Jaarverslag
vertrouwenspersoon 2021
Voor Werk en Inkomen Lekstroom
Marketingplan voor Bedrijfsnaam
VoorafHallo beste lezer van dit jaarverslag,
Het is een goed gebruik dat de vertrouwenspersonen jaarlijks een overzicht maken van de activiteiten van het afgelopen jaar. Hoeveel gesprekken? Waar ging het over? Hoe is het afgelopen? Zomaar een paar vragen die je kunt stellen als je het hebt over het werk van een vertrouwenspersoon.
Natuurlijk is het dan fijn dat er een vertrouwenspersoon is die je aanhoort, tijd voor je neemt en samen met jou bekijkt welke stappen je kunt nemen. Verdere stappen nemen, hoeft trouwens niet.
Alleen je hart luchten mag ook.
In ons werk als vertrouwenspersonen hebben we ook dit jaar gemerkt dat Corona een risicofactor kan zijn voor ongewenst gedrag. Medewerkers missen bijvoorbeeld het contact met collega’s en/of maken zich zorgen om bepaalde werkzaamheden. Het zijn onzekere tijden, goed om daar aandacht aan te besteden.
We wensen iedereen veel goeds, een goede gezondheid en een veilig werkklimaat. Zorg goed voor jezelf en de ander. Ieders inzet is nodig voor een fijne en veilige werkomgeving, waar we op een respectvolle manier met elkaar omgaan.
De vertrouwenspersonen: Titus Terwisscha van Scheltinga en Nicole Pikkemaat Januari 2022
Meldingen 2021 en voorgaande jaren
In 2021 hebben we in totaal één melding gehad. Het verloop van de meldingen van voorgaande vier jaren is als volgt:
- 2020: 1 melding - 2019: 1 melding - 2018: 8 meldingen - 2017: 2 meldingen
Wat kunnen we leren van de meldingen?
We kunnen stellen: zo weinig meldingen, dat is fijn. Maar het is lastig te duiden. Het roept ook vragen op, zoals: zijn wij als vertrouwenspersoon laagdrempelig genoeg? Voelen medewerkers zich voldoende veilig om de vertrouwenspersoon te raadplegen?
We raden aan om in 2022 de vertrouwenspersonen opnieuw onder de aandacht te brengen bij medewerkers. Ook vinden we het belangrijk dat er regelmatig aandacht is voor het thema ongewenst gedrag. Blijf dit voeden. Spring ook in op ontwikkelingen binnen WIL of actualiteiten.
Later in dit verslag noemen we een aantal actualiteiten. Ook lijkt het ons goed om zoals we eerder hebben aangegeven, interne vertrouwenspersonen aan te stellen. Dat idee werd destijds omarmd door HR en OR. Is de tijd rijp om dat verder uit te werken?
Taken vertrouwenspersoon
Medewerkers kunnen bij ons terecht als ze een melding willen doen van ongewenst gedrag.
Iedereen kan vertrouwelijk zijn verhaal kwijt. De vertrouwenspersoon is er in eerste instantie om de melder op te vangen en bij te staan. Daarbij is een luisterend oor belangrijk. De medewerker voelt zich serieus genomen. Ook is de medewerker vaak meer gesterkt om (nog eens) het gesprek aan te gaan, bijvoorbeeld met de eventuele ‘lastveroorzaker’ en/of andere betrokkenen. Tijdens het gesprek wordt een doel geformuleerd: wanneer is het voor de melder goed? Vervolgens nemen we aan de hand van een escalatieladder door welke stappen de melder kan gaan nemen.
Voorbeelden van stappen zijn: ‘nietsdoen’, het gesprek met de veroorzaker van de ongewenste situatie aangaan of bemiddeling. Daarbij kan de vertrouwenspersoon meegaan en/of helpen in de voorbereiding. Ook kunnen we de melder op andere manieren verder op weg helpen of
doorverwijzen, bijvoorbeeld naar de bedrijfsarts of HR. De regie ligt altijd in handen van de melder.
De vertrouwenspersoon houdt tijdens het proces contact en biedt nazorg.
