Philip ten Cate 56
Bijlage 1 Overige karakteristieken van een innovatie
Karakteristiek 4 Triability
De mate waarin met een innovatie gedurende een korte tijd mag worden geëxperimenteerd.
Potentiële klanten kunnen Signifile een maand uitproberen, waarna ze de beslissing moeten nemen over te gaan tot aanschaf of niet. Voor Signifile is dit aspect zeer belangrijk, want met dit product is het vaak ‘seeing is believing’ en helemaal ‘trying is believing’.
Karakteristiek 5 Observability
De mate waarin de resultaten van het werken met een DMS zichtbaar zijn voor anderen.
Één van de problemen bij de marketing van het product is dat het probleem dat het oplost vaak latent aanwezig is binnen bedrijven. Het is geen noodzaak en de aanschaf van een DMS heeft bij de meeste bedrijven minimale prioriteit. Het resultaat van de invoering van een documentmanagement systeem is bij de meeste bedrijven zeer moeilijk te bepalen. Signifile heeft dit daarom meetbaar gemaakt:
Bereken uw rendementstoename:
Aan klant door te berekenen uurtarief per kenniswerker
Het uurtarief dat aan de klant wordt (door)berekend voor het werk verricht door de
kenniswerker Euro
Declarabele uren per kenniswerker per dag
Het aantal aan de klant (door) te berekenen uren per kenniswerker per dag uren Percentage van declarabele uren die kenniswerker aan vakinhoudelijk werk besteedt
Het percentage van het totaal aantal uren dat een kenniswerker besteedt aan het
daadwerkelijk analyseren en verwerken van informatie. procent
Herbruikbare kennis t.o.v. totale kennisproductie
Het gedeelte van de binnen het bedrijf in documentvorm opgeslagen kennis dat geschikt
is voor hergebruik ten opzichte van de totaal in documenten opgeslagen kennis procent Zoektijd in Windows per kenniswerker per dag
De tijd die een kenniswerker dagelijks bezig is te navigeren door de Windows
mappenstructuur op zoek naar documenten. uren
Verwerkingstijd bij hergebruik t.o.v. opnieuw produceren
De tijd die nodig is om de bestaande, herbruikbare kennis aan of toe te passen, uitgedrukt in een percentage van de tijd die nodig is om deze kennis opnieuw te produceren of samen te stellen.
procent
Aantal kenniswerkers
Het aantal kenniswerkers in fulltime equivalent werkzaam.. personen Bereken >>>
Definitie kenniswerker: Met kenniswerker wordt een medewerker bedoeld die belast is met het toepassen van (al dan niet) aanwezige kennis op specifieke problemen zoals het doen van offertes en het geven van advies of het schrijven van rapporten. Bij deze berekening wordt uitgegaan van een kenniswerker met een vast aan de klant door te berekenen uurloon1.
Voor de overheidsorganen binnen de sector Algemene dienstverlening gaat dit karakteristiek niet meer op per 1 juli 2005. Dan wordt er namelijk een richtlijn van
1 http://www.signifile.nl/frames.htm
Philip ten Cate 57 kracht waarin ieder overheidsorgaan verplicht wordt een DMS geïmplementeerd te hebben voor het hergebruik van overheidsdocumentatie. Het betreft hier een aanpassing in de Wet openbaarheid van Bestuur2. Het doel van deze richtlijn is de barrières te verlagen en de kloof te dichten tussen bedrijven in Europa en hun tegenhangers in de VS. Hier heeft namelijk één regeling bijgedragen tot het ontstaan van een markt die enkele malen groter is dan in de EU. “Een betere exploitatie van overheidsinformatie zal leiden tot meer bedrijvigheid en meer werkgelegenheid in de Europese industrie voor digitale inhoud, die vooral kleine en middelgrote bedrijven omvat. Ook de burger zal hiervan profiteren, omdat een reeks informatieproducten met toegevoegde waarde beschikbaar komt, die de overheidssector zelf niet kan leveren”3.
2 http://wetten.overheid.nl/
3 dhr. Liikanen, commissielid voor informatiemaatschappij
http://europa.eu.int/rapid/pressReleasesAction.do?reference=IP/02/768&format=HT ML&aged=0&language=nl&guiLanguage=en
Philip ten Cate 58
Bijlage 2 Vragenlijst documentmanagement
1. Hoeveel medewerkers telt het bedrijf precies? Hoeveel hiervan gebruiken een pc die op het netwerk is aangesloten?
2. Hoe lang bestaat het bedrijf?
3. Met wat voor processen heeft uw bedrijf te maken? Kunt u voorbeelden noemen?
4. Met welk soort documenten werkt uw bedrijf zoal?
5. Wordt documentatie ook tussen medewerkers onderling uitgewisseld? En met andere bedrijven/vestigingen? Hoe vaak?
6. Op welke manier worden officedocumenten op dit moment opgeslagen en teruggevonden? Welke software wordt hierbij gebruikt?
7. Maakt het bedrijf gebruik van de mogelijkheid om relevante informatie die eerder aangemaakt is, opnieuw te gebruiken?
8. Is het bedrijf op zoek naar een systeem voor documentair beheer? (als het bedrijf al werkt met een DMS, ga dan door naar vraag 1 van de DMS vragen)?
a. Nee -> Heeft u plannen om op termijn een systeem te gaan zoeken? Wanneer?
b. Ja -> Wat waren de redenen die hebben geleid tot het zoeken naar een systeem en hoeveel tijd denkt u nodig te hebben om tot een aanschaf over te gaan?
DMU (Decission Making Unit)
9. Waar wordt naar informatie gezocht voor software? (internet, relaties, concurrentie, beurzen, vakbladen, experts, automatiseerders)
10. Welke selectiecriteria worden er gehanteerd bij de aanschaf van software
systemen? (vertrouwen in een goede oplossing, service, omvang van het bedrijf, referenties, klantgerichtheid, prijs/kwaliteitsverhouding, prijs)
11. Wie zijn degenen die over de aankoop beslissen of meedenken?
12. Welke kosten zijn met de aanschaf van een dergelijk pakket gemoeid?
History aanschaf en evaluatie aanbieders
13. Hoeveel aanbieders worden meestal geëvalueerd bij een softwareaankoop? Op welke manier?
14. Hoe is de implementatie van software in het verleden afgehandeld? Was dit naar tevredenheid? Zijn er dingen die u graag anders had willen zien gebeuren?
Philip ten Cate 59 Documentmanagement systeem vragen:
1. Wat voor software wordt gebruikt voor Documentmanagement?
2. Wie werken met het programma? (Aantal? Functie?) 3. Hoe lang wordt er al met dit systeem gewerkt?
4. Heeft er een evaluatie plaatsgevonden? Wat bevalt/ wat niet aan het systeem?
Welke functionaliteiten missen er volgens u in het programma?
5. Zijn er andere pakketten die gebruikt worden voor het beheren van documenten van speciale programma’s (bijv. Autocad)?
6. Heeft u koppelingen met andere pakketten binnen uw bedrijf (bijv. ERP)? welke?
7. Zijn er koppelingen tussen het DMS en het Office-pakket?
8. Welke functionaliteiten van het programma worden amper gebruikt?
Het bewerken van documenten
9. Welke soorten documenten kunnen gevonden worden met het pakket (bijv. e-mail, PPT, CAD-documenten)?
10. Wat is de werkwijze op dit moment voor het aanmaken van een document? Begint men in Word of in het DMS zelf?
11. Zijn er algemene richtlijnen in het bedrijf aanwezig voor het opslaan van documenten?
12. Werkt het programma ook met standaard sjablonen?
13. Gebruiken de medewerkers altijd het programma om een document te registreren?
14. Ondersteunt het pakket de huidige regelgeving met betrekking tot de archiefwet?
Aanschaf
15. Is er voor de aanschaf een inventarisatie gemaakt van de benodigde functionaliteiten?
16. Waar heeft u informatie gezocht over de verschillende softwarepakketten of aanbieders?
17. Hoeveel aanbieders/pakketten heeft u geëvalueerd? Welke maatstaven zijn hiervoor gehanteerd?
18. Welke redenen zijn er geweest voor de aanschaf van een pakket?
Philip ten Cate 60 Functionaliteiten
19. Is er mogelijkheid tot rechtenbeheer aanwezig in het programma? Maakt u hier ook gebruik van? Is er sprake van versiebeheer binnen dit pakket?
