Een verbetering van de
labelorganisatie bij TPG Post B.V.
Utrecht, 2 april 2005 Diederik Schreuders
Rijksuniversiteit Groningen
Technische bedrijfswetenschappen
Voorwoord
Het onderzoeksrapport dat voor u ligt, is geschreven ter afsluiting van mijn studie Technische Bedrijfswetenschappen aan de Rijksuniversiteit Groningen. In het kader van de richting Discrete Technologie ben ik de afgelopen 10 maanden bezig geweest met het verbeteren van de
labelorganisatie bij TPG Post, met als doel de kosten van de labelorganisatie te reduceren.
In deze afgelopen 10 maanden heb ik dan ook zeer veel geleerd. Ik vind het hier gepast een aantal personen te bedanken die betrokken zijn geweest bij mijn afstudeerperiode. Ik wil mijn
stagebegeleiders binnen TPG Post, Ron Water en Resi Becker hartelijk danken voor de begeleiding, waardevolle tips, positieve houding en kritische blik. Verder wil ik mijn stagebegeleiders van de Rijksuniversiteit Groningen, Hans Wortmann en Greald Henstra bedanken voor hun advies. Natuurlijk wil ik ook alle medewerkers van TPG Post bedanken die mij geholpen hebben bij het verzamelen van informatie en het geven van advies. Zonder hen zou ik er niet in geslaagd zijn om dit onderzoek af te ronden. Gedurende de periode bij TPG Post ben ik actief geweest binnen de TPG Interns Club en wil dan ook mijn bestuursgenoten bedanken voor de gezellige tijd die ik met ze heb mee gemaakt.
Diederik Schreuders Utrecht, maart 2005
Managementsamenvatting
Het onderzoeksrapport dat voor u ligt, is uitgevoerd in het kader van een afstudeeropdracht van de Rijksuniversiteit Groningen en gaat over het verbeteren van de labelorganisatie bij TPG Post B.V.. De labelorganisatie is het geheel van de logistieke beheersing van de labels, de stroom van labels en de logistieke grondvorm. Het is het geheel van onderdelen die het mogelijk maken dat de posstromen in het sorteerproces geïdentificeerd kunnen worden en zodoende optimaal door het sorteerproces kunnen. De labelorganisatie is verantwoordelijk voor de distributie van de labels vanaf de drukker tot aan de voorraadpunten van de sorteermachines en sorteerkasten.
Door het plaatsen van de papieren labels op de postbakken en bakkenkarren kunnen de poststromen geïdentificeerd worden.
Uit het vooronderzoek is gebleken dat in de huidige situatie weinig informatie over de labelorganisatie beschikbaar is en bestaat het vermoeden dat de labelorganisatie efficiënter ingericht kan worden.
Binnen dit onderzoek vormen de grondvorm, de goederenstroom, de beheersing en de kosten van de labelorganisatie de rode draad. Deze onderwerpen worden dan ook in dit rapport uitvoerig behandeld.
De doelstelling van het onderzoek is:
Het verlagen van de logistieke kosten die gerelateerd zijn aan de labelorganisatie onder voorwaarde dat de logistieke prestaties minimaal hetzelfde zijn.
Om deze doelstelling te realiseren is het nodig de labelorganisatie in kaart te brengen. Hierdoor worden de problemen en verspillingen inzichtelijk. Met behulp van verschillende analyses wordt getracht oplossingen te vinden voor de problemen en verspillingen en zo de huidige kosten van de labelorganisatie te verlagen.
Grondvorm
De grondvorm wordt gevormd door de drukkers, labelmagazijnen, aanvulkarren en de voorraadpunten in de sorteermachines en sorteerkasten. De labels worden door de drukker aan de labelmagazijnen geleverd, vanuit de labelmagazijnen worden de aanvulkarren bijgevuld en vanuit de aanvulkarren worden de voorraadpunten in de sorteermachines en sorteerkasten bijgevuld.
In de huidige situatie zijn zeer veel verschillende aanvulkarren in gebruik en sommige aanvulkarren zijn zwaar en moeilijk voorruit te krijgen waardoor minder efficiënt gewerkt wordt.
In 1996, toen de sorteercentra in gebruik werden genomen, is gekozen voor deze grondvorm. Er is sindsdien niet meer gekeken of andere grondvormen efficiënter zijn. Door de huidige grondvorm in kaart te brengen wordt het in een later stadium van het onderzoek mogelijk om deze grondvorm met alternatieve grondvormen te kunnen vergelijken.
Goederenstroom
Er zijn ongeveer 15.000 soorten labels in gebruik bij de zes sorteercentra. Aan de hand van het huidige assortiment van labels en aan de hand van verschillende productiecijfers wordt de vraag naar labels in het sorteerproces bepaald. Met o.a. de gegevens over de vraag worden voor de verschillende soorten labels de optimale bestelgrootte en de bijvulfrequenties van de voorraadpunten bepaald.
Beheersing
Bij de zes sorteercentra is onderzoek gedaan naar de uitvoering van de taken die gerelateerd zijn aan het distribueren en het bestellen van de labels. Uit dit onderzoek worden de verschillende werkwijzen bij de zes sorteercentra in kaart gebracht en worden aspecten aangegeven die efficiënter ingericht kunnen worden. Zo blijkt dat de uitvoering ongestructureerd is en dat onnodige handelingen bij het bestellen van de labels en het bijvullen van de voorraadpunten worden verricht waardoor niet efficiënt gewerkt wordt.
Kosten
De doelstelling is gericht op het verlagen van de kosten van de organisatie. Om dit bereiken worden de kosten van de huidige labelorganisatie in kaart gebracht. De materiaalkosten van de labels zijn
ongeveer €800.000,- per jaar, de arbeidskosten zijn ongeveer €1.000.000,- per jaar en de voorraad – en orderkosten zijn ongeveer €240.000,- per jaar.
De kosten van de huidige labelorganisatie worden ook in kaart gebracht om een vergelijking op basis van kosten de huidige grondvorm met alternatieve grondvormen te kunnen vergelijken.
Optimale bestelgrootte
Met behulp van de gegevens over de vraag, orderkosten en de voorraadkosten kunnen de optimale bestelgroottes bepaald worden. Door het hanteren van deze optimale bestelgroottes bij het bestellen van labels kunnen de voorraad -en orderkosten met ongeveer €70.000,- per jaar naar beneden.
Verbeteringen
Het is gebleken dat beheersing aanzienlijk efficiënter ingericht kan worden. Met behulp van normen, die aangegeven hoelang over de verschillende activiteiten gedaan mag worden, wordt bepaald hoeveel tijd er werkelijk nodig is voor het bestellen van de labels en het bijvullen van de
voorraadpunten. Door gebruik te maken van een aanvulkar waarop vier postbakken met labels passen kan er sneller bij gevuld worden. Ook door de identificatie van de voorraadpunten te verbeteren kan er sneller en met minder fouten bijgevuld worden.
