Nieuwsbrief Algemene Leden Vergadering VME Domaine Long Pré.
Maart 2013
Inhoudsopgaven:
*Vaststellen nieuwe statuten op basis van nieuwe wetgeving.
*Benoemingen in de nieuwe functies, VME en VVS.
*Voortgang van het businessplan.
*Extra ledenbijdrage op basis van het businessplan.
*Personele zaken.
*Horeca
*Nieuwe keukens en nieuw meubilair.
*Eigen werkzaamheden door eigenaren.
*Financiële resultaten 2012.
Inleiding
Beste eigenaren.
De komende tijd zal zich kenmerken door vele veranderingen. Enerzijds door gewijzigde wetgeving en anderzijds omdat we er zelf voor gekozen hebben om niet langer meer samen te werken met Landal GreenParks als verhuurorganisatie. In het vervolg van de nieuwsbrief komen we hierop terug.
De komende vergadering zal een mix worden van oud naar nieuw op het gebied van de regelgeving.
We stellen voor om onze vergadering af te wikkelingen als bestuur en naar de maatstaven zoals we dat tot dusver gewend waren. Omdat de statuten en de benoemingen in de nieuwe functies aan de orde komen stellen wij voor om de volgende vergadering te houden op basis van de nieuwe organen binnen de VME.
Ik nodig U van harte uit op de vergadering van 16 maart 2013.
De agenda en de bijbehorende stukken ontvangt U zoals gebruikelijk op de e-mail, en zijn ook te raadplegen op onze website.
Namens het Bestuur van Vereniging van Mede-Eigenaren Domaine Long Pré.
Huub Driessens.
Vaststellen nieuwe statuten
Reeds meerdere keren hebben wij U geïnformeerd over de op handen zijnde wijziging van onze statuten. De komende vergadering stellen wij U voor om akkoord te gaan met de vaststelling van de nieuwe statuten. Hieraan is een lange periode van overleg aan voorafgegaan. Meerdere versies zijn besproken met de ere-notaris die deze statuten heeft aangepast. Nadrukkelijk stellen wij nogmaals dat de statuten enkel zijn toegepast op punten waarop dit op basis van de nieuwe wet in België echt noodzakelijk was. De nieuwe appartementswet is van 2 juni 2010 en de statuten moeten hierop zijn aangepast zijn ten laatste tegen 1 september 2013. We zijn dus nog net op tijd!
Inmiddels zijn de statuten en de presentatie van de heer Mark Andree op onze website
www.dlpsyndicus.be gepubliceerd. Op 19 januari 2013 heeft de presentatie plaatsgevonden van de heer Mark Andree (NICM), waar velen van U bij aanwezig waren.
Naar aanleiding van de presentatie hebben diverse leden aangedrongen op wijzigingen op de concept-statuten. Wellicht vloeien uit de behandeling in de ALV ook nog voorstellen tot wijziging voort. In ieder geval kan ik U een korte toelichting geven op de voorstellen tot wijziging:
1. Voorstel tot het opvoeren van een agendapunt in de ALV door leden NIET te stellen op 40 dagen, zoals nu in de statuten staat maar te stellen op 25 dagen.
Bij de vaststelling van het aantal dagen dient rekening te worden gehouden dat de syndicus een agendapunt ook goed en zo volledig mogelijk moet kunnen voorbereiden. Een verkorting van de periode van 40 dagen naar 25 dagen lijkt mij werkbaar in de praktijk.
2. Het weghalen van de naam van de architect van het vakantie-complex Domaine Long Pré zoals nu is opgenomen. Dit weghalen is naar de mening van de syndicus geen bezwaar. Wel zal nog worden opgezocht of dit wettelijk is toegestaan.
3. Aanvragen van meerdere offertes door de syndicus. Hiervoor is het noodzakelijk dat een bedrag wordt vastgesteld. De syndicus stelt voor dit bedrag te stellen op 20.000 euro of méér. Dit betekent dat de syndicus vanaf dit bedrag verplicht wordt gesteld om meerdere (3) offertes op te vragen. De controle hierop kan plaatsvinden door de Commissaris van de Rekening.