20. Maakt u gebruik van scanningmethoden binnen uw bedrijf? Is dit in het programma geïntegreerd?
21. Wordt er via het programma ook met leveranciers of afnemers samengewerkt?
22. Worden bestanden via DMS gerouteerd?
23. Op welke manier maakt het programma de informatie beschikbaar (hoe wordt er gezocht)?
24. Zijn andere bronnen (bijv. links, Excel bestanden, foto’s en offline documenten) ook toegankelijk via het programma?
25. Op welke manier worden de documentkenmerken toegevoegd? (automatisch of handmatig)
26. Is de informatie ook buiten het bedrijf (internet) toegankelijk gemaakt?
Implementatie
27. Hoe is de implementatie verlopen (ook training)?
28. Op welke manier is er technische ondersteuning vanuit het bedrijf geboden?
(Helpdesk, abonnementsvorm)
29. Is er een taxonomie aangemaakt? (lijst van elkaar uitsluitende termen die gebruikt worden om op te zoeken)
30. Op welke manier zijn de documenten die al aangemaakt waren voordat het
systeem geïmplementeerd werd in het pakket ingevoerd? (handmatig/automatisch) Beheer en onderhoud
31. Zijn er medewerkers aangewezen die belast zijn met bepaalde taken mbt het programma (bijv. up to date houden, accounts aanmaken, etc.)? Zo ja, wie?
32. Is er iets als een tijdbalk aanwezig om dingen te plannen of terug te zoeken?
33. Is het programma ook gekoppeld aan de administratie voor berekeningen of afhandelingen van orders?
34. Wordt informatie vaak hergebruikt?
35. Kunt u ook nagaan welke personen met welk project bezig zijn via het programma?
Philip ten Cate 61
Bijlage 3 Uitwerkingen interviews
3.1 Spaansen, Mark van der Linden: m.van.der.linden@spaansen.nl, 4 mei 2004 Spaansen is een productiebedrijf met eigen afdelingen voor transport, logistiek en plaatsing. Ze produceren o.a. casco vloeren, doen utiliteitswerken van begin tot eind, kortom: industrie (levering van bouwmaterialen) en bouwbedrijf.
Het bedrijf kent 100 medewerkers werkzaam op een pc, waarvan 10 CAD- medewerkers. Alle verschillende vestigingen zijn op het intranet aangesloten.
Na het afronden van het implementatietraject van het ERP programma, dat momenteel loopt, zal Spaansen waarschijnlijk op zoek gaan naar een documentmanagement systeem. De verwachting is dat dit nog zo’n 1 tot 2 jaar kan duren, afgaande op de snelheid waarmee het op het moment gaat. Er is een ERP pakket geïmplementeerd voor het logistieke proces. Het ging hier om een ‘pilot’-project, maar men was hiervan niet op de hoogte gesteld. De implementatie duurt daarom veel langer dan verwacht, nu namelijk al 2 jaar.
De manier waarop te werk is gegaan intern voor het implementeren van het huidige ERP-systeem, is nogal rommelig gegaan. Enkele projectmedewerkers zijn bezig geweest te bekijken wat ze zelf nodig hadden, en zijn later “weggesaneerd”. Op het moment wordt met maatwerk meerdere toepassingen voor andere delen van het bedrijf toegevoegd. De training heeft plaats gevonden door mensen uit de werkgroep die er intern mee bezig waren, aangezien de software aan de huidige werkwijze is aangepast, en deze mensen meer over de werkwijze weten dan de programmeurs. Het onderhoud aan het systeem gebeurt voornamelijk door de systeembeheerders, verder is er een helpdesk aanwezig, en worden er onderhoudskosten betaald.
De documenten waarmee het bedrijf werkt, die met een DMS ontsloten zouden kunnen worden zijn onder andere Personeelszakelijke documenten, jaarverslagen, Excelbestanden met IP-adressen van de IT-afdeling en veel Excelbestanden van de boekhouding.
Via CSS-solutions (van Milos) worden er bonnen gescand, die automatisch via de barcode ingelezen worden in het systeem en aan het ERP-pakket gekoppeld worden.
Overige genoemde leveranciers zijn Océ en Veenman. Op dit moment wordt ook veel gewerkt met Fysio van Microsoft. Met leveranciers en afnemers wordt voornamelijk via e-mail en telefoon gecommuniceerd. Dit zal pas veranderen als de grotere aannemers verder digitaal zijn op de bouwplaats.
Documentatie wordt voornamelijk via mail uitgewisseld ook met andere vestigingen.
Het CAD-programma wordt (enigszins) gebruikt om documenten te routeren.
Informatie die hergebruikt wordt is voornamelijk opgeslagen in de prijsafspraken van het offertesysteem. Er worden momenteel regels opgesteld voor het opslaan van documenten. Sommige afdelingen werken met sjablonen, maar er zijn nog geen echte standaardsjablonen opgesteld. De officedocumenten worden gezocht door de mappen van het netwerk door te bladeren, en met ctrl-f binnen documenten.
Philip ten Cate 62 Men zou graag een DMS hebben voor het archief, ook de CAD-documentatie, aangezien tekeningen nogal eens moeilijk terug te vinden zijn. Handig zou zijn als dit zou corresponderen met de archiefwet (10 jaar digitaal bewaren, mits aangetoond kan worden dat er een waterdicht systeem aanwezig is (ISO) en de komo-certificering).
Ook scanning en routering van brieven en faxen zou op prijs worden gesteld. Het gebeurt nu voornamelijk fysiek
Een voorwaarde voor evaluatie is het integreren van het wachtwoord van de DMS- users met het inlogwachtwoord van de Windowsomgeving. Ook een standaard viewer voor verschillende documenten binnen het DMS moet aanwezig zijn (beide zijn aanwezig in Signifile). Ook woordzoeken (eventueel d.m.v. taxonomie) zou op prijs worden gesteld. Een ander criteria voor een systeem zou zijn, het opslaan in een map met jaar voor verwijdering later.
Ook wil men overgaan op een systeem om aannemers ‘online’ bonnen te kunnen laten tekenen met behulp van een digitale handtekening. Dit graag met een standaard 'viewer'. Dit wordt gedaan om de betalingstermijn te verkorten (nu 60 dagen).
Een outlook integratie met een soort van “to do”-list zou op prijs gesteld worden. Dit omdat mensen dan bij het bekijken van hun e-mail kunnen zien wat er op het programma staat/nog gedaan of getekend moet worden.
Een ander criterium is het draaien op een SQL-server, en dat het webbased is, zodat er geen lokale installatie nodig is. Wat de netwerkbeheerder liever niet zou willen, was het gebruik van een eigen type database in het programma. Verder zou het een uitkomst zijn om informatiedragers (cd-rom, harde schijven) die offline zijn wel vindbaar te maken in het DMS, met een melding over waar deze informatie dan opgeslagen is (b.v. in kelder, in magazijn, etc.).
In het verleden is het voorgekomen dat er voor een bepaalde oplossing op het internet werd gezocht en het daarna werd uitgeprint. Als men dan een tweede keer dezelfde oplossing nodig had, moest deze opnieuw opgezocht worden. Het zou handig zijn om een stuk HTML met de oplossing erin te kunnen bewaren.
Informatie over pakketten die geëvalueerd zijn in het verleden is gevonden via bedrijven waarmee samengewerkt wordt, via kennissen in IT, via de accountant en van bedrijven die het bedrijf benaderden of men geïnteresseerd was in een oplossing (ook uit de kopieermachinehoek benaderd).
De netwerkbeheerder stelde de eisen op voor de pakketten die uiteindelijk geëvalueerd werken. De evaluatie zelf is gedaan door de netwerkbeheerder in combinatie met een controller van de administratie, aan de hand van de informatiebehoeften van het bedrijf. De goedkeuring wordt verleend door mensen van de directie, wanneer er aangetoond kan worden dat er daadwerkelijk geld bespaard wordt of efficiënter wordt gewerkt met het programma. Het budget was hierbij afhankelijk van de mate van implementatie van het programma.
Philip ten Cate 63 Voor de invoering van het ERP-systeem zijn er 3 programma’s geëvalueerd, na selectie op basis van wat financieel aantrekkelijk was. Deze 3 bedrijven hebben ieder een case gekregen, en hierbij is ook gekeken naar het vertrouwen dat men in het bedrijf had, of men vaak afbelde, etc. Een bedrijf bleek te eigenwijs (“zo gaan we het doen”) en een ander bedrijf gaf twee keer bij een bezoek exact dezelfde presentatie.
Op dit moment is men bezig een inventarisatie te maken van hoe efficiënt de organisatie werkt, en probeert men de werkwijze te stroomlijnen.
3.2 Remia, Dhr. Kleineschaars: kleine-schaars@remia.nl, 17 mei 2004
Dhr Kleineschaars is Hoofd Administratie. Het bedrijf telt 300 medewerkers, waarvan 75 op het netwerk aangesloten. Remia is een productiebedrijf (productie van voedingsmiddelen).
De informatie waarmee wordt gewerkt zijn o.a. Audits (bijv. ISO) en andere kwaliteitsdocumenten, exportdocumenten (gedeeltelijk digitaal, zoals de documenten voor de douane). Verder fysieke documenten als ‘letter of credit’ en bankgaranties.
Het verkoopapparaat is digitaal afgeregeld door middel van EDI-protocollen. Op deze manier wordt samengewerkt met partners, leveranciers en afnemers.