Naast voorgaande hebben we als vertrouwenspersoon ook een adviserende taak. Zoals eerder genoemd, raden we aan ons zelf goed in beeld te brengen en het thema (on)gewenst gedrag regelmatig op de agenda te zetten.
Professionalisering
Nicole Pikkemaat is aangesloten bij de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV) en gecertificeerd vertrouwenspersoon. In het kader van de (her-)certificering volgt zij
intervisiebijeenkomsten en gerichte scholing. LVV is een beroepsvereniging van
vertrouwenspersonen ongewenste omgangsvormen, integriteit en/of combinaties daarvan. Het doel van de LVV is het behartigen van de belangen en het ondersteunen van de aangesloten vertrouwenspersonen. Titus Terwisscha van Scheltinga heeft een opleiding tot
vertrouwenspersoon gevolgd en neemt deel aan intervisiebijeenkomsten.
Actualiteiten afgelopen jaar en in op komst in 2022 1. Rol en uitrusting vertrouwenspersoon in de Arbowet
In de Arbowet is een vertrouwenspersoon niet verplicht gesteld. Wel is het een gebruikelijke werkwijze voor organisaties om invulling te geven aan een goed beleid inzake psychosociale arbeidsbelasting. Ook de Nederlandse Arbeidsinspectie heeft de aanwezigheid van een
vertrouwenspersoon jarenlang als richtlijn gehanteerd bij haar inspecties. Waarschijnlijk zal de verplichting voor het hebben van een of meerdere vertrouwenspersonen begin 2022
opgenomen worden in de Arbowet. Daarbij wordt aandacht besteed aan wat de
vertrouwenspersoon nodig heeft om het vertrouwenswerk goed te kunnen uitvoeren en krijgt de ondernemingsraad instemmingsrecht op de keuze van de vertrouwenspersoon. Wij raden aan om het beleid en de regeling inzake de vertrouwenspersoon na de invoering van deze aangepaste wetgeving nog eens goed onder de loep te nemen. Daarbij lijkt het ons bij uitstek een moment om verder stappen te zetten inzake het aanstellen van interne
vertrouwenspersonen.
2. Nieuwe wetgeving inzake klokkenluiders
De Wet Bescherming Klokkenluiders zal vanwege de implementatie van EU-richtlijn
klokkenluiden in 2022 in werking treden (dit had op 17 december 2021 al een feit moeten zijn).
Voor WIL relevante veranderingen zijn onder meer:
o De rechtsbescherming voor iemand die een melder in de publieke sector helpt, moet geregeld worden. Denk aan vertrouwenspersonen en vakbondsvertegenwoordigers.
Maar ook betrokken derden, zoals collega’s en familieleden worden beschermd door de nieuwe wetgeving.
o De bewijslast bij benadeling melder verschuift. Anders dan voorheen is het de
werkgever die nu moet aantonen dat de benadeling van een melder niet het gevolg is van de melding.
o Het begrip melder is uitgebreid. Als melder kunnen optreden werknemers, ambtenaren, vrijwilligers, zzp’ers, stagiairs en uitzendkrachten. Maar ook (personen die werken onder verantwoordelijkheid van) leveranciers, aannemers en onderaannemers en personen in leidinggevende organen. Het is geen vereiste dat de werkrelatie al of nog bestaat op het moment dat de melding wordt gedaan.
o De stap van eerst intern melden en de mogelijkheid van anoniem melden (bijvoorbeeld via de vertrouwenspersoon) was al wettelijk geregeld. Met de nieuwe wetgeving worden de stappen concreter gemaakt: er worden termijnen gesteld waarbinnen organisaties acties moeten ondernemen.
Een en ander houdt in dat de interne meldregeling van WIL aangepast moet worden. De ondernemingsraad heeft instemmingsrecht op de aangepaste regeling. Kijk voor meer info op
3. Aandacht voor stressfactoren (mede) vanwege corona
Naarmate de coronacrisis langer voortduurt, is de verwachting dat meer medewerkers zullen kampen met werkstress, het werk met minder plezier doen en/of de werksfeer minder wordt.
