AFSPRAKENNOTA/PRIVACYPOLICY VOOR GEMEENTELIJKE ADVIESRADEN BETREFFENDE DE OMGANG MET PERSOONSGEGEVENS IN OVEREENSTEM- MING MET DE ALGEMENE VERORDENING GEGEVENSBESCHERMING (AVG)
‘Goede afspraken maken goede vrienden’
=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=-=
Art. 1: deze gemeentelijke adviesraad hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens en respecteert de privacy van natuurlijke personen overeenkomstig de Verordening (EU) 2016/679 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens, beter gekend als de General Data Protection Regulation (GDPR) of Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), van toepassing sedert 27 april 2016 en van kracht geworden op 25 mei 2018 en haar federale en regionale uitvoeringswetten.
Art. 2: om deze redenen heeft het gemeentebestuur van Boom een privacybeleid en een privacyverklaring opgemaakt en gepubliceerd op de gemeentelijke website conform de voormelde AVG/GDPR, waarbij de gemeentelijke adviesraad zich volmondig aansluit en deze hierbij nader toelicht en/of specificeert.
Art. 3: Dit brengt met zich mee dat de gemeentelijke adviesraad:
1°) persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met de doelstellingen van de adviesraad en met de doeleinden waarvoor u deze gegevens aan de adviesraad heeft verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in de privacyverklaring;
2°) verwerking van persoonsgegevens beperkt tot enkel die gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor deze doeleinden, waarvoor deze worden verwerkt;
3°) indien er geen andere wettelijke rechtsgrond of grondslag aanwezig is, uw persoonsgegevens enkel zal verwerken mits uw uitdrukkelijke toestemming, die in voorkomend geval zal worden opgevraagd in overeenstemming met de AVG/GDPR, d.w.z. op basis van een (dubbele) ’opt-in’. U kan dan zelf de gegeven toestemming in voorkomend geval gewoon intrekken door gebruik te maken van een even eenvoudige ‘opt-out’
mogelijkheid.
4°) passende technische en organisatorische maatregelen heeft genomen, die de beveiliging van de ter beschikking gestelde persoonsgegevens kan waarborgen;
5°) in geen geval persoonsgegevens zal doorgeven aan derde partijen (partners, leveranciers enz.), tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt. Deze gegevens zullen evenmin worden aangewend voor andere doeleinden dan waarvoor deze werden opgevraagd en bekomen;
6°) op ieder ogenblik op de hoogte is van uw rechten omtrent deze persoonsgegevens, daar zonodig op zal wijzen en deze ten volle respecteren.
Art. 4: het Privacybeleid en privacyverklaring van de gemeente en deze afsprakennota/privacypolicy voor gemeentelijke adviesraden is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen/toonden voor de activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers van de gemeentelijke adviesraad.
1°) Waarvoor verwerken wij welke persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden door de gemeentelijke adviesraad verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
Ledenadministratie en dienstverlening aan leden (uitvoering overeenkomst)
Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van de gemeentelijke adviesraad (uitvoering overeenkomst)
Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
Desgevallend het bekomen van subsidiëring door de hogere of lokale overheid (wettelijke verplichting).
In zover de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op grond van een gegeven toestemming, heeft u te allen tijde het recht om de gegeven toestemming in te trekken. In voorkomend geval zullen wij uw gegevens verwijderen uit onze desbetreffende databestanden.
Voor de hoger vermelde doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken (lezen, intern delen, verbeteren, actualiseren, opslaan enz.):
Persoonlijke identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres…
Privé-contactgegevens: telefoonnummer/GSM-nummer, e-mailadres…
Financiële bijzonderheden (o.a. bankrekeningnummer, betalingen, …
Aanwezigheid (t.g.v. activiteiten, evenementen, vergaderingen enz.)
Beeldmateriaal (foto’s, video’s, beeldopnames, …): wat beeldmateriaal betreft zullen wij ons tevens houden aan de wetgeving betreffende het portrecht/ voor het maken van sfeerbeelden, waarvoor geen toestemming vereist is en beeldmateriaal dat bedoeld is om onze goede werking toe te lichten en te promoten zullen wij u daaromtrent informeren, zonder evenwel telkenmale om toestemming te vragen.
