GOEDGEKEURD Besluit Zitting van 25 juni _GR_00209 Goedkeuring Reglement Stedelijke Adviesraden Aalst. - Beslissing

(1)

Aalst - gemeenteraad van 25 juni 2019 - 2019_GR_00209 : Goedkeuring Reglement Stedelijke Adviesraden Aalst.

1/7

gemeenteraad GOEDGEKEURD

Besluit Zitting van 25 juni 2019

41 2019_GR_00209 Goedkeuring Reglement Stedelijke Adviesraden Aalst. - Beslissing

Samenstelling:

Aanwezig:

de heer David Coppens, voorzitter; de heer Christoph D'Haese, burgemeester; de heer Karim Van Overmeire, schepen; mevrouw Caroline Verdoodt, schepen; mevrouw Ilse Uyttersprot, schepen; de heer Matthias De Ridder, schepen; de heer Jean Jacques De Gucht, schepen; mevrouw Mia De Brouwer, schepen; mevrouw Katrien Beulens, schepen; mevrouw Sarah Smeyers, schepen; mevrouw Ann Van de Steen, raadslid; de heer Maarten Blommaert, raadslid; de heer Johan Van Nieuwenhove, raadslid; de heer Steve Herman, raadslid; de heer Michel Van Brempt, raadslid; de heer Iwein De Koninck, raadslid; mevrouw Anja De Gols, raadslid; de heer Sam Van de Putte, raadslid; de heer Andreas Verleysen, raadslid; mevrouw Martine De Maght, raadslid;

mevrouw Caroline De Meerleer, raadslid; de heer Iwein Quintelier, raadslid; de heer Bart Van den Neste, raadslid; mevrouw Cathy Grysolle, raadslid; de heer Kristiaan Van Vaerenbergh, raadslid; mevrouw Silke Van Vaerenbergh, raadslid; mevrouw Fatma Yildiz, raadslid; mevrouw Yasmine Deghels, raadslid; de heer Vincent Delforge, raadslid; de heer Lander Wantens, raadslid; de heer Théodomir Nsengimana, raadslid; de heer Raf Sidorski, raadslid; mevrouw Karolien Devos, raadslid; mevrouw Els Van Puyvelde, raadslid; de heer Rafael Moraleda-Barona, raadslid; mevrouw Anja Blanckaert, raadslid; de heer Guy Claus, raadslid; de heer Ingmar Baeyens, raadslid; de heer Deniz Özkan, raadslid; mevrouw Huguette Van Medegael, raadslid;de heer Wim Leerman, algemeen directeur

Zijn eveneens aanwezig:

de heer Jürgen Dhaene, korpschef van de lokale politie

Afwezig:

de heer Eddy Couckuyt, raadslid; de heer Pieter Cassiman, raadslid

Verontschuldigd:

mevrouw Vera Van der Borght, raadslid

Wetgeving

Regelgeving: bevoegdheid

Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, latere wijzigingen en uitvoeringsbesluiten Juridische grondslag

Het Decreet Lokaal Bestuur artikel 41. 13° en artikel Art. 304. §3.

Het Huishoudelijk Reglement van de Gemeenteraad van Aalst van 26 maart 2019, artikel 54.

Beschrijving

(2)

2/7 Feiten en context

Op 7 januari 2019 vond de installatievergadering van de gemeenteraad plaats. Hierbij nam de nieuwe legislatuur een formele start.

De Stad Aalst kent reeds lang een traditie van stedelijke adviesraden. Volgend op het Decreet Lokaal Bestuur (artikel 304) en volgend op artikel 54 van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad (26 maart 2019) is het noodzakelijk dat adviesraden ook voor deze legislatuur (2019-2024) opnieuw formeel erkend worden door de gemeenteraad.

Volgens Decreet Lokaal Bestuur, artikel 304. §3 kan onder voorbehoud van de wettelijke en decretale bepalingen die op dit gebied gelden, alleen de gemeenteraad overgaan tot de organisatie van raden en overlegstructuren die als opdracht hebben op regelmatige en systematische wijze het gemeentebestuur te adviseren.

De specifieke bevoegdheden van de gemeenteraad hieromtrent wordt vermeld in artikel 54 van het Huishoudelijk Reglement: ‘Onverminderd de toepassing van de geldende wetten en decreten kan de gemeenteraad adviserende raden oprichten. De gemeenteraad bepaalt het aantal adviesraden, het aantal leden per adviesraad en de bevoegdheden. Hij stelt de statuten van de verschillende adviesraden vast. Minstens om de twee jaar zal een evaluatie gebeuren van de adviesraden op de Afdeling van de fractievoorzitters en – ondervoorzitters.’