Er worden dossiers samengesteld bestaande uit:
- de order - de vrachtbrief - de picklist
- overige documenten
De officedocumenten worden opgeslagen in gedeelde en aparte mappen op het netwerk. Dit wordt via Novell geregeld. Remia beschikt over een eigen afdeling die over het beheer van de automatiseringsapplicaties gaat. Op dit moment wordt gezocht naar een scanningoplossing. Het is de bedoeling dat bonnen worden gescand, en via OCR-herkenning in het systeem ingeboekt worden. Vervolgens worden de documenten gerouteerd, geaccordeerd en teruggestuurd. Dit systeem zal zo’n 100.000 euro gaan kosten. Hiernaast werkt Remia met een eigen ontwikkeld CRM-systeem (Rolodex)
Het proces van het nemen van een beslissing is als volgt: Remia is een familiebedrijf, de directie moet overtuigd worden. Dit gebeurt door het hoofd van de betreffende afdeling, in samenwerking met de IT-manager en andere personen van de afdeling automatisering. Het IT-management geeft aan welke systemen goedgekeurd zijn en onderbouwt de reden waarom het systeem aangeschaft moet worden. Vervolgens wordt er een akkoord verleend door de directie. Een zwaar wegende factor in deze is de ‘return on profit’. De afdeling automatisering verzorgt in samenwerking met het leverende bedrijf de implementatie.
Philip ten Cate 64 3.3 Vegro, Andre Lankhorst: alankhorst@vegro.nl, 28 juni 2004
Vegro is een groothandel in verwarming en sanitair. Het bestaat uit 14 vestigingen landelijk, met 3 distributiecentra. Er werken in totaal 400 personen, waarvan 325 mensen op het netwerk. Bij de vestiging in Alkmaar werken 125 personen, waarvan 120 op het netwerk. Men gebruikt voor de kritieke bedrijfsinformatie het J.D.
Edwards ERP-systeem van Peoplesoft.
Voordat het huidige systeem werd geïmplementeerd werkte men met een zelf ontwikkeld logistiek systeem. Ook heeft men een poging gedaan om voor de kritische informatie SAP op Unix met een Oracle-database te implementeren. Logistiek bleek dit pakket echter niet toereikend, daarom wordt het nu slechts voor de financiële administratie gebruikt. Het huidige pakket is aangeraden door consultants. Daarnaast is echter ook vakliteratuur geraadpleegd.
De documenten waar voornamelijk mee wordt gewerkt, zijn Officedocumenten en PDF-bestanden. Deze bestanden bevatten onder andere handleidingen, procedures en protocollen.
Men werkt nu drie jaar met Sharepoint van Microsoft. Vegro was een Early Adopter met het zo vroeg implementeren van dit pakket. Microsoft was overtuigend door AKZO als referentie. Voor de verschillende sjablonen werkt men met het pakket WCS van VX Company. Dit programma maakt koppelingen tussen het ERP-systeem en outlook voor adresseringen van de verschillende mailingen. Op dit moment wisselt men onderling documentatie uit via de workflow-functie van WCS, via sharepoint (ook discussiegroep) en via de mail. De instellingen van Microsoft Sharepoint worden centraal afgeregeld door 1 medewerker. Het is ook mogelijk om thuis te werken.
Men gebruikt een scan- en verwerkingsprogramma genaamd Optio voor het facturenarchief en de vrachtbrieven. Vegro beoogd uiteindelijk een ‘paperless office’, d.m.v. scanning. De klanten kunnen dan ten alle tijde het factuurarchief inzien.
Er wordt nog gezocht naar een goed programma voor postregistratie. En er treed hetzelfde probleem op als bij andere bedrijven geconstateerd is, met betrekking tot de e-mail, namelijk het opslag-probleem.
Er werd een voordeel genoemd van Signifile dat ook als mensen ziek of vrij zijn, de informatie snel en makkelijk is terug te vinden met het programma.
Philip ten Cate 65 3.4 Kuiken NV, Matthijs van Deventer: Matthijs.van.deventer@kuiken.nl, 15 mei 2004
Bij Kuiken NV werken in totaal over de verschillende vestigingen ongeveer 650 personen, waarvan 200 achter een pc werken. Op het hoofdkantoor werken zo’n 100 mensen, waarvan 80 achter een pc. Het is een technische handelsonderneming die zich bezig houdt met de verkoop van grondverzetmachines, de service, onderdelen- verkoop en alles wat ermee te maken heeft.
Binnen Kuiken NV wordt voornamelijk gewerkt met een ERP-systeem (Irium).
Daarnaast wordt er gebruik gemaakt van MS Office voor documenten over interne zaken. Het ERP-systeem heeft een eigen documentengenerator (Crystal Reports). Ook de archieffunctie is hierin verweven. De e-mail die binnenkomt wordt lokaal op pc’s gearchiveerd.
Via het ERP-systeem wordt ook gecommuniceerd met andere vestigingen. Ook de personeelsgegevens, de boekhouding, het offreren en de facturatie zijn hierin verwerkt.
Het bedrijf is niet op zoek naar een DMS, heeft daar ook geen plannen toe en de contactpersoon ziet ook geen reden om er een aan te schaffen.
Het huidige pakket is aangeschaft op aanraden van een bevriend Amerikaans bedrijf.
Als er informatie wordt gezocht over software gaat men veelal te rade bij relaties, bedrijven waarmee wordt samengewerkt. In mindere mate wordt hiervoor het internet geraadpleegd (alleen voor de kleinere pakketten). Als men op zoek is wordt er ook wel eens een vakblad ter hand genomen. Verder werkt Kuiken samen met een vaste automatiseerder. Vooral de mond op mond communicatie met relaties is hier van groot belang.
De selectiecriteria voor bedrijf en product waar rekening mee gehouden wordt, zijn de volgende: klantgerichtheid, prijs/kwaliteitsverhouding, leveringsvoorwaarden (erg belangrijk) en servicetarief.
Aangezien de implementatie van het ERP pakket een ‘pilot’-project was, verloopt dit ook hier redelijk langzaam (2 jaar nu). De organisatie heeft echter bewust de keuze gemaakt om dit pakket te implementeren, met alle voor en nadelen van een ‘pilot’- project en hoopt dat het een standaard wordt binnen de (deel)branche.
Binnen de verschillende vestigingen worden nog andere pakketten gebruikt, bijvoorbeeld Ridder software en Autocad bij Kuiken Hytrans te Lemmer. Voor de technische ondersteuning is een contract afgesloten met een prijs per werkplek. Intern zijn er 3 netwerkbeheerders die zich bezighouden met eventuele problemen.
Philip ten Cate 66 3.5 Hilton Hotel, Stef van Ekdom: ism_amsterdam@hilton.com, 5 mei 2004 Het Hilton Hotel in Amsterdam is onderdeel van een internationale keten van hotels.
Er werken in totaal ongeveer 150 werknemers, met variërend 60 tot 90 mensen achter pc’s.
Men werkt hier, naast de Fidelio hotelreserveringsoftware, voornamelijk met Officedocumenten. Deze losse documenten bevatten veelal bevestigingen en overige interne informatie. De boekhouding wordt bijgehouden in Excel en een boekhoudingpakket genaamd Acom. Voorheen gebruikte men een Oracle-systeem, maar men heeft dit systeem verwijderd, aangezien er slechts een klein gedeelte van het pakket werd gebruikt.
Medewerkers wisselen onderling gegevens uit via de mail en via gedeelde folders. De communicatie met andere vestigingen verloopt voornamelijk via e-mail en via
‘remote acces’. Informatie wordt opnieuw gebruikt, door in het archief te zoeken.
Het bedrijf is niet op zoek naar een DMS. Men zegt dit niet nodig te hebben, aangezien er streng wordt gelet op het handhaven van orde in het netwerk. Ook voor het uitwisselen van informatie heeft men dit niet nodig, aangezien dit allemaal geregeld is via gedeelde mappen.
De aanschaf van pakketten wordt voornamelijk vanuit het hoofdkantoor geregeld.
Voor de overige software werkt men met vaste leveranciers, of vraagt men informatie op via het internet of bij relaties.
De factoren die bepalend zijn voor het samenstellen van de lijst met aanbieders voor een nieuw pakket zijn: efficiency, kosten, gebruiksvriendelijkheid, het meedenken van de aanbieder, betrouwbaarheid en eerlijk advies geven.
De DMU (Decision Making Unit) bestaat uit de ‘Information Systems Manager’ en de directeur. Als de ISM de directeur kan overtuigen van de efficiency van het pakket en het feit dat er bespaard kan worden, volgt er een goedkeuring. De verandering in de organisatie die voortkomt uit het implementeren van een nieuw pakket, wordt bespoedigd door de medewerkers te informeren, te trainen en te overtuigen met argumenten.
