E-mail en archiefprotocol
E-mail en archiefprotocol Inleiding
De provincie dient haar archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Onder ‘archiefbescheiden’ worden niet slechts papieren documenten verstaan, maar alle bescheiden, ongeacht de drager die door een overheidsorgaan zijn ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten. Ook digitaal vastgelegde informatie valt dus onder de werking van de archiefwetgeving.
In het algemeen kan gesteld worden dat archiefbescheiden die het gevoerde beleid ten aanzien van de taak kunnen karakteriseren moeten worden bewaard. Bescheiden die betrekking hebben op de dagelijkse uitvoering zullen in het algemeen niet voor bewaring in aanmerking komen, met
uitzondering van bescheiden betreffende hoofdzaken van het verloop van de uitvoering.
Om de archiefbescheiden met betrekking tot de verkenning in een goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, moet er permanente aandacht te zijn voor de productie, bewaren en vernietigen van documenten. Met het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en behouden van het projectarchief, is de provincie ook weerbaar in het geval van Wob-verzoeken. Niet alleen is de gevraagde informatie snel te achterhalen, ook zal het de werklast beperken vanwege het feit dat er minder documenten gecontroleerd hoeven te worden op de mogelijk van toepassing zijnde gronden om openbaarmaking van informatie te weigeren.
Aangezien vooral e-mails en concepten (rapportages, adviezen, etc.) bijdragen aan de aanwas van archiefdocumenten, richt het protocol zich vooral op deze documenten.
Nota Bene:
In het kader van archivering, moet er ook aandacht zijn voor de wijze waarop een project is georganiseerd. Dit bepaalt onder andere of iets onder intern beraad valt.
Meer informatie over archiveren:
Voor meer informatie of ondersteuning bij het archiveren, neem dan contact op met de Servicedesk en vraag naar de afdeling Div.
PROTOCOL
Instructies bij het produceren van documenten
• Bijlagen dienen zo min mogelijk te worden meegezonden. Het is beter in de mail te vermelden waar het document te vinden is.
• Functionele (hebben betrekking op het project) en niet-functionele (sociale) e-mails worden zoveel mogelijk gescheiden.
• E-mails met persoonlijke boodschappen (niet functionele mail) worden niet bewaard.
• Bij beantwoording van e-mail, plak dan niet de voorgaande mails onder jouw bericht (de zogenaamde ‘e-mail trails’.
• Bij het opstellen van een document (rapport, advies, overeenkomst, etc.), wordt er met één brondocument gewerkt. Enkel wanneer het niet mogelijk is om in één brondocument samen te werken, wordt een brondocument ten behoeve van het maken van opmerkingen,
gereproduceerd.
• Informatie dat via de G-schijf kan worden gedeeld, hoort niet in een mail thuis.
Instructies bij het selecteren van archiefwaardige documenten
WEL archiefwaardig (en dus bewaren):
• Stukken die via Besluiten 2.0 gaan
• Interne e-mails die eindconclusies en afwegingen bevatten die tot een beslissing (kunnen) leiden
• E-mails (intern en extern) en documenten die afspraken, besluiten en/of informatie bevatten die ook voor later van belang zijn
• Externe e-mails aan en van derden
• E-mails die offertes bevatten
• Documenten die naar externe partijen zijn gezonden, om zich daarover te kunnen uitlaten, zoals:
(Concept)brieven
(Concept)overeenkomsten
• Tussenadviezen van een externe partij die eindconclusies geven waarop wordt voortgeborduurd in de verdere afwikkeling
• Facturen die zijn binnengekomen via DIV/Post
• Facturen die zijn binnengekomen via e-mail medewerker
• Offertes
• Inhoudelijke reactie van bestuurder aan externe partij
• Externe stukken/ reactie aan bestuurder
• Definitieve rapporten
• Agenda’s en verslagen bestuurlijke overleggen:
Stuurgroep overleggen
Overleggen ambtelijke opdrachtgevers
Overleggen klankbordgroepen
• Annotaties t.b.v. bestuurlijke overleggen NIET archiefwaardig (en dus vernietigen):
• Interne e-mails aan en van collega’s indien bijvoorbeeld:
Kan de boodschap ook per telefoon of persoonlijk gebracht
Brainstorm collega’s in mail niet archiveren
Intern advies, interne communicatie niet archiveren
• Interne e-mails aan gedeputeerde m.b.t. de stand van zaken
• In- of externe mails die een afspraakverzoek of afstemming over afspraken bevatten.
• Conceptrapporten, als het definitieve rapport er is. Tenzij het van belang is voor het volgen van het besluitvormingsproces
• Tussenadviezen van een externe partij, niet archiveren
• Weekberichten
Overwegingen
• Archiveer je dit omdat je zelf wantrouwen hebt tot collega’s, of iets wilt vastleggen mocht het later tot vragen leiden van de manager?
• Constatering als je meer in de inhoud zit ben je geneigd meer te archiveren
• Wanneer je de neiging hebt om een mail in je eigen mailbox te archiveren of op je H-schijf bedenk of je dan of je eigenlijk moet archiveren
Instructies voor het bewaren
• DocBase geldt als officieel archief. Voor zo ver documenten niet automatisch in DocBase worden opgeslagen, worden zij, op de G-schijf. SharePoint en G-schijf zijn enkel
wachtkamers, bij afronding van verkenning worden de documenten in DocBase gemigreerd.
• E-mails die in CC ontvangen worden enkel ter informatie aan de CC-ontvanger verstuurd en worden door de CC-ontvanger niet bewaard.
• Alle zaken die in mail worden gedeeld en zijn verwerkt in documenten of anderszins zijn niet meer relevant en worden weggegooid
• Alle interne concepten worden vernietigd op moment dat er een definitief document ligt.
Concepten die met externe partijen zijn gedeeld, worden bewaard.
• Mail wordt bewaard door degene die hem verstuurd.
• Mail dat niet via de provinciale adressering (naam@gelderland.nl) wordt ontvangen, wordt door de hoofdontvanger bewaard. De hoofdontvanger is degene die eigenaar van het onderwerp is, waar de mail betrekking op heeft.
• Met regelmaat (1 x per week), worden de mailboxen opgeschoond
• 1 x per maand wordt het projectarchief op archiefwaardigheid doorgelopen door (ondersteuner) projectbeheersing en jurist
• De archiefwaardige e-mails worden verzonden naar het projectmailadres
