VISIE OP HET ALUMNIBELEID
Studievereniging VOCUS
1
Voorwoord
Geachte lezer,
Voor u ligt de visie op het alumnibeleid van de Verenigde Onderwijskunde Commissies der Utrechtse Studenten (VOCUS). Gekozen is om voort te borduren op het huidige beleid en hierbij zijn enkele aanpassingen aangebracht. Zowel het huidige beleid als de
aanpassingen worden uitgediept. Deze visie is geschreven om in de toekomst verder te kunnen bouwen op een duidelijk alumnibeleid. Daarnaast was het huidige beleid uit academisch jaar 2014-2015 niet meer geheel van toepassing op de huidige gang van zaken.
Utrecht, mei 2017
Het 26e bestuur der studievereniging VOCUS,
Evi van Saase Voorzitter Judi Dams Secretaris Norbert Daman Penningmeester
Mirjam van Zanten Coördinator Studie-inhoudelijk Bart Klok Coördinator Intern
Elisa de Leeuw Coördinator Extern
2
Inhoud
Voorwoord ... 1
Inhoud ... 2
Inleiding ... 3
Missie: waar staan we voor? ... 4
Visie: waar gaan we voor? ... 5
Oud beleid ... 6
Nieuwe visie op het alumnibeleid ... 8
Slotwoord ... 13
3
Inleiding
In deze visie op het alumnibeleid vindt u de missie en visie van het alumnibeleid, hoe het huidige beleid, goedgekeurd in het verenigingsjaar 2014-2015, eruit ziet en wat de doelstellingen en bijbehorende middelen zijn voor de visie op het alumnibeleid. In het eerste gedeelte zal gespecificeerd worden wat het doel van de visie van het alumnibeleid is voor de studievereniging. Vervolgens zal ingegaan worden op de wegen die afgelopen jaren bewandeld zijn met betrekking tot het alumnibeleid. Als laatste wordt ingegaan op de doelstellingen van de visie op het alumnibeleid. Door middel van de thema’s uit het beleidsplan van academisch jaar 2016-2017 zullen de doelstellingen terugkomen. Bij de uiteenzetting van deze doelstellingen zullen de middelen waarmee we verwachten deze doelstellingen te behalen,worden gegeven. Dit geschreven plan is een visie op het beleidsplan en daarom zal er geen termijn verbonden worden aan doelen die worden gesteld. Dit zou in de toekomst door besturen aan het begin van een academisch jaar kunnen worden meegenomen.
4
Missie: waar staan we voor?
De visie op het alumnibeleid is opgezet voor studievereniging VOCUS, de leden en de alumnileden. Enerzijds biedt deze visie het bestuur duidelijke richtlijnen, waar naartoe gewerkt kan worden. Door continuïteit te waarborgen kan de kwaliteit van het contact met alumnileden en de activiteiten voor alumnileden zijn kwaliteit behouden en
verbeteren. Anderzijds biedt het aanstaande en huidige alumnileden transparantie over wat zij kunnen verwachten van VOCUS. Het bekend maken van deze specifieke visie zorgt tevens voor het op de hoogte brengen en behouden van deze doelgroep.
Zoals hierboven benoemd, kent deze visie van het alumnibeleid drie verschillende
belangengroepen: studievereniging VOCUS, de huidige VOCUS-leden en de alumnileden.
Belangengroep 1: studievereniging VOCUS
Voor studievereniging VOCUS is het belangrijk om contact te houden met alumnileden.
Via alumnileden bestaat de mogelijkheid om als vereniging stageplaatsen te verkrijgen, contacten te leggen met bedrijven, sprekers uit te nodigen en excursies te organiseren.
Daarnaast is de visie van het alumnibeleid een duidelijke richtlijn voor het waarborgen van de continuïteit.
