1
Update: 18 december 2020
PRODUCTIEHANDBOEK
GIDS VOOR EXTERNE PRODUCTIEHUIZEN
2
EPRO-CEL ... 4
TOEGANGSBADGE ... 5
HET DEPOT ... 6
TOELEVERINGSDIENSTEN: REKWISIETEN – KOSTUUMS ... 8
ALGEMEEN VOOR ALLE UIT TE LENEN STUKKEN ... 8
REKWISIETEN ... 8
KOSTUUMS ... 9
WERKMATERIAAL EN UITZENDDRAGERS ... 12
RICHTLIJNEN VOOR DE GENERIEKEN ... 13
RICHTLIJNEN VOOR COPYRIGHT © OP ALLE VRT-TV-NETTEN ... 15
HOE ZIET EEN EINDGENERIEK EN ZIJN COPYRIGHT ER NORMAAL GEZIEN UIT? ... 15
VERDERE SPECIFICATIES VOOR DE EXTERNE PRODUCTIEHUIZEN ... 17
EXTRA COPYRIGHTREGELS VOOR EEN EN CANVAS ... 20
WAAR KAN JE DE COPYRIGHTS VINDEN? ... 21
DE VERTAALAFDELING ... 22
GESLOTEN ONDERTITELING ... 22
OPEN ONDERTITELING ... 22
ONDERTITELBELEID ... 23
HET AFGEWERKTE PROGRAMMA ... 25
DUUR VAN EEN PROGRAMMA ... 25
TECHNISCHE VEREISTEN VAN EEN PROGRAMMA-FILE ... 25
WANNEER EN HOE LEVEREN VAN EEN UITZENDING? ... 26
LAATTIJDIGE AANLEVERING ... 27
HET PROGRAMMA WERD GELEVERD, MAAR MOET WORDEN TERUGGEHAALD. ... 27
DE NETPLANNING ... 29
HOE WERKT DE NETPLANNING? ... 29
INHOUDELIJKE EN TECHNISCHE PROGRAMMAGEGEVENS (IPG – TEG - IPO ) ... 31
DE IPG OF HET DOCUMENT INHOUDELIJKE PROGRAMMAGEGEVENS ... 31
DE TEG OF TECHNISCHE GEGEVENS VOOR UITZENDING ... 33
DE IPO OF INHOUDELIJKE PROGRAMMAGEGEVENS VOOR ONLINE-MATERIAAL ... 35
VRT COMMUNICATIE ... 37
COMMUNICATIEDIENST VRT ... 37
PROMOCEL... 40
WAT MOET JE DOEN OM TRAILERING TE VERKRIJGEN OP EEN, KETNET OF CANVAS? ... 40
AANLEVEREN VAN TRAILERS/TRAILERMATERIAAL/’VOLGENDE KEER’ VIA ASPERA ... 41
3
AUTEURSRECHTEN ... 45
AANDACHTSPUNTEN GEBRUIK BESTAANDE MUZIEK GENERIEKEN - THEMAMUZIEK - FILM/SERIE (gelet op mandaatswijziging Sabam) ... 45
HOE EEN AANGIFTE INVULLEN? ... 46
PRAKTISCHE RICHTLIJNEN INVULLEN AUTEURSRECHTEN ... 47
VIDEO ON DEMAND (VOD) ... 52
DIGITAAL ... 54
HET TOESTEMMINGSFORMULIER EN HOE HET GEBRUIKEN BIJ TELEVISIEUITZENDINGEN ... 55
INLEIDING ... 55
SOORTEN TOESTEMMING ... 55
WANNEER HEB JE EEN GETEKEND FORMULIER NODIG? ... 55
CONCRETE GEVALLEN ... 56
TOESTEMMINGSFORMULIER VOOR OPNAMES ... 59
BESCHERMING MINDERJARIGEN (ALL 12+ 16+) ... 60
HET MEDIADECREET ... 60
ROUTING ... 60
PRODUCTPLAATSING (PP) EN ANDERE VORMEN VAN COMMERCIELE COMMUNICATIE IN TELEVISIEPROGRAMMA’S (co)producties in opdracht van de VRT ... 65
MEDEWERKING VAN NIET-COMMERCIELE ENTITEITEN IN TELEVISIEPROGRAMMA’S ... 66
WAT IS INSTITUTIONELE FINANCIERING (IF)? ... 66
ROUTING? ... 66
4
EPRO-CEL
De EPRO-cel geeft logistieke steun aan de productiehuizen. Bij de EPRO-cel kan je terecht met al je vragen omtrent de praktische uitwerking.
Medewerkers van productiehuizen moeten voor alle contacten en activiteiten binnen de VRT eerst contact opnemen met de EPRO-cel.
Contact
Ketnet en Canvas
Francis Theuns epro@ketnet.be
02/741.52.17 epro@canvas.be
één
Daisy Hofmans epro@een.be
02/741.52.94
Adjunct aanbodverantwoordelijke ketnet:
Nadine Bernard nadine.bernard@vrt.be 02/741.59.41
0496/68.35.91
5
TOEGANGSBADGE
Met een VRT-badge heb je vrije toegang tot het omroepcentrum. Medewerkers van productiehuizen (met een contract langer dan 2 maanden) kunnen een badge aanvragen.
AANVRAAG VAN EEN NIEUWE BADGE
Mail het aanvraagformulier ‘VRT-badge voor productiehuizen’ naar epro@een.be, epro@ketnet.be, of epro@canvas.be
Geldigheid van de badge:
losse medewerkers productiehuis = duur van hun contract vaste medewerkers productiehuis = max. 1 jaar
Voor de badge dient een waarborg van € 25 betaald te worden.
De badge moet persoonlijk afgehaald worden, want er wordt een foto gemaakt.
VERLENGING
Mail naar het gewenste EPRO-adres met de vermelding:
naam – badgenummer – productiehuis – nieuwe looptijd
De EPRO-cel laat onmiddellijk de looptijd van de badge verlengen
VERANDERING VAN PRODUCTIEHUIS
Je kan je badge behouden, maar laat de EPRO-cel zeker weten naar welk productiehuis je gaat. De badge wordt onder het nieuwe productiehuis geactiveerd.
VERLIES VAN BADGE
Je kan een nieuwe badge laten aanmaken, mits betaling van € 25 waarborg.
EINDE CONTRACT / INLEVEREN BADGE
Lever je badge weer in bij de VRT en je krijgt je € 25 waarborg terugbetaald.
BELANGRIJK
Elke badge wordt gelinkt aan het productiehuis waarvoor het personeelslid werkt. Het productiehuis blijft steeds verantwoordelijk voor alle activiteiten die haar personeelsleden binnen de VRT uitvoeren.
Bij misbruik wordt het productiehuis ter verantwoording geroepen.
6
HET DEPOT
Het Depot is een database met gedigitaliseerd video-en audiomateriaal.
In het Depot vind je alle uitgezonden bewaard materiaal, footage, rushes, fragmenten van externe archieven.
Het is niet omdat het materiaal in het Depot beschikbaar is, dat het mag hergebruikt worden. (er zit ook veel materiaal in het Depot dat niet mag hergebruikt worden)
Externe programmamakers kunnen alleen archief gebruiken wanneer dit in de productie-overeenkomst vermeld werd. Het ontleende materiaal mag alleen gebruikt worden in het kader van deze overeenkomst.
Gebruik van het materiaal voor programma’s buiten de overeenkomst of voor persoonlijke doeleinden is niet toegelaten.
HOE TOEGANG KRIJGEN TOT HET ARCHIEF?
1. Om opzoekingen in het depot te kunnen doen is een korte opleiding verplicht!
Vraag tijdig inlichtingen bij de EPRO-cel want deze opleiding wordt slechts één keer per maand georganiseerd. In deze opleiding komt de rechtenproblematiek aan bod en deze zal je daarenboven ook veel tijd besparen tijdens je research.
2. Mail 5 weken vóór je het archief wenst te gebruiken je archief-aanvraag naar epro@een.be, epro@ketnet.be, of epro@canvas.be (afhankelijk van het uitzendnet van je programma)
3. Je krijgt pas toegang tot het archief na ondertekening van een verklaring over het archiefgebruik.
4. De EPRO-cel regelt je accountgegevens.
Externe productiehuizen kopiëren van het Depot naar een externe harde schijf via de send to standalone-optie.
Dit kan in originele high res kwaliteit. Het materiaal doorsturen is nog niet mogelijk.
Het is belangrijk dat de researcher de afgesproken metadata van het materiaal oplijst.
Bij export van EDL met selecties (echter niet van een volledig programma, los van een EDL) wordt automatisch een Excel-lijst met metadata gegenereerd. Hou deze zeker bij.
RECHTEN
VRT klaart geen rechten voor externe productiehuizen!
Externe productiehuizen mogen alleen materiaal gebruiken als ze zelf de rechten klaren.
1. Gebruik van niet-uitgezonden materiaal is verboden!
2. De productiehuizen dienen alle beperkingen op het materiaal te respecteren.
3. Indien materiaal uit het archief in een andere context wordt gebruikt, mag deze niemand schaden. De toestemming voor hergebruik moet steeds verkregen worden. Ook bij materiaal dat 100% eigendom is van VRT.