Men hanteert binnen dit bedrijf geen speciale protocollen voor het opslaan van bestanden. De koppelingen tussen de verschillende softwarepakketten intern zijn als volgt: Fidelio (reserveringssysteem) is gekoppeld aan het sleutelkaartsysteem, het telefoon-’billing’-systeem, de ‘pay-tv’ op een kamer en via Excel aan het boekhoudingpakket (Acom). Men werkt met een Novell-netwerk.
Er wordt binnen het bedrijf gescand, deze bestanden worden vervolgens in een gedeelde folder opgeslagen. Dit gebeurt voornamelijk met functiesheets die gebruikt worden voor vergaderingen.
Voor de inkoop van producten die nodig zijn voor de bedrijfsvoering wordt veel besteld via het internet. Voor de aanschaf van software wordt een inventarisatie
Philip ten Cate 67 opgemaakt door de ISM en eventueel het hoofdkantoor of andere medewerkers. Voor het evalueren van een pakket vraagt men meestal 3 offertes.
Op dit moment is er een probleem in de informatieorganisatie van het Hilton Hotel.
Men gebruikt Groupwise, ook voor e-mail, en het archiveren is een probleem. De ruimte op de file-server is te klein, daarom wil men het archiveren op de mail-server gaan doen. Hiervoor zijn echter zo’n 60 extra Novell-licenties nodig, en men vindt dit een te dure ingreep.
3.6 Mytravel, Dennis Spaan: dennis.spaan@mytravel.nl, 3 mei 2004
Nederland kent zo’n 2100 reisbureaus. Mytravel is een organisatie die bestaat uit de volgende onderdelen:
- NBBS reisbureaus - Mytravel reiswinkels
- Enkele touroperators (Traveltrend, Sunair)
Binnen het bedrijf werken ongeveer 170 mensen achter een pc. Het voornaamste systeem dat hier gebruikt wordt is Jack, een Duits factureringssysteem van het bedrijf Bewotec. Hieraan zou men graag meer CRM functies gekoppeld zien, zoals gemiddeld aantal klanten, gemiddelde uitgaven per klant etc. Mytravel heeft te maken met planning, beheer en contractgegevens.
Binnen de reiswinkel-branche slaat versobering toe, dit voornamelijk doordat meer en meer mensen via het internet boeken. De verwachting van de geïnterviewde was dat dit ook het geval zou zijn in de financiële dienstverleningsbranche.
De reiswinkels werken allemaal met een databasesysteem om alles in onder te brengen. Ze werken bijna niet met Officedocumenten. Touroperators zouden wel behoefte kunnen hebben aan een DMS, in verband met alle contracten die deze bedrijven moeten behandelen.
3.7 NS, Marja de Bruin & Peter Blom: p.blom@holding.ns.nl, 24 mei en 29 juni Secretaresse van en het hoofd van IM&T (Informatiemanagement en Technologie) De IM&T afdeling bestaat uit 70 personen, dit zal naar alle verwachting tussen nu en 2005 uitgebreid worden tot 110. Toch wordt het ontwikkelen van ICT-oplossingen voornamelijk uitbesteed. Men is in de loop van de jaren van centraal IT-management naar decentraal gegaan en weer terug. De afdeling houdt zich voornamelijk bezig met automatiseringsprojecten en verhuisprojecten. In totaal werken er zo’n 4500 mensen op een netwerk-pc bij de NS.
De verschillende processen waarmee gewerkt wordt zijn onder andere: contractbeheer (n.a.v. een zoek geraakt contract) en het op orde brengen van de workflowprocessen, t.b.v. de klantenservice en andere specifieke toepassingen. Huidig project: ETBS (Electronic Ticketing en Beveiliging Stations).
Men werkt op dit moment met Office en SAP. Daarnaast verschillende applicatiespecifieke bestanden van bijvoorbeeld Peoplesoft. Uitwisseling van
Philip ten Cate 68 bestanden gebeurt voornamelijk via de mail (60% van de mail is intern). Er is een inventaris gedaan van de gebruikte schijfruimte onder de medewerker en 2/3 van de ruimte bleek opgenomen te worden door oude e-mail. Ook hier is enigszins sprake van een ‘storage’-probleem door mailarchivering. Dit wordt deels opgelost door het gebruik van optische media.
De Officebestanden worden opgeslagen op een centrale server, in gedeelde schijven en mappen. Volgens de geïnterviewde was er geen DMS aanwezig. Men zoekt in mappen, en via de mail krijgt men eventueel een snelkoppeling naar de (gedeelde) locatie van een bestand. Er zijn alleen afspraken met betrekking tot de naamgeving van de mappen, niet de bestanden zelf. Het toegangsbeheer is aan de mappenstructuur gekoppeld. Afgeronde projecten worden op schijf gebrand en gaan het archief in.
Men wil eind dit jaar beginnen met een DMS ‘pilot’-project voor 150 medewerkers (Sharepoint van Microsoft). Men heeft voor dit product gekozen omdat het erg goedkoop is (er bestaat een ‘enterprise contract’ met Microsoft). De redenen dat men dit wil aanschaffen is vanwege versiebeheer, het beter kunnen ondersteunen van een projectgerichte organisatie en het gebruik van een centrale omgeving. De ondervraagde gaf ook aan dat veel aankopen werden gemotiveerd door snoepreisjes.
Voor het beslissen tot een aankoop is er een IT-adviesgroep aanwezig. Deze geeft adviezen met betrekking tot het beleid. Deze groep bestaat uit interne servicemanagers, productmanagers (kijken naar technologische markt) en hoger management. Er wordt binnen deze groep gefocussed op IT-architectuur, onderhoud/infrastructuur en wensen van gebruikers.
Volgens dhr. Blom was er voor Sharepoint toch enige training noodzakelijk. Het
‘enterprise contract’ van Microsoft wordt steeds verder uitgebreid, o.a. met work@home en e-learning, om het aantrekkelijker te maken. Er zijn plannen om op langere termijn met ‘open source’ software te gaan werken (Staroffice gaat nog getest worden).
3.8 GLS, Paul Willemsen: p.willemsen@gls-netherlands.com, 8 juni
General Logic Systems stond eerder bekend onder de naam Nederlandse Pakket Dienst. Dit was toen nog op franchisebasis. Tegenwoordig is het overgenomen door het Europese GLS. Men brengt op dit moment zo’n 70.000 pakketjes tot 32 kg per dag rond, met name in het B2B circuit. Het bedrijf heeft naast 90 medewerkers op het hoofdkantoor 4 regionale kantoren met ieder 80-90 medewerkers (450 medewerkers in totaal). Voor de transport zelf zijn er nog een groot aantal depots, maar hier werken weinig mensen met Windows-pc’s.
Het belangrijkste systeem dat GLS hanteert is het ‘tracking and tracing’-systeem en de registratie van de pakketten. Dit gebeurt in een speciaal pakket hiervoor, dat werkt op een aantal IBM AS400 mainframes. Daarnaast werkt men op een NT netwerk voor Windowsondersteuning.
Philip ten Cate 69 Naast dit pakket, werkt men met:
- een klantenservice pakket, dat steunt op info uit het registratiepakket - Een CRM pakket (Superoffice)
- Een financieel pakket (FISS4All) - Een HRM pakket (Piaster)
Uit de klantenservice komt informatie die soms tot een brief wordt verwerkt, deze wordt in de mappenstructuur op het netwerk opgeslagen. Men heeft pas een standaard sjabloon in Word aangemaakt voor brieven. De losse documenten worden slechts sporadisch gebruikt. Dit gebeurt dan voornamelijk via de eigen H-schijf die men op het netwerk heeft. Projectgroepen werken met gedeelde schijven. Men werkt dan in groepen met bijvoorbeeld flowcharts, projectplannen en notulen.
Men heeft een eigen automatiseringsafdeling. Deze is opgesplitst in 3 delen:
- Support
- Systeembeheer
- Operatorafdeling (verzorgen datastromen)
Als er een groot pakket aangeschaft wordt, dan bepaald het hoofdkantoor (in Nederland) meestal welk pakket dit gaat zijn. Bij de aanschaf van het HRM pakket is de HRM-manager voor Nederland alleen te werk gegaan. Dit werd hem niet door iedereen in dank afgenomen. Als referentie voor de aankoop worden de Europese partners gebruikt. Vroeger maakte men veel zelf, tegenwoordig wordt dit veelal uitbesteed, om valkuilen te voorkomen. Verder worden het internet, andere relaties en vakbladen geraadpleegd om informatie over aanbieders en pakketten te verkrijgen.
De verkoop definieerde de functionaliteiten bij het CRM pakket. Vervolgens is door een werkgroep gekeken naar de mogelijkheden. De volgende stap is dat er 4 tot 5 aanbieders uitgenodigd worden voor een demonstratie of presentatie. Hiervan krijgen 2 of 3 uiteindelijk een offerteaanvraag. Belangrijk hierbij is de prijs/kwaliteits- verhouding. Daarna maakt de projectgroep een onderbouwde keuze en wordt het vervolgens bij de directie neergelegd ter goedkeuring. Als de investering erg hoog is, is er goedkeuring op Europees niveau nodig uit Engeland.