Belangengroep 2: de huidige VOCUS-leden
De huidige VOCUS-leden doen inhoudelijke kennis op door contact te leggen met alumnileden. Zij krijgen hiervoor de kans door deel te nemen aan activiteiten
georganiseerd voor alumnileden en huidige leden in het academisch jaar. Huidige VOCUS- leden kunnen mogelijk vakinhoudelijke kennis opdoen, stageplekken verkrijgen en ontwikkelingspunten meenemen in de studieloopbaan.
Belangengroep 3: de alumnileden
De alumnileden kunnen via VOCUS contact houden met oud-studiegenoten. Daarnaast kunnen zij zich eventueel op vakinhoudelijk gebied ontwikkelen door deel te nemen aan activiteiten georganiseerd voor alumnileden en huidige leden.
5
Visie: waar gaan we voor?
VOCUS is de studievereniging voor zij die Onderwijskunde, Onderwijswetenschappen of ALPO studeren of de Bachelor Onderwijskunde, Onderwijswetenschappen of ALPO heeft afgerond en nu Masterstudent zijn aan de Universiteit Utrecht of twee cursussen van Onderwijskunde of Onderwijswetenschappen volgen aan de Universiteit Utrecht.
Daarnaast heeft VOCUS een groeiende groep alumnileden. Deze voormalige VOCUS-leden zijn afgestudeerd aan een van de bovenstaande mogelijkheden.
De algemene doelstelling van VOCUS is het bijdragen aan de algemene en vakmatige vorming van studenten Onderwijswetenschappen en studenten van de Academische Lerarenopleiding Primair Onderwijs (ALPO) aan de Universiteit Utrecht. Het aansluitende doel voor dit alumnibeleid is om studievereniging VOCUS een sleutelrol te laten spelen bij het opbouwen van een wederzijdse relatie tussen alumnileden en huidige VOCUS-leden.
Door middel van dit alumnibeleid wordt er getracht een duidelijke richtlijn te schetsen voor zowel het werven van alumni, als het contact met alumni en het organiseren van activiteiten voor deze doelgroep. Het biedt studievereniging VOCUS perspectief op haar eigen netwerk.
6
Oud beleid
In het academisch jaar 2014-2015 is er een alumnibeleid geschreven als herziening op het beleid van de jaren daarvoor. Het oude alumnibeleid zal door middel van zes thema’s kort worden beschreven, zoals deze te vinden is in het alumnibeleid 2014-2015. Hierbij zal op deze thema’s worden voortgebouwd. Dit bestaat uit de volgende zes thema’s: studie- inhoudelijke en algemene ontwikkeling, ontspanning, professionalisering, betrokken- en verbondenheid, communicatie en promotie. Verdere activiteiten of handelingen buiten dit beleid zal buiten beschouwing worden gelaten. Voor het gehele beleid wordt er verwezen naar ‘alumnibeleid 2014-2015’ te vinden op Blackboard.
Thema 1. Studie-inhoudelijke en algemene ontwikkeling
Binnen dit thema werd het doel gesteld om verschillende activiteiten aan te beiden aan alumni, zowel bestaande activiteiten voor leden, als ook activiteiten speciaal voor alumni.
Dit doel werd ook andersom gesteld, waarbij VOCUS alumnileden zou kunnen vragen om een lezing te geven, een excursie te organiseren of stageplekken aan te bieden aan huidige VOCUS-leden.
Thema 2. Ontspanning
Onder dit thema werd als doel gesteld om alumnileden een ontspannende borrel aan te bieden, welke aan zou kunnen sluiten op een studie-inhoudelijke activiteit.
Thema 3. Professionalisering
Vanaf het jaar 2014-2015 werd als doel gesteld dat het contact met alumnileden vanuit VOCUS zelf gelegd zou worden. Oud-leden werden benaderd via LinkedIn, e-mail en door flyers in de afstudeerpakketjes van zowel Bachelor als de Master.