4. De rechteninformatie die in het depot is opgenomen geldt voor rechten op het moment van de eerste uitzending. VRT kan niet garanderen dat deze informatie nog van toepassing is voor uw huidig
hergebruik in uw context.
5. Voor hergebruik moet altijd de bron worden geraadpleegd.
Bij het contract zit sinds eind 2019 als bijlage een shotlist om het aangekocht beeldmateriaal in op te lijsten.
Het klaren van rechten, het respecteren van embargo’s op het materiaal en het naleven van het deontologisch charter blijft de verantwoordelijkheid van de programmamaker en het productiehuis.
De rechtenproblematiek komt ook in de opleiding aan bod!
7 Het productiehuis blijft steeds verantwoordelijk voor alle activiteiten die haar personeelsleden binnen de VRT uitvoeren. Bij misbruik van het VRT-archief wordt het productiehuis ter verantwoording geroepen.
Contacten bij het beeldarchief
beeldarchief@vrt.be 02/741.34.38
Linda De Leeuw 02/741.37.20
Visielokaal 2F21
Er zijn vier archiefkernen die hulp kunnen bieden bij zoekopdrachten in Het Depot.
Televisie en Radio staan in voor het archiefmateriaal van één specifiek medium, de kernen Nieuws/Duiding en Sport werken crossmediaal over de grenzen van televisie en radio heen.
Elke kern kan zowel telefonisch als via e-mail gecontacteerd worden.
Radio radioarchief@vrt.be 490 01
Nieuws/Duiding nieuwsarchief@vrt.be 490 02
Televisie televisiearchief@vrt.be 490 03
Sport sportarchief@vrt.be 490 04
Van buitenshuis zijn de archiefkernen te bereiken op het algemeen nummer 02 741 49 00 via een keuzemenu.
Technische moeilijkheden?
TEO 5030@vrt.be 5030 (8u–18u)
Helpdesk 3410@vrt.be 3410 (8u-18u)
8
TOELEVERINGSDIENSTEN: REKWISIETEN – KOSTUUMS
ALGEMEEN VOOR ALLE UIT TE LENEN STUKKEN
Indien vastgelegd in de productieovereenkomst kunnen rekwisieten en kostuums worden uitgeleend volgens de gemaakte afspraken.
Het uitgeleende materiaal mag enkel gebruikt worden voor het programma of project waarvoor het werd aangevraagd.
Bij aanvang van de uitleenperiode neemt het productiehuis eerst contact op met de EPRO-cel.
Die informeert vervolgens de algemene coördinator toeleveringen. Hierna behandelt elke afdeling op zich (hetzij rekwisieten of kostuums) de verdere schriftelijke aanvragen.
Inpakken, stapelen en transporteren van ontleende stukken is de verantwoordelijkheid van het productiehuis.
REKWISIETEN
De VRT beschikt over een rekwisietenmagazijn met inrichtingsmateriaal voor diverse sets zoals meubilair, decoratie en spelrekwisieten. Wanneer vastgelegd in de productieovereenkomst kan een productiehuis rekwisieten ontlenen.
Volgende voorwerpen of taken behoren NIET tot rekwisieten:
- Verbruiksmaterialen: cateringmateriaal, bevestigingsmateriaal, bureau-uitrusting, …
- Productiematerialen: schminkstoelen, -koffers en –spiegels, tenten, rookmachines, walkies, zwarte doeken, inrichting productielokalen…
- Echte wapens
- Inpakmateriaal; inpakken, stapelen en transporteren van ontleende rekwisieten.
- Samenstelling en inrichten van sets gebeurt NIET door de VRT rekwisietenafdeling. Het productiehuis zorgt zelf voor een rekwisiteur en/of setdresser die de rekwisieten uitkiest en naar en van de set brengt
- Het productiehuis is verantwoordelijk voor het correct vervoeren van de rekwisieten, m.a.w. zij zorgt zelf voor inpakmateriaal en transport opdat de rekwisieten zonder beschadiging kunnen worden getransporteerd.
Speciale aandacht en attesten worden gevraagd voor het uitlenen van nepwapens, uniformen van ordediensten, uniformen van overheidsdiensten, die gebruikt worden op openbaren domeinen!
Deze worden pas uitgeleend na voorlegging van een goedkeuringsattest van de plaatselijke ordediensten. In dit attest staat uitdrukkelijk plaats en datum van gebruik van de attributen vermeld.
Dit materiaal dient ook getransporteerd te worden uit het zicht van publiek!
Hoe rekwisieten ontlenen?
Indien je rekwisieten nodig hebt neem je eerst contact met de EPRO-cel.
Na bevestiging kan je zelf contact nemen met de dienst rekwisieten via mail: rekwisieten@vrt.be De rekwisieten dienen minimaal 2 dagen voor afhaling aangevraagd te worden.
9 Geef per bestelling/mail zo veel mogelijk info door:
- Naam productiehuis + adres + telefoon + BTW nummer - VRTnet + Titel van het programma + PO-nummer - Naam van de aanbodverantwoordelijke
- Naam van de afhaler + functie + gsm + email
- Naam van de rekwisiteur en/of setdresser van het productiehuis + contactgegevens: gsm en email - Wat je nodig hebt (zo veel mogelijk in detail + hoeveel stuks). Voeg eventueel een foto bij van wat je
zoekt.
- Waar je het materiaal gaat gebruiken + ev. vergunningen, toelatingen - Datum van afhalen + manier van transporteren
- Datum van terugbrengen
rekwisieten@vrt.be geeft je antwoord over beschikbaarheid van de rekwisieten, tijdstip van ophalen en terugbrengen van de uit te lenen stukken.
Alle beschikbare rekwisieten worden uitgezocht, gefotografeerd en klaargezet tegen de afgesproken afhaaldatum.
Per bestelling wordt een uitleen-bon opgemaakt. Een duplicaat (of duplicaten gegroepeerd per maand) wordt naar de aanbodverantwoordelijke en naar de EPRO-cel gestuurd.
Diegene die de rekwisieten afhaalt tekent de uitleen-bon voor ontvangst en wordt op dat ogenblik
verantwoordelijk gesteld voor het intact terugbrengen van de ontleende stukken! De uitgeleende stukken moeten in dezelfde staat teruggebracht worden.
Bij terugkeer op de opgegeven datum, worden de rekwisieten gecontroleerd en terug ingecheckt.
Kosten van ontbrekende, beschadigde of vervuilde rekwisieten worden aan het productiehuis gefactureerd.
Het laatste saldo dat VRT aan het productiehuis verschuldigd is, wordt pas uitbetaald wanneer alle ontleende rekwisieten opnieuw werden ingecheckt en alle eventuele kosten werden vergoed Afhalen en terugbrengen: 1R
Contact
rekwisieten@vrt.be 02/741.3922
KOSTUUMS
De VRT beschikt over een kostuummagazijn met diverse genres kostuums, schoenen en accessoires.
Wanneer vastgelegd in de productieovereenkomst kan een productiehuis kostuums, schoenen en accessoires ontlenen.
Volgende voorwerpen of taken behoren NIET tot kostuum:
- Verbruiksmaterialen: naaimateriaal, stoffen, was- en strijkmateriaal, poetsgerief, kapstokken…
- Productiematerialen: strijkmachine, -tafels, paspoppen, passpiegels, kledingrekken,, kapstokken…
- Inpakmateriaal, inpakken, stapelen en transporteren van uitgeleende kledij.
- Samenstelling van meer dan zes (6) silhouetten gebeurt NIET door het VRT-kostuumfonds.
- Het productiehuis zorgt zelf voor een kledingadviseur, stylist of kleedster die de silhouetten samenstelt en uitkiest en naar en van de set brengt.
10
Hoe kostuums ontlenen?
Indien je kostuums nodig hebt neem je eerst contact op met de EPRO-cel. Zij mailt de toelating door naar hoofd toeleveringen, om een vast bepaald aantal silhouetten, zoals bepaald in de productieovereenkomst, te mogen afhalen.
Nadien doe je zelf je bestelling via mail: kostuumfonds@vrt.be
Kostuums dienen minimum 2 dagen voor afhaling aangevraagd te worden!
Doe GEEN aanvragen voor meer dan zes silhouetten (=volledig pak van kop tot teen)! Vanaf 6 kostuums moet het productiehuis een styliste, adviseur of kleedster voorzien. Idem voor historische kostuums.
Geef per bestelling/mail zo veel mogelijk info door:
- Naam productiehuis + adres + telefoon + BTW nummer - VRTnet + Titel van het programma + PO-nummer - Naam van de aanbodverantwoordelijke
- Naam van de aanvrager + gsm + email
- Naam van de kledingadviseur, stylist of kleedster PH + gsm + email - Geef een juiste beschrijving (zo veel mogelijk in detail + hoeveel stuks).
- Voeg de maten bij van de personen die de kleding zal dragen. Alle maten: lengte, breedte, schoenmaten, lichaamskenmerken
- Voor man/vrouw/jongen/meisje + ouderdom
- Stijlperiode van de kledij: hedendaags, historisch, carnavalesk? Kleur?
- Voeg eventueel een detailfoto bij. GEEN filmpje.
- Zal er een pasmoment zijn? Wanneer is dit gepland?
- Waar je het materiaal gaat gebruiken + ev. vergunningen, toelatingen voor uniformen manier van transporteren
- Datum van afhalen - Datum van terugbrengen
kostuumfonds@vrt.be geeft je antwoord over beschikbaarheid van de kostuums/silhouetten, tijdstip van ophalen en terugbrengen van de uit te lenen stukken.
