College
Raadsinformatiebrief
Aan
Raad
Portefeuillehouder
Mark van Stappershoef
Onderwerp
Toezichtoordeel Archief- en Informatiebeheer 2018
Datum
11-12-2018
__________________________________________________________________________________
Kennisnemen van
Het oordeel 2018 van het provinciaal interbestuurlijk toezicht over het archief- en informatiebeheer in onze gemeentelijke organisatie.
Inleiding
Eind februari 2018 heeft onze gemeentearchivaris als horizontaal toezichthouder verslag uitgebracht over hoe de taken op grond van de Archiefwet 1995 door ons college worden uitgevoerd. Uw raad is daarover bij informatiebrief van 3 juli 2018 geïnformeerd. Het verslag is tevens toegestuurd aan Gedeputeerde Staten. Het provinciaal interbestuurlijk toezicht (IBT) heeft ons naar aanleiding daarvan bij brief van 11 september 2018 (bijlage 1) laten weten dat het toezichtoordeel 2018 'voldoet gedeeltelijk' luidt.
Informatie
Het IBT geeft aan dat het oordeel vooral is gebaseerd op het proces van verslaglegging en niet zozeer op de inhoud, waarop het horizontaal toezicht zich vooral richt. De opmerkingen van de provincie spitsen zich deels toe op enkele formele aangelegenheden. Deels hebben deze te maken met de omschakeling van analoge naar digitale archivering en informatiebeheer en de bijzondere aandachtpunten die dat met zich meebrengt. Inhoudelijk - zo werd reeds in het horizontale toezichtverslag geconstateerd - heeft onze organisatie belangrijke stappen gezet in een nog beter informatiebeheer. Zo is er door de invoering van het digitaal zaakgericht werken beduidend meer grip op de informatiestromen.
Vervolg
Waar mogelijk en in constructief overleg zijn wij reeds aan de slag met de door het IBT aangegeven punten. De volgende inspectie in het kader van het horizontaal toezicht staat gepland
in maart en april 2019. Uiterlijk 1 juli 2019 dient ons college zich op basis van de resultaten daarvan opnieuw aan uw raad te verantwoorden en tevens onze reactie met eventuele verbetervoorstellen aan gedeputeerde staten in te zenden.
Communicatie N.v.t.
Bijlagen
1. Brief toezichtoordeel IBT d.d. 11-9-2018
_________________________________________________________________________________