Thema 4. Verbonden- en betrokkenheid
Het doel van dit thema werd behouden door direct na het afstuderen contact op te nemen met het lid in kwestie. Er werd ook contact opgenomen met Bachelor studenten die afgestudeerd waren. Ondanks dat zij in de Master lid zouden mogen blijven, werden zij gewezen op het feit dat ze alumnilid konden worden. De nadruk bleef hierbij altijd wel
7
op de voordelen van lidmaatschap in plaats van alumnilid. Hierdoor bleven studenten die na hun Bachelor geen VOCUS-lid meer wilde zijn, toch verbonden en betrokken bij
VOCUS. Daarnaast werd als doel gesteld om de verbonden- en betrokkenheid te
verhogen door een alumnibestand aan te stellen. Hierdoor zouden alumnileden meer in contact blijven met nieuwe besturen en leden en daarnaast op de hoogte te blijven van de gang van zaken.
Thema 5. Communicatie
Onder dit thema werd het doel gesteld dat het alumnibestand de communicatie met oud- leden zou verbeteren. Dit doordat VOCUS over allerlei gegevens beschikt die zouden kunnen worden ingezet om de communicatie meer vanuit VOCUS plaats te laten vinden.
Thema 6. Promotie
Het doel voor de promotie voor alumniactiviteiten was dat dit plaats zou vinden via LinkedIn en via e-mail. Daarnaast werd het inschrijven als alumnilid gepromoot via flyers in de pakketjes van afgestudeerden.
8
Nieuwe visie op het alumnibeleid
In het volgende onderdeel volgt een thematische uitwerking van de doelstellingen van het 26e bestuur der studievereniging VOCUS omtrent de visie op het alumnibeleid.
Omwille van de overzichtelijkheid, is ervoor gekozen de doelstellingen in zes thema’s te verdelen. Er wordt voortgebouwd op de thema’s uit het beleidsplan van het academisch jaar 2016-2017. Het gaat om de volgende zes thema’s: studie-inhoudelijk en algemene ontwikkeling VOCUS-leden, ontspanning, professionalisering van de vereniging,
verbondenheid en betrokkenheid, communicatie en promotie. Het is echter belangrijk op te merken dat de doelen die bij een bepaald thema zijn onderverdeeld eveneens een bijdrage kunnen leveren aan een ander thema. Om de doelen te concretiseren vindt u onder het betreffende doel een passend middel, waarmee getracht wordt het doel te bereiken. Hieronder zal de visie van het alumnibeleid vanaf de Goedkeurings ALV 2017 worden besproken. Verschillende ideeën en aanpassingen zijn dit academisch jaar al uitgeprobeerd om daar de effecten van te kunnen zien.
9
Thema 1. Studie-inhoudelijke en algemene ontwikkeling van VOCUS-leden
Binnen dit thema kunnen alumnileden en de studievereniging VOCUS elkaar aanvullen door elkaar diensten aan te bieden. VOCUS zal alumnileden uitnodigen op verschillende studie-inhoudelijke activiteiten door het academisch jaar heen. Deze activiteiten kunnen bestaan uit activiteiten voor leden, maar ook uit activiteiten speciaal voor alumni. Er zal naar worden gestreefd alumnileden uit te nodigen op het jaarlijkse Symposium en
eventueel andere aanvullende activiteiten. Uit de halfjaarlijkse enquête februari 2016-2017 is gebleken dat alumnileden interesse hebben in studie-inhoudelijk activiteiten die een aanvulling kunnen bieden op het vakinhoudelijk werk.
Via het alumnibestand kan VOCUS alumnileden vragen of zij een lezing of excursie willen verzorgen. Daarnaast bestaat de mogelijk om stageplaatsen aan te bieden voor huidige VOCUS-leden. Via de halfjaarlijkse enquête februari 2016-2017 is er een bestand gemaakt met alumnileden die hier graag aan mee zouden willen werken.