Alle beschikbare kostuums worden uitgezocht, gefotografeerd en klaargezet tegen de afgesproken afhaaldatum.
Per bestelling wordt een uitleen-bon opgemaakt. Een duplicaat (of duplicaten gegroepeerd per maand) wordt naar de toeziend producer en de EPRO-cel gestuurd.
Diegene die de rekwisieten afhaalt tekent de uitleen-bon voor ontvangst en wordt op dat ogenblik verantwoordelijk gesteld voor het intact terugbrengen van de ontleende stukken!
Natte kostuums laten drogen vooraleer terug te brengen. NOOIT in plastiek zakken proppen!
Kledij wordt met zorg behandeld, NIET versneden en NIET gekleurd!
Bij terugkeer op de opgegeven datum, worden de kostuums binnengebracht zoals ze werden meegegeven: op kapstok, rek of met hoes. Beschadigingen worden gemeld per mail aan kostuumfonds@vrt.be.
Bij terugkeer op de opgegeven datum worden de kostuums gecontroleerd en terug ingecheckt.
Het productiehuis zal voor elk ontleend kostuum de kosten van de droogkuis en van de te herstellen stukken dragen. De factuur wordt door de VRT aan het productiehuis gestuurd.
Kosten voor nieuwe aankoop van ontbrekende kostuums worden aan het productiehuis gefactureerd.
11 Het laatste saldo dat VRT aan het productiehuis verschuldigd is, wordt pas uitbetaald wanneer alle
ontleende kostuums/silhouetten opnieuw werden ingecheckt en alle eventuele kosten werden vergoed Afhalen en terugbrengen: 2R
NIET bij rekwisieten terugbrengen!
Er is een rek en een box voorzien aan de ingang van het KF om kostuums terug te brengen buiten de openingsuren.
Contact
kostuumfonds@vrt.be 02/741.3976
12
WERKMATERIAAL EN UITZENDDRAGERS
Alle soorten dragers, die door externe productiehuizen bij de VRT worden afgehaald, worden verkregen op uitleenbasis.
Bij de EPRO-cel kan je terecht voor harde schijven. (maximaal 2 per productiehuis)
Hoe bestel je vooropnamemateriaal?
Je bestelt het opnamemateriaal per mail bij epro@een.be, epro@ketnet.be of epro@canvas.be
De EPRO-cel laat je weten wanneer je het opnamemateriaal kan afhalen, afhankelijk van de voorraad en de nodige hoeveelheid.
Op de afgesproken dag haal je het materiaal op in het Centraal Magazijn 0R22.
Hoe lever je het vooropnamemateriaal weer terug binnen?
Het terugbrengen van het vooropnamemateriaal wordt gelinkt aan het uitbetalen van de laatste schijf van de factuur. Enkel wanneer alle ontleend materiaal weer werd binnengeleverd zal de laatste schijf uitbetaald worden.
Sorteer het materiaal dat je binnenbrengt volgens soort: gebruikt of ongebruikt.
Verpak het in een rug-vriendelijke en draagbare verpakking. Dozen zijn steeds in het magazijn te verkrijgen.
Maak een formulier met daarop:
- Logo en/of naam van het productiehuis – datum – titel van het programma – aantal en soort teruggebracht materiaal (1 programma per formulier)
Je print dit in 3 exemplaren en neemt deze kopieën mee naar het magazijn.
Laat het magazijn je formulieren ondertekenen.
1 ex. voor het magazijn / 1 ex. voor jezelf/ 1 ex. binnenbrengen bij de EPRO-cel, 8L23.
Wanneer je materiaal wil behouden voor eigen archief dan moet het productiehuis hetzelfde materiaal aankopen en dat ter vervanging binnenbrengen.
Contact
Voorraadbeheer Centraal Magazijn - 0R22 Centraalmagazijn-post@vrt.be Openingsuren: weekdagen 08.00 – 12.00 en 13.00 – 16.00
Bert Destexhe bert.destexhe@vrt.be 02/741.31.48
Luc Segers luc.segers@vrt.be 02/741.32.39
Patrick Goessens patrick.goessens@vrt.be 02/741.53.20
13
RICHTLIJNEN VOOR DE GENERIEKEN
ALGEMEEN
Een eindgeneriek is een ideaal zapmoment. De eindgeneriek moet zo beknopt mogelijk en moet verwerkt zijn in de beleving van het programma. Daarom worden er ook geen programmamakers vermeld in de
eindgeneriek (behoudens uitzonderingen zie lager)
De productiehuizen spreken ALTIJD af met hun aanbodverantwoordelijke hoe de eindgeneriek van een programma er zal uitzien.
GENERIEK VOOR EEN EN CANVAS
Vermeldingen blijven beperkt tot:
Verplicht:
- Copyright (Zie volgend hoofdstuk)
o deze copyright wordt door ons aangemaakt en kan je downloaden op volgende server:
https://drive.google.com/folderview?id=0B9XQzsAeIuzqYlUxVWo5TTBMYmc&usp=sharing
Facultatief, volgens afspraak:
- Vermeldingen commerciële partners:
o met dank aan.. ’: voor PP-sponsors die het programma financieel of materieel ondersteunen.
(vastgelegd via een ruilovereenkomst) Nooit logo’s of webadres
- Vermeldingen niet-commerciële partners:
o ‘in samenwerking met… ’ voor institutionele partners (overheidsdepartementen, ministeries, kabinetten, provincies, gemeenten, diensten voor city- of regionale marketing,
overheidsbedrijven, een aantal culturele instellingen, liefdadigheids-organisaties, …). Deze afspraak dient ook te worden vastgelegd via een 3 partijenovereenkomst.
o ‘met de steun van het Vlaams Audiovisueel Fonds’ (VAF): dient tekstueel vermeld te worden in begingeneriek, zonder logo en in eindgeneriek enkel met logo.
o ‘met de steun van de Tax Shelter maatregel van de Belgische Federale overheid’.
1. In begingeneriek zonder logo ‘tax shelter’, in eindgeneriek met logo ‘tax shelter’.
2. Geen vermelding van investeerders, tussenpersonen of intermediairs in begingeneriek
3. Vermelding van investeerders, tussenpersonen of intermediairs kan enkel in eindgeneriek, zonder logo en zonder vermelding van bedrijfsomschrijving of vennootschapsvorm
4. In dezelfde lettergrootte als de andere commerciële en niet-commerciële partners
5. Gebundeld op 1 pancarte (1x schermvullend, bij voorkeur gecombineerd met andere commerciële en niet-commerciële partners)
6. Geen urls’s vermelden
- eventuele contractuele afspraken: bv. Rechtenhouder bij aangekocht format Uitzonderingen:
- nieuws en sport:
o naast ‘een programma van’ kunnen maximaal 2 makers vermeld worden
o bij bewerkingen kan de naam van 1 vertaler in het lettertype van de onderschriften vermeld worden
- fictie:
o Duur begingeneriek: maximaal 60 seconden o Duur eindgeneriek: maximaal 45 seconden
o Wie op de begingeneriek staat, komt niet op de eindgeneriek. Ook acteurs en regisseurs niet!
NOOT: een naam mag dus in totaal maar één keer vermeld worden in de generieken.
14 Er wordt enkel vermelding gemaakt van voornaam + naam, geen extra info - bv lid van een
bepaalde groep
o Vermeldingen van medewerkers op eindgeneriek kan, als deze een wezenlijke bijdrage leveren aan de reeks:
acteurs scenario
story- en script editing script advise
creative director regie
productie extern
advies en coördinatie: max. 2 namen muziek: de componist decorontwerp
chef camera chef
licht
chef geluid
chef opnameleiding chef kostuumadvies chef make-up
GENERIEK VOOR KETNET
Verplicht:
- Ketnet-signature
o Je kan de signature hier downloaden: stijlgids.ketnet.be (ze staat helemaal onderaan de pagina) Wachtwoord is Sav5z9XH
o de grootte en positie behouden
o binnen de 6 sec na begingeneriek gebruiken. Indien dit niet mogelijk is, overleggen met Nadine Bernard voor een andere oplossing
o duurtijd is aanpasbaar volgens cutten maar graag min 2 sec in beeld houden o eerste toepassing ter goedkeuring laten checken door Nadine Bernard - Copyright:
o de copyright verschijnt op het laatste beeld van de aflevering, niet op een zwarte pancarte erachter
Facultatief, volgens afspraak
- vermeldingen commerciële partners:
o Ketnet is reclame- en sponsorvrij. Commerciële sponsors zijn NOOIT toegestaan.
- vermeldingen niet-commerciële partners:
o ‘in samenwerking met … ’: voor institutionele partners (overheidsdepartementen, ministeries, kabinetten, provincies, gemeenten, diensten voor city- of regionale marketing,
overheidsbedrijven, een aantal culturele instellingen, liefdadigheids-organisaties, …). Deze afspraak dient ook te worden vastgelegd via een 3partijenovereenkomst.
o ‘met de steun van het Vlaams Audiovisueel Fonds (VAF): dient tekstueel vermeld te worden in eindgeneriek, zonder logo.
o ‘met de steun van de Tax Shelter maatregel van de Belgische Federale overheid’.
