Stage verslag
Vooronderzoek planningstool verpleegkundige
stagiairs in het UMCG
D.H.A.M. van der Hall
s2203340
July 2020
1
Inhoudsopgave
Inhoudsopgave
1 Inhoudsopgave 2 2 Inleiding 3 3 De Stagegevende Organisatie 4 4 Werkzaamheden 5 5 Evaluatie 6 5.1 Begeleiding . . . 6 5.2 Waarde voor de stagegever . . . 6 5.3 Waarde voor de student . . . 66 Conclusie 8
2
Inleiding
Op zoek naar een stageplek vond ik begin 2020 een vacature op Noorderlink van het Stagebureau UMCG (Universitair Medisch Centrum Groningen). Hierin werd gevraagd naar een stagiair om hun te helpen met een probleem; het inplan-nen van verpleegkundige stagiairs in het UMCG. Voor dit probleem werd naar een software oplossing gezocht, maar voordat er met de ontwikkeling daarvan begonnen kon worden moest er eerst een onderzoek komen naar de werkbaarheid van een tool of applicatie voor dit doel. Ook moest dit onderzoek een document met functionele eisen opleveren waarmee de weg naar de software ontwikkeling goed onderbouwd ingezet kon worden.
Gezien mijn opleiding Information Science en mijn persoonlijke interesse in de interactie tussen gebruikers en de software die ze gebruiken, leek dit mij een goede match als afstudeer stage. Ik verwachtte dat het proces waarschijnlijk zou draaien om het verzamelen van informatie via interviews met de leden van het Studentenbureau, wat goed combineerde met mijn scriptie project dat ´o´ok interviews behelsde. Daarnaast leek mij een stageplek bij een grote organisatie zoals het UMCG een goede plek om ervaring op te doen in het werken met een grotere groep mensen, naast de verwachting dat de ondersteuning ook wat ruimer zou zijn dan bij een klein bedrijf.
Na mijn reactie op de vacature en een sollicitatie gesprek met mijn toekom-stige begeleiders werd ik aangenomen als stagiair. Na 5 weken op locatie te hebben gewerkt op de afdeling zelf, moest ik de rest van de stage door de maat-regelen die getroffen werden omtrent de bestrijding van het COVID-19 virus de rest van de stage op afstand doen. Mijn stagecontract werkt van kracht of 4 Februari 2020 en eindigde op 4 Augustus 2020.
3
De Stagegevende Organisatie
Het Studentenbureau UMCG is onderdeel van het Wenckebach Instituut, het onderdeel van het UMCG dat zich richt op de ontwikkeling en opleiding van zorg professionals. Het UMCG is een van de grotere medische centra in het noorden van Nederland, met Het Studentenbureau zelf houdt zich voornamelijk bezig met het plannen en co¨ordineren van stages voor de opleidingen. De werknemers hebben soms ook een tweede functie als praktijkdocent, en staan ook vrij dicht bij de studenten.
Een klein aantal medewerkers zijn leidinggevenden die ook informatie inwin-nen met contacten buiten de afdeling, en daarnaast is er ook een secretariaat dat de ondersteunende taken zoals formele communicatie naar buiten uitvoert.
4
Werkzaamheden
Mijn taken beperkten zich uitsluitend tot het stageproject zelf.
De weken die ik op de afdeling doorbracht waren voornamelijk gewijd aan het plannen van het project en het verzamelen van informatie over de stage plan-ning. Kort nadat ik de medewerkers van het Studentenbureau had uitgenodigd voor een-op-een interviews. Na de overschakeling op thuiswerken voor alle werk-nemers werden deze interviews alsnog gehouden, zij het via video-communicatie software als Skype en Microsoft Teams.
De interviews waren gericht op het verkrijgen van zo veel mogelijk informa-tie over de stage planning, en dan voornamelijk over drie kernpunten: hoe gaat de planning nu, wat gaat er fout en hoe moet de nieuwe stage planning eruit zien. De informatie uit de interviews werd gecombineerd met informatie over bestaande planningssoftware en vervolgens door mij geordend en geanalyseerd. Het resultaat was een adviesrapport waarin staat beschreven hoe de verbete-ring van de stage planning het beste aangepakt kan worden, met een opsom-ming van benodigde functies en eigenschappen van nieuwe software. Daarnaast worden ook verbeteringen genoemd die in de organisatie zelf doorgevoerd kun-nen worden, zoals communicatie met de studenten en afdelingen. Het geheel werd afgesloten met een plan van aanpak dat het Studentenbureau desgewenst onmiddellijk kan gebruiken; als bewijs om de noodzaak van verbeteringen te on-derbouwen, en als gids voor de ontwikkeling van de benodigde nieuwe software.
5
Evaluatie
5.1
Begeleiding
Mijn hoofdzakelijk begeleider was Jos Koopmans, ´e´en van de praktijk docen-ten die regelmatig de stage planning moet uitvoeren samen met enkele andere medewerkers. Hij werkte me in op de afdeling, legde uit hoe de taakverdeling was op de afdeling was en wie ik waarvoor moest spreken. Hij fungeerde te-vens als eerste en grootste informatiebron voor zowel de werking van de huidige plannings-aanpak als de eisen voor de verbeterde plannings-aanpak. Ik zat te-vens bij hem op kantoor, waardoor hij bijna altijd aanwezig was voor vragen en ondersteuning.