Thema 2. Ontspanning
VOCUS streeft er naar haar alumnileden jaarlijks een ontspannende activiteit aan te bieden, eventueel aangevuld met studie-inhoudelijke aspecten. De vorm van deze activiteit kan per jaar verschillende vormen aannemen, waarbij de doelgroep wisselend kan bestaan uit één of meerdere groepen. Hierbij kan gedacht worden aan alumnileden, huidige leden en de vakgroep Onderwijswetenschappen.
Thema 3. Professionalisering van de vereniging
Sinds het academisch jaar 2014-2105 werd het contact met alumnileden vanuit VOCUS gelegd. Oud-leden werden benaderd om alumnilid te worden via verschillende kanalen namelijk, e-mail, LinkedIn en de post. Vanaf academisch jaar 2016-2017 zullen leden die afstuderen van de Master Onderwijswetenschappen of van de Bachelor
Onderwijskunde/Onderwijswetenschappen, die daarna niet doorgaan met een Master aan de Universiteit Utrecht, door het bestuur worden toegevoegd als alumnilid. De procedure hiervoor zal als volgt worden ontwikkeld.
Ten eerste zullen leden, net zoals voorgaande jaren, een update mail ontvangen via Codex aan het einde van het academisch jaar waarin zij kunnen aangeven lid te blijven of
10
zich te willen uitschrijven. Wanneer zij aangeven zich te willen uitschrijven, zullen zij aan moeten geven of zij afgestudeerd zijn of dat zij stoppen met de studie. Wanneer leden afgestudeerd zijn en zelf hebben aangegeven zich uit te willen schrijven, zullen zij
toegevoegd worden aan het alumnibestand. Deze leden zullen hiervan direct een melding ontvangen in hetzelfde scherm en krijgen hierbij gelijk de mogelijkheid aan te geven dat zij hier geen interesse in hebben. Deze leden zullen vervolgens helemaal uitgeschreven worden. De overige leden, inmiddels alumnileden, welke dit niet hebben aangegeven zullen een mail ontvangen. In deze mail zullen de voordelen worden benoemd van het alumnilidmaatschap en wordt daarnaast vermeld dat zij zich ten alle tijden kunnen uitschrijven door een mail te sturen naar info@svvocus.nl.
Als tweede zal er worden uitgezocht of alle leden studeren aan de Universiteit Utrecht.
Dit wordt handmatig uitgezocht door de secretaris in samenwerking met de afdeling.
Leden die niet op de lijst met studenten staan, zullen een mail ontvangen waarin wordt gevraagd aan te geven welke optie op hen van toepassing is. Wanneer zij aangeven afgestudeerd te zijn en niet verder te studeren aan de Universiteit Utrecht of zich willen uitschrijven na het behalen van de Bachelor, worden zij toegevoegd als alumnilid en zullen zij een mail ontvangen. In deze mail zullen de voordelen worden benoemd van het alumnilidmaatschap en wordt er daarnaast vermeld dat zij zich ten alle tijden kunnen uitschrijven door een mail te sturen naar info@svvocus.nl.
Ten derde is er een groep leden die zich door het jaar heen uitschrijft. In verband met de statuten worden deze leden officieel uitgeschreven in augustus. Wanneer zij aangeven afgestudeerd te zijn en niet verder te studeren aan de Universiteit Utrecht of wanneer zij zich willen uitschrijven na het behalen van de Bachelor worden zij toegevoegd als
alumnilid en zullen zij een mail ontvangen in augustus. In deze mail zullen de voordelen worden benoemd van het alumnilidmaatschap en wordt er daarnaast vermeld dat zij zich ten alle tijden kunnen uitschrijven door een mail te sturen naar info@svvocus.nl.
Zoals hierboven benoemd zullen alumnileden de kans krijgen om zich ten alle tijden uit te schrijven als alumnilid bij studievereniging VOCUS. Door deze verandering hoeven
alumnileden alleen actie te ondernemen wanneer zij zich willen uitschrijven als alumnilid, in plaats van wanneer zij juist alumnilid willen worden. Met deze verandering wordt er naar gestreefd het alumnibestand de komende jaren te laten groeien en daarmee het
11
bereik naar externen van VOCUS. Er zal hiermee gebouwd worden aan een wederzijdse relatie tussen alumnileden en huidige VOCUS-leden.