Zonder logo.
15
RICHTLIJNEN VOOR COPYRIGHT © OP ALLE VRT-TV-NETTEN
Hoe moet het copyright aan het einde van een programma vermeld worden?
Als basis geldt dat het Ontwerpbureau VRT – Grafiek de copyright-pancarte levert aan iedereen die erom vraagt, in de vorm van een PNG-file met embedded alpha. Standaard levert Grafiek elk jaar 456 pancartes, voor zowat elk gekend productiehuis, voor elk net, zowel in “normale” als in “inverse” vorm, maar enkel in HD.
(met HD wordt HD-1080i50 bedoeld).
HOE ZIET EEN EINDGENERIEK EN ZIJN COPYRIGHT ER NORMAAL GEZIEN UIT?
Een standaard copyright staat in het font van het net zélf en staat centraal onderaan, en in de “normale”
(witte) vorm. Dit is hiervan een voorbeeld:
Hier volgen de algemene regels, die voor EEN, CANVAS en KETNET gelden:
Gewoonlijk wordt er een eindgeneriek gegeven (roll, crawl, pancartes) in de grafische look van het programma, inclusief alle sponsor- en commerciële vermeldingen.
DAARNA (als aparte pancarte dus) wordt de copyright gegeven die in het font van het NET staat, zoals gezegd op een achtergrondbeeld (niet op zwart bij Ketnet!). Een copyright staat gebruikelijk 4 à 5 seconden,
waaronder de klank proper uitgefaded wordt, en daarna op zwart geknipt of een “end-of-file” gegeven wordt.
Dus geen eindeloze copyright op een freeze waaronder de klank gewoon doorloopt!
De copyright komt op het einde van het programma, NOOIT op de verwijzing naar ‘volgende keer’. De
‘volgende keer’ dient apart aangeleverd te worden via de promo-cel.
Het is niet toegelaten om zelf allerhande vermeldingen bij te tikken op de copyright.
Er mogen geen schaduwen of andere dingen zoals halo’s of softborders rond de copyright gezet worden.
Indien de pancarte niet goed leesbaar is, bvb omdat de achtergrond té helder is, moet de “inverse” versie van de pancarte gebruikt worden. (zie voorbeeld op de volgende bladzijde).
Een copyrightpancarte kan gewoon enkel het net en het jaartal vermelden, zonder andere toevoegingen. “VRT TELEVISIE voor <net>” wordt niet meer gebruikt.
16 Wat het jaar betreft, het is de datum (en het net) van EERSTE UITZENDING die telt. Bij heruitzendingen worden de copyrightpancartes dus NIET aangepast.
Bij wijze van voorbeeld is hier een beeld met een “inverse” copyrightpancarte:
Interne VRT-productiehuizen worden in 1 lijn vermeld (in hoofdletters):
Enkel VRT NIEUWS en SPORZA wordt nog gebruikt.
In de regel bóven de copyrightregel kan er intern nog extra tekst bijgezet worden, bvb “eindredactie: xxx”, of een website-url bvb “www.een.be/programma”.
Een website staat altijd in kleine letters en begint liefst met www, de website-url moet echter wel steeds de url zijn van het NET, met eventueel nog een toevoeging achter de slash “/”. “www.janneke.be/pietje” mag dus NIET.
Het is NIET toegelaten meer dan 1 lijn tekst bóven de copyrightregel te zetten.
In totaal staan er dus maximaal 2 lijnen tekst in een copyrightpancarte, nooit 3 of meer.
VERDERE SPECIFICATIES VOOR DE EXTERNE PRODUCTIEHUIZEN
Bij de EXTERNE productiehuizen zijn er andere regels.
De eerste lijn van de copyrightpancarte is volgens de vorm: “een programma van <xxx> voor” of “een coproductie van < xxx> en “ al naargelang het afgesloten contract
Op de tweede lijn staat de standaard copyright van het net zelf.
Alles steeds in het font van het net
De naam van het extern productiehuis wordt geschreven in de vorm zoals gevraagd door het productiehuis zélf, maar de lengte van het geheel moet binnen de geldende regels van de “safety”
blijven.
Bij EEN vanaf 2 september 2019 moet alles volledig in HOOFDLETTERS geschreven worden!
Té lange namen moeten ingekort worden:
18
Maar dan zijn er natuurlijk ook nog de verschillende samenwerkingsverbanden…
Een coproductie tussen een extern productiehuis en het net zélf. Dit trekt heel hard op de vorige pancarte, maar we gebruiken het woord “coproductie”, en “en”:
Qua lengte van tekst geeft deze vorm problemen als er twee productiehuizen zijn (met lange namen) die samenwerken.
Als het 2 externe productiehuizen zijn, wordt de naam geschreven zoals oorspronkelijk gevraagd en in de gevraagde volgorde:
19
Opgelet: bij EEN vanaf 2 september 2019 moet alle tekst volledig in HOOFDLETTERS staan.
Bij een intern en extern productiehuis wordt altijd EERST het externe productiehuis gezet in de vorm zoals gevraagd, en DAN het intern productiehuis in hoofdletters:
Bij EEN vanaf 2 september 2019 moet alle tekst volledig in HOOFDLETTERS staan!
In dit geval kon “een coproductie van” er niet voor wegens de lengte. Dan worden gewoon de productiehuizen vermeld.
Dit systeem wordt ook gebruikt als er 3 productiehuizen samenwerken.
En dan de samenwerkingsverbanden tussen productiehuizen en andere instanties:
20
Bij EEN vanaf 2 september 2019 moet alle tekst volledig in HOOFDLETTERS staan!
Tot zover de basisregels, maar voor één en canvas gelden er sinds september 2015 extra copyrightregels omdat de copyrights geanimeerd zijn.
EXTRA COPYRIGHTREGELS VOOR EEN EN CANVAS
De copyrightpancartes voor één en canvas bestaan nu uit 2 delen:
Het eerste deel is de vaste still die als TGA met embedded alpha aangeleverd wordt, deze pancarte moet ingefaded worden gedurende 50 frames (2 seconden).
Het tweede deel is de onderste regel die het animatielogo van het net bevat.
Deze animatie wordt aangeleverd als een quicktime-file in TGA-codec met embedded alpha.
DE START VAN DE FADE VAN DE FIXE PANCARTE (1e lijn tekst)
EN DE START VAN DE ANIMATIE (2e lijn tekst) MOETEN GELIJK LIGGEN !!!
Je zal zien dat de animatie iéts later start dan de fade, maar ze eindigen tegelijk.
21
Het einde van de animatie staat lang genoeg om in te korten:
Ontwerpbureau VRT – Grafiek levert elk jaar nieuwe quicktimes aan, in alle versies. De vaste PNG- pancartes veranderen enkel als de naam van het productiehuis verandert. Ook als er speciale samenwerkingsverbanden zijn maken wij een nieuwe fixe pancarte aan.
WAAR KAN JE DE COPYRIGHTS VINDEN?
URL voor het downloaden van de quicktime-animaties:
https://drive.google.com/folderview?id=0B9XQzsAeIuzqYlUxVWo5TTBMYmc&usp=sharing Hierboven staan de “standaard” richtlijnen, de uitzonderingen bekijken we geval per geval.
Contact
Michel Andries michel.andries@vrt.be 02/741.50.51 (doorgeschakeld naar gsm)
22
DE VERTAALAFDELING
We maken een onderscheid tussen gesloten en open ondertiteling.
Het zijn de aanbodverantwoordelijken die beslissen welk programma open of gesloten ondertiteling krijgt op basis van hun beleid hierrond.
Zij communiceren de beslissing per titel zowel naar de ondertiteldienst als naar de productie.
GESLOTEN ONDERTITELING
Gesloten ondertiteling van Nederlandstalige programma’s, is actief op te roepen via pagina 888 van teletekst.
Wanneer je programma minstens 5 werkdagen voor uitzending aan de VRT wordt geleverd, kan de dienst 888 nog tijdig de titels aanmaken en hoef je verder niets te doen.
Bij late montage/levering is het wenselijk te bekijken of er niet voordien al een kopie van een deel van het programma (of een voorlopige versie) kan geleverd worden aan de 888-redactie.
Neem steeds bij aanvang van een productie contact op met ondertiteling@vrt.be om de juiste afspraken te maken.
Bezorg via mail het script en andere nuttige informatie (juiste schrijfwijze van namen), alsook de uitzendgegevens (IPG en TEG) aan ondertiteling@vrt.be
Vergeet niet de dienst 888 dadelijk op de hoogte te brengen wanneer er nog ultieme wijzigingen aan het programma worden aangebracht.
OPEN ONDERTITELING
Open ondertiteling komt automatisch mee in beeld bij de uitzending.
De ondertitels worden niet ingebrand op de video. Ondertitels lopen tijdens uitzending apart mee, gestuurd door de tijdscode. Het grote voordeel hiervan is dat er tot kort voor de uitzending aan de ondertitels gewerkt kan worden en de cleane versie voor archivering en hergebruik kan dienen.
Hou er rekening mee dat ondertiteling ALTIJD onderaan in beeld wordt gezet. Wanneer open ondertiteling voorzien is, zet dan geen SVO’s of andere grafiek onderaan in beeld die in conflict kan komen met de open ondertiteling.