Overigens is het beneden het bedrag van 20.000 euro ook toegestaan om meerdere offertes op te vragen (en ook gebruikelijk!).
Indien de syndicus een overeenkomst boven de 20.000 euro wil afsluiten via 1 op 1 aanneming, dan kan dit niet zonder voorafgaande toestemming van de Algemene Leden Vergadering.
4. Voorstel om de Algemene Leden Vergadering te houden tussen 1 en 31 maart van ieder jaar.
5. Voorstel om de verplicht gestelde uitnodiging voor de Algemene Leden Vergadering bijeen te roepen via een aangetekend schrijven uit de huidige concept statuten te halen. Wat betreft de syndicus is dit geen bezwaar.
Bovenstaande voorstellen tot wijziging/aanvulling van de statuten zullen in de ALV in stemming worden gebracht, echter onder voorwaarde dat de wijzigingen wettelijk ook zijn toegestaan. Wij zullen dit toetsen bij onze plaatselijke notaris. (zie agendapunt Statutenwijziging)
Nieuwe benoemingen VME
Zoals eerder aangegeven is het noodzakelijk dat de nieuwe organen van de VME worden geïnstalleerd en benoemd. Het huidig bestuur doet daartoe het volgende voorstel:
Als invulling van de Raad van Mede-Eigendom stellen we de volgende personen voor: Bram Maljaars voorzitter, tevens voorzitter tijdens de Algemene Leden Vergadering, Remt Siebering, Andre van den Enden en Jos de Jager. De RvME ondertekent in opdracht van de Algemene Leden Vergadering het (model)contract met de syndicus. De secretarisfunctie wordt ingevuld door Huub Driessens, als ambtelijk secretaris.
Als Commissaris van Rekening te benoemen: Jos de Jager. Dit zal gecombineerd uitgevoerd worden met het lidmaatschap van de Raad van Mede-Eigendom.
Als syndicus te benoemen: Huub Driessens.
Voor de uitoefening van deze functies gelden de volgende vergoedingen:
Syndicus-vergoeding op jaarbasis 8.000 euro.
Elk lid van de RvME een vergoeding van 2.000 euro per jaar.
Naar verwachting zal er 6x per jaar vergaderd worden door Syndicus en RvME.
VVS
De Raad van Commissarissen zal bestaan als dezelfde personen als de RvME.
De functie van directeur zal ingevuld worden door: Huub Driessens.
Voor de uitoefening van deze functies worden de volgende vergoedingen voorgesteld:
Leden van de Raad van Commissarissen, 2.000 euro per lid, per jaar.
Vergoeding voor de directeur: 6.000 euro per jaar.
Naar verwachting zal 6x per jaar vergaderd worden door de RvC en de directeur. Indien mogelijk op dezelfde dagen als het VME-overleg.
Voor de invulling van de functie door Huub Driessens wordt opgemerkt dat hij nog zal afwegen of deze functies vervuld worden door een Besloten Vennootschap, VOF of als privatief persoon.
De aanstellingen en de bezoldigingen maken onderdeel uit van het agendapunt Statutenwijziging.
Voortgang van het businessplan
Het business plan voorziet de overgang naar een zelfstandig verhuurbedrijf. Hierover hebben wij inmiddels diverse keren overleg gehad met het Belgische accountantskantoor Bofidi. Aan dit kantoor hebben wij voorgelegd hoe wij dit als beste zouden kunnen organiseren.
Op dit moment lijkt de meest geschikte weg dat wij het verhuurbedrijf onderbrengen in onze VVS bvba. Vooral BTW-technisch is deze zaak nu nader uitgewerkt en op korte termijn zullen wij een afspraak maken met de belastinginspectie in Luik, ter verificatie van onze voornemens.
In de VVS komt het verhuurbedrijf tezamen met de exploitatie van de horeca en het zwembad.