Conform het DLB en het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad wordt een stadsbreed adviesradenreglement goedgekeurd door de gemeenteraad. Vervolgens kunnen de afzonderlijke

adviesraden worden erkend door de gemeenteraad. Bij elke erkenning worden eveneens de statuten van elke adviesraad vastgesteld. Deze statuten worden opgesteld volgens een uniforme structuur.

Belangrijk is te vermelden dat de gemeenteraad ook kan beslissen om ondersteuning te voorzien op vlak van logistiek, werkingstoelagen en/of administratieve ondersteuning (artikel 12 van het reglement). Gezien het feit dat het meerjarenplan 2020-2025 nog in opmaak is wordt voorgesteld om deze mate van ondersteuning door de gemeenteraad te laten beslissen na goedkeuring meerjarenplan (ten laatste gemeenteraad

december 2019).

Bijkomende modaliteiten op vlak van de samenwerking tussen de adviesraden en de stad kunnen steeds worden opgesteld in een afsprakennota tussen het college van burgemeester en schepenen en de specifieke adviesraad.

Daarnaast is elke adviesraad vrij om na erkenning van de adviesraden door de gemeenteraad een eigen huishoudelijk reglement op te stellen. Aangezien dit huishoudelijk reglement louter bedoeld is om de werking van de adviesraad zelf te regelen, wordt dit niet beschouwd als een document waarover de stad een beslissing moet nemen.

Aan de gemeenteraad wordt de goedkeuring gevraagd voor het stadsbrede adviesradenreglement in bijlage.

Motivering

De dienst Strategische planning, bestuursondersteuning en EISW: gunstig advies.

Financiële en beleidsinformatie

Financiële informatie

Geen. De gemeenteraad beslist pas in latere fase over de werkingsmiddelen en andere vormen van ondersteuning.

(3)

3/7

Stemming op het besluit

Goedgekeurd door de gemeenteraad met

- 37 stem(men) voor: Ingmar Baeyens; Katrien Beulens; Anja Blanckaert; Maarten Blommaert; Guy Claus;

David Coppens; Christoph D'Haese; Mia De Brouwer; Anja De Gols; Jean Jacques De Gucht; Iwein De Koninck;

Martine De Maght; Caroline De Meerleer; Matthias De Ridder; Yasmine Deghels; Vincent Delforge; Karolien Devos; Cathy Grysolle; Rafael Moraleda-Barona; Théodomir Nsengimana; Iwein Quintelier; Raf Sidorski; Ilse Uyttersprot; Michel Van Brempt; Huguette Van Medegael; Karim Van Overmeire; Els Van Puyvelde; Kristiaan Van Vaerenbergh; Silke Van Vaerenbergh; Sam Van de Putte; Ann Van de Steen; Bart Van den Neste; Caroline Verdoodt; Andreas Verleysen; Lander Wantens; Fatma Yildiz; Deniz Özkan

- 3 stem(men) blanco: Steve Herman; Sarah Smeyers; Johan Van Nieuwenhove

Besluit

De gemeenteraad beslist:

Artikel 1

Goedkeuring van het Reglement Stedelijke Adviesraden Aalst, hier in bijlage;

Bijlagen

1. Reglement Stedelijke Adviesraden Aalst_GR25juni2019.pdf Aldus beslist in bovenvermelde zitting,

Namens de gemeenteraad

(4)

1

REGLEMENT STEDELIJKE ADVIESRADEN AALST In werking op grond van de beslissing van de gemeenteraad van 25 juni 2019.

Hoofstuk I: De adviesraden

Artikel 1.

Oprichting en erkenning

Een adviesraad wordt opgericht met het oog op regelmatige en systematische adviesverlening aan de stad Aalst, in uitvoering van artikel 304 §3 van het decreet over het lokaal bestuur en de andere toepasselijke wettelijke bepalingen.

De erkenning van de stedelijke adviesraden is de uitdrukkelijke bevoegdheid van de gemeenteraad op grond van artikel 41. 13° van het decreet over het lokaal bestuur.

De gemeenteraad bepaalt volgens artikel 54 van haar huishoudelijk regelement het aantal adviesraden, het aantal leden per adviesraad en de bevoegdheden.

Artikel 2.

Lijst van adviesraden

Het college van burgemeester en schepenen legt ter goedkeuring een lijst van adviesraden ter erkenning voor op de gemeenteraad.