Dit hoeft niet altijd en voor iedereen op te gaan, maar het lijkt ons goed om aandacht te hebben voor de veel voorkomende stressfactoren van deze tijd. Denk hierbij aan:
o Onzekerheid: we zijn gewend om onze eigen agenda te bepalen en de laatste tijd lukt dat steeds minder goed. We moeten niet onderschatten wat dat van mensen vraagt.
o Eenzaamheid: gebrek aan persoonlijke aandacht en samenwerking door de afstand van het thuiswerken. Medewerkers kunnen zich door het thuiswerken geïsoleerd voelen.
o Andere taakbelasting: online meetings worden vaak zwaar gevonden. Denk bijvoorbeeld aan te veel (zinloze) meetings wat kan leiden tot een baldadige sfeer en tegendraads gedrag. Medewerkers die geestelijk uitgeput zijn, kunnen extra gevoelig zijn voor gedrag van collega's, vooral als er geen gelegenheid is om elkaar in levenden lijve in de ogen te kijken en de verstandhouding te normaliseren.
o Werk-privé-balans: het door elkaar lopen van werk en privé.
o Het leidinggeven op afstand: er is online meer aandacht voor de zakelijke kant en minder voor de sociale aspecten, waardoor het directiever kan overkomen. In sommige gevallen vertaalt het online werken zich in een verhoogde controle en dat kunnen medewerkers als
‘druk’ ervaren.
o Agressie: er is sprake van meer korte lontjes bij mensen en meer agressie en geweld in de samenleving. Medewerkers in publieke functies hebben hier mee te maken.
We adviseren om het aantal online bijeenkomsten binnen de perken te houden. Zoek een gezonde balans in het aantal online bijeenkomsten en andersoortig contact, zoals bellen, kleinschalig overleg en wandelen (op 1,5 m afstand). Het helpt als leidinggevenden goed worden ondersteund in het op afstand aansturen van een team. Dit is een unieke situatie, die nog wel even voortduurt. Stoom afblazen en erover praten is belangrijk. Medewerkers zijn vaak lotgenoten: als je met een ander over een lastige situatie praat, blijkt vaak dat je niet de enige bent die last ondervindt. We kunnen ons voorstellen dat collega’s op dit vlak wat voor elkaar kunnen betekenen. Afdelingen en teams kunnen denken aan het inrichten van collegiale opvang en/of een maatjes-structuur, waarbij iedereen een maatje heeft om (even) stoom af te blazen. Verder raden we aan af en toe te oefenen en ‘de stress’ te agenderen voor het
werkoverleg. Daarbij hoef je je niet alleen te richten op wat je onprettig vindt. Besteed ook aandacht aan prettig gedrag. Wij als vertrouwenspersonen moeten blijven kijken hoe we laagdrempelig blijven. Een idee is om bijvoorbeeld een (digitaal) spreekuur aan te bieden.
4. Goed nagaan hoe het gaat
Online is het moeilijk peilen hoe het gaat met alle medewerkers. Ben Tiggelaar geeft in een van zijn columns de volgende belangrijke aspecten aan, waarbij een belangrijke rol is weggelegd voor leidinggevenden:
o Vertrouwen: of je nu Zoom, Webex of Teams gebruikt, het is onmogelijk om elkaar echt, recht in de ogen te kijken. In een tijd waarin je niet kunt vertrouwen op je persoonlijke waarnemingen en je intuïtieve indrukken, zal je meer moeten vertrouwen op de mensen om je heen.
o Openheid: nu je minder impliciete signalen opvangt, zal je moeten vragen om meer expliciete informatie. Dat vergt meer dan een algemene mededeling als: je kunt me altijd mailen.
o Frequentie: in een onvoorspelbare, onbeheersbare periode zul je vaker moeten polsen hoe het gaat. De jaarlijkse medewerkerstevredenheidsenquête en de driemaandelijkse
financiële resultaten zijn volstrekt onvoldoende. Je moet eerder denken aan wekelijkse en dagelijkse peilingen. Denk hierbij ook aan 1 op 1 mondeling contact. Zorg dat er echt contact is.
De gehele tekst van de column vind je hier: https://www.tiggelaar.nl/hoe-weet-je-of-het-goed- gaat-met-je-bedrijf-nu-iedereen-thuiswerkt/