Bij de opmaak van de statuten voor de VME is ons medegedeeld dat een VME géén commerciële activiteit mag uitvoeren. In ons huidig organisatiemodel is de VVS bvba in eigendom van de VME hetgeen dus verboden is! We zullen dan ook wegen moeten zoeken om de VVS los te koppelen van de VME.
Naast de VVS bvba, heeft de VME ook nog Spijkven BV in bezit. Dit is, niet direct als commerciële activiteit aangemerkt, doch ook hier is het voornemen om Spijkven BV te liquideren en op te laten gaan in de VME.
Bovenstaande zal kosten tot gevolg hebben, doch ook een jaarlijkse besparing. Als deze operatie slaagt blijft wel een duidelijkere organisatie over, namelijk enerzijds een VME en anderzijds een losgekoppelde VVS bvba waarin alle commerciële activiteiten zijn ondergebracht. Hiermee voldoen we dan ook aan de gestelde eisen.
Naast bovenstaande organisatorische aanpassingen zijn wij inmiddels ook aan de slag gegaan met de aanschaf van software voor het nieuwe verhuurbedrijf. Dit is inmiddels aangeschaft en de eerste inrichting van de software heeft al plaatsgevonden. Ook vindt een oriëntatie van providers plaats.
Ook de werving van een verhuurmedewerker is opgestart. Naar verwachting willen wij begin april 2013 iemand in dienst nemen die voor ons de verhuurorganisatie verder gestalte geeft. Per 1 juni 2013 zouden we graag de verhuurorganisatie klaar hebben staan, om in ieder geval boekingen voor 2014 te kunnen gaan verwerken. Hiervoor is het nodig dat met alle individuele eigenaren contracten worden afgesloten waarbij duidelijkheid komt over de spelregels van verhuur. Naar onze mening zullen alle boekingen op ons park via ons verhuursysteem gaan plaatsvinden. Feitelijk neemt dit verhuurbedrijf de rol van Landal GreenParks over. In het Businessplan is ook de oprichting van een verhuurcommissie voorzien. Het lijkt ons wenselijk om alle spelregels ten aanzien van de verhuur ook door te nemen met de Verhuurcommissie. Bij deze doen wij nu de oproep aan eigenaren die plaats willen nemen in de Verhuurcommissie. Zij kunnen zich aanmelden via de email van Cindy. De bedoeling is dat in april 2013 enkele vergaderingen, waarschijnlijk in Nederland worden belegd hiervoor.
Tenslotte zullen wij op korte termijn overleg voeren met Landal GreenParks over een correct afscheid van hun activiteiten. Voor ons betekent dit dat wij ook op het park nieuwe bebordingen zullen plaatsen, maar ook tal van andere promotie middelen zullen gaan aanschaffen.
Zie het agendapunt voortgang Businessplan.
Dit brengt ons naar het onderwerp dat in het Businessplan staat genoemd, namelijk de bijdrage voor de opzet van het verhuurbedrijf.
Extra ledenbijdrage op basis van het Businessplan
In het businessplan is een bedrag van 800 euro per eigenaar/woning aangegeven als bijdrage voor het verhuurbedrijf. Echter zoals uit bovenstaande blijkt is een gedeelte van de werkzaamheden eigenaar-gericht. De kosten tot dusver zoals het ontwerp van een nieuw logo, de oprichting van een eigen eigenarensite, het aanpassen van de bebordingen op en naar het park alsmede de
organisatorische ontvlechting van de huidige bedrijven verbonden aan de VME zullen kosten met zich mee brengen.
Voor alle duidelijkheid: óók als wij geen verhuurbedrijf zouden opstarten zouden deze kosten noodzakelijk zijn, omdat de VME geen commercieel bedrijf mag bezitten! Deze structuurwijziging is dus sowieso nodig.