Artikel 3.

Doelstelling

Een adviesraad van de stad Aalst onderneemt minstens de volgende initiatieven binnen het beleidsdomein waarvoor het werd opgericht:

1. De adviesraad is het aanspreekpunt van de stad Aalst voor alle aangelegenheden waarvoor de stad Aalst advies moet of kan vragen overeenkomstig de geldende wettelijke bepalingen.

2. De adviesraad verenigt het werkveld van het beleidsdomein waarvoor de stad Aalst advies moet of kan vragen.

3. De adviesraad stimuleert de samenwerking tussen de verschillende relevante spelers in het beleidsdomein, informeert en overlegt op een constructieve manier.

Artikel 4.

Evaluatie

De werking, inclusief statuten, van de adviesraden worden bij het begin van iedere legislatuur geëvalueerd en voorgelegd aan de nieuwe gemeenteraad door het college van burgemeester en schepenen).

Daarnaast wordt minstens om de 2-jaar evaluatie op de afdeling Fractievoorzitters (artikel 54 van het huishoudelijk reglement: Minstens om de twee jaar zal een evaluatie gebeuren van de adviesraden op de Afdeling van de fractievoorzitters en –ondervoorzitters)

Hoofdstuk II: Structuur van de adviesraad Artikel 5.

Samenstelling

De adviesraad moet, behoudens toepassing van strengere wettelijke of reglementaire bepalingen die de deelname van alle ideologische of filosofische strekkingen opleggen, voldoende representatief zijn voor alle initiatieven in het betrokken werkveld waarvoor de raad werd opgericht en bestaat uit natuurlijke personen die inwoners van Aalst zijn en verenigingen die actief zijn in het beleidsdomein en op het grondgebied van de stad Aalst. Ze bestaat uit relevante gesprekspartners.

Artikel 6.

Lidmaatschap

Als lid van de adviesraad kunnen zowel natuurlijke personen (inclusief verenigingen) als rechtspersonen aanvaard worden.

Elk lid aanvaardt uitdrukkelijk het reglement van de stad Aalst, de statuten en desgevallend het huishoudelijk reglement van de adviesraad en de afsprakennota’s.

Het huishoudelijk reglement regelt:

- De aanvraag van het lidmaatschap - De uitsluiting van een lid

- Eventuele andere voorwaarden verbonden aan het lidmaatschap

4/7

(5)

2 Artikel 7.

Organen

7.1. De algemene vergadering

In de adviesraad zijn minstens 3 organisaties vertegenwoordigd.

De vertegenwoordigers van de leden van de adviesraad zijn verenigd in de algemene vergadering.

Ten hoogste 2/3 van de leden is van hetzelfde geslacht.

Het is niet verplicht een algemene vergadering als orgaan in te stellen

In elk geval garandeert de adviesraad dat het al zijn leden bereikt en voldoende de stem van zijn leden vertegenwoordigt. De statuten bepalen op welke wijze dit gebeurt.

Indien er een algemene vergadering wordt georganiseerd gebeurt dit op volgende wijze.

De algemene vergadering wordt minstens 1x per jaar gehouden. Dit kan zowel fysiek als digitaal gebeuren.

De werking van de algemene vergadering wordt geregeld in het huishoudelijk reglement.

Indien er niets geregeld is gelden volgende principes.

Elk lid heeft één stem. Indien een lid vertegenwoordigd wordt door meerdere personen, doet dit hieraan geen afbreuk.

De stemming gebeurt bij volstrekte meerderheid van de stemmen op voorwaarde dat de meerderheid van de leden aanwezig of vertegenwoordigd is.

Het huishoudelijk reglement kan bijzondere meerderheden bepalen voor bepaalde aangelegenheden.

Eventuele door de gemeente afgevaardigde gemeenteraadsleden en leden van het college van burgemeester en schepenen kunnen geen stemgerechtigd lid zijn van de adviesraad.

De vergaderingen zijn in principe niet openbaar. De adviesraad bepaalt zelf wie toegang heeft tot de vergadering.

7.2. Het dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur bestaat uit minstens 3 verschillende leden van de adviesraad en uit minstens 3 personen.

Het dagelijks bestuur treedt op als aanspreekpunt van de adviesraad naar buiten toe, tenzij zij een vertegenwoordiger heeft aangeduid.

Het dagelijks bestuur waakt over het algemeen belang van haar leden. Het dagelijks bestuur is belast met de concrete uitvoering van de algemene opdracht van adviesraad. Ze neemt hiervoor alle nodige beslissingen en informeert de algemene vergadering over hun werking.