23
Tenzij het anders wordt bepaald wordt de ondertiteling steeds gedaan door de vertaalafdeling van de VRT.
Indien bij hoge uitzondering en met toelating van het NET een productiehuis toch zelf ondertitels maakt dan moeten deze ondertitels door de eindredactie van VRT worden nagelezen. De
aangeleverde titels moeten voldoen aan de huisstijl en richtlijnen van de VRT.
Indien het externe productiehuis een ondertitelde kopie wenst van haar programma, dan bezorgen wij het ondertitelbestand in diverse formaten (890-formaat voor Scantitling – Cavena, stl voor EBU).
Het productiehuis maakt ZELF een ondertitelde kopie.
De meeste studio’s met ondertitelfaciliteiten kunnen dit 890-formaat lezen en weergeven.
Afhankelijk van het gebruik worden de ondertitels kosteloos, dan wel tegen betaling bezorgd.
We onderscheiden 5 categorieën van gebruik: promotie (kosteloos), effectieve commerciële
transactie (tegen betaling), grondstof voor commerciële transactie (tegen betaling), bij coproducties (kosteloos) en specifieke doeleinden zonder commercieel karakter (kosteloos)
Alle richtlijnen vind je terug in het ‘kader vertaling & ondertiteling – epro 2020 02 02’ (of latere aanpassingen hieraan)
ONDERTITELBELEID
Ketnet
: specifiek op basis van doelgroep.24
Op Ketnet is er geen open ondertiteling en wordt standaard T888 voorzien. Er is één belangrijke uitzondering: wanneer een programma daar uitzonderlijk bij gebaat is wegens gebruik van dialecten (bv. D5R) of gebrekkige audiokwaliteit (bv. Generatie K)
Vuistregels voor één en Canvas
Reality: standaard open ondertitelen (Zowel de individuele verstaanbaarheid als de snelle wissels tussen dialecten maken dat de kijker een extra inspanning moet doen om voldoende te kunnen volgen. Daarnaast zijn scènes met slechte achtergrondklank onvermijdelijk) De VO en/of presentaties in camera hoeven niet open ondertiteld te worden
Reality is een breed genre, en daardoor zijn er ook gevallen waarbij de voorkeur ook kan zijn om enkel de vreemde talen/onverstaanbare/onbegrijpbare scenes te ondertitelen.
Fictieseries: standaard open ondertitelen - Uitzondering: humor
- Uitzondering: THUIS – want zeer goede klank en algemeen goed verstaanbaar Studio-programma’s, nieuws en duiding, consumentenprogramma’s, live-programma’s:
niet standaard open ondertitelen (tenzij scenes met vreemde talen, moeilijk verstaanbaar of begrijpbaar)
- Uitzondering: programma’s met reality-inslag bv. Op straat, Dwars door Amerika In alle programma’s blijven specifieke scenes open ondertiteld worden om volgende redenen:
- Niet goed verstaanbaar (individueel of veel achtergrond) - Niet goed te begrijpen (dialect, vervormde stemmen) - Vreemde talen
Dit zijn vuistregels. Afwijkingen en/of uitzonderingen zijn mogelijk. De aanbodverantwoordelijke is je aanspreekpunt bij onduidelijkheid of discussie over de gekozen vorm van ondertiteling. Overleg is mogelijk, maar de aanbodverantwoordelijke neemt de uiteindelijke beslissing.
Wat te doen om je programma te laten ondertitelen?
Je stuurt een mail naar ondertiteling@vrt.be met zoveel mogelijk info. (productiehuis,
verantwoordelijke personen, GSM- en telefoonnummers). Indien mogelijk geef je de vertaalafdeling ook een script op papier en minstens de juiste schrijfwijze van eigennamen en plaatsnamen die in het programma voorkomen.
Contact
ondertiteling@vrt.be
Giedo Ameele guido.ameele@vrt.be 02/741.36.94 Margot De Palmeneire margot.depalmeneire@vrt.be 02/741.55.31
Aster Lauwers aster.lauwers@vrt.be 02/741.54.01
Femke Van Overbeke femke.vanoverbeke@vrt.be 02/741.25.78
25
HET AFGEWERKTE PROGRAMMA
DUUR VAN EEN PROGRAMMA
Al van bij de eerste besprekingen wordt de duur van het programma vastgelegd. Het is de taak van de producer van het productiehuis om erover te waken dat de afgesproken duur zo nauwkeurig mogelijk benaderd wordt.
Er wordt met de aanbodverantwoordelijke een vaste duurtijd voor een reeks afgesproken. Deze moet voor alle afleveringen gerespecteerd worden, met het oog op een duidelijke afspraak met de kijker. Als er voor een bepaalde aflevering een afwijking van meer dan 1 minuut wenselijk is, is de toestemming van de aanbodverantwoordelijke nodig. Bij Ketnet mag de afwijking slechts 45” zijn.
TECHNISCHE VEREISTEN VAN EEN PROGRAMMA-FILE
VRT verwacht een toelevering van alle afgewerkte programma’s- In AVCI 100 OP1A MXF (VRT Gouden Standaard) - Voorzien van juiste Media ID en juiste meta-data
- Gerewrapped met XF convertor OF gemaakt met Avid AS11 OF via Adobe Premiere IRT profile ARD_ZDF_HDF02b-1.1
Videofile HD:
- .mxf
- Video: AVC-I 100 1080i50
- Gerewrapped met XF convertor of via Avid AS11 of via Adobe premiere IRT profile ARD_ZDF_HDF02b-1.1
- 16/9 full frame
- Audio: 2 tot 16 channels audio (steeds even channels) Stereo
- Kanalen: Audio ch 1&2 : Program Stereo op Links/Rechts - VERPLICHT!
Audio ch 3&4 : audiodescriptie - Optioneel Audio ch 5&6 : International Sound - Optioneel
Audio ch 7-16: audio voor andere diensten - Optioneel (af te spreken per productie) (in te vullen in Excel / in”Notes” in Aspera)
- Niveau: Het programma dient afgemixt te zijn volgens richtlijn EBU R128:
Integrated loudness van -23LUFS (gemiddeld, mag +/- 1 LUF afwijken) Maximum loudness range van 15
Maximum true peak level van -3dBTP - Start TC 10:00:00:00
- Start programma: start file
- Einde programma: waar het programma van antenne gaat.
- Geen extra zwart, geen fade-to-black, geen freeze!
- Naamconventie file:
TITEL PROGRAMMA_S0000_E0000_AFLEVERINGSTITEL_MEDIA ID.mxf (Indien er geen afleveringstitel is, hoeft deze dus ook niet vermeld te worden) MAX 150 tekens, dus afkorten indien nodig
- Naamconventie TRAILER file:
TR_TITEL PROGRAMMA_S0000_E0000_AFLEVERINGSTITEL_MEDIA ID.mxf (Indien er geen afleveringstitel is, hoeft deze dus ook niet vermeld te worden) MAX 150 tekens, dus afkorten indien nodig
26
- Begeleidende Excel-file ENKEL BIJ LEVERING VIA HARDDISK:
bevat alle gegevens die noodzakelijk zijn bij het ingesten van het afgewerkt programma met Aspera door VRT
De excel-file draagt als naam de Media-ID van de desbetreffende video-file.
Bij de levering van verschillende afgewerkte programma’s op één harde schijf (telkens met de correcte naamconventie), wordt er per programma een aparte excel-file met meta-data meegestuurd.
WANNEER EN HOE LEVEREN VAN EEN UITZENDING?
Een uitzending dient ten laatste 5 werkdagen voor uitzending bij de VRT geleverd zijn. Eventuele afwijkingen kunnen enkel toegestaan worden na expliciet overleg.
Het productiehuis krijgt van de VRT een Media-ID, die gekoppeld is aan één bepaalde uitzending.
De Media ID is dé sleutel voor de hele opvolging tussen ons uitzendproces en ons archief. Het is daarom van het grootste belang dat de Media-ID correct gekoppeld wordt aan de afgewerkte videomontage.
Die koppeling dient te gebeuren bij het uploaden van die afgewerkte uitzending naar het Depot.
De EPRO-cel zal vooraleer de oplevering start, een lijst bezorgen met de juiste Media-ID’s voor de lopende productie.
HD uitzendingen worden geleverd via fiber/internet of op NTFS geformatteerde schijven
Aanlevering via fiber/internet
Bestanden worden bij voorkeur aangeleverd via fiber/internet naar een ASPERA server van de VRT.
Hiervoor dient het Productiehuis een ASPERA account aan te vragen.
Aanvragen voor een ASPERA account worden via e-mail gestuurd naar: CIP@vrt.be. Meer info vind je in document “richtlijnen voor aanlevering via ASPERA” op de website voor externe medewerkers. Via deze link.
Het afgewerkte programma in AVCI 100 OP1A MXF uploaden naar het Depot.
Het productiehuis ontvangt een bevestigingsmail met het ID van het programma wanneer de transfer geslaagd is. Een gefaalde transfer wordt eveneens gemeld.
Bij een gefaalde transfer dient het productiehuis maatregelen te nemen om aan de vooropgestelde specificaties te voldoen door een nieuwe file met andere versie op te sturen.
Je mag bij het uploaden met ASPERA GEEN Excel bijvoegen (enkel de videofile). Wanneer je aanlevert op externe harde schijf dien je de Excel wel toe te voegen.