In de verbeterde situatie worden onnodige handelingen, zoals het terugleggen van baklabels in de labelmagazijnen, geëlimineerd. Aan de hand van de bijvulfrequenties wordt bepaald hoe vaak in een periode de voorraadpunten moeten worden bijgevuld, zodat voorraadpunten niet onnodig bijgevuld hoeven te worden. T.o.v. de huidige arbeidskosten kunnen de arbeidskosten met € 400.000,- naar dalen. Dit is een besparing van zo’n 40% van de huidige arbeidskosten.
Grondvorm analyse
Met behulp van een kosten analyse worden verschillende grondvormen op basis van kosten met elkaar vergeleken.
In de kosten analyse is naar voren gekomen dat de huidige grondvorm waarin de verbeteringen, zoals hierboven staat omschreven, zijn doorgevoerd de efficiëntste grondvorm is. Een grondvorm waarbij geen voorraden meer op het sorteercentrum aanwezig zijn, is voor TPG Post het goedkoopst. Echter zullen de productiekosten van de drukkers stijgen, omdat het aantal orders zal toenemen. De
toename van de productiekosten zullen vervolgens weer in de verkooprijs van de labels doorberekend worden. Uiteindelijk is dan de grondvorm zonder labelmagazijnen niet de meest efficiënte, maar de huidige grondvorm.
Inhoudsopgave
1 ALGEMENE BESCHRIJVING ORGANISATIE...8
1.1TPGN.V...8
1.2TNT ...8
1.3TPGPOST B.V. ...9
1.4MAIL NEDERLAND...10
1.6BUSINESS UNIT SORTERING...10
1.7PROCESSTAF SORTERING...11
1.8AFDELING PRODUCTIEBESTURING...11
2 VOORONDERZOEK ...12
2.1AANLEIDING TOT ONDERZOEK...12
2.2SORTEERPROCES...12
2.2.1 Eerste en tweede sortering...12
2.2.2 Clusters...14
2.2.3 Sorteerproducten...16
2.2.4 Sorteermiddelen...17
2.3DEFINITIES...19
2.3.1 Labels...19
2.3.2 Labelorganisatie...19
2.3.3 Logistieke beheersing...20
2.3.4 Labelbeheersing...20
2.3.5 Voorraadbeheer van labels...20
2.3.6 Logistieke grondvorm...21
2.3.7 Zet lijst om...21
2.3.8 Bg-tabel...21
2.4OPDRACHTGEVER...21
2.5DE PROBLEMEN...22
3 ONDERZOEKSOPZET...23
3.1PROBLEEMSTELLING...23
3.1.1 Doelstelling:...23
3.1.2 Vraagstelling:...23
3.1.3 Deelvragen:...23
3.1.4 Afbakening:...24
3.1.5 Randvoorwaarden:...24
3.2CONCEPTUEEL MODEL...24
3.2.1 Relaties tussen de onderdelen...25
3.3PLAN VAN AANPAK...26
4 LOGISTIEKE GRONDVORM ...30
4.1LEVERANCIER...30
4.2VOORRAADPUNTEN...31
4.3TRANSPORT...31
4.4SAMENVATTING...32
5 GOEDERENSTROOM ...34
5.1ASSORTIMENT...34
5.1.1 Zes lokale assortimenten en het totale assortiment...34
5.1.2 Kenmerken 1e sortering baklabels smk...34
5.1.3 Kenmerken 2e sortering baklabels smk...35
5.1.4 Kenmerken 1e sortering bakkenkarlabels smk...36
5.1.5 Kenmerken 2e sortering bakkenkarlabels smk...36
5.1.6 Kenmerken van de labels van de overige sorteerprocessen...37
5.1.7 Overige soorten labels...38 5.1.8 Overzicht omvang assortiment
5.1.9 Minder soorten labels...38
5.2KOOP ...39
5.3INVLOEDEN OP DE ASSORTIMENTSAMENSTELLING...39
5.3.1 Huisnummer sorteren...39
5.3.2 Afslanking bestelkantoren...39
5.3.3 De zet lijst om...39
5.3.4 BG-tabel...40
5.4SAMENVATTING...40
5.5VRAAGANALYSE...40
5.5.1 De vraag naar labels...40
5.5.2 Vraag bak –en bakkenkarlabels...41
5.6BIJVULFREQUENTIE VOORRAADPUNTEN...42
6 BEHEERSING...44
6.1PLANNING...44
6.2UITVOERING...44
6.2.1 Activiteiten...45
6.2.2 De uitvoering bij de zes sorteercentra...45
6.3BESTURING...48
6.4SAMENVATTING...48
7 KOSTEN ...50
7.1TRANSPORTKOSTEN...50
7.2INKOOPKOSTEN...50
7.3ARBEIDSKOSTEN...50
7.4VOORRAADKOSTEN...51
7.4.1 Kosten incourant:...51
7.4.2 Rentekosten...51
7.4.3 Ruimtekosten...52
7.5ORDERKOSTEN...52
7.6SAMENVATTING...52
8 OPTIMALE BESTELGROOTTE ...54
8.1VERSCHILLENDE BESTELMETHODEN...54
8.2BESPARINGEN ORDER –EN VOORRAADKOSTEN...55
9 VERBETERVOORSTELLEN ...56
9.1SAMENSTELLING GROEP...56
9.2AANVULKARREN BAKLABELS...56
9.3IDENTIFICATIE VOORRAADPUNTEN SORTEERMACHINES EN SORTEERKASTEN...58
9.4BIJVULLEN VOORRAADPUNTEN...59
9.4.1 Bijvullen voorraadpunten sorteermachines en sorteerkasten met baklabels...59
9.4.2 Bijvullen voorraadpunten sorteermachines en sorteerkasten met bakkenkarlabels...60
9.4.3 Bijvullen voorraadpunten postbakken met baklabels...60
9.5ZET LIJST OM VERANDERINGEN...60
9.6BESTELLEN...61
9.7PLANNING...62
9.8BESTURING...62
9.9BESPARINGEN...62
10 GRONDVORM ANALYSE ...63
10.1DRUKKEN VAN LABELS DOOR TPGPOST...63
10.2PRINTEN VAN LABELS DOOR TPGPOST...63
10.3KOSTEN ANALYSE VAN ALTERNATIEVE GRONDVORMEN...64
10.3.1 Huidige grondvorm met verbeteringen...64
10.3.2 Grondvorm met centraal labelmagazijn met verbeteringen...65
10.3.3 Grondvorm zonder labelmagazijnen met verbeteringen...66
10.3.4 Conclusie...67
11 CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN ...69
11.1CONCLUSIES...69
11.2AANBEVELINGEN...70
LITERATUURLIJST ...72
1 Algemene beschrijving organisatie
In dit hoofdstuk wordt een algemene omschrijving gegeven van de organisatie waarbinnen het onderzoek gedaan wordt. Er wordt begonnen met een beschrijving van TPG N.V., en worden de drie divisies van TPG N.V. kort behandeld. Vervolgens worden Mail Nederland, de business unit sortering, de processtaf sortering en de afdeling productiebesturing beschreven.
