog diverse grijze gebieden zijn. Door een gedegen desk research te houden, is het mogelijk om de leden en haar ouders in kaart te brengen. Hieruit kan dan een potentie analyse worden ontwikkeld om vast te stellen waar nog sponsor geld te realiseren is.
De Sponsor Commissie - Mei 2014 (update september 2015)