Meteen na de upload stuurt het productiehuis het correct ingevulde TEG-formulier door naar alle diensten welke vermeld staan op het formulier. Zo weet iedereen dat de uitzending beschikbaar is.
Aanlevering op USB3 harde schijf
Wanneer het Productiehuis verkiest om het programma via harde schijf aan te leveren kunnen door de VRT 2 harde schijven ter beschikking worden gesteld om uitwisseling toe te laten.
27
Deze harde schijven zijn geformatteerd volgens de NTFS standaard . Mac-users kunnen het gratis programma Mounty gebruiken om NTFS schijven te mounten via https://mounty.app
De harde schijven worden ter beschikking gesteld, en gemarkeerd per productiehuis. Het productiehuis is aansprakelijk voor eventuele beschadiging of verlies van de harde schijf.
Wanneer de uitzendingen op schijf worden geleverd moet op de doos van de schijf duidelijke info staan:
- naam productiehuis – naam contactpersoon – telefoonnummer - titel programma
- aantal afleveringen op de schijf + afleveringsnummers en evt. afleveringstitel - uitzenddata
- duur van het programma
De harde schijf bevat per aflevering van het programma steeds een MXF bestand (met de video) en een Excel bestand (met de meta-data).
De naam van het MXF bestand is
“TITEL PROGRAMMA_S0000_E0000_AFLEVERINGSTITEL_MEDIA ID.mxf”
De naam van het Excel bestand is
“TITEL PROGRAMMA_S0000_E0000_AFLEVERINGSTITEL_MEDIA ID.xls”.
Files op harde schijf moeten worden aangeboden in het CIP (lokaal 3R005). Openingsuren: 7/7, 7:00- 22:30, tel 02/7417511.
De harde schijven dienen aan de VRT geleverd te worden ZONDER het kabeltje. De VRT zorgt zelf voor een kabeltje bij de ingest.
Na het inladen kan de schijf terug meegenomen worden of op een later tijdstip terug opgehaald worden bij de EPRO-cel, 8L23.
Diezelfde dag (zo snel mogelijk na het leveren van de schijf) stuurt het productiehuis het correct ingevulde TEG-formulier door naar alle diensten vermeld op het formulier. Zo weet iedereen dat de uitzending beschikbaar is.
LAATTIJDIGE AANLEVERING
In uitzonderlijke omstandigheden, wanneer voorzien in de productieovereenkomst of met toelating van de aanbodverantwoordelijke, kan een programma laattijdig worden aangeleverd (d.i. minder dan 5 werkdagen voor uitzending).
In dit geval dient steeds in overleg bekeken te worden op welke manier er kan worden aangeleverd.
Het productiehuis neemt hierover contact met de EPRO-cel. In geval van laattijdige aanlevering of opnieuw aanleveren moet ook televisiearchief@vrt.be in cc. worden gezet.
HET PROGRAMMA WERD GELEVERD, MAAR MOET WORDEN TERUGGEHAALD.
Normaal moet een afgeleverde uitzending helemaal professioneel afgewerkt zijn.
28
Wanneer er toch een probleem wordt vastgesteld NADAT zij reeds werd geleverd -in uitzonderlijk geval - geldt volgende procedure:
- Het productiehuis neemt contact met de EPRO-cel. (epro@een.be of epro@canvas.be of epro@ketnet.be)
- Het productiehuis laat weten wat er aan de uitzending gewijzigd moet worden, (Media-ID en uitzenddatum vermelden) of de lengte van de uitzending zal veranderen EN of er voor de ondertiteling wat zal wijzigen (meer of minder tekst, andere TC)
- Na reparatie levert het productiehuis de nieuwe versie met hetzelfde Media-ID.
Dadelijk na levering:
- Aan alle diensten een gecorrigeerde versie van het TEG-formulier toezenden. Het TEG- formulier is het signaal voor alle diensten dat de uitzending terug op VRT is.
- In de begeleidende mail vermelden waarom er een nieuwe versie is.
- De tijdcodes vermelden waarop er iets gewijzigd is.
Contact
Eindregie één 1G1 02/741.34.44 regie@een.be 02/741.36.67
Eindregie Canvas 1G1 02/741.56.04 regie@canvas.be
02/741.56.05
Eindregie Ketnet 1G1 02/741.44.83 regie@ketnet.be
CIP 3R005 02/741.75.11 cip@vrt.be
Televisiearchief televisiearchief@vrt.be
In het geval van inhoudelijke vragen en problemen kunnen jullie bij de coördinatoren van de EPRO- cel terecht.
29
DE NETPLANNING
De netverantwoordelijken bepalen hoe een dag televisie op een bepaald net eruit zal zien. De netplanners zetten deze beslissingen om in een uitzendschema. Zij houden dit schema én de flows naar uitzendregie, mediaplanning, hosting, VOD, mediacenter, programmagids en web-redacties nauwlettend in het oog.
HOE WERKT DE NETPLANNING?
De netplanner voert op basis van het jaar- en/of seizoenschema de programma’s in Whats’On in. Per programma wordt een ‘materiaal’ aangemaakt, waar indien beschikbaar meteen gegevens worden ingevoerd (programma en afleveringstitel (bij reeksen), generieke omschrijving, detailinhoud, productiehuis, aantal afleveringen, nummering, formaat (HD), beschikbaar voor video on demand (VOD), product placement, netlogo’s, opmerkingen voor uitzendregie.
De netplanner zorgt voor een eerste detail update van de timing en vult titels en inhoudelijke gegevens van elk programma aan.
Het weekschema dat zo ontstaat is de basis voor een eerste versie van ‘programmaweek’ die vijf weken voor uitzending vrijgegeven wordt voor publicatie in de pers. De planner zal tot 1 dag voor uitzending deze inhoudelijke gegevens en de timing in het schema nauwgezet bijhouden. Elke wijziging wordt meegedeeld aan VRT communicatie, webmasters, VAR, OT-diensten, hosting, trailerplanning, VRtnu e.v.a.
Jouw IPG-formulier is de belangrijkste bron hiervoor, en moet dus rondgemaild worden 6 weken voor uitzending!
Indien je al eerder over info beschikt, mag die zeker vroeger naar de netplanning worden doorgemaild. Hoe sneller de netplanning over info beschikt, hoe beter.
Indien je 6 weken op voorhand niet over alle info beschikt, dan moet je toch een IPG rondmailen met wat al bekend is. Later kan je nog steeds meer detailgegevens doormailen aan netplanning en De EPRO-cel.
Een tweede taak van de netplanner is het aanvullen van de technische parameters in Whats’ On (de software voor de uitzendplanning).
Vanuit de netplanning worden o.a. exacte duur van het programma, beeldverhouding, studio of straalverbinding, rechtstreeks of opname… en andere gegevens aan het programma gekoppeld.
Naarmate deze gegevens ingevoerd zijn, start automatisch de flow naar de uitzendregie.
Jouw TEG-formulier is hierbij de belangrijkste bron, en moet dus rondgemaild worden dadelijk nadat de uitzendfile werd opgeleverd.
Elke wijziging aan de uitzendfile, NA het opleveren, moet onmiddellijk aan de toeziend
productiemedewerkers en de netplanners gemeld worden. Indien nodig kunnen zij de flow blokkeren of opnieuw starten. Je stuurt ook steeds een nieuw TEG-formulier!!
30
Contact
Netplanning één: Inge Stassen inge.stassen@vrt.be
KT-planning@een.be 02/741.39.31
Netplanning Ketnet: Ludo Vos ludo.vos@vrt.be
KT-planning@ketnet.be 02/741.34.26
Netplanning Canvas: Jurgen Coninx Jurgen.coninx@vrt.be
KT-planning@canvas.be 02/741.38.60
Programmagids (alle netten): Pierre Van de Sompel pierre.vandesompel@vrt.be
epg@vrt.be 02/741.35.58
31
INHOUDELIJKE EN TECHNISCHE PROGRAMMAGEGEVENS (IPG – TEG - IPO )
Het invullen van de formulieren IPG, TEG en IPO lijkt soms een vervelende administratieve klus, maar is zeer belangrijk voor de verdere uitzendflow. Deze formulieren moeten dan ook volledig ingevuld en volgens de vastgelegde termijn doorgemaild worden!
DE IPG OF HET DOCUMENT INHOUDELIJKE PROGRAMMAGEGEVENS
Moet 6 weken voor uitzending opgemaakt en rondgestuurd worden. Deze gegevens dienen vooral voor de persdienst en andere informatieve kanalen. Het is in ieders belang dat de pers goed op tijd de juiste informatie krijgt. Vul daarom de ‘korte inhoud’ zo gedetailleerd mogelijk in! (indien details nog niet mogelijk zijn, toch de IPG doorsturen! Later kan nog steeds een update rondgemaild worden)
De programmaoverzichten met tijdschema’s en korte inhoud van elke aflevering in de elektronische programmagidsen worden gestuurd vanuit de software van de netplanning. Alle wijzigingen en updates van het programma moeten dadelijk aan de EPRO-cel en de netplanners meegedeeld worden.
Hoe invullen? Gelieve steeds van een blanco formulier te vertrekken om fouten te vermijden.