1.1 TPG N.V.
TPG N.V. is de holding van Koninklijke TPG Post B.V. en TNT. TPG N.V. verzorgt de strategische focus en financiële sterkte die het deze ondernemingen mogelijk maakt hun sterke posities in post, express en logistiek te behouden en vergroten.
TPG is een wereldspeler met 163.000 werknemers in 64 landen. TPG biedt diensten aan klanten in meer dan 200 landen. De omzet in 2003 bedroeg EUR 11,9 miljard.
In figuur 1 is het organogram van TPG NV weergegeven.
Missie
De missie van TPG is de verwachtingen van de klanten te overtreffen bij het wereldwijde vervoer van hun goederen en documenten.
TPG creëert waarde voor zijn klanten door hen de meest betrouwbare en efficiënte oplossingen in distributie en logistiek te leveren. (www.tpgpost.nl)
1.2 TNT
TNT wordt onderverdeeld in een divisie Logistics en een divisie Express.
TNT Logistics is een wereldleider op het gebied van logistiek en is aanwezig in 36 landen. Bij TNT Logistics zijn 37.000 mensen werkzaam, die 7 miljoen vierkante meter magazijn beheren en zijn verantwoordelijk voor complexe transport netwerken. In 2003 was de omzet van Logistics EUR 3,7 miljard.
TNT Express is leverancier van wereldwijde koerier -en expressdiensten voor de zakelijke markt. TNT Express vervoert wekelijks 3,6 miljoen express pakketten, documenten en vracht naar meer dan 200 landen. Het TNT netwerk omspant de wereld met 891 depots, hubs en sorteercentra, 20.000
voertuigen en 43 vliegtuigen. TNT Express beschikt over de grootste land- en lucht infrastructuur voor de levering van deur-tot-deur express diensten op bestelling in Europa. TNT Express heeft wereldwijd 40.000 medewerkers in dienst.
Raad van Bestuur TPG N.V.
TNT Express TNT Logistics
TPG Post
Raad van Commissarissen TPG N.V.
Figuur 1: organogram TPG N.V.
1.3 TPG Post B.V.
De divisie Post biedt collectie-, sortering-, transport- en distributiediensten aan op het gebied van binnenlandse en internationale post, waaronder brieven, drukwerk en pakketten, en diensten op het gebied van de distributie van geadresseerde direct mail en ongeadresseerde post. TPG Post
B.V.(hierna te noemen TPG Post) biedt een breed scala aan diensten op het gebied van data- en document management, zoals direct marketing en interactieve diensten voor het beheer van fysieke en elektronische informatiestromen.
Ook TPG Post is een van de grootste spelers op de mondiale postmarkt. In 2003 heeft de divisie Post een omzet van EUR 3,9 miljard gerealiseerd.
In Nederland wordt de potentiële groei van de traditionele postdiensten beperkt door de grootte van de Nederlandse binnenlandse markt, stijgende concurrentie en substitutiedreiging. In andere landen vormt de regelgeving een belemmering om tot deze markten toe te treden. De kernelementen van de poststrategie zijn dan ook het verlagen van de kosten en het realiseren van groei door de ontwikkeling van diensten op het gebied van data- en document management en door internationale expansie.
Dankzij een sterke positie op de Nederlandse markt leveren de postactiviteiten van TPG Post een relatief stabiele bron van omzet en winst.
De post divisie is georganiseerd in vier business lines: Mail Nederland, Spring, European Mail Networks (EMN) en Cendris (Data & Document Management). In figuur 2 is het organogram van TPG Post weergegeven en wordt tevens een verdere vertakking binnen Mail Nederland weergegeven.
TPG Post B.V.
Staven & Services TPG Post
EMN Mail Nederland Spring
Staven & Services Mail Nederland Cendris
Pakketservice Productie
Commercie
Staven & Services Commercie
Distributie Sortering Transport
Consumentenmarkt MKB
Major Accounts Strategic Accounts
Figuur 2: organogram TPG Post B.V.
Strategie
Het is de ambitie marktleider te worden voor diensten aan zakelijke en particuliere klanten op het gebied van communicatie, transacties en aflevering. TPG Post wil dat haar postdiensten de erkende maatstaf in de branche worden voor kwaliteit, efficiency en klantenservice, het realiseren van de beste resultaten in haar bedrijfstak, en het optimaal benutten van nieuwe technologieën en de liberalisering van de Europese postmarkt (www.tpgpost.nl).
1.4 Mail Nederland
De business line Mail Nederland verzamelt, transporteert en bezorgt poststukken inclusief brieven, direct mail, drukwerk en pakketten in Nederland.
De Nederlandse Postwet verplicht TPG Post bepaalde opgedragen diensten uit te voeren en verleent TPG Post het alleenrecht op een aantal van deze diensten (voorbehouden diensten). De opgedragen diensten vallen onder een tarief beheersingssysteem. De in Nederland aangeboden opgedragen en voorbehouden diensten vallen onder de business line Mail Nederland.
In 2003 heeft Post Nederland gemiddeld circa 22 miljoen poststukken per dag, zes dagen per week, afgeleverd bij circa 7.4 miljoen huishoudens en bedrijven.
Het binnenlandse postsysteem is op dit moment georganiseerd rond 11 grote sorteercentra. Zes van deze sorteercentra zijn geautomatiseerde centra die in recente jaren zijn ontwikkeld en die speciaal bestemd zijn voor het sorteren van brieven en drukwerk. Drie ervan sorteren pakketten, één de aangetekende post en één de internationale post.
Het binnenlandse postproces begint met het aanbieden van post door klanten in brievenbussen, postkantoren en andere daartoe aangewezen punten, en het afhalen van de post van klanten. Met 4000 eigen of geleasde voertuigen wordt de post dan bij een van de grote sorteercentra aangeleverd.
Na de sortering wordt de post verzonden naar het sorteercentrum van de regio van de
eindbestemming om te worden gesorteerd op het niveau van de individuele postronde van een postbode, waarna het wordt afgeleverd bij een van de 525 distributievestigingen (ook wel bestelkantoren genaamd). In deze vestiging wordt de post handmatig gesorteerd naar straat en huisnummer om uiteindelijk in een deur-tot-deur bestelloop te worden bezorgd door een van de 44.000 postbodes.
Meer dan de wettelijk voorgeschreven 95% van de standaardpost wordt de volgende dag bezorgd tegen een totaalprijs die met 16% is gedaald sinds de privatisering van de onderneming in 1989.
