Procedure Interne controle van het kwaliteitssysteem
Voorbeeld
De cursieve teksten in lettertype Times Roman kunnen worden gebruikt als startpunt voor eigen documenten.
Aanpassing van de voorbeelden aan de eigen situatie zal echter altijd noodzakelijk zijn ! Alle onderdelen van het kwaliteitsysteem moeten worden geïmplementeerd; alleen het hebben van bijvoorbeeld een protocol zal immers onvoldoende bijdragen aan het leveren van verantwoorde zorg. Nadat het kwaliteitssysteem is opgezet en ingevoerd, zult u zelf willen kunnen controleren of alle afspraken ook daadwerkelijk worden nageleefd..
Met een intern controlesysteem of kwaliteitsbewakingsysteem kan de praktijk laten zien hoe de effectiviteit en naleving van het kwaliteitssysteem en de kwaliteit van de geleverde zorg wordt bewaakt.
Primair bestaat de bewaking uit de controlemomenten die in de processen zijn ingebouwd. Daarnaast kan u met behulp van een periodieke check registraties en observaties uitvoeren om vast te stellen of de diverse borgingsacties zoals ijking van instrumenten of evaluaties van bijvoorbeeld protocollen worden uitgevoerd zoals afgesproken. U neemt maatregelen wanneer zij afwijkingen constateert of mogelijkheden voor verbetering ziet.
Werkwijze intern controlesysteem:
1. Elke medewerker die constateert dat de praktijk in een bepaalde situatie geen verantwoorde zorg levert of dat wordt afgeweken van de afspraken in het kwaliteitssysteem, meldt dit aan de coördinator kwaliteit.
2. De coördinator kwaliteit beoordeelt of directe actie noodzakelijk is, en onderneemt deze zo nodig.
3. Periodiek checkt de coördinator kwaliteit de werking van het kwaliteitssysteem en de geleverde kwaliteit van de zorg met behulp van de checklist aan de hand van steekproeven.
4. De resultaten van de periodieke eigen controles en ontvangen meldingen worden geregistreerd en gebruikt als input voor de verbetercyclus.
In onderstaande tabel staat een mogelijke structuur en inhoud voor de checklist. Afhankelijk van de eigen praktijksituatie kunt u de checklist aanpassen.
© 2012 versie 1.2 Pagina 1 van 3
Voorbeeld-checklist Interne Controle
nr Onderwerp
Frequentie:
eens per
… mnd
Hoe checken? Resultaat
1 Afhandeling klachten binnen gestelde termijn (bijv. 2 weken) 6 Doornemen klachtenregistratie 2 Bespreking alle onderdelen kwaliteitssysteem in werkoverleg 6 Doornemen verslagen werkoverleg
3 Beschikbaarheid actuele versie kwaliteitssysteem 4
Checken op werkplekken en bij medewerkers
4 Ontvangst medische dossiers nieuwkomers 4 Adhv lijst nieuwkomers in HIS
5 Overdracht medische dossiers vertrekkers 4 Adhv lijst vertrekkers in HIS
6 Vastlegging ontvangen hulpvragen en toepassing criteria 4
Waarneming en gesprek met triagemedewerkers
7
Werking spoedlijn / voiceresponse systeem /
bereikbaarheid binnen 30 sec. 2 Drie keer inbellen
8 Correcte uitvoering lab-testen 4 Waarneming en gesprek
9 Correcte uitvoering gedelegeerde handelingen 4 Waarneming en gesprek
10 Autorisatie recepten door huisarts 4 Steekproef 10 recepten
11 Toepassen medicatiebewaking 4 Steekproef 5 dossiers
12
Correcte uitvoering hygiëneprotocol en protocol
reiniging/sterilisatie 4 Waarneming en gesprek
13
Voorraad geneesmiddelen en overige gebruiksmiddelen voldoende
aanwezig en niet verlopen 2 Steekproef 20% van de artikelen
14 Opslagcondities koude keten 2 Check temperatuurlijsten
15 Correcte afvoer medisch afval 4 Waarneming en gesprek
16
Correct gebruik HIS: aanwezigheid probleemlijst, historie,
persoonlijke achtergrond, gebruik SOEP 4 Steekproef 5 dossiers
17 Toepassing ADEPT 4 Steekproef 5 dossiers
18 E-regel bij meer dan 50% deelcontacten ingevuld 4 Steekproef 10 dossiers
19 Gebruik ICPC-code bij meer dan 60% 4 Steekproef 10 dossiers
20
Actualiteit overzicht bevoegdheids- en bekwaamheidseisen, aan
medewerkers toegewezen taken en beschikbare bekwaamheid 6
Beoordeling van registraties, actuele taakverdeling en beschikbare
bekwaamheden
21 Vaccinatiestatus geregistreerd 6 Check registratie op actualiteit
22 Onderhoudssysteem uitgevoerd 6
Check op naleving onderhoudstermijnen
© 2012 versie 1.2 Pagina 2 van 3
23 Alleen gebruik goed onderhouden middelen 4
Waarneming in praktijk beschikbare middelen
24 Beveiliging patiënteninformatie 4
Check werking en gebruik wachtwoorden
25 Toepassing instructies informatiebeveiliging 4 Waarneming en gesprek
26 Vastlegging afwijking van reguliere (medische) werkwijze 4 Steekproef 10 dossiers
27 Gebruik medische indicatoren 4
Steekproef 10 dossiers chronische zorg- patiënten