Net: één, canvas of ketnet aanklikken Formulier is op: Kiezen tussen seizoens- en afl-niveau (Indien het programma een seizoen betreft waarbij de inhoudelijke gegevens niet veranderen mag er 1 formulier gemaakt worden voor het hele seizoen) datum uitzending: bv. 01/01/2013 Programma: Uitzendtitel: bv. Dagelijkse Kost HD: Ja of Neen invullen
Afleveringstitel: bv. Soep van venkel Voorziene Duur: zoals in bestelling Rechtstreeks: Ja of neen aanklikken vanuit: van waar wordt het doorgestraald
Product Placement: Ja/neen aanklikken indien sponsor in beeld komt Seizoensnr: bv. 5
Voor Ketnet NOOIT productplacement Afl.nummer: bv. 26
Media ID: De door VRT bezorgde Media ID, ter controle of deze overeenkomt met de bedoelde aflevering
Kijkadvies: 12+ of 16+ aanklikken (bij programma’s niet geschikt voor jonge kijkers, ook de bijkomende informatie aangeven rond categorieën! Extra uitleg zie hoofdstuk ‘bescherming minderjarigen)
Genre: De VRT gebruikt het DVB-systeem om een genreaanduiding mee te geven. De grote providers nemen dit over in hun EPG’s. Kies eerst een hoofdgenre, en dan een desbetreffend genre uit de voorgestelde lijst. Het is niet mogelijk om een nieuw genre mee te geven, en de VRT behoudt zich het recht om het genre nog te wijzigen.
---
Open ondertiteling Ja of Neen invullen volgens gemaakte afspraak met de aanbodverantwoordelijke Indien Ja, dan verschijnen invulvakjes voor de te vertalen talen en het aantal minuten.
Bij rechtstreekse programma’s, ook aangeven of er rechtstreekse ondertiteling (ROT) nodig is.
Steeds ook persoonlijk contact opnemen met vertaling@vrt.be voor de nodige afspraken.
---
Video On Demand (VOD) rechten gecleared (voor info mail naar VOD@vrt.be)
Alle programma’s dienen in principe beschikbaar te zijn voor VOD en voor herbekijken op een vrt- website. De juiste velden zijn default aangevinkt. Uitzonderingen kunnen enkel na overleg met de aanbodverantwoordelijke.
--- Inhoud
32
Technisch: om in een excel-cel een volgende regel te beginnen, druk “Alt”+”Enter”. Indien er meer regels getikt zijn, dan zichtbaar: dubbelklik op het streepje links onder het regelnummer (nr36 in dit geval)
We vragen een “wervende tekst” van max 140 karakters. Dit is een korte baseline van het programma of de afzonderlijke aflevering.
Vb. van wervende tekst: Vandaag maakt Jeroen Meeus voor ons een lekker soepje van venkel.
En we vragen een “korte inhoud” die liefst minder dan 600 karakters bevat.
---
Externe info medewerkers: (presentatie, acteurs, panel,…) enkel namen opgeven die door de pers mogen gebruikt worden.
Interne info medewerkers: (panel, kandidaten, gasten,…) enkel namen opgeven die alleen intern en voor archivering mogen worden gebruikt.
Gebruiksbeperking: aanvinken indien er restricties zijn voor hergebruik van fragmenten uit het programma.
--- VERANTWOORDELIJKEN
Productiehuis – producer – regisseur – assistent – Vrt verantwoordelijke: Zoveel mogelijk info (=
namen, adres productiehuis en gsm- of telefoonnummers) opgeven!
Productieordernr.: is het programmanummer toegekend na contractopmaak (vragen bij de EPRO-cel) BELANGRIJK:
Wanneer je de programmagegevens opslaat willen we dat het bestand telkens een duidelijke en voor ons relevante naam heeft. Daarom wordt deze in het document voorbereid met ingevulde
programmagegevens. Gebruik deze naam dus steeds bij opslaan van het document.
Voorziene vorm:IPG_uitzendtitel_S00xx_A00xx_Afleveringstitel (afl. titel enkel indien ingevuld) BV: IPG_Premiejagers_S0001_A0026
Het correct benoemen van de IPG bestanden is belangrijk omdat de verschillende diensten natuurlijk zeer veel bestanden krijgen. Ze hebben niet de tijd om alle files te openen en de juiste gegevens te zoeken. Met een correcte benaming van het bestand zien ze dadelijk van welk programma de gegevens zijn.
Deze IPG-gegevens moeten vervolgens 6 weken voor uitzending naar de volgende diensten verzonden worden:
epg@vrt.be
KT-planning@een.be of KT-planning@canvas.be of KT-planning@ketnet.be regie@een.be of regie@canvas.be of regie@ketnet.be
epro@een.be of epro@canvas.be of epro@ketnet.be 888@vrt.be
vertaling@vrt.be (enkel indien vertaling nodig is)
Deze info is ook te vinden onderaan het document, en wordt afgeleid uit de gekozen gegevens.
Hier dubbelklikken
33
DE TEG OF TECHNISCHE GEGEVENS VOOR UITZENDING
Moet verstuurd worden, dadelijk NADAT de aflevering op VRT werd geleverd.
De TEG-gegevens dienen om het programma tijdig en juist op antenne te krijgen, om het archief te organiseren en om de diensten te verwittigen dat de file op VRT is.
Daarom is het belangrijk dat dit formulier correct is ingevuld met zoveel mogelijk informatie. Als het een seizoen betreft moet het telkens op dezelfde manier wordt ingevuld, met dezelfde afkortingen enz.
Hoe invullen? Gelieve steeds van een blanco formulier te vertrekken om fouten te vermijden.
Net: één, canvas of ketnet aanklikken datum uitzending: bv. 01/01/2015 Programma: Uitzendtitel: bv. DAGELIJKSE KOST HD: Ja of Neen invullen
Afleveringstitel: Soep van venkel Seizoensnr: bv. 1 Afl. nummer: bv. 26
Rechtstreeks: Ja of neen bij ja: vanuit: vanwaar wordt het doorgestraald Duur: EXACTE DUUR!!!
Product Placement: Ja of neen aanklikken Ketnet NOOIT productplacement
Media ID: De door VRT bezorgde Media ID, ter controle of deze overeenkomt met de bedoelde aflevering
Kijkadvies: 12+ of 16+ aanklikken (bij programma’s niet geschikt voor jonge kijkers, ook de bijkomende informatie aangeven rond categorieën) Extra uitleg zie hoofdstuk ‘bescherming minderjarigen)
--- DRAGER INFORMATIE
Wijze van oplevering: Kiezen voor Faspex of harde schijf
Media ID: Dit is ons unieke identificatienummer in ons Media archief. Na bestelling wordt een lijst met Media ID’s per aflevering gestuurd naar de productieverantwoordelijke van het externe productiehuis.
Audio:
Klanksporen 1 & 2 moeten de programma-klank weergeven. Deze worden standaard gebruikt bij uitzending.
Klanksporen 3 & 4 zijn voorbehouden voor audiodescriptie. Indien geen audiodescriptie voorzien is (meestal dus), zijn deze klanksporen leeg
Klanksporen 5 & 6 zijn voorbehouden voor ‘internationale klank’. Indien geen internationale klank voorzien is (meestal dus), zijn ook deze klanksporen leeg
Alle volgende klanksporen zijn vrij te gebruiken, indien nuttig.
Begin tijdscode: 10:00:00:00 Einde tijdscode: bv. 10:27:28:12
beeld: beschrijving van het eerste beeld beeld: beschrijving van laatste beeld (bv. tekst begingeneriek) (bv. zonsondergang + generiek) geluid: bv. muziek begingeneriek geluid: beschrijving geluid laatste beelden
---
ONDERTITELING : Ja of Nee invullen volgens gemaakte afspraak met de aanbodverantwoordelijke Indien Ja, dan verschijnen invulvakjes voor de te vertalen talen en het aantal minuten.
Bij rechtstreekse programma’s, ook aangeven of er rechtstreekse ondertiteling (ROT) nodig is.
Voor vertaling moet steeds op voorhand persoonlijk contact opgenomen worden met vertaling@vrt.be voor de nodige afspraken.
--- VIDEO ON DEMAND (VOD) rechten gecleared voor
De vakjes zijn standaard aangevinkt voor gewone clearing door het productiehuis.
Uitzonderingen moeten steeds overlegd worden met de aanbodverantwoordelijke.
34
--- Technische Opmerkingen
Vermelden wanneer er iets speciaals met de band of de uitzending is. Bv. wanneer de eindregie een crawl in beeld moet laten lopen bij uitzending
Informatie voor de kijkers adressen en telefoonnummers of info vermelden die de eindregie eventueel kan doorgeven aan kijkers die bellen.
---
Gebruiksbeperking: aanvinken indien er restricties zijn voor hergebruik van fragmenten uit het programma.
---
Technisch: om in een excel-cel een volgende regel te beginnen, druk “Alt” + ”Enter”. Indien er meer regels getikt zijn, dan zichtbaar: dubbelklik op het streepje links onder de regelnummer.
--- VERANTWOORDELIJKEN
Productiehuis – producer – regisseur – assistent – Vrt verantwoordelijke: zoveel mogelijk info (=
namen, adres productiehuis en telefoonnummers) opgeven!