De adviesraad verzamelt enkel persoonsgegevens die u zelf aan hem meedeelt op verschillende wijzen (o.a.
inschrijvingsformulieren, contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact…)
De adviesraad verzamelt geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen.
De verzamelde gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de doeleinden waarvoor deze werden ontvangen.
2°) Al dan niet verstrekken van gegevens door uzelf:
De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om lid te kunnen worden of te kunnen deelnemen aan activiteiten van de vereniging, met uitzondering van:
Beeldmateriaal
Contactgegevens (voor direct marketing)
Het gevolg van de niet-verstrekking van de gegevens is het niet-publiceren van gerichte foto’s van u en het niet- ontvangen van ongevraagde commerciële e-mails.
3°) Verstrekken van persoonsgegevens aan derden-verwerkers
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:
Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting…)
Het verzorgen van sommige onderdelen van de IT-infrastructuur (servers….)
Het verzorgen van de (financiële) administratie en secretariaat (via de gemeentelijke facturatie en boekhouding)
Het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers (via de gemeentelijke boekhouding en secretariaat, verzekeringsdienst).
De contactgegevens van de bij de adviesraad aangesloten verenigingen worden ook op de website van de gemeente geplaatst. Wij vermelden daar standaard de naam van de vereniging, de namen en het postadres/algemeen telefoonnummer van het bestuur van de vereniging (principieel de voorzitter en de secretaris), met hun respectieve e-mailadressen.
Verenigingen die hierop een afwijking wensen moeten dit aan de adviesraad melden.
De gemeentelijke adviesraden geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten (of dezelfde bepalingen worden opgenomen in de contractvoorwaarden).
Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin vanzelfsprekend de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens blijvend te waarborgen.
4°) Verstrekken van persoonsgegevens aan derden-ontvangers Wij delen enkel persoonsgegevens met de volgende externe partijen:
Partners, waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met 2 of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld), zoals bv. een andere gemeentelijke adviesraad of een vereniging die hieronder valt en enkel in functie van die doeleinde/ ook met hen wordt bedongen dat zij die gegevens niet aan andere derden ter beschikking stellen of voor ander doeleinden aanwenden dan in het kader van het initieel samenwerkingsverband
Overheidsdiensten (o.a. subsidiërende overheden, fiscale administraties…
Met deze partijen maakt de gemeentelijke adviesraad de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.
Verder worden de door jou verstrekte gegevens door onszelf niet aan andere derden doorgegevens, tenzij dit wettelijk is verplicht/toegestaan. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn bijgevolg verplicht de gegevens te bezorgen.
Onder geen enkel voorwendsel noch op gelijk welk moment zullen wij uw persoonsgegevens aan derde partijen verkopen/verhuren.
Onder geen beding zullen wij uw contactgegevens doorgeven aan derden voor commerciële doeleinden.
Wij verstrekken evenmin persoonsgegevens aan derde partijen die gevestigd zijn buiten de EER, tenzij onder de voorwaarden aangegeven door de AVG/GDPR.
5°) Verstrekken van persoonsgegevens onder leden van de adviesraad onderling (via de secretaris van de raad) De persoonsgegevens van de leden van de raad worden onderling enkel gedeeld via de secretaris van de raad en op basis van de onderling gemaakte afspraken, waarover een consensus werd bereikt tijdens de opstartvergadering bij elke legislatuur.
De gemeentelijke adviesraad beslist zelf welke persoonsgegevens van welke leden onderling worden gedeeld voor zowel intern als extern gebruik en voornamelijk wanneer bepaalde persoonsgegevens online zouden gaan (via de gemeentelijke website, sociale media enz.). Denk er echter aan eenmaal online, altijd online!
De gebruikelijke afspraken zijn dat voor louter intern gebruik (via ledenlijsten, intranet enz.) alle beschikbare gegevens mogen gedeeld worden (voornaam, naam, woon- of verblijfsadres van de leden, zetel van de raad, telefoonnummer, GSM-nummer, e-mailadres van het werk en/of privé) in functie van activiteiten en doeleinden van de adviesraad en de bereikbaarheid van de leden onderling.
Contactgegevens worden rechtstreeks of via sociale media aan de leden bezorgd. Ze worden niet publiek toegankelijk gemaakt.