1.6 Business Unit Sortering
Zoals in het organogram (figuur 3) is te zien is Productie verantwoordelijk voor de distributie, sortering en transport van de verschillende poststukken.
De BU Sortering is één van de schakels in de postketen en sorteert dagelijks 22 miljoen brieven en buspakjes. De BU Sortering bestaat uit 6 Sorteercentra Brieven (in Amsterdam, Den Haag, Den Bosch, Nieuwegein, Rotterdam en Zwolle),1 sorteercentrum Aangetekende (in Arnhem),1 International Mail Center (in Schiphol) en een Processtaf Sortering.
Doel van Sortering is een zo hoog mogelijke kwaliteit in de keten tegen acceptabele kosten. Het sorteren gebeurt voor 86% machinaal. Binnen de BU Sortering zijn ongeveer 9.200 mensen werkzaam.
Het sorteerproces wordt uitgevoerd met behulp van de volgende hightech machines die verspreid staan over de verschillende locaties:
• 36 Schiften, Opzetten en Stempel Machines (SOSMA)
• 81 Sorteermachines Klein (SMK)
• 41 Sorteermachines Groot (SMG)
• 6 Sorteermachines Overig (SMO)
• 6 Sorteermachines Bakken (SMB)
1.7 Processtaf Sortering
De hoofdtaak van de Processtaf Sortering bestaat uit het optimaliseren van de inrichting van
sorteerprocessen. Dit met als resultaat het structureel realiseren van een zo hoog mogelijke kwaliteit tegen de laagst mogelijke kosten met inzet van gemotiveerde medewerkers.
De Processtaf ondersteunt en adviseert de Directeur Sortering en de managers van de Sorteercentra.
Op de Processtaf zijn ongeveer 85 medewerkers werkzaam. Er wordt samengewerkt met andere onderdelen van Mail Nederland (Distributie, Commercie en Transport). Een specifiek benoemde belangrijke nieuwe activiteit betreft het landelijk vormgeven van verbetermanagement.
De processtaf bestaat uit de volgende afdelingen: Business Control, Procesontwerp en Techniek, Human Resources, Productiebesturing, Informatiesystemen.
1.8 Afdeling Productiebesturing
Per 1 januari 2003 zijn de afdelingen Procesbesturing en Beheer, Procesoptimalisatie & Advies samengevoegd tot één nieuwe afdeling Productiebesturing. Bij deze afdeling zijn 18 medewerkers werkzaam en de aansturing is in handen van Resi Becker.
De afdeling bestaat uit een vijftal werkvelden: Kwaliteit & ISO, Contractbeheer, Landelijk Planningsbureau Sortering, Procesadvies en Projecten. De afdeling Productiebesturing is
verantwoordelijk voor het optimaliseren van het sorteerproces. Binnen de afdeling Productiebesturing wordt het onderzoek uitgevoerd.
Human Resources
Informatiesystemen
Business Control Productiebesturing
Processtaf Sortering Secretariaat
BU Sortering
1
Sorteercentrum Aangetekend
6
Sorteercentra Brieven
International Mail Centre
Procesontwerp en Techniek
Figuur 3: Organogram BU Sortering
2 Vooronderzoek
Om het sorteerproces efficiënt te laten verlopen is het nodig dat de posstromen geïdentificeerd worden. Door middel van papieren labels, die op de postbakken en karren geplaatst worden, worden de poststromen geïdentificeerd. De labelorganisatie is verantwoordelijk om al die labels op tijd op de juiste plaats te krijgen. Er bestaat een vermoeden dat deze labelorganisatie niet efficiënt is ingericht.
In het vooronderzoek wordt inzicht gegeven in de labels, het sorteerproces en de problematiek rondom de labels om zodoende op een verantwoorde manier de probleemstelling te formuleren, die als basis dient voor het verdere onderzoek.
In paragraaf 2.1 wordt de aanleiding voor het onderzoek gegeven en het sorteerproces wordt in paragraaf 2.2 omschreven om zo de context waarin de problematiek zich afspeelt te verhelderen. In paragraaf 2.3 worden de definities gegeven van begrippen die in dit onderzoek een belangrijke rol spelen. In paragraaf 2.4 en 2.5 wordt de problematiek aan het licht gebracht. Er wordt aangegeven welke behoefte de opdrachtgevers hebben. Door middel van interviews met verschillende
medewerkers en verdieping in verschillende documenten wordt de problematiek aan het licht gebracht.
2.1 Aanleiding tot onderzoek
Binnen de BU Sortering is er geen aangewezen persoon die zich ontfermt over de labels. Er wordt weinig aandacht besteed aan de labels met als gevolg dat inzichtelijkheid van de labelorganisatie ontbreekt. De kosten van de labels zijn bijvoorbeeld niet inzichtelijk en het is ook niet duidelijk of de kosten die te maken hebben met de labels naar beneden kunnen, doordat geen aandacht uitging naar de labelorganisatie. Bij de afdeling Productiebesturing leeft het vermoeden dat door het verbeteren van de labelorganisatie kostenbesparingen gemaakt kunnen worden.
In het verleden is al twee keer eerder getracht een begin te maken voor een dergelijk onderzoek, maar het onderzoek is echter niet van de grond gekomen.
Bij de afdeling Productiebesturing, die zich bezighoudt met de optimalisatie van de sorteerprocessen, is nu behoefte de labelorganisatie te onderzoeken.
2.2 Sorteerproces
Als alle poststukken zijn verzameld, worden die vervoerd naar één van de zes sorteercentra Brieven (afgekort scb) in Nederland. Die bevinden zich in Zwolle, Rotterdam, Nieuwegein, Den Haag, Den Bosch en Amsterdam. Daar staan honderden sorteermachines en sorteerkasten, die kleine van grote poststukken scheiden, de postzegels stempelen, de adressen lezen en de brieven sorteren op postcode en in toenemende mate op huisnummer.
In deze paragraaf wordt het sorteerproces beschreven om zo een beter beeld te geven van de omgeving waarin dit onderzoek zich afspeelt. Er wordt een omschrijving gegeven van het sorteerproces, de verschillende clusters, de sorteerproducten en tenslotte de sorteermiddelen.
2.2.1 Eerste en tweede sortering
Het sorteerproces wordt opgedeeld in een 1e en 2e sortering. De 1e sortering wordt eerst uitgevoerd waarna begonnen wordt met de 2e sortering. Bij de sorteermachine overig en de handsortering wordt al met de 2e sortering begonnen als de 1e sortering nog bezig is. Dit kan i.v.m. de indeling van de sorteerkasten en de sorteermachine overig.
Bij de 1e sortering wordt de post, dat gecollecteerd is uit het eigen gebied van het sorteercentrum, gesorteerd op het gebied van het sorteercentrum waar de post bezorgd moet worden, ook wel het sorteergebied genoemd.