Het dagelijks bestuur werkt als een college bij consensus. Het huishoudelijk reglement kan voorzien in een stemming bij gebrek aan consensus.

De werking van het dagelijks bestuur, en de wijze waarop het advies wordt geformuleerd met inspraak van alle leden wordt geregeld in het huishoudelijk reglement.

Artikel 8.

Huishoudelijk reglement en afsprakennota

In het huishoudelijk reglement wordt alles geregeld wat niet door de statuten wordt bepaald.

Opstellen en wijzigen van het huishoudelijk reglement wordt voorbereid door het dagelijks bestuur en ter goedkeuring aan de algemene vergadering voorgelegd.

Het huishoudelijk reglement kan vrijwilligersvergoedingen en andere kostenvergoedingen voorzien voor haar leden.

Het huishoudelijk reglement wordt ter kennis gebracht aan het college van burgemeester en schepenen.

Het college van burgemeester en schepenen kan per adviesraad een afsprakennota opstellen met de adviesraad met concrete afspraken inzake de uitvoering van dit reglement.

5/7

(6)

3 Hoofdstuk III: Adviesverlening

Artikel 9.

Advies

Adviesraden brengen advies uit op vraag van de stad Aalst of op eigen initiatief over aangelegenheden binnen hun specifiek werkingsveld. Hiervoor verstrekt de stad Aalst, op

eenvoudig verzoek, alle informatie die adviesraad nodig heeft om haar taak te kunnen volbrengen.

Alle adviezen, zowel op vraag van de stad als op initiatief van de adviesraad, worden bijgehouden in een register.

De hierna bepaalde regels zijn van toepassing, behoudens andersluidende wettelijke bepalingen.

Artikel 10.

Adviezen op vraag van de stad

Adviezen op vraag van de stad Aalst (college van burgemeester en schepenen) moeten minimum het volgende bepalen:

1. Inhoud: Omschrijving van de vraag.

2. Een opgave van de wettelijke en financiële randvoorwaarden.

3. Een einddatum waarop het advies moet worden ingeleverd. Hierbij wordt rekening gehouden met een termijn van minstens 6 weken en decretale bepalingen, bij

hoogdringendheid wordt de termijn beperkt tot minimum 2 weken en de hoogdringendheid wordt gemotiveerd.

Het lid van het college van burgemeester en schepenen binnen wiens takenpakket het werkveld van de adviesraad valt, kan gevraagd worden om toelichting te komen geven op de vergaderingen van de bestuursorganen van de adviesraad.

Artikel 11.

Adviezen (op initiatief) van de adviesraad

De adviesraad kan ook op eigen initiatief een schriftelijk advies uitbrengen over thema’s passend binnen hun doelstellingen, gericht aan het college van burgemeester en schepenen. Elk advies zowel op vraag van de stad als op eigen initiatief uitgebracht bevat:

1. Het verslag van de vergadering waar het advies werd besproken, minstens wordt

aangetoond dat dit advies werd afgestemd met alle leden indien er geen formele algemene vergadering werd gehouden

2. Een concreet voorstel of opmerking aan de stad Aalst;

De stad Aalst (college van burgemeester en schepenen) formuleert binnen de dertig dagen na ontvangst van het advies een gemotiveerd antwoord op het advies.

Het lid van het college van burgemeester en schepenen binnen wiens takenpakket het werkveld van de adviesraad valt, kan gevraagd worden om toelichting te komen geven op de vergaderingen van de bestuursorganen van de adviesraad.

Hoofstuk IV: Middelen.

Artikel 12.

Ondersteuning door de stad

De gemeenteraad kan voorzien in volgende ondersteuning:

- Logistiek: ter beschikking stelling vergaderruimte aan de adviesraden;

- Werkingstoelage of subsidiering;

- Administratief: in principe wordt het personeel van de stad niet belast met de werking van de adviesraad.

In een afsprakennota kunnen deze zaken per adviesraad verder verfijnd worden door het college van burgemeester en schepenen.

Hoofdstuk V: Sjabloon statuten

Het sjabloon statuten zoals in bijlage kan worden ingevuld per raad, uitgezonderd in het reglement bepaalde principes.

Indien een rechtspersoon optreedt als adviesraad, worden de statuten opgesteld volgens de toepasselijke wettelijke bepalingen. Bij onverenigbaarheid tussen dit reglement en/of sjabloon en de toepasselijke wetgeving, gaat de wetgeving voor.

6/7

(7)

7/7