Thema 4. Verbondenheid en betrokkenheid
De verbondenheid en betrokkenheid van alumnileden wordt bevorderd door alumnileden de mogelijkheid te geven om spreker te zijn bij een activiteit en door het organiseren van excursies. Er zal naar gestreefd worden om het contact met de alumnileden te behouden via e-mail, de alumninieuwsbrief (voorheen alumni-mail), de post, LinkedIn en andere social media. Door middel van deze kanalen wordt er naar gestreefd alumnileden op de hoogte te houden van de ontwikkelen en activiteiten bij VOCUS. Leden zullen gelijk worden ingeschreven als alumnilid via Codex na het afstuderen, zie procedure bij thema 3. Hierdoor blijven zij direct verbonden en betrokken bij de vereniging, wanneer
studievereniging VOCUS minder in zicht komt.
Thema 5. Communicatie
Het alumnibestand op Codex bestaat uit verschillende gegevens van alumnileden. VOCUS heeft hierdoor de mogelijkheid contact te leggen met alumnileden door middel van e- mail, alumninieuwsbrief (voorheen alumni-mail), de post, LinkedIn en andere social media. De communicatie naar alumnileden loopt vrijwel volledig vanuit VOCUS. Het contact wordt onderhouden door een alumninieuwsbrief te sturen met daarin de ontwikkeling van de vereniging, beleidsplannen, afgelopen activiteiten, eventuele vacaturen, donateurschap en andere relevante onderwerpen. Het streven is deze
nieuwsbrief vier maal per jaar te versturen. Daarnaast is in het academisch jaar 2016-2017 een enquête verstuurd naar alumnileden om de behoeften te peilen en hierop in te kunnen spelen. Zo zullen enkele rubrieken worden toegevoegd in de alumninieuwsbrief om deze interessanter te maken voor alumnileden. In volgende academische jaren kan dit opnieuw worden gepeild, mede doordat de groep alumnileden binnen VOCUS naar verwachting zal groeien.
12
Thema 6. Promotie
Promotie van activiteiten voor alumnileden zal plaatsvinden via verschillende kanalen. Er wordt naar gestreefd om gebruik te maken van e-mail berichten, LinkedIn en de
alumninieuwsbrief. In de enquête is naar voren gekomen dat alumnileden het liefst via deze kanalen benaderd willen worden. Verder is ook de mogelijkheid alumnileden te bereiken via de post. Daarnaast zal het alumnilidmaatschap worden gepromoot door flyers in de pakketjes van afgestudeerden. Ook zal er naar worden gestreefd om de uitreikingen van de Bachelor en Master bij te wonen, zodat hier het alumnilidmaatschap gepromoot kan worden. Bij Bachelors zal de nadruk echter liggen op het behouden van lidmaatschap in plaats van het alumnilidmaatschap.
13
Slotwoord
Het bestuur heeft getracht middels zes thema’s een duidelijke invulling aan de visie van het alumnibeleid te geven. In deze visie van het alumnibeleid zijn verschillende doelen en middelen van voorgaande jaren verwerkt, aangevuld met de wensen van de leden, alumnileden en het bestuur. Er is rekening gehouden met de professionaliteit en
haalbaarheid van de genoemde plannen. Op deze manier kan VOCUS de continuïteit van het alumnibeleid waarborgen en verbeteren.
Het 26e bestuur der studievereniging VOCUS,
Evi van Saase Voorzitter Judi Dams Secretaris Norbert Daman Penningmeester
Mirjam van Zanten Coördinator Studie-inhoudelijk Bart Klok Coördinator Intern
Elisa de Leeuw Coördinator Extern