De post van de sorteermachine klein en groot wordt in de 1e sortering gesorteerd op runs (zie paragraaf 2.2.3 voor uitleg). De runs zijn een verdere opdeling van de post bestemd voor het
sorteergebied van een sorteercentrum. De post van de handsortering en sorteermachine overig wordt gesorteerd op richtingen. De richtingen zijn net als bij de sorteermachines klein en groot een verdere
opdeling van de post bestemd voor het sorteergebied van een sorteercentrum. De opdeling van het sorteergebied bij de sorteermachine klein en groot is anders dan de opdeling van het sorteergebied bij de handsortering en sorteermachine overig, vandaar twee verschillende benamingen.
Bij de 2e sortering wordt de post, die in de 1e sortering gesorteerd is op runs en richtingen, verder gesorteerd naar instraat eenheid, bestelgebied of een verzameling van bestelgebieden. De post wordt dus in de 2e sortering nog verder opgedeeld.
Post gesorteerd op instraat eenheden zijn producten van de 2e sortering van de sorteermachine klein en sorteermachine groot.
Post gesorteerd op bestelgebied zijn producten van de 2e sortering van de handsortering.
De eindproducten van de sorteermachine overig zijn poststukken gesorteerd op bestelgebied of een verzameling bestelgebieden.
Door een 1e en een 2e sortering te laten plaatsvinden in het sorteercentrum wordt optimaal gebruik gemaakt van de sorteercapaciteit. Al zou er maar 1 sorteerslag zijn dan zou de sorteercapaciteit vergroot moeten worden.
Eerste sortering
1. De post (zakelijk en buslichting) komt binnen op het sorteercentrum.
2. De post uit de brievenbussen wordt in de shiften opzetten en stempelen machine gescheiden op grootte en machinegeschiktheid en vervolgens gestempeld en verder vervoerd in bakken naar de clusters sorteermachine groot, sorteermachine overig, sorteermachine klein en handsortering.
3. De post wordt ‘grof’ gesorteerd (op run en richting) in één van de drie type sorteermachines (sorteermachine klein, sorteermachine groot, en sorteermachine overig) en bij de handsortering.
De bakken met gesorteerde post worden op de bakkenkarren geplaatst en worden door intern transport naar de laad- en losruimte vervoerd van waar de volle bakkenkarren op transport gaan naar een van de andere sorteercentra voor de 2e sortering.
Tweede sortering
4. De post afkomstig van de andere sorteercentra komt binnen in de bakken op de bakkenkarren.
5. De bakken van de andere sorteercentra en bakken van het eigen sorteercentrum worden gesorteerd in de sorteermachine bakken en naar het juiste cluster (sorteermachine klein, sorteermachine groot, handsortering en sorteermachine overig) gereden.
6. De post wordt gesorteerd op instraat eenheid (sorteermachine klein en groot), op bestelgebied (handsortering) en op een verzameling bestelgebieden (sorteermachine overig) en verder gedistribueerd naar de bestelkantoren voor verdere bezorging.
In het onderstaande diagram zijn de poststromen tussen de verschillende clusters te zien.
2.2.2 Clusters
Elk sorteercentrum is onderverdeeld in zeven clusters. Elk cluster is verantwoordelijk voor een deel van het sorteerproces.
Zo zijn er de clusters sorteermachine klein (smk), sorteermachine groot (smg), shiften opzetten en stempelen machine (sosma), sorteermachine overig (smo), sorteermachine bakken (smb),
handsortering (hs) en intern transport (it).
Cluster sorteermachine klein
Het cluster sorteermachine klein is verantwoordelijk voor de sortering van de post van een klein formaat. De post wordt gesorteerd op een sorteermachine klein. De sorteermachines klein worden zowel in 1e als in de 2e sortering ingezet.
Cluster sorteermachine groot
De sortering van de post van een groot formaat wordt uitgevoerd door het cluster sorteermachine groot. De post wordt gesorteerd op de sorteermachine groot. De sorteermachines groot worden zowel in de 1e als in de 2e sortering ingezet.
Cluster sorteermachine overig
Het cluster sorteermachine overig is verantwoordelijk voor de sortering van de buspakjes. Buspakjes zijn poststukken die dikker zijn dan de brieven en daarom niet door de sorteermachine klein en groot
Sosma
Smb ander scb Smk
Smb eigen scb Smb ander scb
Smk ander scb
Smb ander scb Smo eigen scb Smo ander scb Smb eigen scb
Hs Smo Smg
Smb eigen scb
Smk eigen scb
Smg eigen scb Smg ander scb
Figuur 4: Poststromen
1e Sortering 2e Sortering
buslichting Postkantoren
TPG Post Servicepunten Business Balies Business Points
Hs ander scb
Hs eigen scb
Smk =Sorteermachine klein Smg =Sorteermachine groot Smo =Sorteermachine overig
Sosma =Shiften opzetten en Stempelen machine Smb =Sorteermachine bakken
Hs =Handsortering
Scb =Sorteercentrum brieven
gesorteerd kunnen worden. Deze buspakjes worden zowel handmatig (m.b.v. zakkenrekken) als machinaal gesorteerd op de sorteermachine overig. Sommige buspakjes worden in zakken, die bevestigd zijn aan zakkenrekken, geworpen of gaan door de sorteermachine overig. De methode van handmatig sorteren is nodig, omdat de sorteermachine overig niet voldoende capaciteit heeft of doordat de buspakjes niet machinaal geschikt zijn.
Cluster sorteermachine bakken
Het cluster sorteermachine bakken is verantwoordelijk voor de sortering van de postbakken. Door de sorteermachine bakken worden de postbakken afkomstig vanuit de 1e sortering sorteermachine klein, groot en handsortering gesorteerd zodat de bakken bestemd voor dezelfde runs (zie paragraaf 2.2.3 voor uitleg) of richtingen (zie paragraaf 2.2.3 voor uitleg) bij elkaar geplaatst worden op een
bakkenkar.
In de 1e sortering worden de postbakken met daarin de post bestemd voor verschillende runs of richtingen voor hetzelfde sorteercentrum door elkaar op een bakkenkar geplaatst. Bij de aanvoer van de postbakken bestemd voor de 2e sortering staan dus de postbakken voor verschillende runs en richtingen door elkaar op een bakkenkar. De sorteermachine bakken is er voor om de postbakken bestemd voor dezelfde runs en richtingen te clusteren.
In de sorteermachine bakken gaan dus bakkenkarren met postbakken met post bestemd voor verschillende runs en richtingen. Uit de sorteermachine bakken komen bakkenkarren met postbakken met post bestemd voor dezelfde runs en richtingen.
Cluster handsortering
De sortering van post van het formaat groot en klein, die niet machinaal geschikt is wordt door het cluster handsortering gesorteerd. De post wordt door medewerkers handmatig in sorteerkasten gesorteerd.