Voor de Service maakt men gebruik van de helpdesk. Bij de NT-servers is ervoor gekozen om het servicecontract op te zeggen, aangezien dit netwerk niet cruciaal is voor de bedrijfscontinuïteit. Het servicecontract voor de NT-servers was met 40.000 euro per jaar te duur. De IBM AS400 Mainframes zijn wel cruciaal. Men streeft ernaar om fouten hier binnen 2 uur opgelost te hebben.
De CRM implementatie liep iets gecompliceerder dan verwacht. Dit werd veroorzaakt door het opvragen van teveel capaciteit door de laptopsynchronisatie. Dit is opgelost door synchronisatie op gespreide tijdstippen te laten gebeuren. Door dit alles duurde de implementatie 2 maanden. Dit was langer dan de bedoeling was!
GLS beschikt over een goede onderhandelingspositie t.o.v. de softwareleveranciers, aangezien het een groot bedrijf is.
Philip ten Cate 70 3.9 Meeùs, Wim Pauw: wj.pauw@meeus.com, 17 mei 2004
Meeùs is een organisatie met 125 vestigingen. Hiervan is ongeveer 1/3 makelaarkantoor, en 2/3 assurantiekantoor. Vaak is er sprake van “1 voordeur” met twee kantoren in een pand. Binnen 5 jaar hoopt men uit te breiden naar 200 vestigingen. Men heeft bij ICT voornamelijk ervaring met het automatiseren van het assurantiegedeelte. Er zijn zo’n 3500 man werkzaam bij Meeùs en op de locatie in Zeist zijn dat er ongeveer 25.
Op dit moment is men bezig met een ‘pilot’-project: ANVA DIS. ANVA is een speciaal voor de assurantiënmarkt ontwikkelde databaseapplicatie. Het is tevens het enige echt serieus te nemen pakket voor deze markt. Afbeeldingen van schade- gevallen komen binnen en worden op een “boomstructuur” (mappenstructuur) gearchiveerd.
Het uitwisselen van documenten gaat via e-mail. Documenten aangemaakt in ANVA zijn via ANVA op te roepen. Relevante info wordt via ANVA DIS aan ANVA gekoppeld. Non-ANVA-documenten worden niet op een speciale manier ontsloten.
Het systeem draait op Windows 2000, XP-cliënts en ANVA draait op een Unix- server. Er is sprake van dubbele documentopslag binnen het bedrijf. De reden dat men met ANVA DIS gaat werken is dat men wil overgaan op een papierloze dossiers. De afronding van de implementatie zal nog zeker 4 tot 6 maanden in beslag nemen. Men werkt met een vaste automatiseerder.
De makelaarsafdelingen werken met REMS, een ‘Real Estate Management’-pakket.
Brancheorganisaties voor makelaars zijn: www.funda.nl en www.vbomakelaars.nl.
Het MTOG (Management Team Onroerend Goed) neemt de uiteindelijke beslissingen tot aankoop, dit zijn de gezamenlijke eindverantwoordelijken per businessunit.
Hiervoor moet door het IT-team aangetoond worden dat er efficiënter wordt gewerkt, kosten worden bespaard en dat er genoeg mensen in de organisatie aanwezig zijn voor de implementatie.
3.10 Pricewaterhouse Coopers, Jeroen Ooyevaar, 9 juni
PwC bestaat uit zo’n 26 kantoren in Nederland. De corebusiness van het bedrijf is Accountancy en belastingadvies. Er werken ongeveer 4000 mensen, waarvan 90% op een netwerk-pc (bij accountancy is er veel sprake van flexplekken).
Bij PwC Nederland zal binnen nu en 2 jaar Documentum worden geïmplementeerd.
Dit is internationaal besloten. Men gaat het DMS puur voor de opslag en het delen van documenten gebruiken. Er is dan ook geen interesse aanwezig voor de overige functies.
Binnen PwC werkt men voornamelijk met Office en enkele specifieke boekhoudprogramma’s. Er werd aangegeven dat bepaalde mensen bang zijn voor check in/ check out, omdat men vreest dat het misgaat (bestand dat bewerkt wordt door een persoon, en toch bekeken of bewerkt wordt door iemand anders). Een andere angst is dat als men bestanden via een DMS gaat delen, dat het rechtenbeheer misgaat,
Philip ten Cate 71 en onbevoegde personen bepaalde informatie toch kunnen bekijken. Aangezien men ook hier een anarchistische werkwijze heeft (iedereen archiveert op zijn eigen manier), geeft men de voorkeur aan een ‘out of the box solution’.
De medewerkers kiezen er zelf voor om een bepaald bestand wel of niet toe te voegen aan het systeem. De ‘backlog’ wordt niet weggewerkt, er is gekozen voor het hanteren van een bepaald moment. Vanaf dat moment is alles terug te vinden in het DMS, alles daarvoor is fysiek in archieven opgeslagen.
Er wordt veel documentatie uitgewisseld via e-mail. Binnen een afdeling is relatief veel documentuitwisseling, maar tussen afdelingen niet. De voornaamste informatie die wordt hergebruikt, zijn klantgegevens. Met Documentum kunnen bepaalde personen een autorisatieniveau krijgen (handig, niet voor iedereen apart). Ook is er laptopsynchronisatie aanwezig.
Men werkt op internationaal niveau nu 3 jaar met Documentum. De geïnterviewde was van mening dat een DMS zich moet concentreren op DMS-functionaliteiten, en vond daarom dingen als workflowmanagement- en projectmanagement- functionaliteiten overbodig. Daartegenover stond dat er in een DMS-pakket volgens de geïnterviewde minimaal aanwezig moet zijn:
- Signaleringsfunctionaliteiten - Check in/ check out
4 jaar geleden heeft men enkele DMS’en op nationaal niveau geëvalueerd. Dit waren onder andere Filenet en Gauss. Gauss had een tekort aan functionaliteiten (geen check in/ check out en geen signaleringsfunctie) en werkte op de verkeerde database (SQL, terwijl men Oracle gebruikte). Filenet stond toen nog niet stevig in de markt en deed geen scherpe offerte.
Binnen Documentum zoekt men word-based. De geïnterviewde gaf aan dat de manier waarop Signifile bestanden beschikbaar maakt via ‘visual basic’ heel snel na te bouwen was en dus geen overtuigende reden was om het pakket aan te schaffen.
3.11 Lennards & ter haar, J. Boschma, 20 augustus
Lennards & Ter Haar is een advocatenkantoor met 12 medewerkers, die allen op een netwerk-pc werken. Men gebruikt alleen Worddocumenten. Deze worden opgeslagen en gedeeld in een netwerkstructuur. Hergebruik komt slechts heel sporadisch voor.
Dit gebeurt alleen als men voorbeelden uit eerdere processen/contracten nodig heeft.
Men werkt op dit moment nog niet met specifieke software, maar het is de bedoeling dat er op niet al te lange termijn (volgend jaar waarschijnlijk) een pakket geïmplementeerd wordt, dat gericht is op de advocatuur. Men laat zich hierbij niet leiden door consultants, maar zoekt zelf informatie omtrent de verschillende pakketten en aanbieders. De directie beslist uiteindelijk of een pakket aangekocht wordt.
Philip ten Cate 72 De enige software die men naast het Officepakket gebruikt zijn programma’s om de modellen van de rechtspraktijk te bekijken en een applicatie die bedoeld is om alimentatie uit te rekenen.
3.12 By Your Site, Edwin Weijzen: Edwin@bys.nl, 13 april 2004
Het bedrijf telt 9 medewerkers en deze zijn allemaal aangesloten op het netwerk. De activiteiten van de onderneming bestaan onder andere uit webdesign, de bouw van websites en de hosting ervan etc.
Er wordt veel gewerkt met Office, Flash, Photoshop, Freehand en Fireworks en deze documentatie wordt elke dag uitgewisseld. Door middel van een mappenstructuur op de server worden documenten opgeslagen en weergevonden. De software die hierbij wordt gebruikt is de Linux server.
Informatie over software wordt gezocht op het internet, hierbij wordt voornamelijk gekeken naar prijs en demo/free trial. 1 iemand van het personeel en directie maken beslissing over de aanschaf van het systeem. By Your Site werkt met een vaste leverancier en anders worden er 3 aanbieders geëvalueerd.
3.13 E-factory, Taco de Jong: taco@e-factory.nl, 27 mei 2004
Het bedrijf kent 14 medewerkers in het E-factory gedeelte (dus zonder Factory en PaperNews), alle Pc’s zijn op het netwerk aangesloten. De processen waar de onderneming mee te maken heeft zijn die van webdesign, de bouw van websites en de hosting ervan etc.
Documenttypen waar ze mee werken zijn voornamelijk offertes, facturen en algemene voorwaarden. Er wordt wel interne documentatie uitgewisseld, maar informatie gaat maar in beperkte mate naar derden i.v.m. vertrouwelijkheid. Er is maar 1 vestiging.