We schatten hierbij de volgende kosten, ruwweg in:
1. Kosten van het laten maken van bebording en het verwijderen van LGP borden 10.000 euro 2. Kosten Belgische accountant in verband ontvlechting VVS, en BTW problematiek 25.000 euro 3. Website voor de eigenaren, logo, briefpapier etc. 10.000 euro 4. Notariskosten voor de ontvlechtingen ook juridisch te laten plaatsvinden
Waarschijnlijk dienen vastgoedtransacties plaats te vinden voor Spijkven 20.000 euro
5. Diversen, eigenaar gerelateerde uitgaven 5.000 euro
Totaal 70.000 euro
Aangezien deze kosten voor de eigenaren allemaal hetzelfde zijn wordt voorgesteld om deze kosten ook per eigenaar/woning voor een gelijk bedrag in rekening te brengen, hetgeen betekent een extra ledenbijdrage van 430 euro. Indien dit voorstel door de Algemene Leden Vergadering wordt
overgenomen dan zullen wij dit bedrag in april 2013 bij U in rekening brengen.
De kosten zullen op basis van bovenstaande indeling ook separaat verantwoord worden, zodat inzichtelijk blijft hoeveel kosten er per onderdeel zijn gemaakt.
In een later stadium zullen wij de verhuurders gerelateerde kosten in rekening brengen. We streven er naar om de kosten in ieder geval binnen het genoemde bedrag van 800 euro per eigenaar, genoemd in het businessplan te houden.
We zijn voornemens dit in rekening te brengen op het moment dat de huurovereenkomsten met alle eigenaren zijn afgesloten. Deze factuur wordt dan opgemaakt door het verhuurbedrijf. Dit heeft ook BTW-technische gevolgen.
Zie agendapunt Extra Ledenbijdragen 2013.
Personele zaken
Zoals U weet hebben wij in 2011 onze horeca-medewerker André Destoop ontslagen wegens de slechte resultaten van de horeca. In 2012 hebben wij onze kok, Jacques Vuidar ontslagen om dezelfde reden.
Op eigen initiatief heeft inmiddels Fabrice Radermacher (medewerker technische dienst) ons verlaten. Hiervoor hebben wij, op tijdelijke basis een nieuwe medewerker benoemd namelijk David Drosson. Deze tijdelijke invulling heeft alles te maken met de toekomstige nieuwe organisatie.
Zeer recent hebben wij in dat kader ook ontslag verleend aan Monique Maes (medewerker receptie).
Gelet op de (zeer) lange uitwerktermijn van ongeveer 9 maanden hebben wij haar reeds nu ontslag aangezegd.
Een onverwachte, en ongewenste personele mutatie kregen wij te horen op 25 februari j.l. Onze horeca-medewerkster Coraline van Dongen heeft haar ontslag genomen, in verband met het aanvaarden van een functie elders. Recent hadden wij met haar nog een uren-uitbreiding op ons park afgesproken. We zullen dus op zoek moeten gaan naar 2 nieuwe medewerkers voor de horeca.
We hadden reeds een deeltijdse vacature naast Coraline, nu komt de functie van Coraline er nog bij.
We vinden het erg jammer dat ze ons verlaat, maar wij respecteren natuurlijk haar keuze.
Horeca
De verbouwing van de horeca is nagenoeg gereed. De aankleding moet nog sfeer brengen in de nieuwe voorziening. De horeca is er op gericht om in voor- en naseizoen te kunnen werken met één medewerker. Daarnaast is alles er op gericht om in het hoogseizoen zoveel als mogelijk omzet te draaien. Dit gebeurt met een vereenvoudigde kaart, en gemakkelijk te bereiden maaltijden. Het in stand houden van een door een kok aangestuurd restaurant is de laatste jaren als niet haalbaar gebleken. Gedurende het hoogseizoen was sprake van een goede omzet, echter niet voldoende om voor het hele jaar kostendekkend te zijn.