Het cluster handsortering is opgedeeld in vier gebieden: een gebied 1e sortering post klein, een gebied 2e sortering post klein, een gebied 1e sortering post groot en een gebied 2e sortering post groot. De sorteerkasten die bij de 1e sortering in gebruik zijn worden dus niet bij de 2e sortering gebruikt. Hiervoor is gekozen, zodat tijdens de 1e sortering al aan de 2e sortering kan worden begonnen. De producten uit de 1e sortering voor het eigen gebied kunnen dan alvast door de 2e sortering.
Cluster shiften opzetten en stempelen machine
Het cluster shiften opzetten en stempelen machine (sosma) is verantwoordelijk voor de scheiding van de post uit de brievenbussen. Deze post uit de brievenbussen worden aan het sorteercentrum
aangeleverd in postzakken. De post wordt in de shiften opzetten en stempelen machine gescheiden in sorteermachine klein post, sorteermachine groot post, sorteermachine overig post en handsortering post. De shiften opzetten en stempelen machine sorteert de post dus niet, maar scheidt de post alleen maar, en maakt de invoer klaar voor de overige clusters. De shiften opzetten en stempelen machine is alleen maar aan het begin van het sorteerproces in gebruik voor de scheiding van de post uit de brievenbussen. De output van de shiften opzetten en stempelen machine is de input is voor de 1e sortering voor de clusters sorteermachine overig, sorteermachine groot, sorteermachine klein en handsortering.
In dit sorteerproces worden ook de postzegels die op poststukken zitten gestempeld.
De post anders afkomstig dan uit de buslichtingen wordt aan de sorteercentra aangeleverd in
postbakken opgesplitst in sorteermachine klein, sorteermachine groot en sorteermachine overig post.
Deze post is afkomstig van de postkantoren, de TPG Post Servicepunten, Business Balies en Business Points. Op deze poststukken zitten geen postzegels maar een opdruk ‘TPG Post port betaald’ als bewijs voor betaling. Deze poststukken hoeven dus ook niet gestempeld te worden en gaan dus ook niet door het cluster shiften opzetten en stempelen machine en gaan direct naar de clusters
sorteermachine klein, sorteermachine groot en sorteermachine overig.
Cluster intern transport
Het cluster intern transport (it), zoals de naam al aangeeft, is verantwoordelijk voor het interne transport binnen het sorteercentrum. Zij transporteren voornamelijk bakkenkarren en rolcontainers van het sorteerproces naar de laad- en losruimte en andersom.
2.2.3 Sorteerproducten
De aangeleverde post wordt in de 1e en 2e sortering door het sorteerproces op verschillende manieren opgedeeld. De post wordt in de 1e sorteerslag opgedeeld in runs en richtingen. In de 2e sortering wordt deze post verder opgedeeld naar intraat eenheden en bestelgebieden.
Post bestemd voor een run
De post van de sorteermachine klein en groot wordt in 2 sorteerslagen gesorteerd. In de 1e sortering wordt de post bestemd voor het hele land opgedeeld in post bestemd voor het sorteergebied van een van de 6 sorteercentra. Bij deze 1e sortering wordt de post bestemd voor een sorteergebied van een sorteercentrum nog verder opgedeeld. De post bestemd voor een sorteergebied wordt in de 1e
sortering verder opgedeeld in post bestemd voor een run. Het sorteerproces van de 2e sortering wordt namelijk opgesplitst in meerdere sorteerprocessen. Elk ‘sorteerprocesje’ van die 2e sortering wordt een run genoemd. In een run wordt de post bestemd voor die run verder opgedeeld in post bestemd voor verschillende compartiment en intraat eenheden.
De eindproducten van de 1e sortering voor zowel de sorteermachine groot en de sorteermachine klein zijn poststukken bestemd voor een bepaalde run en zijn de input voor de 2e sortering.
Elke run wordt aangeduid met een runnummer. De 2e sortering wordt bij de sorteermachine klein en groot opgedeeld per sorteercentrum opgedeeld in ongeveer 30 runs.
Post bestemd voor een compartiment en instraat eenheid
De eindproducten van de 2e sortering sorteermachine klein en groot zijn poststukken gesorteerd op compartiment. Een compartiment kan een of meerdere instraat eenheid bevatten.
Een instraat eenheid bestaat uit 1 uniek postbus of antwoordnummer, een (deel van een)
postbussenfront, een reeks antwoordnummers, een bestelloop of een combinatie van (delen van) lopen. Elk bestelkantoor bevat meerdere compartimenten.
Een compartiment wordt aangeduid bij de BU Sortering met een compartimentnummer en bij de BU Distributie met de naam van het compartiment.
Post bestemd voor een richting
De producten van de 1e sortering voor de handsortering en sorteermachine overig zijn poststukken gesorteerd op een gedeelte van het gebied van het sorteercentrum, ook wel richting genaamd en zijn de input voor de 2e sortering.
Alleen de poststukken van de sorteermachine overig voor het eigen sorteergebied worden meteen gesorteerd op bestelgebied of op een samenvoeging van meerdere bestelgebieden.
Een richting wordt aangeduid door een postcodereeks, bijvoorbeeld de richting 70-75. Deze richting bevat dus alle post met de postcodes 7000 t/m 7599
Post bestemd voor een bestelgebied of samenvoeging van meerdere bestelgebieden De eindproducten van de 2e sortering handsortering zijn poststukken gesorteerd op bestelgebied. Een bestelkantoor bevat meerdere bestelgebieden.
De eindproducten van de 2e sortering sorteermachine overig zijn poststukken gesorteerd op bestelgebied of een samenvoeging van meerdere bestelgebieden.
De poststukken van de handsortering (hierna te noemen hs) worden dus ‘dieper’ gesorteerd dan de poststukken van de sorteermachine overig.
Een bestelgebied wordt ook aangeduid door een postcodereeks. Aangezien een bestelgebied maar een klein stukje van een richting is, is de postcodereeks ook veel kleiner. Zo wordt een bepaald bestelgebied bijvoorbeeld aangeduid met 2830-2854.
De postcodereeks van een richting is ‘breder’ dan die van een bestelgebied aangezien een richting uit meerdere bestelgebieden bestaat.
In het figuur hieronder zijn de verschillende producten van de clusters per sorteerslag weergegeven.
Intra post
Intra post is de post uit de 1e sortering die de input is voor de 2e sortering voor het eigen gebied van het sorteercentrum.
Inter post
Inter post is de post uit de 1e sortering die de input is voor de 2e sortering voor gebieden van de overige sorteercentra.
2.2.4 Sorteermiddelen
Om de post sorteren tot juiste producten zijn verschillende sorteermiddelen nodig. Hier wordt aangegeven welke sorteermiddelen nodig zijn voor het sorteren van de verschillende soorten poststukken.
