Huishoudelijk Reglement
2e Bestuur der studievereniging Versatile
Vastgesteld door de Algemene Vergadering op 16 juni 2014 te Utrecht
Algemeen
Artikel 1
Dit Huishoudelijk Reglement is gebaseerd op de statuten, beschreven in de akte van oprichting opgesteld op 25 juni 2013. Het is hierop een aanvulling en een verduidelijking.
Leden
Artikel 2
1. Leden van de vereniging zijn personen die staan ingeschreven als student Algemene Sociale Wetenschappen aan de Faculteit Sociale Wetenschappen op de Universiteit Utrecht, of diegenen die vakken volgen die worden aangeboden door bovengenoemde opleiding en die na schriftelijke of digitale aanmelding door het bestuur zijn toegelaten. Wanneer leden na hun bachelor Algemene Sociale Wetenschappen besluiten een master te volgen van een andere opleiding, kunnen zij, indien gewenst, lid blijven.
2. Besluiten tot het benoemen van ereleden kunnen slechts genomen worden in een Algemene Vergadering met een meerderheid van tenminste tweederde der geldig uitgebrachte stemmen.
Besluiten tot het benoemen van leden van verdiensten worden genomen door het bestuur.
3. Wanneer leden zich uitschrijven als lid van Versatile, kunnen zij ervoor kiezen om alumni te worden.
Toelating
Artikel 3
1. Toelating tot de vereniging kan zowel via schriftelijke aanmelding bij het bestuur als digitale aanmelding via de website.
2. Studenten zijn pas officieel lid als ze de contributie van de vereniging hebben betaald. Tot die tijd kunnen zij niet deelnemen aan activiteiten voor de ledenprijs.
Einde lidmaatschap
Artikel 4
1. Het lidmaatschap van een lid eindigt wanneer een lid zich uitschrijft via het daarvoor bestemde uitschrijfformulier.
2. Het lidmaatschap kan tevens eindigen door ontzetting. Dit kan alleen worden uitgesproken
wanneer het gedrag van een lid in strijd is met de statuten. Het verschil met punt 1 is dat een lid in dit geval de vereniging op onredelijke wijze benadeelt.
(Zie Artikel 4, statuten studievereniging Versatile)
3. Opzegging van het lidmaatschap door een lid zelf kan alleen geschieden via schriftelijke kennisgeving. Dit omvat geen elektronische berichtgeving.
4. Wanneer de contributie van de vereniging wordt verhoogd, zoals beschreven in Artikel 5.1 van dit Huishoudelijk Reglement, heeft het lid tot 1 november van dat jaar de tijd om zich uit te schrijven, mocht hij/zij het niet eens zijn met de verhoging.
Jaarlijkse bijdragen
Artikel 5
1. De jaarlijkse bijdrage is vastgesteld op €10,- en dient betaald te zijn vóór 1 november van het betreffende collegejaar.
2. Het bestuur is bevoegd een voorstel in te dienen in de Algemene Vergadering, om de jaarlijkse bijdrage aan te passen. Dit is alleen mogelijk tijdens de eerste Algemene Vergadering van het collegejaar en dient goedgekeurd te worden door deze Algemene Vergadering.
Bestuur
Artikel 6
1. Elk bestuurslid dient een draaiboek te maken van zijn of haar functie. Dit wordt, indien nodig, jaarlijks aangepast. Het draaiboek wordt in de inwerkperiode overgedragen aan de
kandidaatsbestuursleden.
2. Indien een bestuurslid besluit voortijdig zijn of haar bestuurswerk bij Versatile neer te leggen, dan dient diegene dit mondeling of schriftelijk door te geven aan het bestuur. Vervolgens is het vertrekkende bestuurslid verplicht om binnen een redelijke termijn een gesprek aan te gaan met de Raad van Advies als onafhankelijk orgaan. Dit gesprek kan met het voltallige bestuur plaatsvinden of enkel met het vertrekkende bestuurslid. Na dit gesprek dient er een plan van aanpak opgesteld te worden voor ofwel het vertrek ofwel een goede terugkeer van het bestuurslid en verbetering van de samenwerking. Daarnaast dient het vertrekkende
bestuurslid een draaiboek van zijn of haar functie op te stellen van de tijd waarin hij of zij heeft bestuurd. Tenslotte moet het vertrekkende bestuurslid, indien gewenst door de overige
bestuursleden, zijn of haar taken uitvoeren totdat deze taken herverdeeld zijn.