Toekomstige uitwisseling van gegevens tussen partners zal plaatsvinden op MyFactory platform (.net).
Officedocumenten worden momenteel op nummer of met een zoekmachine teruggevonden. De software die hierbij gebruikt wordt is E-control. Dit is een geheel nieuw eigen ontworpen systeem dat nog nergens geïmplementeerd is en hiermee wordt ook relevante informatie die eerder is aangemaakt opnieuw gebruikt. De redenen van het gebruik van het systeem is dat binnen het project alles web-based nodig is en E-control is een cliënt-server oplossing.
Over het algemeen wordt naar Software gezocht via het internet en het relatienetwerk.
De selectiecriteria die hierbij gehanteerd worden zijn compatibiliteit met het huidige systeem en kwaliteit. Het ligt aan het pakket wie er over de aanschaf gaat. Meestal met name de medewerkers die er het meest intensief mee gaan werken. De kosten die gepaard gaan met het pakket verschilt en hangt af van licenties of ASP.
Bij grove schifting worden er zoveel aanbieders geëvalueerd als er vindbaar zijn, uiteindelijk gaat het meestal tussen 2 oplossingen. De implementatie is zelf gedaan en ze zijn er wel tevreden over.
Philip ten Cate 73 3.14 Q-dance, Tamile van Draanen: tamile@q-dance.nl, 8 juni
Q-productions is ontstaan vanuit Q-dance. Er is een aparte BV opgericht om de productie van feesten van de marketing ervan te kunnen scheiden. Q-dance bestaat nu 3 jaar, Q-productions 3 maanden. Bij Q-dance werken 16 mensen op het netwerk en bij Q-productions 8.
De bestanden waarmee gewerkt wordt, zijn onder andere: Office (veel Word en Excel), technische documenten als CAD, Factorworks-bestanden, Flash, HTML en Artwork-bestanden. Er wordt een redelijke hoeveelheid bestanden uitgewisseld onderling.
Op dit moment worden de bestanden in de mappenstructuur opgeslagen. Hiervoor zijn regels opgesteld, maar deze worden niet altijd nageleefd. Signifile zou een uitkomst zijn, aangezien er daarmee afgedwongen kan worden dat men labels aan een bestand hangt. De server is op projectbasis ingedeeld en is geschikt om snel via directory- namen in Signifile ingevoerd te worden.
Volgens Tamile zit het probleem voornamelijk bij de gebruiker. Zolang de gebruiker niet consistent opslaat, blijft het probleem aanwezig. Om bestanden terug te vinden, maakt met op dit moment gebruik van de mappenstructuur en de zoekfunctie van Windows (mappen: klantnaam, jaar, project, datum en afdeling). Men is bezig om ook het werken op locatie mogelijk te maken op laptops.
Als er gezocht wordt voor informatie, zoekt men voornamelijk op het internet. Er wordt gewerkt met een vast automatiseerder: Park Productie. Deze mensen hebben de oude internetsite ontwikkeld. Ook heeft men bij Q-dance een eigen boekingsprogramma ontwikkeld in MS Access (door de vader van Tamile). Hierin boekt men de optredens van de artiesten. Al met al heeft dit zo’n 5000 euro gekost.
Dit wordt als goedkoop beschouwd. Het budget waar men aan denkt voor een DMS is ook ongeveer 5000 euro.
Men heeft op dit moment het probleem dat er centrale agenda’s nodig zijn. Ook het probleem dat medewerkers op dit moment nog het recht hebben om bestanden te verwijderen werd genoemd.
Tamile is bereid om een ‘pilot’-project aan te gaan. Hij wil graag de demo ontvangen (per post is afgesproken). En Ernst kan contact met hem opnemen.
3.15 Mercatus, Wim Houweling, 2 september 2004
Mercatus is een woningbouwvereniging. Het bedrijf houdt zich bezig met het plannen, opdracht geven tot bouwen en beheren van verhuureenheden voor minder draagkrachtigen. Mercatus is commercieel gebonden, wat inhoud dat het eigenlijk de bedoeling is dat zij als vereniging geen winst maakt. In de praktijk blijkt dit bijna onmogelijk.
Mercatus telt zo’n 60 medewerkers, die allemaal op het netwerk zijn aangesloten.
Men werkt voornamelijk met CAD en Office bestanden. Daarnaast eventueel foto’s
Philip ten Cate 74 van schade. Men wisselt via het DMS informatie uit, maar ook via de mappenstructuur. Correspondentie en belangrijke stukken worden ingescand en door middel van het DMS gedistribueerd.
Het DMS dat gebruikt wordt is Diskis van Databalk. Het programma is voornamelijk bedoeld voor correspondentie. Men begint dan ook in Outlook als men documenten wel aanmaken of terugvinden. De reden dat men een DMS wilde hebben was vanwege het tekort aan archiefruimte. Men wilde overgaan op een ‘paperless office’.
Het systeem is gekoppeld met het huurincasso-systeem Interacces/NCCW (voor NAW gegevens) en Office (Outlook voor mail/overige correspondentie en Word via sjablonen om de brieven en faxen uit te werken). Er zijn mogelijkheden binnen het programma aanwezig om documenten te routeren. Ook elektronische ondertekening is mogelijk. Het systeem is gebaseerd op een database met verwijzingen naar de fysieke wordbestanden.
Binnen het bedrijf wordt wel gerecycled, maar men doet dit voornamelijk door fysieke documenten op te vragen bij het archief. Bij de invoer van het systeem is men gedeeltelijk van een Uur U uitgegaan. Behalve de informatie over de huidige huurders en andere belangrijke stukken is er niets uit het archief extra gedigitaliseerd en niets digitaals extra in het systeem ingevoerd.
Voor het zoeken naar leveranciersinformatie werd gebruik gemaakt van het internet, maar de referenties van andere coöperaties werd belangrijker geacht. Diskis is een systeem dat veel gebruikt wordt bij woningcorporaties. De selectiecriteria die gehanteerd zijn, zijn de gebruiksvriendelijkheid van het programma (valt in de praktijk tegen) en de flexibiliteit qua structuur en koppelingen van het programma. Er zijn 3 aanbieders geëvalueerd.
De DMU bestaat uit een werkgroep (IT/afdelingsvertegenwoordigers) die het management adviseert. Het budget voor dit programma was indertijd 30.000 gulden.
Niet duidelijk was of dit inclusief of exclusief de maatwerkuren was.
De implementatie van het pakket heeft in totaal 6 weken geduurd en is naar tevredenheid verlopen. Er wordt nu zo’n 3 jaar met het systeem gewerkt. Er is een klacht, het systeem werkt traag. Een functionaliteit die mist is het vindbaar maken van overige documenten als tekeningen of foto’s.
Men is op het moment bezig met een onderzoek naar correctie indexering door gebruikers. Het blijkt dat veel mensen onder “algemeen” indexeren, wat de vindbaarheid van documenten niet ten goede komt. De geïnterviewde gaf aan dat nazorg richting gebruikers erg belangrijk is bij een DMS en dat er ook van tevoren goed nagedacht moet worden over de manier waarop een taxonomie ingericht wordt.
Men gebruikt een web-based programma om Autocad-bestanden en gescande tekeningen bij de woningen in te zien. Andere documenten dan correspondentie worden via de mappenstructuur ontsloten. Er zijn binnen het bedrijf richtlijnen aanwezig met betrekking tot de opslag en naamgeving van de documenten. Een
Philip ten Cate 75 buitenstaande partij (deurwaarder) kan inloggen op de server en informatie van het incassosysteem inzien over niet-betaalde rekeningen.
Het bedrijf dat het DMS leverde gaf ondersteuning in de vorm van een helpdesk, in abonnementsvorm. Het leverende bedrijf heeft ook de trainingen gegeven.
3.16 Hogeschool van Utrecht, Chris Schopman: C.Schopman@co.hvu.nl, 29 mei 2004
De heer Schopman is beleidsmedewerker Informatie Management. De Informatiemanagement afdeling is bezig op de Hogeschool met brede ICT- aangelegenheden. De afdeling bestaat uit 10 personen. In totaal heeft de HvU zo’n 30.000 studenten en 2800 overige medewerkers, waarvan 2/3 leerkrachten en 1/3 administratieve krachten en overige medewerkers.
De HvU werkt op dit moment met een document management systeem, namelijk Docushare van Xerox. Dit programma is web-based. Op dit moment werken er voornamelijk administratieve medewerkers en stafdocenten mee.
De voornaamste reden dat men een DMS heeft aangeschaft, is de volgende: Het inschrijfproces voor studenten moest vergemakkelijkt worden. Een extra reden was de fraude met inschrijvingen bij andere hogescholen. De inschrijfprocedure moest doorzichtiger gemaakt worden. Hiervoor was het nodig dat er betere, completere dossiers samengesteld werden en dat de opslag hiervan meer georganiseerd verliep.