Sorteermachine klein
Bij de sortering van kleine post wordt gebruik gemaakt van sorteermachines klein.
Post formaat groot Post formaat klein
Buspakjes
Buspakjes niet machinaal geschikt
Post (formaat klein en groot) niet machinaal geschikt
Post gesorteerd op run
Smk Post gesorteerd
op instraat eenheid
Hs Smo Zakkenrek
Post gesorteerd op richting Smk
Smg
Smo
Zakkenrek
Hs
Post gesorteerd op bestelgebied of op
samenvoeging van
verschillende bestelgebieden Smg
Post gesorteerd op richting
Post gesorteerd op
bestelgebieden Post gesorteerd
op run
Post gesorteerd op instraat eenheid 1e sortering Eindproduct
1e sortering
2e sortering Eindproduct 2e sortering
Figuur 5: de producten van een cluster per sorteergang
Smk =Sorteermachine klein Smg =Sorteermachine groot Smo =Sorteermachine overig Hs =Handsortering
Bij de verschillende sorteercentra staan tussen de 9 en 16 sorteermachines klein.
Aan het begin van de sorteermachine klein wordt de post ingevoerd en komt er weer uit bij een van 228 uitgangen van de sorteermachine klein. Aan beide zijden zitten 114 uitgangen. De adresgegevens van het poststuk worden m.b.v. van een camera ingelezen in een computer en vervolgens wordt door de computer het poststuk gekoppeld aan een uitgang.
In de 1e sortering komt in een of meerdere naast elkaar gelegen uitgangen post voor een zelfde run.
In de 2e sortering komt in meerdere naast elkaar gelegen uitgangen post voor een zelfde
compartiment. Een sorteermachine klein kan aan beide zijden maximaal 20 compartimenten bevatten.
Sorteermachine groot
Bij de sortering van grote post wordt gebruik gemaakt van sorteermachines groot.
Bij de verschillende sorteercentra staan tussen de 6 en 9 sorteermachines groot. Het sorteerproces van de sorteermachine groot lijkt zeer veel op het sorteerproces van de sorteermachine klein.
Aan het begin van de sorteermachine groot wordt de post ingevoerd en komt er weer uit bij een van 220 uitgangen van de sorteermachine groot.
De adresgegevens van het poststuk worden m.b.v. van een camera ingelezen in een computer en worden vervolgens door de computer gekoppeld aan een uitgang.
In de 1e sortering komt in een of meerdere naast elkaar gelegen uitgangen post voor een zelfde run.
In de 2e sortering komt in meerdere naast elkaar gelegen uitgangen post voor een zelfde compartiment. Een sorteermachine groot kan aan beide zijden maximaal 15 compartimenten bevatten.
Sorteerkasten
Bij de handsortering groot en klein wordt gebruik gemaakt van sorteerkasten. Deze kasten bevatten 38 vakken waarin de post gesorteerd wordt. In de 1e sortering kan dus landelijk in max. 38 richtingen gesorteerd worden. In de 2e sortering kan post met een bepaalde richting (input voor de 2e sortering) dus ook weer in maximaal 38 bestelgebieden gesorteerd worden.
In tegenstelling tot de sorteermachines groot en de sorteermachines klein wordt een sorteerkast alleen gebruikt voor de 1e sortering of alleen voor de 2e sortering.
Sorteermachine overig
Bij de sortering van buspakjes wordt gebruik gemaakt van sorteermachines overig.
Op elk sorteercentrum is een sorteermachine overig aanwezig
Aan het begin van de sorteermachine overig worden de buspakjes ingevoerd en komen er weer uit bij een van de ongeveer 175 uitgangen van de sorteermachine overig. Bij de invoer van de buspakjes in de sorteermachine overig wordt handmatig de adresgegevens van het buspakje in de computer ingevoerd en de computer koppelt vervolgens het buspakje aan de juiste uitgang.
De 1e en 2e sortering gebeuren gelijktijdig. Per uitgang komt post voor een bepaalde richting (1e sortering) of post voor een bepaald bestelgebied (2e sortering).
Sorteermachine bakken
In de 1e sortering worden de postbakken ongesorteerd bij elkaar geplaatst. Zo staan dus postbakken voor verschillende runs (geldt voor sorteermachine klein en sorteermachine groot post) en richtingen (geldt voor hs post) door elkaar op een bakkenkar. De sorteermachine bakken is er voor om de postbakken met de post voor dezelfde runs en richtingen voor een bepaald sorteercentrum bij elkaar te plaatsen.
De input van de sorteermachine bakken zijn bakkenkarren met postbakken met post bestemd voor verschillende runs en richtingen. De output van de sorteermachine bakken zijn bakkenkarren met postbakken bestemd voor dezelfde run (geldt voor sorteermachine klein en sorteermachine groot post) of bakkenkarren met postbakken bestemd voor dezelfde richting (geldt voor hs post).
Zakkenrek
Als er op de sorteermachine overig niet genoeg capaciteit is voor de sortering van de buspakjes of de buspakjes zijn niet machinaal te sorteren dan wordt gebruik gemaakt van de zakkenreksortering.
Een zakkenrek is een rek dat bestaat uit meerdere vakken, waaronder elk vak een postzak hangt.
Handmatig wordt de ongesorteerde buspakjes in de postzakken gegooid.
In de 1e sortering vertegenwoordigt elk vak een richting en in de 2e sortering vertegenwoordigt elk vak een bestelgebied of een samenvoeging van meerdere bestelgebieden.
2.3 Definities
In deze paragraaf worden verschillende begrippen omschreven om zodoende het onderzoek verheldering te geven.
Tijdens het onderzoek heb ik opgemerkt dat veel auteurs die over de logistiek schrijven veelal een eigen interpretatie geven aan de verschillende logistieke begrippen. Aan de hand van deze vele verschillende interpretaties en eigen ideeën heb ik aan de verschillende begrippen mijn eigen definiëring gegeven.
2.3.1 Labels
De labels dienen om de poststromen binnen het logistieke proces in goede banen te leiden.
Labels dienen ter identificatie van de post die in postbakken of postzakken zit. Op een label staat informatie die o.a. aangeeft waar de post heen moet, waar de post vandaan komt, welke prioriteit de post heeft, wat er met de post moet gebeuren en wat voor soort post het is.
Binnen het sorteerproces zijn verschillende formaten labels aanwezig. Dit zijn baklabels,
bakkenkarlabels, rolcontainerlabels en zaklabels. Om de postzakken worden zaklabels gehangen. Volle postzakken worden op rolcontainers geplaatst waarop een rolcontainerlabel geplaatst wordt die correspondeert met het bundellabel. Labels die op een postbak geplaatst worden, heten baklabels en labels die op de bakkenkar geplaatst worden, heten bakkenkarlabels. Een bakkenkarlabel geeft een samenvatting van de post, dat op de bakkenkar staat en heeft een koppeling met de baklabels, bestemd voor die bakkenkar. Het totale assortiment bestaat uit zo’n 15.000 soorten labels.