Artikel 7
1. De bestuursbeurs die bestuursleden ontvangen van de Universiteit Utrecht, wordt evenredig verdeeld over de bestuursleden.
2. Wanneer een bestuurslid voortijdig zijn of haar bestuurswerk neerlegt, heeft hij of zij geen recht meer op de volledige bestuursbeurs. Het vertrekkende bestuurslid heeft recht op 1/12e deel van de bestuursbeurs, die hij of zij normaal gesproken zou ontvangen, maal het aantal maanden dat hij of zij werkzaam was. Het overige deel wordt teruggestort en evenredig verdeeld onder de overige bestuursleden. Een uitzondering kan worden gemaakt als de overige bestuursleden de
omstandigheden of redenen van de (ex-)bestuurder als geldig zien om het vertrekkende bestuurslid zijn of haar volledige bestuursbeurs toch te laten behouden.
Artikel 8
De bestuursleden vervullen de statutair vastgelegde taken en wijzen binnen het bestuur plaatsvervangers aan. Daarnaast verdelen de bestuursleden de extra taken.
Artikel 9
Voor alle beheers- en beschikkingsopdrachten die een bedrag van €150,- te boven gaan, is de toestemming van het voltallige bestuur vereist.
Jaarverslag, rekening en verantwoording
Artikel 10
Het bestuur legt verantwoording af tijdens de Algemene Vergadering. In een collegejaar moeten tenminste drie Algemene Vergaderingen plaatsvinden. Verder kunnen deze vergaderingen zo dikwijls worden
gehouden als het bestuur dit wenselijk acht. Leden kunnen, wanneer zij dit nodig achten, ook een Algemene Vergadering bijeenroepen. Hiervoor is een tiende van alle leden nodig.
Algemene Vergadering
Artikel 11
1. Tijdens de eerste Algemene Vergadering zal de wissel plaatsvinden en zal het nieuwe bestuur zijn jaarplan en begroting presenteren.
2. Tijdens de tweede Algemene Vergadering van het collegejaar wordt er gekeken in hoeverre de doelen, zoals opgesteld in het jaarplan, zijn behaald. Tevens zal de resultatenrekening van het afgelopen half jaar worden getoond en de daarop gebaseerde herbegroting worden gepresenteerd.
3. Tijdens de laatste Algemene Vergadering van het collegejaar wordt er nagegaan of de doelen, opgesteld in het jaarplan, zijn behaald. Daarnaast wordt het meerjarenplan gepresenteerd. Ook wordt in deze Algemene Vergadering het kandidaatsbestuur voorgesteld, zoals vermeld in Artikel 11.4 van dit Huishoudelijk Reglement. Tevens wordt ernaar gestreefd de resultatenrekening van het afgelopen collegejaar te presenteren. Wanneer dit niet mogelijk is, wordt dit doorgeschoven naar de eerste Algemene Vergadering in het nieuwe collegejaar.
4. In de laatste Algemene Vergadering van het collegejaar wordt het kandidaatsbestuur voor het daaropvolgend collegejaar voorgesteld en zullen de leden hierover hun stem uitbrengen
tijdens de Algemene Vergadering. Er wordt in eerste instantie voor het gehele kandidaatsbestuur gestemd. Indien er tegen wordt gestemd, wordt er daarna over elk bestuurslid afzonderlijk gestemd. Indien de meerderheid van de aanwezigen dan tegen een der bestuursleden stemt, dient het bestuur, in samenwerking met het Kandidaatsbestuur, op zoek te gaan naar een
plaatsvervanger. Deze persoon moet worden goedgekeurd tijdens een daarvoor geplande Algemene Vergadering.
5. Achtenveertig uur voor de Algemene Vergadering waarin het kandidaatsbestuur wordt gepresenteerd en goedgekeurd, mogen tenminste vijf leden een schriftelijke voordracht doen voor een nieuw bestuur. Dit moet een voltallig bestuur zijn, niet één persoon. Deze voordracht
dient goedgekeurd te worden door de Algemene Vergadering.