Daarnaast wordt het steeds belangrijker dat er een goed archief van digitale studentgegevens aanwezig is. Ook de ruimte tussen de archiefwet en de privacywet waarbinnen men zich moet bewegen was een reden tot aanschaf. Een student kan de school op basis van de privacywet aanklagen, als de school niet heeft voldaan aan het vernietigen van de documenten volgens de archiefwet.
Op dit moment werken zo’n 40 personen met Docushare ter ondersteuning van het inschrijvingsproces. Het systeem is dit jaar voor het 2e seizoen in gebruik. De documenten die zijn gearchiveerd voordat het systeem is aangeschaft, zijn niet in Docushare ingevoerd. Dit zal misschien op een later tijdstip nog gebeuren, maar heeft geen enkele prioriteit.
Een andere reden voor het aanschaffen van een DMS, was dat er steeds meer behoefte was aan een systeem om dossiers te vormen voor het controleren van de kwaliteit van de opleidingen. Zowel interne als externe partijen houden zich hiermee bezig. Op korte termijn zullen de externe partijen de mogelijkheid krijgen om deze dossiers
‘online’ in te zien. Dit systeem draait dit jaar voor het eerste seizoen en er werken zo’n 150 personen mee. Men heeft de mogelijkheid om kenmerken aan dossiers toe te kennen die een signaal geven wanneer een dossier geupdate moet worden. Door het gebruik van Docushare voor dit probleem, voorkomt men dubbele opslag. Op deze manier wordt er iedere keer de juiste versie van het document gebruikt en spaart men schijfruimte.
In zijn algemeenheid valt dus te concluderen dat Docushare voornamelijk voor de archieffunctie wordt gebruikt. De overige Officedocumenten worden in een (al dan
Philip ten Cate 76 niet gedeelde) mappenstructuur opgeslagen. Docushare breekt niet in op de opslag van documenten. Dit is wel mogelijk met de desktop versie, maar dit is doelbewust vrijgelaten. Men moet dus de documenten zelf in Docushare invoeren.
Voordat het systeem is aangeschaft zijn er meerdere andere systemen geëvalueerd.
Xerox kwam echter met de beste leveringsvoorwaarden. De mensen van Xerox hebben een scherpe deal aangeboden, omdat men zich realiseerde dat de HvU een grote afnemer van papier en cartridges is. Ook is er bij andere hogescholen te rade gegaan en is er op het internet gezocht naar aanbieders. Dingen waarmee rekening zijn gehouden met betrekking tot product en leverancier zijn: Grootte leverancier, continuïteit leverancier, servicelevel, welke bedrijven er al mee werken en de prijs.
De aanschafprocedure is als volgt verlopen: Er is een functionaliteitenlijst opgesteld.
Men heeft op basis daarvan een aantal aanbieders een prijsopgave gevraagd.
Vervolgens is er een shortlist gemaakt. Deze aanbieders zijn uitgenodigd voor het geven van een demonstratie.
De functionaliteiten zijn opgesteld door de IT-afdeling. Deze hebben advies gegeven en een kostenberaming gemaakt. Vervolgens is het college van bestuur, in overleg met de faculteitsdirecteurs tot een beslissing gekomen.
Ter oriëntatie is er een bezoek gebracht aan Saxion Hogeschool IJselland te Enschede.
Hier was men al bezig Docushare te implementeren voor het automatiseren van het inschrijfproces. Men was van plan het ook uit te rollen bij Saxion Hogeschool IJselland te Deventer, mits het succesvol verliep.
Het implementatieproces (beide functies, inschrijfadministratie en kwaliteitsdossiers) duurt ondertussen alweer 2 jaar.
Voor de post gebruikt men op dit moment een papieren routingsysteem (met slips over wie de volgende persoon moet zijn), maar men wil op termijn overgaan op een digitaal systeem hiervoor. Ook zou men graag zien dat er de mogelijkheid zou bestaan tot het zetten van een alarm op een contract i.v.m. de aflooptermijn. Er is overwogen om ook de personeelsdossiers in Docushare te zetten, maar aangezien dit nogal privacygevoelige info is, heeft men er vanaf gezien.
Het zou uitkomst bieden als men meer kon bladeren in de structuur, in plaats van het houden van query’s. Binnen Docushare wordt voornamelijk gezocht door middel van een google-achtige zoekfunctie.
Het rechtenbeheer wordt op dit moment gemanaged door een beheerder per faculteit, met Dhr Schopman als “poortwachter”. Er moet nog een beleid opgesteld worden voor het omgaan met de documentatie van mensen die de organisatie verlaten. Een gewenste functionaliteit voor een DMS werd genoemd, namelijk check in/ check out, gekoppeld aan versiebeheer.
Docushare beschikt over een de mogelijkheid tot automatische verwijdering van een dossier na afloop van de expiratietermijn, maar men gebruikt dit niet op het moment (te riskant). Voor de huidige kenmerken die aan bestanden toegekend kunnen worden
Philip ten Cate 77 in Docushare is er besloten dat er alleen algemene kenmerken worden gebruikt als
“correspondentie” (i.p.v. brief, mail, fax etc.)
Dhr Schopman gaf ook aan dat het probleem voor veel document management bedrijven op dit moment was dat er wel bedrijven op zoek waren naar dit soort systemen, maar dat deze bedrijven hun eigen probleem niet goed konden omschrijven.
Men wil in de toekomst waarschijnlijk met Sharepoint van Microsoft gaan werken, zodra dit meer het karakter van een DMS krijgt. (Hogeschool In Holland werkt hier al mee -> referentie). De verwachting is ook dat ‘groupware’ steeds meer verschuift richting Microsoft.
3.17 Bos en Lommer, Ronnie Takens: r.takens@bosenlommer.amsterdam.nl, 17 mei 2004
Sinds 1996 werkt de gemeente stadsdeel Bos en Lommer met documentmanagement software van de firma Circle Software, het betreft hier de modules documentmanager en dossiermanager. 5 DIV(documentaire informatie voorziening)-medewerkers als in archivarissen en informatiemakelaars, ongeveer 10 secretaresses en een aantal medewerkers werken met de modules.
Het is een goed systeem voor postregistratie en dossierbeheer van fysieke dossiers.
Voor het beheer van documenten in een digitaal archief en voor het beheer van documenten gedurende de creatiefase (BV. Aanmaken en bewaren van verschillende versies) is het veel minder geschikt.
Er is geen evaluatieonderzoek gedaan, maar op dit moment wordt gekeken of op grond van de wensen en behoeften van medewerkers van DIV en van de ambtenaren, het systeem moet worden verbeterd of vervangen.
Andere programma’s die worden gebruikt voor het beheren van documenten van speciale programma’s zijn Autocad en FISS4All (financiële informatie). Er bestaan geen koppelingen tussen deze systemen en het DMS. Ook bestaat er geen koppeling tussen het DMS en het Officepakket.
Functionaliteiten die amper gebruikt worden zijn de mogelijkheden tot scannen van documenten, het controleren van voortgang en afdoening. Ook wordt de mogelijkheid onderscheid te maken tussen recente bestanden en archiefbestanden niet gebruikt.
Binnenkort zal wel gebruik gemaakt gaan worden van de mogelijkheid tot het scannen van de facturen. Functionaliteiten die missen binnen het systeem is de koppeling met officeapplicaties.
Het systeem bestaat uit postregistratie en archiefbeheer.
Het proces van postregistratie: een document komt binnen en wordt geregistreerd.
Vervolgens wordt een document door het secretariaat op naam van een medewerker geplaatst. Fysiek wordt het document in een archiefdossier geplaatst nadat deze terug komt van de behandelend ambtenaar.
Philip ten Cate 78 Er is mogelijkheid tot rechtenbeheer aanwezig in het programma, er wordt aangegeven wie gebruik mag maken van welke functies. Sommige medewerkers mogen alleen zoeken in het systeem. Anderen mogen documenten ook registreren in het systeem. De functioneel beheerder heeft de mogelijkheid documenten uit het systeem te verwijderen en documenten te verplaatsen. Er is geen mogelijkheid tot versiebeheer, maar wel in de uitbreidingsmodule DIS-verkenner.
(Er wordt niet samengewerkt met leveranciers of afnemers via het programma en de opmaak is ook niet standaard geregeld via XML.)
Het voorbereidende traject van de implementatie van het systeem: er is een selectie gemaakt tussen pakketten die destijds op de markt waren. Het pakket Doc.Man. bleek toen het meest geschikt. De bestaande documenten zijn handmatig in het pakket ingevoerd. Een uitleg is te vinden in het handboek, daarnaast zijn secretariaten geïnstrueerd in de werking van het systeem. Tenslotte heeft de applicatiebeheerder een groot aantal cursussen gevolgd.
Met ‘Circle Software’ is een serviceonderhoudscontract opgesteld en daarnaast is er een helpdesk. Het systeem werkt niet met taxonomieën, er is wel gekeken naar een geschikte trefwoordenlijst, maar dit is meer heel praktisch op de soort werkzaamheden opgesteld.