Op dezelfde wijze beslist de adviesraad zelf over de persoonsgegevens die kunnen gedeeld worden voor extern gebruik: naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer en van welke leden (zonodig aan te passen).
Er worden geen persoonsgegevens gedeeld voor extern gebruik. Externen worden doorverwezen naar het adres jeugdraad@boom.be. Het Bureau van de jeugdraad zal van daaruit de informatie aan de leden van de jeugdraad bezorgen.
Deze gegevens worden enkel meegedeeld zoals ze in deze afsprakennota/privacy policy worden overeengekomen. Elk lid is verantwoordelijk en kan worden aangesproken (‘accountability’-principe) voor een gebruik van deze persoonsgegevens dat niet in overeenstemming zou zijn met de gemaakte afspraken.
Het algemeen principe is dat er geen persoonsgegevens worden gedeeld op een andere wijze dan hier aangegeven met derden.
Elk lid ondertekent daartoe de afsprakennota voor akkoord.
Art. 5 – Bewaartermijnen:
De gemeentelijke adviesraad bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in achtname van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op het gebied van boekhouding). De bewaartermijnen kunnen per doel afwijken.
De gemeentelijke adviesraden verbinden er zich evenwel toe de gegevens in principe niet langer te bewaren dan maximaal 3 jaar na het laatste gebruik (vb. na beëindiging van de samenwerking), tenzij er gegronde en omstandig gemotiveerde redenen bestaan om dit wel te doen.
Art. 6 – Beveiliging van persoonsgegevens:
De gemeentelijke adviesraad en het gemeentebestuur van Boom nemen de passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens in haar bezit te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking (inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking…)
In dit kader namen we o.m. volgende maatregelen:
Hanteren van een wachtwoordbeleid
Gebruik van een (dubbele) virusscanner en automatisch en tijdig updaten ervan, installatie van een
‘firewall’
De gemeente maakt systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke/technische incidenten
Aan medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens via gescheiden domeinen (gemeente/OCMW/WZC) en voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.
Mocht zich niettemin een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan wordt u persoonlijk verwittigd in de door de AVG/GDPR en specifieke toepassingswetgeving voorziene omstandigheden.
Art. 7 – uw rechten als ‘betrokkene’ en uitoefening van klachten:
Voor de uitoefening van uw rechten als betrokkene en de uitoefening van uw klachtrecht verwijzen we u naar de gemeentelijke website onder ‘privacywetgeving’.
Uw vereniging draagt echter zelf de verantwoordelijkheid om de gegevens van haar (bestuurs)leden te verbeteren en aan te vullen op de website wanneer deze gegevens onjuist of onvolledig zijn. Het volstaat om de correcte informatie door te geven aan de Communicatiedienst ter verbetering/aanvulling.
Art. 8 – ‘accountability’ - principe:
De gemeentelijke adviesraad en elk afzonderlijk lid beseft wel degelijk dat hij ten volle verantwoordelijk en toerekenbaar is voor de verwerking van de persoonsgegevens in zijn bezit en deze enkel volgens de wettelijke normen kan gebruiken en beheren.
Art. 9 – wijzigingen aan deze afsprakennota/privacy policy
De gemeentelijke adviesraad kan haar afsprakennota/privacyverklaring steeds aanpassen. Van deze wijziging zullen we aankondiging doen op de gemeentelijke website.
Art. 10 – Contactgegevens:
Indien u als betrokkene na het doornemen van deze afsprakennota, het privacybeleid of de privacyverklaring van de gemeente hierover contact wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
1°) de gemeentelijke adviesraad:
a) Voorzitter:
Keno Janssens Vredestraat 6 2850 Boom 0477 97 96 48
voorzitter@jeugdraadboom.be
b) Secretaris:
Gunter Waegemans Antwerpsestraat 44 2850 Boom
03 880 18 95
secretaris@jeugdraadboom.be
2°) de functionaris voor de gegevensbescherming (DPO) van gemeente/OCMW/WZC Boom:
Chris De Wit – DPO
kwaliteits- en regelgevingsambtenaar Gemeentebestuur en OCMW Boom Antwerpsestraat 44
B – 2850 Boom