6. Bij elke Algemene Vergadering wordt ernaar gestreefd dat er tenminste twee leden van elke commissie aanwezig zijn.
Artikel 12
De bijeenroeping van de Algemene Vergadering dient schriftelijk of digitaal verzonden te worden naar alle leden volgens het ledenregister, tenminste zeven dagen voor aanvang van de betreffende Algemene Vergadering. Ook alle stukken die besproken worden, dienen te worden meegestuurd.
Toegang en stemrecht
Artikel 13
1. Alle leden zijn stemgerechtigd. Er kan alleen gestemd worden op de Algemene Vergadering.
Elk lid heeft één stem. Wanneer er voor een persoon gestemd moet worden, zoals een nieuw bestuurslid en/of bestuur, zal er een hoofdelijke stemming plaatsvinden. Er wordt gevraagd wie vóór is, wie tegen is en wie zich onthoudt van stemming. Blanco stemmen worden beschouwd als niet te zijn uitgebracht. De meerderheid bepaalt of het plan goed- of afgekeurd zal worden. Wanneer er niet voor een persoon gestemd moet worden, zal het bestuur per onderwerp vragen of er nog opmerkingen over zijn. Als er op dat moment geen opmerkingen worden uitgesproken, wordt het stuk aanvaard zoals aangeboden door het bestuur. Als er wel opmerkingen zijn, is er op dat moment de ruimte voor het lid om zijn mening te onderbouwen. Vervolgens zal er gevraagd worden, door middel van het opsteken van de hand, of mensen het met deze mening eens zijn. Is de meerderheid het met de opmerking eens, zal het bestuur de opmerking meenemen en bespreken in de volgende Algemene Vergadering.
2. Voor een geldige stemming tijdens een Algemene Vergadering dient er een bepaald aantal mensen aanwezig te zijn. Het aantal leden dat aanwezig dient te zijn op een Algemene Vergadering is gebaseerd op twintig procent van de commissieleden van dat collegejaar. De leden die aanwezig zijn op de Algemene Vergadering kunnen zowel commissieleden als niet-commissieleden zijn.
3. Mocht het vereiste aantal leden zoals benoemd in Artikel 13.2 niet aanwezig zijn op de Algemene Vergadering, dan gaat deze Algemene Vergadering wel door, maar de uitslag van de stemming is dan nog niet bindend. Er wordt binnen vier weken een nieuwe Algemene Ledenvergadering gepland. Hier worden nogmaals de stukken gepresenteerd waarvoor door middel van stemming goedkeuring van de Algemene Vergadering nodig is. Er zal dan opnieuw gestemd worden, echter alleen door leden die nog niet voor deze stukken gestemd hadden. Tezamen met de stemming van de oorspronkelijk Algemene Vergadering moet zo de vereiste twintig procent gehaald worden.
Commissies
Artikel 14
Binnen de commissies van de vereniging heerst een linking-pin systeem. Dat wil zeggen dat een commissie altijd door een bestuurslid wordt gecoördineerd. Dit houdt onder andere in dat het coördinerende
bestuurslid ernaar streeft zoveel mogelijk aanwezig te zijn bij de commissievergaderingen. Tussen het
bestuurslid en de commissie dient goed gecommuniceerd te worden, dit kan van pas komen wanneer het bestuurslid niet bij een vergadering aanwezig kan zijn.
Artikel 15
Er moet te allen tijde een commissie bestaan die studie-inhoudelijke activiteiten organiseert. Dit geldt ook voor een commissie die ontspannende activiteiten organiseert.
Artikel 16
Voordat een lid plaatsneemt in een commissie zal er een kennismakingsgesprek plaatsvinden met één van de bestuursleden, tenzij het bestuur anders beslist. Hierin worden alle rechten, verantwoordelijkheden en verwachtingen van het commissielid duidelijk gemaakt. In de periode na de kennismakingsgesprekken worden de commissieleden op basis van hun voorkeuren en de beschikbare plaatsen ingedeeld.
Artikel 17
Binnen een commissie wordt een voorzitter, secretaris en een penningmeester aangewezen om de daarbij behorende taken uit te voeren. Dit gebeurt binnen maximaal drie vergaderingen.