2.3.2 Labelorganisatie
Aan het begrip organisatie kunnen twee betekennissen gekoppeld worden:
-vormgeven aan de structuur (inrichten, het instrumentele organisatiebegrip: de organisatie als instrument om doelen te realiseren)
-binnen die structuur de activiteiten richten en coördineren ( het functionele organisatiebegrip: het organiseren van de activiteiten). Bij structuur gaat het om alle relatiepatronen die het functioneren bepalen (De Leeuw, 2000, p8).
Als over de labelorganisatie gesproken wordt, gaat men in dit onderzoek uit van het instrumentele organisatiebegrip. De labelorganisatie is het geheel van de logistieke beheersing van de labels, de stroom van labels, de logistieke grondvorm en de samenhang tussen deze deelsystemen. Het is het geheel van onderdelen die het mogelijk maken dat de posstromen geïdentificeerd kunnen worden.
Het functionele organisatiebegrip: het organiseren van de activiteiten, komt in dit onderzoek meer overeen met de beheersing, die opgedeeld wordt in planning, besturing en uitvoering.
2.3.3 Logistieke beheersing
Logistieke beheersing wordt in de literatuur vaak in het licht geplaatst van het concept van de regelkring.
De regelkring kent de volgende aspecten:
1. Beleid: het vatstellen van normen voor de uit te voeren processen.
2. Planning: het opstellen van een plan om gestelde doelen te bereiken
3. Uitvoering: de uitvoering van de activiteiten, waarbij men te maken heeft met externe factoren die de uitkomsten van de uitvoering kunnen beïnvloeden.
4. Besturing: de voortgangscontrole (meten, vergelijken en beoordelen) op de uitvoering van het plan en een evaluatie van afwijkingen van het opgestelde plan en het bijsturen/bijstellen van de normen, de planning en/of de uitvoering (Ploos van Amstel, 2002, p34).
Beheersing bestaat dus uit verschillende elementen. Om de beheersing gestructureerd in kaart te brengen, worden de elementen uit regelkring besproken.
2.3.4 Labelbeheersing
Walther Ploos van Amstel definieert logistieke beheersing als volgt:
De organisatie, de planning en de besturing van de goederenstroom vanaf de ontwikkeling, de inkoop, via productie en distributie naar de eindafnemer met als doel tegen lage kosten en een beheerst kapitaalverbruik te voldoen aan de behoeften van afnemers (Ploos van Amstel, 2002, p33).
Labelbeheersing is de planning en de besturing van de uitvoering van de activiteiten, die nodig zijn om de labels door de grondvorm te distribueren, tegen optimale kosten zodoende dat de labels op de juiste tijd en plaats in het sorteerproces aanwezig zijn.
2.3.5 Voorraadbeheer van labels
Het voorraadbeheer van de labels is te zien als een onderdeel van de labelbeheersing.
Voorraadbeheer omvat het bijhouden van het assortimentswijzigingen, het bestellen van labels wanneer de voorraden een bepaald niveau bereiken en het ervoor zorgen dat de juiste labels aanwezig zijn.
Normen Beleid
Planning Uitvoering
Besturing
Plannen Rapportage
Bijstellen van norm of van de planning
Bijsturen van uitvoering
Afwijking?
Figuur 6: Model van de regelkring
2.3.6 Logistieke grondvorm
De logistieke grondvorm is het geheel van onderdelen waarlangs of doorheen de goederenstroom vanaf de leverancier via productie en distributie naar de klant gaat. Door deze grondvorm gaan de labelstromen.
De logistieke grondvorm van labels bestaat uit de onderdelen: leverancier, voorraadpunten en het transport van de labels. Hieronder is de logistieke grondvorm van labels schematisch weergegeven.
De leverancier levert de labels aan de labelmagazijnen op de sorteercentra wanneer hierom gevraagd wordt. In de labelmagazijnen op de sorteercentra worden de labels op voorraad gelegd. Vanuit het labelmagazijn worden de aanvulkarren bijgevuld. Vervolgens gaan de aanvulkarren langs de sorteermachines en de sorteerkasten om zo de voorraadpunten in de sorteermachines en sorteerkasten bij te vullen.
2.3.7 Zet lijst om
‘Zet lijst om’ is een term welke men intern gebruikt als het gaat om maandelijkse veranderingen in sorteerlijsten van de sorteermachines ten gevolge van postcode- en of procesmutaties. Deze
veranderingen vinden in de huidige situatie voor de sorteermachine klein om de twee weken plaats en voor de sorteermachine groot om de vier weken.
Deze veranderingen hebben betrekking op de sorteerindeling en een andere sorteerindeling is weer van invloed op het assortiment van labels.
2.3.8 Bg-tabel
Bg staat voor bestelgebied. De bg-tabel is het overzicht van de sorteerindeling van de sorteermachine overig en de handsortering voor de 2e sortering. In dit overzicht zijn de verschillende bestelgebieden gekoppeld aan de postcodereeksen. Veranderingen in de bg-tabel zijn ook van invloed op de
assortimentsamenstelling.
2.4 Opdrachtgever
De directe opdrachtgevers zijn Ron Water en Resi Becker van TPG Post en werken binnen de afdeling Productiebesturing. Deze afdeling houdt zich onder andere bezig met het optimaliseren van de sorteerprocessen. De resultaten van het onderzoek worden aan hen overhandigd.
Om het sorteerproces gesmeerd te laten verlopen zijn labels nodig. De verantwoordelijkheid omtrent een goede werking van labels ligt bij de afdeling Productiebesturing.
Zij hebben behoefte aan een betere beheersing aangezien zij vinden dat die op het moment niet optimaal is. Ook vinden zij dat de organisatie rondom de labels niet efficiënt is en willen een efficiëntere organisatie hebben.
Bij de sorteercentra hebben bepaalde medewerkers, die zich ontfermen over de labels, ook behoefte aan een betere beheersing en kostenreductie.
Iedereen die mogelijk op een bepaalde tijd interesse heeft in het project is een stakeholder (Trevor, 1996, p34).
De overige stakeholders zijn de medewerkers die activiteiten uitvoeren gerelateerd aan de labels. Dit zijn de sorteerplanners, inkopers, magazijnbeheerders, bijvullers, medewerkers van de afdeling control, medewerkers van de afdeling facilities en medewerkers van het financial shared service center (FSSC). De externe stakeholders zijn de leveranciers Drukkerij Service Boxtel en Cendris.
Leverancier Labelmagazijn Aanvulkar Sorteermachine / Sorteerkast
Figuur 7: Grondvorm van labels