Voor de aanschaf is er een programma van eisen opgesteld. Destijds waren de technische mogelijkheden echter beperkter en werd er daarom meer naar technische eisen gekeken dan naar functionaliteiten.
In het pakket worden geen documenten opgeslagen. Alleen de link naar de fysieke bewaarplaats wordt gevonden (zelfde principe als Signifile). Men begint een document in Word, print het uit en biedt het dan aan om te registreren. Er zijn hierbij niet echt richtlijnen binnen de organisatie voor het opslaan van documenten. Het programma werkt allen bij een ontvangstbevestiging met standaard sjablonen.
Geen mogelijkheid tot:
- samen werken aan 1 document - verwijder/wis beveiliging - automatische nummering - leesbevestiging
- e-mail-distributie (Outlook wordt gebruikt) - automatisch indexeren
- toegang via het programma tot andere bronnen als internet, databases en agenda)
- informatie buiten het bedrijf toegankelijk - tijdbalk
- koppeling administratie orders
Gebruikers op de afdeling Documentair Informatie Voorziening maken standaard gebruik van het pakket. Het pakket steunt de huidige regelgeving met betrekking tot de archiefwet, hoewel er veel documenten zoals mails niet worden geregistreerd.
Philip ten Cate 79 In het programma kun je voor een standaardwerkproces de afzonderlijke behandelstappen instellen. Een document volgt dan de vastgelegde route. Een document kan met een instructie worden doorgestuurd naar een andere medewerker.
Het programma maakt informatie beschikbaar op onderwerp, trefwoorden, zoekwoorden (alleen zoeken in de metagegevens) registratienummer en –datum, registratietermijn (van .. t/m ..), afdeling, NAW-gegevens. Documentkenmerken worden handmatig toegevoegd, behalve het registratienummer (automatisch).
Een applicatiebeheerder is belast met bepaalde taken m.b.t. het programma (bijv. ‘up to date’ houden, accounts aanmaken, etc.). Er wordt alleen onderscheid gemaakt tussen DIV-medewerkers (registreren), secretaresses (doorsturen documenten en controleren voortgang en afdoening (gebeurt heel weinig), medewerkers (zij kunnen zoeken in het systeem).
Informatie van relevante projecten wordt veelal onvoldoende hergebruikt voor nieuwe projecten. Dit ligt echter niet aan het DMS, maar aan de projectorganisatie. Het DMS is hier overigens ook niet geschikt voor. Er wordt niet bijgehouden wie met welk project bezig is en er zijn geen medewerkers als kennisobjecten bekendgemaakt.
Philip ten Cate 80
Bijlage 4 Afkortingen & aanvullende begrippen
Afkortingen
ASK: Accurate Search Keyboard B2B: Business to business
CAD: Computer Aided Design
CBS: Centraal Bureau voor de Statistiek CMM: Capability Maturity Model
CRM: Customer Relationship Management
DIS: Document Informatie Systeem DM: Documentmanagement
DMU: Decisionmaking unit
EDI: Electronic Data Interchange ERP: Enterprise Resource Planning
HRM: Human Resource Management HTML: HyperText Markup Language ISM: Information Systems Manager ITIL Technology Infrastructure Library JPG: Joint Photographic Experts Group KvK: Kamer van Koophandel
OCR: Optical Character Recognition PDF: Portable Document Format PPT: Power Point
SQL: Structured Query Language XML: eXtensible Markup Language
Aanvullende begrippen
Informatie: Gegevens waaraan een betekenis is toegevoegd4.
Kennis: Datgene dat mensen in staat stelt om betekenis toe te kennen aan gegevens en zodoende informatie te genereren. Het is het geheel van inzichten, ervaringen, procedures die voor juist en waar worden gehouden en die daarom richting geven aan het denken, handelen en communiceren van mensen. Kennis is altijd in meerdere situaties toepasbaar en over een relatief lange tijdsperiode50.
Kennismanagement: Kennismanagement is het vastleggen, beheersen en controleren van beschikbare kennis in de organisatie. Dit betekent een investering in de cultuur van kennis opdoen en kennis verspreiden onder medewerkers van de organisatie5.
Label: Een label in Signifile is te beschouwen als een aanwijzing of kenmerk6 voor de opslag van de verschillende documenten.
Document: Een samenhangende hoeveelheid gegevens, gecreëerd in een bepaalde context en met een bepaald doel te communiceren ten behoeve van overbrugging van tijd en ruimte en gepresenteerd in een bepaalde structuur en vorm7.
4 Spek, R. v.d. en Spijkervet, A., Kennismanagement, intelligent omgaan met kennis, Kenniscentrum CIBIT, Utrecht, 5edruk, 2001, blz 13.
5 Spek, R. v.d. en Spijkervet, A., Kennismanagement, intelligent omgaan met kennis, Kenniscentrum CIBIT, Utrecht, 5edruk, 2001, blz 25.
6 www.vandale.nl
7 Heijst, A. van, ‘Orde op zaken op orde: rendement met informatiemanagement’, Den Haag, VNG uitgeverij, 2003, blz 55.
Philip ten Cate 70
Bijlage 5 Overzicht scores ICT-vitaliteitsscan
Bedrijf huidig gem gewenst gem verschil gem
1 Spaansen Technologie 3,50 4,50 1,00
Business 3,00 4,00 1,00
ICT-werk 3,88 4,50 0,62
Mensen 3,00 3,35 4,25 4,31 1,25 0,97
2 Remia Technologie 3,50 4,00 0,50
Business 3,33 5,00 1,67
ICT-werk 3,00 4,00 1,00
Mensen 3,75 3,40 4,75 4,44 1,00 1,04
3 Vegro Technologie 4,00 4,50 0,50 Business 4,33 3,75 3,00 4,58 -1,33 0,83
ICT-werk 3,50 4,50 1,00
Mensen 3,75 3,90 4,75 4,19 1,00 0,29
4 Kuiken Technologie 4,75 5,00 0,25
Business 3,33 4,00 0,67
ICT-werk 3,75 5,00 1,25
Mensen 4,00 3,96 4,75 4,69 0,75 0,73
5 Hilton Technologie 3,75 4,00 0,25
Business 3,33 3,66 0,33
ICT-werk 3,00 3,25 0,25
Mensen 2,50 3,15 4,25 3,79 1,75 0,65
6 Mytravel Technologie 2,75 3,25 0,50
Business 3,00 3,00 0,00
ICT-werk 3,25 3,50 0,25
Mensen 2,75 2,94 3,25 3,25 0,50 0,31
7 NS Technologie 3,00 4,00 1,00
Business 2,33 3,00 0,67
ICT-werk 2,50 3,75 1,25
Mensen 2,75 2,65 4,00 3,69 1,25 1,04
8 GLS Technologie 3,25 3,75 0,50
Business 4,00 4,00 0,00
ICT-werk 3,50 4,00 0,50
Mensen 3,25 3,50 3,75 3,88 0,50 0,38
9 Meeus Technologie 3,75 4,00 0,25
Business 3,33 3,66 0,33
ICT-werk 3,25 3,50 0,25
Mensen 3,25 3,40 3,75 3,73 0,50 0,33
Philip ten Cate 71 Bedrijf huidig gem gewenst gem verschil gem
10 PwC Technologie 3,00 3,75 0,75
Business 2,66 4,00 1,34
ICT-werk 3,25 4,00 0,75
Mensen 3,25 3,04 4,00 3,94 0,75 0,90
11 By Your Site Technologie 3,25 4,00 0,75
Business 4,00 4,33 0,33
ICT-werk 3,75 4,50 0,75
Mensen 4,50 3,88 4,75 4,40 0,25 0,52
12 E-Factory Technologie 3,50 4,00 0,50
Business 3,00 4,33 1,33
ICT-werk 3,00 4,66 1,66
Mensen 2,50 3,00 4,75 4,44 2,25 1,44
13 Q-dance Technologie 3,75 5,00 1,25
Business 3,00 4,00 1,00
ICT-werk 3,00 4,00 1,00
Mensen 3,25 3,25 4,25 4,31 1,00 1,06
14 Mercatus Technologie 3,75 4,25 0,50
Business 4,33 4,33 0,00
ICT-werk 4,25 4,75 0,50
Mensen 3,75 4,02 4,00 4,33 0,25 0,31
15 Hogeschool Technologie 3,00 4,00 1,00 van Utrecht Business 3,00 3,66 0,66
ICT-werk 2,75 3,50 0,75
Mensen 3,00 2,94 3,00 3,54 0,00 0,60
16 Gemeente Technologie 3,00 3,75 0,75 Bos & Lommer Business 1,00 3,00 2,00
ICT-werk 2,00 3,50 1,50
Mensen 2,25 2,06 4,00 3,56 1,75 1,50
Philip ten Cate 72
Bijlage 6 ICT-vitaliteitsscan
Zie Excel bijlage 6