Activiteiten
Artikel 18
1. Wanneer voor een activiteit op voorhand is betaald, ongeacht of dit contant of elektronisch is gebeurd, wordt de bijdrage van een lid niet geretourneerd, tenzij het lid zich minimaal 24 uur van te voren heeft afgemeld voor de activiteit of tenzij het bestuur anders beslist. Dit vanwege de verplichtingen die de vereniging kan hebben bij de aanbieder(s) van de desbetreffende activiteit.
2. Voor de studiereis, het ledenweekend en het eerstejaarsweekend wordt een duidelijke termijn gesteld tot wanneer geld geretourneerd kan worden. Na deze termijn wordt over het algemeen geen geld geretourneerd, tenzij het bestuur in overleg met het betreffende lid anders beslist.
Artikel 19
Declaraties van gemaakte kosten voor activiteiten dienen binnen twee weken na de desbetreffende activiteit ingediend te worden bij het bestuur. Uitzondering op deze regel is in overleg met het bestuur mogelijk.
Artikel 20
Niet-leden kunnen niet deelnemen aan de jaarlijkse studiereis en het ledenweekend. De niet-leden prijs voor andere activiteiten bedraagt de ledenprijs + €1,50.
Raad van Advies & KasCommissie
Artikel 21
De huidige Raad van Advies stelt tenminste een maand voor aanvang van de eerste Algemene Vergadering van het nieuwe collegejaar een Raad van Advies aan voor het betreffende collegejaar. Deze Raad van Advies bestaat idealiter uit twee oud-bestuursleden van Versatile en twee leden afkomstig uit verschillende jaarlagen. Oud-leden van de Raad van Advies zijn herkiesbaar en kunnen maximaal twee jaar plaatsnemen in de Raad van Advies. De Raad van Advies voorziet de door het bestuur geschreven stukken van op- en
aanmerkingen. Ook vindt er periodiek contact plaats tussen het bestuur en de Raad van Advies. De Raad van Advies ontvangt tevens de notulen van de bestuursvergadering. Wanneer het bestuur dit nodig acht, kan zij de Raad van Advies altijd om advies vragen. De Raad van Advies dient de stukken minimaal vier weken voor de Algemene Vergadering te ontvangen. Uiterlijk twee weken voor de Algemene Vergadering dient de Raad van Advies haar aanbevelingen terug te koppelen naar het bestuur.
Artikel 22
De Raad van Advies mag het bestuur ongevraagd advies geven. Dit advies is niet bindend.
Artikel 23
De huidige KasCommissie stelt tenminste een maand voor aanvang van de eerste Algemene Vergadering van het nieuwe collegejaar een KasCommissie aan voor het betreffende collegejaar. Deze bestaat uit een oud-penningmeester van Versatile en een lid. De KasCommissie voorziet het bestuur van advies over de begroting en resultatenrekening en heeft tevens een controlerende functie. Oud-leden van de
KasCommissie zijn herkiesbaar en kunnen maximaal twee jaar plaatsnemen in de KasCommissie.
Wijzigingen
Artikel 24
1. Het Huishoudelijk Reglement kan alleen op een Algemene Vergadering gewijzigd worden. De leden moeten tenminste veertien dagen voor deze Algemene Vergadering op de hoogte zijn gesteld van de voorgestelde wijziging.
2. Leden dienen minimaal vier dagen voor de eerstvolgende Algemene Vergadering eventuele wijzigingsvoorstellen voor het Huishoudelijk Reglement en de statuten in te dienen .
3. Wanneer er sprake is van een wijziging, betekent dit dat de Raad van Advies de stukken minimaal vijf weken voor de Algemene Vergadering dient te ontvangen. Uiterlijk drie weken voor de Algemene Vergadering dient de Raad van Advies haar aanbevelingen terug te koppelen naar het bestuur.
Overig
Artikel 25
Indien de financiën dit toelaten, wordt jaarlijks een constitutieborrel gehouden.
Artikel 26
De verjaardag van Versatile, ook wel Dies genoemd, valt op 3 juni.
Artikel 27
Het verenigingsblad van Versatile heet ‘Blauwdruk’.