Productieordernr: is het programmanummer toegekend na contractopmaak (vragen bij de EPRO-cel) ---
Opgemaakt door naam persoon die de gegevens invulde Datum: datum opmaak gegevens
BELANGRIJK:
Wanneer je de technische gegevens opslaat willen we dat het bestand telkens een duidelijke en voor ons relevante naam heeft. Daarom wordt deze in het document voorbereid met ingevulde
programmagegevens. Gebruik deze steeds bij het opslaan van het document.
Voorziene vorm: TEG_uitzendtitel_S00XX_Afleveringstitel (afl. titel enkel indien ingevuld) Bv.: TEG_Dagelijkse Kost_S0001_A0026
Wanneer je de file doorstuurt via Aspera willen we dat het bestand telkens een duidelijke en voor ons relevante naam heeft. Daarom wordt deze in het document voorbereid met ingevulde programmagegevens. Gebruik deze steeds bij het opslaan van het document.
Depotreferentie: uitzendtitel_S000X_A000X_WPXXXXXXXX_afleveringstitel
Het correct benoemen van de TEG bestanden is belangrijk omdat de verschillende diensten natuurlijk zeer veel bestanden krijgen. Ze hebben niet de tijd om alle files te openen en de juiste gegevens te zoeken. Met een correcte benaming van het bestand zien ze dadelijk van welk programma de gegevens zijn.
Deze TEG gegevens moeten dadelijk NA levering van het uitzendmateriaal naar de volgende diensten verzonden worden:
KT-planning@een.be of KT-planning@canvas.be of KT-planning@ketnet.be regie@een.be of regie@canvas.be of regie@ketnet.be
epro@een.be of epro@canvas.be of epro@ketnet.be 888@vrt.be
vrtnu@vrt.be
en vertaling@vrt.be (indien vertaling nodig is)
Hier dubbelklikken
35
Deze info is ook te vinden onderaan het document, en wordt afgeleid van het gekozen net.
Deze standaarddocumenten zijn te verkrijgen bij: epro@een.be, epro@canvas.be en epro@ketnet.be
DE IPO OF INHOUDELIJKE PROGRAMMAGEGEVENS VOOR ONLINE-MATERIAAL
Voor toelevering van programma’s die enkel voor de website bedoeld zijn, moet geen TEG en IPG verstuurd worden. De gegevens worden verzameld in één IPO-formulier en dient om het programma op de juiste website te krijgen en om het archief te organiseren.
De IPO moet worden rondgemaild onmiddellijk nadat de aflevering op VRT werd afgeleverd.
OPGELET: ook voor online-materiaal dienen auteursgegevens doorgemaild worden naar auteursrechten@vrt.be en epro@een.be (of epro@canvas.be of epro@ketnet.be)
Hoe invullen? Gelieve steeds van een blanco formulier te vertrekken om fouten te vermijden.
Voor website: Voor net: één, canvas of ketnet aanklikken Programma: uitzendtitel: bv. Fans of Flanders seizoensnr: bv.1
Duur: exacte duur Product placement: Ja of neen Afl nr: bv. 3
Voor Ketnet: nooit PP
MediaID: de door VRT bezorgde media-ID voor deze aflevering
Genre: De VRT gebruikt het DVB-systeem om een genreaanduiding mee te geven. De grote providers nemen dit over in hun EPG’s. Kies eerst een hoofdgenre, en dan een desbetreffend genre uit de voorgestelde lijst. Het is niet mogelijk om een nieuw genre mee te geven, en de VRT behoudt zich het recht om het genre nog te wijzigen.
Kijkadvies: 12+ of 16+ aanklikken (bij programma’s niet geschikt voor jonge kijkers, ook de bijkomende informatie aangeven rond categorieën! Extra uitleg zie hoofdstuk ‘bescherming minderjarigen)
---
Open ondertiteling: Ja of neen invullen volgens gemaakte afspraak met de aanbodverantwoordelijke Indien Ja, dan verschijnen invulvakjes voor de te vertalen talen en het aantal minuten.
Steeds ook persoonlijk contact opnemen met vertaling@vrt.be voor de nodige afspraken.
---
Video On Demand (VOD) rechten gecleared (voor info mail naar VOD@vrt.be)
Alle programma’s dienen in principe beschikbaar te zijn voor VOD en voor herbekijken op een vrt- website. De juiste velden zijn default ingevuld. Uitzonderingen kunnen enkel na overleg met de aanbodverantwoordelijke.
--- Korte inhoud
Technisch: om in een excel-cel een volgende regel te beginnen, druk “Alt”+”Enter”. Indien er meer regels getikt zijn, dan zichtbaar: dubbelklik op het streepje links onder het regelnummer (nr36 in dit geval)
En we vragen een korte inhoud die liefst minder dan 600 karakters bevat.
Hier dubbelklikken
36
---
Interne info medewerkers: (panel, kandidaten, gasten,…) enkel namen opgeven die alleen intern en voor archivering mogen worden gebruikt.
Gebruiksbeperking: aanvinken indien er restricties zijn voor hergebruik van fragmenten uit het programma.
--- VERANTWOORDELIJKEN
Productiehuis – producer – regisseur – assistent – Vrt verantwoordelijke: Zoveel mogelijk info (=
namen, adres productiehuis en gsm- of telefoonnummers) opgeven!
Productieordernr.: is het programmanummer toegekend na contractopmaak (vragen bij de EPRO-cel) BELANGRIJK:
Wanneer je de programmagegevens opslaat willen we dat het bestand telkens een duidelijke, en voor ons relevante naam heeft. Daarom wordt deze in het document voorbereid met ingevulde programmagegevens. Gebruik deze naam dus steeds bij opslaan van het document.
Voorziene vorm: IPO_uitzendtitel_S00xx_A00xx_Afleveringstitel Bv: IPO_Fans of Flanders_S0001_A0026
Wanneer je de file doorstuurt via Aspera willen we dat het bestand telkens een duidelijke en voor ons relevante naam heeft. Daarom wordt deze in het document voorbereid met ingevulde programmagegevens. Gebruik deze steeds bij het opslaan van het document.
Depotreferentie: uitzendtitel_S000X_A000X_WPXXXXXXXX_afleveringstitel
Het correct benoemen van de IPO bestanden is belangrijk omdat de verschillende diensten natuurlijk zeer veel bestanden krijgen. Ze hebben niet de tijd om alle files te openen en de juiste gegevens te zoeken. Met een correcte benaming van het bestand zien ze dadelijk van welk programma de gegevens zijn.
Deze IPO gegevens moeten dadelijk NA levering van het uitzendmateriaal naar de volgende diensten verzonden worden:
KT-planning@een.be of KT-planning@canvas.be of KT-planning@ketnet.be epro@een.be of epro@canvas.be of epro@ketnet.be
epg@vrt.be vrtnu@vrt.be
vertaling@vrt.be (indien vertaling nodig is)
37
VRT COMMUNICATIE
In overleg met het net wordt er voor elk programma of project een communicatieplan opgesteld. Dit communicatieplan wordt in detail besproken met het productiehuis tijdens het merkbelevings overleg. via de brand manager en/of de aanbodverantwoordelijke.Belangrijk is dat er in elke fase van de communicatie voldoende overleg is tussen het net en het productiehuis. En dat er bij elke
afwijking van het plan overleg is. Er kunnen geen communicatie-intiatieven genomen worden zonder overleg met de brand manager.
Aanspreekpunt communicatieplan:
Brand manager Eén: dorien.claes@vrt.be Brand manager Canvas: bette.vandenbriel@vrt.be Brand manager Ketnet: hanne.laureys@vrt.be
De uitvoering van het communicatieplan wordt opgepikt door verschillende diensten binnen VRT zoals VRT Communicatie, spotcel, marketing, online, hosting, VRT NU, …
COMMUNICATIEDIENST VRT
VRT Communicatie is verantwoordelijk voor de persrelaties, de relaties met actualiteitsprogramma’s op radio en televisie, de communicatie naar stakeholders en de interne communicatie. Ze
communiceren actief antwoorden op veel gestelde vragen en behandelen klachten van kijkers.
Waarvoor kan je hier terecht?
a. Relaties met de pers
Volledig inhoudelijk en praktisch afstemmen van de perscommunicatie rond je programma.
b. Relaties met de VRT actualiteitsprogramma’s
In samenwerking met het productiehuis, inhoudelijke en praktische afspraken maken met de redacties van VRT actualiteisprogramma’s over de communicatie rond je programma.
c. Faq en klantendienst
VRT communicatie communiceren actief antwoorden op veelgestelde vragen (FAQ’s) via een kennisbank op de websites van de netten, coördineren de concrete antwoorden op e-mail en telefoon en adviseren de programmamakers in hun omgang met de mediagebruiker. Van het productiehuis wordt indien nodig actieve medewerking gevraagd bij het opstellen en onderhouden van de veel gestelde vragen (FAQ ) op de websites van de betrokken VRT-netten en bij het
beantwoorden van kijkersvragen via e-mail. De productiehuizen zijn verplicht de kijkers even goed te verzorgen als de VRT dit doet. Elke e-mail van de kijker moet op een vriendelijke manier beantwoord worden.
d. Communicatie binnen de VRT
VRT Communicatie beheert het intranet. In uitzonderlijke gevallen kunnen productiehuizen van die media gebruik maken om snel binnen de VRT te informeren of een oproep naar alle VRT-
medewerkers te lanceren. Met oog op interne communicatie kan het nuttig zijn achter-de-schermen- foto’s van opnames aan te leveren.