Nieuwe keukens en nieuw meubilair
Momenteel vindt de plaatsing van 26 keukens in de D2 typen woningen plaats. Naar verwachting zullen alle keukens in maart 2013 gereed zijn. De werkzaamheden voor onze technische dienst zijn deze winterperiode omvangrijk. Telkens worden er per week 5 keukens gesloopt en alles gereed gemaakt voor plaatsing van de nieuwe keukens. Daarnaast hebben schilderwerkzaamheden
plaatsgevonden conform het verbeterpakket 2, waarbij in diverse typen woningen een wand in kleur is aangebracht. Ook heeft er al een eerste levering plaatsgevonden door Ikea van stoelen. Een tweede levering van Ikea wordt binnenkort verwacht hetgeen nog de nodige werkzaamheden tot gevolg heeft. De totale Ikea bestelling bedroeg omstreeks 24.000 euro.
Wij hopen dat de aangebrachte verbeteringen voor onze gasten aanleiding zal zijn om ook volgend jaar weer bij ons te boeken!
Ondertussen hebben wij Landal GreenParks in kennis gesteld van ons programma van verbeteringen.
Zodra de weersomstandigheden het toelaten zullen wij ook het buitenschilderwerk op gaan pakken.
Dit brengt ons tot ons volgende onderwerp in deze nieuwsbrief:
Eigen werkzaamheden door eigenaren
Steeds meer eigenaren steken de handen uit de mouwen ter verbetering van hun
vakantiewoning(en). Dit past ook in de werkwijze voor de toekomst. Echter naar aanleiding van deze eigen werkzaamheden constateren wij zaken waarop wij U willen attenderen.
Enkele eigenaren hebben bijvoorbeeld werkzaamheden aan de elektriciteit (laten) uitvoeren. Deze werkzaamheden hebben plaatsgevonden met Nederlands installatie-materiaal. Dit kan in de toekomst leiden tot gevolgen. Enerzijds is het mogelijk dat bij een keuring van de elektriciteit in Uw woning door Belgische autoriteiten afgekeurd zal (kunnen) worden. Anderzijds is het raadzaam om dit materiaal (in ieder geval van Belgische makelij) zo veel mogelijk standaard te gebruiken. Ook als onze technische dienst (nood)reparaties moet uitvoeren is dit gemakkelijk en hoeven wij niet elke keer de eigenaar hiervoor lastig te vallen.
Een ander voorbeeld is dat eigenaren zelf (nieuwe) vloerbedekking of tapijten in de woning leggen.
Vervolgens blijkt dat onze schoonmaakdames, na dat gasten met een hond er hebben gelogeerd, bijna onmogelijk in staat zijn om de hondenharen te verwijderen!
Kern van de bovenstaande boodschap is dat iedere woningverbetering in het kader van de verhuur natuurlijk welkom is. Echter bedenk ook de gevolgen hiervan voor onze technische- of
schoonmaakdienst. In geval van twijfels hierbij kunt U natuurlijk altijd even overleggen.
Financiële resultaten 2012
Zeer recent zijn de cijfers over het jaar 2012 beschikbaar gekomen. De kascontrole-commissie zal op 2 maart 2013 haar controles uitvoeren. Onder dit voorbehoud van behandeling, ook in een later stadium in de Raad van Beheer zijn dit de financiële resultaten voor 2012:
2012
Vereniging van Mede – Eigenaren, voordeel 95.919,82
VVS, nadeel -40.880,88
Spijkven BV, nadeel -19.549,81 Totaal, per saldo voordeel 35.489,43
In 2011 was sprake van per saldo een voordelig resultaat van 37.129,70 euro en over 2010 was per saldo nog een nadelig saldo van 2.857,35 euro. Opgemerkt wordt dat het saldo van 2011 nog voordelig werd beïnvloed door een (eenmalig) subsidie bedrag van de Waalse overheid van 77.520,72 euro.
Het voordelig resultaat van 2012 lijkt derhalve een meer structureel karakter te hebben. Verdere verklaringen van verschillen in financiële cijfers zullen wij verstrekken in de Algemene Leden Vergadering van 16 maart 2013. Ook zal dan een voorstel worden gedaan inzake de
resultaatbestemming.
Zie ook diverse agendapunten inzake financieel resultaat 2012.
Namens de Raad van Beheer DLP, Huub Driessens, 28 februari 2013.