Mijn andere begeleider was Gijs Bruntink, een adviseur Informatiemanage-ment. Hij zorgde voor een wekelijks afstem moment (op kantoor of via online communicatie) waar we mijn aanpak, mijn vorderingen en mijn plannen be-spraken. Daarnaast bood hij inspiratie en kennis voor de Business/ Enterprise Analyse aspecten van het project.
Mijn begeleider vanuit de faculteit Letteren was Leonie Bosveld-de Smet. Zij beoordeelde de validiteit van mijn stage vanuit het perspectief van mijn oplei-ding, begeleidde mij met het opzetten van de stage en verzorgde de informatie over de vereisten van de stage beoordeling.
Op alle gebieden heb ik de begeleiding als zeer goed ervaren Jos en Gijs waren altijd bereikbaar, zij het via mail of in persoon. Zij maakten ook allebei regelmatig tijd voor mij vrij voor een bespreking van de voortgang en vragen die ik niet uit mezelf uitte. Mijn werk werd door hun ook duidelijk aandachtig bekeken en voorzien van commentaar en verbeteringen.
5.2
Waarde voor de stagegever
Het Studentenbureau heeft door het project een helderder beeld gekregen over wat de eigen ervaringen zijn met het planningsproces, en wat er gezien die ervaringen het beste gedaan kan worden om dat proces te verbeteren. De be-vindingen en conclusies zijn verwerkt in een adviesrapport wat gebruikt kan worden voor het daadwerkelijk ontwikkelen en implementeren van een nieuwe planning-aanpak. De conclusies van het rapport geven duidelijk ondersteuning voor het aanpassen van de planning-aanpak, en voor het idee dat er een nieuwe software oplossing moet komen. Het geeft ook suggesties voor de verdere aanpak van het probleem, waaronder de mogelijkheid van een verder stage mogelijkheid voor een nieuwe student.
5.3
Waarde voor de student
De stage heeft voor mij zeker waarde gehad. Bij aanvang besprak ik mijn leerdoelen met mijn begeleiders, om ze vervolgens vast te leggen in het stage-contract:
• Ervaring in user-experience analyse en vooronderzoek. 6
• Toepassing Informatiekunde kennis in de praktijk.
• Ervaring met de werking van een professionele organisatie zonder directe ICT-focus.
Ervaring in user-experience analyse is zeker verworven, voornamelijk in het plannen en uitvoeren van interviews met gebruikers, en het analyseren van de resultaten. De benodigdheden voor een dergelijk vooronderzoek zijn mij nu ook wat duidelijker geworden door het bestuderen van enterprise analyse technieken. Ik voel me nu wat zekerder en ervaren in het bedenken en uitvoeren van analyses van informatie die misschien niet strikt te becijferen zijn.
De toepassing van mijn Informatiekunde kennis concentreerde zich voorna-melijk op het gebruik van mijn ervaring met het verzamelen van informatie over het gebruik van informatie systemen door mensen. Ik heb vanaf het begin ge-probeerd om het onderzoek zo veel mogelijk wetenschappelijk vorm te geven, met discipline in het verzamelen van de informatie en het onafhankelijk houden van mijn informatiebronnen. Het in kaart brengen en afbeelden van commu-nicatie patronen en informatie verspreiding heb ik ook kunnen toepassen, als onderdeel van het beoordelen van een bestaande technische oplossing voor een data-manipulatie probleem. De opleiding was was wat dat betreft ook zeker nuttig voor het project, omdat het mij methodes en ervaring heeft opgeleverd voor het bestuderen van mens-machine interacties.
Een persoonlijk doel van mijn stage was het opdoen van ervaring in het werken met, en het werken v´an, een professionele organisatie zonder ICT focus. Dit laatste omdat ik erg ge¨ınteresseerd ben in hoe mensen met een gemiddelde computervaardigheid profijt kunnen hebben van meer gebruiksvriendelijke en effici¨entere ICT oplossingen. Daarnaast was ik erg ge¨ınteresseerd in het ervaren van een werkplek in een niet-academische omgeving om mijn perspectief op de arbeidsmarkt scherp te stellen. Het opzoeken en bevragen van mensen over hun plaats in de organisatie was een vaardigheid die ik prettig vond om verder te ontwikkelen.
Bovenal heeft de stage voor mij duidelijk gemaakt dat ik het leuk vind om mensen uit te horen over wat ze van hun eigen informatieverwerking en IT aanpakken vinden, wat mij zeker een belangrijke pointer geeft voor mijn aankomende banen jacht.
6
Conclusie
Ondanks de vertragingen en beperkingen die door door de COVID-19 maatrege-len onvermijdelijk waren, heb ik toch de indruk een volwaardig en nuttig project te hebben afgerond. Het project heeft zowel voor mij als voor het Studenten-bureau daadwerkelijk nut gehad, en ik heb iets kunnen achterlaten waar de organisatie in de toekomst nog steeds wat mee kan. Begeleiding en voorziening van mijn werkplek had ik mij niet beter kunnen wensen, en ook de beoordeling is naar mijn gevoel eerlijk maar ook serieus verlopen. Samenvattend kan ik zeggen dat ik het project als een mooie afsluiting van mijn opleiding beschouw.
